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1、地名档案的特征与利用研究以新疆为例20041I一,地名酋啊主曩葛征(一)地名档案内容丰富.形式多样.涉及面广地名档案是人们从事地名工作最原始最直接的真实记录,同时也是地名工作者赖以生存和提高工作效率不可或缺的必要条件.当前的地名档案,内容丰富,涉及面广,而且表现形态多种多样:文,表,图,卡,袋,册,盒,卷,文字的,声像的,图表的样样俱全,这是地名档案区别于其它文书档案和科技档案的重要标志.因此,虽然地名档案有少部分在内容和形式上与科技档案相似,但从地名档案的整体出发,综合其本质属性及其表现形式来看,它不单纯具有某一门类的特点,而是一门内容丰富,涉及面广,与文书,科技档案相关联的独立的专门档案.
2、这一特征是地名工作和依据地名学的综合性,独立性来决定的.(:)地名档案的区域性实践证明,地名档案源于地名工作,而地名_丁作的物质对象是地名.地名是人们赋予地表一定地理位置的个体地理实体的名称.这些具有指称的个体地理都有其特定的区域或范围.在各种地名活动中,无论是管理还是调查研究,都必须围绕着地名所指的区域和范围来进行.作为地名工作历史活动记录的地名档案材料所记载的内容,当然也不会超出地名所指称的地理实体的区域和范围.如行政区划名称的档案材料所记载的内容,必须是各级行政区名称(自治区,地,州,市,县,区等)所指范围内的人文地理,自然地理等情况,这就是地名档案区域性特征的具体表现.(三)地名档案的
3、连续性和运动性顾名思义,地名工作无论从外业调查,还是到内业整理,所形成的档案材料都是从不同的侧面以不同的方式记录的地名现象.它们在内容上存在着紧密的内在联系,是相互关联的一个有机整体,这是地名档案的一个很突出的连续性特征.此外,地名所指称的地理实体是物质的,是地球的一部分,它们在不断地运动和变化,地名必然随其演变.如:各类自然灾害等都可以引起地名的兴废;地名的变革也受到地名所指称的地理实体区域范围内的社会生产,生活方式及政治文化等社会现象变化的制约.如,由于军事,政治,民族迁徙,语言文字的发展等,都会引起一些地名的消亡和一些地名的产生:因此,作为地名数据储备中心地名档案材料,必须适应地名这种不
4、断变化的特征,要经常不断地更替和补充新的内容.地名档案所具有的这种运动性特征,是为个体地名建档的理论基础,只有采取这种建档方式,才能系统地维护好,管理好地名的历史真实面貌.ll=,地名与囊昀开发和用(一)丰富并改善地名档案信息资源结构.建立地名档案信息源保障体系地名馆藏量的丰富和优化与否,是实现地名档案利用者利用需求的前提条件和必然手段.为此,可以从以下几个方面努力:1,从档案室来说,当前重点应是切实改变单位地名档案信息资源分散管理的体制,设立综合地名档案室,集中统一管理全部地名档案.有条件的单位,也可以设立信息中心,实行地名档案,图书,情报一体化管理.2,从地名档案馆来说,应坚持地名馆藏档案
5、数量与质量并重的原则,一方面要合理扩大接收范围,另一方面要对接收地名档案的质量进行控制,并根据地名档案自身的价值,对不同级别的案宗分别采取全部或部分进馆的方式.3,完善地名档案补充机制,广泛开展地名档案资源征集工作,要想方设法收集散存在社会上的历史地名档案资料,以增大馆藏历史档案资料的不足.4,对保存在各单位地名调查的原始记录,补调记录,沿革材料,考证材料,地名照片,地名表,地名卡片,地名文字概况,地名图,地名软盘等原始稿及其审定稿,地名各项成果的正本和成图等方面的地名档案,应主动加强协调,争取早日接收进馆,以改变地名馆藏结构中文书档案占主体的单一局面.5,对一时不具备进馆条件的,或已建立地名
6、档案馆的单位,要加强联系,掌握地名馆藏情况,经过协调,征集接收其案卷目录,专题目录或档案缩微品等,以达到综合地名档案馆对接收范围内各单位地名档案信息资源的宏观控制,实现馆室结合,馆室交流,资源共享,服务于社会的目的.(=)改进和更新地名档案利用的方法与技术.加强检索工具体系建设.建立地名档案目录中心随着地名档案信息资源的急剧增长和社会全面发展对地名档案利用的愈来愈频繁,传统的地名档案利用方式与方法已越来越难以适应社会各界利用2004-l需妾.地名档案检索工具种类单一,功能不全,检索速度慢,效率低的现象仍然存在,加强地名档案检索工具体系建设和建立地名档案目录中心已成为十分紧迫的任务.笔者认为,地
7、名档案检索工具必须具备四大功能:一是提供查找线索功能;二是揭示地名档案内容功能;三是对地名档案进行科学管理功能;四是进行信息交流功能.其次,应该注意三个问题:一是应该根据地名档案馆(室)的不同层次来决定编制检索工具种类的多少;二是馆藏性,查找性,指导性检索工具应该配套,使之呈现出三大优点:突出检索工具的有效性特征;突出检索工具的兼容性特征;突出检索工具的存储特征.各个种类的检索工具要配套,并存,并能把地名馆藏档案的内容特征,形式特征和储存地点揭示出来.馆藏性检索工具档案馆(室)都已编制,当前地名档案馆(室)应以编制查找性检查工具为主,以适应高效地提供利用的需要;同时,还应力求编制指导性检索工具
8、,以拓宽开发地名档案信息资源的渠道.三是编制检索工具应着眼于当前,兼顾未来.如果条件许可,地名馆(室)还可以考虑建立地名档案目录中心,将本地区,本系统乃至全国各有关单位保存的地名档案资料,通过实体分散,目录集中的方法汇集起来,以最大限度地实现地名档案信息资源的共享.(三)正视现实.转变观念.拓宽地名档案信息资源开发利用工作的服务范围观念是行动的先导,要有效地开发利用地名档案信息资源,必须确立以下五个观念:1,主动服务观念.服务性是档案工作的根本属性,只有确立主动服务的观念,才能产生自觉的服务运动,从而使档案工作者在进行地名档案信息资源开发利用工作中发挥出应有的作用.2,开放观念.地名档案工作者
9、只有从封闭走向开放,主动融人社会,参与社会,了解,把握地名档案的利用需求,才能增强应变能力,有效地开发和传递地名档案信息.3,竞争观念.现代社会是竞争社会,地名档案工作者必须增强在市场经济建设中的忧患意识,在地名档案部门之间,档案部门与其他部门之间广泛地开展竞争,由此才能产生时不我待的紧迫感,从而产生开发提供地名档案信息的强大动力.4,协作观念.广,精,快,准是信息化社会人们利用信息的基本要求,要满足这一点,单独的地名档案部门已难以做到.因此,地名档案工作者必须确立协作观念,走整体化协调发展之路,以实现地名档案信息2004-l资源的共同开发.5,市场观念.在市场经济条件下,地名档案工作者确立市
10、场观念十分必要.在社会主义市场经济发展的过程中,地名档案信息资源开发利用工作必须与市场经济相适用,为经济建设需要提供优质服务.在这种情况下,地名档案馆(室)必须认真做好以下几个方面的工作:1,在继续搞好地名档案信息资源开发利用,切实关注普通公民的个人需要,使地名档案信息这种文化资源能够真正走进千家万户,为更多的普通公民所利用.2,要改变以往单纯依靠地名档案部门进行信息开发的做法,走联合开发之路,切实增强参与意识,自觉扩大地名档案部门的社会接触面,结合地名档案部门的实际,确定不同时期地名档案信息资源开发的重点,以使开发出来的成果更符合实际需要,避免做无效劳动.3,在地名档案信息传播的手段上要打破
11、常规,充分利用地名档案部门信息开发可信度的优势,通过各种有效的传播手段,潜移默化地扩大地名档案馆(室)在社会公众中的影响.4,要注重地名档案馆(室)新的社会功能的开拓,为新的形势下社会主义两个文明建设服务.(四)灵活多样,广泛求实,搞好地名档案宣传工作.为地名档案信息资源的开发利用创造良好的社会环境开发地名档案信息资源,必须唤起社会的地名档案意识,特别是社会利用地名档案信息的意识,为地名档案寻找用户,扩大服务领域和服务对象.因此,地名档案部门应进一步加大力度,采取灵活多样的形式,加强地名档案信息的社会宣传.首先,要加强有关地名档案价值,作用及利用效果的宣传,使人们知道地名档案是什么,地名档案与
12、经济建设,社会发展和人们生活的关系,地中档案有哪些作用,能解决什么问题,给公众能带来哪些好处.从而唤起人们对地名档案的重视,激发人们利用地名档案的愿望与热情,引导更多的人利用地名档案.其次,要加强有关地名档案利用工作宣传,宣传怎样利用地名档案,如何使用检索工具,查找自己所需要的地名档案,从而引导人们用好地名档案.再次,要加强对开放地名档案信息内容的宣传,并尽可能地通过广播,电视,报刊,信息台等舆论媒体向社会广泛宣传,或者将开放地名档案的目录编印出版.使广大公众知道从地名档案部门到底能收获什么样的地名档案,以便逐步了解熟悉地名档案收藏单位及其收藏地名档案的内容,并进而有针对性地去利用地名档案.(
13、五)制定并完善地名档案利用政策与法规.逐步扩大地名档案利用或开放的范围.简化利用手续.改善利用环境毫无疑问,保密与限制利用以及地名档案的封闭等都不利于地名档案利用工作的开展,而合理的政策与法规则对地名档案信息交流环境具有较大的改善作用.因此,地名档案部门要主动适应社会发展的需要,从满足公民利用地名档案是其民主权利这一高度出发,竭尽全力地做好开发地名档案信息资源的工作.第一,地名档案部门要依法把可以开放的地名档案尽快地开放出来.第二,尽快建立地名档案解密制度,凡属非秘密或已失去秘密的地名档案都应通过各种形式向社会开放,为全体公民服务.第三,地名档案部门要主动调查了解社会需求,尽可能地开放对社会利
14、用面广,利用量大,利用频率高的地名档案,以便尽快使地名档案产生经济效益和社会效益.第四,提高开放地名档案的社会效率.地名档案部门要简化利用手续,特别要通过简化普通公民个人利用地名档案的手续,增加开放时间,开展咨询服务,增加地名档案复制件,方便利用,形成开发利用地名档案信息资源的良好外部环境.(六)积极探索地名档案利用规律.建立灵敏的地名档案利用信息反馈系统地名档案作为一种信息资源,不仅要开发利用,而且要注意掌握利用效益信息的反馈,最好能在一定的区域范围内建立起灵敏的地名档案利用反馈系统,并进而探索出地名档案利用规律.建立地名档案利用信息系统,必须要遵循以下原则:1,地名档案利用系统与信息反馈系统应构成一个统一整体.2,应保证需求者在各个环节或组成部分得到最必要的,切实可靠的信息资料.3,信息的收集,处理,储存和传递,都应密切结合地名档案利用活动和组织机构建制进行.4,地名档案利用工作系统的信息储备,应能系统地满足各管理层次对信息的实际需求.5,在各类地名档案利用工作系统中.档案利用活动的方式就其内容和组织来说,有很大的不同.因而应考虑到各类地名档案利用工作系统的不同规模以及利用活动的组织和管理水平的差别等.(本文作者:830000乌鲁木齐市克拉玛依西路5号新疆自治区地名档案管理中心)
