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1、Outlook2000培训教材 教材简介Outlook2000作为微软推出的专用邮件管理软件，非常方便和智能，并且有许多实用功能和技巧。本教材主要从配置邮箱、outlook2000的操作界面介绍、收发和管理电子邮件、使用联系人，日历，任务和便签功能几个大部分，详细地介绍操作方法和过程。目录第1章配置邮箱51.1邮箱设置5第2章操作界面介绍82.1界面介绍82.2Outlook2000面板92.3文件夹列表92.4新邮件图标92.5自动预览9第3章收发电子邮件103.1打开邮件103.2删除邮件103.3创建邮件103.4答复邮件113.5转发邮件113.6将文件附加到邮件113.7在邮件中打开
2、文件附件113.8不打开邮件直接打开附件113.9保存文件附件123.10移动邮件123.11复制邮件123.12打开或关闭保存已发送邮件副本的功能123.13保存未完成的邮件131.单击邮件。132.在“文件”菜单上，单击“保存”。133.14重新发送邮件133.15更改文本字体、大小、颜色133.16在邮件中插入水平线143.17关于标志143.18将邮件或联系人标记为带后续内容143.19将邮件或联系人标记为“已完成”153.20清除标志151.选择要清除其标志的邮件或联系人。152.在“动作”菜单上，单击“后续标志”。153.单击“清除标志”。153.21关于签名153.22创建邮件签
3、名153.23设置默认签名163.24在邮件中插入签名163.25更改签名163.26停止使用自动签名或信纸16第4章管理邮件174.1在邮箱内新建文件夹174.2使用“规则向导”管理邮件174.3创建新规则184.4复制规则184.5在邮件基础上创建规则184.6手工运行规则（立即运行）181.单击“收件箱”按钮。182.单击“工具”菜单中的“规则和通知”。193.单击“立即运行规则”。194.在列表中，选中需要运行的每一规则旁的复选框。195.清除“选择要运行的规则”列表中相应规则旁的复选框并不会使这些规则在“规则向导”对话框的“以下列顺序应用规则”列表中失效。196.单击“浏览”按钮更改
4、运行规则的文件夹。197.选中“包括子文件夹”复选框可在子文件夹中运行规则。198.在“规则应用于”列表中，选择需要运行规则的邮件类型，然后单击“立即运行”。199.规则按在“选择要运行的规则”列表中出现的顺序运行。更改规则的运行顺序，只能通过单击“规则向导”对话框的“以下列顺序应用规则”列表中的“上移”和“下移”按钮来实现。194.7打开或关闭规则194.8修改规则(重命名规则)194.9删除规则194.10外出时助理程序19第5章查找邮件215.1搜索项目和文件215.2高级查找21第6章如何使用联系人226.1关于联系人226.2新建联系人226.3从收到的电子邮件中创建联系人221.打
5、开包含要添加到联系人列表中的姓名的电子邮件。222.在“发件人”字段，右键单击要创建为联系人的姓名，然后单击快捷菜单上的“添加到联系人”。226.4利用同一单位联系人信息创建其他联系人226.5快速查找联系人226.6打开联系人231.单击“联系人”。232.选定要打开的联系人。233.在“文件”菜单上，单击“打开”，然后单击“已选定的项目”。236.7分组显示联系人231.单击“联系人”。232.在“视图”菜单上，单击“当前视图”，然后单击“自定义当前视图” 。233.在“视图摘要”对话框中，单击“分组依据”按钮。234.在“项目分组依据”框中，选择需进行分组的字段以及其他一些选项。235.
6、单击确定。236.若要清除分组显示，单击此对话框中的“全部清除”按钮。236.8删除联系人23第7章如何使用日历247.1关于约会247.2安排约会247.3编辑约会257.4复制约会257.5移动约会257.6将约会设置为定期约会257.7编辑定期约会257.8删除约会267.9关于会议267.10安排会议267.11安排定期会议277.12发送邀请后更改会议信息287.13删除或添加与会者和资源287.14取消会议287.15关于事件287.16创建事件28第8章如何安排任务308.1创建任务308.2创建一次性任务308.3打开任务308.4将任务标记为已完成308.5删除任务308.6
7、关于任务分配318.7分配任务318.8响应任务要求318.9接受任务要求328.10谢绝任务要求328.11跟踪分配给其他人的新任务并接收状态报告328.12发送任务状态报告33第9章如何使用日记349.1可以在“日记”中自动记录的活动349.2打开日记条目349.3删除日记条目34第10章如何使用便笺3510.1关于便笺3510.2创建便笺3510.3打开便笺3510.4更改便笺的颜色3510.5更改新便笺的格式选项3510.6显示或隐藏便笺上的时间和日期3610.7在桌面上显示便笺3610.8删除便笺36第1章 配置邮箱收发电子邮件是Outlook最基本，也是最重要的功能。Outlook
8、提供的强大功能可以让我们很方便地对Internet邮件、Microsoft Mail邮件等多种类型的邮件进行收发。要正确收发邮件，首先必须对电子邮箱进行设置。1.1 邮箱设置1将 Microsoft Exchange Server 邮箱添加到用户配置文件中操作步骤1. 单击“工具”菜单上的“服务”。2. 在“服务”选项卡上单击“添加”。3. 在“可用的信息服务”框中，单击“Microsoft Exchange Server”。4. 单击“确定”。5. 在“常规”选项卡的“Microsoft Exchange Server”框中，键入服务器的名称。如果不知道服务器名，请向管理员询问。6. 在“邮
9、箱”框中，键入邮箱名。如果不知道邮箱名，请向管理员询问。7. 选择所需选项。有关选项的帮助信息，请单击“帮助”。 8. 单击两次“确定”按钮。9. 退出并重新启动 Outlook。 注：要将 Microsoft Exchange Server 邮箱添加到其他用户的配置文件中，请双击 Windows“控制面板”上的“邮件”图标。在“服务”选项卡上，单击“显示配置文件”。在“常规”选项卡上的“在此计算机上设置以下配置文件”框中，单击所需的配置文件，单击“属性”，然后执行上述步骤中的 2 到 9 。2配置Internet电子邮件操作步骤1. 右击“工具”菜单上的“服务”2. 在“服务”选项卡上，单击
10、“添加”3. 在“可用的信息服务”框中，单击“Internet”。4. 点击“确定”按钮后弹出“邮件帐号属性设置”对话框。该对话框有4个标签：常规、服务器、连接和高级。5. 在“常规”标签中输入相关的邮件帐户和用户信息。（差图片）6. 在“服务器”标签中的“接收邮件（POP3）服务器”和“外发邮件（SMTP）负责接收邮件的服务器的名称或IP地址。“帐号名”和“密码”中填写电子邮箱的帐号和密码。7. 在“连接”标签中可以指定用于电子邮件的连接类型。8. 在“高级”标签中可以设置服务器端口号、设置传送时服务器允许超时的时间以及是否在服务器上保留邮件的复制副本。 9. 退出并重新启动 Outlook
11、。 3将个人文件夹文件添加到用户配置文件中操作步骤1. 单击“工具”菜单上的“服务”。2. 在“服务”选项卡上，单击“添加”。3. 在“可用的信息服务”框中，单击“个人文件夹”。4. 单击“确定”。5. 指定个人文件夹文件的名称和地址。6. 单击“打开”。7. 在“名称”框中，键入个人文件夹文件的名称。8. 选定所需选项。 注：要将个人文件夹文件添加到其他用户配置文件中，请双击 Windows“控制面板”上的“邮件”图标。在“服务”选项卡上，单击“显示配置文件”。在“常规”选项卡上的“在此计算机上设置以下配置文件”框中，单击所需的配置文件，单击“属性”，然后执行上述步骤中的 2-8 。4设置电
12、子邮件的发送和接收位置操作步骤1. 单击“工具”菜单上的“服务”。2. 单击“传递”选项卡。3. 在“将新邮件传递到以下位置”框中，单击发送和接收邮件的位置。 4. 单击“确定”。5. 退出并重新启动 Outlook。第2章 操作界面介绍在我们学习Outlook之前，首先来认识一下Outlook的操作界面和一些必要的概念。2.1 界面介绍为了讲解得更清楚，我们参照下图来介绍。Outlook工作窗口包括以下元素：菜单栏、常用工具栏、高级工具栏、Web工具栏、Outlook2003面板、文件夹列表、视图及窗口控制按钮。文件夹列表2.2 Outlook2000面板Outlook2000面板位于界面的
13、左边，它的组成右图所示。Outlook2000面板一般提供了三个快捷方式，分别为“Outlook2000快捷方式”和“自定义快捷方式”，以及“其他快捷方式”。其中“Outlook2000快捷方式”提供了Outlook2000+的六大组件：“Outlook2000今日”、“便笺”、“日历”、“任务”，以及“电子邮件”。在“自定义快捷方式”中，你可以根据自己的需要来组织具有自己特色的快捷方式，方便自己管理信息。而在“其他快捷方式”中，你可以方便地管理系统资源。2.3 文件夹列表文件夹列表如左图所示。可能通过“视图”菜单中的“文件夹列表”命令打开或关闭“文件夹列表”。2.4 新邮件图标当收到新的邮件
14、时，会在Windows的任务栏的状态区域显示一个信封的图标，2.5 自动预览如果希望显示或隐藏邮件的前三行，请单击“视图”菜单，然后单击“自动预览”。第3章 收发电子邮件3.1 打开邮件1. 在Outlook所有邮件文件夹中单击“收件箱”按钮。2. 在邮件列表中，双击所需的邮件。注：若想直接在Outlook窗口中阅读邮件，可单击“视图”菜单中的“预览窗格”命令，就可以在该区域中查看所选邮件的内容，而无需打开该邮件。3.2 删除邮件1. 在Outlook所有邮件文件夹中单击“收件箱”（或“Inbox”）按钮。2. 选定要删除的邮件。 3. 单击“删除” 。 注：如何选定多个邮件 如果要选定相邻的
15、邮件，请单击第一个邮件，然后按住 SHIFT 键并单击最后一个邮件。 如果要选定不相邻的邮件，请单击第一个邮件，然后按住 CTRL 键并单击其他邮件。 如果要选定全部邮件，请单击“编辑”菜单，再单击“全选”（或CTRL+A键）。 3.3 创建邮件1. 在“文件”菜单上，指向“新建”，然后单击“邮件”。2. 在“收件人”、“抄送”或“密件抄送”框中，键入收件人姓名。 3. 要从列表中选择收件人姓名，请单击“收件人”、“抄送”或“密件抄送”按钮。 4. 在“主题”框中，键入邮件主题。5. 在文本框中，键入邮件正文。6. 单击“发送”。注：“收件人”、 “抄送”和“秘密抄送”框的含义在“收件人”、
16、“抄送”和“秘密抄送”框中用分号(;)分隔电子邮件名，可向多个收件人发送邮件；框含义收件人邮件将直接发送到收件人。抄送副本。向收件人发送一封邮件的副本，邮件的其他收件人能够看到该收件人的姓名。秘密抄送邮件的复写副本。向收件人发送一封邮件的副本，邮件的其他收件人看不到该收件人的姓名。3.4 答复邮件1. 打开要答复的邮件。2. 如果仅答复邮件发件人，请单击“答复发件人”。3. 要答复“收件人”和“抄送”框中的所有收件人，请单击“全部答复”。3.5 转发邮件1. 在Outlook所有邮件文件夹中单击“收件箱”（或“Inbox”）按钮。2. 选择要转发的邮件。3. 单击“转发”。4. 在“收件人”、
17、“抄送”和“密件抄送”框中，键入收件人姓名。5. 要从列表中选择收件人姓名，请单击“收件人”、“抄送”或“密件抄送”按钮。6. 如果要转发多封邮件，请在“主题”框中键入邮件主题。7. 单击“发送”。注意：如果选择多封邮件，所选邮件将作为新邮件的附件转发。3.6 将文件附加到邮件1. 新建或打开需要附加文件的邮件。2. 将插入点置于邮件文本框，然后单击“插入”菜单中的“文件”命令或单击“插入文件”按钮。3. 选择需要附加的文件，然后单击“插入”。4. 在邮件中，单击“发送”，在其他类型的项目中，单击“保存并关闭”。3.7 在邮件中打开文件附件1. 打开包含要打开的文件附件的邮件。2. 双击附件的
18、图标。3.8 不打开邮件直接打开附件1. 用鼠标右键单击包含附件的邮件。2. 指向快捷菜单中的“查看附件”，然后单击希望查看的附件名称。 3.9 保存文件附件1. 打开包含要保存的文件附件的邮件。2. 用鼠标右键单击附件的图标，然后单击“另存为”。3. 在“文件名”框中输入文件的名称，然后在“保存类型”列表中，单击某种文件格式。 注：如果邮件包含多个附件，可以按下 Shift 键并单击任何数目的附件，将其保存到同一位置。方法是：单击“文件”菜单中的“保存附件”命令。3.10 移动邮件1. 选择要移动的邮件。2. 单击“编辑”菜单中的“移至文件夹”命令或单击“移至文件夹”按钮。3. 然后单击要将
19、邮件移动到的文件夹名称。4. 要移动到未列出的文件夹，请单击“移至文件夹”，然后在“将选定项目移动至文件夹”列表中，单击要将邮件移动到的文件夹。3.11 复制邮件1. 选中要复制的邮件。2. 在“编辑”菜单上，单击“复制”。3. 如果想把副本放到其他文件夹中，请单击要将邮件复制到的目标文件夹。4. 在“编辑”菜单上，单击“粘贴”。3.12 打开或关闭保存已发送邮件副本的功能1. 单击“工具”菜单上的“选项”。2. 单击“首选参数”选项卡，然后单击“电子邮件选项”。3. 选中或清除“在已发送的邮件文件夹中保留邮件副本”复选框。 3.13 保存未完成的邮件1. 单击邮件。2. 在“文件”菜单上，单
20、击“保存”。 注意 l 未完成的邮件保存在“草稿”文件夹中，并不发送出去。l 在默认情况下，正在处理的未发送邮件每隔三分钟保存一次。l 要打开或关闭未完成邮件的自动保存功能，请依次单击“工具”菜单、“选项”、“首选参数”及“电子邮件选项”，然后选中或清除“自动保存未发送的邮件”复选框。l 可以更改自动保存未完成邮件的频率。也可更改保存邮件的文件夹和其他选项。依次单击“工具”菜单、“选项”、“首选参数”、“电子邮件选项”及“高级电子邮件选项”，然后在“保存邮件”下，选择所需的选项。 3.14 重新发送邮件1. 单击文件夹列表中的“已发送的邮件”。2. 打开要重发的邮件。3. 在“动作”菜单上，单
21、击“重新发送这封邮件”，然后单击“发送”。 注：只能重发已发送过的邮件。 3.15 更改文本字体、大小、颜色如果邮件格式使用纯文本，则此过程在该邮件中无效。 1. 在要更改字体的项目中，选定要更改的文本。 2. 只能设置项目文本框中文本的格式。不能设置其他框中文本的格式。 3. 在“格式”工具栏的“字体”框中，输入所需的字体。4. 在“格式”工具栏的“字号” 框中，输入所需的大小。 5. 在“格式”工具栏中，单击“字体颜色” ，然后在“颜色”列表中，单击所需颜色。 3.16 在邮件中插入水平线只有在用HTML邮件格式时，该过程才可用。 1. 创建或打开邮件。2. 单击要插入水平线的位置。3.
22、在“插入”菜单上，单击“水平线”。注：Microsoft Outlook 可收发三种格式的邮件：HTML、 Outlook 带格式文本和纯文本。邮件格式含义HTML如果需要以下功能，可选择 HTML：设置文字格式、编号、项目符号、对齐、水平线、背景、HTML 样式和 Web 页。可以使用 HTML 格式的信纸和签名。Microsoft Outlook 带格式文本如果需要以下功能，可选择 Outlook 带格式文本：设置文字格式、项目符号和对齐。可以使用具有 Outlook RTF 格式的签名。纯文本纯文本邮件不包含任何格式。更改邮件格式的方法：在“工具”菜单上，单击“选项”，然后单击“邮件格式
23、”选项卡。在“以该邮件格式发送”列表中，单击所需的格式。3.17 关于标志对邮件或联系人作标记既可提醒自己跟踪某一问题，也可为其他人标明带请求的待发邮件。还可以针对邮件或联系人设置提醒内容。标记邮件或联系人后，“标记状态” 列会出现以下内容之一：如果“标记状态”列中出现以下标记含意空白未标记已标记标记为已完成收件人接收到带标记的邮件后，邮件顶部会出现关于该标记含义的注释。如果设置提醒内容，也会出现该日期。3.18 将邮件或联系人标记为带后续内容1. 选中要标记的邮件或联 系人。2. 在“动作”菜单上，单击“后续标志”。3. 在“标志”框中，单击所需的标记或键入个人标记。4. 在“到期时间”框中
24、输入日期。3.19 将邮件或联系人标记为“已完成”1. 选择要标记为“已完成”的邮件或联系人。2. 在“动作”菜单上，单击“后续标志”。3. 选中“已完成”复选框。3.20 清除标志1. 选择要清除其标志的邮件或联系人。2. 在“动作”菜单上，单击“后续标志”。3. 单击“清除标志”。3.21 关于签名可以使用签名自动将文本添加到要发送的邮件中。例如，可以创建包含姓名、职务和电话号码的签名。也可以用签名添加固定内容的段落，指明您希望其他人以何种方式响应您的邮件。可以创建多个签名，并在创建邮件后选择要插入邮件的签名。3.22 创建邮件签名1. 在“工具”菜单上，单击“选项”，然后单击“邮件格式”
25、选项卡。2. 在“以该邮件格式发送”框中，单击要使用签名的邮件格式。3. 单击“签名选取器”，然后单击“新建”。4. 在“输入新签名的名称”框中输入名称。5. 在“选择创建签名的方法”下，选择是创建新的签名还是使用现有的签名。 要选择作为签名模板的文件，请单击“用该文件做模板”并在框中键入路径和文件名，或单击“浏览”从列表中选择。 6. 单击“下一步”。7. 在“签名文本”框中，键入要在签名中包含的文本。 也可以把来自其他文档的文本粘贴到“签名文本”框中。 8. 要更改段落或字体格式，请选定此文本，单击“字体”或“段落”，然后选择所需选项。如果邮件格式为纯文本，则有些选项可能无效。 注：要更改
26、邮件的背景或字体，请使用信纸。可以在 Outlook 中新建信纸。如果用 Microsoft Word 作为电子邮件编辑器，可以在 Word 中创建签名。 3.23 设置默认签名1. 在“工具”菜单上，单击“选项”，然后单击“邮件格式”选项卡。2. 在“以该邮件格式发送”框中，单击要使用签名的邮件格式。3. 在“默认情况下使用该签名”框中，单击所需的签名。4. 选中或清除“答复或转发时不使用”复选框。 3.24 在邮件中插入签名1. 创建或打开邮件。2. 在文本框中，单击要插入签名的位置。3. 在“插入”菜单上，指向“签名”，然后单击所需的签名。 4. 如果所需的签名没有列出，请单击“更多”，
27、然后在“签名”框中选择要使用的签名。3.25 更改签名1. 在“工具”菜单上，单击“选项”，然后单击“邮件格式”选项卡。2. 在“以该邮件格式发送”框中，单击要使用签名的邮件格式。3. 单击“签名选取器”。4. 在“签名”框中，单击要更改的签名，然后单击“编辑”。5. 在“签名文本”框中，键入要在签名中包含的文本。 也可以把其他文档的文本粘贴到“编辑签名”对话框中。 6. 要更改段落或字体格式，请选择文本，单击“字体”或“段落”，然后选择所需的选项。如果邮件格式为纯文本，则无法使用这些选项。 注：如果只是更改单个邮件的签名，请直接在此邮件中更改签名。3.26 停止使用自动签名或信纸1. 在“工
28、具”菜单上，单击“选项”，然后单击“邮件格式”选项卡。2. 如果要停止使用信纸，请在“默认情况下使用该信纸”框中，单击“”。 3. 如果要停止使用签名，请在“默认情况下使用该签名”框中，单击“”。 4. 要关闭答复或转发邮件中的签名，请选中“答复或转发时不使用”复选框。 注： 如果只是从单个邮件中删除签名，请选定此邮件的签名，然后按 DELETE 键。 如果只是从单个邮件中删除信纸，请指向“动作”菜单中的“新邮件使用”，然后单击“HTML（无信纸）”。 第4章 管理邮件4.1 在邮箱内新建文件夹1. 在文件夹列表中选择您需要建立新文件夹的邮箱。2. 单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“新文件
29、夹”选项。3. 在打开的“新建文件夹”对话框中，在“名称”框中键入您新文件夹的名称，在“文件夹包含”框中选择您新文件夹需包含的选项，然后在“选择放置文件夹的位置”框中选择您文件夹的位置。4. 单击“确定”按钮。4.2 使用“规则向导”管理邮件“规则向导”通过使用规则对邮件自动执行某些操作来帮助您管理邮件。创建规则后，Microsoft Outlook 将在接收或发送邮件时应用该规则。例如，可以自动完成以下工作：u 凡是 Judy 发来的邮件，只要到达您的“收件箱”，就将其转发给您的经理。u 发送邮件时，将“主题”框中含有“销售”字样的所有邮件都归入“销售”类别中。u 根据邮件内容将邮件归入某个
30、类别。u 设置当重要邮件(如总经理的邮件)到达时的通知，如弹出消息或发出声音。u 以邮件的发件人（如电脑部成员邮件）为依据，将邮件移动到特定的文件夹（如电脑部文件夹）中。u 删除某个会话中的邮件。u 标记来自特定人员的邮件。u 根据邮件内容对所发送的邮件进行归类。u 将邮件的传递推迟指定的时间。可在规则中添加一些例外，以适应特殊情况的需要。例如，当邮件标有后续动作或重要性标记为高时。当邮件符合设置的任何一项例外时，都不会对其应用规则。可以打开或关闭创建的规则，也可以更改应用规则的顺序。也可手工运行规则。当手工运行规则时，可对“收件箱”或其他文件夹中已有的邮件运行规则。注：规则为一组处理和组织邮
31、件的条件、动作和例外。每一规则包含三个元素，即：一项或多项条件，指定要运用规则的邮件；一个或多个动作，指定对合乎规则的邮件所进行的操作；以及一项或多项例外规则，指定不受规则影响的邮件。例如，所有来自您经理的邮件（条件）都将被自动移到一个单独的文件夹（动作），而重要性标志为高的除外（例外）。4.3 创建新规则1. 单击“收件箱”。2. 在“工具”菜单上，单击“规则和通知”。3. 单击“新建规则”。4. 按照“规则向导”中的指导操作。5. 如要对“收件箱”中已有的邮件运行新建规则，请在“规则向导”的末页上选中“立即对已在收件箱中的邮件上运行此规则”复选框。注：如果要对文件夹而非“收件箱”中的邮件运
32、行新建的规则，请单击“工具”菜单下“规则向导”，然后单击“立即运行”。4.4 复制规则1. 单击“收件箱”。2. 在“工具”菜单上，单击“规则向导”。3. 在列表中，单击要复制的规则。4. 单击“复制”。5. 如有必要，可在“规则描述”列表中修改规则。4.5 在邮件基础上创建规则1. 打开要作为规则基础的邮件。2. 在“动作”菜单上，单击“创建规则”。3. 按照“规则向导”中的指导操作。 提示：要立即运行创建的规则，请在“规则向导”的末页上选中”立即对已在“文件夹名”中的邮件上运行此规则“的复选框。4.6 手工运行规则（立即运行）1. 单击“收件箱”按钮。2. 单击“工具”菜单中的“规则和通知
33、”。3. 单击“立即运行规则”。4. 在列表中，选中需要运行的每一规则旁的复选框。 5. 清除“选择要运行的规则”列表中相应规则旁的复选框并不会使这些规则在“规则向导”对话框的“以下列顺序应用规则”列表中失效。 6. 单击“浏览”按钮更改运行规则的文件夹。7. 选中“包括子文件夹”复选框可在子文件夹中运行规则。8. 在“规则应用于”列表中，选择需要运行规则的邮件类型，然后单击“立即运行”。 9. 规则按在“选择要运行的规则”列表中出现的顺序运行。更改规则的运行顺序，只能通过单击“规则向导”对话框的“以下列顺序应用规则”列表中的“上移”和“下移”按钮来实现。提示：要快速的运行规则，可单击“高级”
34、工具栏上的“规则向导”，然后单击“立即运行4.7 打开或关闭规则1. 单击“收件箱”。2. 在“工具”菜单上，单击“规则和通知”。3. 要打开或关闭规则，请选中或清除规则列表框中的规则旁边的复选框。4.8 修改规则(重命名规则)1. 单击“收件箱”。2. 在“工具”菜单上，单击“规则和通知”。3. 在规则列表框中，单击要修改的规则。4. 单击“更改规则中的编辑规则设置”（“重命名”）。5. 按照“规则向导”中的指导操作。4.9 删除规则1. 单击“收件箱”。2. 在“工具”菜单上，单击“规则和通知”。3. 在规则列表框中，单击要删除的规则。4. 单击“删除”。 4.10 外出时助理程序1. 在
35、Outlook面板中单击“收件箱”。2. 单击“工具”菜单上的“外出时的助理程序”。 3. 若希望外出时自动答复新收到的邮件，请单击“我目前外出”。4. 在“以下文字仅自动答复给每个收件人一次”框中，键入外出时要发送给他人的邮件。 5. 若希望对外出时新收到的邮件自动应用某些规则，请单击“添加规则”。6. 在“符合下列条件的邮件到达时”下，指定执行该操作时邮件应满足的规则条件。7. 如果想指定这条规则必须最后应用，请选中“不处理本规则之后的规则”复选框。 8. 有关选项的帮助信息，请单击“帮助”。 9. 要指定多项条件，请单击“高级”，选择所需选项，然后单击“确定”。10. 在“执行下列操作”
36、下面，选择所需选项。可以选择多个选项。 注：如果指定必须删除某个邮件，那么在删除规则之后的那些规则对该邮件无影响。第5章 查找邮件5.1 搜索项目和文件1. 单击“查找”。2. 在“查找”框中，键入要在最常用的字段中搜索的任何文字。 3. 要在项目内容中搜索，请选中“搜索邮件中的所有文字”复选框。 4. 单击“开始查找”。 5.2 高级查找1. 在“工具”菜单上的查找，选择“高级查找”。2. 在弹出的对话框中，在“查找”框中选择需要查找的项目，可以是邮件、约会和会议、联系人等；在“位置”框中，单击“浏览”按钮，选定您要搜索的文件夹。3. 根据需要在“邮件”、“其他选择”及“高级”中进行设定。第
37、6章 如何使用联系人6.1 关于联系人“联系人”是与您通信的个人或单位。可以存储有关联系人的信息，例如职务、电话号码、地址、电子邮件地址、Internet 电子邮件地址以及附注。在创建联系人时，既可以从头输入全新的信息，也可以在同一单位已有联系人信息的基础上，进行修改。6.2 新建联系人1. 在“文件”菜单上，指向“新建”，然后单击“联系人”。2. 在“全名”框中，键入联系人的姓名。3. 输入该联系人的其他信息。4. 单击“保存并关闭”。 6.3 从收到的电子邮件中创建联系人1. 打开包含要添加到联系人列表中的姓名的电子邮件。2. 在“发件人”字段，右键单击要创建为联系人的姓名，然后单击快捷菜
38、单上的“添加到联系人”。 6.4 利用同一单位联系人信息创建其他联系人1. 单击“联系人” 。2. 单击同一单位的联系人，以利用其信息创建其他联系人。3. 单击“动作”，然后单击“来自相同单位的联系人”。4. 在“全名”框中，键入联系人的姓名。5. 输入该联系人的其他信息。6. 单击“保存并关闭”。 6.5 快速查找联系人在工具栏上的“查找联系人”框中键入要查找的联系人姓名。 可以键入姓名的一部分，例如 Judy L、姓氏或名字、或电子邮件别名。要快速打开以前查找过的联系人，请单击“查找联系人”箭头并选中所需姓名。 6.6 打开联系人1. 单击“联系人”。2. 选定要打开的联系人。 3. 在“
39、文件”菜单上，单击“打开”，然后单击“已选定的项目”。 提示：要快速打开一个或多个选定的联系人，请按 ENTER 键。要快速打开卡片视图类型中的联系人，请双击卡片标题。6.7 分组显示联系人1. 单击“联系人”。2. 在“视图”菜单上，单击“当前视图”，然后单击“自定义当前视图” 。3. 在“视图摘要”对话框中，单击“分组依据”按钮。4. 在“项目分组依据”框中，选择需进行分组的字段以及其他一些选项。5. 单击确定。6. 若要清除分组显示，单击此对话框中的“全部清除”按钮。6.8 删除联系人1. 单击“联系人”。2. 选定要删除的联系人。 3. 单击“删除” 。 第7章 如何使用日历7.1 关
40、于约会?约会是在日历中安排的一项活动，不涉及邀请其他人或预定资源。可以设置约会的提醒，也可通过将约会所用时间指定为忙、闲、暂定或外出来指定他人查看您的日历的方式。可以安排定期约会。通过单击选定该约会，然后双击左侧移动柄将其打开，然后可以按天、按周或按月查看约会。选择约会的开始和结束时间时，可以利用“自动设置日期”功能，输入象“下周二”或“中午”这样的文字，以代替准确的日期或时间。您可以在自己的日历中安排约会，还可以从其他用户那里获得足够权限，以便在他们的日历中安排或更改约会。约会也可以设置为私有。注：定期为重复出现的项目。规律性发生的约会或任务（如一周召开一次工作状态会议或一月理一次发）都可以
41、作为定期项目。私有表明即使他人有权访问您的文件夹，也看不到已经标记为私的文件夹。7.2 安排约会1. 单击Outlook面板中“日历”按钮。2. 在“文件”菜单上，指向“新建”，然后单击“约会”。3. 在“主题”框中，键入说明。4. 在“地点”框中，键入地点。5. 输入开始和结束时间。6. 若希望在约会开始之前，能提醒您，请选中“提醒”复选框，然后输入在约会之前多长时间提醒您。7. 单击“保存并关闭”。提示：如果希望约会重复进行，可将其指定为定期约会。7.3 编辑约会1. 单击“日历”按钮。2. 单击要打开的约会。3. 指向“文件”菜单中的“打开”，然后单击“已选定的项目”。4. 如果该项目是
42、定期项目，请单击“打开本次事件”或“打开序列”。 提示：还可以双击项目将其打开。7.4 复制约会1. 单击“日历”按钮。2. 按住 CTRL 键将项目拖到“日历”中的新时间或“日期选择区”中的新日期。 要将约会复制到其他日期和时间，请先将其复制到“日期选择区”中所需的日期，然后在“日期选择区”单击该日期，最后在“日历”中将约会拖动到所需时间。 7.5 移动约会1. 单击“日历”。2. 将项目拖动到“日历”中的新时间或“日期选择区”中的新日期。如果要同时更改约会的日期或时间，请将约会移动到“日期选择区”中所需的日期，然后在“日期选择区”中单击该日期，最后在“日历”中将约会拖动到所需时间。注：对于
43、定期约会，则仅移动约会的所选事例。如果要移动约会的全部事例，请打开该约会，单击“动作”菜单上的“重复周期”，然后更改定期模式。也可以打开约会，并在其中更改日期或时间。7.6 将约会设置为定期约会1. 打开要设置为定期执行的约会。2. 单击“动作”菜单中的“重复周期”命令。3. 单击约会重复进行的频率（“按天”、“按周”、“按月”或“按年”），然后选定该频率的选项。4. 单击“确定”，然后单击“保存并关闭”。7.7 编辑定期约会1. 打开要更改的定期约会。2. 要更改约会的所有实例的约会时间、定期模式或定期范围，请单击“动作”菜单上的“重复周期”，然后选定所需选项。3. 如果要更改约会的所有实例
44、的其他全部选项，如位置或主题，请在“约会”选项卡上选择要更改的选项。 注：如果只想更改定期约会的一个实例，请打开该约会，单击“打开本次事件”，然后在“约会”选项卡上进行更改。7.8 删除约会1. 选定要删除的约会。如果要删除多个“日历”约会，请按住 CTRL 键逐个单击要删除的约会。 2. 单击“删除” 。7.9 关于会议?会议是一种邀请其他人参加或预定资源的约会。可以创建和发送会议要求，并为面对面会议或联机会议预定资源。要创建联机会议，如 NetMeeting，请选中会议要求的“约会”选项卡上的“这是联机会议”复选框。创建会议时，由您来确定邀请的人员和预定的资源，并挑选会议时间。会议要求的响应显示在收件箱中。单击“会议”对话框中“与会者可行性”选项卡上的“显示与会者状态”，可跟踪响应。也可以在现有的会议中添加人员或重新安排会议。注：资源即为会议所需要的会议室、电视、计算机或任一设备。您可以查看资源的有效性，将资源的使用计划与您的计划相比较，并在资源日历中对时间进行规划。您能够按照和邀请与会者同样的方式“邀请”资源参加会议。Microsoft NetMeeting 为全球用户提供了一种通过 Internet 交谈、召开会议、工作以及共享程序的全新方式。7.10 安排会议
