降低施工企业打印机耗材费用支出.doc

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1、降低工程项目打印机耗材费用支出中建二局土木工程有限公司白更言QC小组降低工程项目打印机耗材费用支出中建二局土木工程有限公司白更言QC小组一、QC小组简介1、QC小组概况白更言QC小组于2009年3月12日注册成立，由项目经理白更言担任组长，小组成员均来自各个项目部门的优秀员工。小组成立后，一直致力于QC小组活动，并于2010年获得“全国优秀质量管理小组”的称号。QC小组概况表表-001 课题名称降低工程项目打印机耗材费用支出成立时间2009年3月12日课题类型管理型课题登记时间2010年8月20日小组注册号QC-2010-02课题活动时间2010年5月至11月小组人数8制表人：雷亚钢 制表日期

2、：2010年5月4日小组成员简介表 表-002序号小组职务姓名性别职务小组工作学历1组长白更言男项目经理总体组织协调本科2组员吴江平男管理人员现场组织协调中专3组员周金奎男管理人员办法编写、检查本科4组员罗鹏飞男管理人员成本统计本科5组员雷亚钢男管理人员材料记录整理、检查本科6组员刘大阳男管理人员实施、检查大专7组员张建利女管理人员实施、检查本科8组员王慧涛男管理人员实施、检查本科活动次数（次）12组员接受TQM教育时间（小时/人）32制表人：雷亚钢 制表日期：2010年5月4日2、QC小组活动理念-坚持持续改进的方针，发挥组员的积极性、主动性和创造性；-运用科学规范程序，认真解决工程中存在的

3、问题；-提高工程质量水平，促进企业快速发展。3、QC小组活动计划QC小组在本次活动前制定了各个阶段的活动计划时间，详见下表：QC小组活动计划表表-003 时间活动2010年5月6月7月8月9月10月11月选择课题现况调查目标设定原因分析要因确认制定对策对策实施效果检查巩固措施总结及下一步打算预期时间 实际时间制表人：雷亚钢 制表日期：2010年5月5日二、选择课题名词解释：办公耗材: 是指日常办公时使用到的消耗性产品,包括硒鼓、粉仓、碳粉、墨盒、碳带、纸张、刻录光盘、U盘等等。为了进一步执行公司“土木党（2009）22号”文件，响应项目部提出的“践行科学发展观，构建和谐节约型项目部”的倡议，小

4、组对项目部2009年4月到2010年4月一年间主要的办公耗材设备，如空调、电脑、打印机、传真机等，进行了一次耗材费用调查。调查结果如下饼分图所示：图1：耗材费用饼分图制图人：雷亚钢 制图日期：2010年5月10日从图中可以看出，项目部打印机耗材费用所占比例达到了一半以上。考虑到工程项目有大量的工程资料和频繁的书面商务往来，打印费用支出很大。因此，本小组以“降低工程项目打印机耗材费用支出”为课题来展开QC活动。三、现况调查小组成员刘大阳和周金奎，在2010年5月12日到5月25日期间，对项目部所有打印机的主要耗材-纸张、硒鼓、粉仓、碳粉等，进行了一次费用现况调查。归纳并得出了项目部2009年4月

5、到2010年4月一年间，打印机耗材的费用支出，如下表所示：办公打印机耗材费用支出调查表 表-004 调查项目70g/80gA4复印纸硒鼓碳粉粉仓其他费用支出（元）521221511252353120说明：由于工程项目办公用纸90%以上为A4复印纸，而其中又以70g/80gA4复印纸使用最多。因此我们此次QC活动中，只调查了70g/80gA4复印纸。制表人：雷亚钢 制表日期：2010年5月26日依据“办公打印机耗材费用支出调查表”，小组采用饼分图分析。从图中可以看出，降低打印机耗材费用支出的关键是：如何降低纸张费用。图2：办公打印机耗材费用支出现状调查饼分图制图人：雷亚钢 制图日期：2010年5

6、月27日四、目标设定小组以70gA4复印纸为例，进行了一次市场调查。根据调查结果，70gA4复印纸打印单价为为0.3-0.5元/张，复印单价为0.08-0.2元/张。除去店铺租金、员工工资和利润，纸张成本平均为0.11元/张。根据现况调查的结果，小组得出项目部上一年使用的70g/80gA4复印纸约67000张，因此上一年项目部70g/80gA4复印纸平均成本为：8968/67000=0.134元/张。一个工程项目的利润率一般在5%-10%之间，而我们如果把现况纸张平均成本降低到0.11元/张以下，则光纸张费用就可以节省18%。小组目标：将项目部70g/80gA4复印纸平均成本控制在0.11元/

7、张以下。70g/80gA4复印纸平均成本现况值与目标值的对比详见下图：单位:元/张图3：纸张平均成本现况值与目标值对比图制图人：雷亚钢 制图日期：2010年5月30日五、原因分析QC小组于2010年5月31日到6月1日期间，在项目部二楼会议室针对“纸张费用高”，运用“头脑风暴法”进行原因分析，确定了11条末端因素，详见下“纸张费用高系统图”。图4：纸张费用高系统图制图人：雷亚钢 制图日期：2010年6月1日六、要因确认1、要因确认计划依据“纸张费用高系统图”得出的11条末端因素，2010年6月2日-6月5日期间，小组讨论规定了确认内容、验证方法、标准、负责人和验证时间，并制定了“要因确认计划表

8、”，如下表所示：要因确认计划表 表-005序号末端因素确认内容验证方法标准负责人验证时间1员工节省意识较弱项目部员工对节省纸张使用的认识程度问卷调查员工100%都认识到节约用纸的重要性吴江平周金奎2010.6.62资料打印前没有认真校核员工是否存在因没有认真校核电子资料而导致二次打印的情况问卷调查员工在打印资料前认真校核一次，确保不出现二次打印吴江平周金奎2010.6.63员工对纸张保管不重视纸张存放环境是否脏乱，纸张堆放是否整齐有序现场检验纸张存放环境保持干净整洁，纸张堆放要整齐有序，便于存取使用刘大阳张建利2010.6.74显影辊感光电压偏低打印机显影电压是否与碳粉感光灵敏度匹配现场调查保

9、证打印机显影电压与碳粉感光灵敏度匹配，打印字迹清晰王慧涛张建利2010.6.85没有专人检查碳粉是否安排专人定期检查打印机碳粉存量现场调查安排专人每月检查打印机碳粉存量，保证打印机正常运行雷亚钢罗鹏飞2010.6.86没有采取防潮措施是否采取了有效的措施来防止纸张受潮现场调查保持纸张保存环境的干燥刘大阳张建利2010.6.107纸张在纸盒中摆放不平整纸盒中的纸张是否摆放平整现场检验保证纸盒中的纸张摆放平整，不会因此出现卡纸刘大阳雷亚钢2010.6.108纸张不符合规格纸张厚度是否均匀，表面是否平整，是否有纸粉，打印机出纸是否顺畅等现场检验购买的纸张质量符合要求，打印出来内容清晰，没有卡纸现象出

10、现刘大阳雷亚钢2010.6.129纸张购买价格较高同规格纸张在市场的售价是否差距较大市场调查买到性价比比较高的纸张，保证纸张质量的同时降低成本刘大阳张建利王慧涛2010.6.1410搓纸轮故障打印机搓纸轮是否运行正常，之前出现故障时是否及时报修现场调查保证搓纸轮正常出纸，出现问题及时报修；不会因此导致频繁卡纸而影响打印机正常运行王慧涛张建利2010.6.1611无相关打印机使用管理规定项目部是否制定了打印机使用规定查阅文件项目部要制定严格合理的打印机使用规定周金奎吴江平2010.6.17制表人：雷亚钢 制表日期：2010年6月5日2、要因确认依据“要因确认计划表”，我们召开QC小组会议，进行了

11、具体的分析，针对存在的问题确认了要因。末端因素一：员工节省意识较弱 表-006验证时间2010.6.6验证方法问卷调查验证人吴江平周金奎验证情况我小组根据纸张使用时容易产生的浪费现象，自行编制了一份调查问卷，对项目部人员进行了一次问卷调查。结果显示，被调查人员中86%在打印时很少用双面打印，87%把只打印过一面的纸张当废纸处理，节省意识均比较薄弱。结论：要因制表人：雷亚钢 制表日期：2010年6月18日末端因素二：资料打印前没有认真校核 表-007验证时间2010.6.6验证方法问卷调查验证人吴江平周金奎验证情况根据问卷的调查统计，95%的员工都存在过因未仔细校核而导致二次打印的情况。结论：要

12、因制表人：雷亚钢 制表日期：2010年6月18日末端因素三：员工对纸张保管不重视 表-008验证时间2010.6.7验证方法现场检验验证人刘大阳张建利验证情况小组对办公室保存纸张的环境进行了现场突击检查，发现纸张均保管在箱子子里，且装在保护袋中，纸张保存完好。结论：非要因 制表人：雷亚钢 制表日期：2010年6月18日末端因素四：显影辊感光电压偏低 表-009验证时间2010.6.8验证方法现场调查验证人王慧涛张建利验证情况小组通过对各个办公室打印机进行检查，得出打印机显影电压与所使用碳粉感光灵敏度均匹配；并且经过打印检查，字迹均显示清晰，满足要求。结论：非要因制表人：雷亚钢 制表日期：201

13、0年6月18日末端因素五：没有专人检查碳粉 表-010验证时间2010.6.8验证方法查阅资料验证人雷亚钢罗鹏飞验证情况小组对打印机碳粉存量进行现场检查，得出各台打印机碳粉存量均正常；通过询问得知，每个月底办公室会有专人检查一次碳粉存量。当碳粉不足时，会及时进行补充，保证打印机正常运行。结论：非要因制表人：雷亚钢 制表日期：2010年6月18日末端因素六：没有采取防潮措施 表-011验证时间2010.6.10验证方法现场调查验证人刘大阳张建利验证情况工地条件简陋，都没有采取相应防潮措施，且南宁的空气潮湿，尤其在雨季，已开封纸包中，上面的部分纸张很容易受潮，每天差不多会有七八张纸受潮。由于受潮纸

14、张很容易卡纸，因此纸张浪费比较严重。结论：要因 制表人：雷亚钢 制表日期：2010年6月18日末端因素七：纸张在纸盒中摆放不平整 表-012验证时间2010.6.10验证方法现场检验验证人刘大阳雷亚钢验证情况小组对各个打印机的纸盒均拉出检查，得出纸盒中的纸张均摆放平整；经过打印检验，没有卡纸现象出现，满足要求。结论：非要因制表人：雷亚钢 制表日期：2010年6月18日末端因素八：纸张不符合规格 表-013验证时间2010.6.12验证方法市场调查验证人刘大阳雷亚钢验证情况小组分别从外观和试打印对纸张进行检验， 得出纸张表面平整，手感平滑刚挺，对纸张抖动没有白色纸粉，试打印时连续过机不卡纸，纸面

15、保持平整，各项指标均符合要求。结论：非要因制表人：雷亚钢 制表日期：2010年6月18日末端因素九：纸张购买价格较高 表-014验证时间2010.6.14验证方法现场检验验证人刘大阳张建利王慧涛验证情况小组成员针对项目部所购买的70g/80gA4复印纸品牌，在南宁市各个区共12家正规的文具销售店铺进行了一次市场调查。发现同品牌同规格的70g/80gA4复印纸售价为20-23元/包，不同品牌同规格的售价为1755元/包。我们购买的纸张售价为2123元/包，性价比很高，因此满足要求。结论：非要因制表人：雷亚钢 制表日期：2010年6月18日末端因素十：搓纸轮故障 表-015验证时间2010.6.1

16、6验证方法查阅文件验证人王慧涛张建利验证情况小组成员对项目部各台打印机，均进行30张连续空白打印检验，均运行正常，没有出现卡纸现象。并且在对办公人员询问后，只有平乐项目在去年出现过一次搓纸轮维修，其余均正常。最后得出，项目部搓纸轮故障率处于正常水平，满足要求。结论：非要因 制表人：雷亚钢 制表日期：2010年6月18日末端因素十一：无相关打印机使用管理规定 表-016验证时间2010.6.17验证方法查阅文件验证人吴江平周金奎验证情况通过检查发现，打印机使用情况比较混乱，滥用比较严重，并且没有发现相关打印机使用管理规定，导致产生较多非办公打印费用。结论：要因制表人：雷亚钢 制表日期：2010年

17、6月18日通过以上确认可以明确，影响纸张费用的要因为：要因资料打印前没有认真校核无相关打印机使用管理规定员工节省意识较弱没有采取防潮措施七、制定对策1、对策制定与措施分析2010年6月19日到6月20日，由QC小组组长白更言组织QC小组全体成员采用“头脑风暴法”，对影响纸张费用的4条要因逐一制定了对策，并对对策进行了分析，得出了初步措施，详见下表所示：对策与措施分析表表-017要因制定对策初步措施（条）员工节省意识较弱制定纸张使用管理办法，培养员工节约意识，出台奖励措施5无相关打印机使用管理规定编制打印机使用管理办法3没有采取防潮措施保持纸张干燥7资料打印前没有认真校核让员工养成打印前校核的习

18、惯和掌握如何校核的方法5制表人：雷亚钢 制表日期：2010年6月20日2、措施的筛选依据制定的“对策与措施分析表”，小组组长白更言组织QC小组全体成员采用“举手表决法”，对每项要因的初步措施进行了逐一筛选，结果如下表所示：有效措施筛选表表-018要因初步措施（条）有效措施（条）员工节省意识较弱52无相关打印机使用管理规定32没有采取防潮措施73资料打印前没有认真校核52说明：参与讨论全体人员认同率达2/3以上的措施为有效措施。制表人：雷亚钢 制表日期：2010年6月20日3、对策制定与实施计划表经过QC小组全体成员针对每条要因制定相关的对策，并进行措施分析和筛选后，小组编制了“对策制定与实施计

19、划表”，详见下表所示：对策制定与实施计划表 表-019序号要 因对策目 标措施负责人完成时间地 点1员工节省意识较弱制定纸张使用管理办法，培养员工节约意识管理办法执行率100%，员工参与率100%1.小组召开会议制定纸张使用管理办法，要求员工100%参与活动，并且做好日常执行检查2.为员工每人发一份环保宣传电子材料白更言吴江平周金奎2010年6月21日-7月24日会议室办公室2无相关打印机使用管理规定编制打印机使用管理办法项目部执行率100%1.小组召开会议制定打印机使用管理规定 2.将制定好的管理办法推广到整个项目部，每月检查一次日常执行情况白更言吴江平周金奎2010年7月07日-8月10日

20、会议室办公室3没有采取防潮措施保持纸张干燥每包纸受潮率保持在2%以下1.已开封纸包外包报纸2.下班后将打印机纸盒中的纸取出，放回纸包中3.将已受潮的纸放在机柜下面，利用机柜中的加热灯泡温度烘干张建利王慧涛刘大阳2010年7月12日-7月28日办公室4资料打印前没有认真校核让员工养成打印前校核的习惯和掌握如何校核的方法员工打印前校核率100%1.打印前，在连接打印机的电脑上必须再校核一次2.每人发一份排版技巧电子资料以及教学视频刘大阳罗鹏飞雷亚钢2010年8月11日-9月11日办公室制表人：雷亚钢 制表日期：2010年6月20日八、对策实施实施一：提高员工节省意识1、2010年6月21日到6月2

21、3日，QC小组在项目部会议室召开小组会议，讨论制定了办公室纸张管理办法，一切以降低纸张浪费为宗旨，尽可能减少办公室纸张费用支出，要点列举如下表所示：办公室纸张管理办法要点表-020序号管理事项具体内容1利用电子文档执行“无纸化”办公。资料文件如只需传阅，不需打印等类似情形，一律利用电子邮件、QQ或者项目部内部局域网络等途径进行发送2双面打印对于需要打印的文件，在没有格式要求的前提下，尽量使用双面打印。双面打印方法如下：方法一：需要手动翻面的。依次选择Word菜单“文件打印属性”，打开打印机属性窗口。单击“完成”选项卡，勾选“双面打印”复选框，然后就可以打印了，正面打印完成后需手动将纸翻转过来，

22、进行双面打印方法二：打印机可自动双面打印的。选择“常规”选项卡，选择“双面（短边翻转）”即可3页面设置在没有格式要求的前提下，重新设置页面：方法一：如果打印文字段落比较短且分段较多，选择菜单“格式分栏”后，在弹出的“分栏”窗口中选择需要分栏的栏数即可，通常选择两栏即可方法二：“页面设置”中将上、下边距设置为1厘米，左边距设置为1.5厘米，右边距设置为1厘米4字体大小在没有格式要求的前提下，字体可以适当缩小。文字大小以看清为宜，能用五号的不用小四号，能用小四号的不用四号5纸张二次使用管理由办公室负责，于每周五下午，将各部门的仅打印一面的无用纸张统一收集，将可再次使用的纸张和不可用纸张分类管理。将

23、可使用纸张放置打印室供内部使用，将不可用纸张做废纸处理。制表人：雷亚钢 制表日期：2010年6月23日小组将制定好的管理办法张贴在各个打印机周围，并且项目部下发文件到各个项目，要求严格按照办公室纸张管理办法执行，并且落实到每个员工。2、为培养员工节省意识，小组利用网络搜集环保宣传纪录片，发送到各项目负责人，要求各项目组织员工观看学习。实施验证：1.2010年7月22日到7月24日期间，小组对各个项目对办公室纸张管理办法的执行情况进行了突击检查。经检查，管理办法均已张贴在各个打印机旁边；对最近打印的资料进行抽查后发现，除了有格式要求或格式无法更改的，98%使用了双面打印，页边距有94%按照规定设

24、置；各项目办公室都安排了专人收集管理纸张，管理办法执行率达到了100%。2.通过询问各项目负责人环保宣传片放映情况，了解到均已组织员工观看学习，并且出勤率为100%。实施二：制定打印机使用管理规定12010年7月7日到10日期间，小组成员多次举行小组会议，讨论制定了办公室打印机使用管理办法。该办法要点如表-21所示。2.小组将制定好的办公室打印机使用管理办法下达到各个项目，要求各项目办公室负责执行，并且落实到每一个员工。小组每月检查一次。办公室打印机使用管理办法要点表-021序号管理事项具体内容1使用人员规定打印机一律禁止外人使用，只有本公司员工才可使用。如有客户需要使用，则需要部门负责人签字

25、同意，并做好相关记录。2打印登记使用打印机人员必须事先进行登记，包括打印人姓名、所属部门、打印内容、打印张数、使用纸张类型、打印时间、是否出现打印错误、出现错误原因等。3部门评比每月底由办公室公布各部门当月纸张使用情况，并进行部门评比，对使用最少的部门进行奖励。制表人：雷亚钢 制表日期：2010年7月10日实施验证：该措施实施后，2010年8月10日，小组对各个项目进行了管理办法执行情况检查。经检查，各个部门在打印机旁边都已经张贴了办公室打印机使用管理办法，打印机使用登记表也都装订成册，而且使用记录都填写很完整，执行情况优秀，达到了要求的100%执行率。实施三：保持纸张干燥2010年7月12日

26、到13日，小组成员通过从网上搜索资料以及召开会议讨论，以便于执行和实用为标准，最后总结出三条保持纸张存放环境干燥的实用方法。1.将已开封的纸包外部用报纸包裹，并且三天更换一次；2.下班后将打印机纸盒中的纸取出，放回纸包中；3.将已受潮的纸放在打印机机柜下面，利用机柜中的加热灯泡烘干，没有较大变形就继续使用。实施验证：2010年7月14日到28日，由小组成员刘大阳、张建利和王慧涛每天对采取措施后的纸张进行跟踪检查，得出；1.报纸良好的吸湿性，很好地保护了已开封的纸包。在检查期间，已开封纸包中的纸张没有出现受潮现象。2.办公室都安排了专人，负责下班后把纸盒中的纸放回纸包中。3.在检查期间，部分在打

27、印机纸盒中的纸张出现了受潮，受潮数量为13张，经烘干后都可继续使用。检查期间，项目部共用了三包半纸。由此可知，纸张受潮率低于2%。实施四：认真校核并且掌握技巧1、2010年8月11日，小组全体成员讨论决定，为确保员工养成打印前校核的习惯，每台打印机都安排专人负责，资料打印前，强制性对内容、排版、字体、拼写等再校核一次。为加强负责人的责任心，小组规定将每个月节省下来的费用，取出一定比例补助给他们。2、由小组成员雷亚钢整理了一份word排版技巧以及相关教学视频，分发给项目部集体员工，由员工自主学习。实施验证：2010年9月11日，小组对各个校核监督负责人和其他员工进行询问，得知该措施执行情况优秀；

28、并且小组通过检查“打印机使用登记表”，得出上一个月没有出现因没有事先校核而导致的打印错误。由此可知，各项目打印前校核率达到了100%。九、效果检查1、打印机耗材费用支出调查小组成员刘大阳和周金奎，在2010年9月12日到9月25日期间，再次对打印机耗材费用支出进行了一次现况调查。归纳并得出了项目部2010年7月到8月两个月的时间里，办公打印机耗材的费用支出，如下表所示：办公打印机耗材费用支出调查表 表-022调查项目硒鼓70g/80gA4复印纸碳粉粉仓其他费用支出（元）7285561858530调查人：刘大阳、周金奎地 点：项目部各个项目办公室时 间：2010年9月12日到9月25日制表人：雷

29、亚钢 制表日期：2010年9月26日依据“办公打印机耗材费用支出调查表”，小组再次采用饼分图分析，从图中可以看出“70g/80gA4复印纸”已不再是关键因素。图5：办公打印机耗材费用支出现状调查饼分图制图人：雷亚钢 制图日期：2010年9月26日根据调查结果，我们计算出了7月和8月的纸张平均成本为0.106元/张。从现况值和目标值对比图可以看出，活动达到了目标值。单位:元/张图6：现况值与目标值对比图制图人：雷亚钢 制图日期：2010年9月26日再通过调查7月和8月期间，空调、电脑、传真机和打印机得耗材费用，得出：打印机耗材所占费用从原来的79%下降到现况的73%，如下图所示：图7：耗材费用饼

30、分图制图人：雷亚钢 制图日期：2010年9月26日由此可知：QC小组活动达到了预期的效果。2、无形效益和经济效益无形效益：通过本次活动，全面提高了项目部员工的节约意识和自身素质，完善了项目部的管理制度，使项目部的管理更加科学化合理化。经济效益：活动前纸张平均成本为：0.134元/张，活动后纸张平均成本为：0.106元/张，则每张纸可节省21%的费用。 十、巩固措施1、巩固措施：为了巩固这次QC活动取得的良好成果，项目部将这次QC活动中编制的办公室纸张管理办法和办公室打印机使用管理办法纳入了项目部管理制度中，将这两样管理办法继续沿用下去。纸张成本高导致办公费用增多是社会普遍存在的问题，我们这次的

31、成果在一定程度上缓解了这个问题。因此，我们计划向其他分公司推广交流这个成果，为公司的发展贡献一份力量。2、巩固期：小组继续采用这次活动中的措施方法，对QC成果进行了巩固。我们将2010年10月到11月期间作为巩固期，结果如下表所示：2010年10月到11月纸张成本统计表表-023时间纸张成本（元/张）10月0.09811月0.105制表人：雷亚钢 制表日期：2010年11月28日活动前对策实施期巩固期图8：活动前和活动后纸张成本折线图制表人：雷亚钢 制表日期：2010年11月28日从折线图中可以看出，这次活动结束后，巩固期的纸张成本继续保持在目标值以下，得到了稳定的控制。十一、总结及下一步打算

32、1、总结：这次QC活动结束后，小组进行了活动回顾和总结：不足之处：措施执行不够彻底。活动期间，项目部与业主之间的书面商务往来，经常会因为内容不符合要求而导致重新编制，造成纸张浪费。究其原因是小组对“无纸化”办公的执行不够彻底，只要事先通过网络与业主进行预审核确定内容后，这种浪费就完全可以避免。小组提升：本次QC活动，提高了QC小组成员的质量意识、团队精神、节省意识、QC知识、解决和分析问题能力，详见综合素质评价表和综合素质评价雷达图。综合素质评价表表-024评价内容活动前活动后质量意识3.74.6团队精神4.24.9节省意识3.85QC知识4.14.7解决和分析问题能力3.94.7制表人：雷亚钢 制表日期：2010年11月30日图9：综合素质评价雷达图制图人：雷亚钢 制图日期：2010年11月30日2、下一步打算：这次活动结束了，但是我们还要继续质量管理的旅程，小组下一个课题名称暂定为：提高排水管网混凝土施工质量。