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1、构建企业文档管理体系构建企业文档管理战略体系 档案管理是文档管理的一个阶段，不应该脱离文档管理的整体而单独存在，只有整个文档体系完善，档案管理才能真正做起来，做下去所以，我觉得，企业应该强化文件和档案的整体管理，而不要只做档案管理。文档管理是一项系统工程，应该纳入企业战略体系之中，待成功后，可进行复制，成立文档管理服务部，独立运营，为企业创收。 文档关乎企业安全，又是企业各种经营管理活动的描述，对文档进行科学管理是维护企业安全的一个重要举措，也是一个支撑企业经营管理活动的有力工具。文档管理应自称体系，独立设岗，并纳入工作绩效考核，工作完成后应用文档记录工作情况并提交。 从战略角度，文档管理体系
2、可有分为： 1.文档全程监管体系 文档管理的前提是知道文档在哪里，谁负责，这就要求对文档进行监控，然后采取相应措施，确保文档安全利用。 文档资产流失是集团信息资产流失的一个重要组成部分，要防止文档资产流失，须对文档进行全程监管，全面保护集团文档资产。全程监管，就是要对文档进行全生命周期的监控并有效管理，从时间和空间维度全面掌控文档的流程状态和保存位置，从安全和利用维度对文档进行有效控制和管理，确保文档安全并得到正确利用。 目标是时时掌握每份文档的位置和状态，提高文档的可控性和价值。 2.文档管理人员认证体系 文档管理人员是实施文档管理的主体，为保证文档管理措施落到实处，正确提供文档信息服务，就
3、要对他们的工作做出适当要求。 文档管理人员应设首席文档管理师、高级文档管理师、文档管理师、文档管理师助理等岗位，针对不同岗位，对文档管理人员的管理能力、行业知识、工作内容、服务标准等做出适当要求。 3.文档信息资产评估及开发体系 从文档来源、密级、保管要求、利用需求和习惯等方面对文档进行评估，判别文档的价值、存放期限，有针对性地对文档信息进行开发和发布，充分发挥文档的使用价值。 描述什么文档是需要重点保护的，什么文档是需要及时销毁的，什么文档是需要再加工的。 4.文档管理系统要求 DMS要有信息自动采集、加工、分类、转移、全文检索、发布、权限控制及申请、跟踪审计等基本功能，并实现文档后台监控，有力支撑实体文档的管理工作。 DMS应是面向客户的系统，引导客户需求，并可支撑KM实施的一期项目。 5.企业文档分类体系 企业文档包含电子和实体的文件、期刊、图书等，保持文档编号的统一，支持文档的自由分类。文档编号是文档唯一性的标识。 文档在不同的生命阶段，其分类应符合当阶段的分类和管理习惯，但要保证文档编号的唯一性，使文档的重复得到有效控制，节约管理成本。 6.文档存放标准 根据文档的载体、保管要求和价值，选择适当的存放地址和防护措施，确保重要文档的安全和管理成本的优化。
