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1、公文处理管理制度第一章 总 则第一条 为规范公司各种公文管理，保证公文质量，提高公司内部沟通和外部联系的有效性结合公司实际，特制订本制度。第二条 公文处理应当坚持“实事求是、精简高效”的原则，做到及时、准确、安全。第三条 公文处理过程中必须注意保密，确保公司利益不受损害。第四条 办公室为公文处理的归口管理部门，负责公司的公文处理工作。公文内容涉及的业务部门为该项公文的主办部门，如涉及其他部门的，该部门为此项公文的会办部门。第二章行文规范第五条 行文应当确有必要，注重效用。第六条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。第七条 公司各部门向相关业务部门及下属公司行文，一般以公
2、司名义，用函的形式商洽工作、询问或答复问题及审批事项。第八条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送部门，需要同时送其他部门的，应当用抄送形式，但不得抄送下属公司。第九条 “报告”不得夹带请示事项。第三章 文件格式第十条 文件眉首是指首页横线以上部分，包括发文项目部标识、发文字号、秘密等级、紧急程度、签发人等内容。眉首部分一般占首页的1/3到2/5（见附件）。（一）文件秘密等级或紧急程度的标识，注在文件首页右上角。“绝密”、“机密”公文在文件左上角标明文件份数序号。如需同时标识秘密等级和紧急程度的，保密等级标识在右上角第1行，紧急程度在右上角第2行。（二）发文项目部标识分为二种，一种是由公司全
3、称加“文件”组成；另一种仅为公司全称。（三）发文字号由公司代字、年度、顺序号组成，置于发文项目部标识之下，横线中央之上。第十一条 文件主体是指横线以下至主题词（不含）之间的各要素的统称。（一）文件标题应位于横线下方空1行处，排列应遵循美观易懂的原则，字数不多可居中排成一行；如字数较多可排成两行，分行时不要将词组分开。上下排列可采用“两行等长”、“上短下长”、“上长下短”、“正梯形”、“倒梯形”、“上下短中间长”或“上下长中间短”的排列格式，照顾阅读的方便并保持页面的美观。（二）主送项目部应在标题下空1行处，左侧顶格，主送项目部名称后标用全角冒号。（三）文件正文在主送项目部名称下1行处，每自然段
4、左空2字，回行顶格。数字、年份、计量项目部不能回行。（四）文件附件目录在正文空1行处，左侧需空2字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件名称后不加标点符号。附件应与主件一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，并标识序号。（五）成文日期应用汉字将年、月、日标全，“零”写成“O”。（六）文件落款通常应在正文或附件下空行。当文件排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。第十二条 版记是指位于主题词以下的各要素的统称。（一）“主题词”标引在文件末页左下端、分送栏之上，居左顶格标识，后标全角冒号；主题词
5、按类别词、类属词、文种的顺序排列，词目之间空1字；（二）分送栏设在主题词下1行，左空1字标识“呈报”或“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送项目部对齐；在最后一个抄送项目部后标句号；（三）印发栏（拟稿、核稿、打字）应设在文件末页最后一行。第四章 排版、印刷格式第十三条 文件用纸文件用纸一般采用国际标准A4型（210mm297mm），特殊文种用纸可根据实际需要确定。第十四条 文头与页边文件的各页在印制时，均应在四边留出空白的余地。天头宽25毫米，地脚宽20毫米，订口宽28毫米，翻口宽20毫米。第十五条 字体与字号文件标题用小号宋体加黑；发文字号、签发人、抄送项目部、主送项目部、正文、附件、
6、落款等用号仿宋体；签发人姓名用4号楷体标识；密级、紧急程度用号黑体；“主题词”三个字用号黑体，具体标引的主题词用号宋体。如文件内容层次较多，可用分级标题标出。第一层大标题用小3号宋体加黑，第二层用号黑体，第三层用号楷体。规范性文件的章节名可用小号宋体加黑居中，前后各空一行；条名用黑体或4号仿宋加黑标出。第十六条 字数排列与行间距WORD字处理系统排列为每页25行，每行35个字符，行距为1.5倍。第十七条 页码多页文件应逐页编出页码，用阿拉伯数字表示，在每页正面的右下角，背面写在左下角。第十八条 装订文件左侧装订，不掉页。第九章 公文管理第十九条 草拟公文应当做到：（一）符合国家的法律、法规及其
7、他有关规定；（二）情况确实、观点明确、表述准确、结构严谨、条理清楚、直述不曲、字词规范、标点正确、篇幅力求简短；（三）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度；（四）人名、地名、数字、引文准确，引用公文应当先引标题，后引发文字号，日期应当写明具体的年、月、日；待添加的隐藏文字内容3（五）结构层次序数，第一层为“一”，第二层“（一）”，第三层为“、”，第四层为“（）”，结构层次序数可跳开但不能颠倒使用；（六）应当使用国家法定的计量项目部；（七）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称；（八）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色
8、彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。第二十条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回办公室并说明理由。第二十一条 送负责人批示或者交有关部门办理的公文，办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。第二十二条 办公室在公文处理时要及时准确，事后落实和监督应到位，在公文流转过程中要注意保密和保管；文件处理完毕，要及时准确注办，包括领导批示和部门处理落实的意见。第二十三条 公文办理完毕后，应及时整理（立卷）、归档。个
9、人不得保存应当归档的公文。第二十四条 归档的外部收文应具有一定的政策指导意义或行业管理内容，与公司经营发展无关的外部收文原则上不作归档。第二十五条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理，要保证归档公文的齐全、完整，便于保管和查找利用。第二十六条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。热敏纸传真件不得直接作为文件归档，应将复印件归档。第二十七条 公文由办公室统一收发、传阅、审核、用印、归档和销毁。第二十八条 公文翻印需经办公室负责人批准，绝密级和注明不准翻印的公文除外。第二十九条 公文被撤销，视作自撤销之日起不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。第三十条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室分管领导审核，报总经理审批同意后，可以销毁。第三十一条 部门或下属公司合并时，全部公文应当随之合并管理。部门或下属公司撤销时，需要归档的公文整理后按有关规定移交办公室归档。员工调离工作岗位时，应将由本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、归还。第十章附 则第三十二条 本制度由办公室负责解释与修订。第三十三条 本制度自印发之日起施行。
