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1、计算机会计信息系统与手工会计系统的比较 摘 要：信息社会化使会计信息系统发生变革,具有悠久历史的传统手工会计信息系统受到电算化会计信息系统的冲击,并且影响领域甚广，本文简单介绍了手工会计信息系统和电算化会计信息系统,分析了两者的异同,指出电算化会计信息系统的优势, 得出电算会计与手工会计之间既有共同点,又存在许多差别。并认为电算化会计信息系统是会计信息系统改革的必由之路。 关键词：电算化会计系统；手工会计系统；异同比较分析一、电算会计与手工会计联系会计是社会生产力发展的产物。随着现代经济与科学的飞速发展，人们逐渐加深对会计本质的认识，即会计是一项对会计信息、处理、输出的经济信息系统。其主要职能
2、是为人们提供经济活动价值运动的状态、结构、历史及未来趋势的画面。会计的各项活动均可以体现为对信息的某种作用。比如，原始凭证的审核与记帐凭证的填制是信息的提取与确认，登记帐簿是信息的分类存储，成本计算是信息的计量，帐务检查与核对是会计内部信息的反馈，编制会计报表是信息的输出等等。具有这些特征的会计活动，既相互区别，又相互联系，环环相扣，构成一个有序的信息处理过程。对这一信息处理过程，从技术手段上可以分为手工会计信息系统与电算化会计信息系统。（一）会计基本工作要求相同单位经济业务发生后,两者都需要及时采集原始会计数据(如各种发票、收料单、领料单)等,会计人员对原始会计数据的真实性、合法性、准确性进
3、行审核,然后据此编制记账凭证,最后把记账凭证中的会计数据过入有关的总账、明细账簿。对会计数据进行加工处理,如分类、计算、汇总、分配、转账、过账、检索和传递，例如需要根据经济业务的内容,按资产、负债、所有者权益、收入、费用和利润等会计要素设臵相应账户进行会计数据分类反映;对企业在生产经营过程中发生的生产费用耗费要进行汇总、计算、分配。以便正确地反映产品的生产成本:月末需要结清各账户,以便开始反映和记录下个月的经济业务等等。 备查簿等中存储会计数据,以便提供连续、系统、全面的会计信息。定期编制会计报表,满足各级管理人员与部门的需要 。会计报表是综合反映企业一定时期经营成果及一定时间财务状况的书面文
4、件。两者都需要通过编制会计报表向会计报表的使用者提供其在经济决策中有用的信息。（二）都必须保存会计档案会计档案是会计的重要历史资料,必须按照规定妥善保管。实行电算会计,大部分会计档案的物理性质发生了变化。由手工会计下的纸质会计档案变为磁性介质的会计档案,磁性介质的特性要求我们必须加强电算化环境下会计档案的安全性管理。（三）会计数据处理技术的基本功能 会计本质上是一个以提供财务信息为主的信息管理系统,不论是手工会计信息系统还是电算化会计信息系统,其最终目标都是为信息使用者提供全面、准确、及时的会计信息参与决策经营提高经济效益。会计信息系统作为企业管理信息系统的重要组成部门,不仅要为外部的与企业有
5、利害关系的单位或个人提供信息,而且要为企业管理当局加强经营管理、提高决策水平服务。从数据处理的角度来讲，会计电算化与手工核算都应具备五个方面的基本功能数据的采集与输入、数据的存储、数据的加工、数据的传输、数据的输出。二、手工会计信息系统与电算会计信息系统的差异比较（一）系统初始化设置工作有差异手工会计信息系统的初始化工作包括建立会计科目，开设总账，登录余额等；电算会计信息系统的初始化设置工作则较为复杂，且带有一定的难度，其内容主要有会计系统的安装，账套的设置，网络用户的权限设置，操作员及权限的设置，软件运行环境的设置，科目级别与位长的设置，会计科目及其代码的建立，最明细科目初始余额的输入，凭证
6、类型设置，自动转账分录定义，会计报表名称、格式、数据来源公式的定义等。（二）平行登账上存在差异在手工会计登账时，总账由一名会计人员根据审核无误的记账凭证，或科目汇总表，或汇总记账凭证进行登录，明细账由另一名会计也根据原始凭证或记账凭证进行平行登录，月末校验两者是否相等。由于两名会计在登录时有可能发生错误，因此平行登账可以检查错误。但是在电算会计中，总账与明细账的数据均来源于原始凭证或记账凭证，计算机按照登录总账和明细账的程序命令，将数据从记账凭证数据库中转移到总账数据库和明细账数据库，而计算机的内部运算是不可能发生数据运算错误的，所以在电算会计中总账金额恒等于明细账金额。因此，平行登账的校验功
7、能在电算会计中已失去了其原先的作用。（三）科目的设置和使用上存在差异在手工会计中，由于手工核算的限制，将账户分设为总账和明细账，明细账大多仅设到三级账户，此外，再开设辅助账户以满足管理核算上的需要；科目的设置和使用一般都仅为中文科目。而在电算会计中，计算机可以处理各种复杂的工作，科目的级数和位长设置因不同的软件而异，有的财务软件将科目的级崐数可设置到6级以上，完全满足了会计明细核算方面的需要；科目的设置上除设置中文科目外，仍应设置与中文科目一一对应的科目代码，使用科目时，计算机只要求用户输入某一科目代码，而不要求输入该中文科目，但在显示打印时，一般都将中文科目和与之对应的科目代崐码同时显示。（
8、四）账务处理程序上存在差异手工会计根据企业的生产规模、经营方式和管理形式的不同，采用不同的会计核算形式，常用的账务处理程序有记账凭证核算形式、科目汇总表核算形式、汇总记账凭证核算形式、日记账核算形式等，对业务数据采用了分散收集、分散处理、重复登记的操作方法，通过多人员、多环节进行内部牵制和相互核对，目的是为了简化会计核算的手续，以减少舞弊和差错。而在电算会计中，一般要根据文件的设置来确定，常用的是日记账文件核算形式和凭证文件核算形式，在一个计算机会计系统中，通常只采用其中一种核算形式，对数据进行集中收集、统一处理、数据共享的操作方法。（五）日记账和明细账功用有所差异在手工会计中，通常仅对现金和
9、银行存款设置日记账，目的是为了序时记录货币资金的发生情况，做到与货币资金日清月结、钱账两清。凭证信息是分散的，不便于查询，明细账仅是为了方便查询凭证而设置的，根据凭证信息按科目重新登录在明细账上，耗时且易错。而在电算会计中，虽然任何科目都可有日记崐账和明细账，但所有日记账和明细账上的数据均来源于记账凭证，由于采用了计算机这一高效能的工具，在账务软件中对记账凭证提供了多种查询条件，如日期、凭证号、科目代码、摘要、单位名称、单据号、录入员、审核员、借方金额、贷方金额、收入数量、余额等等，查询的方法可分为确定查询、自由查询、组合查询和模糊查询四种，可查询到企业的所有业务信息，由此看来，明细账在电算会
10、计中意义已不再重要，可以取消，根据财政部文件规定，明细账可以一年输出一次，仅是为了存档的需要。（六）账簿格式存在差异在手工会计中，账簿的格式分为订本式、活页式和卡片式三种，并且对现金日记账、银行存款日记账和总账必须采用订本式账簿。而在计算机会计系统中，由于受到打印机的条件限制，不太可能打印出订本式账簿，因此根据会计电算化工作规范规定，所有的账页均可按活页式打印后装订成册；总账账页的格式有传统三栏借贷式总账和科目汇总式总账，后者可代替前者；明细账的格式可有三栏式、多栏式和数量金额式等。（七）簿记规则上存有差异手工会计中账簿记录的错误要用划线更正法或红字更正法进行更正；账页中的空行、空页要用红线划
11、销等。而在电算会计中，可以不存在纸质账簿，一切数据均以文件形式存在机器内部，登账只是一个沿用的旧名词，而且文件也并不一定按日记账、总账、明细账分别设置，有些系统甚至只设置一个凭证文件，根本就不崐存在机内日记账、总账和明细账，各种财务信息可直接从凭证文件中崐导出，划线更正法或红字更正法根本就不存在，代之以的是负号更正法。实际上只要凭证输入正确，机器处理是准确无误的，即使由于凭证数据有错或变更，导致机内账的结果有错，也不能直接进行修改而只能通过记账凭证去更正。（八）会计报表的编制形式上存在明显差异会计报表是企业会计核算中一项重要的事项，在手工会计中，报表的编制是最复杂的一项工作，报表编制人应了解各
12、种报表的结构，报表中各个数据的来源渠道，若数据来自账上的，还应弄清是发生额还是余额，通过何种运算关系取得；若数据来自本报表或外报表中某项目的，应懂得其各种运算关系；同时还应明确各种报表之间的勾稽关系及数据的对应关系，这样才能开始编制报表。而在电算会计中，各种报表的注册、结构描述、格式定义、数据的取数公式定义、报表的审核公式定义、报表的打印参数设置等工作，则作为报表子系统初始化设置的内容，在正式编制报表前可预先设置好，尔后在月末编制报表时，操作员只需在键盘上轻按报表子系统提供的报表生成命令键，系统即自动根据数据的取数公式取得数据，在短则几秒，长则十几分钟的时间内快速生成报表，并且能自动较验报表数
13、据的各种内在关系，此外，还能使不同账套、或上下级公司之间的同名报表即时合并。三、手工会计信息系统与电算化会计信息系统的比较（一）手工会计信息系统与电算化会计信息系统的关系会计信息系统是一个组织处理会计业务,为各级管理人员提供财务信息、分析信息和决策信息的有机整体,即通过收集、存贮、传输和加工各种会计信息,反馈给有关部门,为经营、决策提供帮助。手工会计信息系统是传统的会计信息系统,历史悠久,手工操作,代代相传。手工会计信息系统会计数据的收集、加工处理、会计报表的编制等都是人工完成的,并且将会计数据存储在账簿上。这样,就会导致数据记录费时费力,数据处理原始繁杂,信息综合性和传递性差,并存在数据处理
14、工作量大、差错多、效率低、受人为因素影响、及时性差等缺点。随着管理水平的提高和科学技术的进步,特别是电子计算机的出现及广泛应用,实现了数据处理的自动化,使传统的手工会计信息系统发展演变成为电算化会计信息系统,即一个以计算机信息技术为基础来实现的会计信息系统。在这个系统中,人们可以使用计算机来处理会计信息,实现对会计信息的传递、分析、预测,为决策活动服务。在电算化会计信息系统中,会计数据的收集、加工处理、会计报表的编制、会计数据的存储都发生了重大变化,即:会计数据输入的方式多种多样,包括直接输入、间接输入和自动输入;审核方式也包括静态审核、屏幕审核和二次录入校验;会计数据处理由计算机自动完成;会
15、计信息输出方式有显示输出、打印输出、软盘输出多种形式;并将会计数据保存在磁性介质中。（二）电算化会计信息系统较手工会计信息系统的优势同手工会计信息系统相比,电算化会计信息系统有明显的优势, 主要表现在数据的准确性显著提高。由于计算机具有高精度、高准确性、逻辑判断的特点,使得数据的准确性有了明显提高,例如:在编制记账凭证时,若出现借贷不平衡,计算机会立即给出提示,并不允许错误的凭证保存在计算机中;在记账过程中,计算机能执行记账程序,自动、准确、迅速地登账。因此,减少了人为因素造成的错误,提高了会计核算的质量，数据的处理速度明显提高。电算化会计信息系统利用计算机自动处理会计数据,数据处理速度大大提
16、高,增加了系统的及时性,例如:要查询某一期间的会计信息,只要告诉计算机具体日期,计算机就会及时、准确的提供有关信息,并显示在屏幕上。因此,电算化会计信息系统从根本上改变了手工系统处理数据缓慢的弊病,使广大财会人员从繁杂的数据抄写和计算中解脱出来,减轻了财会人员的劳动强度。1、提供信息的系统性、全面性、共享性大大增加随着计算机网络技术的发展,使会计数据共享和信息的传递速度加快,它克服了手工会计信息系统的不足,从根本上改变了会计信息传输的方式,并通过计算机网络,实现部门之间、城市之间、国家之间的适时联通。2、各种管理模型和决策方法的引入,使系统增加了智能性,大大提高了预测和决策能力在电算化会计信息
17、中,管理人员可以利用计算机管理模型迅速地存储、传递及取出大量会计核算信息和资料,并代替人脑进行各种复据的准确性显著提高。复杂的数据分析、规划,模拟,大大提高了管理、预测和决策的及时性和科学性。（三）电算化会计较之手工会计信息系统内部控制的局限在电算化会计信息系统环境下，有形记录较手工会计系统大为减少，账务处理结果及数据文件都存储在计算机或磁盘等电子介质上，不像手工会计系统那样直观，特别是在磁盘上更改数据不会留下任何痕迹，而在计算机内部，会计数据无论是形态还是结构却发生了变化。这对会计数据的真实性、有效性和完整性都造成了威胁。一旦出现舞弊行为，后果将是严重的和难以发现的。目前，在会计工作实践中，
18、电算化会计信息系统内部控制存在的问题主要表现在以下三个方面。1、数据的安全性差 手工会计系统中数据的处理和储存都分散于各个不同的部门和人员，而电算化系统的突出特点是会计数据处理的自动化、集中化。因此给数据安全带来了一定的威胁。例如：电算化系统都有必要的财务分工功能，每个操作员都设臵有自己的口令和不同的工作权限，并且每个操作员都应保守自己的口令秘密。会计数据文件大量地保存在磁性材料中，一旦发生火灾、水灾、盗窃之类的事件，就可能使全部数据丢失和毁损，同时磁性材料对外界环境的要求比较高。要防火、防水、防磁和防尘，对环境温度也有一定要求。因此增加了数据的脆弱性。如果不加强电算化会计信息系统数据安全方面
19、的控制，数据丢失和毁损的可能性就会大大增加，并造成财务软件的程序控制失效。为了保证会计信息的安全性、可靠性财政部曾制定了相关的规则，对财务软件必须具有的安全性做了一些具体规定和指导意见。2、差错的反复性和严重性手工会计系统中数据处理环节分散于多个部门、多个员工，一个部门或人员的差错往往可以在下个环节发现和纠正。所以，一般情况下一定时间内差错重复发生的可能性不大，发生重大差错的可能性也不大。电算化系统数据处理自动化、集中化，再加上计算机运行的高速性、程序运行的重复性，使得处理结果一旦发生错误，往往就会在短时间内迅速蔓延，造成多种数据文件、账簿及整个系统的会计数据失真，并且可能使系统出现反复性差错
20、。正如信息处理中的一句名言“垃圾进垃圾出”也就是说如果输入数据出错，以后的处理环节再正确，也只能输出错误的信息。电算化系统数据处理的高速性和集中性都使得出现差错的危险性增大。因此，电算化会计信息系统数据输入、数据处理各环节和系统硬件设施等方面都需要加强控制。3、管理和监督的有效性差根据财政部的有关规定，以计算机代替手工记账的单位必须达到一定条件，并且需要经有关财政部门或上级主管部门的审批，运用互联网输出、输入或处理数据，还需要到公安部门登记注册。但是，实际上部分单位未经审批就直接采用计算机代替手工记账，更为严重的是，有些单位未能满足相关条件就正式使用计算机代替手工记账。例如：计算机和手工并行三
21、个月且取得与手工相一致的结果是审批的必要条件之一有些单位未完成这一环节、也未经审批，就直接实施了会计电算化。计算机代替手工记账的单位必须建立完善的电算化管理制度，有些单位虽然建立了内部管理制度，但徒有虚名并没有切实执行。四、结束语 会计电算化, 是会计事业发展的一个趋势,它不仅仅是由计算机代替手工记账, 而且是社会进入快节奏的一个重要标志, 是向传统的会计理论和操作规程提出的挑战, 是国家建立会计信息高速公路的基础, 是改变会计人员思维方式和工作习惯的一项根本性措施,可以说,会计电算化普及的程度和发展的速度,是一个地区一个部门会计事业先进与否的重要衡量标准。因此,我们应根据不同企业和行业会计业
22、务的具体特点, 积极地着手推广会计电算化,并且在实践中加强这方面的理论探讨和经验,使我国的会计工作更好地为社会主义现代化服务。参考文献：1 张朝晖. 电算化环境下会计人员的困惑和思考J.工业会计.2007.52 刘红.对会计电算化发展现状的思考J.现代会计.2007.23 程昔武.网络时代我国电算化会计发展若干问题探讨J.技术经济.2008.94 王治安.向显湖.面向21世纪的我国会计改革与发展J.经济学家.2009(2)5 曲芳丽. 我国会计电算化的现状及对策研究J.山西财经大学6 付得一.会计信息系统.M.中央广播电视大学出版社.20067 陈海胜,蔡卫荣,梁海松.小企业软件实务操作.M.人民邮电出版社.2007/88 石焱,杨武岐,王兴鹏,史富连.会计信息系统实用教程.M.中国水利水电出版社.2006
