A公司存货管理研究硕士论文.doc

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1、A公司存货管理研究-硕士论文 北京理工大学工商管理硕士(MBA)学位论文 摘要 目前,随着我国加入 WTO 时间的推移,外资的不断的渗透和积累,这对我国各个行业尤其是首先对外开放的零售业,无疑是竞争和机遇并存,一方面,本土零售业要和国际零售巨头家乐福、沃尔玛等残酷竞争,但是另外一方面,外资的进入,给我们带来了先进的管理方式和经营理念,促进了本土企业在竞争中不断学习提高。 现代企业的竞争,不仅仅是直接体现于市场的产品的竞争,也是贯穿于企业内部的管理的竞争,如果一个企业没有一个好的管理,很难在激烈的市场竞争中立于不败之地。 本文以 A 公司为例,运用环境分析等手段,系统阐述了 A 公司管理中核心组

2、成部分之一的存货管理,既分析了与公司存货直接相关的流程管理、存货管理模式,也分析了对存货管理有重大影响的信息系统、预算管理、企业文化、人力资源管理等方面。对 A公司在这些方面存在的问题提出了优化方案,并对这些业务优化方案的效果进行评价,对业务优化方案的实施提出了建议。关键词:零售业;存货管理模式;采购;流程II 北京理工大学工商管理硕士(MBA)学位论文 Abstract Nowadays, along with Chinas accession to the WTO, foreign capital continueinfiltrating and accumulating , to eve

3、ry industry , especially the retail industry, is competition and opportunity at the same time, on one hand, the local retail industry will have brutal competition with international retail giant such as Carrefour, WAL-MART , but on the other hand, the entry of foreign capital, brought advanced manag

4、ement methods and business philosophy, to promote the learning for the local enterprisesThe competition of modern enterprises is not directly reflected in the market competition of the product, but also the internal management competition throughout the enterprise, if an enterprise does not have a g

5、ood management, it is very difficult to survive in intense market competitionThis paper will introduce the theory of environmental analysis, combine the other theory, take A company as an example, elaborate the inventory management in A company, which is the core part of company management, analyses

6、 and the companys inventory process management、management mode, and also analyze the information system, budget management, enterprise culture, human resource management etcWhich have a significant influence on the inventory management. Put forward the optimization scheme, and evaluate the effect of

7、 business process optimization, give suggestion to the implementation of the recommendationsKey words:Retail industry; Inventory Management Mode; Purchase; ProcedureIII 北京理工大学工商管理硕士(MBA)学位论文 目录 研究成果声明 I?关于学位论文使用权的说明I?摘要 II?ABSTRACT III?目录. IV?第 1 章 绪论. 1?1.1? 研究背景 1?1.2? 研究意义 2?第 2 章 文献综述与存货管理相关理论回顾

8、 4?2.1 存货管理风险 4?2.2 存货管理方法 5?第 3 章 A公司存货管理现状. 8?3.1 公司简介8?3.1.1 公司发展历程. 8?3.1.2 A公司组织结构8?3.1.3 公司存货管理环境分析 9?3.2? A公司存货管理现状10?3.2.1? A公司存货管理业务流程现状10?3.2.2? A公司存货管理模式现状. 11?3.2.3? A公司存货管理其他相关方面现状 11?第 4 章 A公司存货管理问题及原因分析13?4.1 A公司存货管理采购环节问题及原因分析 13?4.1.1 采购环节审批流程上的问题及原因分析 13?4.1.2采购环节上的其他问题及原因分析 13?4.2

9、? A公司存货管理模式问题及原因分析. 15?4.3? A公司存货管理预算制度问题及原因分析16?4.4? A公司存货管理信息系统问题及原因分析16?第 5 章 A公司存货管理改进建议. 17?5.1? A公司存货管理改进建议的目标 17?5.2? A公司存货管理改进建议的原则 17?5.3? A公司存货管理相关改进方案建议18?IV 北京理工大学工商管理硕士(MBA)学位论文 5.3.1? 流程完善建议18?5.3.2? 完善供应商管理建议19?5.3.3? 存货管理模式改进建议. 21?5.3.4? 存货预算制度完善建议. 22?5.3.5 其他存货管理相关方面改进建议 22?5.4? A

10、公司存货管理相关优化方案实施建议 25?5.4.1? 存货管理优化方案实施的风险分析和防范建议. 25?5.4.2? 存货管理优化方案实施建议效果展望28?结论. 30?参考文献31?致谢. 33?V 北京理工大学工商管理硕士(MBA)学位论文 第 1章 绪论 1.1 研究背景 2001年12月11日,中国终于如愿成为世界贸易组织的第143个成员国。今天,我国入市后十一年波澜壮阔的发展历史证明:加入世界贸易组织的决策,是中国改革开放进程中的一个重要里程碑。在这十一年里,中国在经济、教育、法制、文化等方面都取得了跨越式的进步,在国际经贸、政治等方面的地位也获得大幅度提升。十一年来,中国 GDP

11、平均年增长率达 8%,国民生产总值总增长超过两倍,2010 年,中国GDP赶超日本,正式成为世界第二大经济体。 对世界而言,作为一个在世界政治经济有着举足轻重地位的大国,中国加入WTO促使世界贸易组织成为一个更加完整的体系,大大加快了全球经济一体化的进程。十一年来,中国经济的强劲增长无疑是世界经济发展的最大亮点。出口的大幅增长,使得更多的有竞争力的国内产品,走出国门,走入世界人民的生活,越来越受国外消费者的欢迎,有些甚至成为世界消费者生活不可或缺的部分。 入市初期,很多人担忧,在大幅降低关税等门槛下,中国的民族产业是否能经受住国际竞争的残酷冲击,尤其是在汽车、零售业、互联网、金融等诸多外资优势

12、行业,是否会遭遇灭顶之灾?入市十一年后的事实证明,我们确实引狼入室了,但是,大家担心的那些即将被取消关税壁垒和政府行政保护的行业,并没有被狼吃掉。反而在世界经济一体化的竞争环境下,展现出了顽强的生命力,找到了自己的生存发展空间。 在零售行业,尽管比如沃尔玛、家乐福等大财团气势汹汹,而且确实有很多本土企业如一些百年老字号由于外资商品的性价比及其对国人消费观念影响的冲击而变得步履维艰甚至歇业倒闭。但是中国整体零售业却在竞争中积极思考和学习,迅速提升管理及运营模式、企业文化、经营理念、品牌形象等,利用自己本土化的优势与外资巨头抗衡,整个行业非但没有被“狼吃掉”,反而获得较快的发展,实现了与国际先进的

13、管理方式等的趋同,并诞生了如国美、华联、华润等一批有着雄厚实力的大型零售企业。 中国经济的飞速发展,一个强劲的推动因素是“三架马车”中的消费,随着中国农村城镇化进程的加快、城市居民人口和可支配收入的的快速增长,必然对消费市场产生巨大的需求,同时,由于中国科技及文化等的发展,人们对产品的形态、种类1 北京理工大学工商管理硕士(MBA)学位论文 的需求进一步丰富,消费产品形态不断创新,又开发和拓展了人们潜在的消费需求,这些积极因素,直接促进了中国商品消费市场近些年的快速增长态势。从而将在很大程度上刺激商品零售业的发展。 A公司作为一家典型的本土零售企业,鉴于近些年中国总体经济的良性发展及公司过去的

14、健康发展历程,对自己从事的零售行业未来的前景充满信心,同时,中国加入WTO竞争加剧的深刻经验体会以及对未来来自国内外有雄厚实力的同行升级的竞争压力的预估,公司领导虽然满怀信心预测自己将会从中国经济发展红利中获得可观收益,但是也忧心忡忡,担心成为未来加剧的零售业竞争的牺牲品,成为他人成功的垫脚石。面对着激烈的竞争,A 公司的管理层试图从传统、粗放、落后的管理方式向现代、精细、先进的管理方式过渡。公司成立十年来,在经营成果方面取得了巨大的进步,公司从创业初期的一个100多平米家庭作坊式小型店铺,已经发展成为一个拥有营业面积达十多万平方米、近四十家连锁直营超市、一家大型仓储基地的大型商贸集团。但是,

15、值得重视的是公司在配套管理与控制方面依然比较落后,落后的管理控制方式,已经和目前的经营规模及未来的发展目标不相匹配。公司到现在都没有 CRM、OA、ERP 系统,很多工作依赖于单据的流转和手工的记录,工作人员在做数据统计分析是痛苦不堪,而且也是错误百出,管理层也很难及时准确得到公司运营数据,从而很难保证公司各类业务决策的正确性。作为商贸零售企业,存货的管理无疑是核心,而 A 公司在存货管理方面却也是漏洞百出,经常出现产品丢失、积压、盲目采购、采购员吃回扣等现象。所以公司领导层决定在年内启动并在未来两年内完成公司管理制度完善和ERP等相关模块的实施工作,以提升公司未来的管理水平,迎接未来零售业的

16、发展机遇与挑战。 从上我们可以看到,在公司管理制度完善及 ERP 建设过程中,对存货板块的管理是最重要的工作,所以,在A公司现有的发展阶段,借助于管理层强有力推动管理制度和ERP建设的契机下,完善其中核心的存货管理已经迫在眉睫。 1.2 研究意义 我们知道,随着全球经济的一体化进程的加快,各国各行业的联系也越来越紧密,科技的发展,尤其是以互联网为代表的信息技术的飞速发展和应用,人类社会正在从工作经济时代向知识经济时代转型。新时代下的市场经营环境由原来的单一的竞争转变为多方面、立体的混合竞争。由于市场由卖方向买方的转变,市场话语权已经由消2 北京理工大学工商管理硕士(MBA)学位论文 费者来主导

17、,顾客的需求,将决定企业未来的发展方向。在知识经济时代下,企业面临的不仅仅是体现于外部市场的产品质量、价格、市场份额、售后服务等方面的竞争,企业的内部的市场定位、经营管理模式等,也同样是企业间竞争重点。于是,面对市场竞争环境的变化,许多企业纷纷在寻求变革,以期通过改进企业内部管理来指导企业的发展方向,适应新的变化,寻找一种可以持续发展的管理模式,在内控管理方面打造企业优势,同时,改进后的管理方向,将抓住市场需求的方向,满足客户的需求,使企业走上一条健康的、稳健的发展道路。 作为企业内部管理的重要组成部分,存货管理最重要的部分体现于成本的优化管理,从市场营销角度来看,存货作为企业物流的重要成份,

18、据营销学家估算,其成本降低的潜力比任何其它市场营销环节要大得多。降低存货成本已经成为“第三利润源泉”。在企业管理的其他环节成本降低潜力不大的情况下,在降低存货成本上下功夫必然是成本管理和企业管理最终所向。对于 A公司来说,存货管理研究的直接现实意义主要在于:1、给管理者提供作为决策依据的各种库存报表及库存分析报告;2、完善科学的库存管理可以为在保证直营超市不出现断货的前提下,尽可能的减少库存,从而降低存货资金占用及各种仓储成本,同时也能降低存货短缺和损坏的风险;3、完善的存货管理,能帮助企业库管人员对公司存货进行全面、详尽的控制和管理,也能帮助财务部门对公司存货及成本进行准确及时的核算。从更深

19、层的意义来理解,存货管理的优化,可以提高存货周转率,从而提高公司资产质量,进而促进企业价值最大化的实现。3 北京理工大学工商管理硕士(MBA)学位论文 第 2章 文献综述与存货管理相关理论回顾 2.1 存货管理风险 风险导致潜在损失的不确定性在于风险事项是否会发生、发生的时间、损失的严【1】重性三个方面。 就存货管理而言,风险的不确定性来源表现在三个方面:上游供应商的不确定性、生产企业本身不确定性、终端客户需求的不确定性,风险的不确定性表现形式在于沟通协作的不确定性和企业运作的不确定性,其中,沟通协作的不确定性体现于企业同上下游外部企业、企业内部各相关部门之间,企业运作的不确定性则【2】体现于

20、企业内部存货相关组织及流程等控制是否有效。 目前理论界对存货管理风险问题的探讨主要集中在如下几个方面: (一)企业内部存货控制管理风险 【3】 1、存货风险内部控制环境存货内部控制环境是企业存货风险管理体系的基础部分,既能影响企业关于存货管理的未来愿景及战略目标的制定,还能影响企业存货管理内部信息系统的运行效率、 存货管理内部控制制度以及制度执行的监督与考核。 存货风险管理内部控制环境是公司整体环境的一部分,公司的企业文化、公司管理层的管理风格、意志、经营理念以及员工素质、价值观等都会对存货风险管理环境产生影响。存货风险管理内部控制环境的建设,能有效的引导员工工作思想、价值观,从而能间接对防范

21、企业存货管理风险产生贡献。 【3】 2、存货风险内部控制制度存货风险内部控制制度是企业存货风险管理的重要环节,制度的设置,要完善健全,考虑各种潜在风险因素,预防存货管理过程中的错误、舞弊等行为风险的产生。同时,流程设计要尽量简单有效,防止无效率的流程而增加存货相关流程周转时间,减少因流程复杂而导致的存货采购成本风险,这要求公司从组织架构的设计上就要符合存货管理流程简单有效的原则。 【4】 3、信息传递有效的信息传递,使存货管理过程中各业务部门及管理层能及时收集到存货相关各种信息,并能及时的按照存货管理制度要求在有关部门及人员之间流转,使业务流程顺畅有序。在这方面,企业信息化如 ERP的建设,能

22、有效的实现信息传递的自动4 北京理工大学工商管理硕士(MBA)学位论文 化功能,从而避免人为信息传递的不对称与错误。 【5】4、监督与考核对存货内部控制制度执行情况的监督与考核,能有效的保证存货内部控制制度的实施。比如:对预算制度中,预算一旦制定,就要严格监督预算的执行,对预算外事项做好把控;流程制度中,可以通过穿行测试的方法抽查流程执行的程度以及是否有新的缺陷。对存货内部控制制度执行情况的考核,可以通过绩效考核的方式进行。 (二)企业存货管理外部风险 【6】1、市场风险对存货管理的影响可以从两个不同的方面来理解市场风险对存货管理的影响,一个是供货市场,另一个是销售市场。由于目前我国市场供大于

23、求的局面,从供货市场角度分析,很少有绝对缺货的情况,而且很多供应商愿意和客户长期稳定合作,不确定性相对较少,库存水平比较低,所以从这点出发,企业所处的环境相对宽松,市场风险水平较低。而从销售市场分析,由于我们目前基本上是买方市场,销售市场竞争很激烈,不确定性较大,所以对于企业来说,要降低销售市场的库存风险,需要做好市场销售计划和预测,以准确的预测作为企业采购和生产的依据,降低库存成本及资金占用。 【7】【8】【9】2、技术风险对存货管理的影响 技术的不断创新,使得原有技术的寿命越来越短,产品更新速度也越来越快,库存商品贬值也就越快。所以,技术的创新,虽然能给客户带来收益,但是也给销售方带来原库

24、存产品的减值损失风险。另一个方面,新技术问世新产品投入市场后,由于很多未知的不可控因素,市场需求也很难预测,一旦预测不准确,销售方盲目自信,很可能导致很高的库存风险。 2.2 存货管理方法 虽然人类储存物料的历史很久远,但是人们直到20世纪才把物料储存方法作为一门科学来研究,现代库存理论的基础来源是哈里斯在1915年提出的“经济批量”问题,【10】研究的目的是如何在保证经济的前提做好库存管理 ,随后,随着数学、统计学、运筹学等基础学科的发展,人们对于有效库存管理提出了一系列方法和理论模型,比较【11】典型的是ABC分类法、定量订货管理方法、定期订货管理方法等 。近年来,随着科学技术的发展,全球

25、经济一体化的推进,库存管理开始向计算机化、网络化、系统化和零库存方向发展,代表方法有供应商存货管理系统MRP、VMI、连续补货系统、ERP【12】等 。 5 北京理工大学工商管理硕士(MBA)学位论文 由于本文中案例中A公司库存管理模式比较落后,且局限于企业信息化水平比较低,对于最新的 MEP、VMI 等方法很难作为改进方法使用,故本部分仅论述在 A 公司存货管理改进方案中能用到的ABC分类法、定量订货模型、定期订货模型的理论部分。 (一)ABC分类法 ABC分类方法下,将现有在库存货按照其数量及占用金额的比重划分为三类, 其宗旨从将种类繁杂的存货按照价值量和数量的比重,分清主次,充分利用有限

26、的存货管理资源,把握好重要性原则。如表 2.1所示,A类存货价值最高,需要认真管理,B类存货,不需要非常重视,但是管理细致程度稍强于 C类存货。C类存货,仅需要数量总体管理即可。 表2.1ABC 分类标准 类别 数量占总数量的比重 金额占总金额的比重 A 5-10%70-80% B 10-20% 10-20% C 70-80%5-10% (二)定量订货模型与定期订货模型 定量订货模型,其基本决策思路是:预先确定一个订货点和订货批量,随时检查库存,当库存下降到订货点时就发出订货,订货批量取经济订货批量。即对库存进行连续盘点,当剩余库存量 x 下降至 s 时,则立即进行订货,补货量 QS-x,使其

27、库存水平达到 S,其中,s 称为订货点(或称为最低库存量),S 称为最大库存水平。定量订货库存控制方法的再订货点和订货量都是事先确定的,而且检查时刻是连续的,需求量是可变的。 定期订货模型,其基本决策思路是:每隔一个固定的时间周期检查库存项目的储备量。根据盘点结果与预定的目标库存水平的差额确定每次订购批量。这里假设需求为随机变化,因此,每次盘点时的储备量都是不相等的,为达到目标库存水平 Q0 而需要补充的数量也随着变化。定期订货法与定量订货法的比较如下表:6 北京理工大学工商管理硕士(MBA)学位论文 表2.2 定量订货模型与定期订货模型的比较 特征 定量订货模型 定期订货模型 订购量 Q是固

28、定的每次订购量相同 Q是变化的(每次的订购量不同) 订货点 固定 可变 何时订购 当库存量降低到订货点R时发 订购的间隔是固定的,每隔一个固定的间出订购请求 隔期T,就可发出订购请求,即在盘点期到来时进行订购 检查周期 可变 固定 库存记录 每次出库都记录 只在盘点期记录 需求率 固定/可变 定/可变固 前置时间 固定/可变 定/可变固 库存大小 比定期订货规模小 比定量订货模型大 存货类型 价格昂贵,关键或重要物资,且 一般的物资,供货渠道较少或供货来自物该物资易于采购,并且具备进行 流企业的物资,需定期盘点,具有相同供连续检查的条件。 应商来源的物资。 7 北京理工大学工商管理硕士(MBA

29、)学位论文第 3章 A 公司存货管理现状 3.1 公司简介 3.1.1 公司发展历程 A公司于2002年12月11日正式挂牌成立,是一家专业从事商业零售的大型综合性连锁超市企业,2004年,经公司职工代表大会审议通过,公司改制为连锁商业有限公司。2006年,在坚持积极稳妥的发展战略的基础上,公司经过短短两年时间的发展和壮大,注册资金已增至4100万元人民币。随着公司经营战略方向的进一步明确,特别是企业内部管理的强化,内部组织结构的优化,A公司经营业绩大幅度增长,再一次进入新一轮的爆发性增长阶段。到2012年上半年,A公司已经实现了近40亿的销售额,目前,A公司已成为北京市场上发展势头最好、运转

30、最良性的少数国内超市之一。从第一家门店,几十名员工,到如今三十五家门店,上千名员工;从第一张会会员卡的诞生,到如今一百二十万会员的忠诚拥护。在未来的发展路程中,A公司的管理层将一如既往的坚持积极稳妥的发展战略,始终以区域发展为战略发展的基本准则,同时,也希望通过内部管理的不断改进,做到将顾客需求为经营策略基本准则,不断提升门店形象,不断优化品类管理,不断强化全方位营销,为缔造绝对安全、更多选择、高质低价的购物体验,不断开拓进取,不断探索创新。3.1.2 A公司组织结构 A公司现有董事长1人,总经理1人,副总裁 7 人,公司总部共设有 14 个部门。 组织结构如下图:8 北京理工大学工商管理硕士

31、(MBA)学位论文董事长总经理副总 副总 副总 副总副总 副总副总工会 法务部?质检部采购部 仓储部审计 财务部 物流部超市管理部产权管理部 人力资源部?行政部信息管理部企划部 图3.1:A公司改进前组织结构图3.1.3 公司存货管理环境分析 通过内外部环境分析,我们可以确定企业内部的竞争优势,竞争劣势,企业外部的机会和威胁,从而将业务流程优化的策略与公司内部资源、外部环境有机结合。清楚地了解公司的资源优势和缺陷,了解公司所面临的机会和挑战,对于优化企业包括存货管理在内的各项业务有着至关重要的意义。 外部环境机会:随着城镇居民收入及消费性支出呈稳定增长趋势,我国消费品市场也呈稳定的增长态势,根

32、据国家统计局的数据显示, 2012年消费品零售总额 207167亿,比上年增长 14.3%,而 2013年一季度,社会消费品零售总额高达 55451亿元,同比名义增长 12.4%扣除价格因素实际增长 10.8%。其次,十五以来,我国政府对零售业的扶持力度加大,如在十二五中公布零售业的未来发展目标中,明确强调要促进零售业与各各行业的协调发展,强化大型零售业务的规模优势,促进其区域化发展,同时要引导中小企业的良性发展,协调零售方和供货方的管理,互惠互利、共同发展。同时,也将总法规体系完善、落实零售业政策措施、加大零售业财税金融支持和完善【18】统计体系和标准化建设等方面对 A公司等零售行业予以支持

33、。 外部环境威胁:虽然我国零售业存在很大的机会和空间,但是我们也不可忽略的9 北京理工大学工商管理硕士(MBA)学位论文 是,我国的零售业也存在着方方面面的问题,比如:相关配套法律出台比较落后,现行的法律法规不能满足零售业发展的现状及未来发展规范需求;零售业网点布局不合理,城乡差异大;经营方式转变很迟钝,尤其是在广大乡镇及农村地区,传统作坊式的夫妻店零售方式居多;零售业上下游链条间缺乏和谐有序,存在影响供应链畅通稳定的危险因素,产品质量问题也时有发生;有些企业,虽然突破传统作坊模式,积极寻求进一步发展,但是他们中的很多企业只简单的追求表面经营规模的扩大,而忽视了企业长远发展的决定动力,比如经营

34、模式的创新、树立企业品牌形象、在社会公益事业多下功夫以提升公司形象、恪守企业诚信等方面问题。更大的威胁来自于入市后家乐福、沃尔玛等大型连锁财团的进入,他们雄厚的实力、由于资本规模效应而具有的成本优势,必将对A公司构成很大的威胁。 内部环境优势:公司经历了近十年的良性发展,已经积累了数亿的资金,如果公司未来上市成功的话,现金流将更加充沛。另外,公司分店的地理位置大半都很优越,客户群比较充裕而且对A公司的依赖程度比较高。公司十年的发展历程,也历练出了很多对公司业务比较精通的人才,每年也有许多新的人才通过各种渠道补充到公司来,这些人无疑将是公司无形的财富资源。 内部环境劣势:公司虽然整体业务良性发展

35、,盈利水平连年上升。但是内部的问题也逐渐凸显出来,这些危机主要体现在:内部管理及组织架构的缺陷、物流配送的速度、供应商管理、企业文化等方面。 通过以上对 A公司的内外部环境分析,我们可以清楚的看到企业外部的机会与威胁和企业内部的优势与劣势。企业的业务流程优化方案应当充分利用外部的机会和内部的优势,化劣势为优势,以应对外部的威胁和未来的挑战。对内外部环境的充分分析是成功完善存货管理的基础。 3.2 A 公司存货管理现状 3.2.1 A 公司存货管理业务流程现状 A 公司存货管理业务流程,主要是由其现行的组织结构决定的,A 公司的组织结构如前文所示,该组织结构是在 2004 年公司业务飞速发展后管

36、理层开会制订的,现行的组织结构已经是对原有混乱的组织结构进行了调整,现行的部门设置存在一定的合理性。 以公司采购业务流程为例,采购需求由超市管理部相关商品线销售员发出后,首先需要经过超市管理部的副总审批后方可提交采购部,采购员得到采购信息后,需经10 北京理工大学工商管理硕士(MBA)学位论文 过采购部门副总审批后才可进行采购活动,采购完成,在供应商不负责送货的时候,采购员向物流部提交运货申请,物流部工作人员需要在负责本部门的副总签字同意后方可去提货,提货回仓库后,质检部及仓储部工作员工同样需要在本部门副总签字后方可出具质检合格单及办理入库手续。 采购业务的平均时间测算如下表: 采购业务流程时

37、间测算表 3.1 审批项目? 审核环节数? 流程天数?采购审批? 5? 4?合同审批流程? 5? 3?出入库流程? 4? 3?其他业务审批流程? 3? 23.2.2 A 公司存货管理模式现状 A公司存货管理,主要依靠仓储部业务员的经验和前端超市管理部销售需求进行。在采购环节,采购信息主要通过仓储部业务员和超市管理部销售人员通知采购部,仓储部采购信息的来源主要是库管员的经验判断,当库管员发现某种存货库存量比以前少了,或者盘点的时候发生某种商品发生毁损等信息,库管员会通知采购部进行补充采购。超市管理部销售人员发现某种货物畅销或者即将发生断货风险时,也会把信息反馈仓储部及采购部。年末,库管员会对存货

38、统一进行年度盘点,将毁损、账实差异部分统一申请处理。 3.2.3 A 公司存货管理其他相关方面现状 (一)存货管理信息化现状A公司虽然已经达到年销售额数十亿元,但是仍然没有先进的 ERP、CRM、OA等管理信息系统,大半业务依靠手工填写申请单或审批单。没有管理信息系统,业务流程需要逐个部门审批,找各部门各级领导签字,如果某部门领导出差或休假,审批中的业务流程停滞,一直等到领导回来才能签字,严重影响业务流程推进,严重拖延浪费客户和合作伙伴的时间,工作效率极端低下。没有管理信息系统,在数据信息收集和统计分析上也存在极大的困难,公司高层无法及时了解公司动态的运营情况及市场情况,比如不清楚目前库存水平

39、和超市销售数据;不清楚目前公司供应商的详细情况,不清楚公司财务各项比率如存货周转率等的动态变化状况,不清楚公司经营的各11 北京理工大学工商管理硕士(MBA)学位论文 项商品的盈利状况等等,公司日常经营决策以及高层领导战略决策都缺乏依据没有方向。(二)存货供应商管理 对于供应商,A 公司没有公司层面的统一管理,供应商的管理主要靠采购员私人去维护,供应商关系不稳定,流动性较大。 (三)存货管理绩效考核现状 A公司在存货管理方面,虽然粗放的落实了岗位职责,但是在实际绩效考核执行方面做的很不到位,负责的员工没有及时得到奖励,而经常犯错的员工也没有得到处分。 12 北京理工大学工商管理硕士(MBA)学

40、位论文第 4章 A 公司存货管理问题及原因分析 4.1 A 公司存货管理采购环节问题及原因分析 4.1.1 采购环节审批流程上的问题及原因分析 A公司在公司采购环节问题比较多,首当原因是公司组织结构对存货采购环节的影响:公司的采购、物流、质检、仓储本来就是存货管理的有机统一体,但是公司的组织架构中,将这些职能分开成不同的部门由一堆副总去管理,这样对于采购流程来说,很容易引起混乱和采购的低效率,比如:一批商品的采购,需要采购、物流、质检、仓储各个部门领导签字,签字手续异常繁琐,一个正常的采购流程测算需要 12天(如表 3.1),如果赶上某个领导歇假而没有及时授权,又可能会耽误好几天,超市可能会出

41、现断货的风险。4.1.2 采购环节上的其他问题及原因分析 (1)高层对采购部门的重要性认识偏差 公司高层对于采购工作,认识比较浅显,认为采购部门的工作就是花钱进货。作为采购方,采购花钱是很轻松的,和公司其他后勤部门如行政人力等部门是一样的,都是为前场的销售部门提供支持,从技术层面分析,是一项很简单的工作。另外,由于采购直接关乎公司资金等资源的流出,存在市场及采购员信用等各方面的风险,领导认为其简单,但是也很重要,所以一般很少使用外边的人,存在任人唯亲的现象,并且在内控上也花大把力气,在采购部及与其他部门接口的各个岗位上规范了很多监督制度。这种安排下,虽然有效的防止了采购风险,但是也会导致很多问

42、题,主要存在一项采购需求提出后,中间要经历很多道审批步奏,各个部门层层签字流转,加上公司信息化水平很低,主要靠外部单据流转,浪费了大量的宝贵时间,对于有些需求时效性很强的商品如元宵节的汤圆等,如果前期采购计划预留时间不到位,可能会错过最佳采购时机,导致大量库存风险。 (2上游供应商的开发及维护管理 A公司对于商品的供应商管理很不到位,进货渠道比较单一,主要商品仅从几家长期合作的供应商取得,且很少更新更换供应商。采购人员外出拜访及开发新供应商的时间很少,对供应商的沟通往往只通过电话及e-mail进行,而且平时很少有关系维护活动。采购部门人员心态普遍趋于保守,担心开发新供应商会给企业带来风险和给自

43、己带来不必要的责任,倾向于维持现有的供应商范围,开发意识不强。 13 北京理工大学工商管理硕士(MBA)学位论文 (3订单质量 质量问题时有发生,采购人员错订漏订现象发生频次较多,订单按期交货率和订单质量保证率需要进一步提高。在采购过程中,质量问题还时有发生,没有一个严格的监督过程,比如:采购的超市农产品,有些订单是按照有机的标准来下的,但是实际到货却是普通的农产品;有些衣服和家具等,甲醛含量明显超标。(4采购成本及供货的及时性 由于各个部门衔接及审批手续繁琐的原因,需求部门和采购部门很难有一个在时间上的默契,多数情况是超市管理部商品采购申请发出后,等签字审批完毕到采购部,已经面临断货了,时间

44、非常紧迫,导致采购工作非常被动,直接影响对供应商的搜寻和价格谈判能力。 (5缺少采购计划职能 采购计划由负责此项商品采购的采购人员完成。而采购人员的工作仅限于和库房核对所提商品清单的型号,如果库房中没有此项商品,即开展采购工作。而没有考虑前端超市销售的情况,如果某项商品已经没有需求,而库存也没有的话,本来是不该再进行补充采购的,但是采购人员并不清楚前端需求而盲目补货,在这种情况下很容易错误采购而形成库存积压。 (6付款流程复杂 对付款的审批,没有一个重要性原则去管理。每一笔款项的支付都要经过采购人员申请、仓储管理部领导审核、会计审核、财务经理批准、公司领导确认多重环节。 另外,公司财务审核过于

45、严谨,比如:付一笔尾款,合同在之前部分付款时已经在财务备案了,但是该尾款的支付仍然要再提供一次合同复印件、付款申请单等。还有,采购人员在借款时,需要一大堆审批,等采购完成时,同样也需要同样繁琐的签字流程。采购人员要花费很多时间在这些付款流程及附件上,比如入库单、出库单、质检部验收报告等,很难抽出时间在其他一些实质方面做出提高,比如供应商的管理等。 (7部门主义严重 由于采购业务之牵涉范围广泛,和质检部、超市管理部、财务部等多个部门有工作往来,采购流程一项业务是由多个职能部门共同监督制约完成的,采购工作能否顺利进行,除了仓储部的人员的努力之外,还需要公司内部其他相关部门的密切配合。但是在公司老的

46、组织结构框架下,这些相关部分都是独立的利润中心,各自关心自己的那块工作,只考虑如何使本部门工作做的最好,只关注自身的利益。这样,各个部14 北京理工大学工商管理硕士(MBA)学位论文 门利益发生冲突的时候,公司需要花费大量的精力在这些内耗上,采购及存货管理工作非常没有效率。仓储部门与其他部门接触过程中重点会关注验收标准的效果、验收结果的反馈、出入库手续、及财务付款申请等,一般情况下,仓储部门关心的是商品的采购,对于公司招商投标、新市场开拓、产品品质改善等其他方面没有应该的关心与投入。当商品采购耽误,导致发生断货时,很难找到相关负责部门,原因可能是采购流程处于低效率状态,也可能是产品采购的计划不够精准、还可能是采购人员的后续货物催收工作不力,部门之间经常会出现争吵和互相推卸责任的情形。还有,各部门之间的观点不统一,关注重点不一致,容易造成以自我利益为中心,影响正常的部门间的沟通和协调。比如:如果物料计划不当,采购部门出于折扣和工作量的考虑,更希望采用大批量的方式进货,但是这会给库管员和库存空间造成很大压力。还有,质检部本来应该对公司采购商品的质量进行认真检测,但是质检部员工出于工作强度或者推卸责任考虑,未经过详细检测程序,就轻易对某批次的商品做出否定表决,导致采购员不得不被迫采取退货手续,引起供应商的不满和不必要的纠纷,另外,在不