公司制度职责汇总.doc

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1、目 录一、公司简介、（02-04）二、公司管理制度、（05-33）第一章 总则、（05-06）第二章 行政管理基本原则、（06）第三章 文件管理、（06-11）第四章 会议管理、（11-12）第五章 信息沟通管理、（13-18）第六章 企业印鉴管理、（18-19）第七章 企业经营证照管理、（19-20）第八章 企业保密管理、（20-23）第九章 图书与报刊管理、（23-24）第十章 企业宣传与企业形象管理、（25）第十一章 话务管理、（25）第十二章 办公用品管理、（25-26）第十三章 出入厂区、生活区人员及物品管理、（26-29）第十四章 考勤管理、（29-30）第十五章 公务车辆管理、（

2、30-33）第十六章 来访人员接待管理、（33）第十七章 环境卫生管理、（33-35）第十八章 后勤服务管理、（35-36）第十九章 行政监督管理、（36-38）三、劳动纪律、（39-47）四、职务说明书（岗位职责）、（48-51）总经理工作职务说明书、（48-51）销售副总经理工作职务说明书、（52-55）采购副总经理工作职务说明书、（56-57）质管副总经理工作职务说明书、（58-59）行政总监工作职务说明书、（60-62）财务部经理工作职务说明书、（63-66）质管部经理工作职务说明书、（67-70）采购部经理工作职务说明书、（71-74）储运部经理工作职务说明书、（75-78）商场部经

3、理工作职务说明书、（79-83）销售部经理工作职务说明书、（84-87）终端部经理工作职务说明书、（88-91）五、质量控制程序、（92-381） 广西海生药业有限公司一、公司概况广西海生药业有限公司是一家大型的药品批发、药品零售连锁经营企业，公司注册资本1.3亿元人民币，位于广西玉林市城站路158号，公司的销售网络遍及全国各地，2008年销售额达2.7亿元。现有员工365人，其中执业药师12人，药师16人，药学相关专业人员占职工总数35%，形成了一支“专业化、知识化、年轻化”的企业队伍。经营范围：中药材、中成药、中药饮片、化学原料药及其制剂、抗生素、生化药品、生物制品（除疫苗）、蛋白同化制剂

4、、肽类激素药品、第二类精神药品、医疗器械、保健品等，经营品种18000多个。经营面积29578平方米，其中办公面积1200平方米，按国家GSP标准建设的仓库面积28378平方米，仓库严格按照色标管理，做到分区规范，色标明显。根据药品储存条件的要求，设置有冷库、阴凉库和常温库，并投资300多万元配置了中央空调系统以保证在库药品的质量。拥有专业药品配送车队，保证药品配送安全、及时。广西海生药业有限公司为了人民群众用药安全有效，药品购进优先选择知名度高，信誉好的生产厂家或公司作为供货商，与深圳三九医药股份有限公司，哈药集团制药六厂、总厂，太极集团重庆涪陵制药厂有限公司，贵州百灵企业集团制药有限公司，

5、广州陈李济制药厂，广州潘高寿药业股份有限公司，杭州澳医保灵药业有限公司，广西桂西制药有限公司等全国300多家大型医药企业建立了长期的采购关系。广西海生药业有限公司销售客户：医疗单位有320家，商业公司110家，药店1320家，诊所3200家，海生连锁药店350家。广西海生药业有限公司本着“经营健康、诚信至上、价格合理、保证质量”的经营理念，勇于开拓创新，不断扩大规模，海生药业正逐步走向现代化、规范化、专业化企业发展的道路，广西海生药业有限公司品种齐全，服务周到，配送及时，在此，海生药业全体同仁欢迎各地企业老板前来洽谈业务，共赢发展，为广大人民群众安全有效用药做出更大的贡献！二、海生标志的释义（

6、一）中间是一个红色的圆形上面是一个“H”“S”，这是我们海生两个字汉语拼音的第一个字母，外面围绕的分别是一条黄颜色和蓝颜色的鱼；（二）黄颜色是皇帝家族的专用色，象征着皇帝九五之尊的霸气和皇家的富贵，同时也是我们中华民族文化和中华文明的象征，是中华民族的主色调，而与之相对应的起到互补作用的颜色就是蓝色；我们放眼望去，天是蓝的，海是蓝的，蓝色是博大的色彩，是永恒的象征，他象征沉稳，具有理智和准确的意向；（三）我们标志的这两条鱼是鲨鱼，鲨鱼号称是海中狼，海洋猎手，这象征着我们公司在商海中如鲨鱼一般的勇猛。同时因为鲨鱼身体本身机能的特性，他必须在大海里，不断的向前游泳才能吸取水中的氧气，否则只要他停下

7、了，就会窒息面临死亡的危险，这也寓意着我们海生公司在激烈的医药产品市场竞争中，一直勇猛直前，不断的去迎接新的挑战和争取新的发展。二、海生的理念企业文化：高远 博大 宽广企业使命：为民安康造福企业理念：守信 优质 创新经营理念：诚信规范时效服务理念：质量第一，以人为本，诚信服务企业价值：共赢 共荣 共惠 共利企业宗旨：诚信经营，质量第一、服务至上三、人文宗旨（海生员工的应具备的八大能力）创新能力、授权能力、判断能力、协调能力、监控能力、指挥能力、计划能力、领悟能力广西海生药业公司管理制度第一章 总则 第一条 为完善企业的行政管理机制，明确行政管理的原则、程序与要求，建立规范的行政管理体系，提高行

8、政管理水平和工作效率，特制定本制度。第二条 本制度适用于企业行政的组织、运作、控制管理，企业的行政管理活动必须符合本制度的规定与要求。第三条 行政管理制度包括下列范围的内容：1、文件管理2、会议管理3、信息沟通管理4、企业印鉴管理5、企业经营证照管理6、企业保密管理7、图书/报刊管理8、企业宣传与企业形象管理9、总机话务管理10、出入厂区、生活区人员及物品管理11、考勤管理12、公务车辆管理13、来访人员接待管理14、环境卫生管理15、消防、安全管理16、行政监督管理17、后勤服务管理第四条 本制度由行政部归口管理并组织执行与实施，确保行政管理过程活动符合本制度规定与要求。第二章 行政管理基本

9、原则n第五条 行政管理基本原则：n1、高效原则。 n2、服务原则。 n3、简化原则。 n4、快捷原则。第三章 文件管理第六条 企业内部文件资料按如下规定控制：1、企业内部管理运作常见文件资料的分类：（1）管理文件，包括国家（地方）制定的与企业管理相关的法律法规（属于技术标准类除外）、公司的管理制度（包括质量手册）、管理政策、管理程序、管理要求（规定或办法）、目标评价等为确保公司各项管理活动得到有效控制所必须的管理性文件；（2）技术文件，包括与产品采购、质量控制、产品检验、设备操作/管理等相关的技术标准、技术规范；（3）事务性文件，指日常事务处理中所形成的记录性文件，如申报批复的往来资料凭证、日

10、常事务的处理文件、人事任免、证实性原始凭证等。2、公司文件管理的职责和权限：（1）属于公司的管理文件，由行政部负责。具体职责包括公司管理文件的组织编制、评审、报批、修订、发放、有效性标识、回收、归档及各职能部门对文件管理控制符合性的检查、指导、监督等；（2）技术性文件的管理，由质量部门负责。具体职责包括外来技术文件的收集和版本有效性的跟踪、组织技术文件的编制、评审、报批、发放、有效性标识、修订、回收、归档以及相关职能部门对所发放技术文件管理控制符合性的检查、指导、监督等；（3）事务性文件，除人力资管部管理事务相关的文件外（如人事任免等），其它所有的事务性文件由行政部负责编制、发放和归档等；（4

11、）所有公司文件颁发，由文件的组织拟制部门按文件的处理程序及管理权限报送签发。其中：管理文件由总经理或其授权人签发，技术文件、事务文件由副总经理签发；（5）属于职能部门管理文件由各职能部门颁发，送相关部门或报公司备案，同时送一份公司行政部存档。3、文件的发放管理：（1）公司的管字、事字、人字、报字文件，通过文字号进行识别，技术文件通过版本号进行识别，其他文件视情况确定；（2）所有技术文件，发放时必须在所发放的文件上加上“分发号”标记，每份文件上“分发号”标记必须与发文登记簿上收文单位所签收的文件的“分发号”一致；管理性及事务性文件是否需加上分发号，由发文单位根据该文件需控程度确定，原则上涉及到公

12、司及部门管理运作的政策性文件、管理制度、操作性文件必须列入受控范围；（3）所有的文件发放属于纸张版发送的，必须根据文件确定的发放范围完善文件发放的签收记录（文件发放/回收登记表见附表2），对于替代版本，发文单位必须监督收文部门（单位）在收到新版本文件的同时对原纸张版本文件加上“作废文件”标识，并标明文件失效日期，以便与有效文件区分。纸张版的新、旧版本文件必须建立清单，分开存放。如无留用价值，各职能部门可销毁已失效/作废文件，但必须完善销毁审批记录，并保留销毁清单备查；属于网上发送的电子版文件，发文单位在发出电子版文件时，必须根据文件确定的发送范围发送到位，文件阅读状态作为网上文件签收凭据，发文

13、单位同时必须对网上原版本电子文件用红字标注“作废文件”的标识，并标注文件失效日期。网上电子版本文件列入文件清单控制，文件载体注明“纸张版”或“电子版”。失效电子版本文件，一般情况不作删除。（4）所有文件的发放、签收、日常管理、销毁等，相关部门必须明确专人负责；（5）除技术文件外，其他文件的发放可根据实际情况选用纸张或内部网上传送两种方式，具体选用何种方式，由发文单位视情况在发文时明确，但不论何种文件，必须形成一份完整的纸张载体材料送行政部档案室存档。4、管理、技术文件的评审、更改和再次批准：（1）文件在实施中因各种情况而发生变化时需进行适宜性、充分性和有效性的评审，由原文件编写单位组织进行，以

14、确定其是否需要更新或修改。（2）修改后的文件应再次得到原审批人的审批；（3）文件更改应对所更改的内容作更改的标识，便于修改后文件的审批、培训和执行；（4）更改后的文件按本条第3款规定发放。5、管理、技术文件的换版与作废：（1）文件经3次更改后或进行大幅度修改时应进行换版，修改或换版后，前一版本文件作暂时保存处理；文件修订内容较少时，可作换页处理。（2）失效/作废文件的处置按本条第3（3）款执行；（3）对于失效/作废的文件（包括原始记录），文件管理部门至少必须确保一份完整材料移交行政部档案室归档保存。n6、管理、技术文件的控制：（1）归口管理部门或文件使用部门必须对所发放或收到的受控文件建立清单

15、对文件进行管理，标明文件的现行版本状态；（2）文件的借/查阅应作好记录，原版文件原则上不借阅；（3）文档管理员做好文件的贮存和防护工作，确保文件不丢失、损坏；（4）行政部每季应对公司各部门文件的管理控制的符合性进行一次检查监督并作好记录，对检查发现的不合格采取措施控制、要求责任单位予以改进并跟踪改进措施的实施情况，将监督情况和纠正措施的落实情况汇总反馈相关部门。7、印发的文件格式以及文件的排版编辑、字号、行距等必须规范、标准，符合公司公务文书规范要求，行政部和归口管理部门分别负责上述两类文件的具体审核把关。 第七条 职能部门申报材料的处理规定： 1、职能部门需要申报公司审定批复的事项，必须以书

16、面方式明确所请事项及目的要求，经部门负责人或其授权人签署审核意见或加盖本部门印鉴后方能呈报，不能越级申报；2、所有向公司呈报的材料（包括申报或备案材料），按下列程序申报：（1）申报部门将呈报材料交行政部接收登记后，由行政部根据领导分工在0.5个工作日内（需核查事项除外）报送公司分管领导，分管领导按其权限进行处理；（2）分管领导收到申报后，必须在1个工作日内进行处理。权限内予以批复后转回行政部，并由行政部退回申报部门；超权限，明确意见，退回行政部转送公司总经理或其授权人处理；总经理或其授权人批示后由行政部0.5个工作日内退回申报部门；（3）为提高领导的决策效率，所有部门需要向上申报批示的事项，在

17、报送行政部之前，需要完善的材料或履行的手续（如需要相关职能部门确认或提供意见等），由申报部门完善后方能上报；（4）行政部负责对各部门申报领导批示的材料进行逐项登记并按指定路径在网上进行记录。原则上上报文件仅回复来文单位，如需要转复与领导批示业务有关单位，由行政部确定。所有行政部作为档案留存的事项，必须按事项将相关材料收集完整，能全面反映该事项处理过程中所形成材料的历史原貌。第八条 外来文件的处理：1、所有地方行政部门发给公司的文件，统一由行政部负责接收、登记（如其他部门收到的，转行政部登记处理）；而属于业务往来的函件，则由各职能部门接收、登记并视需要按程序处理。2、属于地方行政部门发给公司的文

18、件，行政部登记后根据文件内容或要求，转相关部门承办或处理。相关部门必须按要求承办并在处理承办结束后2个工作日内将原件及处理过程形成的相关材料退回行政部归档。3、行政部收到的外来文件中，如属于公司下发需要公司各职能部门知照执行的文件，由行政部结合实际情况将公司文件精神消化后以公司名义转发相关部门。第四章 会议管理第九条 公司会议分为例会和临时（专题）会议两种组织形式。公司例会包括公司生产经营分析会（公司办公会议）、公司质量总结沟通会、内审会议、管理评审会议等，公司例会定期召开；临时或专题会议包括公司经营班子会议、成果鉴定会议等，临时会议根据工作需要临时组织召开。属于公司组织的各种会议，由行政部负

19、责根据组织者所确定的时间、地点、会议主持人、议题，提前1个工作日将应参会人员及相关会议资料通知到位（紧急会议除外）；其它会议则由会议召集人负责按例会要求安排人员通知落实到位。所有公司会议的会务工作由行政部负责。所有颁发的会议通知应按照规范的格式制定。第十条 公司及部门会议的召集：(一)公司会议:1、公司例会：公司生产经营分析会议每月上或中旬由公司总经理或其授权人召集并主持召开，行政部负责会议记录及会议纪要的整理，并对会议决定事项的执行落实情况进行检查监督；质量总结沟通会议每季度召开一次，由副总经理主持召开，质量部门负责会议及会议纪要的整理；内审会议由审核组长根据内审计划组织并出具内审报告；管理

20、评审会议原则上每隔12个月召开1次，由总经理或其授权人主持召开。2、公司临时会议：临时或专题会议根据工作需要由公司分管的领导或其授权人临时组织召集，会议记录人由会议召集人根据会议内容临时指定，会议记录人负责会议纪要整理（格式见附表7）。3、除特殊情况，会议纪录人应在会议结束后3个工作日内形成会议纪要，报送会议主持人或其授权人审定签发。会议纪要必须连同该会议所形成的会议签到、会议决议（含决议签名）等相关原始记录材料一起归档保存。 (二)部门会议: 职能部门会议由职能部门组织，会议结束后形成的会议纪要，是否需要报送公司或相关部门备案，由相关部门确定。第十一条 公司会议参会人员：1、生产经营分析会：

21、公司经营班子、公司各职能部门领导及其他相关人员。2、质量总结沟通会及内(外)审会议、管理评审会议、临时或专题会议：由会议召集人确定。第十二条 会场纪律规定：1、所有公司会议，与会人员办理签到手续（会议/培训签到表见附表8），不能按时到会或出席会议，必须在会前30分钟向会议主持人请示并征得其同意。2、不准迟到，非休会期间，原则上不准离开会场。3、关闭所有通讯工具的鸣响功能。4、违犯会场纪律，按规定处罚。5、上述公司会议的会场纪律由会议纪录人员负责监督，并做好违规人员违规事项记录，会后提供相关部门按制度执行；其它的公司集会，由行政部负责监督执行落实，其他会议，则由召集部门负责按本条要求监督落实。第

22、五章 信息沟通管理第十三条 公司信息包括经营管理信息（如经营管理政策、工作计划与运行总结、目标分解、目标执行落实情况、目标考核、资源配置等与经营管理内部运作的相关信息）、管理体系实施信息（如外审、内审和管理评审信息）、产品符合性信息（如产品质量信息、顾客信息-包括企业产品信息、顾客对产品和服务的需求信息、顾客问询/投诉/抱怨处理信息、顾客满意度的信息）、市场信息（包括主要竞争对手信息、竞品市场动态信息、市场形势/趋势信息等）、供方信息等。其中：经营管理信息以及顾客满意信息归口行政部负责；管理体系实施信息归口管理者代表负责；产品符合性信息以及顾客信息中顾客对产品质量投诉信息，归口质量部门负责；市

23、场信息、顾客对产品和服务需求信息，由质量部和市场部分别负责收集。供方信息归口采购部门负责。归口管理部门履行以下职责：1、负责所分管信息的收集、传递、处理、汇总以及处置过程的跟踪；2、各类信息处理完结后，归口管理部门负责对围绕该信息处理过程所产生或形成的相关记录材料进行收集、整理和归档保管，提供评审必须的原始凭证。第十四条 信息的控制规定：1、信息的收集：各相关责任部门必须按本制度确定的信息报送事项、时效及要求，收集、整理、汇总、传递相关信息；2、归口管理部门对已处理完结的信息事项，必须在事项处理完结后5个工作日内将相关材料进行完整收集并整理、编目、归档保管；3、每项信息事项处理完结后，如需要将

24、相关材料报送地方行政部门或公司等部门备案的，按如下规定处理：（1）财务会计（统计）信息、企业标准、业务处理等材料，由职能部门负责报送；（2）属公司的综合类信息则统一由行政部负责收集、整理、汇总和反馈。4、凡涉及公司秘密但需要正式对外报送（备案）的信息材料，由相关职能部门负责编制，按管理权限报送副总经理以上领导审定同意，加盖公司印鉴后方能向外报送。各部门向外报送的材料中涉及到经营统计数据（包括营销公司及公司的相关数据）的，上报之前必须经财务部审核、确认，经办人签名并加盖公章，再按公司有关程序上报。5、所有对外报送的信息材料，负责报送部门必须完善信息材料报送的相关原始记录（包括报送内容、呈报部门、

25、审批人、报出时间、方式、收到时间、接收经办人等）并将报送材料备案，以便事后的追索查验。6、行政部作为信息沟通控制部门，负责对信息渠道进行维护，并对信息沟通情况实施监控，对不符合信息控制要求的事项提出整改并对实施效果进行验证。第十五条 信息的沟通规定：n（一）信息沟通的主要内容包括内部信息沟通及顾客信息沟通。其中：n1、内部沟通包括：n生产经营管理过程形成的管理运作信息的沟通；n管理体系实施信息（管理体系过程和管理体系符合性信息）的沟通；n产品（采购产品、过程产品和最终产品）符合性信息的沟通；n其它为提高管理效果、达到规定要求需进行沟通的信息的沟通。n2、顾客沟通包括：销售政策、产品信息、合同信

26、息、顾客咨询/投诉（抱怨下同）以及顾客满意程度等必须与顾客进行沟通的信息。（二）信息沟通的职责和沟通方式：1、生产经营管理过程形成的管理运作信息和管理体系实施信息由各职能部门向相关部门进行沟通，需要与公司领导进行沟通的，由行政部收集反馈并根据公司的意见与相关部门沟通。信息沟通方法可包括会议、书面、通讯（如电话）、电子媒体（如内部网）等方式进行，重大事项的沟通过程，必须形成相应的原始沟通记录凭证。2、在产品生产过程产品质量的监督控制中发现或形成的信息以及产品销售过程中顾客反馈与产品/服务质量有关的信息，由收到信息的部门与相关部门（或公司）进行沟通。沟通方式以书面为主，所有与产品/服务质量相关的信

27、息沟通，必须形成沟通过程的原始记录凭证。3、顾客对产品的需求信息，由营销售司与质量部沟通，销售公司负责与顾客直接沟通。沟通方式以书面为主，所有与顾客对产品需求的信息沟通，必须形成沟通过程的原始沟通记录凭证。4、顾客在市场营销服务方面的需求信息，由终端与顾客进行沟通。所有与顾客对产品市场服务需求的信息沟通，必须形成沟通过程的原始记录凭证。5、信息沟通过程形成的原始凭证材料，由归口负责部门在相关事项处理落实后5个工作日内负责收集完整并进行汇总、装订、编目和妥善保管。6、通过网络转送的信息，由行政部统一负责在网络上设定文件夹及读写权限；通过网络发送的信息，由行政部代办申请权限。如果岗位人员调整，应在

28、2个工作日内对读写权限作出调整，确保信息渠道有效畅通。7、本条款的信息沟通是指信息提供部门需要信息接收部门反馈的信息沟通。（三）信息沟通的实施要求： 1、报送公司信息要求和规定：（1）公司的月度工作计划、运行报告及季度分析预测报告，由行政部负责分别于每月底（计划）、下月15日前和每季度末月25日前整理提供。运行报告内容包括主要经营指标完成情况、重点工作计划完成情况、安全情况及其它情况；（2）人力资源管理信息，由行政部按呈报公司的人力资源变化情况月报表确定的格式及内容，在每月10日前向公司王总、副总经理呈报。（3）采购信息，由采购部按呈报公司确定的格式及内容，在每月5日前呈报。（4）质量管理信息

29、，由质量部负责按每月呈报公司的报表格式及内容，进行适当处理后在每月10日前呈报。（5）市场营销信息，由市场部负责按每月呈报公司的格式及内容，分别于在每月10日前、15日前呈报。（6）经营数据信息，包括由财务部负责于每月15日前呈报。（7）除上述确定的信息呈报事项外，如公司领导另有要求或改变报送内容和时效，则按具体通知要求执行。2、公司内部信息沟通及管理规定：(1)、行政管理信息：由行政部负责分别于次月月底前、每季度末月25日前完成报送。阅读权限：全体管理员。 (2)、人力资源管理信息：包括行政监督报告、人力资源变化情况月报表、归口检查报告、人力资源使用情况调研报告由行政部负责分别于5个工作日内

30、、次月10日前、月底前、次季首月15个工作日前完成报送。阅读权限：前3项：全体管理员，后1项：公司领导及部门领导。 (3)、财务管理信息，包括财务分析报告、财务审计报告、生产经营指标考核情况汇总、经营业绩统计快报、归口检查报告，由财务部负责分别于次月15日前（分析报告、审计报告、指标考核情况）、次月9日前（统计快报）、月底前（归口检查）完成报送。阅读权限：公司领导、财务部管理人员、行政部主任。(4)、采购管理信息：由采购部负责于月底前完成报送。阅读权限：公司领导，采购部、质量部及财务部经理。(5)、市场管理：包括销售数据统计表、营销分析报告、发货时效信息，由市场部收集于次月8日前、次月15日前

31、完成报送。阅读权限：公司领导、部门领导、财务部管理人员。(6)、质量管理信息：由质量部负责分别于次月10日前。阅读权限：全体管理人员。(7)、员工违规失职情况由违规所在部门填写。阅读权限：全体管理员。(8)、法律法规信息收集：包括工商行政、金融财税、劳动保障、安全环保、质量监督、消费权益、知识产权及其它类型。对这些法律法规的收集以业务对口为原则分工，其中金融财税类由财务部门负责收集，劳动保障、环保类由行政部负责收集，安全类由生产部负责收集，质量监督类由质量部门负责收集，工商行政、消费权益、知识产权、其它类由行政部负责收集。各部门应在相关法律法规发布后1个月内收到电子版，并在内网上发布，生产管理

32、秘书负责从网络将相关部门发送的法律法规收集粘贴到指定文件夹。第十六条 信息数据的统计分析原则上要求采用分层法统计分析，需采用其它统计分析方法，由各部门决定。各项信息数据的统计分析结果必须能提供市场信息、顾客满意或不满意信息、过程/产品要求符合性信息、管理体系运作符合性信息、供方过程/产品符合性信息、产品质量的成本及变化趋势信息、财务状况信息、产品承诺交付实现的现状及趋势信息等。第十七条 对于信息数据收集、控制、沟通、统计，是否符合管理体系运作要求，由如下部门负责验证：1、属于产品制造过程或产品质量相关的信息处理结果，由质量部门负责验证；2、属于其它信息，由行政部负责验证；3、负责验证、监督部门

33、或岗位对验证中发现未符合体系运作要求的事项，书面反馈行政部进行处理或考核。第十八条 对于通过网络进行沟通的信息，各岗位必须及时上网阅读，以免影响工作。如不及时阅读导致工作受到影响，责任由个人承担。第六章 企业印鉴管理第十九条 公司和公司职能部门（含业务专用印鉴）所有印鉴统一由办公室负责组织刻制。其中，属于公司/公司印鉴的刻制费用。第二十条 印鉴的启用及销毁由行政部统一管理。其中，公司/公司印鉴由行政部负责保管，职能部门印鉴及其他业务印鉴由职能部门指定专人保管。所有新印鉴的启用或旧印鉴销毁、转交公安部门封存必须按以下程序办理相关手续：1、新印鉴：部门提出刻制申请-行政部安排刻制-行政部启用印鉴通

34、知-移交；2、旧印鉴销毁：移交行政部-封存保管-销毁，出具销毁清单经行政部主任同意后，两人在场销毁-参与销毁人员在销毁清单上签字确认后将销毁清单送行政部存档。3、旧印鉴转交公安部门：经申请公安部门刻制的印章，在印章作废后由行政部转交县公安局封存。第二十一条 印鉴的保管及使用必须符合以下原则：1、印鉴必须指定专人保管，若因工作需要将印鉴交付他人临时保管，必须办理移交手续；若需要将公司印鉴借出公司外使用，办理签订合同等重要事务的，由副总经理审批；办理日常性业务的，由行政部主任审批。2、印鉴保管责任人负责对印鉴使用进行审核把关，对于用印手续不完善或不符合用印程序的事项，保管人必须要求经办人完善相应手

35、续后方可用印。第七章 企业经营证照管理第二十二条 证照承办实行归口办理原则，属于哪个部门业务活动范围内依法需要申报核办的证照，则由该部门负责承办。第二十三条 证照办理必须符合以下要求：1、证照承办必须在原证照核发的有效期未逾期之前或在原证照核发部门规定的审验时间内办结；属于经营活动需要而必须办理注册登记事项变更的，则按企业或相关部门提出的时间要求办理，但不能影响正常经营活动需要；2、证照承办中需要填报的各种基础数据必须保证前后一致；年度财务数据则必须事前经过财务部/副总经理的确认，以确保数据口径的统一。第二十四条 承办完结的证照按如下要求进行移交或保管：1、所有公司的证照实行统一登记编目、分散

36、保管的原则进行管理。证照办结（年检、变更注册登记事项或其他原因换证）10日内各部门承办人员将已办结证照的复印件送行政部登记备案，原件由承办部门负责保管；2、档案室对各部门送来备案的证照复印件必须妥善进行分类、登记、统计和保管。逐照明确证照的核发机关、有效时限和原件保管部门，对过期失效的证照及时归档保存，以确保现行有效证照及时、准确、有效地提供服务；3、各承办部门和档案室提供证照原件服务必须健全借用制度，借用或移交手续清楚，避免证照损坏或遗失。行政部作为企业证照的管理部门，负责对证照业务承办实施监督、检查。第八章 企业保密管理第二十五条 行政部是企业保密工作的归口管理部门，具体负责企业保密工作的

37、组织实施及实施情况的检查监督。第二十六条 企业秘密是指关系到企业权益，依照特定程序确定，在一定时间内限于一定范围人员知悉的事项。具体包括：1、企业重大决策中的秘密事项；2、企业尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策；3、企业内部掌握的合同、协议、重大项目投资合作意向书及可行性报告、市场调查材料、顾客投诉、任务书、重要会议记录、市场营销策略及营销政策、企业的基本管理制度；4、企业财务预、决算报告及各类财务核算报表或经营统计报表；5、企业掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息；6、企业员工人事档案、工资性或劳务性收入资料；7、其他公司确定认为应当保密的事项。一般性决定、决议

38、、通知、行政及业务管理等内部文件资料不属于保密范围。 第二十七条 企业秘密的密级分为“绝密”、 “机密”、“秘密”三级。第二十八条 企业密级的确定：1、企业经营发展中，直接影响企业权益或利益的重要决策文件资料、新品种计划任务书列为绝密级；2、企业尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、重大项目投资合作意向书及可行性报告、项目合作合同（协议）、市场调查材料、顾客投诉、产品退货、重要会议记录、市场营销策略及营销政策、企业的基本管理制度、质量管理体系文件、企业财务预（决）算报告及各类财务报表、统计报表列为机密级；3、企业人事档案、劳资合同（协议）、未行文前的人事任免提案、员工

39、工资收入。第二十九条 属于企业秘密的文件、资料，应当依据上款规定确定密级，何时解密，按如下原则确定：1、属于绝密级材料，视情况申报总经理同意后解密；2、属于机密或秘密材料，视具体情况而定。第三十条 属于企业秘密的文件、资料或其他物品的收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，各归口部门必须指定专人负责。第三十一条 对于绝密级文件、资料或其他物品，必须采取以下保密措施：1、未经公司总经理批准，不得复制和摘抄；2、收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施；3、在设施完善的保险装置中保存。第三十二条 在对外交往与合作中需要提供企业秘密事项的，应当事先报请公司总经理或副总经理批准。第

40、三十三条 涉及属于企业秘密内容的会议或其他活动，主办部门应采取下列保密措施：1、选择具备保密条件的会议场所；2、根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项会议的人员范围予以指定；3、依照保密规定使用会议设备和管理会议文件；4、确定会议内容的传达范围。第三十四条 不准在私人交往或通信中泄露企业秘密，不准在公共场所谈论企业秘密，不准通过其他方式传递企业秘密。第三十五条 公司员工发现企业秘密已泄露或有可能泄露时，应当采取补救措施并及时报告行政部，行政部接到报告，应立即作出处理。第三十六条 材料密级的确定由材料签发人员根据前款规定范围而确定。其中，秘密或机密材料由材料签发人员确定并明确材

41、料的传阅范围，绝密材料由企业确定并规定材料的传阅范围。非涉密范围内的人员不得以任何形式阅读、复制、咨询或传播列入保密范围的材料（事项）。掌握或已获悉各种保密材料（事项）的涉密人员也不得以任何形式或通过任何途径将未解密材料（事项）向非涉密范围内的人员传播。第三十七条 保密材料的保管或销毁：1、列入保密范围的材料，材料发放部门必须根据材料的性质确定材料的密级、加盖密级标记、明确发放范围，指定专人发放；2、保密材料的发放必须履行签收登记手续。其中，绝密材料原则上必须直接送交接收人员，若需要通过第三方转交，必须将材料密封后方能办理代交手续；3、列入绝密范围的材料必须按发放数量定期进行检查或收回。4、列

42、入绝密范围的材料收回后必须妥善保管，除需要作为档案存档外，其余定期销毁。需要销毁的材料，负责保管部门必须列出销毁清单，按管理权限报批同意后由两人在销毁现场监督实施，销毁后，在场人员在销毁清单上签字确认，归原资料保管部门保管。第九章 图书与报刊管理第三十八条 列入企业资产的业务工具书籍由行政部建立统一的管理台帐，除主要存放于三楼阅览室外，根据实际需要可将部分专业书籍分散于各职能部门保管（必要的情况下，也可由行政部集中统一保管）。第三十九条 办行政部必须制订企业图书资料的分类编号办法，分部门分类建立统一的图书目录资料台帐清单并公布，新增减图书或保管责任人变更，必须在7个内工作日内上网更新，明确图书

43、的编号、名称、数量、价格、采购日期、存放位置以及保管责任人，确保帐实相符，帐帐相符。同时为避免图书资料重复购置的浪费，各部门购置图书前必须通过网络查询以确定不出现重复（内容大致相同的综合性工具书）采购（地方行政部门硬性要求购置等特殊情况除外）。如重复购进，行政部有权拒绝登记。 第四十条 各职能部门对本部门负责保管的图书资料必须明确专人负责，并根据行政部确定的分类编号办法进行分类编号，编制图书资料目录清单（送一份行政部备案），明确图书的编号、名称、数量、价格、采购日期，确保与行政部的台帐相符。第四十一条 所有新购的图书资料，经办人入帐前必须持所购图书及报支发票到本部门及行政部进行核准登记，在所购

44、进图书内加盖公司藏书标记，方能到财务报支，没有入帐登记记录，财务不得报支。n 第四十二条 行政部必须定期对各职能部门保管的图书资料进行清查盘点，对各职能部门因保管不善而导致的图书资料遗失，按原值的2倍对保管责任人予以处罚并及时调整资产记录。第四十三条 公司人员如因业务工作需要借阅保管在各职能部门的图书资料，保管部门应给予积极配合，但必须完善相关手续。借阅的图书资料，必须妥善保管。如有遗失或损坏，按原价2倍赔偿。借出的图书从外借日起2个月内不能追回又无法追究借阅人责任的，损失由保管责任人承担。第四十四条 各职能部门不按要求管理图书资料，尚未造成损失的，行政部有权责令相关部门限期整改完善，否则按部门工作失职处理；造成损失的，除追究失职责任外，同时按损失值进行处罚。第四十五条 报刊、信件的订阅与收发统一归口行政部管理，行政部应指定专人负责对所有从邮电部门寄送到公司的报刊、杂志、信件、包裹单的签收、传递、发放。第四十六条 收发人员对签收的上列物品必须在接到邮递送达后的次日发放到位，未能及时发放到位的，必须予以妥善保管，确保送达收件人。第四十七条 收发人员不能将他人报刊杂志据为已有、不能私拆他人信件或私下传播他人认为需要保密的信函。第十章 企业宣传与企业形象管理