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1、“信息路线图计划”的思考前言来到嘉兰图已经3个月了。对于丁总交待下来的“信息路线图计划”，我认为前一段时间确实是走了一些弯路。经过最近一段时间的思考，重新审视一下自己这段时间的工作，就“信息路线图计划”谈一下自己的一些想法。这些想法可能仍与丁总迫切需要解决的问题存在一些差距，我希望能够继续与丁总进行沟通，以保证我确实落实丁总提出的“信息路线图计划”。工业设计行业是一个知识、技术密集的行业。随着现代产品设计项目的快速发展，产品设计内容越来越复杂，设计要求越来越高，涉及的方面越来越广。为了适应现代工业设计发展的要求，嘉兰图必须在快速响应和快速增长来适应现代工业设计的要求。能否实现公司信息与知识的快
2、速交流，丰富员工的知识，成为嘉兰图能否继续保持快速发展的瓶颈。为了打破嘉兰图发展的瓶颈，丁总提出了嘉兰图信息路线图计划，该计划主要是通过建立企业信息交流和知识管理平台，为实现公司内部信息与知识交流的顺畅，方便员工学习，为嘉兰图的发展在信息交流方面实现可靠保障。一、信息路线图计划主要功能信息路线图计划可以很好的解决信息交流和知识共享的问题，我个人希望利用现有的技术手段实现以下功能：1、一个能够处理海量知识的知识仓库平台。企业存在海量的文档资料、报表、情报、业务数据等各类内外部知识，这些知识通常由结构化、非结构化或混合结构构成，需要有一个知识仓库平台，能够高效的存储这些知识，并提供灵活的处理和访问
3、它们。2、一个易用的知识学习平台。员工的成长更多依靠不断的知识更新与学习，网上学习将大大缩短员工与企业新知识、新规范之间的距离，快速提高员工的岗位技能和自身素质。3、一个强大的知识发现工具。随着知识管理应用的深入，知识积累越来越多，如何在浩瀚的知识海洋中及时发现所需的知识则是对系统的又一要求，系统需要具有强大的搜索工具，实时知识的快速定位与获取。4、一个实时的协同工作平台。知识共享程度直接影响知识的价值，需要一个能够即时通信、快速分享的基础设施，以实现企业的业务活动、管理活动产生的知识在部门、个人之间进行及时高效、有序可控、全程共享的沟通和处理。5、一个个性化的知识访问门户。企业的知识门类繁多
4、，如何将合适的知识在合适的时间以合适的方式传递给合适的人则是系统建设的关键，系统应具有人性化设计，能够根据不同员工的需要进行知识内容组合，方便员工的快捷获取，同时具有完善的安全控制，让合适的人访问合适的知识。6、一个良好的组织文化管理平台。知识管理与企业文化密不可分，提供一个开放的企业文化环境，将有助知识的传播与创新，并不断促进企业文化的发展。同时通过虚拟环境打破地域、时域的限制，增进领导与员工、员工与员工间的直接沟通机会。当然了，这些功能是否实现，如何实现需要公司在投入方面作一定的考虑。就目前而论，如果公司请专业公司开发一套完善的OA系统，完全可以实现上面功能，但开发一套上述的一套系统经我测
5、算至少需要30万RMB以上的资金，对公司资金又较大的压力。目前，我正在以丁涛讨论采用IBM Lotus Domino/Notes 软件为蓝本，作一定的二次开发来实现，需要投入的资金相对会小很多。技术难度有多大，另外在讨论。二、公司的现状及需要解决的问题经过一段时间的观察，就如丁总所说，嘉兰图目前是踩在一些问题，但我个人认为，目前嘉兰图信息执行不畅有三个主要原因：1、规章制度和流程不完善。由于经过2005年快速发展，公司在制度方面的建设无法跟上公司的发展速度，造成公司现有很多管理制度和流程已经不适合公司现状。部分文件没有得到及时更新，文件更新后也无法深入到公司每一个相关员工。新来的员工，获取公司
6、有关管理文件和流程相关信息，都需要较长的时间，有时候在实施流程文件也会出现众多不同的版本。这就需要公司从制度建设方面有一个较为全面的考虑，不能头疼医头，脚疼医脚。公司需要逐步建立起一套较为完善的制度建设体系。目前，我正在考虑全面的修订公司所有文件。2、执行力不够。由于公司很多文件很多仅仅存放在个别员工的计算机里，更新后的文件，无法深入到相关员工，造成员工在知识过程中出现很多的迷茫，很难得到彻底的贯彻与实施。同时在执行方面，在嘉兰图也存在一种现象：即一项制度完成编写后，需要几个人督促文件的落实；一项制度只能执行很短的时间，无法保障制度的长期有效的执行。执行力不够的原因是多方面，我个人想法是如何保
7、障现有制度的执行，因此需要从制度建设和文件存放来考虑，方便员工更快的得到其所需要的文件，这也是信息路线图计划迫切需要解决的问题。3、责任不清晰。公司经常出现总经理在做经理的事情，经理在做员工的事情，一方面造成资源的浪费，另一方面也形成员工的责任不明晰。同时，公司还存在一种现象，就是你在做我的事情，我也做你的事情，表面上似乎是公司很讲团队精神，结果是责任不清，该负责的人无法负责，一些人也颇有怨言。这方面，我想主要从制度明确每个人的责任，需要与林铭乐沟通，建立有关的制度，包括岗位说明书，明确其责任来保证各负其职、各负其责。三、信息路线图计划的主要内容针对上述问题，我想公司的信息路线图计划需要着重从
8、以下几个方面来考虑。1、管理文件与流程的建立与更新机制公司在快速发展的过程中，公司无论从组织结构还是从业务流程方面与去年相比都发生了很大的变化，但公司的管理文件和流程都没有作相应的更新，流转在公司内部的各种文件很多与公司目前状况有很大的差距。公司目前正处在快速扩张的过程中，随着公司员工的增加，新到公司的员工很难从现有的文件中，学习到公司现有的各项业务流程，造成员工进入角色较慢。同时，有效的文件与流程管理是公司的基础性工作，是实现公司信息网络图计划的关键所在，实现公司信息的快速扭转，首先要理顺公司的工作流程，必将各种工作流程固化，形成嘉兰图独有的企业文化，这是公司信息网络图计划能否彻底执行的根本
9、保障。因此，目前公司最为紧迫的任务是实现建立一套适合嘉兰图企业运作的文件流程管理和文件更新体系，这是最为基础的工作。文件流程管理与文件更新机制的主要工作内容包括：1）完成公司各规章制度的的收集与整理(暂时存放在我个人计算机)。2）按部门逐步完成各项规章制度和流程的修订。3）修正各流程，将各个业务流程固化。4）时机成熟时，将公司所有规章制度逐步向公司全体员工开放。对于这项工作我认为是一个长期的过程，只有做好此项工作，才可以将公司大大小小的各项工作做好，给公司规范管理奠定基础。2、知识管理知识管理包括三个方面的内容:知识获取、知识转化、知识共享。如何将个人的知识转化为组织共有的知识，它通常是知识管
10、理中最核心的问题。通过建立嘉兰图知识库，使公司知识资源实现明晰化、系统化管理。公司相关人员可以快速而方便的访问到或者学习到所需要的信息和知识，使公司数据文档、管理流程文件和员工头脑中知识和经验都能够得到共享和利用，可以实现恰当知识在恰当时间通过恰当方式传递给合适的人。知识管理需要继承和集成其他信息，知识管理需要一定量的信息积累和管理基础，一个企业的系统工程，因此知识管理需要从三个方面进行考虑和建设：知识管理制度、知识库、实现手段。管理制度：知识管理首先以公司管理制度来保障。知识管理是一种企业管理思想，知识管理的建立是以知识的积累、共享、交流为基础，要想做好知识管理首先需要建立一套管理制度和管理
11、方法，使公司信息逐步实现明确化、系统化管理，用制度来保障信息交流的畅顺。因此，公司首先需要建立一套知识管理制度，不断地促进员工主动的贡献文档的氛围形成。知识库：首先将公司内部分散在各员工内的大量信息和知识收集整理迁移到公司的知识库中，这些信息包括企业的规章制度、流程文件、档案文件、业务知识、竞争资料等，将这些知识依据部门和关键字进行分类建库，公司内部员工在一定的权限控制下共享和检索这些知识、经验。目前，我正在着手依据各部门的不同领域组织知识库框架编写与整理，ID、MD知识库框架已经完成，其他正在逐步整理中。与丁涛讨论在公司特定计算机建立一个知识库的可行性。实现手段：知识库的建立是为了员工及时获
12、取工作所需要的知识和相关支持，通过知识管理可以有效地促成公司开放、经验共享等知识管理文化的形成。但是，如何保证这些信息能够在可控的范围内特定人员，需要考虑信息的安全性。同时，知识管理又需要一个易于实施的方法，需要不增加员工的工作量的情况下完成知识的共享，这些都需要一定的技术手段来保证。目前，实现知识管理都采用信息化管理软件来实施。针对我公司现状，公司现有的技术力量，很难做到很好的安全保障，无法做到只能看无法复制的要求。（目前，我正在寻找一些免费软件看能否实现）3、信息交流管理一个企业的信息包括三个部分：公司各种规章制度、业务流程过程中产生的各种数据、支持员工进行业务的各种知识。如何保证这些信息
13、能够在企业这个有机体内顺畅的流通，并将有关的信息积累成为公司独有的知识，实现企业核心实力，是嘉兰图公司信息路线图计划的核心问题。实现公司信息的交流与共享，不仅仅是购买一台服务器和一套软件，搭建一个交流平台所能解决的，需要从制度方面建立起一套协同与信息交流平台，以实现企业的业务活动、管理活动产生的知识在部门、个人之间进行及时高效、有序可控、全程共享的沟通和处理。建立信息交流的渠道，可以从两方面考虑：信息交流体系、实现手段。信息交流体系：信息交流平台首先任务是仍是制度的建立，公司必须强化规定时间内规定部门必须提交的报表，从流程管理的高度保障信息交流的顺畅。这些体系包括建立以信息交流为主题的一套管理
14、办法，包括1）建立定期会议制度：总经理办公会、总经理部门负责人扩大会议、部门会议。2）建立定期部门汇报制度：各事业部定期向总经理、财务、总经办进行汇报。3）建立内部互换机制：本部与事业部之间、事业部各部门之间逐步形成信息的交流。4）修订公司管理流程。四、信息路线图实施的方法与步骤针对上面我所阐述的，实现信息路线图计划分步骤有计划的实施。1、短期之内需要解决的问题1）文件管理体系的建立。目前迫切需要解决以下几个基础性工作，并将这些制度能够得到贯彻于落实。这些制度包括：汇报管理制度、会议管理制度、文件管理制度、文件编号管理办法、信息管理制度。待添加的隐藏文字内容3目前，这些制度，我正在着手编制与更
15、新。2）文件的更新。依据上述的基础文件，对公司所有文件，特别是流程文件进行修订，同时要求，公司各部门的内部流程的更新版本发送到相关部门，做好应有的备份与更新。要求，经过修订后的文件，必须与现有情况相符，满足现有需要。3）知识库的建立及库内容的更新首先必须建立公司信息管理机制相配套，确立各部门如何收集信息，何时收集，如何管理与使用，如何更新等。4）配置一台计算机，将有关内容收集到该计算机上。将有关信息（公司组织结构、规章制度、工作流程以及公司建立知识库）统一备份到该计算上，要求公司员工统一到该计算机获取所需要的信息。目前只开放管理文件，其他待时机成熟后开放。5）确立一个信息发布与沟通平台包括：知识库平台和交流平台交流平台可以考虑将公司内部BBS利用起来。2、中期目标1）逐步形成较为完善的管理体系，理顺公司各业务的关系。2）开发一套适合公司要求的（OA）信息化管理软件。目前，我再考虑采用IBM Lotus Domino/Notes 软件，公司自己做或者请外方做二次开发，以满足公司对信息交流的要求。3、长期目标保证嘉兰图流程的健康，促进嘉兰图的稳步发展提供可靠的后方支持平台。 总经办：张富强 2006-3-4
