外贸部管理制度.docx

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1、外贸部管理制度外贸部管理制度 第一章. 外贸部职能 部门名称: 外贸部 直接上级: 总经理 部门本职: 组织, 完成公司的年度销售任务. 一.主要职能: 1. 制定年度销售计划, 进行目标分解, 并执行实施; 2. 管理,督导外贸部正常工作运转, 正常业务运作; 3. 建立各级顾客资料档案, 保持与顾客之间的双向沟通; 4. 合理进行外贸部的预算控制; 5. 制定业务人员的行动计划, 并予以检查控制; 6. 配合企划部作好木屋的推广, 促销; 7. 收集市场信息; 8. 做好合同尾款的回收; 9. 做好销售服务工作, 促进,维护与客户的关系; 10. 组织,完成各类产品的销售. 二.外贸部管理

2、架构 总经理 外贸部经理 区域主管 区域主管 区域主管 三.外贸部职能说明书 A. 外贸部经理 直接责任: 1. 分析市场供应, 需求, 成交量等竞争状况. 正确作出市场销售预测报批; 2. 拟定年销售计划, 分析目标, 报批并督导实施; 3. 根据发展规划合理进行人员预备, 配备; 4. 汇总市场信息, 提报调整, 修改建议; 5. 关注所辖人员心态变化, 及时沟通处理; 6. 编审销售预算, 并对预算做过程控制, 降低销售成本费用; 7. 组织建立完成的客户档案, 确保业务人员离职后客户不丢失; 8. 指导, 巡视, 监督, 检查下属; 9. 定期向上级述职汇报; 10. 向直属下级授权,

3、 布置工作; 11. 制定部门工作程序, 和规章制度, 报批通过后实行; 12. 制定业务员的的职务说明, 并界定其工作范围; 13. 负责业务员的工作程序的培训, 执行和检查; 14. 参加公司例会和有关销售业务会议; 领导责任: 1. 对外贸部工作目标的完成负责; 2. 对外贸部设置,人员合理性负责; 3. 对公司商誉负责; 4. 对销售指标的制定和分解合理性负责; 5. 对外贸部给企业造成的影响负责; 6. 对所属业务员的纪律行为, 工作秩序, 精神面貌负责; 7. 对外贸部预算开支的合理性分配负责; 8. 对外贸部工作流程的合理设计, 正确执行负责; 9. 对外贸部负责监督的制度执行情

4、况负责; 10. 对外贸部所掌握的企业秘密安全性负责; 主要权利: 1. 有外贸部的代表权; 2. 有对部门所属员工及各项工作的管理权; 3. 有向总经理报告权; 4. 对销售的现场指挥权; 5. 对所属业务员工作的监督检查权; 6. 对所属业务员工作争议的裁判权; 7. 对所遇业务员的管理,业务,业绩的考核权; 8. 对销售预算内经费的支配权; 9. 一定范围内的价格优惠权; 10. 一定范围内的突发事项的处理权; B. 业务人员: 直接上级:外贸经理 工作职责: 1. 严格执行销售程序, 规范销售; 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 严格执行行为规范, 热情服务; 对个人洽谈的客户

5、, 负责售后跟踪及售后反馈及时汇报; 对个人发生的订单, 负责催收尾款; 接受客户异议和意见, 及时上报, 并协助经理处理; 做好销售统计工作, 填报各项流程表格; 听从经理的指挥, 执行经理发布的其他命令; 完成公司下达的销售任务; 第二章销售人事管理 一. 业务人员的招聘 二. 业务人员的培训 1. 试用期员工的培训 1) 公司产品知识; 2) 销售技巧; 3) 公司,外贸部管理制度培训; 2. 在职培训 第三章业务人员的业绩考评办法 一. 接待来电 二. 接待来访 三. 销售分组 四. 销售业绩计算规则 第四章业务人员的薪金, 奖励制度 一. 工资 1. 薪金的构成: 由岗位工资,绩效工

6、资构成;(初稿) 1) 岗位工资: 1650元/月; 试用期工资: 岗位工资的80%; 2) 绩效工资: 700元/月; 业绩部分: 350元; 按完成当月销售额的百分比计算. 考勤部分: 100元; 全勤且无迟到早退(有病例病假,丧假,婚假等除外)按100%发放; 迟到或早退合计在3次以内含3次, 事假1天以内含1天按50%发放; 迟到或早退超过3次,事假超过1天无考勤奖励 行为规范及团队建设部分(此项以部门同事之间互相考评做50%依据): 150元; 服从领导管理, 无违反公司及部门管理制度, 与同事关系融洽按100%发放; 轻微违反公司及部门管理制度,或者有与同事之间轻微发生情绪争执事件

7、按50%发放;严重违反公司及部门管理制度,或与同事之间发生严重争执事情,无此项绩效奖励; 执行力部分: 100元; 严格执行上级领导的命令,及公司下达的各项任务, 按100%发放; 未完全执行公司的各项任务,及领导的命令, 视情节严重发放50%或无此项绩效奖励; 二福利: 员工试用期满, 经公司及部门领导考核转正后, 在公司任职服务期间均可享受公司规定的有关福利待遇. 三销售提成: 1. 提成的计算 销售提成=销售额*提成比率-应交所得税(可以用发票抵) 2. 销售提成的提成比率: 按销售回款额计发; 完成目标的0%-100% : 1% 完成目标的100%-150%: 超出部分按1.25%计发

8、 完成目标的 150%以上: 100%以内按1%, 100%-150% 按1.25%, 超过150%部分按1.5%计算 四特别奖励: 1. 季度销售冠军: 在 x月x日,x月x日, x月x日,x月x日. 经统计上一季度完成销售额最多的业务员, 将发放其销售额的1作为特别奖励; 年度销售冠军,年度内, 发放其销售额的1作为特别奖励; 2. 销售建议奖: 提供有关销售管理, 业务方面的书面建议(被公司采纳的), 将发放200-1000/次的奖励; 3. 特别奖励: 为公司提出合理化建议, 致使成本下降, 售价上升, 品牌提升, 由部门向公司申报奖励; 第五章惩罚条款 以下行为构成过失, 将处以相应

9、的罚款. 严重的将会导致解雇; 惩罚金只在绩效考核奖金或销售提成中扣除, 岗位工资不扣. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 在工作时间切在办公室内,长时间接打私人电话,或者接待私人探访超过30分钟; 在办公室大声喧哗, 在非吸烟区抽烟; 办公桌脏,乱,差或破坏清洁卫生,乱扔垃圾; 工作时间睡觉; 将个人情绪带入工作, 对客户或同事无礼; 在工作中看与工作无关的书报杂志或网站; 事先未通知且无充足理由的迟到超过10分钟; 8. 在未经允许的情况下用公司电话拨打私人长途或播伐168等信息号码; 第六章外贸部基金 一. 外贸部基金来源 1. 罚金 2. 公司拨划,分配剩余部分; 3. 关联销

10、售代理佣金; 4. 部门自营利润; 二. 外贸部基金的管理 1. 外贸部基金属部门全体人员集体所有; 2. 设立专门账册, 由经理进行专人管理, 每月5日前向公司财务部负责人及总经理汇报; 3. 根据部门人员的流动情况, 以成为公司正式员工为界, 将金额核定到个人. 离开外贸时, 可领取其在外贸部期间所占有的部分基金; 三. 外贸部基金的使用 1. 支付特别基金; 2. 支付部门全体成员参加的行动; 3. 支付部门员工生日贺礼. 标准为 100元/年.人以内; 4. 部门建设需要, 公司不能支付的销售费用; 5. 支付部门全体成员表决,切合理的费用; 第七章销售工具的领用, 使用, 管理办法

11、为使外贸部办公用品的采购, 领用合理化, 规范化, 并减少物品的损耗., 杜绝浪费. 根据外贸部具体情况指定以下制度: 1. 外贸部的所有办公用品由办公用品管理员统一领取, 建立个人帐户后领用. 2. 新进试用期的员工, 首次领用个人日常办公用品, 需向部门经理提出申请, 经同意后视实际情况发放, 但金额不得超过50元; 试用期内, 每月领用办公用品应控制在15元以内; 3. 外贸部人员办公用品领用按以下标准执行, 但根据实际情况可由部门经理进行调节, 平衡; 经理: 每月30元以内, 每年不超过400元; 业务员: 每月20元以内, 每年不超过260元; 4. 须购买非日常性办公用品时, 须

12、拟定计划书(急需物品除外), 经部门经理审批后由专人购买; 5. 办公用电脑, 照相机, 等办公设备的领用, 由领用人提出申请, 由部门经理批注后办理. 注意事项: 1. 采购申请: 应明示物品的名称, 规格, 估价价格等内容. 2. 所购物品由专人验收, 保管, 发放. 未经授权, 批准后的申报, 擅自采购的物品不予验收,报销; 3. 所有公物, 设备一律不得私自借用. 个人所领办公用品在离职时须办理退还手续; 4. 个人对办公用品应爱惜使用, 妥善保管, 如有丢失, 不予补发; 5. 应具备良好的个人素质, 借用办公用品后应即时归还, 不得未经同意而擅自乱拿, 使用; 第八章销售会议制度

13、1 周例会: 时间: 每周六15:00 16:00 (或由公司周例会时间另行安排) 地点: 会议室 人员: 外贸部全体人员; 会议内容: 1. 回顾本周销售状况, 及行为奖惩事件; 2. 总结本周热销的型号, 面积, 及客户来源, 区域等情况; 3. 提出需公司例会解决的问题; 会议纪律: 1. 不得迟到; 2. 缺席须向经理申请; 3. 会议期间将手机调成震动或无声; 会议记录 2. 特别会议: 1. 早训: 每天10分钟. 对一天的工作安排; 2. 晚结: 每天10分钟. 对一天的工作总结; 3. 月例会: 1. 每月末的30日召开; 3. 当月销售工作的全面总结分析, 以便有针对性的明确下月的总体销售策略, 制定销售计划和细化方案 4. 销售信息会 5. 销售经验交流会 6. 公司会议 第九章外贸部保密制度 一. 对公司的保密事项保密; 二. 对产品的以下资料保密; 1. 原材料成本; 2. 总成本; 3. 平均价; 4. 已成交的低于折扣价; 5. 已成交的客户(客户声明不保密的除外) 三. 对部门内情况的保密; 1. 部门保密级管理文件; 2. 销售率; 3. 业务相关的表格; 4. 内部教材; 5. 注明保密的一切受控文件; 6. 内部分配情况; 7. 部门基金的使用情况;