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1、仓库收发货专用章管理制度一 目的为保证仓库收/发货印章使用及管理的规范性、严肃性和可靠性,避免因印章管理不善造成损失,维护公司利益,特制订本管理制度。二 适用范围:所有仓库。三 印章的申请与刻制:1 所有平台仓库需要刻制“仓库收/发货专用章”必须要求各平台人事行政人员通过OA系统进行系统线上申请,刻制理由中须写明使用地、理由、单价。流程审批通过后,由当地行政部门安排刻制。2 平台各仓库必须按照公司行政部门统一规定模版刻制“仓库收/发货专用章”3 印章启用前要做好戳记,并留样保存,以便备查。4 印章规格:41 印章名称:平台名称(如上海)+物流管理部+公司LOGO+收/发货专用章,数字表示当地平
2、台仓库的刻章次数的序号; 42 材质用原子自动墨,形状为圆形,尺寸:直径:45CM,红色框及字体。 四 印章保管:1 保管人:11 各平台仓库在OA申请刻制“仓库收/发货专用章”时必须由平台物流负责人指定唯一物流印章保管人,印章保管人必须为平台在职物流人员。12 平台为托管仓库的,“仓库收/发货专用章”也必须由平台物流人员管理。如因特殊情况无法安排指定人员的,“仓库发货章”可以交托管仓承运商管理,但需要与托管仓的承运商签订印章授权委托协议,明确在托管期间相关职责,确保无操作风险。托管仓“仓库收货章”必须由我公司平台物流的监管人管理。13 印章保管人与直属主管共同签定收/发货专用章保管使用责任书
3、,印章保管人保留原件,将扫描件发送总部行政部丘晓芬,平台人事行政人员备案。2 存放:21 平台仓库“仓库收/发货专用章”必须安排专人专柜管理,保管“仓库收/发货专用章”的管理人员须报总部运营中心物流部及总部行政部备案。印章保管必须有记录,注名印章的名称,刻制时间、枚数、收到时间、启用时间、保管人、图样等。22 “仓库收/发货专用章”必须由印章保管人员使用,不得随意外借。23 “仓库收/发货专用章”保管人员因事离岗时,必须由平台物流负责人指定人员暂时代理,避免贻误工作。 24 印章保管必须存放在安全可靠的柜子里,并且需要加锁,钥匙只允许保管人自己管理。 3 变更: 31 印章保管人如发生异动,需
4、在OA系统线上做系统印章转移,将印章转移给后续接任的保管人员。 32 印章保管人线上印章转移通过后,须办理线下交接手续,签署移交证明,注明移交人、接收人,移交时间、印章图样等信息。 4 停用: 41 有以下情况发生,“仓库收/发货专用章”须停止使用。 411 平台名称或仓库名称发生变动。 412 印章使用损坏。 413 印章遗失或者被盗,需立刻声明作废。 42 “仓库收/发货专用章”如确定停用,需通过快递将停用印章发给总部行政部门销毁并登记档案。五印章的使用 1使用范围: 11 深度380事业集群各平台仓库物流收货,发货时使用。 12 深度380事业集群业务人员需与厂家进行收发货授权时使用。
5、2使用程序: 21 各平台物流发生收发货需要加盖印章时,由仓管员在相关单据(收货单,发货单)上签字确认后向印章保管人申请使用,所有收货专用章使用必须登记印章使用记录表,并要求使用人签字确认;发货专用章使用可根据实际情况进行登记(当天使用次数)。 22 “仓库收/发货专用章”只能作为物流收货,发货时使用,任何人不得在非物流收发货环节使用。 23 严禁在空白收发货单据上使用“仓库收/发货专用章”,如因工作特殊情况必须使用时,必须由平台物流负责人同意。在征得物流负责人同意后,可向印章保管人申请使用。印章保管人在印章使用记录表中登记单据编号并在备注中填写“空白单据”。待工作结束后,使用人必须及时向印章保管人反馈单据使用情况并登记备案;未使用的必须立即交回印章保管人当面作废。六违纪处理: 1违反以上规定者,公司将追究相关人员的责任,若给公司造成经济损失或不良社会影响者,公司将追究其法律责任。 2印章管理人员应将印章使用记录表保存好,保存期为3年。如保存或管理不善,造成丢失或残损的,将扣其当月绩效工资,如因此造成损失的将由印章保管人员承担所有损失,其平台物流负责人承担管理责任。