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1、关于时间管理的讨论一般会让人联想到如下的一些处方：n 消除电话干扰n 拒绝不速之客n 不开无效会议n 有效计划n 合理安排工作n 避免经常性的救火n 有效授权n 克服想干的事太多n 所有这些都是关于如何提高时间使用效率的，都是关于时间管理的技巧。但是，这些真的是“时间管理”的使命吗？时间管理是关于效率的管理吗？ 我曾经问过许多人，卓有成效的管理者中的“时间管理”教会了他们什么，从多数人的回答中，我看到在他们的“时间管理”观念中，并不是关于KNOW THY TIME认识你的时间或掌握你的时间的，而是关于“提高时间利用率”或者“控制他人时间”的。认真观察一下现实中的管理者，你会发现关于时间管理的关
2、键，首先是要求我们思考：我们到底在忙什么？（一） 矛盾的管理者谁在花时间做管理？每一位管理者都要面对的现实是，一方面要求他们具有有效性，一方面却又使他们很难达成有效性。诚然，一位管理者如果不能致力于使工作卓有成就，现实必将迫使他一事无成。摘自卓有成效的管理者管理学教科书告诉我们，管理者的工作就是围绕“计划、组织、激励和控制”这些基本职能展开的，就是“精心规划企业的未来，认真思考企业重大行动、建立合理的机制、确保科学的分工和协作、激励每一位员工、建立好的控制系统保证执行”。可实际上你会发现他们大量的工作是花在会见客户、参与谈判、和公司外部的人开会、出席某些政府的仪式和典礼、接待各种的拜访者和参观
3、者。此时的管理者更象一位销售经理、客户代表或者代言人，他们的工作更像是在做销售、公关、客服而不是在管理。现在摆在我们面前的问题是：如果管理者每天都忙于这些非管理事务，而我们所说的这些“基本职能”，则根本就没有被列入管理者的时间表，那么管理教科书告诉我们的管理职能由谁来负责?此时的管理者还是管理者吗？管理的价值又是如何被实现的呢？谁在花时间思考？ 管理者往往被迫忙于“日常运作”，除非他们敢于采取行动来改变周围的一切如果管理者被迎面而来的一连串事务所左右，那他不久就要穷于应付了。摘自卓有成效的管理者在我们的感觉里，高层管理者是深思熟虑的，是专业的有条理的，他们掌握了大量的信息，他们是（也应该是）用
4、大量的时间来思考的规划者，因为我们的每次行动都依赖于他们的决策。但实际上，如果你认真观察他们（如果你自己不幸也是一个高层管理者，那么你更应该好好的看看自己），你会发现他们有太多的可以做和必须做的事情，他们马不停蹄地应对工作中的压力，经常的被推门进来的下属打搅，被迫回答一些似乎必须回答的问题。而更糟糕的是这一切似乎都无法避免，也无法摆脱，甚至不能授权给别人做。好像他们是很随意的一群人，他们只是对各种刺激做出反应，宁愿立刻采取行动而不愿耽搁时间。他们像极了一列靠压力驱动的出租车，有人招手就停下，再按客人要求送达指定地点，然后又被另外一个人叫停。认真看他们的时间表，你会发现他们是时间利用最充分、效率
5、最高的人。是的，也许你找不到他们的任何空闲时间，更不用说是思考时间了。现在的问题是：如果他们不思考，那谁来思考？难道企业就不需要深思熟虑的人？难道我们所谓的“百年大计”就是靠“下意识”做出来的吗？又是谁在管理公司的时间？时间的供给，丝毫没有弹性。不管时间的需求有多大，供给绝不可能增加我们可以增加知识，也可以增加人力，但没有任何东西可以替代已失去的时间。做任何事情都少不了时间，时间是必须具备的一个条件。任何工作都是在时间中进行的，都需要耗用时间。但是对这项最特殊的、无可替代的和不可或缺的资源，绝大多数人却都以为可以取用不竭。摘自卓有成效的管理者也许我们都明白时间的重要性，我们都承认时间的稀缺性。
6、但是，作为最重要的无形资产的时间却没有人在管理，没有人对这个最重要的资产的使用价值负责。因为种种原因或者以各种理由，我们的时间都被许多沙子般细小的事务占满。而作为最稀缺的产生所有成效的时间资源，从来都没有被列入我们的资产列表，也从来没有设立“CTO（首席时间官）”这样的角色来对其进行管理。如果是这样，那么我们是不是从来都只是在嘴上认同时间的稀缺性，却从来没有真正从实践上把时间当作我们最重要的资产来管理？（二） 理念需要被付诸实践什么才是德鲁克想告诉我们的？在德鲁克看来“时间的刚性，丝毫没有弹性，是任何个人的行为、组织的行为的直接载体”；于是我们可以说：“时间管理就是组织和个人行为的管理”。如果
7、我们知道哪些行为是组织成功的关键行为，那么我们就能卓有成效地工作。事实上，德鲁克先生正是总结了这些关键行为他称其为“卓有成效的习惯”。而且德鲁克认为，在企业的各项管理任务中，它是至关重要的。考虑到组织的需要，有效性应该受到优先的重视。同时，有效性也是管理者达成目标和绩效的必要手段，因此更应该受到高度优先的重视。有效的管理者的自我提高，是组织发展的关键所在摘自卓有成效的管理者基于这个思考，我认为：时间管理是稀缺资源的配置管理，它要求我们思考：到底什么工作才是真正应该占用管理者时间的工作？组织的时间应该花在什么样的地方？什么才是“组织正确的事”？如何做出有效的决策？应该让谁去执行相关的决策？换言之
8、，时间管理不是孤立存在的，它是有效性管理的一个侧面，时间管理就是利用“时间”这种最稀缺的资源创造出最大价值的管理过程。时间管理的真正挑战是什么？种种事实都在启发我们思考：时间管理、组织模式、员工行为之间的矛盾和冲突，一方面，为了合理大家的时间安排，不要互相浪费，从上到下必须规范时间管理的一般原则。另一方面，过多的时间规范又会导致组织的僵化。种种迹象都好像在说明时间管理几乎是不可为的管理，是大家都认同但在实际工作中都无法做到的管理，好像作为时间管理的所有知识，最后只能在真空状态下才能发挥真正的成效。如何打破时间和空间的约束，一方面让知识工作者个人能够很好的安排他自己的时间，另一方面又能够打破时间
9、和空间的约束，让知识工作者能够很好地利用别人的时间而又不浪费别人的时间呢？通过行政体系“安排他人的时间”来解决？一个机构里的管理者，他必须面对四类非其本人所能控制的现实难题。每一类难题，都是机构内在因素造成的，与他的日常工作也是分不开的。出于无奈，他不得不与这些无可避免的难题打交道。每一项现实难题都在向他施加压力，使他的工作难以取得成果和绩效。摘自卓有成效的管理者最糟糕的是，组织通过正式的组织形式分工、协作、职权把浪费别人的时间合理化了。我们会发现，大多数人都属于谋财害命的那类人，不说决策错误导致的无用行动所浪费的时间，就是日常无效的会议，不合理的加班，随意的召唤，临时性的想法，不同的人需要通
10、过不同的方式和另外部门的人沟通协调，不同层级的主管需要通过不同的会议对不同的人下单指令，所有这些的沟通、协调以及会议都需要占用时间，都可能打破其他人的时间安排。而且越是高层越容易成为浪费别人时间的人，越容易剥夺别人的自由，越容易改变已有的选择和安排。致命的是我们还都认为这是合理的，如果是这样，那么是不是组织越正式，时间资产的利用率就越低？通过目标体系，时间安排能行之有效吗？ 大多数人都在思考目标是什么，很多人都认为目标是很简单的，因为目标就是利润？是这样吗？不是的，对成果的界定本来就很复杂，不是用简单的一个财务指标就能够解析的清楚，正是因为目标的模糊，我们的工作就变得非常的模糊，我们的时间安排
11、也就变得很随意。如果无法界定知识工作者的目标，那么我们就无法定义他行为的合理性，也就很难在事前评价他们的时间安排是否合理，只能靠最后的成效来评价、修改和反思。如果是这样，我们所说的时间管理是不是就只能是一种事后的“反思”？所有的“反思”的成效也只能体现在未来所谓更合理的时间安排呢？（三） 保持简单有效成效源于减法（简法）然而环视我们的周围，有效的组织固然不多，有效的管理者尤其少见。当然，偶然也能出现几个辉煌的例子，但毕竟寥若晨星。我们敢说，大致说来，组织绩效还停滞在原始阶段。我们眼见大量的资源投进了现代的大型组织，投进了现代的政府机构、现代的医院、现代的研究机构；然而，这些现代的大型组织，其成
12、就实在无足称道，其工作散乱无章，其努力仅着重昨天而规避决策和行动。摘自卓有成效的管理者在公司，我把大部分的时间用来做一件事把大家从忙碌中解放出来，让他们有足够多的时间发呆，有足够多的时间学习，有足够多的时间观察顾客！摆脱忙碌解放员工的方法很简单，就是经常检查“时间表”上的各项工作，反复问两个问题：这个工作为什么要存在？这个工作为什么要以这样的方式存在？第一个问题帮助我们从成果的角度重新审视一下工作，思考工作存在的必要性，帮助我们消灭无效的工作。第二个问题主要是找出更有效率的方式来完成工作，帮助我们把例外的工作变成例行的工作。通过这两个简单的问题，能够帮我们不断地做减法，让大家都少做一点事，少浪
13、费一点时间，尽可能地做到“保持简单有效”！同样的，关于时间管理，我们正确的问题不是：我们能否解决所有的问题？而是：“做哪些事情是有效的（哪怕只是改进一点点）？”时间管理开始于自我管理 管理者的自我提高往往要比卓有成效的训练更为重要。摘自卓有成效的管理者在推动公司进行时间管理的那段日子里，每个月我都会送出几十本卓有成效的管理者，送给那些我认为有可能会热衷于“追求成效”的员工，特别是新员工，尤其是那些有可能大量占用别人时间的员工。我不知道大家会如何去“读”真心“拜读”或者只是敷衍了事，但当很多人桌面上都摆有一本卓有成效的管理者时，一定会有人会好奇地问：为什么有这么多人桌面上有一本卓有成效的管理者？
14、实际的效果是经常会有人冲过来对我嚷到：“老唐同学，为什么你没有送我卓有成效的管理者？”。而我总是半开玩笑但又坚信地说：“卓有成效的管理者？不容易啊，你真的想清楚并开始折磨自己了吗？”。我不断让他们明白追求成效是一条艰辛而漫长的路，而实现成效的主体是他们不是我。我不断要求他们承担起自我管理、自我提升的责任，并要求他们地创造条件鼓励每位员工激起自我管理、自我提升的愿望。时间管理是例行管理卓有成效的管理者中有描述过一幅漫画：纽约客（The New Yorker）杂志某期曾刊载一幅漫画。画中一间办公室玻璃门上写着“爱洁肥皂销售总经理史密斯”。办公室内墙壁上只有一块单字标语：“思考”。画中经理大人，双脚
15、高搁在办公桌上，面孔朝天，正向着天花板吐烟圈。门外刚好有两位较年长的人走过，一人问另一人说：“天知道史密斯是不是在思考我们的肥皂问题！”的确，谁也不知道一位知识工作者在想什么。然而，思考却正是他的本分，他既然是在思考，他就是在工作。摘自卓有成效的管理者因此，重要的不是：他是否在工作？而是他如何更有效地工作？在goole公司，员工拥有“20带薪自由时间，任员工研究新构思”，这个现象是符合知识工作者的特征的。在网龙，我们认为学习力是我们的核心能力，是员工的根本竞争力，所以我们的考勤时间是7个小时，其余的一小时用来“学习”。我们每天都会安排固定时间，要求员工放下手头工作聚在一起分享一下自己的心得或发
16、呆或思考。各部门有专门的一个职位“学习官”，他在管理这个部门所有员工的“每天一小时”，通过这个“每天一小时”实现知识的分享，通过这个“每天一小时”实现跨部门的创新。时间管理的是利用工具的管理在教与学的过程中，我们确实必须将精力集中在工具上。摘自后资本主义社会学习是一个复杂的过程，是基于经验和体验而产生的持久改变。我们知道经验是难以转移的，我想也正是因为这个原因，德鲁克先生才强调“在教与学的过程中，我们确实必须将精力集中在工具上。” 所以如果希望我们的管理人员真正学会时间管理，我们还需要采取一些行之有效的方法，还需要开发一个时间管理的工具，让他们利用工具实现有效性。我每天都参加的是“德鲁克卓有成
17、效的管理者学习会”，我们应用程序部主管也参与了这个研讨会，他一面和我们一起研读大师的思想，一面将研究心得当作开发需求，和其它的程序员一起开发成软件工具，以帮助更多的人“智动化”地实现“卓有成效”。大师关于成效和时间管理的思想，最后通过一些程序功能转化为每个人的行动，这些功能包括了：“我的时间表”、“你今天的任务”、“时间使用率”、“时间有效率”、“利用率排行榜”、“今日完成度”、“CHECK OUT(日事日清机制)”、“关注他人时间”。细细咀嚼，你会发现作为旁观者的大师，时时刻刻用他慈祥的眼神在凝视你的每一分钟。时间管理工具自动化并不是以“技术”为其特征。就像其他技术一样，自动化主要是各种观念
18、构成的体系。摘自管理的实践功能一：时间“利用率”管理前文提出一个有趣的问题：我们有权安排他人的时间吗？我们知道德鲁克先生非常强调自主管理，特别是对知识工作者，更是非常强调：激励而非控制。但时间管理则要求我们不断提高这种资源的不断投入。解决之道其实非常简单：我们需要一个利用率排行榜。“目标管理”的重要意义之一就是它使得“自我控制”成为可能。根据这一原理我们可以通过关注以下两个指标，帮助员工实现自我管理。n 利用率=每天时间安排/8小时。时间利用率告诉你在上班的7小时里，你是否全部用于工作了。n 有效率=和KPI相关的时间安排/小时：每个时间段内的任务都对应着一个结果的产生，每个结果都和KPI相关
19、。有效率告诉我们要注重贡献，要把时间用在和成果相关的工作上，而不是忙忙碌碌，否则即便时间100%利用，那么时间管理也是无效的。功能二：记录你的时间记录你的时间，因为太忙了，很多企业都给高层管理人员配助理，由助理完成“时间记录”。先不说助理是否完全掌握主管的真正动向，显然我们不太可能为所有的人配专门的助理来完成时间记录的任务。所以，我们需要把时间记录和其它的工作相结合，让时间记录能够自动完成，或者把时间记录变成一个有意义的工作，所以有了以下功能： l “灵光一闪”及时记录那一刻你的思想火花，同时也记录了你当时的工作内容。l “我要做的事”作为“备忘录”或“便签”使用，随时记录要做想做的事，然后用
20、最简单的方式排入时间表。l 通过“任务单”排入时间表当你接受一个任务单时，通过你的接单确认完成了时间安排，同时也成为一种时间记录。l 预约然后人通过查看你的时间表，就可以通过预约来完成你和他约定内容的时间记录。l 最后，开发了基于手机的时间管理模块，实现随时的时间提醒和记录。功能三：诊断、优化工作时间自动化并非由这几个因素所组成，自动化也不完全系于技术、工具和原理的应用上。自动化是把工作组织起来的一种概念，因此既适用于销售组织和行政作业，也同样适用于工业生产任何关于管理本质的描述都不能不把自动化纳入讨论摘自管理的实践诊断、优化时间的前提是进行了记录，要做到这一点用手工统计是非常难实现的。现在，
21、现在我们根据“时间利用率”“时间利用有效率”，可以清晰地看到我们每天的时间管理水平。利用“每个KPI占用的时间量”，我们可以对比出每个KPI占总绩效的比例，和花在这个KPI上的时间和全部时间的比例。这些自动推送到我们面前的数据，让我们非常直观地看到我们时间安排的“优化程度”。如何让这项工作更好地运作起来呢？我们让在有经验的技术导师来帮助每个人优化他们的时间安排，分清任务的优先排序砍掉不该花时间的工作项目，把时间花在最重要的地方。通过工具，充分利用有限的时间资源、注重贡献、要事第一这些工作终于能做到“有根有据”。功能四：统一安排你的时间在任何时候，只要机械化达到了使人成为机器的一个零部件的程度，
22、就可以实现自动化了。我们可以设计出一种机器来做人的工作任何一种工作，都需要有适合它的工具摘自管理：使命、责任、实务有了导师的指导、工作任务清单、例行工作任务、业务相关人的预约列表、工作伙伴的时间表、部门KPI等等内容，剩下的就是“取舍”了。在实践中我们会要求员工们牢牢记住德鲁克先生所建议的：把大块的时间花在最重要的事情上，关于这一点我们问的最多的问题就是：“如果只能做一件事，你会选择做什么？”我们把这个问题作为每个月的时间管理评估会上必问的问题，我们希望每个员工的答案，和员工具体的时间统计数据是一致的。时间管理，从当下开始！任何一种管理思想都不是孤立存在的，任何一种管理手段如果能够和其它的管理
23、手段相结合，相信会发挥更大的效用。时间管理结合德鲁克的其它管理思想又可能会千变万化，真正是运用之妙存乎一心。例如：上文结合“把例外变例行”的思想，我们要求管理者都要有一张不断重复周期的“例行时间表”。结合发挥人的长处，我们有一张审视部门员工长处的发现人的长处的“及时奖励时间表”，每个部门定期向公司推荐“有长处的人”。对于已经建立的流程，我们给它定义了“保鲜期”和“保质期”，定期检查它的合理性。以此类推，我相信在实践过程中，应该还会有更多的关于时间管理的创新。管理是“行”不是“知”，德鲁克就像一位禅者，总是那么机锋犀利直指人心。很难用文字写尽大师在对时间管理上给我的启悟，管理毕竟是一门实践的艺术
24、，个中滋味需要自己躬身入局方能察觉，对于所有的学习者而言，从“当下开始” ，“去做”才是最好的学习。文章来源：91UP公务员考试平台管理团队 Acknowledgements My deepest gratitude goes first and foremost to Professor aaa , my supervisor, for her constant encouragement and guidance. She has walked me through all the stages of the writing of this thesis. Without her cons
25、istent and illuminating instruction, this thesis could not havereached its present form. Second, I would like to express my heartfelt gratitude to Professor aaa, who led me into the world of translation. I am also greatly indebted to the professors and teachers at the Department of English: Professo
26、r dddd, Professor ssss, who have instructed and helped me a lot in the past two years. Last my thanks would go to my beloved family for their loving considerations and great confidence in me all through these years. I also owe my sincere gratitude to my friends and my fellow classmates who gave me t
27、heir help and time in listening to me and helping me work out my problems during the difficult course of the thesis. My deepest gratitude goes first and foremost to Professor aaa , my supervisor, for her constant encouragement and guidance. She has walked me through all the stages of the writing of
28、this thesis. Without her consistent and illuminating instruction, this thesis could not havereached its present form. Second, I would like to express my heartfelt gratitude to Professor aaa, who led me into the world of translation. I am also greatly indebted to the professors and teachers at the De
29、partment of English: Professor dddd, Professor ssss, who have instructed and helped me a lot in the past two years. Last my thanks would go to my beloved family for their loving considerations and great confidence in me all through these years. I also owe my sincere gratitude to my friends and my fellow classmates who gave me their help and time in listening to me and helping me work out my problems during the difficult course of the thesis.
