档案资料管理信息系统.docx

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1、档案资料管理信息系统档案资料管理信息系统 目 录 1.系统需求分析. 1 1.1 需求分析. 3 1.11 编写目的. 3 1.2 数据需求. 3 1.3 处理流程图 . 4 2 系统开发环境. 5 21软件配置 . 5 21.1数据库选择. 5 21.2操作系统选择. 5 22 系统的硬件要求 . 5 3 系统设计. 7 3.1 系统功能分析 . 7 3.2 系统功能模块设计. 7 3.2.1档案管理模块. 8 3.2.2档案查询模块. 8 3.3 与其他系统的关系 . 9 3.4 系统总界面 . 9 3.4.1档案资料管理信息系统总界面. 9 3.4.2 系统总界面分析. 9 4 数据库设

2、计. 11 4.1 数据库需求分析. 11 4. 2 数据库概念结构设计 . 11 4. 3 数据库逻辑结构设计 . 12 5功能模块的创建. 15 5.1系统设置 . 15 5.1.1登陆模块. 15 5.2 档案管理模块 . 16 5.2.1档案分类管理. 16 1 档案资料管理信息系统 5.2.2档案柜管理. 19 5.2.3. 档案管理模块. 22 5.2.4. 档案借用、归还管理模块. 26 5.2.5.档案资料查询模块. 27 5.3数据备份与恢复 . 28 5.4窗口模块 . 29 5.5 帮助 . 32 6 系统测试. 33 6.1 系统测试项目说明 . 33 6.1.1 测试

3、项目名称及测试内容. 33 6.1.2 测试用例. 33 6.2 系统测评. 34 6.2.1 系统优点. 34 6.2.2 系统缺点与不足. 34 6.2.3 改进方法. 34 7 用户手册. 35 7.1 编写目的. 35 7.2系统概述 . 35 7.2.1 软件系统的名称. 35 7.2.2 产品的所有权. 35 7.3运行步骤 . 35 7.3.1 档案分类管理. 36 7.3.2 档案柜管理. 36 7.3.3档案的借用和归还管理. 36 7.3.4档案管理. 36 7.3.5 打印报表. 37 7.3.6日期选择. 37 7.3.7修改密码. 37 结束语. 39 参考文献. 4

4、1 致 谢. 错误！未定义书签。 2 档案资料管理信息系统 1.系统需求分析 1.1 需求分析 1.11 编写目的 随着大型档案资料管理信息系统数量的增加，档案资料管理成为一种越来越繁重的工作。如果需要查询一些档案资料、修改一些档案的基本资料数据，采用传统的手工方法则需要花费很大的财力和物力。现代是高效率的时代，档案资料的管理也要提高其效率。一个好的档案资料管理信息系统软件正是提高档案资料管理效率的必要工具。 档案资料管理信息系统广泛应用于工业、商业、企业、事业、行政等单位，几乎每个进行了信息化建设的单位都具有档案资料管理信息系统。程序采用了Delphi作为开发平台，能够实现的主要功能有： 1

5、）档案柜管理； 2）档案分类管理； 3）档案管理； 4）档案的借出记录； 5）档案的归还记录； 6）档案资料的查询； 7）相关报表的生成和打印； 8）数据库的备份和恢复。 该数据库设计合理,程序设计良好,其运行速度较快、查询效率高、界面友好、可操作性强。 1.2 数据需求 数据库是信息管理的基础。数据库结构直接关系到各种功能的实现和程序运行的效率。根据上面的需求分析，档案资料管理信息系统软件应工业、商业、企业、事业、行政等单位,从而我们可以知道需要七张基本的数据表：Archives_Borrow、Archives_Class、Archives_Content、Archives_Count、Ar

6、chives_Return、Archives_Tank、Archives_User。 1.3 处理流程图 系统总的处理流程图，如图1.1所示。 主界面 登 陆 验证用户 密码错误 密码正确 退出 进入可操作的 主界面 用户进行相应的操作 结束 退出 图1.1 系统流程图 4 档案资料管理信息系统 2 系统开发环境好的数据库系统必然有一个相对最优的系统配置方案。系统配置要根据用户的实际情况设计，主要依据就是系统的吞吐量和系统对稳定的要求。此外，用户的维护水平也是一个重要的方面。 21软件配置 软件配置只要包括数据库的选择和操作系统的选择。档案资料管理信息系统的软件配置要根据用对系统的稳定性要求、

7、系统的容量以及用户的维护水平来确定。 21.1数据库选择 可以根据数据量的大小选择不同的数据库。对一个大型企业来说，由于要管理的档案资料比较多，要求数据库的吞吐量和稳定性较高，这就需要选择更好的数据库。也有些情况，由于建设经费的限制，只能选择较为便宜的数据库，这就要根据用户的需要而定。数据库的选择还要考虑与操作系统的配合。 本系统选择Access数据库。 21.2操作系统选择 可以根据用户量的大小选择不同的操作系统。当然，一般情况下，档案管理员对微软Wundows界面比较熟习，异常，建议客户都使用Windows98、Windows2000、WindowsXP操作系统。 22 系统的硬件要求 硬

8、件配置主要包括客户端硬件的选择和服务器端硬件的选择。档案资料管理信息系统的硬件配置要根据用户对系统的稳定性要求、系统的容量、系统的吞吐量以及用户的维护水平来确定。 一般来说运行该系统的硬件要求如下: 5 档案资料管理信息系统 1）中央处理器:Intel Pentium 166MHz或更高性能的CPU(推荐使用PII400MHz以上). 2）操作系统:Microsft Windows 98/2000/ME,或Windows NT 4.0(SP5或更高). 3）物理内存:64MB(推荐使用128MB以上). 4）硬盘空间: Delphi7.O至少需要115MB(简化安装); InterBase7.

9、0安全安装至少需要36MB硬盘空间,最小安装只需11MB的硬盘空间; InstallShield Express需要75MB硬盘空间. 5）光驱. 6）鼠标或其他定位装置. 7）网络支持:任何与Windows 98/2000/ME/NT兼容的网络. 6 档案资料管理信息系统 3 系统设计 3.1 系统功能分析 本系统主要的功能是收集公司，企业的档案资料信息，以便向各单位提供各方面的基本情况。系统的主要功能有: 1）档案分类资料管理，包括：档案分类资料的添加、修改和删除； 2）档案柜资料管理，包括：档案柜资料的添加、修改和删除； 3）档案管理，包括：档案资料的添加、修改、删除、查询、报表打印；

10、4）档案借用和归还管理，包括：档案借用和归还资料的添加、修改删除 5）打印报表，包括：学生成绩列表、课程报表打印； 6) 数据库的维护，包括：数据的 备份与恢复； 7）系统辅助，包括：系统维护； 9）帮助，包括：关于。 3.2 系统功能模块设计 根据系统功能要求可以将系统分解成几个模块来分别设计。其总功能图如图3.1所示。 档案分类管理 档案柜管理 档案资料管理信息系登 陆 档 案管理 档案借用管理 3.1 系统总功能图 档 案 归 还 管 理 报表打印 档案资料查询 备份恢复 窗 口 帮 助 7 档案资料管理信息系统 3.2.1档案管理模块 如图3.2所示。 档案管理 档档档档档案案案案案分

11、柜管借归类管理 用还管理 管管理 理 理 图3.2档案管理 3.2.2档案查询模块 如图3.3所示。 档案查询 档档档档建案案案案档编名柜人日号称号姓期查查查名查询 询 询 查询 询 图3.3 档案查询功能图 8 档案资料管理信息系统 3.3 与其他系统的关系 档案资料管理信息系统是工业、商业、企业、事业、行政等单位的一个有机组成部分。可以从人事档案、工资档案、设备档案中获取相关信息。同时,提供的档案借管理和档案归还管理为其他系统也提供了必要的信息参考。这些系统可以使用同一个数据库，直接相互调用所需的数据。 3.4 系统总界面 3.4.1档案资料管理信息系统总界面 如图3.4所示 图3.4 系

12、统总结面 3.4.2 系统总界面分析 档案资料管理信息系统的总界面分为三个部分： 9 档案资料管理信息系统 第一部分为菜单栏。显示系统的一级功能名称：系统设置、档案管理、窗口、帮助。使用者点击各个菜单按钮选择二级功能，如：系统设置下有：重新登陆、退出登陆、添加新用户、修改密码、退出系统；档案管理下有：档案分类管理、档案柜管理、档案管理、档案借出管理、档案归还管理。同样，其他菜单栏再均有与其相对应的子功能模块。使用者通过点击菜单栏，进行相应的功能操作。但在没登陆之前除了重新登陆、退出系统外其他子菜单的都是灰色，不可以点击。 第二步分为主要功能模块选择区。其中三个模块分别配有相应的图片和文字说明，

13、看起来一幕了然，使用起来相当的方便。即使是一个没有用过该系统的人也会使用，是一个比较有特色的设计。 第三部分为状态栏。分为两个小块：一个小块用来显示登陆用户；另一个小块用来显示系统的当前时间。 10 档案资料管理信息系统 4 数据库设计 数据库是信息管理的基础。数据库结构直接关系到各种功能的实现和程序运行的效率。 4.1 数据库需求分析 档案资料管理信息系统需要求以下数据项和数据结构: 1）Archives_Borrow；档案编号、档案名称、借用人员、借用日期、备注； 2）Archives_Class：分类序号、档案分类名、档案分类所属部门、备注、建档人员、建档日期、修改人员、修改日期； 3）

14、Archives Content；档案编号、档案柜号、档案人工号、正文页数、档案名称、修改人、建档人、附件件数、档案人姓名、修改日期、建档日期、附图张数； 4）Archives_Count；分类序号、分类名称； 5）Archives_Return：档案编号、档案名称、借用人员、借用日期、备注； 6）Archives_Tank：档案柜、档案名称、备注； 7）Archives_User：用户编号、用户名、用户密码。 4. 2 数据库概念结构设计 实体关系模型是数据库设计常用的方法。 图4.1为本系统所需数据的E-R模型图。 11 档案资料管理信息系统 图4.1 档案资料管理信息系统E-R图 4.

15、3 数据库逻辑结构设计 根据上面的E-R图,需要七个信息表：档案借用数据库表、档案分类数据库表、档案记录数据库、记录号记数数据库表、档案归还数据库表、档案柜资料数据库表、安全管理数据库表。这几个数据表的设计如下： 字段名称 Borrow_I Borrow_Name Borrow_Person Borrow_Date Borrow_Memo 表4.2 Archives_Borrow.db档案借用数据库表 12 数据类型 数 字 文 本 文 本 可否为空 NOTNULL NOTNULL NOTNULL 相 关 属 性 字段大小=I 说 明 借用档案编号 字段大小=20 借用档案名称 字段大小=10

16、 借用人名称 借用日期 日期/时间 NOTNULL 文 本 NOTNULL 字段大小=50 借用档案备注 档案资料管理信息系统 字段名称 Class_ID Class_Name Class_Branch Class_Memo Archives_Sperson Archives_STime Archives_MPersom Archives_MTime 数据类型 数 字 文 本 文 本 文 本 文 本 文 本 可否空 相 关 属 性 NOTNULL 字段大小=I 说 明 分类序号 NOTNULL 字段大小=20 分类名称 NULL 字段大小=30 分类所属部门 NULL 字段大小=n 分类备注

17、NOTNULL 字段大小=10 建档人姓名 建档日期 NOTNULL 字段大小=10 修改人姓名 日期/时间 NOTNULL 日期/时间 NOTNULL 修改日期 表4.3 Archives_Class.db档案分类数据库表 字段名称 数据类型 可否为空 相 关 属 性 说 明 Content_ID 数字 NOT NULL 字段大小=整型 档案编号 Content_State 文本 NULL 字段大小=10 档案状态 Content_Name 文本 NOT NULL 字段大小=20 档案名称 Content_Person 文本 NULL 字段大小=10 档案人姓名 Content_Num 数字

18、 NULL 字段大小=整型 档案人工号 Content_Class 文本 NOT NULL 字段大小=20 档案分类名称 Content_Tank 数字 NOT NULL 字段大小=整型 档案柜号 Content_SPerson 文本 NOT NULL 字段大小=10 建档人姓名 Content_STime 日期/时间 NOT NULL 建档日期 Content_MPerson 文本 NOT NULL 字段大小=10 修改人姓名 Content_MTime 日期/时间 NOT NULL 修改日期 Content_TNum 数字 NOT NULL 字段大小=整型 正文张数 Content_PNu

19、m 数字 NULL 字段大小=整型 附图张数 Content_ANum 数字 NULL 字段大小=整型 附件张数 表4.4 Archives Content.db档案记录数据库 字段名称 数据类型 可否为空 相 关 属 性 说 明 Count_ID*） 文本 NOT NULL 字段大小=20 记录号名称 Count_Value 数字 NOT NULL 字段大小=整型 记录号记数值 表4.5Archives_Count.db记录号记数数据库表 字段名称 数据类型 可否为空 相 关 属 性 说 明 User_ID(*) 数字 NOT NULL 字段大小=整型 管理员工号 User_Name 文本

20、NULL 字段大小=20 用户名 User_Password 文本 NOT NULL 字段大小=20 密码 13 档案资料管理信息系统 表4.8 Archives_User.db安全管理数据库表 字段名称 数据类型 可否为空 相 关 属 性 说 明 Return_ID*） 数字 NOT NULL 字段大小=整型 归还档案编号 Return_Name 文本 NOT NULL 字段大小=20 归还档案名称 Return_Person 文本 NOT NULL 字段大小=10 归还人 Return_Date 日期/时间 NOT NULL 归还日期 Return_Memo 文本 NULL 字段大小=50

21、 归还档案备注 表4.6 Archives_Return.db档案归还数据库表 字段名称 数据类型 可否为空 相 关 属 性 说 明 Tank_ID(*) 数字 NOT NULL 字段大小=整型 档案柜号 Tank_Name 文本 NOT NULL 字段大小=20 档案柜名称 Tank_Memo 文本 NULL 字段大小=50 档案柜备注 表4.7 Archives_Tank档案柜资料数据库表 14 档案资料管理信息系统 5功能模块的创建 5.1系统设置 系统设置包括：欢迎登陆、添加新用户、退出登陆、修改密码、退出系统。 5.1.1登陆模块 登陆界面用来验证登陆人员的身份。如果输入的密码不对就

22、会弹出“密码不对！请联系管理员获取密码再登陆”. 界面如图5.1所示。 图5.1 系统登陆界面 程序运行的登陆按钮的代码如下： procedure TLoginFrm.BitBtn1Click(Sender: TObject); var s:string; begin with DM.ADOQuery1 do begin close; SQl.Clear; SQL.Add(Select User_Password,User_Name from Archives_User where+User_ID=+DBComboBox1.Text+and+User_Password+=+Edit1.text

23、); open; 15 档案资料管理信息系统 end; if DM.ADOQuery1.RecordCount1 then begin MessageDlg(密码不对,mtWarning,mbOk,0); edit1.Text:=*; showmessage(密码不对！请联系管理员获取密码再登录！); DM.ADOConnection1.Connected:=false; MainFrm.Login:=false; LoginFrm.close; end else begin User:=DM.ADOQuery1.FieldValuesUser_Name; MainFrm.Login:=tru

24、e; MainFrm.Show; edit1.Text:=*; LoginFrm.close; end; 5.2 档案管理模块 5.2.1档案分类管理 在大型单位、公司或企业中，要管理的档案资料数量很大，而且档案有不同的用途。因此有必要对档案资料进行分类管理，从而进一步提高档案资料管理的效率。档案分类管理模块，是通过对档案类型的选择，然后进行不同档案的管理。 在这个窗体是创建了一个TreeView组件，利用它具有分类父子接点显示的功能来浏览档案分类内容；一个PopupMenu组件，用来弹出菜单编辑器，菜单的添加、修改或删除与主菜单的草组一样；一个用来存放TreeView接点图标的ImageLi

25、st组件；一个用于程序运行时通过拖动来调整TreeView的显示区域的Splitter1组件；一个GroupBox分组组件；两个日期的按钮SpeedButton；8个输入档案资料的DBEdit组件和8个用着标识的Label组件。 16 档案资料管理信息系统 界面如图5.2所示。 图5.2 档案分类管理界面 程序运行档案分类管理的代码如下： procedure TClassFrm.DS_State(State:boolean); begin if State then /State为true时，数据感知控件不可编辑 begin DBEdit1.ReadOnly:=true; DBEdit2.Re

26、adOnly:=true; DBEdit3.ReadOnly:=true; DBEdit4.ReadOnly:=true; DBEdit5.ReadOnly:=true; DBEdit6.ReadOnly:=true; DBEdit7.ReadOnly:=true; DBEdit8.ReadOnly:=true; SpeedButton1.Enabled:=false; SpeedButton2.Enabled:=false; end else begin DBEdit1.ReadOnly:=false; DBEdit2.ReadOnly:=false; DBEdit3.ReadOnly:=f

27、alse; DBEdit4.ReadOnly:=false; DBEdit5.ReadOnly:=false; DBEdit6.ReadOnly:=false; DBEdit7.ReadOnly:=false; DBEdit8.ReadOnly:=false; SpeedButton1.Enabled:=true; SpeedButton2.Enabled:=true; end; end; /增加工具条快捷按钮单击事件 procedure TClassFrm.ToolButton1Click(Sender: TObject); 17 档案资料管理信息系统 var Serial:integer;

28、 begin inherited; DS_State(false); /数据感知控件可编辑 DM.A_Count.First; /移动记录号计数数据表当前活动记录是第一条记录 DM.A_Count.MoveBy(2); /当前活动记录下移到第三条记录 Serial:=DM.A_CountCount_Value; /取得档案分类序号值 DM.A_Class.Append; /档案分类信息表处于追加记录状态 DM.A_ClassClass_ID:=Serial+1; /显示当前记录序号 end; /编辑工具条快捷按钮单击事件 procedure TClassFrm.ToolButton2Click

29、(Sender: TObject); begin inherited; DS_State(false); /数据感知控件可编辑 DM.A_Class.Edit; /档案分类信息表处于编辑记录状态 end; /删除工具条快捷按钮单击事件 procedure TClassFrm.ToolButton3Click(Sender: TObject); begin inherited; DM.A_Class.Delete; /删除一条档案分类信息表记录 FormCreate(Sender); /刷新TreeView节点值 end; /保存工具条快捷按钮单击事件 procedure TClassFrm.ToolButton4Click(Sender: TObject); be