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1、如何编制岗位说明书一、岗位工作分析岗位工作分析也就是岗位分析，即是指对某工作进行完整的描述或说明，以便为人力资源管理活动提供有关岗位方面的信息，从而进行一系列岗位信息的收集、分析和综合的人力资源管理的基础性活动。很多企业由于缺乏准确的工作说明而付出了很大的代价，结果导致了很多人力资源工作缺乏针对性，难以开展。那么如何制订岗位工作说明书呢？岗位分析要从以下八个要素开始着手进行分析，即（7W1H）：WHO：谁从事此项工作，责任人是谁，对人员的学历及文化程度、专业知识与技能、经验以及职业化素质等资格要求。WHAT：在雇员要完成的工作任务当位中，哪些是属于体力劳动的范畴、哪些又是属于智力劳动的范畴呢？
2、WHOM：为谁做，即顾客是谁。这里的顾客不仅指外部的客户，也指企业内部的员工，包括与从事该工作的人有直接关系的人：直接上级、下级、同事、客户等。WHY：为什么做，即工作对从事该岗位工作者的意义所在。WHEN：工作任务应该被要求在什么时候完成呢？WHERE：工作的地点、环境等。Whatqualificatiaons：从事这项工作的雇员应该具备哪些资质条件呢？HOW：如何从事或者要求如何从事此项工作，即工作程序、规范以及为从事该工作所需要的权利。岗位工作分析是一项复杂的系统工程，企业进行岗位工作分析，必须统筹规划，分阶段、按步骤地进行。进行岗位工作分析通常使用的方法有：问卷调查、总结分析、员工记录
3、、直接面谈、观察法等方法。有了岗位工作分析的结果以后，我们就可以着手制定岗位工作说明书了。二、岗位工作说明书也称岗位说明书，是表明企业期望员工做些什么、员工应该做些什么、应该怎么做和在什么样的情况下履行职责的总汇。岗位工作说明书最好是根据公司的具体情况进行制定，而且在编制时，要注意文字简单明了，并使用浅显易懂的文字填写；内容要越具体越好，避免形式化、书面化。另外，在实际工作当中，随着公司规模的不断扩大，岗位说明书在制定之后，还要在一定的时间内，有必要给予一定程度的修正和补充，以便与公司的实际发展状况保持同步。而且，岗位工作说明书的基本格式，也要因不同的情况而异，但是大多数情况下，岗位说明书应该
4、包括以下的主要内容：1.岗位基本资料：包括岗位名称、岗位工作编号、汇报关系、直属主管、所属部门、工资等级、工资标准、所辖人数、工作性质、工作地点、岗位分析日期、岗位分析人等等。2.岗位分析日期：目的是为了避免使用过期的岗位说明书。3.岗位工作概述：简要说明岗位工作的内容，并逐项加以说明岗位工作活动的内容，以及各活动内容所占时间百分比，活动内容的权限；执行的依据等。4.岗位工作责任：包括直接责任与领导责任（非管理岗位则没有此项内容），要逐项列出任职者工作职责。5.岗位工作资格：即从事该项岗位工作所必须具备的基本资格条件，主要有学历、个性特点、体力要求以及其他方面的要求。岗位说明书是指对对岗位工作
5、的性质、任务、责任、环境、处理方法以及对岗位工作人员的资格条件的要求所做的书面记录。它是根据岗位分析的各种调查资料，加以整理、分析、判断所得出的结论，编写成的一种文件，是岗位工作分析的结果。此外，有必要注意的是，岗位工作说明书的内容，可依据岗位工作分析的目标加以调整，内容可繁可简。岗位工作说明书的外在形式，是根据一项工作编制一份书面材料，可用表格显示，也可用文字叙述。编制岗位工作说明书的目的，是为企业的招聘录用、工作分派、签订劳动合同以及职业指导等现代企业管理业务，提供原始资料和科学依据。岗位工作说明书一般由人力资源部门统一归档管理。尔后，岗位工作说明书的编写，也并不是一劳永逸的工作。实际中，
6、当企业组织系统内经常有出现职位增加、撤消的情况，更常见的情形便是岗位的某项工作职责和内容的变动，甚至于每一次工作信息的变动，都应该要求及时记录在案，并迅速反映到岗位工作说明书的调整之中。在遇到岗位工作说明书要加以调整的情况下，一般由岗位所在部门的负责人，向人力资源部提出申请，并填写标准的岗位说明书修改表，由人力资源部门进行信息收集，并对职位说明书做出相应的修改。三、岗位说明书的填写岗位说明书的格式可以是多种多样的，关键是要在使用了统一格式的岗位说明书后，应该用准确、简洁的语言，将上述的五大部份全部或主要部份加以表述，以便形成规范、准确、使用方便的管理文件。众所周知，不同的企业和组织都有各自特点
7、和急需解决的问题。有的是为设计培训方案，提高员工的技术素质；有的是为了制定更切合实际的奖励制度，调动员工工作的积极性；还有的是为根据工作要求，改善工作环境、提高安全性。因此，这些企业和组织所要进行的岗位工作分析的侧重点就不一样。可一般来说，岗位工作分析主要包括两方面的内容：（一）岗位描述岗位描述就是确定岗位工作的具体特征。它包括以下几个方面的内容：1、岗位名称。即指岗位所从事的是什么工作。2、岗位活动和程序。包括所要完成的工作任务、工作职责、完成工作所需要的资料、机器设备与材料、工作流程、工作中与其他工作人员的正式联系以及上下级关系。3、工作条件和物理环境。包括正常的温度、适当的光照度、通风设
8、备、安全措施、建筑条件，甚至工作的地理位置。4、社会环境。包括工作团体的情况、社会心理气氛、同事的特征及相互关系、各部门之间的关系等。此外，应该说明企业和组织内以及附近的文化和生活设施。5、职业条件。由于人们常常根据职业条件来判断和解释职务描述中的其它内容，因而这部分内容特别重要。职业条件说明了工作的各方面特点：工资报酬、奖金制度、工作时间、工作季节性、晋级机会、进修和提高的机会、该工作在本组织中的地位以及与其它工作的关系，等等。（二）岗位要求岗位要求说明了从事某项工作的人所必须具备的知识、技能、能力、兴趣、体格和行为特点等心理及生理要求。制定工作要求的目的是决定重要的个体特征，以此作为人员筛
9、选、任用和调配的基础。岗位要求包括：有关工作程序和技术的要求、独立判断与思考能力、记忆力、注意力、知觉能力、警觉性、操作能力（速度、准确性和协调性）、工作态度和各种特殊能力要求。岗位要求还包括文化程度、工作经验、生活经历和健康状况等。岗位要求可以用经验判断的方法获得，也可以通过统计分析方式来确定。基于以上岗位分析的基础理论，是从大的方面加以分析出岗位说明书的成果。若根据某公司职（岗）位说明书的描述，再加以细化分析，具体可从以下几个方面进行考虑：1、岗位基本信息岗位基本信息也称为工作标识。包括岗（职）位名称、岗位编号、姓名、所属部门、直接上级、职等职级、定员等。2、工作内容描述这是最主要的内容，
10、此栏详细描述该职位所从事的具体的工作，应全面、详尽地写出完成工作目标所要做的每一项工作，包括每项工作的综述、活动过程、工作联系和工作权限。同时，在这一项中还可以同时描述每项工作的环境和工作条件，以及在不同阶段所用到的不同的工具和设备。3、任职资格（1）教育背景此项填写从事该职位目前应具有的最低学历要求。在进行工作分析时，经常有这样的情况：某职员是一位有多年工龄、经验丰富的高中学历的员工，但他的教育背景显然不能代表所需要的教育水平。在确定教育背景时应该考虑，如果让一位新员工来工作，他最低应是什么学历，而不一定是当前在职员工的学历。（2）经验：此项反应从事该职位之前，应具有的最起码的工作经验要求，
11、一般包括两方面，一是专业经历要求，即相关的知识经验背景；另一个需要的是本组织内部的工作经历要求，尤其针对组织中的一些中、高层管理职位。（3）技能要求：此项反映从事该职位应具有的基本技能和能力。某些职位对专业技能要求较高，没有此项专业技能就无法开展工作。而另一些职位相比之下则对某些能力要求更为明确。（4）个性特质：指从事该岗位通常需要从业人员具备何种性格特征。（5）培训经历：此栏反映从事该职位前，应进行的基本的专业培训，否则将不允许上任或不能胜任工作。具体是指员工在具备了教育水平、工作经验、工作技能之后，还必须经过哪些培训。（6）其它：例如反映该岗位通常表现的工作特性，在流水线上可能需要三班倒；
12、在高科技企业中需要经常加班；建筑施工人员经常出差；一般管理人员则正常上下班等。4、责权范围（1）责任：指此项工作所担负的职责和应当按时完成的任务。（2）权力：一定的工作岗位要承担一定的责任，必须要有相映成趣的人、财、物上的支配权力。岗位说明书的制定流程一、确定公司的组织架构和各部门的职能职责（参照“职能部门职责模板”）二、根据各部门的职能职责，确定各部门的岗位分级标准和具体的岗位名称三、针对各岗位进行职务分析l定义：包括工作分析（采用一定的方式，将工作分解为若干要素）和工作评价（依据工作分析的结果，按照一定的标准，对工作的性质、强度、责任、复杂性及所需的资格条件等因素的程度差异，进行综合评价的
13、活动）。l作用：人事管理工作的基础，是企业进行人员招聘的一个重要依据；职务分析为每一项工作提供的信息有：Who,What,Whom,Why,When,Where,How,Howmuch8个要素Who：谁从事此项工作，责任人是谁，对人员的学历和教育背景、专业知识与技能、经验以及职业化素质等资格要求；What：做什么，即工作内容是什么，负什么责任；Whom：为谁做，即顾客是谁，这里的顾客是指与从事该职务的员工有直接关系的人（包括上级、下级、同事）；Why：为什么做，即职务对其从事者的意义所在；When：工作的时间要求；Where：工作的地点、环境等；How：如何从事此项工作，即工作的程序、规范以及
14、为从事该职务所需的权力；Howmuch：为此项职务所需支付的费用、报酬。l职务分析要求收集的信息内容：工作名称；工作规范（工作任务、工作责任、工作关系和劳动强度）；工作环境（物理环境和安全条件）；人员任职资格条件。四、制定职务说明和职务规范职务说明：陈述工作任务和职责的文件。应切题而准确，简要说明期望员工做什么、应该做什么，应怎么做和在什么情况下履行职责；工作说明的内容根据使用目的的不同而有所变化，主要包括：l应履行的主要职责l在各项职责上所耗费时间的百分比l应达到的业绩标准l工作条件和可能产生的危险l完成工作的人数和接受其汇报的人数l工作中使用的机器和设备制定职务说明l（1）工作识别：包括工
15、作名称、部门、汇报关系和工作编号；一个好的工作名称将很接近工作内容的性质，并能把一项工作与另一项工作区别开来；不好的工作名称常使人产生误解，例如行政秘书、经理助理，其职责因组织的不同而不 同；l（2）工作分析日期：便于发现是否由于工作发生变化而使工作说明过时l（3）工作概要：用一段简短的文字陈述工作内容l（4）履行职责制定职务规范l指规定从事某项工作的人必须具备的最基本的资格条件的文件l主要包含：学历要求、工作经历、技能水平、个性特点及体格能力l工作规范常常是工作说明中的一个重要部分，常合并为一种形式五、制定岗位说明书职务分析结果包括职务说明与职务规范。一般情况下，可以用岗位说明书的方式来表述职务分析结果。岗位说明书应包括以下内容：1、职务概况，包括职务的名称，所属部门、等级，汇报关系，职务编号。2、职务分析日期，目的是为了避免使用过时的职务说明文件。3、职务职责，说明本职务的工作任务、培训、指导、服务、计划、沟通等方面的职能以及各种责任。4、任职资格，即从事该项职务必须具备的基本资格条件，主要有学历（文化程度及所学专业）、年龄、相关经历、个性特点、能力、基本技能、知识要求、其他特殊条件等。六、对岗位说明书进行修订为确保职务说明和职务规范的正确、清楚、易理解，应交由管理者和员工检查一遍，有助于获得对职务分析结果的认可和接受，并根据有关建议和意见，对岗位说明书进行修订。
