行政公文写作指导培训教学讲义.doc

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1、第二章 行政公文第一节 行政公文概述 一、行政公文的概念v 行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。它是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规规章和行政措施，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。v 广义公文和狭义公文：v 广义公文：机关通用文书，还包括法律、财经、文教、外交、军事、税务、工商等各种行业自己的专用文书。数量庞大，并且随着社会生活的发展新的文体还在不断产生。v 狭义公文：v 2001年1月1日施行的办法规定了13种行政公文：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批

2、复、意见、函、会议纪要。v 1996年中共中央办公厅印发中国共产党机关公文处理条例规定14种党的公文：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。 二、行政公文的特点和作用 （一）行政公文的特点政策性 实用性 可靠性 定向性 时间性 规范性（二）公文的作用：v 1994年1月1日起施行的办法有如下表述：“是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具。”v 颁布法规 指挥管理 交流信息 宣传教育 商洽协调 凭证依据 三、行政公文分类 1. 按照行文关系（行文取向）：上

3、行文（请示、报告）、平行文（函、通知、议案）、下行文（命令、决定、公告、报告、批复）2. 按照公文来源：外发公文（发文，本机关对外发出的公文，如函、报告、请示），收来公文（外机关向本机关的公文，由外机关制定，批复、指示、报告等），内部公文（本机关拟定，在本机关内部使用，内部计划、通知总结、会议记录等）3. 按照公文的作用：指挥性公文（命令、决议、决定）；指示性公文（指示、批复、意见、通知）；晓谕性公文（公告、通告、公报通报）；呈请性公文（请示、报告、议案）；法规性公文（条例、规定）；商洽纪要性公文（函、会议纪要）4. 按照处理要求：内容要求（需办公文、参阅公文）；时间处理要求（急件，包括特急、

4、紧急、急件；平件）；保密处理要求（机密件、普通件。机密件包括绝密、机密、秘密三级）四、行政公文的行文规则 v 行文规则的定义：对公文的运行所作的规定。行文关系根据隶属关系和职权范围确定，是各级行政机关之间的组织关系在公文运行秩序中的体现。 1.隶属关系：包括隶属关系和非隶属关系，其中又包括上下级和平级关系。 v 机关行文一般不得越级行文v 必要时可以多级行文，即同时向若干层级的上级机关或下级机关制发公文 v 特殊情况可以越级行文 2.职权范围：是指各行政单位职责权力的范围 v 正确选择主送机关，除普发性公文外，通常一件公文只有一个主送机关 v 政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的

5、相关业务部门行文 v 属于部门职权范围的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意 。3.联合行文：同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位也可以联合行文 。联合行文单位不宜过多。 4.协商原则：下行公文内容涉及其他机关的职权范围时，行文前必须就有关问题与这些机关协商一致，不得按照各自意见向下行文。办法十九条：“部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向

6、下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。” 5.抄送规则：v A下行公文：办法二十条：“向下级机关或本系统的重要行文，应同时抄送直接上级机关。”一般是内容涉及撤换主要领导、增设机构、批准大型建设项目等的公文。v B “受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。” v C公文内容涉及有关机关的职权范围需要征得其配合时应当向其抄送。 v D下列情况不得抄送：一是请示在上报同时不得向下级机关抄送；二是接受抄送的机关不得再向其他机关抄送；三是，凡与公文办理无关的机关一律不得抄送。 6.党政分开原则：党政机关应在

7、各自的系统内制发公文。行政机关不能迳向党的组织发布指令性公文，一般也不得以行政机关名义向党的组织报告工作或请求指示或批准。党政机关应尽量减少联合行文。 五、行政公文的格式格式：v （一）指定项目（必须填写的项目）：发文机关版头、发文字号、公文标题、正文、生效标识、成文时间、页码。v （二）选择项目（根据文种、规定选择填写）：签发人、题注、主送机关、附件说明、注释、抄送机关等。v （三）文件格式：公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。公文首页红色反线(宽度同版心，即156mm)以上的各要素统称眉首；置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。

8、v （四）两个概念：对于公文的横向描述形式就是“字”，纵向描述就是“行”。字，指一个汉字所占空间；行，公文中纵向距离的长度单位。本标准以3号字高度加3号字高度78倍的距离为一基准行；公文标题以2号字高度加2号字高度78倍的距离为一基准行。v 各要素标识规则（印刷序号、秘密等级、紧急程度、收文处理标记等）每个项目都要按照国家行政机关公文格式的要求标写。本标准适用于国家各级行政机关的公文，其他机关、企事业单位的公文可参照执行。所谓参照执行的含义是可以结合自己的实际执行。排印格式v 各个组成要素在文件版面上的标引格式，是文件的外观形式。（一）用纸 v 1.国际标准A4幅面尺寸为210mm297mm，

9、并规定各裁边的误差为土 3mm。 v 2.纸张定量为60gm一80gm2的胶版印刷纸或复印纸 v 3.纸张白度为85一90，横向耐折度15次，不透明度85，pH值为7595 （二）公文页边与版心v 公文用纸天头(上白边)为：37mmlmmv 公文用纸订口(左白边)为：28mm1mmv 版心尺寸为：156mm225mm(不含页码)（三）公文中的颜色：一般情况下，除了发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红色外，其余部分均为黑色。（四）排版规格v 正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。 （五）印刷：v 双面印刷；页码套正，两面误差不得超过

10、2mm。黑色油墨应达到色谱所标BLl00，红色油墨应达到色谱所标Y80，M80。（六）装订v 公文应左侧装订，不掉页。订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各l4处，允许误差4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm一5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差lmm，四角成90度，无毛茬或缺损。 眉首部分 v 份号、保密等级和期限、紧急程度、发文机关标示、发文字号、签发人，位于公文首页间隔线上方 （一）份号：将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第l行。 v 份号、保密等级和期限、紧急程度、发文机关标示、发文字号、签发人，位于公文首页间

11、隔线上方 （一）份号：将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第l行。 （二）秘密等级和保密期限v 3号黑体字，顶格标识在版心右上角第l行，两字之间空l字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第l行，秘密等级和保密期限之间用“”隔开。 （三）紧急程度v 如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。 （四）发文机关标识 v 发文机关用来制发正式文件时使用的具有固定版式的标识。发文机关即制发公文的单位

12、，必须标注。发文机关常用红色字体印刷，俗称“红头”，字体为长宋体。 （五）发文字号：位于版头正下方，机关标识下方，党的公文可以在版头的左下方，报纸上公布文件时将发文字号标注在标题下面。 （六）签发人：代表发文机关核准并签发公文文稿的领导人姓名，签发人和会签人（联合行文）的姓名，是公文生效并对其内容负责的标志。一般公文不必有签发人，上行文中要标明，请示应当在附注处注明联系人姓名和电话。 主体部分 （一）标题：v 公文名称，由发文机关名称、发文事由和公文种类组成，可省略机关名称或事由或这两项。事由前常加“关于”。它是一个偏正词组，以文种为中心词。v 红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多

13、行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。v 标题中除法规条文、规章名称加外，一般不加标点符号，还可以在并列的词或词组中间用顿号。 （二）题注：对文件标题的注释说明，用以说明法规性文件或经会议讨论通过的文件的产生的法定程序和时间，使用（）标注，不用其他符号如句号等。位于标题正下方，一行或多行。如中共中央关于进一步加强农业和农村工作的决定题注为“（中国共产党第十三届中央委员会第八次全体会议1991年11月29日通过）” （三）主送机关：负责处理公文的主要受理机关。面向全社会或普发性公文以及规章条例外，一般应注明主送机关。上行文、平行文一般只有一个主送机关，下行文可有多个主送机关。上

14、行文的主送机关应是直接上级机关，一般不得越级行文，不得将领导人作为主送机关。主送机关名称应为全称或规范简称、统称。 v （四）正文：公文的核心和主体部分，表述文件的具体内容，体现发文机关的意图。一般而言，主送机关之下、落款之上都是正文，一般包括缘由、事项、结尾三部分。不同文种写法不同。 v （五）附件：附在正文之后的一些补充材料，有的公文没有附件。公文如有附件，在正文下空l行左空2字，文件印章等生效标志之上 （六）发文机关：如文件头或文件标题已经标明发文机关，文末可以不标；但大多文件需标注发文机关，尤其是无文头的普发性公文且标题中无发文机关的文件。联合行文的，主办机关排在前面，其他机关在下依次

15、独行排列。使用全称或规范简称，不可滥用简称。位置在正文或附件标注的右下方，另起一行书写，和上面的内容空出一定距离，以便加盖印章。 （七）印章：是发文机关对文件生效负责的凭证，除会议纪要和电报形式发出的公文外，正式行文都应加盖印章。 （八）发文时间：或成文时间。是公文制成时间或生效的法定时间。年月日齐全，不可省略。一般以签发日期为准，会议通过的以通过日期为准，联合行文以最后签发机关领导签发日期为准。 （九）注释或特殊说明：用以说明在文件的其他区域不便说明的各种事项，如术语的解释、文件的传阅范围、使用方法等。（附注）：无需特别说明的可以不注，内容一般为印发传达范围或联系人。位于末页日期下方左边。每

16、项一个自然段，两项或以上注意序号和正文中的序号一致。版记部分（一）主题词：反映公文内容的规范化词语，名词或名词性词组。各单位和系统的主题词表一经确认不得随意修改。1988年12月修订的国务院公文主题词表中共有786个主题词，按照内容分为15个类别。上行文应从上级机关制发的主题词表中选择合适的词语，若没有可选用表上位概念的上位词。 （二）抄送机关：需要了解公文内容，但不负责处理和执行的机关。可以是上级、下级或不相隶属的机关。对上级机关用“抄报”，对同级机关或不相隶属机关用“抄送”，对下级机关用“抄发”。抄送的目的是与有关方面沟通情况，以便取得了解、理解、支持和配合。选择抄送机关要注意不可随意扩大

17、范围或漏送，名称应为全称或规范化简称。位于文件末页主题词下方。 （三）印发标记：由印发机关、印发日期、录入校对人员姓名和印制份数组成，位于公文末页下端。印发机关一般为发文机关的办公厅（室）。印发日期指实际印刷的时间，不同于成文日期，用阿拉伯数字标注。 （四）版记中的反线：版记个各要素之下均加一条反线，宽度同版心。 本标准规定版记中各要素之间加一条反线隔开，一是为显示各要素之间的区别，二是如此设计显得美观。要注意最后一个要素之下要有一条反线。（五）版记的位置： 版记应置于公文最后一面(封四)，版记的最后一个要素置于最后一行。（五）页码：公文每一页的顺序编号，用阿拉伯数字标注在图文区下端，正面为单

18、号，位于右下角，反面为双号，位于左下角。 第二节 命令 v (一)命令(令)的适用范围v 命令(令)适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。（二）命令的特点：1法定的权威性。 2执行的强制性。(三)命令的分类（根据内容和作用划分） v 1任免令。用于任免国家行政机关的首长。v 2公布令(发布令)。用于公布重要的行政法规、规章。v 3行政令。主要用于公布重大的强制性行政措施。v 4嘉奖令。用于表彰有功人员和先进单位、集体。 (三)命令的结构和写法 v 由标题、编号、正文、签署和日期四个部分组成。1标题。命令(令)的标题有两种写法：v （1）发文机关事

19、由文种v （2）发文机关(或机关首长)文种2编号。v （1）采用发文字号v （2）用于个人名义签署的命令，编号用流水号，即从该领导人任职时开始编排，至任职期满为止，下届新领导人任职后又重新编号。 3正文。命令的种类不同，正文的写法也有所不同。v (1)任免令的正文一般包括任免的依据、被任免者的姓名及所任免的职务，是命令中结构最简单的一种类型。v (2)公布令的正文包括两个内容：一是所公布的法规名称及其依据；二是施行的日期。至于法规的全文，则多数作为公布令的附件。 v (3)行政令的正文一般由发令原由、命令内容和执行的要求三部分组成。原由部分主要是说明发布该命令(令)的原因、目的和依据。这部分写

20、完后，一般要用过渡语来衔接下文。例如：“为此，发布命令如下”、“为此，现发布如下命令”、“为特命令”等。命令事项是正文的主体部分，一般都分条列项。要求内容陈述得当，条理清晰，语言简洁，用词准确，语气肯定，绝不能含糊其辞，模棱两可。执行要求是正文的结尾部分，主要说明执行的办法、措施等。 (4)嘉奖令的正文由三部分组成。第一部分概括嘉奖对象的主要事迹及简要评价，这也是发文的依据和目的。第二部分写命令事项。这部分是嘉奖令的主体，写明对有功人员嘉奖的办法，要求用语准确，文字简洁，叙述条理清楚。第三部分是结尾，提出希望和号召。 4命令的签署和日期。命令可签署领导机关名称或领导人姓名。凡签署领导人姓名者，

21、必须标明该领导人职务的全称。如“中华人民共和国国家主席胡锦涛”“中华人民共和国国务院总理 温家宝”。署名写在正文的右下方。v 发布命令(令)的年、月、日，写在签署的下面；也有的命令(令)，在标题下注明发布时间。 （四）范文中华人民共和国主席令（第三十五号） 中华人民共和国公务员法已由中华人民共和国第十届全国人民代表大会常务委员会第十五次会议于2005年4月27日通过，现予公布，自2006年1月1日起施行。 中华人民共和国主席 胡锦涛 二五年四月二十七日 中华人民共和国主席令（第三十三号） 中华人民共和国可再生能源法已由中华人民共和国第十届全国人民代表大会常务委员会第十四次会议于2005年2月2

22、8日通过，现予公布，自2006年1月1日起施行。 中华人民共和国主席 胡锦涛 二五年二月二十八日中华人民共和国主席令（第三十六号） 根据中华人民共和国第十届全国人民代表大会常务委员会第十五次会议于年月日的决定： 免去吴仪（女）兼任的卫生部部长职务； 任命高强为卫生部部长。 中华人民共和国主席 胡锦涛 二五年四月二十七日 第三节决定一、适用范围：v 办法：适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项。另外，决定可以针对反复发生的普遍性事务反复使用，在较长时间范围内规范人们的行动。在实际工作中更多地用于记载和传达领导机关对重大事项或重大行动的决策，具有

23、较强的政策性，是领导指导工作的准则。 二、决定的特点：权威性、指挥性、全局性三、决定的分类： 1.指挥性决定。指对某个问题、某个事项、某种行动进行决策的指挥性公文。 2.法规性决定。指为规范人们的社会行为和国家某一方面的管理工作要求而制定的类似法规的重要决定。 3.知照性决定。用于知照重大事项，即不要求受文单位具体办什么事，只要求受文单位知晓。 4.表彰与处理性决定。指对人或事进行表彰或处理的决定。 5.变更或撤销性决定。指对下级机关不适当的决定事项变更或撤销处理的决定。四、决定的结构和写法1.正文。内容包括：做出决定的根据和缘由；决定的事项；执行决定的要求和提出号召。2.落款和日期。发文机关

24、和日期一般标于正文后右下方。表彰性与处理性决定的正文写法v 表彰性决定的正文，主要写被表彰者的身份、事迹，对被表彰者的评价，表彰的决定事项，希望与号召等。v 处理决定的正文，先要把错误的事实说明，并分析其性质、根源、责任及后果，再写处理决定，最后还要指出教训、提出希望。五、决定写作的注意事项v 决定的写法注重对原由和事项写作的详略处理。决定主要有三种写法：v 1略写原由，详写事项。这是决定的一般写法。v 2详写原由，简写事项。这种写法要求把情况写清楚，尽可能详细，因为它是决定事项的依据、前提。v 3不写原由，只写事项。有些原由是法定的或众所周知的，可略。原由省略与否，以是否影响决定事项的权威和

25、效用为依据。第四节 通告 通知 通报一通告（一）通告的含义 通告是国家行政机关公布各有关方面应当遵守或者周知的事项时使用的公文文种。（二）通告的分类 1.制约性通告 这类通告主要用于要求一定范围内的对象普遍遵守某些事项，一般是法规或具有法规的性质，所以也称法规性通告，通常要由行政领导机关来发布。 2.知照性通告这类通告主要用于告知大家某些事情，如发生的新情况，出现的新事物，以及需要大家知道的新决定或需要办理的事项等。这类通告大都具有专业性和单一性，往往不具有法规性质，但也有一定的约束力，各专业部门使用得比较多。 （三）通告的格式和写法1.标题 （1）由发文机关名称、事由和文种构成，如教育部关于

26、维护中小学正常教学秩序的通告。 （2）由发文机关和文种构成，如青岛市公安局通告。 （3）只用文种“通告”作标题。2.正文 通告的正文包括缘由、事项、结语三部分内容。（1）缘由要求扼要写出通告的事由、依据和目的。（2）事项即主体部分，要求分条列项，把通告事项、规定要求和实施措施写清楚。（3）结语常用“特此通告”等习惯用语，表示通告的庄严性。（四）通告的写作要求v 1.文字简练，通俗易懂v 2. 语言要由分寸。多用“请、拟、希望”等词。关于广州地区电话号码启用八位制的通告 为适应社会发展的需要，经邮电部批准，广州地区(含番禺、花都、从化、增城市)的电话号码定于1996年6月8日北京时间零时起启用八

27、位制，即由现在的7位数升为8位数。升位方法是：原“8”字头的电话号码首位后加“1”；原“2”至“7”字头的电话号码在首位前加“8”。如原号码为8883088的电话，升位后的号码为81883088；原号码为3123456的电话，升位后的号码为83123456。 在电话号码升位过程中，凡有电话小交换机(即小总机)和经营自动寻呼及声讯台的单位，应积极配合广州市电信部门做好有关试验工作。 电话号码升位后，使用电话请按八位制号码拨号。 广州市人民政府 一九九六年一月二十二日二 通知（一）通知的概念 通知是“适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知

28、或者执行的事项，任免人员”的公文。通知一般为下行文或平行文。（二）通知和通告的区别：v 1.对象：通告的对象是相关人等；通知的对象一般是机关、单位、团体，个人很少。v 2.行文规则：通告不必逐级下发；通知大多要按照管理垂直系统逐级下发。（三）通知的分类：v 1.发布指示的通知：对一事项进行处理、对问题做出指示，而又不适合用命令、决定行文，这时要用通知，如关于清理收回企业欠缴社会保险费有关问题的通知（劳社部发199936号），这类通知的写法和指示、意见相似。v 2.颁发规章的通知：重要的法律性文件用命令颁布，其它多数规章性文件，如条例、规定、办法、细则等适合用通知发布，如关于颁布矿产资源储量评审

29、认定办法的通知。这类通知正文由目的、根据、发布对象、发布决定组成。 v 3.晓谕性通知：只有告知性而无指导性，用途广泛，如机构人事调整、启用作废公章、名称变更、机关隶属关系变更、迁移办公地址、安排假期等事项。 v 4.任免通知：根据职务重要程度不同，可用不同文种，最高的可用任免令，其次用决定，再次用通知。任免基础干部常用通知。写明什么会议决定、任命何人担任何职务；免去何人何职不必写明原因。若任免同在一文，应先写免职再写任职。 v 5.会议通知：下行文或平行文。主要有以下项目：会议时间、地点、名称；中心议题与议程；对与会人员身份的要求及会前准备工作的要求；报道时间、地点及联络人。其它需要说明的事

30、项（如费用、乘车路线等） v 6.批转、转发文件的通知：批转的是下级上报的建议性报告或工作性报告；转发的主要是指示性意见、通知。确定是批转还是转发的关键是弄清机关之间的关系（隶属关系和上下级关系）。（四）通知的格式和写法 1标题： （1）只用文种“通知”作标题 （2）有省略事项，用“发文机关+通知”或者省略发文机关，用“事项+通知”作标题的。 （3）规范性标题：发文机关+事项+通知2正文（1）开头：交待发文的原因、依据和目的（2）主体：通知的具体事项。事项多时应该分条列项来写，做到条目清楚，事项明确。（3）结尾：用习惯用语“特此通知”结尾，以示强调对通知执行进行要求、说明。如“以上通知，自下发

31、之日起施行”。（五）通知的写作要求 1.条目清楚，语言具体、明白 2.事项全面，没有遗漏河北省会计师学会关于举行会计师制度研讨会的通知 河北省会计师学会将于2010年10月10日至12日在石家庄举行“会计师制度研讨会”，本次会议将着重研讨在新的经济改革形势下会计师制度的重要作用和发展趋势。会议期间将本着自愿原则安排与会人员到西柏坡考察学习。现将有关事宜通知如下： 一、参会人员：各高校从事会计教学的副教授以上的教师、各知名企业的会计主管、会计师事务所的代表等。 二、与会要求：各参会人员需提交与本次会议主题相关的论文一篇，字数在8000字以内。 三、会议日程： 10月9日 9：0019：00 报到

32、 10月10日 8：3011：30 开幕式、报告14：3017：30 专题讨论 10月11日 8：3011：30 报告 14：3017：30 专题讨论、闭幕式 10月12日 赴西柏坡考察学习 四、费用：会务费 500元 （到西柏坡考察者700元） 食宿费用自理。 五、 报到地点及食宿：石家庄建设大街200号 北方大厦 （火车站乘31路公交车北方大厦站下即到） 二四年九月十日 三 通报 一、概念： 表彰先进、批评错误、传达重要精神和情况。二、特点：A真实性：表扬先进、批评错误、传达的情况必须真实，不夸张、不编造；B教育性典型性；C晓谕性时效性 v 三、通报和决定的关系：共同之处在于都可以表彰先进

33、批评错误。差异表现在以下两个方面：A发文机关和对象的关系不同：通报的发文机关是被表扬或批评的人员或单位的直接上级机关，决定的发文机关是被表扬或批评的人员或单位的上级机关的上级机关；B写法不同：通报结尾要提出希望要求，以发挥教育警戒作用。决定侧重于将结构公布于众，结尾不一定提出希望和要求。四、通报和通知的区别：（1）发文目的不同：通知目的在于使收文机关了解情况并按照要求工作；通报目的在于使收文机关了解情况，通报重在报道，使下级了解有关情况，以达到教育作用。（2）内容不同：通知侧重于提出要求；通报侧重于说明介绍情况，可以提出或不提出要求。（3）发送对象范围不同：通知的发送对象是和内容有关的单位或个

34、人；通报可以发给有直接关系的单位个人，也可以发给无直接关系的单位个人，以便“一体周知”相同之处：都属于告知性文种；要求有关单位人员了解内容；都是下行文。 五、通报的写法（1）表彰通报：概述先进事迹（概括叙述）、先进事迹的意义性质（切合事实，不可偏离）、表彰决定（何机构对何人以何种表彰奖励）、希望号召（2）批评通报：错误事实或现象、错误的性质危害性原因教训、惩罚决定或治理措施、希望要求。（3）情况通报：缘由目的、情况和信息、希望要求 表彰通报 市化工厂，采取有力措施，切实贯彻安全生产条例，建立安全生产岗位责任制，实现全年生产无事故。成为市第一个安全生产年企业，为此，政府决定对化工厂通报表彰。 市

35、政府 2009年1月20日v 这篇表彰通报的主要毛病有以下几个方面：v (1)标题不规范。应由事由和文种组成。v (2)表彰事项不具体。文中只写“市政府决定对化工厂通报表彰”，具体奖什么未写明。v (3)未写明化工厂是哪年实现安全生产年的，影响了本文的严肃性和真实性。v (4)正文内容残缺。应补写上号召和要求。v (5)标点不当。“事故”后的句号应改为逗号，以免割断其内在紧密联系。v (6)发文机关应写全称并标明印章。v (7)成文时间应用汉字书写。第五节 报告 v 一、概念：适用情况：v 向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。v 也可以用于转送文件物品。v 上行文、陈述性。 v

36、二.特点：v （1）单向性：不要上级机关给予答复，这和请示不同发出报告并不意味着会得到答复；v （2）事后性：事前请示，事后汇报，报告产生于工作开展一段时间以后或完成以后、情况发生以后。建议性报告应当超前，但它也产生于先期工作基础上；v （3）陈述性：内容和语言都是陈述性的，时间、地点、人物、事件、数据、原因、结果等要素叙述清楚，建议性报告也要在此基础上提出建议。 v 三.报告的分类（根据内容）：v 工作报告、情况报告、建议报告、答复报告、报送报告（向上级报送文件或物品）v （1）工作报告：工作情况、进展、成果、问题、经验、综合专题v （2）情况报告：正常情况工作秩序之外的情况，多为事故、问题

37、或突发、新生的新动向新趋势v （3）建议报告：对职权范围内某方面工作有深思熟虑、切实可行的设想，将其归纳为意见、办法、方案，上报给上级，希望采纳。上级可以采纳也可以不采纳。v （4）答复报告：回答上级机关询问，要求针对性强，不能答非所问。v （5）报送报告：向上级报送文件、物品。写作简单“现将报上，请注意查收。” v 四、报告的写法v （1）主送机关：只能有一个，不可多头主送v （2）开头（导语）：背景介绍，根据式、叙述式v （3）主体：总结式（成绩、经验、作法、体会、安排）；反思式（情况、原因、教训、补救措施）；指导式（系统完整的方法措施要求）v （4）结语：由单向性的特点所决定，报告结尾不

38、可出现期望对方答复的语句，如“以上报告是否妥当，请批示”v A工作报告、情况报告：特此报告、以上报告请审阅；v B建议报告：以上报告如无不妥，请批转各地执行。 第六节 请示 v 一、概念：适用情况：向上级机关请求指示、批复。上行文v 二.特点： v （1）期复性（双向性）：发出请示意味着将得到一份批复，与批复对应。v （2）单一性：一事一文，多事多文。不可将不同的几件事项集中在一份请示中，这样会使上级无法在单一性的批复中答复。v （3）必要性：不能动辄请示，不可将职责全部推卸给上级。v （4）时效性：及时写作、发出请示。 v 三、请示和报告的区别：v （1）行文目的不同（单双向）：请示需要上级

39、机关做出明确答复，具有呈请性；报告不需要答复，具有呈报性。v （2）行文时间不同：请示在工作行动之前行文；报告在工作结束或进程中、以及情况发生之后行文。v （3）结尾写作不同：请示一般为“当否，请批复”，不可用“请批转各地执行”；报告可用“以上意见如无不妥，请批转各地执行”v （4）写作结构不同：报告一般先概况基本情况，主要成绩、经验、教训、存在问题，解决问题的对策、今后的计划安排；请示先说明请示原因、请示事项、结束语。报告不能夹带请示内容，请示可以带有报告内容。 v （5）内容范围不同：报告内容可以宽泛（综合性报告），也可以集中（专题报告）；请示只能一事一文。v （6）处理方式不同：上级必须

40、答复下级的请示，不必一定答复下级的报告。v （7）报送制度不同：报告可以月报、季报、年报等定期报告；请示只有在必要时才发出。v （8）失误后责任划分不同：下级把应该请示的问题写成报告使问题得不到及时处理而造成损失的应由下级负责；上级机关未能及时处理下级的请示而造成损失的应有上级负责。 v 四.请示的分类v （1）求示性请示：向上级寻求指示，遇到以下情况使用：v A新问题、新情况，无章可循；v B对上级的政策、方针、规定、指示有疑问或把握不准；v C与其它机关单位就某个问题有分歧，需要上级裁决。总之是在不知如何是好的情况下使用。v （2）求批性请示：请求上级的批准，以下情况使用：v A请求批准有

41、关规定、方案、规划等；v B请求审批某些项目、指标等；v C请求批转有关办法、措施。v 总之，已经有了计划安排，但必须要经过上级的批转才可施行的情况。 v 五.请示的写法v （1）主送机关：只能有一个，可抄送其它机关v （2）正文：v A缘由（为什么提出请示）：充分、具体、恰当，以便上级充分了解情况，做出决策。如申请扩建校舍的请示如果只写“学生众多，校舍紧张”是不够的，可改为“近几年来，我校招生规模不断扩大，在校学生总数由2001年的3000人上升到2004年的7000人，而目前校舍设计容纳学生人数为4000人。我校基础设施建设的滞后，影响了学生的学习和生活，成为制约教学质量提高的瓶颈” v

42、B事项（怎么做）：请求的具体项目，是请示的最重要的内容，要求清楚确切，一般分项叙述。v C结语：以上意见当否，请批复。以上要求，请审批。 v 六、请示的行文规则v （1）一般不得越级请示：特殊情况如需越级，则需要抄送被越过的上级。v （2）主送明确：主送机关必须是发文机关的直接上级，不可多头主送，否则可能会得到不同的批复，导致无法落实。不能直接送给领导个人。v （3）抄送原则：受双重领导的单位发出的请示，也只能有一个主送机关，可抄送另一个领导机关；主送机关在批复请示时，要抄送另一领导机关。 第七节 批复 v 一.概念：适用于答复下级机关的请示事项。（笼统地说，批复是答复请示的，准确地说批复答复

43、的是请示中的具体事项。）v 下行文、指导性v 二.批复的特点v （1）针对性：与请示的内容事项一致，不可答非所问。v （2）被动性：是公文中唯一纯粹被动性的文种（报告、函是半被动文种，因为它们可以被动行文也可以主动行文）v （3）集中明确（4）政策性、指导性 v 三.批复和指示的区别：v A指示是主动行文，内容复杂；B批复是被动行文，内容具有很强的针对性。v 四.批复和批示的区别：v A批复是被动行文，批示是半被动性文种；v B批复是标准正规的公文，批示不是标准公文，形式灵活，可写在文件的空白处。 v 五.批复的分类v （1）指示性批复：对求示性请示做出的答复，对问题做出明确指示。v （2）批

44、准性批复：对求批性请示做出的答复，无论同意与否，都要做出回答，表明态度。 v 六.批复的写法v （1）标题：常规式（完整式、省略式）；批准性批复的标题，若同意，可在标题中标明“关于同意”，不同意不用标明“不同意”。v （2）正文：v A开头：批复依据、对象；引述来文时要先引述标题再引述发文字号，用（）标注，发文字号可以省略，不可只引用发文字号。这里的发文字号为下级机关发来的请示的发文字号。引述依据时，也要这样处理，如需要，还要标明依据的具体条款。v B事项：针对请示的事项做出明确无误的答复，包括批复态度和批复意见。批复态度即同意还是不同意，切忌含糊（如“最好不要执行”），不同意的要说明理由；批

45、复意见是对同意事项的具体要求、意义等的阐释，不必过于具体，以免束缚下级手脚。批复意见也可以不写。v C结语：一般为“此复”，也可以不写。 v 文化部关于同意邀请马来西亚歌手巫启贤、日本歌手酒井美奈子到成都演出的批复v 文市函20051838号v 四川省文化厅：v 你厅川文函2005119号请示收悉。v 经研究，同意成都演艺（集团）公司邀请马来西亚歌手巫启贤、日本歌手酒井美奈子，于2005年9月28日到成都参加第六届中国花卉博览会开幕晚会的演出。v 请成都演艺（集团）公司严格按照营业性演出管理条例及其实施细则的有关规定组织演出，切实履行统筹安排、安全消防工作等演出主办单位应尽的各项义务。v 请你厅做好监督检查工作。v 此复。v 二五年九月二十三日v v 抄送：四川省外办、公安厅、税务局，驻马来西亚、日本使馆。 第七节 意见 函 会议纪要 意见 v (一)适用范围v 意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。v （二）特点v 1使用的广泛性。2行文的多向性。3作用的多样性。v (三)分类（按照性质和用途划分）v 1指导性意见2