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1、1 目的为使与本公司环境管理体系有关的所有文件和环境记录均处于受控状态，确保管理体系涉及的各个场所均使用有效版本的文件（包括外来文件），并保持对环境管理体系连续运行的有效证据，真实反映环境管理体系的运行情况，使体系具有可追溯性。特制定本程序。2 适用范围适用于环境管理体系文件和记录的管理与控制。3 职责3.1 环境管理手册由管理者代表组织各部门编写，管理者代表审核，总经理批准发布。3.2 环境管理小组负责组织对体系文件的定期评审。3.3 办公室协助环境管理小组进行文件的下发、回收和保存，并编制和下发公司受控文件清单和环境记录清单。3.4 各部门负责编制、使用和保管本部门文件，并编制部门受控文件
2、和环境记录清单。4 内容与要求4.1 文件的分类：4.1.1 文件按受控状态分为受控文件和非受控文件。凡与环境管理工作紧密相关的文件都是受控文件，用发放号、受控状态予以标识。其它文件为非受控文件。4.1.2 文件按级别分，分为：a. 第一级文件环境管理手册；b. 第二级文件程序文件；c. 第三级文件部门环境管理文件，包括管理方案、操作规程、作业指导书、部门引用外来文件等。d. 第四级文件环境记录等。4.2 文件、记录管理：文件、记录的编制、审批、发放、评审、修订、废止、销毁等管理执行公司ISO9001:2000质量手册中4.1文件控制程序和4.2质量记录控制程序。其中，文件和记录的编号规则为：
3、a. 环境管理手册和程序文件可不编号，程序文件仅按环境管理体系规范及使用指南中各要素条款的顺序以章节号予以标识；b. 第三级文件应按部门予以编号，编号方式： YL 文件类别代号：管理文件EM技术文件ET外来文件RE部门代号，参见质量手册4.1文件控制程序附件3文件序号，从“001”开始公司代号c. 第四级文件环境记录按部门予以编号，编号方式： YL ER 环境记录代号：文件序号，从“001”开始部门代号，参见质量手册4.1文件控制程序附件3公司代号第三级文件的封面见附件一。4.3 环境记录保存期限序号记录类别保存期限1法定监测记录和来自执法机构的管理信息长期保存2环境因素识别及评价记录长期保存、随时更新3培训记录保存至员工离职为止4运行过程记录、监测数据依法规要求，一般3-5年5仪器校准、设备维护记录参考校准周期和设备维护周期6有关供方和合同方的记录3-5年7内审结果、评审报告和法律法规遵循情况的评价报告等管理性记录3年（一个认证周期）8其他环境记录不少于1年（监督检查周期一般为1年）附件一：北京清华紫光英力公司环境管理体系文件【文件名称】文 件 编 号：版 号：编 制：年 月 日审 核：年 月 日批 准：年 月 日生 效 日 期：年 月 日发放号：受控状态：
