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1、毕业设计（论文）( 2009届 )题目： 浅谈秘书的时间管理 系 别 现 代 文 秘 系 专业班级 学生姓名 学 号 导师姓名 成 绩 200 年 月 日目 录摘 要2一、引言3二、时间管理的概念及特征4（一）时间管理的概念4（二） 时间管理的特点41.矢量一维性42.不可储存性53.公平均等性5三、秘书时间管理的重要性5四、时间管理的原则5（一）积极能动性原则5（二）贡献目标原则6（三）计划控制性原则6五、秘书有效管理时间的方法6（一）时间“四象限法”6（二） 时间表控制法6（三）明确目标和自己的工作任务及职责。7目标是人们努力和奋斗的方向，明确目标有助于人们分清各种事情的轻重缓急，把握重点
2、，从而有效地安排时间。明确自己的工作和职责有利于人们做好分内的事，尽快完成工作。7（四）制定工作计划。7（五）用有效管理时间的工具。7六、总结7 参考文献致谢浅谈秘书的时间管理院系班级 姓名指导老师：摘 要：随着科技日新月异地发展，世界经济不断地进步，人们面对社会主义市场经济的竞争，处处体现为时间的竞争。时间是我们每个人的财富，非常宝贵，它对每个人都是公平的，对秘书也一样。秘书的工作绩效的优劣与能不能科学地管理利用时间直接相关，只有善于管理时间，才能提高工作效率，并且增加人们可用的时间，更好地为领导服务。秘书要科学地利用时间，就得很好地了解时间管理的定义和特征，并遵守时间管理的原则。当秘书掌握
3、时间管理的奥秘后，便可以学会如何平衡对于时间的多重压力，并实现工作目标，有助于缓解紧张和疲劳，工作更有成效。因此，秘书必须努力掌握时间管理，切实提高工作效率和工作质量，让自己有更多的时间干更多有用的事。关键词：秘书 时间 管理一、引 言时间对于每个人来说都是非常的珍贵的，俗话说：“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴”！时间对于我们每个人都是公平的，但是能否有效地利用时间则呈现出巨大差别。然而就秘书工作而言，秘书所从事是管理系统的一个重要环节,工作繁杂,头绪多,时间紧，需要合理地分配精力，有效地利用时间以提高工作效率；秘书的工作是做好自身本职工作的同时还要很好地为上司安排工作日程，有效地为他管理时间
4、，将各种活动安排，使上司提高工作效率，在有限的时间内井井有条、有序的工作。能不能科学地管理、利用时间不但事关工作效率高低,更是直接影响到整个工作秩序的稳定,影响到企业的发展。因此,秘书必须了解时间管理的概念与特征，在努力掌握时间管理的艺术和方法,切实提高工作效率和工作质量。二时间管理的概念及特征 （一）时间管理的概念所谓时间管理，是指在同样时间耗费的情况下，为提高时间的利用率和有效性而进行的一系列的活动,包括对时间进行有效的计划和分配，以保证重要工作的顺利完成，并能及时处理突发事件或紧急变化。这种控制就是应用现代科学技术的管理方法，对时间消耗进行计划、实施、检查、总结评价和反馈等程序，以达到预
5、期的目标。具体内容为：1. 决定时间的耗费标准，选定目标，制订规划；2. 分割与集中的方法来增加自由时间，使时间耗费日趋合理；3. 推断自己的时间耗费情况，找出工作性时间和浪费的时间，并尽量消除4. 应用现代系统论、控制论的方法定量使用时间，以提高工作时间的有效性5. 对工作时间合理安排进行控制。 总之，就是对时间进行有效的计划和控制，从而在有限的时间内创造最大的效益。（二） 时间管理的特点1.矢量一维性时间是个矢量。时间的流逝和运动总是具有方向性，而且以其固有的一维矢向进行。即时间只能依照过去、现在、未来这一方向发展，不可逆转。它从过去、到现在、再到将来无始无终地流逝着。我们在把握现在，展望
6、未来，但不能留恋过去，人只能朝着未来的方向前进，不可能往过去的方向发展，时间的矢量一维性在于创造未来，而不在于改变过去。2.不可储存性时间是物质存在的一种客观形式，时间的存在，既看不见，又摸不着，只是依靠事物的运动变化才能为人们所感知。时间不像人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏。不论愿不愿意，我们都必须消费时间，所以我们无法节流。世界上没有时间的收藏家，只有时间的利用家，时间的不可储存性，促使人们对人之生命有限的觉醒，促使人们去管理自己的时间。“时间是最稀有的资源，如果不管理时间，那就什么也无法管理”，“最好的时间创造者是正确管理”，“有效利用时间和正确地实施管理是不可分割的”。时间的不可储
7、存性，促使人们意识到把握机会和机遇的重要性。“机不可失，时不再来”。石成金3.公平均等性人人都是时间的消费者。时间对于每个人都一视同仁，公平均等。时间的公平均等性使人们认识到造成时间利用上的个体差异的原因，在于个体的时间自我管理。人们在分析浪费时间的原因时，容易首先归咎于外界影响，如电话打扰、顺便来访等。但更多的是个人原因如没有目标、犹豫不决、拖延等。三秘书时间管理的重要性 俗话说：“日子像念珠一样，一天接着一天滑过，串成周，串成月”。时间不断与我们匆匆擦身而过，时间对于每个人来说都是公平，有限的。但是，从某个角度来说，时间又是一个变数，善用者则多，不善用者则少，关键在于我们能否很好地管理并利
8、用时间。 秘书工作是个繁杂的工作，每天必须面对大量的例行性、重复性的工作，所以秘书必须积极地、建设性地进行时间管理才能节省更多的时间做更多的事业。秘书不仅要管理好自己的时间，还要管理好上司的时间，所以需要合理分配精力，有效地利用时间，以提高自己的工作效率，并保证上司能够高效地工作。管理时间会促进生产力，提高你的绩效和成就，这世界上所有有成就的人，一定有个共同特点惜时如命。鲁迅先生说，哪里有什么天才，我是把别人喝咖啡的时间都用在读书上。我们只有抓住时间的窃贼才有可能从窃贼手里抢回时间。四时间管理的原则（一）积极能动性原则积极能动性是管理者能够主动选择和确立自己的人生价值，并为实现自己的人生价值选
9、择积极的生存发展方式，发扬自己的创意与主见，合理地利用客观环境中的有利条件，能动地处理不利的条件。积极能动性原则要求人们把自己的时间、精力放在影响圈内，在自己有所作为的事情上下工夫。（二）贡献目标原则贡献目标原则就是让自己的注意力集中在贡献上，提出自己的目标，并把目光朝向目标。贡献目标原则要求人们在选择其生命价值或人生价值后，把自己的的时间精力集中在自己的优势上，集中在能做什么的影响圈内。（三）计划控制性原则计划控制性原则就是把首要的事放在首位，统筹安排自己的工作、学习、生活等各种活动，根据个人或组织的目标和使命确立优先顺序，合理分配时间，并在实施过程中，排除各种干扰，能动应对各种变化，确保计
10、划和圆满成功。五、秘书有效管理时间的方法（一）时间“四象限法” “四象限法”是美国的管理学家科维提出的一个时间管理理论，把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行划分，基本上可以分为四个象限：1. 既紧急又重要（如经济危机、人事危机、客户投诉、即将到期的任务等），尽量以最短最快的时间完成这些事情。2. 重要但不紧急（如建立人际关系、制定防范措施、人员培训、新的机会等），把主要精力和时间集中地放在处理这些事情上。3. 紧但不重要（如电话铃声、例行检察、不速之客等），看情况解决，是否要处理，并用最智的时间完成这些事。4. 既不紧急也不行重要（如客套的闲谈、无聊的邮件、个人喜好等），尽量不去做，如果确实
11、需要做那么要严格限时。（二） 时间表控制法时间表是领导进行工作的时间分配, 也是避免盲目性的有效措施。领导者可以通过拟定的表, 了解工作完成的次序, 以顺利完成各项工作, 赢得时间。时间表的拟订, 秘书应根据领导的职务及工作忙碌程度, 做到适合、适应、适时。适合,即适合领导职务特点, 职责权限; 适应, 即适应领导工作的需要; 适时, 即适合时机的要求。时间表大体可以分为五类: (1) 全年预订时间表; (2) 每月预订时间表; (3) 每周预订时间表; (4) 每日预订时间表; (5) 单项工作事项预订表等。（三）明确目标和自己的工作任务及职责目标是人们努力和奋斗的方向，明确目标有助于人们分
12、清各种事情的轻重缓急，把握重点，从而有效地安排时间。明确自己的工作和职责有利于人们做好分内的事，尽快完成工作。（四）制定工作计划明确目标之后，就可以按各项工 作的轻重缓急程度制定工作计划。计划是将各项工作付诸实施的保证，必须提前对各项工作作出安排，越是重要的工作，越要及早作出计划，按计划一步一步的完成各项工作。（五）用有效管理时间的工具秘书在管理时间时有多种辅助工具，这些辅助手段有助于秘书有效地分配和管理时间，例如时间表、值班表、工作记录本、效率手册、墙上计划图表、布告板等。秘书可以利用这些工具管理时间，有效地完成工作。六、总结 由上述所知，时间是可贵的，对于秘书来说，时间管理是非常重要的。只
13、有充分、有效地管理时间才能提高工作效率。管理号时间不仅能使自己更好的完成工作，还能管理和分配好领导的时间，让领导更好地完成任务。 参考文献1 高玉娟. 管理秘书实务 M 北京 中国人名铁道出版社.20082张丽琍. 涉外秘书实务M 北京 首都经济贸易大学出版社 20083金哲等. 时间学 M 杭州 浙江人民出版社.19924潘劲松. 时间管理的诀窍M 沈阳 辽宁科学技术出版社.19865吴国盛. 时间观念M 北京 中国社会科学出版社.1996 6 黄若茜，陈琼瑶 秘书理论与实务 M北京大学清华大学出版社.2007 7 王萍，张卫东 现代文秘工作实务 M北京 机械工业出版社.20078 杨杰. 时间管理M.北京.中国纺织出版社.20039 赵映诚. 论秘书的时间管理J.江汉大学报.2003致谢：首先，非常感谢老师长时间对我的论文的指导，让我能顺利完成我的论文。
