北京当代投资集团总裁办工作手册.doc

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1、第一章 释 义l 集团：指北京当代投资集团，以下简称集团l 集团母公司：指北京当代投资集团有限公司，以下简称集团公司l 集团子公司：是由集团母公司控股，其行政隶属关系归集团管理的独立法人企业，以下简称集团子公司。l 集团参股企业：是由集团公司参股或者由集团子公司控股的独立法人企业。l 集团关联企业：是由集团子公司或集团参股企业参股的独立法人企业；或虽与集团成员企业无产权关系，但承认集团章程，与集团公司有互利互惠协作关系的独立法人企业；或集团公司只对其有投资但不参与经营和管理的企业。l 集团成员企业：是由集团公司、集团子公司、集团参股企业、集团关联企业组成。l 企业成员大会：由集团全体成员组成，

2、是集团的最高权力机构。l 集团管理委员会：由集团成员企业的领导人组成。是集团的决策机构。l 总裁办公室：指集团公司总裁办公室。l 文件传递：指各类文件（如：合同、申请、例会通知等等）的上传下达工作。l 总裁办公室工作手册中管理目标、质量目标、作业流程、相关文件、相关表格是集团公司和集团子公司规范化的制度、标准化的业务体系和管理模式，请集团公司和集团子公司遵照执行。第二章 管理目标合理有效地安排工作，协助总裁及副总裁提高工作效率。快速、准确上传下达集团管理信息，保证沟通顺畅。热情服务，全面做好后勤保障工作。第三章 质量目标秉承集团智业大纲之企业文化，为集团相关部门提供准确、及时、快速、满意的服务

3、。服务满意率100%准确率：100%努力做到文件传递全过程在24小时内完成。第四章 组织结构图及部门职责总裁办公室主任 行政秘书文件传递秘书秘 书文件传递文件催办工作日程安排外事接待后勤服务会议组织安排翻译工作文稿撰写1、协助总裁及副总裁工作，分管集团总裁办公室工作，负责集团文件传递、总裁及副总裁参加会议、工作日程安排等具体工作。2、掌握所负责工作任务完成情况、管理秩序及相关数据，及时向总裁提供有效信息。3、负责本部门组织的集团重要会议、重大活动的组织筹备工作。4、负责本部门的来文受理等工作；5、定期召开本部门办公会议；参加总裁办公例会以及其它重要会议。6、代表公司与政府对口部门和有关社会团体

4、、机构联络，协调地方关系。7、完成信息管理中心主任、总裁交办的其它工作。第五章 岗位设置及人员编制岗位设置岗位编制备注主任1人秘书1人行政秘书1 人文件传递秘书1 人第六章 岗位标准及岗位职责8岗位名称： 总裁办公室主任8直接上级: 总裁8直接下级: 总裁秘书、行政秘书、文件传递秘书8任职级别： 总经理级8岗位标准（1） 28岁以上（2） 企业管理专业本科以上学历，5年以上相关工作经验， （3） 具有大型企业或外资企业工作背景，从事企业管理工作2年以上，善于处理复杂事务（4） 熟悉现代企业管理模式，并能够给予准确的贯彻执行（5） 具有较强的分析问题、解决问题的能力，思维敏捷，具有较强的判断能力

5、（6） 文字功底深厚，擅长撰写各类文稿，有较强的驾驭文字的能力。（7） 具有较为广泛的社会关系，社交能力强，善与人沟通（8） 熟练使用各类办公办公软件（9） 处理事务准确得体，反应快，协调能力强，具有较强的服务意识（10） 责任心强，工作努力，认真负责（11） 原则性强，严格照章办事（12） 组织协调能力强，熟悉各项工作，保证有续安排（13） 具有一定的外语水平岗位职责1) 负责总裁办公室日常工作的安排2) 上传下达及横向沟通、联系，将公司的工作情况及时反馈，做好领导的参谋，及时、准确地传达信息，确保工作落实，协调各部门之间的工作关系，方便灵活，方法得当3) 督促、检查各项工作的进行情况，对各

6、工作人员的工作提出指导意见，对各项工作中出现的问题协调解决4) 公司重大活动的组织服务，会议议程的组织安排，领导参会的活动安排及相关领导的邀请5) 制度建设，建立体系，逐步完善，并认真贯彻执行6) 政府职能部门、各类新闻媒体来宾的接待，协调好同政府职能部门和新闻媒体的关系7) 负责各种会议总裁讲稿的书写。8) 按时、圆满完成领导交代的其他工作任务8岗位名称： 总裁办公室秘书8直接上级: 总裁办公室主任8直接下级: 无8任职级别： ？级8岗位标准1. 26岁以上2. 中文、英文或企业管理专业本科毕业，3年以上相关工作经验， 3. 有良好的文字基础及处理能力。文思敏捷，有较强的驾驭文字的能力。4.

7、 熟练使用计算机，打字速度在60个/分以上。5. 具有较强的服务意识，善与人沟通。6. 处理事务准确得体，反应快，协调能力强7. 具有较强的社交能力，口才好8. 英语水平达6级以上，口、笔译熟练。岗位职责1. 负责日常总裁办公室所发布公文的书写。2. 负责各种会议总裁讲稿的书写。3. 负责总裁及副总裁接受媒体书面采访稿的书写。4. 总裁、副总裁的英文翻译工作，确保商务谈判的顺利进行5. 各类会议、活动的组织安排工作6. 按时、圆满完成领导交代的其他工作任务8岗位名称： 行政秘书8直接上级: 总裁办公室主任8直接下级: 无8任职级别： ？级8岗位标准1. 26岁以上，2. 中文、经济、管理或相关

8、专业本科毕业，2年以上相关工作经验。3. 有良好的沟通能力，处事能力。4. 办事条理性强、办事效率高。5. 熟练使用电脑，熟悉办公室管理。6. 驾驶技术娴熟，三年以上驾龄。岗位职责1. 负责安排总裁及副总裁的行程，负责在总裁及副总裁出差前做相关准备。2. 负责总裁、副总裁的外事接待服务工作。3. 负责在各种会议前相关材料的准备。4. 总裁、副总裁日常后勤服务工作。5. 总裁、副总裁的工作日程安排及提示服务工作。8岗位名称： 文件传递秘书8直接上级: 总裁办公室主任8直接下级: 无8任职级别： ？级8岗位标准1. 25岁以下2. 大专以上学历，2年以上相关工作经验。3. 耐心、细致。4. 做事有

9、条理性，有房地产相关工作经验者优先。5.岗位职责1. 负责各子公司日常文件的逐级传递。2. 负责总裁阅后公文的处理工作。第七章 工作流程文件传递作业流程本作业流程的内容本作业流程反映总裁办公室文件传递秘书进行集团内部及集团与各子公司之间文件传递的办理过程。本作业流程的业务处理程序l 集团各中心及各子公司将需集团总裁、副总裁传阅和审批的文件，送至总裁办公室文件传递秘书处；l 文件传递秘书根据文件内容的需要将文件分类、登记后，分别送至相应的领导处，并根据需要逐级传递； l 文件传阅、审批完毕后，文件传递秘书将文件返回至相关部门办理或归档；l 对于需要办理的文件，文件传递秘书要根据领导对文件的具体批

10、示意见对文件办理情况进行结果的跟踪和催办工作；l 文件传递秘书要将每一份文件的办理结果及时向有关领导反馈。本单项管理业务的作业流程图集团各中心 总裁办公室 主管副总裁 总裁各子公司 文件传递秘书 报送文件审核或审批审批登记、分类、分送登记、分送、催办、结果反馈件承办、归档本作业流程的控制要点l 秘书要对文件进行检查，检查的内容包括子公司中应签字的人员是否都已签字，文件中相关表单的排列顺序是否正确，文件中应有的附加表单如收文阅办单等是否齐全。l 秘书要对所收的文件进行整理，确定批阅的顺序。l 一般应做到在收到文件半小时内呈给相应领导，对于急需办理的文件应保证在最短时间内保送相关领导。相关文件文件

11、管理细则相关表格1、 文件清单2、 文件签收记录3、 总裁文件签收记录 第八章 相关文件总裁办公室工作制度第一节 总则为协助总裁及副总裁高标准、快节奏、优质量、高效益经营，充分发挥总裁办的作用。第二节 督办工作董事局（会）会议、集团总裁常务会议、集团总裁办公会决议由公司总裁办公室配合集团秘书处、集团总裁办公室负责督办，在接到决议的一周内，根据决议的要求及公司实际制定工作计划。工作计划中应明确责任人、工作步骤及完成时间，并配合集团秘书处、集团总裁办公室对与决议内容有关的情况进行检查与考核。公司总裁常务会议和公司总裁办公会议决议的督办：（一）总裁办公会议决议的督办由总裁办公室负责；（二）决议形成后

12、，由总裁办公室整理会议纪要发给参会人员，责任人应根据会议纪要的要求制定工作计划，并组织实施；（三）总裁办公室根据会议纪要或工作计划实施督办，在督办过程中总裁办公室有权向各部门询问与决议内容有关的情况，并对责任人执行决议的工作进行检查及考核。总裁、副总裁的文字批示或口头指示，由总裁、副总裁负责督办。第三节 会议管理会议主要由总裁办公会议、办公例会和日常工作会议组成总裁办公会议通常情况下在每周一召开一次，是公司就一定时期工作事项做出决策的最高级会议。会议由公司总裁主持，参加人为公司总裁、副总裁、总裁助理、三总师等领导班子成员。办公例会是为贯彻落实总裁办公会做出的决议、决定召开的会议。会议由总裁主持

13、，参加人员为集团各中心副主任以上的管理人员。总裁办公会由集团总裁办组织。总裁办公室应于会前三天将会议的主要内容书面通知参会的全体人员，并在会后整理会议纪要。该纪要作为集团的重要文件，备忘所研究决定的事项，发至参加会议的全体人员，以便对照核查落实。日常工作会议由会议召集者填写会议申请单，经主管副总裁批准方可召开，会议通知由会议召集者发出。参加总裁办公会的人员无特殊原因不能请假，如请假需经主持人批准。有以下原因副总裁以上的高层管理人员可提议临时或提前召开总裁办公会：1、 有重要事项需提交总裁办公会讨论决定；2、 各部门重要业务管理人员录用及辞退。会议纪要属公司内部重要文件，具有一定范围的保密性，未

14、经批准不得外传。参会人员应知无不言、集思广义，一经会议决定之事，要求按期完成。参会人员必须严格遵守会议纪律，不得随意走动，不得使用手机、传呼机。第四节 保密管理保密工作是指对可能发生的泄密和窃密活动采取的系列防范措施。保密工作原则：积极防范，突出重点，严肃纪律。全体员工应做到：不该看的不看，不该问的不问，不该说的不说。文件和资料保密：（一）复印。复印秘密文件和资料，由主管总裁批准；（二）递送。携带秘密文件外出由两人同行，并包装密封；（三）保管。秘密文件由总裁办公室统一保管，个人不得保存。如需借阅，由主管总裁批准，并于当天收回；对外披露信息按集团规定执行，按下列程序办理：由部门经理、主管总裁、法

15、律法律中心会签。保密内容按以下三级划分：（一）绝密级：集团司领导的电传、传真、书信；非公开的规章制度、计划、报表及重要文件；集团及公司领导个人情况；正在进行研究的项目资料；（二）机密级：电传、传真、合同；技术性文件和资料；员工档案；组织状况，人员编制；人员调动，干部任免；（三）秘密级：有损于公司及所属门店利益的其它事项。第五节 外事接待内外宾接待工作除由总裁或其他高级管理人员亲自接待以外，其余由总裁办公室配合有关部门负责安排接待工作。外事接待工作必须按照国家的有关规定和集团的统一部署安排办理。外事接待工作的基本原则是：认真负责，热情周到，不卑不亢，言行得体，严守机密。内外宾来访时，接待人员要准

16、确掌握宾客或领导乘坐的交通工具和抵离的时间，提前通知有关单位和人员做好接送准备。内外宾来访时，接待者要根据来访者的目的、规格及兴趣、意愿等选择安排参观项目，确定活动内容，拟定接待方案，报请总裁批准。有关单位根据批准的接待方案，认真做好政务接洽和业务洽谈。洽谈中遇有非权限内的事情，要向主管领导请示，来不及逐级请示时可直接请示主管总裁。在接待来宾工作中，要认真做好安全保卫工作。第六节 沟通协调为提高工作效率，保证总裁、副总裁、总裁及副总裁与各级员工之间的积极沟通。沟通协调可以采用口头、电话、文件、会议等方式。沟通协调要本着积极热情、对工作认真负责的态度。由于未做沟通协调，草率散布不同意见，给公司工

17、作造成不良影响的，予以追究责任。第七节 组织纪律组织纪律指总裁办在处理日常工作及相关问题遵循的程序、原则、思想及行为规范。总裁办应根据该制度履行职责当本部门工作与其它部门发生业务交叉、衔接或出现矛盾时，应按协调制度进行协调。支持但不干预其它人员所管辖的工作。日常工作中态度应谦虚，无法达成一致时，应保留意见或上会集体评议。对集团研究的事项，在没有发布之前，不得散布传播。离开集团要在总裁办公室通报登记，外出时要向总裁及副总裁请假。第八节 后勤服务（一）办公室的环境维护集团副总裁以上的高级管理人员的办公室环境（卫生、照明、饮用水及饮品等）应及时给予配备、补充；（二）车辆维护经常对车况进行检查，整理车

18、容，并添加各类油料、辅料，确实排除影响行车安全的因素；如领导需长途出车，应协调安排专职司机驾驶。同时应尽可能避免集团多位高层领导同乘一车的情况。总裁办对集团领导使用的车辆要根据使用情况进行定期的保养； 附则第一条 本制度解释权为总裁办公室。第二条 本制度自颁布之日起实施。第九章 相关表格呈：总 月 日 （ 午）文件清单序号文件题名数量急缓拟办意见总裁签批意见备注1一般 急件 请批示阅（ ）2 一般 急件 请批示阅（ ）3 一般 急件 请批示阅（ ）4 一般 急件 请批示阅（ ）5一般 急件 请批示阅（ ）6 一般 急件 请批示阅（ ）7 一般 急件 请批示阅（ ）8 一般 急件 请批示阅（ ）

19、9一般 急件 请批示阅（ ）10 一般 急件 请批示阅（ ）11 一般 急件 请批示阅（ ）12 一般 急件 请批示阅（ ）13一般 急件 请批示阅（ ）14 一般 急件 请批示阅（ ）15 一般 急件 请批示阅（ ）16 一般 急件 请批示阅（ ）文件签收记录序号文件题名来文日期页/份数呈送人批示意见签收人签收日期备注调整文件签收记录表当代集团计划目标管理协议书甲方： 张 雷 （北京当代投资集团有限公司总裁）乙方： （北京当代投资集团有限公司 总裁办公室 ）北京当代投资集团有限公司（以下简称“集团”），遵照集团规章制度和2001年经营管理目标，经协商一致，对乙方所承担的本年度岗位工作目标达成

20、如下协议，以资遵照执行。第一条：本协议是在甲方对乙方签发了岗位聘任书、并在双方签订了劳动合同的基础上签订的年度计划管理目标责任书。第二条：本协议期限为 1年，自 2001年 1月 1日起至 2001 年 12月 31日止。第三条：根据集团2001年组织管理制度和经营管理目标，其主要责任、目标、要求如下：1、协助总裁及副总裁工作，分管集团总裁办公室工作，负责集团文件传递、总裁及副总裁参加会议、工作日程安排等具体工作。2、指导、协助各子公司行政管理工作3、掌握所负责工作任务完成情况、管理秩序及相关数据，及时向总裁提供有效信息。4、负责本部门组织的集团重要会议、重大活动的组织筹备工作。5、负责本部门

21、行政公文签发、来文受理等工作；6、定期主持本部门办公会议；参加总裁办公例会以及其它重要会议。7、关心所属下级的思想、工作、生活。8、代表公司与政府对口部门和有关社会团体、机构联络，协调地方关系。9、完成信息管理中心主任、总裁交办的其它工作。第四条：乙方应模范遵守集团智业大纲、财务大纲、管理大纲和职员手册等各项规章制度，以积极的态度和富有创新的意识开展本岗位所属各项工作。第五条：乙方应按照集团与乙方确定的开发经营管理费预算表（2001年当代集团开发经营管理费预算表）的第二级财务管理和集团制定的第一级财务管理规定组织、经营、管理本岗位所属各项工作。第六条：甲方根据集团2001年组织、经营、管理制度

22、的规定，对乙方实施督导、协调管理。第七条：甲方将积极努力支持、帮助乙方全面、顺利、稳妥地开展工作。同时，甲方根据集团考核办法和本协议对乙方实施考核，考核时间为每年的7月10日前进行上半年考核，下年度1月10日前进行年度考核。第八条：甲方有权根据工作需要，以维护集团整体利益为原则，对乙方上述主要责任、目标、要求进行调整，乙方需服从甲方的调整。第九条：在协议期间，甲、乙双方任何一方有权向对方提出提前终止协议的要求，但须提前一个月书面通知对方，并将工作交接清楚。由于甲、乙双方任何一方原因给对方造成重大损失和有重大经济遗留问题，以及工作未移交清楚的，责任方应承担赔偿责任，赔偿数额根据实际造成的经济损失

23、确定。第十条：甲、乙双方任何一方违反本协议条款的任何行为均视为违约，违约方向守约方赔偿损失。第十一条：本协议未尽事宜，双方可签订补充协议，补充协议与本协议具有同等法律效力。第十二条：本协议自甲、乙双方签字和甲方盖章之日起生效。第十三条：本协议一式二份，甲、乙双方各执一份。 甲方： 乙方： 年 月 日 年 月 日当代集团职员岗位责任制协议书甲方： 北京当代投资集团有限公司乙方： 甲乙双方依据中华人民共和国劳动法及双方签订的劳动合同，遵照集团2001年组织、经营、管理制度，经双方协商一致，就乙方任职甲方 （级）岗位工作，签订本协议，以资遵照执行。第一条：本协议期限为 1 年，自 2001 年 1

24、月 1 日起至 2001 年 12 月 31 日止。第二条：本协议是在甲乙双方签订的劳动合同的基础上订立的工作协议，是劳动合同的一部分，与劳动合同具有同等法律约束力。第三条：乙方主要职责和目标：1、协助总裁及副总裁工作，分管集团总裁办公室工作，负责集团文件传递、总裁及副总裁参加会议、工作日程安排等具体工作。2、协助各子公司行政管理工作3、掌握所负责工作任务完成情况、管理秩序及相关数据，及时向总裁提供有效信息。4、负责本部门组织的集团重要会议、重大活动的组织筹备工作。5、负责本部门行政公文签发、来文受理等工作；6、定期主持本部门办公会议；参加总裁办公例会以及其它重要会议。7、代表公司与政府对口部

25、门和有关社会团体、机构联络，协调地方关系。8、完成信息管理中心主任、总裁交办的其它工作。第四条：乙方应遵守甲方制定的智业大纲、财务大纲、管理大纲和职员手册等各项规章制度。第五条：甲方根据2001年组织、经营、管理制度的规定，对乙方实施督导、协调。第六条：甲方为乙方提供开展工作所需的一切资源，支持乙方全面、顺利、稳妥地完成工作任务。第七条：甲方依据2001年组织经营管理制度和考核办法对乙方岗位责任落实情况实施考核，考核时间为7月10日前进行上半年考核，下年度1月10日前进行年度考核。第八条：甲方有权根据工作需要，以维护集团整体利益为原则，对乙方上述主要责任、目标、要求进行调整，乙方需服从甲方的调

26、整。第九条：在协议期间，甲、乙双方任何一方有权向对方提出提前终止协议的要求，但须提前一个月书面通知对方，并将工作交接清楚。由于甲、乙双方任何一方原因给对方造成重大损失和有重大经济遗留问题，以及工作未移交清楚的，责任方应承担赔偿责任，赔偿数额根据实际造成的经济损失确定。第十条：甲、乙双方任何一方违反本协议条款的行为均视为违约，违约方向守约方赔偿损失。第十一条：本协议未尽事宜，双方可签订补充协议，补充协议与本协议具有同等法律效力。第十二条：本协议一式两份，甲、乙双方各执一份。 甲方： 乙方： 年 月 日 年 月 日总裁、副总裁工作及会议时间表日 期时 间会议主题会议主要内容张总 陈总吴总韩总周总呈

27、：总 月 日 （ 午）文件清单序号文件题名数量急缓拟办意见总裁签批意见备注1份一般 急件 请批示阅（ ）2 套一般 急件 请批示阅（ ）3 套一般 急件 请批示阅（ ）4 套一般 急件 请批示阅（ ）5份一般 急件 请批示阅（ ）6 套一般 急件 请批示阅（ ）7 套一般 急件 请批示阅（ ）8 套一般 急件 请批示阅（ ）9份一般 急件 请批示阅（ ）10 套一般 急件 请批示阅（ ）11 套一般 急件 请批示阅（ ）12 套一般 急件 请批示阅（ ）13份一般 急件 请批示阅（ ）14 套一般 急件 请批示阅（ ）15 套一般 急件 请批示阅（ ）16 套一般 急件 请批示阅（ ）17 套一般 急件 请批示阅（ ）文 件 签 收 记 录序号文件题名来文日期页/份数呈送人批示意见签收人签收日期备注总 裁 文 件 签 收 记 录序号文件题名发文日期页/份数发文单位签收人签收日期备注