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1、费用管理办法第一章 总 则第一条 为规范公司各项费用报销标准、报销流程及报销手续，特制定本管理办法。第二条 公司各部门必须在每月底根据下月工作计划制定本部门费用开支计划，由财务部汇总、审核，经总经理审批，即为公司当月的费用开支计划。财务部日常费用审核根据各部门月度预算进行审核，对于超预算费用，由各部门当事人填写预算外费用审批单（附件1）转总经理批准后，再转往财务部审核。第三条 本制度适用于亚明公司及其驻外单位。第四条 本制度主要包括“日常费用的管理”、“差旅费用的管理”、“通讯费用的管理”、“招待费用的管理”“客情维护费用的管理”、“运费报销的管理”等内容。第二章 日常费用的管理第五条 对因公
2、业务需要开支的费用，凭发票（收据）做为报账依据，由经办人申请，部门经理、财务经理审核，总经理审批后方可报销。第六条 总经理经手的费用不得以下属员工名义报销,副总经手费用由财务部经理审核后，每半月汇总报销明细清单给总经理审批后报销。各大区经理经手的费用由销售总监审核后，经副总审批后方可报销。 第七条 市内交通费的报销规定：员工在市内出外办公事，一般均应乘坐公交车、地铁、轻轨，凭票据实报实销；凡无特殊情况，原则上一律不得乘坐出租车；如确需乘座出租车须符合以下条件之一：陪同客人一起；携带贵重财物；有紧急事情处理；报销出租车票时，应在车票背后注明乘车事由、起止地点及乘车人。第八条 购买物品的报销单，必
3、须附有发票（收据）、加盖公章的送货单及有经办人、实物保管人的签字。购买书籍或资料必须在人力资源部办理入库手续，凭发票（收据），且要有经办人、实物保管人或使用人的签名；财务部每月与分管部门保管人员进行帐实核对；第九条 需经公司批准的特别支出项目，报销时须附批准文件的复印件。第十条 所有原始凭证须粘贴在报销凭单的左边。并且原始凭证与报销凭证应按同一方向粘贴。报销单附件不得采用装订、倒粘贴或反粘贴方式。报销凭证的所有内容均不得涂改。财务部有责任和权限拒绝不合法、不完整的报销凭证。第十一条 亚明公司费用报销：预算内500元以内的费用审批为部门负责人审核、财务部经理审核，、副总审批；预算内超过500元的
4、费用除以上程序外，还须报总经理审批；预算外所有费用由总经理审批。第十二条 经办人申请：经济业务发生后及时反映、报告，超过一个月的费用无特殊理由财务部可不予报销。第十三条 部门负责人审核：对经济业务发生的真实性负责，若业务不真实，部门负责人承担报销金额50%的赔款。第十四条 财务负责人审核：经济业务预算执行情况检查，票据的合规性、合法性、金额的正确性进行审核。第十五条 总经理审核：对经济业务发生效益分析、工作检查、合法性批准。第十六条 员工工资发放明细及绩效考核明细由人力资源部制表并审核，财务负责人负责预算总额审核，总经理审批明细发放；员工的工资及绩效奖金一般在次月的28日前发放，原则上要求人力
5、资源部提前制作工资表及奖金核算表，以保障计提数据的准确性。第三章 差旅费用的管理第十七条 副总以下级别的员工出差，应填写出差申请表（附件2），交部门经理、人事行政部、财务部审核，凭“出差申请表”可办理出差前的借支；若申请出差招待费的，还应同时附上客情招待费申请单（附表4），经部门经理和财务负责人审核签字后，交总经理审批，审批后办理借款手续。第十八条 差旅费用包括交通费、出差补助和邮电通讯等其他费用。第十九条 差旅费根椐公司任职和出差地区不同（含试用期员工），采取实报实销与定额补助相结合的办法；出差天数按自然天数计算。第二十条 出差人员交通工具除可利用公司车辆外，以利用火车、汽车为原则，但因紧急
6、情况经总经理核准者可利用空运交通工具、高铁；特殊人员（怀孕6个月以上的孕妇，受工伤较重的员工）经总经理同意后可购买火车软卧铺票或飞机票。第二十一条 出差人员夜间（晚7：00至次日凌晨7：00）乘坐火车超过8小时，或白天连续乘车超过10小时的，可购买硬卧铺票。在同等票价下，经过副总同意，可购买高铁票、飞机票、动车票；若因个人主观意愿购票的，财务按普通火车、汽车票价核定报销；第二十二条 车票报销标准：出差人员按规定乘坐车、船、飞机，凭长途汽车票、火车硬座、硬卧铺票、软卧铺票、飞机票、高铁票、三等船舱票以及途中意外伤害、保险票、机场大巴费用等据实报销；订票费用除节假日外最高报销标准不得超过20元，节
7、假日根据实际情况另行处理。第二十三条 出差补助的具体标准：级别一般地区特殊地区北京、上海、广州及广东省二级城市、海南、大连、港澳台在出差补助标准的基础上上浮10%。省会以下城市各省会城市省区经理120元/天140元/天大区经理160元/天180元/天大区总监200元/天220元/天营销总监260元/天300元/天副总在500元（含）以内据实报销,超过500元的按公司与个人9:1的比例承担;总经理在800元（含）以内据实报销,超过800元的按公司与个人9:1的比例承担;第二十四 出差补助实行包干制，出差人员可报销点到点的长途交通费及票务费、保险费；出差途中发生的市内交通费、住宿费、进餐费及日常生
8、活用品等开支一律不得报销，出差费用超支自理。实行出差补助包干制的人员不得报销出差人所在城市市内出租车费用；第二十五条 出差人员因急病或不可抗力无法在预定期限返回经电话联系请示批准延时的，视同出差按规定报销。若因私事或借故延长出差时间，除不予报销差旅费外，依据员工手册处理。第二十六条 出差人员必须在返回后3个工作日内填写出差工作总结（附件3）和差旅费报销单，预算内费用由各部门经理审核、人事行政部确认、财务部复核核，预算外费用按预算内的流程，同时还须由总经理核准后，按费用审批流程出纳人员方可凭单报销。无特殊原因超过3个工作日未报销者财务部可拒绝审核，且“前账不清，后账不借”，因此而影响其工作计划的
9、，由员工所在部门承担全责；第二十七条 出差期间因公支出的下列费用，准予据实报销，并依下列规定办理：（一）邮费应以邮局的证明为凭；（二）因公招待的费用，应以统一发票（正式收据）为凭；（三）因公携带的行李运费，应以正式的运费收据为凭。第二十八条 员工外地出差发生的招待费，原则上应在出差前申请，特殊情况应按审批权限事先口头请示，回单位后补办手续。第二十九条 使用公司交通车辆或借用车辆者不得申领交通费。第三十条 因业务需要聘请公司以外的人员同本公司员工共同出差办事，聘请人员的报销标准由总经理按副总出差补助标准核定；第三十一条 司机因公开车出长途单程100公里以上、300公里以内的,报餐费50元；单程3
10、00公里以上的,除正常差旅补助外,按超出300公里以上的每公里补助0.5元。或包干（每月300元）第三十二条 因工作需要出差到公司各分支机构，报销标准按此规定执行；若在分支机构住宿的，按每天出差补助标准的1/2给予报销。第三十三条 出差人员因工作需要至不在同一城市的分支机构出差，当天来回的只报销车船交通费，需要住宿的实行实报实销，但不得超过同等地区的最低出差报销标准。第三十四条 短程(1天内)出差人员（指离开驻地前往周边城市）当天返还的，除据实报销车票外，可按30元/天报销餐费补助。第三十五条 奉令调遣的人员，可以按照以上有关条文报销交通费、伙食费(1天)及行李运费；行李运费最高报销限额为50
11、元，凭票据审核报销；调遣人员若在公司用餐，则不得报销误餐费。第三十六条 各区域人员因需要或受命到公司述职或参加会议（培训）的，以及公司的大型会议或活动的，包括公司系统内同一地点内出差人数在5人（含）以上的出差，差旅费在预算范围内实行实报实销，并不得报销出差补助。实报实销按以下标准执行：（一）受命到公司述职或参加会议（培训），由公司安排食宿的：1、市内交通费用：原则上只报销公交票，特殊原因的士费报销只报销一站式费用（如火车站至会议地点、会议地点至火车站），因工作需要拜访客户的的士费；2、会议方未能提供早晚餐的，按会议所在地误餐补助标准给予报销；3、回家和公司住宿的，不考虑1/2的报销补助，相关费
12、用按以上两条参照报销。（二）受命到公司述职或参加会议（培训），公司不安排食宿的，依据出差补助所列级别的相应标准内按单据实报实销，参照以上（一）执行报销。（三）大型会议、活动，出差人数5人（含）以上的出差，依据出差补助所列级别的相应标准内按单据在预算范围内实报实销。第三十七条 在途补助因通宵乘车在火车、长途汽车上用餐的，准予报销30元/餐的餐费（指出发当天下午4点至7点前（含）出发，需在车上正常用晚餐；返回当天上午8：00（含）需在车上正常用早餐；返回当天下午2点以前，需在车上正常用两餐，按两餐标准报销）。第三十八条 市内拜访客户或因工作需要不能回公司进餐者，除据实报销车票外，另可报销误餐费，误
13、餐费标准为北京、上海、广州及广东省二级城市、海南、大连误餐费标准为8元/餐，其他城市为6元/餐（注：下午1时以后销差者准报误餐）。 第三十九条 因工作临时需要对中途取消差旅计划发生的订票费、退票发生的折扣，由公司承担费用，报销时需有文字说明并经部门主管签字。第四十条 财务负责人审核出差补助时，按出差时间凭住宿费发票核报全额出差补助标准（含高层管理人员），差旅补助审核依据如下：（一）住宿发票需要有明确的住宿时间，不能提供明确住宿时间或住宿发票的按出差补助标准的1/2报销；（二）两人或三人同时出差只能提供一张住宿发票的,由提供住宿发票的报销人按全额补助标准报销，其他人员按1/2报销补助；（三）报销
14、补助的天数以住宿票时间计算,当天出发、当天异地住宿的可按规定全额报销出差补助；返程乘车当天抵达的只按规定报销在途餐费补助，无出差补助；返程乘车时间在16点以后至第二天8：00前到达的，可按1/2报销出差补助,但不得再报销在途餐费补助。（四）无论单独1人出差还是2人以上一起出差，报销时原则上均应各自单独报销，不允许多人一起报销。报销时必须按日期逐日填写各费用及补贴金额，必要时应在“备注”中作一些说明。第四十一条 员工差旅费，应据实填报核发，如发现有虚报不实者，除将所领差旅费追回外，按员工手册有关条款严肃处理。第四章 通讯费用的管理第四十二条 公司正式员工方能享受通讯费用的管理规定；工作满一年且纳
15、入手机报销的所有业务类员工，由人力资源部统一配置手机号码；不愿更换现用手机号码的，如果要求按规定在公司报销手机话费，必须与公司签订手机号码转让协议，将手机号码无偿转让公司；凡使用公司手机号码并纳入手机话费报销的员工，离开公司时所使用的手机号码必须上交人力资源部。第四十三条 员工手机话费月度报销标准如下：人 员月报销限额报销比例备 注总经理1000（含漫游费）80所有话费报销在本限额内按比例实报实销副总80080销售总监60080%大区经理40080 城市经理200第四十四条 下列人员手机话费可按下列标准实行月度包干，包干费用随每月工资发放：其它非业务类人员、流动作业人员由各部门经理提出申请，列
16、出享受此待遇的原因；第四十五条 实行月度话费报销的人员，必须提供话费正式发票，并提供相关证明文件资料（如出差证明），由人力资源部、财务部审核，总经理审批方可报销；自费用发生之日起，超出两月未报销或证明资料不全者，不论任何原因，公司一律不报销话费。第四十六条 实行手机话费包干制的工作人员和手机话费不报销的工作人员，出差时话费补助20元/天，但必须保证手机畅通且没有影响工作的情况发生（此条款补助只对公司正式员工）。第四十七条 手机开机要求，按月度手机话费标准报销手机话费的需24小时开机，以保证各部门正常的经营活动；第四十八条 公司座机话费管理办公室的座机电话，每月发生的费用由人力资源部负责审核交纳
17、；利用公司电话打长途私话者到人力资源部签字，月底从工资中扣除；非公司人员禁止在公司打长途电话；财务部在审核话费单据时，人力资源部应提供明细话费清单供财务部审核，若查出有违规行为，给予人力资源部负责人行政处罚。第五章 招待费用的管理第四十九条 招待费是指为业务经营的需要而支付的各项公共关系建立、维护费用，按部门使用分类列入营业费用、管理费用账户。第五十条 招待费的列支范围为经销商、酒店客户、政府行政单位公干人员及公司专题会议、公司规定行政级别的月度职务活动费用。第五十一条 与供应商洽谈业务、公司系统内部驻外单位彼此之间因关联交易而发生的业务、上下级之间因调研、检查、交流、会议、学习等发生的活动均
18、不属于招待费用的列支范围。第五十二条 每月月度主管例会一次，总经理和各部门负责人参加，报销金额限定在75元/人以内。第五十三条 所有供应商招待只限公司高层管理人员，每月不得超过三次，招待标准限定在150元/人/次以下（包括陪同人员）。第五十四条 客户招待标准由总经理按照客户的级别、性质、贡献度确定，最高上限报销标准为150元/人/次以下（包括陪同人员）；由参与招待的最高行政级别人员负责报销；年招待费限额按费用预算管理执行。第五十五条 公司到下级单位因工作检查、专题会议允许适度招待，招待上限标准100元/人/次，由公司承担招待费用；月度会议招待费列入会务费用。第五十六条 若因招待方主观意愿发生招
19、待，其费用应由个人承担（包含上下级之间交流沟通）。第五十七条 严禁公司陪同人员超过三人以上的招待费用报销，由财务负责人审核把关，招待费报销单须注明参与招待人员名单。第五十八条 对转移、虚报招待费用的报销行为，包括上级将有自己参加招待的相关费用转移下级或其他员工报销、以其它费用名称冲抵招待费或以招待费为由冲抵其它费用，一经核实由转移虚报者和报销经手人均按报销总额一倍承担赔款，并视情节按员工手册有关规定对当事人严肃处理。第五十九条 因会务活动发生的餐费由财务部负责人按照项目申请报告和预算明细审核报销，列入“会务费”项目，员工集体会餐列入“员工活动费”项目。第六十条 招待费审批权限为总经理。招待人员
20、原则上应事先填写招待费请款单，报批准人批准后方可施行；特殊情况必须向批准人提前口头声明，获准后方可施行，事后必须补办手续，否则财务部不予报销。第六十一条 招待费的使用遵循效能优先、勤俭节约的原则；招待费的使用只限于招待来宾用餐、娱乐、购买礼物，不得挪作他用，任何原因不得购买香烟，有报销的按双倍处罚直接上司；第六十二条 招待费报销时，经办人持经审批的申请单和发生的有关票据按照公司费用审批流程到财务部报销；财务部按审批的标准、地点审核报销；对于不符合审批的时间、地点或超标准的费用，一律不予报销。第六十三条 财务负责人负责对招待费的开支情况进行全程监督，如发生违反本规定行为有权制止并拒绝报销。第六十
21、四条 对招待同一客户单次超过1000元费用的，由财务负责人随财务报表单项填列汇报。第六十五条 餐饮类大客户的招待开支参照第六章客情费用的管理执行。第六章 客情维护费用的管理第六十六条 返利与佣金管理规定：达到壹万元（含）以上的费用必须经总经理批准；（一）原则上返利条款必须在销售合同及补充协议上明确约定，特殊情况(无约定临时单笔操作)可类似于佣金的方式走内部审批备案流程，即“业务人员申请副总核实财务审核总经理签批财务原件备案”；无协议约定亦无内部审批书面文件的，财务须拒绝支付。（二）根据销售协议及备案材料，财务原则上按约定标准每月计提入账，销售部定期办理支付申报手续，无协议约定临时操作产生的返利
22、(佣金),在办理完审批手续后方可支付；无合同客户提货、毛利率低于年度预算毛利率标准的，非特殊原因财务有权拒付其返利或佣金。（三）返利支付可采取物返、账扣、货币支付等方式进行，货币支付原则上以银行打款到客户预留户头的方式支付，特殊情况经副总、财务经理审核，总经理审批后方可现金支付。（四）返利客户必须将联系方式（手机号码）留存财务备案检查，销售总监对返利的真实性负完全责任。第六十七条 红包、礼品管理（一）因业务需要，各项红包及礼品采取事前申报制度，经副总核实后，财务审核、总经理签批后执行；（二）驻外单位礼品统一由人力资源部采购，申报人登记领用；（三）营销活动费用（包括促销宣传品的印刷）需事前向公司
23、市场营销部进行方案报批，方可进行礼品采购开支与报销；（四）红包支出必须在申报时注明原因，经副总、财务经理审核、总经理审批后方可现金支付，并注明收款人名称、职务、手机号码；（五）单项5000元以上礼品及红包支出必须报副总审批，并由财务负责人每周随财务周报表单项填列汇报；（六）礼品、红包必须由具体经办人负责报销，并对其真实性全权负责，销售总监承担管理责任；如经核实虚报的，经办人按员工手册规定处理，销售总监双倍赔偿。第七章 运费报销的管理第六十八条 原则上运费报销必须提供采购清单、承运人运单、入库（验收）单、承运人发票（或有效收据）等资料原件作为报销凭证，缺一不可，否则财务有权拒绝报销。第六十九条
24、临时采购及内部之间物品调拨运费报销,无采购清单及承运人运单的,可凭内部自制运单(发运方、承运方、接收方签字)、承运人发票（或有效收据）等资料原件报销。第七十条 运费由付款经办人负责报销，采购部经理审核、财务经理审核、总经理审批。 第八章 罚 则第七十一条 有违反本制度流程及要求的，对责任人处以50元/天（项）-300元/天（项）的经济处罚。第七十二条 以下情况，将对责任人给予通报批评并罚款50元/次：（一）因为手机未开通而影响客户满意度，导致客户投诉的；（二）因为手机未开通导致客户无法按时订购货品，给公司带来经济损失的。第七十三条 违反本制度关于招待费用的管理规定者，所用招待费一律自理，不予报
25、销；对违反招待费列支范围进行招待的，给予审批人1000元-3000元/次的处罚。第七十四条 经核实虚假返利的，除销售总监与业务员全额承担损失外，并对副总罚款300元/笔，业务员按员工手册相关条款处理。第九章 附 则第七十五条 本制度自发布之日起实施。第七十六条 本制度解释权属亚明财务部。第七十七条 发放范围（总经理、副总、销售总监、大区经理、城市经理）。第七十八条 参考文件员工手册。第七十九条 附件（一） 月度超预算审批单（附件1）（二） 出差费用预算表（附件2）（三） 出差工作总结（附件3）（四） 招待费申请单（附件4）附件1：预算外费用审批单预算外费用审批单部门：项目金额（元）超预算原因冲
26、减当月项目预算（）冲减总经理特别费用（）下月增加预算后报销（）不予报销（）申请人：部门主管：总经理：附件2：出差申请单 出 差 申 请 单注：出差超过2天的所有岗位报销必须提供此总结，否则不得签字并报销！请财务配合执行！ 部门： 填表日期： 年 月 日一、 出差目的：准备解决的问题：出差后预期达到的效果：不出差是否可解决问题：二、 费用预算起止时间及地点交通费其它费用月日起点月日终点交通工具金额项目金额合计： 币 仟 佰 拾 元 角 分 （￥： ）三、部门主管审核四、财务部意见申请人： 年 月 日附件3：出差工作总结此表同时作费用报销附件 部 月 （姓名）出差报销工作小结要求即日起各部门人员出差超过2天的所有岗位报销必须提供此总结，否则不得签字并报销！请财务配合执行！ 无论何种原因销售岗位当日没有出差工作日志的不得报销当日出差费用（以OA日志为准）！日期出差区域同行人员同行人员性别出差目的概述工作结果及存在问题 附表4：客情招待费申请单客情招待费申请单时 间： 年 月 日地点：申请人姓名行政级别被招待人姓名（或单位）： 宾客人数：客情发生事由：申请费用项目：申请费用额度： （元）部门主管审批：总经理审批：
