《环保能源公司江苏片区财务管理制度.doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《环保能源公司江苏片区财务管理制度.doc（25页珍藏版）》请在三一办公上搜索。
1、光大环保能源江苏片区财务管理制度光大环保能源江苏片区领导小组二零零八年七月 编制目 录第一章、总则-2第二章、货币资金管理-2-4第三章、成本费用管理-4-5第四章、工程合同执行管理-5-6第五章、工程材料和安装设备的管理- -6-7第六章、财务预算管理-7-8第七章、固定资产管理-8-11第八章、存货的管理-11-14第九章、外币业务的管理-14第十章、利润上缴及分配管理-14-15第十一章、财务报告与财务评价-15第十二章、财务档案备份管理-15-16第十三章、会计档案管理-16-17第十四章、会计人员管理-18-19第十五章、备用金及报销管理细则-20-24财务管理制度（项目公司）第一章
2、 总则为规范江苏片区的会计核算与财务管理工作，维护投资者和债权人的合法权益，特制定本制度。本财务管理制度的制定依据主要有中华人民共和国公司法、中华人民共和国会计法、企业会计准则、企业会计制度等。片区财务管理的主要任务是按照国家的有关法律、法规、政策和制度的规定，认真做好各项财务收支计划、控制、核算、分析和考核工作，组织收入、筹集资金，努力提高经济效益；建立与健全片区及各公司内部的各项财务管理制度，如实地反映各公司的财务状况、经营成果以及现金流量，依法计算缴纳国家税收，保证投资者的权益不受侵犯。财务总监为片区财务负责人，财务负责人向片区领导小组组长及光大国际财务负责人及财务管理部负责。片区各公司
3、的日常的财务管理和会计核算，由各公司的财务经理具体负责操作。苏州公司的财务最终审核和签字由财务总监负责，其他公司由财务经理审核签字，财务总监每月对其工作进行检查。第二章 货币资金管理一、现金管理1、现金使用范围：根据现金管理暂行条例规定，江苏片区各公司（以下简称“公司”）在下列范围内使用现金：（1） 支付个人劳务报酬。（2） 各种劳保、福利费用及按国家规定的对个人的其他支出。（3） 出差人员必须随身携带的差旅费。（4） 结算起点以下的零星支出。（5） 中国人民银行确定需要支付现金的其他支出。结算起点定为1000元人民币，结算起点的调整，由总经理确定，上报片区审核，并报光大国际财务负责人批准。2
4、、现金管理规定：（1） 公司的财务部门，实行岗位分离和牵制，出纳工作和会计工作必须合理分工，现金的收付保管应由出纳负责办理，非出纳人员不得经管现金。（2） 现金出纳每日必须对库存现金清点核对，切实做到日清月结。出纳所保管的库存现金结余不得超过总部核定的限额，苏州公司10000元，其他公司5000元。财务部门必须每月两次定期清查盘点，以确保现金的账实相符，保证现金安全完整，杜绝一切违规或违法行为的发生。（3） 一切现金支出都要以公司规定为准。（4） 不允许以不符合财务制度的凭证充抵库存现金，不允许公款私存，不准保留账外账，严禁私设小金库。（5） 公司员工因工作需要需向财务部门借用现金，需经财务经
5、理和公司总经理批准，出纳人员方可支付现金。借款的核销按照备用金及报销管理细则中的办法及流程来执行。（6） 一切现金收入都应开具收款收据，以明确经济责任。二、 银行存款管理1、账户管理按照国家银行结算办法以及银行账户管理办法，切实加强公司与银行往来业务结算管理，具体规定如下：（1） 严格遵守国家的有关法律、法规规定的银行结算纪律（2） 不准出租、出借开户银行账户。（3） 不准签发空头支票和远期支票。（4） 不准套取银行信用。（5） 公司任何银行账户的开设与销户，须经董事会及光大国际批准。2、银行结算管理公司的银行账户设立人民币基本存款账户、一般存款账户和外币账户等结算账户。其中：（1） 人民币基
6、本存款账户为公司日常费用支出账户，主要用于日常业务的资金取现和对外支付。（2） 一般存款账户为公司大额存款账户，主要用于存放公司资本金账户结汇款、银行发放的人民币贷款、公司业务收入、贷款本息偿还及支付各项工程合同款和按审定后的预算划拨日常经费至人民币基本存款账户。该账户的每笔支付业务，必须有光大国际指定的有权签字人之其中两位联合签字批准有效，该账户开户时应与银行约定上述规定。（3）外币账户为公司资本金账户，主要用于公司注册资本金存款、银行发放的外币贷款、支付各项进口设备款及结汇。该账户的管理等同一般存款账户的管理。3、银行预留印鉴为公司财务专用章、公司代表名章，公司代表名章可以为公司法定代表人
7、（即董事长）或总经理名章，根据公司具体情况确定，报片区备案并报光大国际批准。4、使用支票时须填写领用支票审批单，该申请单的有权签字人为各个公司的财务经理。5、 公司的支票及有关票据均由出纳人员保管。所有票据印鉴章不得由同一人保管。做到票、印分管，以明确责任，形成制约机制。支票印鉴章中：公司财务专用章由财务经理保管，公司代表名章由本人或其授权人保管。6、 公司的银行存款情况，财务部门必须做好保密工作，未经批准不得对外透露。如有违反，查明原因，将追究责任。7、出纳人员必须按时与银行核对存款余额，如有不符应及时查明。第三章 成本费用的管理公司各项开支应贯彻精打细算、量入为出的原则，按计划、预算从严控
8、制，建立和完善内部授权制度，防止越权签字。总经理一支笔审批，重大财务开支应共同审议并实行联签制。领导班子成员带头遵守财经纪律，自觉接受财务监督。财务人员要严格执行费用开支标准和范围，加强财务审核工作，凡是报销手续不符、资料不全、原始发票有误，财务人员都要拒绝办理。公司应根据年度财务收支计划核定的费用预算实行指标控制，财务部门依照费用性质，确立核算对象按月结算。生产费用与管理费用、销售费用应严格区分不能混淆，生产费用的开支凡是有产品对象的，可直接计入产品成本，管理费用按期间费用处理。因公司销售货物属性特殊，根据核算从简从明原则，可以不设销售费用科目。财务费用包括作为期间费用的利息支出（减利息收入
9、）、汇兑损失（减汇兑收益）以及金融机构的手续费等、如有长期投资项目或购建固定资产，在该长期投资项目达到预定可使用状态之前，其借款利息和外币借款汇兑损益应进行资本化处理。一、费用开支预算控制管理原则1、实行预算控制各项费用支出根据公司当年实际工作安排，制定年度、月度计划。年度预算由片区根据总部总的预算进行分解，报光大国际批准。公司将光大国际批准的年度预算按月进行分解，确定公司支出计划，月计划经总经理审批后下发执行。总经理在报请片区批准后可适当调剂。凡计划外支出费用须报片区审核，再报光大国际批准。2、 高级级管理人员的费用实行交叉审核控制高级管理人员是指公司总经理、副总经理、总工程师、运营总监、财
10、务总监和总经理助理等。3、高级管理人员发生的各项可控费用不得由自己审批，应实行交叉审核控制的控制制度，以保证费用发生的必要性和准确性。总经理的费用由财务负责人或财务经理审核，其他高级管理人员的费用由公司总经理审批。二、费用报销管理办法 项目公司管理费用和建设期工程指挥部管理费用具体报销管理方法见备用金及报销管理细则。第四章 工程、采购合同执行管理一、 工程、采购合同生效登记公司对外签署的所有工程、采购合同应由生产技术部进行生效登记和合同执行管理，其中必须有1份合同正本由财务部存档管理。二、工程、采购合同执行监控管理1、财务部负责跟进和监控已生效的工程、采购合同的付款行为。2、财务部根据合同的付
11、款条款对付款申请进行审核后办理付款。具体付款审批程序按光大国际有关文件的规定执行。3、发生影响合同履行的不可抗力事件和发生合同对方当事人违约时，财务部与相关业务部门应共同及时报告公司总经理，以方便公司管理层研究对策，采取措施，妥善解决违约问题，同时在法律、法规或合同规定的期限内通知对方当事人，并收集、提供相应的证据。4、财务部应于每月月末对合同执行情况进行统计登记，与合同执行部门之记录相互核对，并向公司管理层和业务部门递交合同情况表。三、 工程、采购合同付款程序各项工程及国内采购合同款通过人民币款户划款支付，如付款条件涉及对方单位提供保函的，需通过律师确认和银行询证无误后方可办理；国外采购设备
12、合同通过外币账户划款支付。公司相关部门于每月26日前，根据合同的签署情况及工程进度情况编制下月应付的工程合同款，各公司由财务部汇总并经财务负责人和总经理及片区领导小组审核后于下月7日前上报光大国际财务部审批。1、土建安装、设备采购、监理等各项工程合同款的支付程序如下：（1）由光大环保工程技术（深圳）有限公司签署的工程、采购合同由其付款。（2）由项目公司签订的工程、采购合同由项目公司付款。2、工程指挥部专业工程师或生产技术部填写“工程、采购合同付款内部审批表”及对工程、采购付款条件是否达到作出明确说明后，由指挥部负责人审批（建设期）或生产技术部负责人、分管领导审批后，交由财务部审核、财务负责人签
13、字审批经总经理批准后方可付款。第五章 工程材料和安装设备的管理为做好材料和安装设备的管理，各公司所采购的设备应交由指定部门（单位）保管，被指定部门（单位）应设立专门的存放仓库，并设专职管理员，负责材料和安装设备的入库管理及明细账登记，公司配备相应的专职人员对口移交，并编制设备移交管理明细账册。办理移交手续时，需要现场清点设备材料以工程或技术部为主，工程监理参加。材料、设备采购的计划、采购和仓库管理员必须分为三个不同的部门或个人。第六章 财务预算的管理 根据现代企业制度管理的要求,为确保公司运营年度目标计划的完成，加强公司运营期各类资金及费用的合理配置，促进公司各类资金的有计划地规范运作，特制定
14、以下管理标准。一、财务预算的范围及内容1、公司各类经营活动，都应纳入预算管理范围之内，通过各类年度预算来约束各类经济行为，达到公司年度的经营目标。2、公司预算包括收入、成本、费用、现金流量等各项预算，格式及内容按光大国际要求来定。3、公司的年度预算，应反映公司各类生产经营活动过程中所耗费的所有支出。二、公司预算的编制、起草及职责1、公司年度预算的编制原则。各公司根据本年度生产计划及经营事项安排，由总经理负责，财务部具体实施。按公司年度预算的编制指导意见，以及公司财务部提出的年度预算框架，由各相关部门按照各自工作特点、分工负责执行，详细编制起草各部门本年度各项计划，由财务部收集、整理、成文。片区
15、领导小组负责对总部下达各公司预算确定执行及定期监督其执行情况。2、预算编制的职责（1）总经理负责提出年度预算编制指导意见，它包括：年度预算编制的目标、重点和预算编制的基本要点。协调预算编制过程中的事项，组织审查年度预算草案，组织审核各季度的各项执行情况，审核并批准预算执行的考核意见。（2） 生产运行部、生产技术部负责在当年度9月上旬起草并编制下一年度的上网电量与垃圾处理量预算、维修费用预算（包括大、小修），技术改造费用预算、生产用原材料预算。并按季、年度提出书面分析意见，送财务部。其分析意见的主要内容为：上网电量与垃圾处理量完成情况、维修情况、重要技改项目的在建、完工状况、概算执行情况等。（3
16、） 综合管理部负责在当年度9月上旬起草并编制下一年度费用预算，包括公司为组织和管理生产经营活动而发生的各种费用（不含员工工资，该费用由财务部指定人员负责编制）主要有：职工福利费、工会经费、职工社会保险金、住房公积金、办公费、通讯费、差旅费、交际应酬费、顾问费、保险费、后勤服务费（包含职工食堂、浴室、车辆费、绿化、保洁、文体活动、宿舍等各类生活后勤服务费）。（4） 财务部负责在当年9月汇总编制公司下一年度财务预算草案，并在年度执行预算计划的执行过程中，以年度执行预算为支出依据，在规定的权限内调整月度（或季度）计划，控制各项开支，合理安排资金，监督各项支出的合理性，对不符合计划内容及公司有关规定的
17、支出，财务部有权拒绝支付。三、公司预算草案编制后，经总经理签字确认后报报片区审核汇总，于光大国际所订之期限前再报光大国际批准。四、公司按片区下发的年度预算通知编制分项、分月度的执行预算，未经片区或光大国际同意，任何人不得对下发的年度预算进行任何修改。五、公司按月度、季度、半年度、年度编制预算完成情况，报片区领导小组并报光大国际，报告格式由光大国际确定。第七章 固定资产管理一、 固定资产内容1、固定资产是指同时具有下列特征的有形资产：为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的，单位价值较高（一般指使用价值超过2000元）且使用寿命超过一个会计年度。具体包括下列内容： （1）房屋和建筑物:公司购
18、买或自行建造的房屋和建筑物。 （2）机器设备：所有的机器设备。（3）运输设备:办公用车等。（4）电子设备：如：电脑、空调、复印机、打印机等。（5）其他资产：不含在上述范围单位价值在2000元以上且使用年限超过1年的固定资产，如办公设备、家具及厨房设备等。2、公司购置、维修、改造、处置固定资产（含对办公、营业、生产场所的装饰、装修），需上报片区审核，并报光大国际审批。 3、公司应根据实际情况，制定固定资产管理办法，包括购置、领用、调入、调出、日常管理等一系列事宜。二、固定资产购置:1、公司固定资产购置须通过预算控制。综合管理部负责采购管理用固定资产，生产技术部负责采购生产用固定资产，在年末9月上
19、旬报送的下年度预算额度中申请。预算内购置经总经理审批；预算外购置须总经理同意，并报片区审核，同时报董事会审批。2、固定资产购置、领用、调配、日常管理，生产用固定资产由生产技术部门统一负责；管理用固定资产由综合管理部统一负责。三、 固定资产折旧1公司固定资产的折旧方法一般采用平均年限法。房屋及建筑物的折旧年限为特许经营期间，最长不超过30年；运输设备的折旧年限为10年；机器设备的折旧年限为15年；电子设备的折旧年限为5年；其他资产的折旧年限为5年；2平均年限法的固定资产折旧率和折旧额的计算公式如下： 年折旧率=（1-预计净残值率）/折旧年限 月折旧率=年折旧率12 月折旧额=固定资产原值月折旧率
20、3公司固定资产折旧，按月计提。当月增加的固定资产，当月不计提折旧，从下月起计提折旧。当月减少的固定资产，当月仍计提折旧，从下月起停止计提折旧。固定资产提足折旧后，不管能否继续使用，均不再计提折旧；提前报废的固定资产也不再补提折旧。因进行大修理而停用的固定资产，应当照提折旧，计提的折旧应计入相关资产或者当期损益。4固定资产虽已交付使用但尚未办理竣工决算，自交付使用之日起，按工程预算、造价或者工程成本等资料，估价转入交付使用资产。并计提折旧。竣工决算办理完毕后，按照决算数调整原估价和已计提折旧。5. 净残值率按照固定资产原值的10%确定；根据国家有关规定，不留或少留残值的，报主管税务机关备案。 四
21、、 固定资产后续支出处理1、固定资产修理费用，应当直接计入当期费用，不得采用预提或待摊方式处理。2、固定资产改良支出，应当计入固定资产账面价值。五、固定资产处置1. 固定资产有偿转让或者清理报废的变价净收入与其账面净值的差额，计入营业外收入或营业外支出。2固定资产变价净收入是指转让或者变卖固定资产所取得的价款减清理费用后的净额。固定资产账面价值是指固定资产原值减累计折旧和减值准备后的金额。3. 固定资产处置由公司总经理根据公司经营需要进行，报片区审核并报光大国际审批。六、固定资产的日常管理1、固定资产日常管理原则：各部门本着“谁使用，谁管理”的原则，清晰界定使用责任，避免主体不清，权责不明。2
22、、 综合管理部负责管理用固定资产、生产技术部负责生产用固定资产，财务部负责固定资产的账务管理。要建立固定资产管理责任制，使用部门做好日常维护、定期检查工作和记录，发生变动及时与财务部门和各有关部门联系。使用部门与财务部每年必须对固定资产进行一次全面盘点清查，做到有物必有卡、有卡必有物，保证固定资产档案的真实完整。3、财务部是固定资产核算部门的职能部门，负责公司固定资产的核算，建立固定资产的账、卡（包括名称、型号、使用人/部门、购置日期等）及时正确地反映固定资产的增减变动情况，负责计提固定资产的折旧和大修理费用，建立固定资产分类折旧卡。负责参与审核固定资产的报废、调拨以及组织固定资产的清查。财务
23、部负责对固定资产定期或不定期进行固定资产盘点清查，保证账实、账卡一致。每年必须进行一次全面的盘点清查。七、 固定资产的拆除、盈亏和报废1、各部门在进行大、小修理或更改工程时需拆迁、更换固定资产，应及时做好变动记录，并书面通知财务等职能部门办理卡片等变动手续。2、固定资产发生盈亏时，应认真查明原因，追究责任，严肃处理，发现盘盈或纯属无法追查必须上报的盈亏时，应由使用部门填写“固定资产盘盈盘亏报告单”经部门领导审批后后报送财务部门，由财务部门报送总经理审批。3、固定资产报废时，由使用部门提出，并填写“固定资产报废单”经有关部门签定，提出初步意见后，报送总经理审批。按公司规定的权限办理，未经批准前，
24、各使用部门要负责到底，妥善保管、不得擅自处理或毁损。各使用部门对报废的固定资产一律不得再行使用，报废的固定资产应及时办理残值回收等工作。第八章 存货管理存货包括公司生产经营过程所需要的材料、备品备件等，材料主要有石灰粉、氢氧化钠、盐酸、活性炭、柴油等，备品备件主要有设备维修用配件和设备维护用油等，公司存货应设有仓库、专人管理，实行定岗、定人、定责，确保存货的完整可靠。一切存货一律以实际成本计价。一、存货的计价与管理1、材料的计价与管理（1）材料的管理A、材料的入库材料采购入库时需根据发票核实入库的数量，单价，核实无误后 由保管员签收并填写来料验收单一式三联，列示入库材料的名称，数量，单价以及经
25、办人和验收人签名。 采购人员保存一联，仓库保管员一联，另一联随同发票交财务部。B、材料的领用设备维护人员领用材料时必须填写物项领料单一式三联，填明领用材料的名称和数量，交主管经理签字批准后保管员方可发料。物项领料单领用人员保存一联，仓库保管员一联， 一联交财务部。C、材料的保管仓库保管员必须将入库材料分批登记、编号、妥善保管、定期清点。仓库保管员和材料采购人员不得为同一人。D、材料的盘点公司要定期和不定期地组织对库存材料的盘点清查，要做到帐实相符。如在清点过程中发现有短缺现象出现， 应及时查明原因，如属于责任人过失的， 应予以赔偿；如是因为正常损益， 保管员应填写报损报溢单一式二联， 由总经理
26、批准后，一联仓库留存，一联交财务部。（2）材料的计价A、材料的采购片区成立统一的采购中心，材料的采购应严格执行在招投标方面的规定，采购人员在材料采购前应与供应商签订供货合同， 列明货物的名称、数量、单价、总金额以及付款方式和付款条件，经片区领导小组批准后应交一份给财务备档, 另一份由采购人员备档。订购单上申请人、部门主管、分管领导及总经理的签字必须齐全。B、材料价款的支付材料采购的定金或预付款需严格根据合同或订货单条款执行；在付清所有材料价款时财务部必须根据订货合同（或订货单）对照购货发票和公司仓库填发的入库单，确认名称，单价，数量和总金额无误后，经分管领导审核，由总经理批准，方可对外支付材料
27、价款。材料的入库价以发票金额为准， 但不得高于合同或订货单的总金额。C、发出材料的成本成本计算采用加权平均计算法。 根据上月底库存材料的成本和本月的采购成本计算出材料的加权平均价，月底根据领料单和材料平均价计算本月领用材料的成本。二、 备品备件的管理1、备品备件的确认、计价与摊销设备维护用配件和设备维护用油等作为备品备件确认。备品备件的计价以购入的实际成本入账低值易耗品的摊销采用一次摊销法。2、备品备件的管理（1）备品备件的采购备品备件的采购应严格执行片区在招投标方面的规定，由片区采购中心统一采购。申请人必须提出申请并得到总经理的批准后上报片区采购中心进行采购。（2）备品备件的库存片区成立统一
28、的备品备件中心，采购进来的备品备件由片区统一保管。（3） 备品备件的领用备品备件的领用必须填写一式三联的领用单， 一联由备品备件中心保留，一联由领用部门留存， 一联随同发票交财务部结算。（4）备品备件的清点财务部和保管员应定期对帐，核实低值易耗品的数量，每年不少于二次。第九章 外币业务的管理公司的外币业务，是指以记账本位币以外的货币进行的款项收付、往来结算和计价等业务。 公司以人民币为记账本位币。 公司发生外币业务，应当将有关外币金额折合为记账本位币金额。折合汇率采用光大国际规定的基准汇率。 按照光大国际规定的时间，公司应当将外币现金、外币银行存款、债权、债务等各种外币账户的余额，按照月末的市
29、场汇价折合为记账本位币金额与账面记账本位币金额之间的差额，作为汇兑损益，计入当期损益。 公司收到投资者的出资额，如果需要折合为记账本位币的，有关资产账户按照当日市场汇率折合，实收资本账户按照合同、协议中约定的市场汇价折合；合同、协议未作约定的，按照公司收到出资额时的市场汇率折合。 有关资产账户与实收资本账户采用的折合汇率不同产生的折合记账本位币差额，作为汇兑损益，计入当期损益。第十章 利润上缴及分配的管理利润是企业在一定时期内所实现的财务成果，集中反映了企业生产经营各方面的效益。实现的利润，除用于法定的资本积累外，是用于归还贷款还是用于扩大生产经营规模，都关系公司下一阶段生产经营计划的完成及生
30、产经营决策的关键。 公司实现的税后利润应贯彻先上缴后分配的原则。在完成董事会下达的目标利润的前提下，按照董事会决定比例计提盈余公积金和公益金。公司完成当年利润，年末按注册会计师事务所审计核定的税后利润总额扣除本公司应留盈余公积金和公益金后，分配和上缴各股东应得利润，具体分配和上缴比例和方法，由董事会决定。公司当年的盈余公积金和公益金的计提，须待注册会计师对年度会计决算审定后，按董事会决定，计提盈余公积金和公益金。公司留存的公积金除了用于发展和扩大生产规模外，应留有一定比例以充实企业自有流动资金的不足，严禁通过挤、占、挪用公积金去发放奖金和搞职工集体福利。公益金用于职工福利时需报片区审核、光大国
31、际审批。第十一章 财务报告与财务评价财务报告是公司财务状况和经营成果的总结性书面文件，财务报告主要包括资产负债表、损益表、利润及利润分配表、现金流量表、预算执行对比表、有关附表、财务情况说明书以及资金周报表。公司应当定期向片区及光大国际提供财务报告。经公司总经理批准后，方可向公司主要债权人以及其他与公司有关的报表使用者提供财务报告。公司对外报出的财务报告上须有公司总经理及财务负责人的签字。公司应当每月8日前向片区及光大国际报送上月的财务报告。财务情况说明书主要说明公司的资金周转和增减情况、税金缴纳情况、对本期或者下期财务状况发生重大影响的事项；资产负债表日后至报出前发生的对公司财务状况有重大影
32、响的事项；预算执行情况；以及需要说明的其他事项。财务报表按财务管理机构的管理层次逐级汇总、合并。汇总报表必须做到账表相符，表表相符。属于内部之间需要调整抵消的数字，要调整对冲，避免重复反映，形成虚假数字。规定需要注明的数字应加以注明。公司应于每年十月制定下一年度的财务预算并于每年光大国际要求的期限前提交。年度财务预算需要通过片区审核，再上报公司董事会会议通过或经光大国际审批。第十二章 财务档案备份管理一、备份管理员及复核员各单位应指派两名财务人员分别担任备份管理员及备份复核员。备份管理员负责定期进行备份工作，备份复核员负责定期检查备份工作及核对备份记录，确保备份的有效性。二、备份工作及范围备份
33、管理员须于每月结账后五个工作日内对财务资料进行备份，备份范围：财务软件账记及电子文档储存的各种财务资料及各种电子报表等；于每季度（即三月、六月、九月及十二月）为已备份的财务资料进行回复性测试，以确定备份资料的有效。三、备份媒体及备份存放位置财务资料备份采用双备份制，以可移动及大容量的储存媒体为备份媒体，如移动硬盘、优盘或光碟等；其中一个备份存放于财务部，另一个于加密后放于办公室以外的安全地点，以防由于办公室发生火灾或其他事故而引致财务备份资料损毁。四、备份记录 备份管理员须于备份记录册内记录每次备份或回复测试的日期、内容、档案名称、备份人名称及相关事项，并于记录上签署。备份复核员须于检查及核对
34、备份记录册，确定备份记录与备份/回复测试的内容相符，并签字作实。备份记录册须存放财务部内。第十三章 会计档案管理一、会计凭证、会计账簿、会计报表、会计文件和其他有保存价值的资料，均应归档。二、会计凭证应按月、按编号顺序每月装订成册，标明月份、季度、年起止、号数、单据张数，由会计及有关人员签名盖章(包括制单、审核)，由公司财务经理指定专人归档保存，归档前应加以装订。三、会计报表应分月、季、年报、按时归档，由公司财务经理指定专人保管，并分类填制目录。四、会计档案不得携带外出，凡查阅、复制、摘录会计档案，须经公司财经理和总经理批准。五、会计档案的保管与销毁1、会计档案的保管期限，根据其特点和使用价值
35、分为永久、定期两类，定期分为三年、五年、十五年、二十五、永久。具体保管期限见下表。序号 档案名称保管期限 备注一会计凭证类1原始凭证15年2记帐凭证15年3汇总凭证15年二会计帐簿类4总账15年包括日记总账5明细账15年6日记账15年现金和银行日记账25年7固定资产卡片固定资产报废清理后5年8辅助帐簿三财务报告类包括各级主管部门9月、季度财务报告3年包括文字分析10年度财务报告（决算）永久包括文字分析四其他类11会计移交清册15年12会计档案保管清册永久13会计档案销毁清册永久14银行余额调节表5年15银行对账单5年2、会计档案保管期满，需要销毁时，由会计档案管理人员提出销毁意见，经财务负责人
36、严格审查，报公司总经理同意，编制会计档案销毁清册，经光大国际有关领导批准后，执行销毁。对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案保管人员保管到结清债权债务时为止。销毁时应由财务负责人派人监督，并在销毁清单上签名盖章。未经光大国际批准的会计档案严禁自行销毁。六、由于人员的变动，会计档案需要移交时，由移交人办理交接手续，由监交人、移交人、接交人三人签字盖章。第十四章 会计人员的管理一、公司应切实加强对财务工作的指导。1、财务总监为片区财务负责人。片区/公司财务负责人向片区领导小组及光大国际的财务负责人及财务管理部负责，片区/公司财务负责人必须对片区/公司各财务部的工作、报表及
37、报告负责，并严格审核下属的工作。2、建立和完善财务人员表彰、奖励制度，做到奖罚分明。二、片区领导小组及各公司高级管理人员要在带头执行国家财经法规的同时，积极支持财务人员的工作，提高财务人员的工作积极性，尽可能满足财务人员的合理正当要求，支持财务人员坚持原则，与各种违法违纪行为作斗争，对打击报复财务人员的人和事，要从严惩处。三、财务人员应加强自身职业道德的建设和业务水平的提高。1、财务人员必须具有一定的专业技能，持证（会计证）上岗，熟悉本职工作。2、财务人员在会计工作中应当遵守职业道德，树立良好的职业品质，严谨的工作作风，严守工作纪律，努力提高工作效率和工作质量。3、财务人员应当热爱本职工作，努
38、力钻研业务，使自己的知识和技能适应所从事工作的要求。4、财务人员应当熟悉财经纪律、法规，规章和国家统一会计制度，并结合会计工作进行广泛宣传。5、财务人员应当按照会计法律、法规和国家统一会计制度规定的程序和要求进行会计工作，保证所提供的会计信息合法、真实、准确、及时、完整。6、财务人员办理会计业务应当实事求是，客观公正。7、财务人员应当熟悉本单位的生产经营和业务管理情况，运用掌握的会计信息和会计方法，为改善单位内部管理、提高经济效益服务。8、财务人员应当保守本单位的商业秘密，除法律规定和单位领导人同意外，不能私自向外界提供和泄露单位的会计信息。9、财务人员应坚持会计继续教育，与时俱进，不断学习和
39、提高自身的专业知识。四、财务人员要强化参与意识，增强效益观念，要把工作重点转移到预算分析、检查控制和参与决策上来，实施全过程、全方位经济核算。财务人员要加强自律、忠于职守、如实反映情况，坚持依法办事。第十五章 备用金及报销管理细则本细则系针对光大环保能源项目江苏片区首次发布实施，主要是对片区所辖各公司备用金、报销付款总则、具体费用类型、包括业务招待费、差旅费、市内交通费、通讯费、办公费、房租及管理费、员工费用等，做出明确规定，是对行政管理制度及财务管理制度的操作细化，以加强公司各项费用管理，规范费用报销付款，提高公司运营效率。本细则适用于项目公司管理费及建设期指挥部管理费。一、备用金管理规定1
40、、基本定义备用金是指员工因日常公务需要而临时从公司财务部预支的借款。员工申请备用金时，需对预计每笔开支进行合理估算，根据实际情况需要借款；原则上借款金额不超过2万元，特殊情况下不超过5万元。2、借款流程（1）员工借款必须填写“借款审批单”，详细列明借款事由，由部门负责人、分管副总审核后，报公司财务负责人（苏州以外公司为财务经理，下同）和总经理批准，方可借款。（2）审批完成后，通常情况下，财务于2个工作日支付所借款项。3、还款时间（1）借款所用业务完成后五个工作日内办理核销。财务部每一个月对备用金进行清理，对超过一个月不予核销的个人借支款，无合理原因，财务部门有权从当事人的工资中扣除并予以其他处
41、罚措施。备用金实行“前款不清，后款不借”的原则。（2）如遇到特殊情况需延期的，或未还再借的，应补充书面理由，报公司财务负责人和总经理批准。二、报销付款总则1、费用报销流程及审批权限、责任申请人填单-部门负责人审核-分管副总审批-会计审核-财务经理复核-财务负责人审批（苏州）-总经理批准申请人应如实填写报销凭证，正确粘贴报销单据；部门负责人审核并确认费用的真实性和必要性；财务部门审核单据的合理性、真实性、合法性、费用控制标准及报销流程。2、报销时限对于报销申请，员工需在费用发生日（其中与出差有关的费用从出差返回日期起计算）起五个工作日内提交，无充分合理理由，超过费用发生日起1 个月内的报销申请，
42、根据情节轻重，可不予报销或不予全额报销（超过一个月后的款项可按日扣除相应报销金额的1%）；超过二个月的报销款项，可全额不予报销，相关损失由个人承担。3、报销单据任何支出都必须出具书面形式的证据如发票、账单等原始单证。在国内发生的任何费用支出，都必须取得印有税务监制章的发票或财政监制章的收据。申请人必须完整填写报销单据。对于费用的支出必须逐笔填写费用支出的明细，明细程度以审批人无须审阅原始单据而能合理判断费用及金额的发生合理性为限（如每笔开支可能包括日期、时间、地点、事由、随同人或其他信息等）。对于不符合规定、附件缺失的报销付款单据，相关金额不予报销。虚假报销或以公司谋取私利者，一经发现，将根据
43、公司有关规定予以惩处。 三、费用报销的特殊要求1、业务招待费业务招待费是指因工作需要招待客户和外单位人员等而发生的费用。（1） 经办人员报销费用时需填写“交际费用申请单”。（2） 交际费用报销应按次填写，报销的餐费发票必须盖有单位印章，单次餐费发票必须是同一餐饮企业发票。（3） 对于礼品的赠送，需要提供发票，还应在入库单上注明礼品品种及数量，单位为批次的，还应提供清单。赠送礼品的需要按公司的有关规定预先进行批准。（4） 审批权限，由分管领导审核后报总经理审批。2、差旅费差旅费按行政管理制度规定的标准报销，超标自付，差额不补。如果特殊情况下超标，应由出差人出具书面说明，并经分管领导审核后报经总经
44、理审批后，方可报销，否则财务人员不予受理。（1）出差审批表员工出差前应填写“出差审批表”一式两份，并经部门负责人、分管领导及总经理审批；一份交综合管理考勤备查，另一份报销时与报销付款单据一同粘贴报销。特殊情况可电话请示后补办手续。总经理、总指挥的出差审批表按照光大国际的有关规定审批，项目公司其他人员的出差由总经理批准；工程指挥部人员由总指挥批准。（2）交通规定员工在出差城市办理公务所发生的市内交通费用在报销差旅费用时一同报销；出差城市实行限额内实报实销，每日限额为150元/天。（3）住宿规定住宿费报销时，因私消费不得报销。公司实行出差补助制度，给予员工出差补助。住宿费超支部分由个人承担。普通员
45、工住宿标准不高于三星级酒店标准，部门正副经理住宿标准不高于四星级标准。除高管人员可单人安排住房外，其他员工原则上不安排单人单间，费用标准同上。原则上每间房每晚费用最高不得超过400元人民币，在国内发达地区（北京、上海、广州、深圳）出差，住宿费每房每晚最高不得超过600元人民币。在国外出差的住宿费标准和费用，参照上述职务核定，须报光大国际审批。光大国际、光大环保深圳工程公司人员在项目现场的住宿费用由项目公司承担（光大国际另行通知的除外）。（3）出差补助参加公司或其他单位统一组织的会议及培训等活动，已由会议统一安排食宿的，不予补助出差津贴；对于会议及培训等活动未统一安排食宿的，给予出差补助，但不再报销会议及培训等活动期间的就餐费用；若会议及培训等活动期间，因工作需要需招待相关人员，须请示公司总经理同意，回程后完善相关手续后方可报销，但不给予出差补助。各地级市大市范围内出差，每人每天补贴人民币20元，大市以外出差（不含直辖市、省会城市），每人每天补贴人民币50元；直
