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1、北京长久物流股份有限公司文件编号：CJWL/GL-052-C/2受控编号：职场管理规定 2011-09-16发布 2011-09-16实施北京长久物流股份有限公司 发布前 言本规定为规范公司职场管理要求而编制。本规定由行政管理部提出，行政管理部归口。为便于理解，将本次修订记录保留如下：前言：归口部门变更为行政管理部新增了4.1.2、4.1.3、4.1.4、4.2.1、4.2.2的职责。新增了5.1.5会议室、5.1.6院内环境卫生要求。修改了5.4工作秩序管理、5.5.2着装标准。新增了5.8.2假期安全保卫工作和5.8.3突发事件(事故)应急措施。修改了5.9检查办法及处罚。本办法由行政管理
2、部起草，主要修订人：王丹。 自本文下发之日起，原职场管理办法 CJWL/GL-052-B/2、假期及安全管理规定 CJWL/GL-045-B/1及食堂、保洁、院内环境管理办法 CJWL/GL-051-A/0自动作废。1目的为规范办公秩序、办公环境管理，以确保公司的职员素养、文明办公和各项安全工作达到标准化企业管理要求，树立良好的企业形象。2适用范围本办法适用于公司全体员工。3 术语和定义无4 职责4.1行政管理部职责4.1.1负责组织、安排人员对职场管理进行日常或不定期抽查。4.1.2负责公司假期总部安全、检查工作。4.1.3负责对事业部、业务中心（分公司、办事处）值班安排备案、检查工作。4.
3、1.4负责执行本办法规定的相关奖惩。4.2各事业部、业务中心（分公司、办事处）职责4.2.1 负责协助行政管理部对属地职场管理进行日常或不定期抽查。4.2.2负责对事业部、业务中心（分公司、办事处）安全保卫工作及假日值班报备。5管理内容及要求 ：5.1环境卫生管理：5.1.1工位区：a.办公工位上班时间只允许摆放显示器、电话、笔筒、水杯及时用文件，电脑置桌面右侧（特殊老式办公桌除外），竖式主机置桌面下，要求所有物品摆放整齐，擦拭干净；禁止摆放各类食品饮料、奇异摆设、玩具等与工作无关物品； b.电话线、电脑连接线、网线有序放置，不得缠绕无序影响美观；c.墙壁、办公桌隔板保持干净，无乱画、乱贴现象
4、； d.废弃物品一律清入垃圾篓，过期文件粉碎后进入垃圾篓，垃圾篓罩塑料袋；e.办公座椅、靠背一律不能放任何物品，人离开工位椅子回位；f.电脑要加上屏幕保护程序，设定自动启动时间为3分钟，以保证公司秘密不被泄露；g.下班后要收拾好桌面并保持整齐，除电脑、电话外的用品，要放入个人文件柜里。5.1.2个人文件柜（包括推柜和铁皮柜）a. 充分利用抽屉空间，存放以下物品：个人的东西，个人的参考资料，文件卷宗（各种信息、草拟的文件材料等），空白稿纸、不常使用的文具等，要求摆放整齐； b.各类文件和资料采用文件夹分类存放(文件夹标识见附件)；c.文件柜上方不允许存放任何物品，所有物品均须入柜或入库。5.1.
5、3办公区域内不得乱置杂物，所有堆积物品在使用后要整理工整；5.1.4为保持公司卫生整洁、空气清新，严禁在办公区内用餐(会议用餐除外)，吸烟须到公司指定的吸烟区。5.1.5会议室除每天例行清理和定期清理外，每次会议结束或会客结束都要督促保洁员清理。5.1.6各业务中心（分公司、办事处）要自行制定院内环境管理办法，负责院内环境卫生的管理。5.2 公用设备管理5.2.1公用设备放指定地点，不得随意挪动，使用前后要注意摆放整齐，保持复印机、传真机、打印机等设备的卫生与清洁；5.2.2为美化公司办公环境，行政管理人员统一购置或租赁花木盆景，并对其进行统一管理，各部门不得随意挪动、攀折；5.2.3工作区摆
6、放的报架、资料柜要保持整齐美观，报纸、资料阅读后要放回原处；5.2.4各区域消防通道不得占用、堵塞，消防设施不得挪位；5.2.5每位员工下班前必须自觉检查各自区域内的计算机、复印机、空调、饮水机、日光灯等的电源是否关闭、门窗是否关严。5.3会议室管理5.3.1会议室使用申请a.会议室使用部门需至少提前1小时通过OA公共事务 “会议申请与安排”进行会议室申请预定，行政管理人员负责会议室的安排审核；b.需要行政管理人员协办的事项，如：鲜花、饮料、水果、欢迎牌等，提前1天向行政管理人员申请，行政管理部根据实际情况做好相关服务工作；c.原则上会议室先预定先使用，如遇会议之间发生冲突，则小会服从大会，局
7、部服从整体。5.3.2会议室使用要求a.会议室是专门用于召开会议、研讨工作的地方，未经允许，不得挪作他用；非参加会议及培训人员，未经允许不得随意进入会议室；b.会议室使用部门要维持室内清洁,爱惜会议室的设备及物品，如投影仪、笔记本电脑、白板等，贵重物品由专人负责操作，其他人不得擅自使用和操作；c.会议结束后，使用部门人员应及时整理会议场地，将桌面清理干净，移动的桌椅放回原位；关闭各种电器，设备放回原处，借用行政部门设备应及时归还；如发现设备故障和公物损坏应及时报行政管理人员，以便及时修理，保证其他会议的准时进行。5.4工作秩序管理：5.4.1员工上班期间须佩戴工作证。5.4.2工作时间不得无故
8、离岗、串岗，不谈论与工作无关的事情。对于保密的内容，需在单独的会议室讨论。5.4.3任何人任何时间均不得在公司打游戏，不得上与工作无关的网站。5.5仪表着装5.5.1仪表a.男女员工不留奇异发型、不染奇异颜色，要保持清洁，梳理整齐；b.男员工发不过耳，不留光头，不留胡须；c.女员工上班提倡画淡妆，饰物佩带应当得体，不得浓妆艳抹，不用香味浓烈的香水；d.衬衫领口、袖口要清洁。5.5.2着装a.办公室员工在周一至周五的工作时间（8：30-17：30）内须着正装。1) 男士须着衬衫（长、短袖均可，有领有袖）、西裤、皮鞋、领带，深色西装（夏季可酌情不系领带）；2) 女士须着职业装、西裤、衬衫或裙子；3
9、) 不允许穿T恤衫、吊带背心、牛仔裤、休闲裤、运动鞋、旅游鞋、拖鞋或拖鞋式凉鞋。4) 女员工不可穿过于紧身、花哨、暴露(领口最低端不得低于锁骨以下5厘米，裙子下摆不可高于膝盖以上2厘米)的服装，不可以穿无袖、透明、暴露或容易暴露腰背的服饰。5) 重要场合要符合着装要求,可依据情况佩带领带（若有接待、会议等正式场合必须着正装、佩带领带）。b.对于有岗位工作服的一线员工，要求按规定穿工作服；对于没有岗位工作服的员工，要求穿戴整洁、得体。c.违反以上管理规定的，将被处以每次50元的罚款，并责令、限时回家更换。5.6声讯管理5.6.1接听外来电话时，铃声响起三次之内，必须接听，同时使用“您好”的问候语
10、；接听电话时，应适当控制音量，以免影响他人工作，严禁用电话聊天；5.6.2严禁使用公司电话拨打私人电话，接听私人电话一般不准超过3分钟；5.6.3员工不在工位上，本部门其它岗位、临座员工应帮助接听电话，需要留言时必须做好记录并转告受话人，并采取合理的方式进行电话事务处理。5.6.4如来电方打错号码，需委婉说明。如遇连接故障无声音，要耐心将电话挂断，禁止语言冷淡粗俗。5.6.5对于规定时间内要求开机的手机电话必须保持接打畅通，一般员工在因公外出时必须保持开机状态：a.公司高层领导手机必须24小时开机；b.职能部门部长，各业务中心的总经理、副总经理、发运经理、计划经理、综合部经理、财务经理、车队长
11、、安全管理人员手机必须24小时开机；c.运营体系部门员工及办公用车司机手机必须24小时开机；d.因工作需要特殊要求的岗位员工手机必须24小时开机；5.6.6各职能部门、业务中心（分公司、办事处）人员手机号码有变化时，应第一时间上报行政管理部门（各业务中心报综合管理部）及时更新通讯录。5.7接待管理5.7.1接待部门人员负责外来宾客的引领、参观介绍，提供公司宣传资料、端茶倒水、联系照相等接待任务；来访接待要热情得体，员工遇到客人应该主动问好；5.7.2会谈接待结束后，应将客人送出，为保证尊重客人及公司信息商业机密的安全性，不得将客人单独留在办公室；5.7.3未经行政管理人员核准的外来人员，一律拒
12、绝其参观公司。擅自带领外来人员参观者，视同泄露公司商业秘密。参观人员除特准者外，一律谢绝拍照，并由陪同参观人员委婉说明；5.7.4客人礼品统一由公司提供，领用前到行政管理部门做好登记；严禁收受客人礼品，如推托不掉的礼品收到后统一交行政管理部门做好入库登记。5.8安全保卫管理5.8.1日常安全保卫工作a.公司办公区域安全保卫工作，行政部门指定专人负责下班后卫生间等公共区域的门窗关闭，每日下班的最后一名人员负责检查办公区域门窗是否关闭，灯具、会议室设备、饮水机、公用电器、电脑电源是否关闭。b.各事业部、业务中心（分公司、办事处）要切实做好属地办公区的安全保卫工作。按每周5天排定值班表，由综合管理部
13、门指派1人值班。因特殊情况须在公司过夜的，须经事业部、业务中心（分公司、办事处）总经理签批。5.8.2假期安全保卫工作a.总部行政管理部安排专人负责门禁监控，总部各职能部门假期若有值、加班人员，需于放假前2日内将值(加)班人员明细交由行政管理部备案。b.各事业部、业务中心（分公司、办事处）自行安排属地假期安全保卫工作，并报行政管理部备案。c.值（加）班人员做好值(加)班记录，填写值班记录表，确保放假期间事务处理的连续性。5.8.3突发事件(事故)应急措施a.发生突发事件时需要报警的，值班人员应立即拨打相应的报警电话。同时电话告知公司负责人、总部行政管理部负责人及主管高层领导。b.发生火灾时，立
14、即用灭火器、消防栓等进行扑救，同时通知物业及相邻单位，组织人员疏散，共同应对事故。c.发生触电事故时，迅速切断电源，抢救受伤人员。d.发生其他事故时，视事故具体情况，及时有效上报、处理。e.突发事件(事故)处理完毕需提交事件(事故)处置报告，交行政管理部行政档案管理人员处存档。5.9 检查办法及处罚5.9.1成立检查组,总部检查组组长由行政管理部负责人担任，组员由行政管理人员、被检查部门各出一名员工构成，视环境变化，组长可临时调整检查组成员。异地公司由综合管理部组织检查组。5.9.2检查办法:a.以员工自查为主（上交行政管理部自查表）。b.以检查组不定期检查或抽查为辅。5.9.3检查项目包括：
15、办公环境卫生、公用设备、会议室管理、工作秩序、仪表着装、声讯管理、接待管理、安全保卫管理。 5.9.4 违规处罚检查组对职场情况进行检查,记录不合格项目（数码相机留存不合格图片），要求被检查人对检查结果签字确认，限时整改直至合格为止。被检查部门长对检查内容签字确认，检查人和核实人签字确认。行政管理部定期将检查结果公布，并对检查不合格者进行惩罚，具体惩罚办法如下：a.对初次不合格者在公司范围内通报批评；b.对第二次及多次不合格者每次罚款50元。6 业绩指标:序号测量指标(项)测量方法频次17 记录及表单：序号名称/编号保存期保存地点1办公区域检查表1年行政管理部2人员值班表1年行政管理部3值班记
16、录表1年值班单位4项目自查表1年行政管理部8 相关文件：无9 文件历史版次更改记录：版本修改条款及内容修改时间修改人审批人B/0新增会议室管理规定、修订了相关部门的职责、删除了保洁员的职责等相关内容调整2009-2-13周永红薄世久B/1重新修订2009-06-23李建民薄世久B/2修订2010.7姜宁陈钢B/3新增会议室及院内环境卫生管理要求、假期安全保卫工作、突发事件(事故)应急措施、修改了着装标准等2011.8王丹薄世久 办公区域检查表每日必查项目：1、各区域门窗；2、各区域灯具；3、会议室设备设施；4、各区域饮水机；5、各区域公用设备电器；6、各老总办公室；7、公司各大门日期交接时间姓
17、名交接时间姓名交接时间姓名123456789101112131415161718192021222324252627注意事项：1、本记录表由每天下班后晚走的员工进行交接、填写，由最后走的员工对每日必查项目进行检查、确认；2、最后走的员工将此表交至前台处；3、节假日由值班人员进行检查、确认。记录编号：CJWL/JL-163-A/0人员值班表记录编号：CJWL/JL-132-A/0日期值班部门值班人员联系电话负责人备注注：火警电话：119 急救电话：120 报警电话：110审批： 编制： 日期：值班记录表记录编号：CJWL/JL-133-A/0值班人员姓名保安值班姓名时间地点事由处理结果接班需要处
18、理事项值班期间来公司人员及事由项目自查表记录编号：CJWL/JL-134-A/0检查项目检查日期检查人检查结果改进措施办公区域电器设备上下水管食堂水、电煤气修理厂维修场地仓储场地值班人员的落实宿舍保安人员配备空调设备饮水机其它检查人： 负责人： 日期：北京长久物流有限公司（）保管位置（文件夹名称）保存年限废弃年度管理人（文件夹名称）北京长久物流有限公司保存年限废弃年度保存位置管理人文件夹标签职场管理标准工作时间在工位时离开工位时1. 工位只允许摆放显示器、电话、笔筒、水杯及时用文件，电脑置桌面右侧，竖式主机置桌面下；电话线、电脑连接线、网线有序放置；墙壁、办公桌隔板保持干净，无乱画、乱贴现象；废弃物品一律清入垃圾篓；办公座椅、靠背一律不能放任何物品2. 人离开工位时椅子回位，文件夹收拾整齐。职场管理标准下班时间下班时间铁皮柜1、 下班后要收拾好桌面并保持整齐，除电脑、电话外的用品要放入个人文件柜里。2、 各类文件和资料采用文件夹分类存放；
