《中小企业会计信息系统的建设.doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《中小企业会计信息系统的建设.doc（10页珍藏版）》请在三一办公上搜索。
1、中小企业会计信息系统的建设（作者:_单位: _邮编: _） 【摘要】本文通过对我国中小企业会计信息系统建设的现状、存在的问题的深入细致的调查研究，揭示了中小企业的必要性以及建设中应注意的问题，就此进行探讨中小企业应如何根据自己的特点进行会计信息系统的建设。【关键词】会计信息系统 会计电算化 中小企业 21世纪是信息化的时代，经济的信息化关键是企业的信息化，而企业信息化建设过程中90%的信息来源于企业的会计信息，企业的会计信息绝大多数是由企业的会计信息系统提供的。随着计算机和信息技术在会计中的广泛应用，会计工作经历了从手工会计电算化再到会计信息化这一发展过程。会计信息系统的建设将为企业的经济管理
2、、控制决策和经济运行提供充足、实时、全方位的信息。 1. 会计信息系统的概念 何谓会计信息系统(AIS，accounting information system)，其实它的全称应该是电算化会计信息系统，是会计实现电算化以后的会计信息处理系统，它是一种以计算机为基础的，用系统思想分析、设计和建立的用于处理会计核算业务，提供财务信息，辅助进行财务分析、预测和计划制定，加强财务控制和财务决策的现代会计系统。它包括了计算机为主的各种硬件、软件、数据文件和使用系统的所有人员，其核心是一套功能强大的会计软件。它不仅仅是用计算机代替手工进行记账、算账和报账，这仅仅是工作的第一步，它会使会计人员摆脱繁琐的数
3、据处理工作，能集中精力深入分析会计工作的各种数据，以便及时发现存在的问题，为预测和决策提供数据。会计信息系统的建立，是现代化大生产和新技术革命的必然产物，是会计发展史上的一次重大变革，必将对会计理论和实务产生深远的影响。 2. 中小企业建立会计信息系统的必要性 所谓的中小企业，是根据企业固定资产、年营业额、上缴利税和企业员工规模划分的一类企业形态，当前一般指那些固定资产低于1000万元、年营业额数百万至数千万、企业员工不足500人的企业。据统计，目前我国中小企业约有1000万家，国民生产总值60%由中小企业创造，已经成为国民经济的支柱，中小企业平均每年增长速度超过20%。这1000万家中小企业
4、要如何在竞争激烈的现代市场中得以生存和发展呢？最关键的是企业的管理水平，而现代企业管理决策主要依靠的是信息，企业经营决策中依靠的信息90%来源于企业的会计信息。在中国大多数中小企业已经具备了推行和建立自己的会计信息系统的条件，这样在市场竞争的现实环境中可以加速中国中小企业的成熟。为求生存和发展，大部分中小企业都能在自己管理的思想观念、方式方法上不断创新，势必会在这一方面做得更好。会计信息系统建立后，究竟会给企业带来什么样的变化？ （1） 减轻了财会人员的工作强度，提高了会计工作效率 由于在会计信息系统下日记账、明细账、总账是由记账凭证经记账程序的分类、汇总而成，所以在登账过程中只要输入的原始数
5、据凭证文件，而且记账程序正确，三套账务处理程序都会统一规范为记账凭证登记总账的账务处理程序，这不仅可以把广大财务人员从复杂的记账、算账、报账中解脱出来，而且处理速度快、准确度高，从而大大提高会计工作效率，同时也为管理者提供了全面、及时、准确的会计信息，可以使企业高层领导人对企业的控制能力大大加强。 （2）促进核算方法的规范化，提高会计工作质量 实行会计电算化后，对数据来源提供了一系列规范化的要求，解决了手工操作中不规范、易出错、易疏通等问题，使企业的会计工作更加标准化、制度化、规范化，会计工作的质量得到进一步保证。 （3）促进会计工作职能的转变和会计人员素质的提高 实行会计电算化后，会计人员的
6、工作效率大大提高了，他们可以腾出更多时间和精力参与经营管理，从而促进会计职能的转变。会计信息系统建立后，一方面要求广大会计人员学习和掌握有关会计电算化的新知识，以便适应工作；另一方面，由于许多工作是由计算机完成的，可以提供许多学习新知识的时间，使会计人员有接受脱产专业培训的机会，因此，将必然提高整个会计队伍的业务素质。 （4）有利于提高中小企业的竞争力 会计信息系统建立后，企业在生产决策方面更加准确，这样可以减少企业流动资金的占用，降低企业的费用，有效降低成本，提高企业竞争力。通过会计信息系统的长期监控，可以减少应收款，通过准确地预测现金需要，以减少库存现金，提高了企业资金的使用效率，为企业创
7、造直接的经济效益。同时也可以推动业务流程重组，促进组织结构优化，更利于领导层做出决策。在会计信息系统下，组织机构可以有效地实现计划和控制等管理职能，而且会计信息系统可以提高会计信息的及时性和准确性，使得企业领导人在决策时能拥有充分的信息资源，从而有力地保证了决策的时效性及正确性。 3. 中小企业会计信息系统建设的现状 就目前，我国很多中小企业大都还在沿袭原来的处理方法，手工操作，重复劳动，效率低下，即使有的企业建立了会计信息系统，采用了电算化，也从未从实质上解决会计信息化问题。会计提供的信息未能及时、有效为企业决策及管理服务。然而在大多数大型的企业和事业单位都使用了计算机,而且都建成了完整的会
8、计信息系统,靠计算机有效地完成记账、算账、报账任务，还有效地利用会计信息以考核过去、控制目前和预测未来的各项经济活动。然而在中小企业，特别是小企业中会计信息系统的建设情况还不是那么令人感到乐观，目前其现状还不尽如人意。本文主要就是针对现行的大多数中小企业应该如何搞好会计信息系统的建设这一方面进行一些探讨。 （1）中小企业会计信息系统的总体应用水平较低 中小企业中会计信息系统的普及率较低，总体应用水平低，应用层次低，多数企业也仅仅是从减轻会计人员负担、提高核算效率方面入手，根本未认识到建立完整的会计信息系统对企业的重要性。这与一些大型企业的会计信息系统已经发展到相当规模及拥有完整、领先的技术支持
9、相比较，中小企业在如何充分利用会计信息给企业创效这方面就已经落在下风了。纵观很多中小企业的会计信息系统都是一些很单一的运用，主要的都是用于代替手工核算，用计算机进行一些简单的记账、算账和报账工作，没有发挥出会计信息系统本身最大的功效，这就表现出中小企业对会计信息系统的重要性认识还不尽人意。 （2）中小企业领导者对会计信息系统的建立未给予高度的重视 人们的思维观念还未充分认识到会计信息系统建设的意义和重要性，很多中小企业的高层领导人没有给予高度的重视，不愿在企业的会计信息系统的建设上投入资金。很多小企业就是仅仅几台计算机，大都用于一些单项方面的运用，如工资核算、账务处理、固定资产管理、材料核算等
10、，更不用说建立企业内部局域网以及注册自己的网站。即使有的企业有了这套系统，也只是用于应付检查或流于形式，在企业的软件更新和硬件投入方面都未从实质上解决问题。这些企业根本未能利用信息技术的优势来提高企业的运作效率，这种情况普遍存在于我国现今的中小企业中。 （3）中小企业会计信息系统建设的自身条件较差 由于中小企业受自身发展规模的限制，在会计信息技术上相对会处在人才匮乏和技术上也相对落后，而且中小企业本身也不注重培养人才。这些种种不利的因素都减缓了中小企业会计信息系统的建设步伐。即使有些中小企业在人才和设施方面都做的很到位了，但是此时企业会计信息系统能否输出正确的会计信息，不仅仅取决于财务人员处理
11、程序的正确与否，还取决于计算机录入的数据是否正确，然而在现在的很多中小企业为了追求更多的利润，往往会输入一些虚假的会计数据，导致会计信息系统给出的会计信息也就失去了它的真实性。 4. 中小企业会计信息系统建设应注意的问题 根据上述目前中小企业在会计信息系统建设方面面临的问题，可见中小企业建立会计信息系统的任务是相当繁重的，中小企业必须结合企业自身的特点实际，寻求自身的发展之路。中小企业在建立会计信息系统过程中尤其要注意以下几个方面的问题： （1）企业的管理人员要高度重视 中小企业领导人员必须正视会计信息系统的重要性，可以对一些同行业的大型企业进行深入考察，了解他们成功的经验，从而建立自己企业的
12、会计信息系统，实现信息化管理，提高企业的管理水平，推进企业管理信息化、现代化。领导人要加快建设步伐，从资金、人力方面予以高度配合，要认识到会计信息化与企业生产核心技术革命一样重要。会计信息系统建立后，企业领导可以通过建立的单位信息网对企业的财务资料进行查询与监督，更有利于管理。企业员工也要积极行动，努力学习相关知识，积极配合，以促使企业建立起高效、完整的会计信息系统。 （2）加强人才培训 中小企业会计信息系统建设中的最大问题就是人才问题，作为任何一家企业对人才都是渴求的，更不要说像这样既懂计算机知识又有一定会计业务知识的复合型人才。对中小企业来说，由于其发展前景及社会上得到人们认识程度较低以及
13、较差的工作机会保障，使得其对优秀会计人员的吸引力远不如大企业，要想对外招入这样的高素质的复合型人才是一件很难做到的事情，在外招行不通的情况下，企业就要对自己内部那些有这方面知识的员工进行更高层次的培训，而且最好是这样的培训能有先行性。然而在现实中很多中小企业起初只是为了应付有关部门的检查，都是先建立了会计信息系统，之后又苦于找不到合适的系统操作人员，此时才进行企业的人员培训。在这段时间里，这些企业的会计信息系统就不能发挥出它的效益，就会造成设备的闲置，相当于造成了流动资金的积压。正所谓：大军未动，粮草先行。同样的道理，中小企业应该从会计信息系统建设的一开始或者提前一年半载着手人员培训。人才的培
14、训必须是不间断的，要贯穿于系统建立前、系统建设中和系统建立后三个阶段。人员的培训要注意人才的层次，要有高级人才，也要有一般人员。包括系统的管理人员，系统维护人员和各类操作人员。同时也要注意培训人员的知识结构，要有会计人员，又要有计算机人员，然后再逐步向复合型人才发展。培训的内容包括对系统计算机基础环境的认识和使用，最关键还是对中小企业自身使用的那套会计信息系统的适应性培训，以达到能熟练操作的目的，然后再分成各级人员的职能培训，比如管理员的管理系统职能培训，操作员不同操作职能培训等等。 （3）中小企业会计信息系统的配置要有适用性 会计信息系统在建立前就应设计好它的物理结构。所谓的会计信息系统物理
15、结构是指为实现会计信息系统的功能而需配备的硬件设备和布局。常见的会计信息系统物理结构有单机分散结构、联机多用户结构和网络结构。会计信息系统的物理结构受系统的目标、功能、数据量及系统数据的处理方式的影响，由于中小企业受自身规模影响，一般业务量不大，所以中小型企业一般都采用单机分散系统，即所谓的单机单用户结构。整个系统配置一台或多台电脑，每台电脑内装配有独立的会计信息系统的某一个或几个功能模块，以单独运行一种功能模块或多个功能模块。各功能模块相互独立，数据信息通过硬盘、软盘和重复输入来实现数据交换。其优点是具有系统独立性强，数据保密性好，稳定性好，成本低，上马快，见效快，安装调试较容易。它的缺点是
16、数据共享性差，整体工作效率较低，但是企业可以在以后逐步投资有关设备以提高企业计算机的系统配置，以增强系统的运作效率。 （4）选择适合中小企业的会计软件 会计软件是计算机会计信息系统的核心部分，选择会计软件的好坏对企业实现会计电算化的成败起着关键性的作用。会计软件的取得途径主要是购买商品化会计核算软件和开发软件。其中后者又包括：自行开发，委托外单位开发，与开发单位联合开发会计软件。开发的软件优点就是适合本单位的特点，使用方便，但会受到时间的限制，一旦会计规章制度发生变动，软件就不能适用，必须作新的维护，而且开发软件工程周期会很长，耗资巨大，这一点不适合用在中小企业中。中小企业一般是选择前者，即购
17、买商品化软件进行使用，它价格低廉，见效快。但是在购买和使用商品化软件时中小企业还要注意软件的适应性、特殊性、通用性、先进性和合法性。 （5）制定完善的相关管理制度 国内外会计信息系统的发展历史证明，凡是成功的计算机会计信息系统都有一套科学和完善的管理制度的支持，否则绝少有成功的可能，因此中小企业在建立了会计信息系统后，要根据电算化的环境建立一套新的管理制度，包括制定内部岗位责任制，建立严格的操作管理制度，建立数据管理制度和系统维护制度，加强内部控制，以保证系统安全可靠地运行。 总之，中小企业建立电算化会计信息系统不仅是会计发展的需要，而且是经济和科技发展对会计工作提出的要求，是时代发展的必然产物。中小企业建立了会计信息系统后，它可以改变中小企业落后的状况，使企业自身不断更新，加快产品和技术创新,提高差别化，有利于加强企业自身的财务管理与会计核算，有利于充分发挥会计参与企业的经营决策，以及它的监督和管理职能，为企业管理工作的现代化奠定基础。因此，中小企业建立会计信息系统势在必行。
