房地产公司行政事务管理手册（原稿2） .doc

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1、表6燃油效率及耗油量结算表车号： 司机： 结算日期： 月 日本车耗油标准 公里/公升本 月 行 驶 公里 耗 油 量 公升已 报 油 量 公升应 补 油 量 公升 上月结存 公升本月领油 公升本月耗油 公升本月结存 公升总务经办： 司机：表7行驶事故处理报告书驾驶人姓名车种登记号码事故报告日期底盘号码对事故的处理及解决方法损坏额（A）对人赔偿额对物赔偿额治 疗 费自车修理费尽心机回收保险金（B）自 赔（A）（B）自 由其他事项（参考）事故照片（照片多时，另纸贴上提出）510 办公用品管理制度10 目的为规范办公用品的管理,特制订本制度。20 办公用品种类本制度称办公文具分为消耗品、管理消耗品及

2、管理品三种：21 消耗品：铅笔、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、笔记本、复写纸、卷宗、标签、便条纸、信纸、橡皮擦、夹子、打印油、原子笔、书钉等。22 管理消耗品：签字笔、白板笔、荧光笔、涂改液、电池等。23 管理品：剪刀、美工刀、钉书机、打孔机、大型机、大型削笔器、算盘、钢笔、打码机、姓名章、日期戳、计算机、印泥、打印台等。工程部专用办公用具：圈尺、靠尺、米尺、小铁锤、计算器等。30 办公用品的管理办法31 办公用品分为个人领用与部门领用两种。“个人领用”系个人使用保管用品，如圆珠笔、橡皮；“部门领用”系本部门共同使用用品如打孔机、大型钉书机、打码机及工程部专用办公具。 32

3、消耗品可依据历史记录（如以过去半年耗用平均数）、经验法则（估计消耗时间）设定。33 领用管理基准（如圆珠笔每月发放一支），并可随部门或人员的工作调整发放时间。34 管理消耗品文具应限定人员使用，自第三次发放起，必须以旧品替换新品，但消耗品不在此限。35 管理性办公用品列入移交，如有故障或损坏，应以旧品换新品，如遗失应由个人或部门赔偿或自购。36 办公用品的申请应于每月二十五日由各部门提出“办公用品申请单”，交办公室统一采购，次月一日发放。但管理性办公用品的请领不受上述时间限制。37 每部门设立“办公用品领用记录卡”一张，由部门内勤员统一保管，于办公用品领用时分别登记，并控制文具领用状况。38

4、办公用品严禁取回家私用。39 办公室可向办公用品批发商采购，必需品、采购不易或耗用量大者应酌量库存，特殊办公用品办公室门无法采购者，可以经办公室门同意授权各部门自行采购。310 新进人员到职时由各部门提出办公用品申请，向办公室请领办公用品，并列入领用卡，人员离职时，应将剩余办公用品一并缴交办公室。311 印刷品（如信纸、信封、表格）除各部门特殊表单外，其印刷、保管均由办公室统一印刷、保管。需求计划各部门表1汇 总办公室办公用品管理流程图表2审核批准No 总经理表3Yes采购员采 购验 收 保 管表4领 用办公室各部门办公用品需求计划表部门： 月份：个人领用类（每人每月50元）业 务 领 用 类

5、办公用品名称部门单价数量金额办公用品名称部门单价数量金额小 计小 计预算金额： 部门主管： 经理： 制表：办公用品申请单 年 月 日品名数量姓名备 注部门领用合 计部门： 主管： 申请人：办公用品请购单财管字第 号填单日期 年 月 日财产名称规格用途单位数量需用日期估计价值签注请购部门负责人意见：年 月 日办公室主任意见：年 月 日总经理批准：年 月 日办公室用品领用单部门：年 月 日项次品名规格单位数量单位金额123456789101112131415合计金额保管管理部门领用部门主管经办主管经办点收办公用品盘存报告表年 月 日编号名称规格单位单价上期结存本期购进本期发放数本期结存备注数量金额

6、数量金额主管：保管员：511 公司图书管理办法10 总则11 本公司图书的管理，除另有规定外，悉依本办法办理。12 本公司图书由总务科负责管理，并于每年5月12日各清点一次。13 新购图书除按顺序编号外，应将书名、出版社名称、著作者、册数、出版日期、购买日期、金额及其他有关资料详细登记于“本公司图书馆登记总簿”并填制图书卡插放于图书之末页。14 本公司图书由总务科编制目录卡以供员查阅。15 借书人以本公司员工为限。16 辞典、珍贵图书或被指定为公共参考图书，概不得外借，但必须阅览者限于当天归还，其借还手续比照办法第十四条、十五条规定办理。17 一般书报杂志可随意阅览，阅毕应归回原处，不得擅自携

7、出公司或撕剪，但公司广告、公告及其他与业务有关资料剪贴供公司参考不在此限。18 员工所借图书，如遇清点或公务上需参考时，应随时通知收回，借书人不得拒绝。19 员工的借书分个别借书与科别借书两种，科别借书系指属某科之专用图书，由单位主管具名借用。20 借书时间、借阅期间及册数21 借书时间限办公时间内上午10点30分至11点，下午3点至3点30分，其他时间概不受理。22 借书期间一律为三星期，到期应即归还，倘有特殊事由需续借者，务必办理续借手续，但以续借一次为限。23 借书册数以四册为限。24 科别借书期间与册数不受前二条的限制，遇调（离）职应将借用图书全部归还。30 借还书手续31 员工欲借书

8、应先查阅图书目录卡片，填写借阅单，持单向管理员取书，管理员将图书交借书人，应先抽出图书卡，由借书人签章后，一并与借阅单妥为保管。32 员工还书时应将所借图书交予管理员收讫，管理员除将借阅单归还借书人作废外，并应将图书卡归放书内。40 罚则41 员工借出图书不得批改、圈点、画线、折角、涂写，如有破损或遗失等情况，一律照原图书版本购赔或照原价加倍赔偿。42 员工借书期限届满，经通知仍不还书者，或遇清点期而仍不还者，除未还书前应停止其借书权外，必要时并应签报议处。50 附则51 本办法未尽事宜随时呈请董事长裁决。52 本办法吃不开奉董事长核准后实施，修改时亦同。图书资料借出卡分类编号：资料名称：购入

9、价格：归档日期：借出时限：借出日期借出人归还签认图书借阅登记表 年 月 日编号书名作者出版单位金额借阅人借出日期归还日期备注512 印章管理制度10 本制度就公司内使用的印章的制度，改正与废止、管理及使用方法作出规定。20 本规定中所指印章是在公司发行名称或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。30 公司印章的制定、改记得与废止的方案由办公室主任提出。40 办公室主任必须在提出的议案中对新旧公司印章的种类、名称、形式、使用范围及管理权限作出说明。50 公司印章的刻制由办公室主任负责，更换或废止的印章应由规定的各管理人迅速交还总经理办公室主任。60 除特别需要，由办公室主任将废止印章保存三年。

10、70 公司印章散失、损毁、被盗时，各管理者应迅速向公司递交说明原因的报告书，办公室主任则应根据情况依本章各条规定的手续处理。80 办公室主任应将每个印章登入印章登记台账内，并将此台账永久保存。90 印章在公司以外登记或申报时，应由管理者将印章名称、申报年月日以及申报者姓名汇总后报办公室主任。100 公司印章的使用依照以下手续：101 使用公司或高级职员名章时应当填写“公司印章申请单”。（以下简称申请单），写明申请事项，征得部门领导签字同意后，连同需盖章文件一并交印章管理人；102 使用部门印章和分公司印章，需在申请单上填写用印理由，然后送交所属部门经理，获认可后，连同需要用印文件一并交印章管理

11、人。110 公司印章的使用原则上由印章管理人掌握。印章管理人必须严格控制用印范围和仔细检查用印申请单上是否有批准人的印章。120 代理实施用印的人要在事后将用印依据和用印申请单交印章管理人审查。同时用印依据及用印申请单上应用代理人印章。130 公司印章原则上不准带出公司，如确因工作需要，需经总经理批准，并由申请用印人写出借据并标明借用时间。140 常规用印或需要再次用印的文件，如事先与印章主管人取得联系或有关文字证明者，可省去填写申请单的手续。印章主管人应将文件名称及制发文件人姓名记入一览表以备查考。150 公司印章的用印依照以下原则进行：公司、部门名章及分公司名章，分别用于以各自名义行文时；

12、职务名称印章在分别以职务名义行文时使用。160 用印方法：161 公司印章应盖在文件正面；162 盖印文件必要时应盖骑缝印；163 除特殊规定外，盖公司章时一律应用朱红印泥；164 股票、债券等张数很多，盖章麻烦时，在得到经理批准后，可采取印刷方式。170 本规定从发布之日起实行。年月日用 印 申 请 单单 位申请日期年 月 日用印类别份 数文件名称及说明印鉴留存核准申请人印章使用登记簿盖章时间文件名称及发文号印章类别盖章次数批准单位批准人印章管理人及代行人印备注513 公司文件管理制度10 总则为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。20 文

13、件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则，全公司各类文件由办公室归口管理。30 收文的管理31 公文的签收311 凡来公司公启文件（除公司领导订启的外）均由收发员登记签收（由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外）后分别交办公室机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均要注意检查封口和邮戳。对于口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。312 对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。32 公文

14、的编号保管321 办公室文书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件，公司领导启封后，也应交办公室办理正常手续。322 本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室文书进行登记编号保管，不得个人保存。33 公文的阅批与分转331 凡正式文件均需分别由办公室主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导（或分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要月即办。332 一般函、电、单据等，分别由办公室机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会

15、办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。333 为加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过2天（特殊情况例外）。34 文件的传阅与催办341 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。342 阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过2天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”，办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。343 阅文时不得抄录

16、全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。344 文件阅完后，应送交办公室机要秘书，切忌横传。345 办公室机要秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。346 按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由办公室机要室通知到机要室阅文。收文检查编号阅批传阅归档公启文件上级文件信封文件文号编号文件处理传阅单主管领导审阅承办部门阅办批 示拟办意见签 名收回保管收文管理程序及要求40 发文的

17、管理41 发文的规定411 全公司上报下发正式文件的权力集中于公司，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。412 各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应向公司提出发文申请，并将文件底稿交厂办审核。公司同意发文，则由公司按机构设置与业务分工统一归口以公司字发文。413 对全公司影响较大，涉及两个以上公司领导分管范围的文件，须由经理批准签发。其余文件均由分管公司领导批准签发。42 发文的范围421 凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。422 公司下发文件主要用于： 公布公司规章制度； 转发上

18、级文件或根据上级文件精神制订的公司文件； 公布公司体制机构变动或干部任免事项； 公布公司性的重大开发、项目、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定； 发布有关奖惩决定和通报； 其他有关公司的重大事项。423 公司上行文、外发文主要用于： 对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定； 同兄弟单位联系有关公司重大开发项目、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。424 在公司日常项目开发和经营管理中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管公司领导批准后，由主管业务部门书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。425 凡各业务部门如开

19、专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以简写名义用工作简讯发会议纪要。426 各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用各简写的名义对外发函（应各自编号备查），不用公司名义发文。50 文件的立卷与归档51 文件的归档范围511 凡下列文件统一分别由两办负责归档： 上级机关来文，包括上级对公司报告、申请的批复； 公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的种类计划统计、季度、年度报表等； 经理办公室、总务会、公司管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录； 公司一级组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等； 有保存

20、价值的人民来信，来访记录及处理结果； 参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报发言材料等； 上级机关领导同志来公司检查视察工作的报告、指示记录，以及公司向上级进行汇报的提纲和材料； 反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作等的音像摄制品； 公司日志和大事记； 公司向上级请求批复的文件及上报的有关材料。512 业务部门、各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档。52 立卷要求521 文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。522 立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。52

21、3 要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。524 上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆（室）移交，清单一式两份（接交单位各留存一份备查）。60 文件的销毁61 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，公司机要室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。62 经审核同意销毁的文件，应派专车分别由公司机要秘书和正（副）主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。提出申请草拟初稿修改会签批准打印清样校对印刷分发情况确定条理清楚文字简练审阅定稿文件标题发送范围印刷份数确立方案拟稿审稿发文存档发文程序及要求送发公

22、文登记簿日 期文 号收文单位文 别事 由附 件附 本回涵内容514 档案管理制度10 主要内容及适用范围规定公司办公室各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。客户档案管理执行客户档案管理制度。20 档案的管理机构21 文书结案后，原稿由公司办公室所辖档案室归档。22 各经办部门或个人视实际需要，经有关领导批准后可留存影本。23 档案室主要职责：231 制定或参与制定档案工作的规章制度；232 对企业其他部门文件材料的归档工作，进行指导和监督；233 做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作；234 做好永久性档案向有关档案机构的移交工作；235 提高档案管

23、理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。30 档案的种类31 法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。32 企业的重大决议。包括由企业股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。33 计划性文件。包括企业总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划等。34 总结性文件。包括企业年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。35 批示性文件。包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等。以及企业各类命令、工作指示等。36 凭证性文书材料。包括企业各部门上报的、在日

24、常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。37 证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。38 汇报性文书资料。包括企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。39 劳资人力资源资料。包括企业下属各部门的人力资源任命、人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。310 声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部

25、门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。311 题赠性资料。包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。312 技术性资料。包括各类工程图纸、竣工资料等。40档案管理的基本程序包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用，这九道工序是档案工作的整体，它们之间相对独立，但又相互制约。50 档案的收集。就是把分散的，以及散失到其他部门的各类档案资料，按有关规定，有计划地分别集中到档案室。其收集的主要方式是归档，即把公司活动中产生的有保存价值的各种材料，由办公室及企业下属部门和个人定期协同档案室进行整理、立卷、归档。51

26、 立卷归档的范围：凡属本标准第3条所函盖的文件资料，均应立卷归档。52 立卷归档的时间521 凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交办公室立卷归楼。522 对于某些专门文件，或驻地分散在外的个别业务部门的文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延长。53 立卷归档的要求531 各部门兼职档案员在规定的归档时间内，把整理审定完毕的档案资料，递交档案室立卷归档。532 移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。533 归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起534 立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标

27、题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，无论何金属物，填写备考表，注明保管期限。535 填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。536 立卷应以本部门形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。537 立卷应以部门为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起。538 立卷应把上级文件与本公司文件（除请示、批复外）按保管期限和文件年限分开立卷。539 立卷归档后，发现需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。5310 文件组成案

28、卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。5311 各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。5312 声像档案摄录必须详细记录事由、时间、 地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。60 档案的借阅61 档案主要供本企业利用，一般不外借。如情况特殊，外单位人员须持介绍信，并经公司领导批准，可查阅无密级档案。62 各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案，须经公司领导或原形成档案的部门领导批准，方可借阅。63 档案的借阅者应负责档案的

29、完整和完全，不得私自影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借，如有违纪，酌情处罚。64 对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采用复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必要，给复制件加盖公章，以示复制不会有误。65 必要时，档案室应对所提供档案出具证明，证明材料写好后应仔细校对和审查，加盖档案室印章后才有效。档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载，而不能对某事下结论。档案管理员不可擅自以档案资料作解释或下结论。66 档案一般不得借出档案室。如有特殊情况，可以作短期外借，最多为十天，但必须经有关

30、领导批准并办理借阅手续。如延长借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还。67 借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。70档案保密要求71 档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的政治责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。72 档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级他为绝密、机密、秘密三级。73 有密级档案只许在档案室查阅，不许带离本室。有密级档案复制时，需经公司办公室主任或副总以上领导批准。74 有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经办公室主任或副总以上领导批准。75 对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公

31、室主任鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。76 外来参观人员，统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。77 档案管理员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。78 企业在职工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，档案室审查无误签字后，才能调离。档案管理员调离，应由办公室主任监督办理，档案交接之后，方能调离。80 超期档案的销毁81对超过保存期限档案，由档案管理员登记造册，经办公室主任和档案形成部门领导共同鉴定，报分管副总批准后，按规定销毁。82 经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，

32、以免误毁。83 销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁的文件作为它用，或作废纸出售。文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。90 档案的保管档案保管工作应做到四不：不散（不使档案分散），不乱（不使档案互相混乱），不丢（档案不丢失不泄密），不坏（不使档案遭到损坏）。同时，应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提高档案的安全性，对破损档案应及时修补。文件资料管理流程图文件发行是否合格回收或销毁表1表4NoYes文件资料编制文件会审是否合格文件批准是否合格文件登记及维护表2表3表5NoNoYes表1文件修改记录表文 件 名 称文 件 编 号修订日期修 订 类 别号修订内容简要修订者增加删除异动废止表2文件更改通知单更改文件名称文件编号申请更改