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1、任务6 用文字处理软件撰写论文学习目标完成本节学习任务后，你应当能够1、 掌握文字处理软件编辑文稿的基本方法和基本步骤；2、 掌握文字处理软件中自动生成目录和摘要的方法；3、 学会运用交叉引用设计参考文献编号4、 运用多级列表自动编写标题建议完成本学习任务为4学时学习任务描述时间如梭，光阴荏苒，转眼到了大四下学期，李明进入撰写论文工作。学校制定了有关本科生论文书写方面的相关规定，学生必须严格按照相关规定执行。学习思考文字处理软件有很多，有Windows自带的写字板、记事本，有微软公司的Office办公软件套件WORD，有金山公司的WPS等，它们各自有各自的优点。结合功能和通用性以及市场占有份额
2、几方面因素的考虑，李明决定用微软公司的专业字处理软件WORD2010来完成论文的撰写工作。任务知识导图：1. 序言在对论文以及一些长文章的排版里面，很头疼的是重复劳动、自动化程度不高的问题。比如目录、对文献的引用等。其实这些重复劳动是没有必要的，用MS Word 都可以解决这些问题。另一些头疼的问题是自动编号项的错乱，包括章节编号的错乱、页码错乱等。这是因为你学习的 Word 排版是不成体系的，东学一个技巧西学一个方法，没有办法从整体上做出一个排版正确的论文。每一部分会给出一些的“高级内容”，提供几个关键词，供有兴趣的同学进一步研究。这篇文章仅会对单文档文章进行说明，如果要用多文档组成文章的话
3、，请Google“主控文档”或者求助于 MS Word 的帮助。2. 样式“无样式不成排版”Word 中所谓的样式（Styles），是指一类“格式（Formats）”的集合，它指定了文字的呈现方式。比如宋体三号加粗、段前 1 行段后 0.5 行，行高 20 磅，这些每一项都是一个“格式”：字体格式，段落格式，编号格式等。如果我们将这些所有的格式组合起来，就形成了一个“样式”。你可以在 Word 自带的样式编辑器里面对样式进行新建、修改和删除。在Word2010 里面，对样式的操作主要是集中在图 2-1 所列的位置上，在“样式窗口”里，下面有三个按钮：新建样式、检查样式和管理样式，在论文排版的时
4、候，一般最多只用到第一个。图 2-1 MS Word 中对样式操作的地方你选择了一段文字之后，在“快速样式列表”中点击任意一个样式，这段选择的文字就会变为相应样式。在快速样式列表中，可以点右边的 来翻到下一行、或者点 来查看整个快速样式列表的内容。论文中出现的“致谢”、“参考文献”、“附录 A”、“附录 B”这几个的标题，因为不需要自动编号，我们可以按照论文格式的要求，设置好一个之后，按照保存为快速样式，名字不妨起为“抬头”。在任何一个样式上右击，可以有如图2-3 的菜单出现。可以看到，能够对样式进行修改、同时可以选择所有应用这个样式的文字。图 2-3 对样式的操作点击修改之后，会出现图 2-
5、4 的窗口，正如之前指出的，样式是格式的集合，我们可以在左下角的格式修改框中修改这个样式中包含的所有格式，包括字体格式、段落格式等。（注意在字体格式设置里面，中文字体和西文字体是可以独立设置的）。图 2-4 对样式的修改如果你已经有了一个样式，叫做“题目”，它代表的是“宋体三号加粗居中、段前 1 行段后 0.5 行，行高 20 磅”。那你把这个样式赋予任何文字，那这些文字就会是“宋体三号加粗居中、段前 1 行段后 0.5 行，行高 20 磅”的格式。为什么要介绍样式？因为在目录的生成中，是以“样式”作为是否在目录中出现的标识，并且在章节自动编号中也需要样式才能完成。Ok，既然你知道了什么是样式
6、，那以下的几个问题就能迎刃而解了。l 消除页眉上的横线：修改“页眉”样式的边框l 正文首行缩进、标题首行不缩进：修改正文样式的“段落格式”-“首行缩进”，保存之后修改标题样式的段落格式，改为不缩进。高级内容：l 样式修改中的“样式基准”以及“后续段落样式”l 制表符3. 目录在一个新建的空白文档中，自然有“标题 1”“标题 2”“标题 3”三种样式，当你打开样式管理器（图 3-1），你还会发现从标题 4 到标题 9，目录 1 到目录 9的样式，叫做“题注”的样式等等。不过后面这些样式在你不用的时候会隐藏起来。图 3-1在 Word 中，被赋予“标题 1”这个样式的文字是文档结构中的最高级，依次
7、类推，“标题 2”对应的就是次高级，具有“标题”样式的文字在左边会有一个小小的实心黑色方形，只是一个标示，在打印中不会出现。而“正文”样式的文档是不会出现在文档的结构里面。同理，“目录 1”则是目录里面最高级对应文字的样式，“目录 2”是目录里次高级的文字的呈现方式。看到这里，你或许明白了论文中目录的生成，实际上就是把具有“标题 x”（x=19）的对应的文字及其页码从文档中“抓”出来，形成一个目录。目录文字按照“目录 x”(x=19)的样式来呈现。在文档中插入目录的方法，如图 3-2 所示图 3-2在弹出的新窗口（图 3-3）中，可以做一些对目录的修改。你可以选择目录中没有页码、或者页码对齐方
8、式以及从项目到页码之间用什么符号来连接。图 3-3在图 3-3 的“选项”（图 3-4）中，可以选择用哪些样式来生成哪个级别的目录，图中所示的是标题 1-3 分别为 1-3 级目录，如果没有目录级别则不出现在目录中。图 3-4在实际论文中，按照学校的要求，你最好选择是 3 层目录，也就是把标题 13提出来作为目录，同时，对于“致谢”等非正文内容，如果他们的标题的样式是同一个（前节所述“抬头”），那你就可以把这个样式作为第 1 级目录的内容。图 3-5在图 3-3 的“修改”（图 3-5）中，可以修改目录 1-9 的样式，也就是其呈现的方式。点击“修改”可以回到我们的图 2-4。你现在可以试试，
9、先写几行字，比如“第一章” 1.1” 1.2” 第二章” 2.1”等，然后分别赋予它们标题 1 和标题 2 的样式，再在当前光标所在的地方插入一个目录。就是这么简单！怎么样把生成的二级目录的缩进去掉？其实很简单，你编辑“目录 2”这个样式，去掉左下角“格式”-“段落”中的左缩进，然后确定。为什么目录的样子没有改变？这是因为目录相当于是一段公式（学名叫做域代码），要经过重新计算才会改变内容。你这个时候按 CTRL+A，全选，然后再按F9 刷新域代码，看看目录是不是已经 OK 了。以后要是我们的文档结构发生变化了，但是目录是不会马上就发生变化的，同样需要 F9 一下。4. 章节自动编号按照学校的要
10、求，论文的第一级标题格式形如“第 1 章”，第二级是“1.1”，第三级是“1.1.1”。那么我们必须设置一个多级编号来满足层次上的这个要求。但是我们必须让这个多级编号和“标题 1”， 标题 2”， 标题 3”的样式链接起来，这样我们才能在目录中抓出来，在我们之后的写作中也不至于出现混乱编号等现象。在“多级列表”中，点选“定义新多级列表”（图 4-1）图 4-1 新增多级列表然后修改编号格式，将第一级改为“第 1 章”，注意里面的 1 应该是有灰色底纹的。然后点击下面的“更多”，在右边新出现的几个选项中，将多级列表的第一级和“标题 1”样式链接。同时选择在库中的级别为 1。图 4-2 修改多级列
11、表依次类推，将 2 级和 3 级列表和“标题 2”“标题 3”的样式链接，库中的级别分别为 2 和 3.缩进和对齐都按照论文要求设为 0 厘米。然后按照论文格式要求，修改标题 1-3 的格式，包括字体和段落。之后你写论文，就可以只写章节的名字而不是编号了，比如第一章 引言，就只需要键入“引言”，然后使其为标题 1 的样式就行，如图 4-3 所示图 4-35. 参考文献列表及其引用现在主流做参考文献和对参考文献的引用的有两种方法，一是利用尾注，二是直接用一个编号项。我个人倾向于后一种，因为用尾注的话你得多操作两步：1.删除尾注分隔符及扩展分隔符，2.修改尾注编号的样式。这两种操作的步骤都比较多。
12、所以不推荐用尾注来做。那怎么样来做参考文献呢？首先你大致把你的参考文献列表列出来，然后在每一条前面增加一个形如x的自动编号项，并且按照学校要求，设定为“宋体五号/Times New Roman 10.5pt，固定行距 17pt，段前后间距 3pt”的样式（你可以为这个样式取个名字，叫做参考文献正文）。接下来，在要引用的地方，点击“引用”选项卡“题注”中的“交叉引用”。图 5-1 插入交叉引用图 5-2 插入对文献的引用引用类型选择“编号项”，引用内容选择“段落编号”，然后点“插入”就可以在当前光标所在位置插入对那一篇文献的引用了，如图 5-2 所示。如果那篇文献的编号有所改变，有两种方法可以实
13、现编号的自动更改的：l 选择“打印预览”，可以更新文档中的所有域（MOS认证的老师教的）l CTRL+A（全选），然后F9（更新）即可（自己觉得很好用的）现在做好了参考文献列表及其引用，但是你发现没有，这和我们想要的还差了一点，有时候我们希望对参考文献的引用是上标的形式。这个问题比较好解决，由于你是从前往后写的，你可以插入一个改一个（快捷键是 CTRL+=），或者采用批量修改的方法，把所有的引用都插入了再修改。但是，你对参考文献的引用默认的是正文样式，怎么样批量修改呢？这里可以使用 Word 自身提供的查找-替换功能。我们点开“查找-替换”图标或者按 CTRL+H，点“更多”，勾选“使用通配符
14、”,然后查找内容为“0-91,”,并且点左下角的“格式”-“样式”，在弹出的窗口中选“正文”。然后点一下替换框，但是不要输入东西，点左下角“格式”-“字体”，设为上标。然后点击“全部替换”就 OK 了。至于为什么这么操作，可以看一下 Word 帮助中的“使用通配符”(通配符的使用请看附录1)。高级内容：l Word2010 的文献管理功能l 尾注脚注的区别、用尾注来做参考文献列表的方法6. 插入图片及表格学校要求在每一幅插图或者表格下面添加如“图 1-2 原理”字样的题注。其操作方法是：在文章中插入一个图片，然后右击图片（图 6-1），选择“插入题注”，如果没有“图”或者“表”的话就新建一个。
15、取消“题注中不包括标签”在“编号”选项中勾选“包含章节号”，如果你是采用前面所说的章节自动编号方式的话，出来的图或者表的题注就是“图 1-1” （章节起始样式设为标题 1）或者“图 1.1-1”（章节起始样式设为标题 2）。前提是必须为标题1或标题2设置章节自动编号，不能为自定义的样式设置章节启始编号。图 6-1 插入题注图 6-2 题注设置题注的字体段落等，由样式“题注”控制。 在引用图或者表的时候，依然选择用“交叉引用”这个功能来对题 注进行引用，引用类型选择“图”（或表），引用类型为“只有标签和编号”。如果论文中有图的话，学校要求需要插入一个图目录，如果有表的话，需要插入一个表目录。直接
16、在“引用”-“题注”-“插入图表目录”（图 6-3），这个时候会给你选择是对哪个标签生成目录，如果选图的话就把所有用“图”这个标签的“东西”名字及其所在位置抓成目录（图 6-4）。 其设置与普通目录相同。图 6-3 插入图表目录图 6-4 图表目录设置另外，我们经常遇到的问题是，在嵌入式图片同文字在一段的时候，图片的下缘不会和文字的下缘对齐。要想对齐的话，可以选中这幅图片，然后打开字体格式设置，“字符间距”选项卡中，位置选择“降低”，磅值稍作调整即可，如图6-5 所示。图 6-5 嵌入式图片混排对齐另外，要是你按照学校的格式要求把样式设置好了之后，插入图片发现图片只有下半截的话，选中该图片，行
17、距改为单倍行距即可7. 公式A 希腊字母的输入例如 y = sin( + )这种简单的公式，其实不用特别的插件/功能就能弄好。 不要使用“插入”“符号”来输入希腊字母，那样输入的希腊字母不好看，缺乏美感。例如上一段的那个公式如果用这种方法就是 y = sin( + )。高下立判。比较好的方法，是按表 7-1 来输入一个英文字母，然后把这个英文字母设成Symbol 字体aa hh oo vv AA HH OO VV bb ii pp ww BB II PP WW cc jj qq xx CC JJ QQ XX dd kk rr yy DD KK RR YY ee ll ss zz EE LL S
18、S ZZ ff mm tt FF MM TT gg nn uu GG NN UU 表 7-1 希腊字母与英语字母的对应B公式的输入和引用首先推荐的还是 MathType，容易上手，这里不再多说。Word2010 自带的公式可以通过插入-对象的方法调出，如下图表 7-2 word2010自带的公式在对象的对话框中，选择Microsoft 公式3.0表 7-2 word2010自带的公式具体位置8. 页码混编页眉页脚对话框可以通过插入-页眉页脚来调出，如下图所示然后通过修改修改页眉或页脚选项卡，可以实现插入页码的操作。一般要求论文目录之前的部分，页码用罗马数字编写，目录之后用阿拉伯数字编写。要实现
19、混编功能，得采用 Word 里面的分节功能。使不同的节之间的页码呈现方式不同。在“页面布局”“分隔符”中可以插入分节符，有四种分节符，如图 8-1，说明很清楚，如果要每一章都从右边开始的话，可以在每章前插入“奇数页分节符”。图 8-1 插入分节符插入后，如果你选择“显示编辑标记”（图 8-2）的话图 8-2 显示编辑标记就能看到页面中出现一个分节符图 8-3 分节符说明分节符前后的文档已被分成两节。因此，我们在目录前一页插入一个分节符，在目录前页面页脚的页码设置中，设置为罗马字母图 8-4 设置页码格式然后在目录后第一页页脚的设置中，取消“链接到前一个页脚”，然后再设置页码格式为阿拉伯数字，重
20、新编码即可。图 8-5 取消对前一个页脚的链接9. 页眉处理有时候我们喜欢在页眉上加入比如“第 1 章 文献综述”等字样，只需要编辑页眉，然后选择“插入”-“文档部件”-“域”图 9-1 插入域代码然后选 styleRef 域命令，样式名为标题 1，勾选“插入段落编号”就可以了。图 9-2 域代码设置10.论文撰写及排版流程总结1. 新建一个多级列表，链接到标题 1-标题 32. 修改正文、标题 1-标题 3、目录 1-3、题注的字体格式和段落格式。3. 新建一个带编号的“参考文献”样式、用来处理参考文献列表的内容4. 新建一个样式“抬头”，处理“致谢”、“参考文献”、“附录”等的标题5. 完
21、成参考文献列表，标题用“抬头”样式、内容用“参考文献”样式6. 写正文：对章名采用标题 1 样式、节名采用标题 2 样式、小节名采用标题 3 样式。在需要引用参考文献的时候，用“交叉引用”，同时上标。为插图和表格添加题注，也用交叉引用来引用其名称。7. 生成总目录，抓取标题 1-3 和“抬头”样式8. 生成图目录和表目录9. 分节、修改页码附录1使用通配符进行搜索以查找特定字母可以使用通配符搜索文本。例如，可使用星号 (*) 通配符搜索字符串（例如，使用“s*d”将找到“sad”和“started”）。使用通配符查找和替换文本1. 在“开始”选项卡上的“编辑”组中，单击“查找”旁边的箭头，然后
22、单击“高级查找”。 2. 选中“使用通配符”复选框。如果看不到“使用通配符”复选框，请单击“更多”。3. 执行下列操作之一： 若要从列表中选择通配符，请单击“特殊格式”，再单击通配符，然后在“查找内容”框中键入任何其他文本。有关详细信息，请参阅要查找和替换的项目的通配符这一表格。 在“查找内容”框中直接键入通配符。有关详细信息，请参阅要查找和替换的项目的通配符这一表格。4. 如果要替换该项目，请单击“替换”选项卡，然后在“替换为”框中键入要用作替换的内容。5. 单击“查找下一处”、“查找全部”、“替换”或“全部替换”。若要取消正在执行的搜索，请按 Esc。要查找和替换的项目的通配符注释 选中“
23、使用通配符”复选框后，Word 将只查找与指定的内容精确匹配的文本。请注意，“区分大小写”和“全字匹配”复选框将不可用（灰显），以表示这些选项已自动开启。您无法关闭这些选项。 若要搜索已被定义为通配符的字符，请在该字符前面键入一个反斜杠 ()。例如，键入 ? 可找到问号。 可使用括号对通配符和文本进行分组，以指明处理顺序。例如，键入 可以找到“presorted”和“prevented”。 可使用 n 通配符搜索表达式，然后将其替换为经过重新排列的表达式。例如，在“查找内容”框中键入 (Ashton) (Chris)，并在“替换为”框中键入 2 1。Word 将找到 Ashton Chris
24、并将其替换为 Chris Ashton。用于查找键入示例任一字符?s?t 可找到“sat”和“set”。 任何字符串*s*d 可找到“sad”和“started”。单词开头(in) 可找到“in”和“within”，但找不到“interesting”。指定字符之一 wion 可找到“win”和“won”。此范围内的任一字符 -r-tight 可找到“right”和“sight”。范围必须是升序。除了括号内范围中的字符之外的任一字符!x-zt!a-mck 可找到“tock”和“tuck”，但找不到“tack”或“tick”。前一个字符或表达式的 n 个完全匹配项nfe2d 可找到“feed”，但找不到“fed”。前一个字符或表达式的至少 n 个匹配项n,fe1,d 可找到“fed”和“feed”。前一个字符或表达式的 n 到 m 个匹配项n,m101,3 可找到“10”、“100”和“1000”。前一个字符或表达式的一个或多个匹配项lot 可找到“lot”和“loot”。
