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1、党政机关公文格式标准提高党政机关公文的规范化、标准化水平，2012年6月29日，国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会发布了党政机关公文格式国家标准(GB/T9704-2012)。该标准于2012年7月1日起正式实施。此标准是对国标国家行政机关公文格式(GB/T9704-1999)的修订，对公文用纸、印刷装订、格式要素、式样等作出了具体规定。特别是将党政机关公文用纸统一为国际标准A4型，首次统一了党政机关公文格式要素的编排规则，使党政机关公文的表现形式更加规范。1 .公文用纸幅面尺寸及版面要求1.1 幅面尺寸公文用纸采用A4型纸，其成品画幅尺寸为：210mmx297mmo1.2版面1.
2、2.1页边与版心尺寸公文用纸天头(上白边)为37lmm,订口(左白边)为28mm1mm,版心尺寸为156mmx225mm。L2.2字体和字号如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。L2.3行数和字数一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。L2.4文字的颜色如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。2 .印刷装订要求2.1 印刷要求双面印刷；页码套正，两面误差不超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100%,红色油墨应达到色谱所标Y80%,M80%o印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无划痕。2.2 装订要求公文应当左侧装订，不掉页，两页
3、页码之间误差不超过4mm,裁切后的成品尺寸误差2m,四角成90,无毛茬或缺损。骑马订或平订的公文应当：(a)订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70m处，允许误差土4mm；(b)无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；(c)骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3mm一一5mmo包本装订公文的封皮(封面、书脊、封底)与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。3 .公文格式各要素编排规则3.1 公文格式各要素的划分标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线(不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔
4、线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。页码位于版心外。3.2版头3.2.1份号如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。3.2.2密级和保密期限如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。3.2.3紧急程度如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角;如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。3.2.4发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘
5、为35m,推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧,以联署发文机关名称为准上下居中排布。3.2.5发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“（）”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01）,在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。3.2.6签发人由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。
6、“签发人”三字用3号仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。3.2.7版头中的分隔线发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。3.3主体3.3.1标题一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜,间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。3.3.2主送机关编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送
7、机关名称移至版记，标注方法见3.4.2。3.3.3正文公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）（1）标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。3.3.4附件说明如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：Lxxxxx）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。3.3.5发文机关署名、成文日期和印章3.3.5.1加盖印章的公文成文日期一般右空四字编
8、排，印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。3.3.5.2不加盖印章的公文单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机
9、关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。3.3.5.3加盖签发人签名章的公文单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。签名章一般用红色。
10、3.3.5.4成文日期中的数字用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）O3.3.6附注如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。3.3.7附件附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。3.4版记3.4.1版记中的分隔线版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐
11、高度为035）,中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25mm）o首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。3.4.2抄送机关如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。3.4.3印发机关和印发日期印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印
12、发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，后加“印发”二字。版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。3. 5页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。（操作图解）一、页面设置1 .选择“文件”一一“页面设置”选择“页边距”附签，上：3.7厘米，下：3.5厘米，左：2.8厘米，右：2.6厘米。2 .选择“纸张”附签，“纸张大小”设成“A4”。3 .选择“版式”附
13、签，将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”，在该选项前打，“页脚”设置成“2.5厘米”。4 .选择“文档网格”附签，“字体设置”，“中文字体”设置为“仿宋”；“字号”设置成“三号”，单击“确定”按钮。5 .进入“文档网格”附签，选中“指定行网格和字符网格”，将“每行”设置成“28”个字符；“每页”设置成“22”行。然后单击“确定”按钮，这样就将版心设置成了以三号仿宋体为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。二、插入页号L选择“插入”一一“页码”，“位置”设置为“页面底端（页脚）”，“对齐方式”设置为“外侧”。2 .然后单击“格式”按钮，“数字格式”设置为一1,2一,3一显示格式，单击“确定
14、”按钮，再次单击“确定”按钮完成页码设置。3 .双击页码，选中页码（包括左右两条短线），将页码字号设置成“四号”；字体为宋体的阿拉伯数字；奇数页的页码设置成右空一个汉字，偶数页的页码设置成左空一个汉字。三、文号制作L平行文或下行文号：文号一一三号仿宋、居中显示，编排在发文机关标识下空二行位置。4 .上行文文号：文号一一三号仿宋字体、左空一个字的距离；签发人一一三号仿宋字体；签发人姓名一一三号楷体、右空一个字的距离，编排在发文机关标识下空二行位置。注：文号一定要使用六角符号。六角符号插入方法：选择“插入”“符号”一一“符号”附签，找到六角符号后，将光标置于准备插入的地方，单击“插入”按钮即可。四
15、、公文正文排版制作公文正文内容：正文内容根据实际需求，可以直接录入文字，也可以从其他软件中将文字复制进来，但必须遵循以下国家标准：L标题一一2号小标宋字体，居中显示，编排于红色分隔线下空二行位置。5 .主送机关一一3号仿宋字体，居左顶格，冒号使用全角方式,编排于标题下空一行位置。6 .正文3号仿宋字体。7 .文种结构层次一一依次用“一、”“（一）”“（1）”标注。一级标题用3号黑体字，二级标题用3号楷体，三级和四级和正文一样用3号仿宋。8 .附件一一是正文内容的组成部分。3号仿宋字体，在正文下空一行，左空2字编排，“附件”二字后标全角冒号和附件名称，附件名称后不标注标点符号。9 .发文机关署名
16、一一3号仿宋字体，距最后一行正文内容3个空行放置，以成文日期为准居中编排。10 成文日期一一3号仿宋字体，发文机关下方右空4个字格编排。11 印章一一加盖端正，以成文日期中心为准，印章下端压成文日期。五、版记制作1 .选择“表格”一一“插入”一一“表格”，设置“列数”为L“行数”为2o2 .选中表格，单击鼠标右键一一表格属性一一“表格”附签，“对齐方式”设置为“居中”。3 .然后单击“边框和底纹”按钮，在“预览”窗口中将每行的下线选中，竖线取消；同时，设置第一行和最后一行下线的宽度为1磅，中间一行下线宽度为%磅，点击“确定”。4 .进入“表格属性”一一“列”附签，设置指定宽度为15.6厘米，点
17、击确定。5 .在制作成功的表格第一行，输入主送单位、抄送单位，用4号仿宋体字，编排在印发机关和印发日期之上一行，左右各空一字编排,回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号；表格第二行，输入印发机关、印发日期，用4号仿宋体字，印发机关左空一字，印发日期右空一字后加“印发”二字。主送：市政府抄送：XXXXX、XXXXX、XXXX、XXXX、XXXX、XXXXXoXX市xxxx局201x年X月X日注：因现行的规范是要求公文双面打印的，因此公文的最后一页必定是偶数页，也就是如果公文在奇数页完结，则要版记排在背面的偶数页，否则背面偶数页空白，不是一个整体。六、打印设置机关公文打印采用双面印刷，左侧装订，现有大部分打印设备只具备单面打印功能，请按以下步骤设置文本打印。L选择“文件”一一“打印”一一“打印（R）”，设置奇数页,点击“确定”。6 .将打印完毕的奇数页文件，空白背面按顺序叠放，放置打印设备送纸盒。7 .选择“文件”一一“打印”一一“打印（R）”，设置偶数页,点击“确定”。附：机关正式公文格式图解（来源：国家标准化管理委员会）
