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1、如何保障办公自动化系统在单位中的应用 摘要】办公自动化是这几年在企事业单位推广最为全面的办公系统，很多单位都在布署办公自动化系统，但是使用情况不容乐观，很多单位的办公自动处于半瘫痪状态，本文综合目前办公自动中存在的问题与防范措施等几个方面阐述办公自动化的应用关键词OA办公自动中图分类号：C9314文献标识码：A文章编号：1009-914X(2012)14-254-01引言办公自动化系统(OfficeAutomation以下简称OA)目前在很多企业单位，事业单位等部门广泛使用，OA在办公中对于提高工作效率，节约办公成本方面成效显著，但是目前也有很多问题依然存在，这包括法律法规等，其中就包括对电子
2、公章，电了签名等的认证还不善，加上其它一些问题导致有很多单位的OA使用基本是半瘫痪情况，使OA发挥不了他的信息化作用。贵州高速公路开发总公司格都项目办经过这么长时间的探索，形成了一套自己的经验与措施。一目前0A办公自动化在使用中经常遇到的问题1、办公人员电脑技术参差不齐目前在企业，事业单位中，有很多年纪长一点的人对电脑技术很匮缺，有的甚至连最基本的打字，使用word都有些吃力，所以这些人在使用OA系统中就会出现很多问题，特别是对于公司刚开始布署为OA的初始化阶段，针对这些人群会出现很多问题，而且由于他们感觉操作的复杂性，使得在初期阶段抵触情绪很大，这些都严重影响OA的推广使用。2、办公人员陈旧
3、观念对于企事业单位中，很多工作人员办理公文时，对于纸质公文有依赖感，特别对于公文的电子文档，总是感觉不安全，不方便，而对于部分领导，以前签批的文件都是纸质文件，而对于网络的电子签批，感觉弱化了审核权限，所以在日常办公还是以纸质审批为准，这样就弱化了OA的信息化作用。3、领导不够重视有部分单位使用OA只是为了顺应信息化的需求，而在实际使用中并没有真正达到应有的重视程度，往往在OA使用上线以后，所有的公文应用并没有自上而下的推行，有的单位甚至只是一小部分部门在使用，而且使用不完善，没有完善的制度与监督，使得OA系统在单位中可有可无。有些单位甚至花费几十万上线的OA系统，每月只有几份公文在流转。4、
4、网络环境不达标OA系统是一个严重依赖网络的软件，由于目前所有的OA系统使用的都是BS架构，这就必须需要有网络环境下才能正常使用。例如贵州高速公路建设每个在建项目，都有线路长、跨度广的特征，包括的施工、监理、设计等参建单位特别多，且这些单位驻地非常分散，实现网上办公就主要依赖于网络环境，贵州高速公路开发总公司格都项目办要求各施工、监理单位的网络带宽不能低于4M，各部门信息员要使用单独网络办公。而对于很多企事业单位根本没有达到这个要求，而且各部门各单位之间办公网络与信息员的网络是不分开的，这样导致一旦网络有人下载，看视频等操作，就会导致严重影响OA系统的使用，甚至不能正常使用。5、没有有效的管理办
5、法与监督职能俗说话，没有规矩不成方圆，在推广OA信息化的过程中，有效的管理办法与制度是非常重要的，然而目前在很多公司对于OA的信息化方面的规章制度是非常匮乏的，有的甚至根本没有，这样就没有一个有效的框架来规范OA的使用流程，没有一个明确的指导方向，更没有规范使用人员的权限，这样就会出现，该审批的没有领导审批，公文不能顺畅执行，长时间积压办理，体现不出OA信息化的作用。254l科垃博置纸质公文与OA系统并存，使用与不使用一个样，没有奖也没有罚，由于缺少监督职能，使得很多使用人员，能不使用就不使用，能少用就少用，存在着侥幸心理，继续按传统的方法来流转公文，从而导致推广使用的失败。二0A在公司使用中
6、的有效的推广措施与办法1、加强公司培训力度培训制度是信息化的一个非常重要的方面，有效的培训方法，能够弥补办公人员对电脑知识方面的不足，使得他们专注于办公的使用，很快掌握OA中使用的技巧与方法，消除他们的恐惧理，降低他们的使用门槛，另外通过信息化的培训可以使用他们懂得信息化的作用，信息给办公带来的方便便捷，使得他们有由被动的使用OA改变成主动的使用OA系统，而他们的主动性又可以影响其它人员，这样对于OA的信息化推广是非常有利的，而且作用是非常明显的。2、办公人员职能与观念的转变观念问题是很多企事业单位在信息化推广过程中的头号问题，特别对于已经习惯于传统方式方法的人员，对于日常公文流转已经形成了一
7、个固有的观念，对于这部分人应该加强培训，特别是信息化的积极作用方面的培训，使他们摆脱传统思想的束缚，认识到OA信息在提高工作效率，节约办公成本等方面的作用，使用他们尽快转变观念解放思想，转变职能，以适应信息化办公的需要。3、领导自上而下的推行在目前OA的使用过程中，领导的重视程度是OA推广成功与否的关键，如果领导不牵头，领导不解放思想，自我约束使用，那么就不能给部门其它办公人员带来积极的作用，特别是对于OA系统中针对网上审批流程，不能感觉是弱化领导职能，电子公文没有纸质文件安全有效等传统思想的约束，应该领导牵头，首先规定使用OA系统，以领导为中心首先实现公文网上流转，网上审批从而实现OA系统的
8、网上流转运作。4、保障网络带宽与技术支持网络环境是OA系统的根基，为了保障OA系统的运行，首先应该保障网络的稳定，建立信息专有网络，并且带宽不低于10M，确保用于办公系统的使用，另外针对办公人员对电脑不熟悉的情况，应该配备专门技术人员，用于解决日常OA与网络出现的故障。5、制订有效的管理办法与完善的监督制度完善的规章制度是确保OA系统推行的关键，做到赏罚分明，明确化分办公人员在OA中担当的角色与职能，并做到定期检查与考核，在OA的前期重赏轻罚，后期重罚轻赏，以督促办公人员使用并习惯OA系统的使用。三结语OA系统是信息化中使用最广，成效最为明显的信息化办公软件，目前在企事业单位中都在使用OA系统实现网上办公的，但是有好有坏，所以为了确保OA系统的使用达到预期的目的，应该以领导为核心，建立完善的规章制度与考核办法，来推广OA的使用，以提高工作效率，以实现办公自动化信息化的目标。
