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1、行政管理制度大全第一节 办公事务管理岗位职责一、办公事务主管岗位职责办公事务主管负责对日常行政事务进行计划安排、组织实施、信息沟通、协调控制及检查总结等方面的工作。通过对办公事务进行有效管理，可以提高办公人员的工作效率，进而提高企业的综合竞争力。其主要职责如图3-1所示。职责1组织拟订办公事务季、月度发展计划，送交部门经理审核职责3负责组织办公用品的登记、采购、发放以及控制办公成本费用等工作职责4建立和完善公司固定资产和办公用品管理制度职责5负责公司的各种公章证照管理，并负责使用登记和年检工作职责6起草、拟订文件、资料、档案管理制度，并监督执行情况职责7搞好与有关部门的协调及联系职责8受理直接
2、下级上报的合理化建议，按照程序处理职责9负责检查本部门的安全、消防工作职责10负责办公事务突发事件职责11负责向行政经理提请对办公事务人员绩效考核的建议职责2起草、拟订办公用品的需求计划，报直接上级审批职责12完成公司领导临时交办事件的处理图3-1 办公事务主管岗位职责二、办公事务专员岗位职责办公事务专员作为办公事务主管的主要助手，是日常办公事务的主要执行者，担负着办公用品、办公设备、档案管理等工作，其主要职责如图3-2所示。职责1协助部门主管做好各项办公事务制度草拟工作职责3负责公司办公家具设备、办公用品的采购工作职责4负责办公用品的登记、发放管理职责5负责制定办公家具、设备、用品的采购流程
3、职责6负责监督办公设备的日常使用、维护职责7负责计算机信息资料管理职责8负责公司图书、资料、合同等文档的管理职责9提出办公事务合理化建议，不断改进工作职责2积极落实上级要求的各项任务，提供相关服务职责10对于其他部门不符合行政事务管理规定的行为进行监督、检查职责11协助其他部门作好会议、接待工作职责12完成领导临时交办的其他工作图3-2 办公事务专员岗位职责三、行政办公秘书岗位职责秘书的任务是负责为公司领导处理那些可以由他人完成的工作并为领导的工作做好准备。这些工作无论大小，都应该看做是领导的重要工作来接受。工作内容包括公文的收发、公章管理、高级接待等工作，其主要职责如图3-3所示。职责1协助
4、上级领导与企业内各部门进行联络、沟通与协调，做好上传下达工作职责3负责企业内、外各种来往文件的核对、颁布和下发工作职责4妥善管理传真机、复印机等办公设备职责5严守公司机密，妥善保管各类文件职责6及时完成上级领导交办的文件打印、复印工作职责7起草会议文件，及时完成会议记录、纪要工作。职责8按照上级领导安排，出席某些会议职责9陪同公司领导出席重要商务接待及对外联络工作职责10协助公司领导起草各项规章制度职责11按照上级领导安排，协助其他部门一起组织企业重大活动职责2负责公司证照、法律、合同文件的管理及变更登记工作职责12完成领导临时交办的其他工作图3-3 秘书岗位职责第二节 办公事务管理制度一、办
5、公用品订购审批单第1章 总则第1条本公司为规范办公用品的发放工作，特制定本规定。第2条公司各部门应本着节约的原则领取、使用办公用品。第3条办公用品的采购与管理由行政部统一负责。第4条本制度适用于公司全体员工。第2章办公用品的申请第5条对于日常易耗品申请，直接由申请部门填写申请单（见下表），经主管签字确认后，到行政部登记领取。易耗品申请单部门领用人领用时间序号物品名称规格数量单位用途单价总价领用人（签字） 主管领导（签字）年 月 日 年 月 日第6条各部门如申购办公用品，还必须另填一份订购审批单（见下表），经办公事务部门确认审核后，由办公事务部门统一购买。办公用品订购审批单部门使用人填表时间序号
6、物品名称规格数量单位特殊要求需求时间订购原因：部门主管审批意见： 行政部门审批意见： 签字： 年 月 日如果金额超过审批权限请行政总监签批意见： 签字： 年 月 日第7条在申请书中要写明所要物品、数量、质量规格。第3章办公用品的购买第8条为了统一限量、控制办公用品规格以及节约经费开支，所有办公用品的购买都由办公事务部门统一购买。如有特殊情况，允许各部门在提出“办公用品购买审批单”的前提下就近采购。在这种情况下，办公事务部门有权进行审核，并且把审核结果连同审批单一起交付监督检查部门保存，以作为日后使用情况报告书的审核与检查依据。第9条购买量的确定。根据办公用品库存量情况以及消耗水平，确定订购数量
7、。第10条供应商的确定。办公事务部门在购买办公用品时，必须货比三家选择其中价格、质量最优者。第11条办公事务部门必须依据订购单，填写“订购进度控制卡（见下表）”，卡中应写明订购日期、订购数量、单价以及哪个商店订购等。订购进度控制卡 项目物品名称订购日期订购数量单价物品来源到货日期办公事务人员（签字） 主管领导确认（签字）第12条所订购办公用品送到后，办公事务部门要按送货单进行验收，核对品种、规格、数量与质量，确定无误，在送货单上加盖印章，表示收到。然后，在订购进度控制卡上做好登记，写明到货日期、数量等。第13条收到办公用品后，对照订购单与订购进度控制卡，开具支付传票，经主管签字、盖章、做好登记
8、，转交出纳室负责支付或结算。第4章办公用品的核发第14条办公事务部门依据申请部门的申请单，在所需物品全部到库后，填写办公用品分发通知书（见下表）。办公用品分发通知书需求部门需求人到货时间物品名称规格数量单位用途单价合计今物品已于 年 月 日到达我部门，请于 年 月 日之前领取接受人员（签字） 主管领导确认（签字）第15条办公事务专员进行核对后，把申请所要全部用品备齐，分发给各部门。第16条用品分发后做好登记，写明分发日期、品名与数量等。一份申请书连同用品分发通知书，转交办公用品管理室记账存档；另一份作为用品分发通知，连同分发物品一起返回各部门。第5章办公用品的保管第17条办公事务部门必须对所有
9、入库办公用品一一填写台账（见下表）。办公用品台账 项 目物品名称编号数量单价入库时间备 注编制：行政部 填写人（签字）：第18条必须清楚地掌握办公用品库存情况，经常整理与清扫，必要时要实行防虫等保护措施。第19条办公用品仓库一年盘点两次。盘点工作由办公事务主管负责。盘点要求做到账物一致，如果不一致必须查找原因，然后调整理台账，使两者一致。第20条印刷制品与各种用纸的管理按照盘存的台账为基准，对领用的数量随时进行记录并进行加减，计算出余量。一旦一批消耗品完，应立即写报告递交办公事务主管。第21条非易耗类办公用品如有故障或损坏，应以旧换新，如遗失应由个人或部门赔偿、自购。第22条所有办公用品非工作
10、原因严禁带出公司。第6章办公用品的报废处理第23条报废审核。对于各部门提交的报废物品清单（见下表），办公事务专员要认真审核，确认其不能再次利用后，经办公事务主管签字方可做报废处理。报废物品清单物品编号物品名称数量单价出厂时间使用时间报废类型报废原因以上物品本部门申请报废处理意见： 部门主管（签字）办公事务专员同意报废处理 不同意报废处理 办公事务专员（签字）：办公事务主管同意报废处理 不同意报废处理 办公事务主管（签字）：第24条对决定报废的办公用品，要做好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。第25条报废品不得随意丢弃，应集中存放、集中处理。第7章办公用品使用
11、的监督第26条办公事务部门定期核对用品申请书与实际使用情况。第27条办公事务部门不定期核对用品领用传票与用品台账。第28条办公事务部门不定期对各部门办公用品使用情况进行检查，杜绝浪费办公用品行为。第8章附则第29条本制度经总经理办公会讨论通知。第30条本制度自发布之日起执行。二、办公设备管理制度第1章 总则第1条为了保证公司办公设备正常运转，提高办公设备工作效率和使用效率，特制定本制度。第2条本制度所指办公设备包括电话、电脑、打印机、复印机、传真机等。第3条本制度适用于公司全体员工。第2章 办公设备购买第4条办公设备购买由各部门在年初部门计划中统一列入预算，经公司领导审批后由办公事务部门统一以
12、招标形式购买。第5条对于临时增购的办公设备要经总经理审批同意方可。第3章 电脑使用管理第6条专人专管每台电脑指定专门人员上机，负责日常操作，非操作人员不得随意上机。电脑使用人员设密码管理，密码属公司机密，未经批准不得向任何人泄露。第7条操作规定严禁在电脑上从事与本职工作无关的事项，严禁使用电脑玩电子游戏。不得使用未经病毒检查的软盘，防止病毒入侵。严禁私自拷贝、泄露涉及公司有关机密的文件资料。第8条病毒防护装有软驱的计算机一律不得入网。对于联网的计算机，任何在未经批准的情况下，不得从网络复制软件或文档。对于尚未联网的计算机，其软件的安装由电脑室负责。任何计算机需安装软件时，须由相关专业负责人提出
13、书面报告，经部门主管同意后，由专业人员负责安装。所有计算机不得安装游戏软件。数据的备份由相关专业负责人管理，备用的软盘由专业负责人提供。软件在使用前，必须确保无病毒。任何人未经过他人同意，不得使用他人的电脑。第9条硬件保护除负责硬件维护的人员外，任何人不得随意拆卸所使用的计算机设备。硬件维护人员在拆卸计算机时，必须采取必要的防静电措施。硬件维护人员在作业完成后或准备离去时，必须将所拆卸的设备复原。各部门负责人必须认真落实所辖计算机及配套设备的使用和保养责任。各部门负责人必须采取必要措施，确保所用计算机及外设始终处于整洁和良好的状态。所有带锁的计算机，在使用完毕或离去前必须上锁。对于关键的电脑设
14、备应配备必要的断电继电设施以保护电源。第10条电脑保养保持电脑的清洁，严禁在电脑前吸烟、吃东西等，严禁用手、锐物触摸屏幕。使用人在离开前应退出系统并关闭电脑，盖上防尘罩。确保所用的电脑及外设始终处于整洁和良好状态。定期（每月末）对电脑内资料进行整理，做好备份及删除不必要的文件资料，保证电脑内运行空间的畅足。备份的磁盘由电脑管理员保管。定期（每月一次）由指定的专业电脑维护公司进行维护和保养。第4章 电话使用管理第11条电话由行政部统一负责管理，各部门主管负责监督与控制使用。第12条每次通话时间以3分钟为限。通话时应简洁扼要，以免耗时占线、浪费资金。第13条使用前应对通话内容稍加构思或拟出提纲。第
15、14条各种外线电话须配置专用长途电话记录表，并逐次记录使用人、受话人、起止时间、联络事项以及交涉结果。该记录表每月转办公事务主管审阅。第15条长途电话限主管以上人员使用，其他人员使用长途电话需先经主管批准。第5章 打印机、复印机使用管理第17条打印机、复印机由专人负责管理使用，其他人员未经批准不得擅自使用。第18条打印、复印文件资料要办理审批手续，详细填写打印、复印的时间、标题、份数、密级，经主管批准签字后方可。第19条凡需打印的文件、表格等，字迹要清楚、语句要通顺。打印的文件由拟稿部门负责校对。第20条为确保复印机的安全运转，每天开机时间不宜过长，急件经主管批准后，方可临时开机。第21条打印
16、复印人员要严守文件内容，做到不泄密、不失密。第6章 传真机使用管理第22条传真机由专人保管使用，其他人员不得自行使用。第23条不得使用传真机传送个人材料，机密文件需经公司领导批准。第24条建立传真登记、签收制度，立档备案。第25条每天下班后，传真机设置为自动接收，以防止遗漏重要文件。第7章 其他办公设备使用管理第26条专管专用。公司所有办公设备都要指定专人使用，其他人员若使用必须经设备主管人员批准方可。第27条办公设备要定期进行养护，以免老化影响使用。第28条办公设备使用人员要保证设备的安全。如果能够上锁，全部上锁；如果因使用人员过失造成办公设备丢失，要追究相关责任人责任。第8章 办公设备使用
17、监管第29条公司办公事务部门负责对办公设备使用情况进行不定期检查。第30条公司办公事务部门对块规使用人员有提请处罚的权力。三、文书档案管理制度（一）文书管理制度第1章 总则第1条为使公司公文处理准确、及时，提高公文处理的工作效率和公文的质量，特制定本办公。第2条公司各部门与外界来往文书的收发由办公室事部门统一负责。第3条办公事务部门指定人员负责来往文书的核稿及收发、拆封、登记、分发、稽催、校对、监印等事宜。第2章 公文的种类第4条公司的的通用公文种类请示向上级部门请求请示、批准的事项。报告向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议、答复下级的请示事项。决定对公司重要事项或重大活动作出安排。决议经过
18、会议讨论或议定，要求贯彻执行的事项。批复上级答复下级的请示事项。通知在公司范围内公布应当遵守或周知的事项。通知传达、批转上级、同级、不相属部门的公文；传达要求下级部门协助或需要周知或共同执行的事项；发布规章、任免聘用事项。通报表彰先进，批评错误，传达重要情况。函对同级或不相属单位间相互介绍、商洽、询问、催办、答复某些问题，请有关部门批准。会议纪要记载和表达会议重要精神及议定事项，要求与会单位共同遵守执行。第5条文书的保密等级划分绝密。指极为重要并且不得向无关人员泄露内容的文书。秘密。指次重要并且所涉及内容不能向无关人员透露的文书。机密。指不宜向公司以外人员透露内容的文书。普通。指非机密文书。如
19、果附有其他调查问卷之类的重要东西，则另当别论。第3章 文书的收发第6条到达文书全部由文书主管部门接收，并按下列要点处置。一般文书予以启封，分送给各部门。私人信件直接送收信人。分送各部门的文书若有差错，必须立即退回。第7条各部门的邮寄文书，必须于发送前在“发信登记本”与“邮资明细账”上做好登记。第4章 文书制作规范第8条公文格式公文内容发文号：由公司的代字、发文年度、发文顺序号组成，位于文头与界栏线上。收文机关：向上级的请示、报告，一般只写一个主送单位，需同时报送另一个上级部门的，用“抄送”；对同级或下级则用“抄送”。标题：对公文主要内容的概括和反映，是公文的眉目。正文：公文的主体部分。发文机关
20、：制发文的单位，位于正文的右下侧，应写全称或通用简称。公文日期：包括年、月、日，写在公文末尾，一般以印刷日期为准，重要公文以签发日期为准。公文印章：加印在发文日期中间。密级：保密文件注明密级。附件：附件位于正文之后、印章之前，注明附件的序号、标题。用纸格式本公司公文用纸一律以A4为标准纸，左侧装订。印装格式公文均采用横书横排。单面印刷可在上端装订，双面印刷在左面装订。装订可用钉装、胶粘办法。第9条文书的署名公司内文书，如果是一般往来文书，只需主管署名；如果是单纯的上报文书或者不涉及各部门且内容不重要的文书，只需部门署名；如果是重要文书，按责任范围由总裁、副总裁、常务董事署名，或者署有关部门的主
21、管姓名和职务。对外文书，如合同书、责任状、政府许可申请书、回执、公告等重要文书，一律署总裁职务与姓名。如果是总裁委托事项可由指名责任者署名。上列规定以外的文书，也可署分公司或分支机构主管的职务与姓名。第10条文书的盖章在正文上必须加盖文书署名者的印章，副本可以加盖署名者或所在部门印章。如果文书署名者不在，可加盖代理者印章，并加盖具体执行者印章。但在这种情况下，文书存档前必须加盖署名者印章。以部门或公司名义起草的文书，须在旁侧加盖有关责任者印章。第11条文书制作注意事项文书必须简明扼要，一事一议，语言措辞力求准确规范。起草文书的理由包括起因以及中间交涉过程，并加以证明，附上相关资料与文件。必须明
22、确起草文书的责任者，并署上请示审批提案者姓名。对请示提案文书进行修改时，修改者必须认真审阅原件，并且必须署名。第5章 文书的整理与保存第12条文书的整理与保存全部完结的文书，在结办后3天内，交行政主管归存，按“完整、有序”原则对文件整理、检查，按类别、年代立卷，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑，并在“文书保存簿”上做好登记，归档保存。公司个人不得保存公司公文，凡参加会议带回的文件，应及时交行政部登记保管，调离公司的员工应将文件和记录本清理移交。分公司或分支机构的文书分为两类：一类是特别重要的文书，直接归主管保存；另一类是一般的文书，留存各部门保管。第13条文书的保
23、存年限永久保存文书包括：章程、股东大会及董事会议记录、重要的制度性规定；重要的契约书、协议书、登记注册文书；股票关系文书、重要的诉讼关系文书；重要的政府许可证件；有关公司历史的文书；决算书和其他重要的文书。保存10年的文书包括：请求审批提案文书；人事任命文书；资金工资与津贴有关文书；财务会计账簿、传票与会计分析报表以及永久保存以外的重要文书。保存5年的文书，指不需要保存10年的次重要文书。保存1年的文书，指无关紧要或者临时性文书。如果是调查报告则由所在部门主管负责确定保存年限。第14条注意事项重要的机密文件，一律存放在保险柜或带锁的文件柜中。保存期满及没必要继续保存的文书，经主管决定，填写销毁
24、的理由和日期之后，予以销毁。机要文书一律以焚烧的方式销毁。任何个人不准擅自销毁文件，或以废纸出售。不需立卷的文件材料逐件登记报公司领导批准销毁。销毁秘密级以上文件要进行登记，有专人监督，保证不丢失、不遗漏。如果职务或部门划分发生变更或者做出调整，则必须在有关登记簿上注明变更与调整的理由，以及变更与调整后的结果。必须做好重要文书的借阅登记工作，并注明归还日期。一切借阅都必须出具借阅证。（二）档案管理制度第1条管理部门1、文书结案后，原稿由行政部门归档，经办部门根据实际需要留存影本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经文书管理部门主管同意后妥善保存，文书管理部门以影本归档。2、各分公司档案
25、分类目录及编号原则，由公司办公事务部门统一制定。第2条文件点收文件结案移送归档时，根据如下原则点收：1、检查文件的文书及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归入；2、文件如经过抽查，应有管理部门主管的签认；3、文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门科室；4、与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门；5、有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门送指定保管部门签收后，将文件归档处理。档案目录表档号：卷名：本案文件目录件数收文号来文号发文号页数备注第3条文件整理点收文件后，应依下列方式整理：1、中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则左方装订为原则；2、
26、右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角、理齐钉牢；3、文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。第4条档案分类档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门区分，然后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。档案分类应力求切合实用。如果因案件较多、三级分类不够应用时，须在第三级之后增设第四级“细类”。如案件不多，也可仅使用“部门”及“大类”“小类”二级。同一“小类”（或“细类”）的案件以装订于一个档夹为原则，如案件较多，一个档夹不够使用时，可分为两个以上的档类装订，并于小类（或细类）之后增设“卷次”
27、编号，以便查考。每一档夹封面内首页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。档号的表示方式如下：A1A2B1B2C1C2D1E1E2其中A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号。D1为档案卷次，E1E2为档案目次。第5条档案名称及编号档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表明档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。各级分类、卷次及目次的编号，均以十进制阿拉伯数字表示，其位数使用视案件多少及增长情形斟酌决定。档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便
28、查阅。档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。第6条档案编号新档案。应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别及其卷次、目次顺序，以此来编列档号。档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档号。档号应自左而右编列，右方装订的档案，应将档号填写于案件首页的左上角；左方装订者则填写于右上角。第7条档案管理归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关
29、类别的档夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。第8条保存期限文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特写者外，依下列规定办理。永久保存公司章程；股东名册；组织规程及办事细则；董事会及股东会记录；财务报表；政府机关核准文件；不动产所有权及其他债权凭证；工程设计图；其他经核定须永久保存的文书。10年保存预算、决算书类；会计凭证；事业计划资料；其他经核定须保存10年的文书。5年保存期满或解除之合约；其他经核定保存5年的文书。1年保存：结案后无长期保存必要者。各种规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其他有效期予以保存。第9
30、条档卷清理档案管理人员应该及时擦拭档案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年更换时，依规定清理一次，已到保存期限者，给予销毁。销毁前应造册呈总经理核准，并于目录附注栏内注明销毁日期。保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将“收（发）文登记单”第五联附注在其保留文件上，并在第五联上注明部分销毁的日期。第10条调卷程序各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填写“调卷单”，经其部门主管核准后向管档人员借阅。借阅档案包括文件资料必须在档案借阅登记簿登记后方可借阅，秘密级以上的档案文件须经经理级领导批准后方能借阅。案卷不许借出，只借在档案室查阅，未归档的文件及资料可借出。档案管理
31、人员接到“调卷单”，经核查后，取出该项档案，并于“调卷单”上填注借出日期，然后将档案交与调卷人员。“调卷单”应按归还日期先后整理，以备催还。借阅期限不得超过两星期，到期必须归还，如需再借应办理续借手续。借阅档案的人员必须爱护档案，要保护档案的安全与保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏，否则按违反保密法追究当事人责任。借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏应立即报告领导。外单位借阅档案应持有单位介绍信并经总经理批准后方能借阅，但不能将档案带离档案室。外单位摘抄卷内档案应经总经理同意，对摘抄的材料要进行审查签章。档案归还时，经档案管理人员核查
32、无误后，档案即归入档夹。“调卷单”由档案管理人员留存备查。第11条调卷管理“调卷单”以一单一案为原则，借阅时间以一周为限，如有特殊情况需延长调阅期限时，应按调阅程度重新办理。调卷人员对于所调档案，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明原因，请管档人员负责处理。调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，请变更调卷登记，不得私自接受。调阅的档案应与经办业务有关，如调阅与经办业务无关之档案，应经文书管理部门主管同意。（三）文书档案立卷归档制度第1章 总则第1条为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。第2条归档的文件材料必须按年度立卷，本公司内部机构在工作活动中形成的各种有保存
33、价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。第3条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存），结案后及时交专（兼）职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。第2章 文件材料的收集管理第4条坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专（兼）职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。第5条凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正体与附件、批复请示、转发文件含被转）第6条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议
34、方办部门收集归卷。公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。第7条各部门专（兼）职文书的职责了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，
35、做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。第3章 归档范围第8条重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议纪录等。第9条上级机关发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。第10条本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。第11条本公司各种奖惩、活动、任免等资料。第4章 平时归卷第12条各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专（兼）职文书集中统一保管。第13条各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。 “案卷类目”的条款必须简
36、明确切，并编上条款号。第14条公文承办人员应及时将办理完毕或经领导批存的文件材料收集齐全，加以整理，送交本部门专（兼）职文书归卷。第15条专（兼）职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内对号入座，并在收发文登记簿上注明。第5章 立卷第16条立卷工作由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。第17条案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。第18归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。第19条在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发
37、文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文件应合一立卷；绝密文件单独立卷，少数普通文件如果与绝密文件有密切联系，也可随同绝密文件立卷。第20条不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按照有关规定执行。第21条卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进
38、行系统的排列。第22条卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角打印页号。第23条永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。第24条有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和日期填上以示负责。第25条案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。四、往来信件管理制度第1章 总则第1条目的。为规范报刊、信件管理，确保其准确投递和分发，特制定本制度。第2条行政部负责公司信件的管理，并落实专人负责。第3条信件分类依其重要性分别
39、归类，一般分为电报类，限时信件，或其他附有支票等重要文件的信函，公司、机构的其他部门来函，亲启信函，报刊，杂志，商品目录及其他广告宣传资料，包裹等。报刊杂志、商品目标和邮购广告，除与主管有直接关系，一般由办公室人员处理。这类信件数量大，主管无暇一一过目，办公人员可做重点报告，或者用红笔将有关事项勾出，以便主管参阅。对于亲启信函，除主管有指示可以拆所有的信件外，不应拆注明“亲启”的信件。如误拆，应立即封妥，并签名注明“误拆”字样。第4条拆信或包裹拆信。拆信时，剪封口要在信封的固定位置上。拆前先将信在桌子上轻敲，使信内物品落上底部，以免拆时受损。拆信后，必须注意下列事项。查看信纸上的地址是否与信封
40、上的相同，如果不同，以信封为准，故信封必须保留。查看信上是否有写信人的签名，并对照信封，找到写信人的姓名。查看信是否有耽误，可从邮戳及信上注明的日期做出判断。耽误的原因可能是写信在信写好时未立即寄出，或由于邮局耽误所致。信上所提到的附件是否附上。如果未附上，在信上注明“缺附件”，并保留信封。如果附有支票或汇票时，应核对金额是否相符，如果无误，在信上注明“核对无误”；如果有差错，要注明差异之处。信封的邮戳有时可作证明用，信封需妥善保存。可以在信封上盖个收信日期章，依收信日期排列，直到确定信件已无用后再一起销毁。拆包裹。拆包裹时可用刀子或其他工具。在拆时，需注意包裹里面是否附有信件或其他文件。如果
41、是订购的东西，可取出订单核对，看寄来的物品是否正确无误，填写核对单交会计部门，通知物品已收到。其他。拆刊物时先请示上级领导刊物如何处理。领导一般让办公人员先看一遍，然后夹上便条指出主管想看的文章，并标明页数。随着办公人员工作经验的增加，可以阅读文章时，标出重点，准备纲要，以利查阅。误投邮件，必须退回邮局。如果是已迁走的公司的邮件，如知其新地址，可帮忙转过去。第5条收发信件登记簿信件登记设立收发登记簿，每日重要邮件，包括来信及专信，都需登记在收发登记簿中，尤其是挂号信、包裹等。登记簿通常记录收、发信件的日期，以备日后查询。第6条分信来信如以单位为收件人，拆开后应按信件的类别，由各部门接收。如是个
42、人函件，可直接交由收件人。如是公事，分信时需注意以下原则：用红笔勾出信件要点，节省他人阅读时间；对于需要回复或需上级领导指示的信件，可加注在信纸边上，供上级裁决。第3章 回信事宜第7条回信程序在回信时必须考虑信件的重要性与时效性。有些信件只是简单的询问或例行通函，处理比较简单，可直接由办公人员回复。有些信件，需请示主管之后才能回复。有些甚至必须收集资料，并经主管审核后，才能回复。要注意的是，不论简单还是复杂的信件，在回信时，应仔细阅读来函，清楚该回复事项，以及需准备的资料，这样才不会遗漏。回信的程序包括来信，直接回复或请示上级，回复（拟稿、打样、核对、签名），寄信（核对、装封、邮寄），复印件归档。第8条回信注意事项要写好一封回信，应把握以下要点。清楚。写信时应措辞明白清楚，使阅信人能立即明了内容，不致引起误会。最忌模棱两可的表达方式。正确。书信写作，正确是不可或缺的要素。信件内容不正确，易引起纠纷。要避免夸张或过分含蓄。具体。所谓“具体”就是要言之有物，措辞、文意切中要领，据实直陈，切忌空泛、抽象。完备。所有的信件都是为某种目的而写，信中该写的内容不可遗漏。如果一封信写得不完备，不但不能达到目的，甚至还会引起相反的效果。简洁。书信应力求简洁，切忌冗长。须知商场中人，业务繁忙，没
