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1、会务管理与大型活动组织技巧会务管理一、 什么是会议会议是有组织有领导地商议事情的集会。1、会议是群体性的活动2、会议是目的性很强的活动3、会议是组织有序的活动4、会议是一种以口头交流为主的多向沟通活动二、会议的目的1、集思广益，新的构思2、发布信息，资源共享3、交流沟通，协调矛盾4、达成协议，解决问题5、监督员工，激励士气三、会议的要素1、主办者2、承办者3、与会者4、会议议题5、会议时间6、会议地点 （1）7、会议经费 8、会议保障四、会议的分类1、按照会议规模划分1）小型会议，人数35人，多则几十人，一般不超过100人。2）中型会议，人数在1001000人之间。3）大型会议，人数在1000
2、人以上。4）特大型会议，人数在10000人以上，如节日集会、庆祝大会等。2、 按照会议性质划分1） 规定性会议，即法定的必须按期召开的各种代表大会，如人代会、职代会、股东会等。2） 日常性会议，工作例会、领导会议、董事会议、经理会议等。3） 专业性会议。4） 纪念性会议。5） 座谈性会议，会见、会谈、茶话会等。6） 会而不议的会，如报告会、 动员会、新闻发布会等。 （2）五、 会议流程会前筹备1、拟订会议筹备方案1）确定会议主题与议题2）确定会议名称及与会人员范围 3）确定会议的议程4）确定会议的时间与地址5）确定会议服务组织与人员6）确定会议经费会议筹备方案作用1）确保会议周密组织2）确保领
3、导意图得以贯彻执行3）确保沟通协调到位4）确保会议服务质量2、做好会议接待准备3、审核会议各种文件4、发会议通知5、会场整体布局安排1）确定会场形式。2）会议座位安排会间服务1、接站 （3）2、签到与登记3、会议记录4、收集会议信息5、编发会议简报6、医疗卫生服务7、会议期间后勤服务会后工作1、安排与会人员返程2、清理会场与文件3、拟发会议纪要4、整理会议材料，立卷归档5、做好会务总结与评估6、贯彻会议精神、决议7、反馈会议精神、决议落实与实施情况其它会议形式1、 电话会议2、 视频会议3、 远程会议处理各种会议突发事件1、 人员问题2、 场地问题3、 设备问题 （4）4、 资料问题5、 健康
4、与安全问题6、 行为不当问题等 大型活动组织技巧开放活动准备1、 开放参观项目1） 组织的展览室2） 生产设备和工艺流程3） 厂区环境4） 员工教育与培训设施5） 组织的服务、娱乐、福利、卫生等设施2、 参观活动的操作流程1） 准备宣传小册子2） 放映视听材料3） 观看模型、实物4） 中途休息服务5） 赠送纪念品6） 征求意见大型庆典活动1、 开业典礼1）做好舆论宣传工作 （5）2）做好来宾邀请工作3）做好场地布置工作4）做好接待服务工作5）做好礼品馈赠工作2、开业典礼程序1）迎宾2）宣布典礼开始3）致贺词4）致答词5）揭幕6）参观、迎接首批顾客周年庆典活动举办展览活动1、 举办展览活动目的2、 展览活动的组织与实施1） 准备阶段2） 展览阶段3） 结束阶段信息发布会1、 会前准备1） 确定信息发布会主题2） 选定信息发布会时机 63） 确定信息发布会地点 4） 确定邀请对象5） 选择发布会主持人与发言人6） 准备会议材料2、 信息发布会程序1） 签到，分发会议材料2） 宣布会议开始，发言人讲话3） 回答记者提问，事先要做好充分准备4） 接受重点采访5） 会后了解新闻界反映大型团队旅行活动宴请活动 （7）
