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1、第二节 时间管理与日程安排,本节要点,三、本节小结,二、日程安排,一、时间管理,四、技能训练,时间管理的好坏直接决定着秘书的工作效率和工作前景，秘书应学习先进的时间管理理论，从而为自己的个人发展奠定好良好的基础。,周一上班，秘书小周需要完成以下工作。她迅速地开始逐一工作，搞的手忙脚乱，临近下班时间，仍有部分工作没有完成。1、给某客户打电话，与对方联系你的上司下周四将与他约会的事宜；2、为下午部门经理会议所要讨论的报告复印每人一份（8人，每份10页）及会议日程表；3、向人力资源部门写报告，申请今年的休假日；4、复印一份将给某客户的答复信以备存，原件邮寄给对方；5、拆封、分类和传递今天收到的邮件；
2、6、布置下午要使用的会议室，准备茶水和咖啡；7、为上司预订周末去天津的火车票（北京出发）；8、将财务部新发的办公经费报销规定复印一份备存，原件放置文件传阅夹中个部门同事传阅；9、在做这些事情的同时，她还接待了3位访客、接应电话等事宜。,案例分析,一、时间管理,（一）时间管理的陷阱（二）跨越时间陷阱（三）ABC时间管理法,（一）时间管理的陷阱,1、猪八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里2、不好意思拒绝别人 3、“反正时间还早”拖延 4、文件满桌病5、喋喋不休的“电话粥”6、源源不断的信息,1.猪八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里,没时间做计划工作是程序化，规律化，根本没必要做计划计划常常被打断 不喜欢被计划束缚“
3、船到桥头自然直”,建立明确的目标并排列好先后顺序，制定出十年以上的长期目标、五年时十年的中期目标和一至五年需实现的短期目标。特别是每天抽出一定时间列出一天计划。,2.不好意思拒绝别人,接受请托比拒绝更容易拒绝请托会触怒请托者从而导致请托者报复我想做一个广受爱戴的人我不懂得如何拒绝,3“反正时间还早”拖延,帕金森定律工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。时间管理陷阱隐含着你可以为一项工作安排过多的时间，如果你给自己安排了充裕的时间从事一项活动，你会放慢你的节奏以使用掉所有分配的时间。,4文件满桌病,安全感犹豫的个性半途而废的工作习惯个人的喜好,5喋喋不休的“电话粥”,不分优先顺序打电话没有充分准备
4、就打重要电话电话的谈话离题与喜欢的人打电话，容易失去对时间的控制,6源源不断的信息,纸张的形式：邮件、传真、备忘录、报纸、杂志、期刊、报告电子的形式：电子邮件、互联网声音的形式：面谈、电视、广播、电话,（二）跨越时间陷阱（返回）,要事第一（ABC法则，大石头理论）以最终的结果来开始行动（以终为始）学会说“NO！”办公桌上的清理运动 恰当、有效地使用电话筛选信息,把办公室变成一个省时工作站。对于自己的办公场所，要精心安排，寻找最佳布局和途径。,（三）ABC时间管理分类法（重点分类法）,1、分类法的基本原理事务80%的价值集中在20%的组成部分中，即表现为“关键的少数、次要的多数”把80%的时间用
5、于20%的工作中（柏拉图法则）2、列表分析ABC时间管理分类 见表2-13、确定ABC工作的先后顺序4、判断工作的有效性、重要性、关键性、创造性和迫切性,5、实行ABC时间管理方法的步骤A 独处。把应做的工作列出清单B 归类 把清单上的工作分为特殊工作和日常工作C 分析 三类D 填写分类表E 实施 全力以赴投入A类，直到完成或预计完成再转入B类。C类可以忘掉，如果有人追问，把其纳入B类。F 每天坚持如上步骤,二、日程安排,（一）日程安排的内容（二）日程安排的基本要求（三）日程安排的形式（四）日程安排的注意事项（五）日志系统,、各种接待、约会。、商务旅行活动。、参加各类会议。、到车间进行实地检查
6、或指导。、组织的各类重大活动的安排。、领导私人活动的安排。,（一）日程安排的内容,（二）日程安排的基本要求,1、统筹兼顾 2、安排规范3、效率原则 4、突出重点(ABCD法则)5、留有余地 6、适当保密7、事先同意,（三）日程安排的形式,1、年预定表、2、月预定表、3、周预定表、4、日预定表（日程表）,年预定表（未完）,月 预 定 表（未完）,周预定表（未完）22日(一)28日(日),（四）日程安排的注意事项,以记叙、说明为主要表达方式。编写要留有余地。所有日程安排都要应按领导的意思去办。活动与活动之间要有一定的间隙时间。要认真核查日程表，以提高工作效率。是否已处理完工作，一般都应注明结果。,
7、（五）日志系统,1、日志概述 日志是根据周计划表写出的一天时间内组织领导活动计划。一般分为两种类型：纵以时间为线索;横以事务为线索。,2、日志的方法,（1）手工填写的工作日志（一本为上司用，另一本为自己用）,工作日志通常两本：上司使用；自己使用,使用工作方法：1、提前了解，当日一早再次确定补充2、在自己日志上标明当日应完成的任务3、输入信息，先用铅笔，确认后用水笔正式标明，还可使用不同色彩4、信息完整（时间、地点、姓名、联络）5、当日出现情况变化，立即更新日志，并告知上司出现的变化6、上司日志变化的同时，更改自己的日志，做好更变的善后工作7、自己的日志要标明上司活动的准备工作，逐项落实8、协助
8、和提醒上司执行日志计划,注意事项,秘书日志比上司日志更为细、详、准、繁若有突发事件，立即更改，不得缓误，并上传下达预有足够的时间来安排会议,3、上司工作日志的内容,（1）上司在单位内部参加的会议、活动（要记录清楚时间、地点、内容）（2）内部接待的来访者（要记录清楚姓名、单位详情、约会时间）（3）单位外部参加会议、活动、约会（要记录清楚时间、地点、细节、联络方式）（4）个人的安排（看病）（5）私人的信息（亲属生日）,注意事项,所有日程安排，均由上司的意向决定，高级秘书的任务是使其规范化、系统化表格化。每周每日的工作活动都不能排得太满，要留出适当的空隙，以便安排临时性工作，同时要考虑上司的习惯，留
9、出其处理日常公务的时间。两项活动之间要留出适当的间隔，尤其对外出的活动，一定要给上司留出足够的路途上所需的时间。,4、秘书日志内容,包含上司日志内容上司各项工作活动的准备事宜上司交办的工作自己职责中应作的工作（撰写总结、值班）,工作日志总经理秘书日志（表2-3）,5、日志的变更,原定结束时间延长超时追加紧急的或新添的项目项目的时间调整、变更项目的终止或取消注：应尽量想办法将日程安排的变更限制在最小的范围,针对变更，秘书应注意,1、安排活动之间要留10-15分钟左右的时间间隙2、项目调整，应遵循先急重后轻缓的原则3、变更后，做好通知、说明原由，防止误解4、检查变更后的日志，不要漏记和不作修改,注
10、意事项,1、确保上司日志信息的保密，只给上司授权的人查阅2、保持两本工作日志的一致和准确3、应熟悉上司工作习惯和约会时间的长短，每天最早和最晚可安排约会的时间，以便安排的约会符合要求4、熟悉上司用餐和休息的时间，以便避开上司的休息,秘书和上司的时间管理非常重要，秘书要学会判断事情的重要程度并据此安排上司和自己的时间。,本节小结,技能训练,技能训练一技能训练二技能训练三,2006年6月5 日（下周三）公司总部副总裁王明一行五人将来我公司视察。视察内容包括：听本公司领导叙职（上午9：00-11：00在公司主楼第二会议室）中午11：30-12：30在公司宾馆餐厅海王星厅就餐，我公司陪同人员有我公司经
11、理、副总经理（共二人）、办公室主任、公关部部长，经理秘书纪颖，共6人；出席本公司科技人员获国家科技奖表彰大会（15：2016：20在本公司礼堂举行，下午13：3015：00）；检查实验大楼的建设情况（15：2016：20在工地现场）；晚餐在17：0019：00举行（地点同中午）。请列出工作日志。,技能训练 一,工作日志 2005年4月15日 星期三,技能训练二：请你帮助天地公司的秘书钟苗,为她的上司制定一份会议时间表,天地公司销售部经理第三季度会议较多,七月的前两周要在上海开会;八月的第二周要去香港参加5天会议;每月的最后一个星期五上午是销售部固定的部门会议;八月最后一个星期三要参加公司的办公
12、会议,七月的第三周星期二要在公司开销售会议,传达上海会议精神,八月第一周的星期一还要面试三个营销员;九月的前两周希望安排休假,第二季度会议时间表（2005.79）,你的上司明天要完成以下工作：上午八点半参加公司中层以上管理干部会议；从外地来的老客户朱先生要求与上司见面，并已经订好明天下午5点半回去的火车票，有几份文件需要他亲自批阅，他的老上司明天将约几位老部下聚餐，地点是荣华富贵，其他还有一些日常性的工作也需要他处理。,你的上司到A市考察经济开发取的建设情况，明天上午九点的飞机，你需要安排司机罗师傅送一下飞机，正点到达A市机场的时间是上午11点10分，需要通知A是经济开发区办公室接一下机。下午
13、去经开区贸易办了解当地商业连锁企业的分布情况。另外，你的上司是北方人，不习惯麻辣食物，另外，他还在发烧需要在当地医院打一下点滴。,技能训练三：制订一周工作时间规划,训练任务与要求：1.根据背景资料提供的事件清单中各种事件划分不同的优先级，按优先级重新排序。2.根据这些事件的重新排序，制定一周的时间表，并将表制作成WORD文档。3.编好时间表后，回答下列问题哪些事件最优先，为什么？哪些事情放弃不做，为什么？,假设现在是周日晚，你要计划未来五天的日程，面前是这五天要做的事情：1.你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生。2.周六是一个好朋友的生日，你还没有买礼物和生日卡。3.你有好几个月没有回家，也没有打
14、电话或写信。4.有一份夜间兼职不错，但你必须在周二或周三晚上去面试（19点以前），估计要花1小时。back,5.明晚8点有个一小时长的电视节目，与你的工作有密切关系。6.明晚有一场演唱会。7.你在单位图书馆借的书明天到期。8.外地一个朋友邀请你周末去玩，你需要整理行李。9.你要在周五交计划书，之前要把它复印一份。back,10.明天下午2点到4点有一个会议。back11.你欠某人200元钱，他明天也将参加那个会议。12.你明天早上从九点到十一点要听一场讲座。13.你的上级留下一张便条，要你尽快与他见面。14.你没有干净的内衣，一大堆脏衣服没有洗。,15.你想好好洗个澡。16.你的老板负责的项目
15、小组将在明天下午六点整开会，预计一小时，你需要参加。17.你身上只有20块钱，需要取钱。18.大家明天晚上聚餐。19.你错过了周五的例会，要在周五之前复印一份会议记录。20.这个星期有些材料没有整理完，要在下周一之前整理好，需要2小时。back,21.你收到一个朋友的来邮一个月了，没有回信，也没有打电话给他。22.周一早上要作一个简报，预计准备简报要花费15个小时时间，而且只能用业余时间。23.你邀请恋人后天晚上来你家烛光晚餐，但家里什么吃的都没有。24.下周二，你要参加一次业务考试。注：你每天上班时间为8点到18点，含往来交通时间，中午有一小时休息时间。（back）,1、最孤独的时光，会塑造
16、最坚强的自己。2、把脸一直向着阳光，这样就不会见到阴影。3、永远不要埋怨你已经发生的事情，要么就改变它，要么就安静的接受它。4、不论你在什么时候开始，重要的是开始之后就不要停止。5、通往光明的道路是平坦的，为了成功，为了奋斗的渴望，我们不得不努力。6、付出了不一定有回报，但不付出永远没有回报。7、成功就是你被击落到失望的深渊之后反弹得有多高。8、为了照亮夜空，星星才站在天空的高处。9、我们的人生必须励志，不励志就仿佛没有灵魂。10、拼尽全力，逼自己优秀一把，青春已所剩不多。11、一个人如果不能从内心去原谅别人，那他就永远不会心安理得。12、每个人心里都有一段伤痕，时间才是最好的疗剂。13、如果
17、我不坚强，那就等着别人来嘲笑。14、早晨给自己一个微笑，种下一天旳阳光。15、没有爱不会死，不过有了爱会活过来。16、失败的定义：什么都要做，什么都在做，却从未做完过，也未做好过。17、当我微笑着说我很好的时候，你应该对我说，安好就好。18、人不仅要做好事，更要以准确的方式做好事。19、我们并不需要用太华丽的语言来包裹自己，因为我们要做最真实的自己。20、一个人除非自己有信心，否则无法带给别人信心。21、为别人鼓掌的人也是在给自己的生命加油。22、失去金钱的人损失甚少，失去健康的人损失极多，失去勇气的人损失一切。23、相信就是强大，怀疑只会抑制能力，而信仰就是力量。24、那些尝试去做某事却失败
18、的人，比那些什么也不尝试做却成功的人不知要好上多少。25、自己打败自己是最可悲的失败，自己战胜自己是最可贵的胜利。26、没有热忱，世间便无进步。27、失败并不意味你浪费了时间和生命，失败表明你有理由重新开始。28、青春如此华美，却在烟火在散场。29、生命的道路上永远没有捷径可言，只有脚踏实地走下去。30、只要还有明天，今天就永远是起跑线。31、认真可以把事情做对，而用心却可以做到完美。32、如果上帝没有帮助你那他一定相信你可以。33、只要有信心，人永远不会挫败。34、珍惜今天的美好就是为了让明天的回忆更美好。35、只要你在路上，就不要放弃前进的勇气，走走停停的生活会一直继续。36、大起大落谁都
19、有拍拍灰尘继续走。37、孤独并不可怕，每个人都是孤独的，可怕的是害怕孤独。38、宁可失败在你喜欢的事情上，也不要成功在你所憎恶的事情上。39、我很平凡，但骨子里的我却很勇敢。40、眼中闪烁的泪光，也将化作永不妥协的坚强。41、我不去想是否能够成功，既然选了远方，便只顾风雨兼程。42、宁可自己去原谅别人，莫等别人来原谅自己。43、踩着垃圾到达的高度和踩着金子到达的高度是一样的。44、每天告诉自己一次：我真的很不错。45、人生最大的挑战没过于战胜自己！46、愚痴的人，一直想要别人了解他。有智慧的人，却努力的了解自己。47、现实的压力压的我们喘不过气也压的我们走向成功。48、心若有阳光，你便会看见这
20、个世界有那么多美好值得期待和向往。49、相信自己，你能作茧自缚，就能破茧成蝶。50、不能强迫别人来爱自己，只能努力让自己成为值得爱的人。51、不要拿过去的记忆，来折磨现在的自己。52、汗水是成功的润滑剂。53、人必须有自信，这是成功的秘密。54、成功的秘密在于始终如一地忠于目标。55、只有一条路不能选择那就是放弃。56、最后的措手不及是因为当初游刃有余的自己57、现实很近又很冷，梦想很远却很温暖。58、没有人能替你承受痛苦，也没有人能抢走你的坚强。59、不要拿我跟任何人比，我不是谁的影子，更不是谁的替代品，我不知道年少轻狂，我只懂得胜者为。60、如果你看到面前的阴影，别怕，那是因为你的背后有阳
21、光。61、宁可笑着流泪，绝不哭着后悔。62、觉得自己做得到和做不到，只在一念之间。63、跌倒，撞墙，一败涂地，都不用害怕，年轻叫你勇敢。64、做最好的今天，回顾最好的昨天，迎接最美好的明天。65、每件事情都必须有一个期限，否则，大多数人都会有多少时间就花掉多少时间。66、当你被压力压得透不过气来的时候，记住，碳正是因为压力而变成闪耀的钻石。67、现实会告诉你，不努力就会被生活给踩死。无需找什么借口，一无所有，就是拼的理由。68、人生道路，绝大多数人，绝大多数时候，人都只能靠自己。69、不是某人使你烦恼，而是你拿某人的言行来烦恼自己。70、当一个人真正觉悟的一刻，他放弃追寻外在世界的财富，而开始
22、追寻他內心世界的真正财富。71、失败并不意味你浪费了时间和生命，失败表明你有理由重新开始。72、人生应该树立目标，否则你的精力会白白浪费。73、山涧的泉水经过一路曲折，才唱出一支美妙的歌。74、时间告诉我，无理取闹的年龄过了，该懂事了。75、命运是不存在的，它不过是失败者拿来逃避现实的借口。76、人总是在失去了才知道珍惜！77、要铭记在心：每天都是一年中最美好的日子。78、生活远没有咖啡那么苦涩，关键是喝它的人怎么品味！每个人都喜欢和向往随心所欲的生活，殊不知随心所欲根本不是生活。79、别拿自己的无知说成是别人的愚昧！80、天空的高度是鸟儿飞出来的，水无论有多深是鱼儿游出来的。81、思想如钻子
23、，必须集中在一点钻下去才有力量。82、如果我坚持什么，就是用大炮也不能打倒我。83、我们要以今天为坐标，畅想未来几年后的自己。84、日出时，努力使每一天都开心而有意义，不为别人，为自己。85、有梦就去追，没死就别停。86、今天不为学习买单，未来就为贫穷买单。87、因为一无所有这才是拼下去的理由。88、只要我还有梦，就会看到彩虹!89、你既认准这条路，又何必在意要走多久。90、尽管社会是这样的现实和残酷，但我们还是必须往下走。91、能把在面前行走的机会抓住的人，十有八九都会成功。92、你能够先知先觉地领导产业，后知后觉地苦苦追赶，或不知不觉地被淘汰。93、强烈的信仰会赢取坚强的人，然后又使他们更坚强。94、人生，不可能一帆风顺，有得就有失，有爱就有恨，有快乐就会有苦恼，有生就有死，生活就是这样。95、好习惯的养成，在于不受坏习惯的诱惑。96、凡过于把幸运之事归功于自我的聪明和智谋的人多半是结局很不幸的。97、如果我们一直告诫自己要开心过每一天，就是说我们并不开心。98、天气影响身体，身体决定思想，思想左右心情。99、不论你在什么时候结束，重要的是结束之后就不要悔恨。100、只要还有明天，今天就永远是起跑线。,
