《物资采购审计实施细则(烟草).doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《物资采购审计实施细则(烟草).doc（5页珍藏版）》请在三一办公上搜索。
1、物资采购审计实施细则一、规范性引用文件下列文件中的条款通过本文件的引用而成为本文件的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本文件，然而，鼓励根据本文件达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本文件。中国烟草总公司关于印发烟草行业工程投资物资采购和宣传促销项目管理程序规定的通知（国烟办2011435号）。XXX烟草商业系统物资采购内部审计管理办法（暂行）二、术语与定义GB/T19000-2008质量管理体系 基础和术语GB/T24001-2004环境环境管理体系 要求及使用指南GB/T28001-201
2、1职业健康安全管理体系-要求三、工作程序3.1派驻审计办根据年度、月度计划安排，由州局（公司）批准开展物资采购审计。3.2制定计划、准备阶段、实施阶段、终结阶段和档案管理与项目审计管理程序一致。3.3根据烟草行业内部审计工作暂行规定的要求，按照“起点介入、过程监督、重点突出”的原则，审计组对物资采购开展审计包括：程序性审计，根据审计重点选择开展全过程跟踪审计或实质性抽查审计。3.4审计组开展程序性审计，包含以下内容：3.4.1业务流程和内控制度的健全性评价。取得或编制采购业务流程图并通过观察和询问，了解梳理物资采购的业务流程，对企业建立的资质认证、供应商管理、预算及计划管理、采购方式、招标管理
3、、合同管理、质量管理等方面的制度流程健全性进行评价。3.4.2各环节制度执行的有效性评价。抽取一定数量的采购业务按照各业务环节对其内控有效性进行符合性测试，重点关注采购业务中的主要风险点（立项、供应商选择和价格确定等），是否制订相应的控制措施并有效执行。3.4.3采购业务后评估的评价。检查业务部门是否定期对已完成物资采购项目的采购计划、采购渠道、采购价格、采购质量、采购成本、协议或合同签约与履行情况等业务进行专项评估和综合分析，对其采购业务后评估的效果进行评价。3.5审计组开展全过程跟踪审计，包含对物资采购申购环节、采购实施环节、合同签订环节、验收环节和付款结算环节等全过程的审计监督与评价：3
4、.5.1审计组开展申购环节的过程审计，包含以下内容：审计物资采购业务是否符合计划、预算审批程序。是否按审批权限经采购领导机构、办公会、董事会的批准。申购、审批、执行职责是否按规定相互分离，相互牵制。审计技术上有特殊要求的物资采购业务，是否经过技术、设备、质量和安全管理等专业部门确认。审计物资采购业务是否符合生产经营计划，是否按计划需求量结合实际库存情况审定采购数量，是否在资金预算总额内安排计划外的采购。审计采购计划审批程序是否执行行业及企业管理规定。专卖品卷烟材料的采购计划是否按国家局、总公司下达的计划编制，是否分类别采用不同采购流程；采购计划的调整是否经过合规审批；烟机专用零备件采购是否均在
5、交易监管网中进行。3.5.2审计组开展采购实施环节的过程审计，包含以下内容：审计是否通过资质认证方式对供应商进行评价、认证和管理。审计采购方式的确定与采购对象的金额及特性是否相适应，是否按照管理权限履行相关审批手续。是否将达到招标规定额度的项目进行拆分或者以其他任何方式规避招标采购；达到招标规定额度的物资采购，采用竞争性谈判、单一来源、询价方式的，是否经过物资采购领导小组审批，是否符合供应商不足三家、涉及行业安全和秘密、涉及行业核心技术、采用特定专利专用技术的有关情形；招标代理机构是否按规定通过招标方式选定。招标代理机构是否在资格认定部门依法认定的资格等级范围及招标代理合同约定的代理权限范围内
6、承担招标事宜；招标代理机构是否接受同一招标项目的投标咨询服务，是否与有关行政机关存在隶属关系或其他利益关系；依法必须进行招标的项目，采购人自行办理招标事宜的，其条件是否符合法律法规的规定。3.5.3审计组开展招标实施过程审计，包含以下内容：招标文件的制订和审批流程是否合规。是否人为设立了不合理的资格条件限制潜在投标人或明显倾向个别投标人；是否以专有技术、专利产品、特定品牌等倾向性内容或技术规格明显有利于个别投标人产品；是否规定了参与前期工作（包括但不限于咨询、规划、监理、设计）的单位不得参与投标；是否包括招标项目的技术要求、投标人资格审查标准、投标报价要求和评标标准等所有实质性要求和条件以及拟
7、签订合同的主要条款。邀请招标方式是否通过招标管理部门审批，邀请招标的对象是否符合采购管理规定，从供应商管理库中挑选合格的供应商，或者公告报名结束后集体评选；信誉、资质、财务状况是否满足招标文件要求；达到条件的投标人是否不少于三家。采购公告发布、潜在供应商报名、领取标书、投标等时间节点的规定是否符合法律法规；公开招标信息发布是否达到充分公开的效果。评标小组成员组成是否符合法律法规规定，评分细则设定是否科学，资格、商务、性能三部分分值设定是否合理。招标实施机构是否在评标委员会提出的书面评标报告和推荐的中标候选人中确定中标人；是否按规定的方式、时间及内容进行公示。发出中标通知书后，招标实施机构是否按
8、照招投标文件与中标人签订书面合同。3.5.4审计组开展竞争性谈判过程审计，包含以下内容：谈判流程的制订和审批是否合规；是否明确谈判程序、谈判小组人员组成、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。竞争性谈判采购对象是否具备谈判文件规定的资质。谈判小组成员组成是否符合法律法规规定的人员数量及结构；谈判小组成员是否集体与单一供应商展开谈判，所有供应商谈判次数是否均等。是否根据符合采购需要、质量和服务相等的情况下，报价最低的原则确定供应商。3.5.5审计组开展单一来源过程审计，包含以下内容：采购价格的确定依据是否充分，是否经过调研、测算和集体商议。是否组成谈判小组集中进行价格谈判，与采购同一项目的其他
9、业主相比，采购价格是否合理。3.5.6审计组开展询价过程审计，包含以下内容：审查价格信息来源渠道的可靠性、价格构成内容的全面性、可比性和价格信息的充分性。3.5.7审计组开展价格确定过程审计，包含以下内容：价格评议小组人员构成是否合规，价格审批流程是否合规，谈判或审议过程中的重要事项和参与人员的主要意见是否予以记录并按照档案管理要求予以保存。3.5.8审计组开展合同签订环节的过程审计，包含以下内容：签订合同的部门和人员是否得到授权；对方签约单位是否具备签约资格、供货资质、履约能力。合同文本是否经过法规部门审核，是否遵循前期立项、招标、谈判、比价的结果；是否符合采购方的经济利益，合同权利和义务、
10、违约责任和争议解决条款是否明确；是否对物资采购项目、数量和质量、采购价款、包装要求、运输方式、履约期限、交货地点、验收标准、结算方式、履约保证金以及质量保证金等内容予以明确。与合同相关的过程记录和档案资料是否全面完整，是否真实可靠；合同重要条款的变更是否经过集体商议或审核。3.5.9审计组开展验收环节的过程审计，包含以下内容：是否按制度规定组成验收小组对采购项目按合同进行数量、质量、供货时间等综合验收；对验收过程中发现的异常情况，是否向管理机构报告，同时由管理机构查明原因并及时处理。3.5.10审计组开展付款结算环节的过程审计，包含以下内容：。是否按合同约定的比例及条件支付货款，供货单位、合同
11、单位、发票出具单位、收款单位名称是否“四统一”。在合同履行完成后，质量保证金未返还中标人之前，对合同实际履行过程进行审核检查，对发现问题发出整改通知书。退回质保金前，还需对合同履行情况进行最终审核。物资采购业务规模或金额超过预算的，是否按规定程序履行手续。是否按制度规定，按“一项一卷”序时整理装订采购过程资料。3.6审计组开展实质性抽查审计，包含以下内容：。3.6.1抽查审计的准备工作与项目审计管理程序准备阶段一致。3.6.2样本的抽取由审计部门确定。样本须主要来源于重点物资采购项目和关键风险控制点。抽样比例要在风险评估结果的基础上进行确定，样本要具有代表性，要兼顾不同品种（烟用物资和非烟用物
12、资）、不同采购方式（招标方式和非招标方式）、不同采购层级（集中采购和分散采购）。3.6.3抽查审计要实施适当的审计程序。通过现场询问、直接观察、测试、盘点和检查文件等方式，收集审计证据。对重大的审计发现和建议记录在审计工作底稿中，以支持审计结论和建议。3.6.4采购业务部门要按照“一项一卷”的要求对物资采购相关资料分类归档并向审计部门提供以下资料：物资采购的内控制度；采购部门的目标任务及其完成情况总结资料；采购部门内部工作会议记录；物资采购项目立项报告及批复；物资采购预算明细及批复；招标采购文件审批资料；采购项目清单、供应商选定、价格确定的依据以及审批过程记录和文件；合同订立申报表；评标报告、
13、中标通知书；供货单位的资质证明及报价文件；质量检验报告单、入库单、资产管理部门的有关验收手续；存货收发存记录，存货盘点记录，存货报废和处置记录；仓库、使用部门对于质量问题的反馈记录及其采购部门的处理记录；物资采购有关的财务账簿、凭证、报表及结算资料；与招标代理机构、受托审计机构、供应商签订的合同；网上交易信息数据等。3.6.5审计组开展抽查审计，审核物资采购管理制度的完善性，包括以下内容：是否建立资质认证、供应商管理、预算及计划管理、采购方式、招标管理、采购程序、合同管理、质量管理等方面的内控制度并有效执行。单位和部门的分工与授权是否符合不相容职务相分离的原则，职责分工、权限范围与机构设置、人
14、员配备是否科学合理。3.6.6审计组开展抽查审计，审核物资采购决策程序的合规性，包括以下内容：是否分别成立了物资采购管理机构并明确物资采购领导机构、计划管理、采购执行部门和物资采购监督小组职能职责；各职能部门是否履行了规定的职责。根据全年实际购进和耗用的结果，评价采购依据是否充分可靠；审批程序是否科学合理；审批决策过程是否存在瑕疵。业务部门是否对进货时点和批次进行经济性管理，是否存在超储积压存货。3.6.7审计组开展抽查审计，审核物资采购实施程序的规范性，包括以下内容：是否严格执行合同。是否超合同付款、超进度付款；付款是否经过申请、审批；付款是否提前或滞后、付款不实和违规结算；是否追究了违约责
15、任；是否存在须签订合同而没有签订合同的采购事项。是否严格物资采购供应过程的管理，采购方式的确定是否合规，采购申购、采购实施、合同签订、验收付款程序是否规范；是否建立了质量信息反馈渠道，质量问题是否得到妥善处理；审查短缺物资和不符合质量要求的物资是否查明了原因，有无根据不同情况及时组织索赔；审查对逾期未交货者，有无按合同规定给予罚款或没收违约金；审查对大型或数额较大的物资采购，有无取得供货商合同的验收证明，合同中是否规定了必要的质保内容；验收人员的组成是否符合规定，是否由相关技术员及质检员依据有关规定、标准共同验收并出具验收依据；实际到货是否与合同约定的数量、品牌、规格、型号，以及技术标准一致，是否与样品一致；审查物资验收是否严格，有无存在由于验收不严造成以次充好、以劣充优、不合格物资入库等问题。是否加强采购付款管理。是否加强预付账款和定金管理，及时清收往来账款；是否挪用采购资金；是否及时取得合规发票；是否按确定的付款方式付给指定的收款人。是否存在因重大差错、舞弊、欺诈而导致资产损失。招标代理机构、受托中介机构是否提供了合同约定的服务。物资采购专项审计意见和建议是否得到了整改落实，是否建立了相关记录。
