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1、第三章 秘书的素质学习目标-知识点： 了解职业道德、知识、能力、创造力与心理健康的概念；理解组建科学合理的知识、能力结构和保持心理健康的重要意义； 掌握秘书人员应该具备的知识、能力结构和心理素质。能力点：知道秘书人员各种能力的基本要求；会用职业能力测验方法检验自己的创造能力；掌握秘书人员各种能力的培养方法和心理故障排除的方法。 第一节 秘书职业道德素质所谓素质，有两层含义：一是指个人先天具有的解剖生理特点，包括神经系统、感觉器官和运动器官的特点，其中脑的特点尤为重要。它们通过遗传获得，故又称为遗传素质；二是指公民或某种专门人才的基本品质，如国民素质、民族素质、教师素质、干部素质、工人素质等，这
2、些都是个人在后天的环境中，通过教育、培训、实践获得的基本品质。简言之，素质是指个人先天具有的生理、心理特点和通过后天的环境和教育的影响，形成并发展起来的相对稳定的基本品质。一、秘书职业道德的范畴秘书职业道德范畴是秘书职业活动中普遍的、本质的道德关系和调节行为方向的体现。它包括： (一)秘书职业理想 秘书职业理想亦即秘书在职业活动中的奋斗目标。具体来说，秘书的职业理想就是辅助领导者实施管理、为领导者提供全面服务。它是推动秘书职业活动向前发展的原动力。在一个秘书组织中，共同的职业理想把每个秘书紧紧地团结在一起，形成一个坚强有力的整体。 (二)秘书职业态度 秘书职业态度是秘书职业理想在秘书职业活动中
3、通过情态、语言和行为等外在方式的具体表现。职业理想决定职业态度。一个秘书具有什么样的职业理想，就必然具有什么样的职业态度。只有具有崇高职业理想的秘书，才会热爱秘书岗位，才会以认真、勤奋、积极、热情的态度投身于秘书事业，愿为秘书事业献出自己全部的才华和心血。 (三)秘书职业责任 秘书的具体责任是多方面的，但就其总的方面而言，就是对领导者和领导活动负责，这是秘书职业责任的一个重要特点。在我国，秘书对领导者和领导活动负责，归根到底是对党对人民负责。当然，在某些特殊情况下，领导者的思想和行为也会背离党和人民的利益，这时如果片面强调对领导者负责，就会损害党和人民的利益。因此，秘书的职业责任是对领导者和领
4、导活动负责同对党和人民负责的统一，当二者发生矛盾时，秘书应当以党和人民的利益为重，坚持党的利益、人民利益高于一切。 (四)秘书职业义务秘书的职业义务是指秘书职业责任以外，为领导者、公众以及其他相关部门或人员所从事的不计功利的自觉的劳动。它同法律上所说的义务的区别在于，它不但不是为了获得某种个人的权利或补偿，而且总是要牺牲一些个人利益。比如，秘书常常在八小时以外加班加点，为领导者代写讲话稿或由领导人署名发表的文章等等。秘书职业义务的实质就是任劳任怨，甘为人梯，“为他人做嫁衣裳”，一句话，就是奉献。 (五)秘书职业纪律秘书职业纪律是对秘书职业行为的约束。它要求秘书在职业活动中严格按照一定的规范去行
5、使自己的职责，一旦违反，就要受到纪律的惩处。然而，对于一个具有职业理想和正确的职业态度的秘书来说，职业纪律的遵守是自觉的行为。秘书职业纪律可以分为核心纪律和具体工作纪律。秘书职业的核心纪律是不准越权，秘书职业的具体工作纪律贯彻于各项秘书工作之中，如信访工作纪律，接待工作纪律，保密工作纪律等等。值得强调的是秘书的保密工作纪律。党和国家工作人员保密守则规定：1.不该说的机密，绝对不说；2.不该问的机密，绝对不问；3.不该看的机密，绝对不看；4.不该记录的机密，绝对不记录；5.不在非记录本丝记录机密；6.不在私人通讯中涉及机密；7.不在公开场所和家属、子女、亲友面前谈论机密；8.不在不利于保密的地方
6、存放机密文件、资料；9.不在普通电话、明码电报、普通邮局传达机密事项；10.不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。 (六)秘书职业良心良心是人们内心深处对善与恶、是与非进行体验和判断的一种意识活动，它对于人的行为起着重要的调节作用。秘书的职业良心是秘书在履行职业责任和职业义务过程中形成的自觉意识和行为准则。比如，当领导者出现失误时，秘书的职业良心会转化为一种责任感，使秘书鼓起勇气向领导者提出意见和建议，帮助领导者改正错误，挽回损失。又如，当现行的某些政策、规定同人民群众的利益相违背时，职业良心会促使秘书去认真地分析和研究这些政策、规定的不合理之处，如实而又积极地向有关领导者反映情
7、况，提出修改建议。 (七)秘书职业荣誉秘书的职业荣誉包含两个方面：一方面是指社会对秘书职业行为和劳动成果所进行的社会价值评价；另一方面是指秘书个人对自己的职业行为和劳动成果所具有的社会价值的认同。秘书的职业荣誉要求秘书：1应当正确认识秘书职业。 2应当正确对待荣誉 3应当正确处理个人荣誉与集体荣誉的关系 第二节 秘书的知识、能力结构秘书的知识和能力是秘书人员履行职业责任和义务，实现辅助领导者实施管理这一目标的两个基本条件。能力与能力是两个既有联系又有区别的概念。“所谓能力，是以人的一定的生理和心理素质为基础，在认识和实践活动中形成、发展的完成某种任务的能动力量。”“它是体力和智力的有机结合，物
8、质和精神的动态统一。” 2（p8）人的能力按人的活动方式与内容划分，主要有两大类：一般能力、特殊能力。所谓知识是对客观事物和客观规律认识的积累，是高层次系统化的信息。知识是能力与素质的载体，没有丰富的知识，就不可能有强的能力和高的素质。知识包括科学文化知识、相邻专业知识、本专业知识等。这里所说的秘书知识和秘书能力，是指秘书人员通过学习和实践所获得的同秘书职业活动有关的知识和能力。 秘书知识和秘书能力二者是相辅相成、互为因果的。秘书知识是形成和发展秘书能力的基础。秘书能力的大小首先取决于秘书知识的多寡、深浅和完善程度。一般说来，知识越多，能力便越强，知识越贫乏，能力则越弱，二者成正比关系。同样，
9、能力强的秘书，学习和掌握知识的效率就高。因此，秘书人员要想增强自己的能力，就必须刻苦学习知识，拓展自己的知识面，提高自己的知识层次。而能力的提高又会促进自己对知识的学习和掌握。当然，知识并不等于能力，知识只有通过实践才能转化为能力。离开了秘书活动的实践，知识再多也不可能转化秘书的能力。一、秘书知识和秘书能力修养的原则(一)适应性原则适应性原则从总的方面说，是要求秘书的知识和能力修养符合秘书职业活动的要求。换句话说，就是要以是否有利于实现秘书活动的根本目标为标准来评价和选择秘书知识和能力修养的模式。由于秘书人员总是处于具体的职业环境之中，因此，适应性原则又具体表现为以下三个方面的要求： 首先，秘
10、书的知识和能力修养应当同秘书的岗位职责相适应。一个秘书在什么岗位上工作，就应当按这一岗位的实际要求建立自己的知识和能力修养模式。比如，文字秘书必须具备系统的写作知识，具有高超的写作能力；信访秘书应当全面了解有关信访工作的法律、法规以及相关知识，具有较强的信访工作能力。其次，秘书的知识和能力修养应当同秘书服务单位的业务活动特点相适应。每个秘书的服务单位都有一定的业务范围，表现出一定的业务活动特点。因此，秘书人员除掌握本职业的业务知识和业务能力外，还应当学习和掌握所在单位的业务知识以及相应的能力。比如，司法系统的秘书要系统地掌握法律知识并具有一定的办案能力；教育系统的秘书应当具有一定的教育管理的知
11、识和能力，等等。 第三，秘书的知识和能力修养应当同社会的政治、经济、文化环境相适应。社会和时代环境不同，对秘书的知识和能力修养的要求亦就不同。过去不懂法律和经济，不具备外语能力和计算机操作技能，照样可以当好秘书。而在改革开放的今天，如果不具备这些知识和能力，要想取得秘书资格是极其困难的。即使取得了秘书资格，也不过是“滥竽充数”。(二)比例性原则比例性原则就是根据各种知识和能力在秘书活动中所使用的频率来确定其在秘书的知识和能力结构体系中恰当的比例。首先，同实现秘书活动目标直接相关、在实际工作中经常运用的秘书知识和能力，应占据知识和能力结构体系的核心和主导地位。这部分知识和能力使用频率高，所占比例
12、大，秘书人员应在平时花较大的精力去学习和掌握。其次，同实现秘书活动目标有联系，但使用频率较低的知识和能力，应处于结构体系的中间层次，占适当的比例。而那些同实现秘书活动目标无直接联系，但偶尔应用却能解决特殊问题、发挥特殊作用的知识和能力，则处于结构体系的外围。这部分知识和能力尽管使用频率很低，所占比例很小，但涉及面很宽，平时往往作为秘书个人的兴趣爱好或出于职业的眼光，估计其未来的实用价值而积累、储存起来的。平时所说的“知识面较宽”，“兴趣较广”，主要就是指这部分知识和能力。 秘书知识和能力结构比例的设计应当从实际出发。秘书所处的具体岗位及其环境不同，他的知识和能力结构的比例也相应不同。这种比例一
13、旦确定，便应当成为学习知识、提高能力过程中合理分配时间和精力的依据。那种不讲比例，平均使用力量，全面出击，或漫无目标，东一榔头西一棒子的学习方式，其效率必然低下，而且会反过来加剧比例的失调。(三)个性原则秘书的知识和能力修养模式具有鲜明的个性，也就是在知识和能力的内容组合以及相应的结构比例上具有与众不同的特点。秘书知识和能力修养的个性原则具有重要意义： 1有利于秘书人员在激烈的竞争中发挥个体的知识和能力优势。由于现代社会秘书职业的分工越来越细，秘书活动所辅助的领域越来越广，门类也越来越多，因而对秘书的知识和能力结构的要求也出现多样化的趋势，传统的通用型的秘书知识和能力结构正面临着巨大的挑战，基
14、础扎实而又具有某些个人专长的秘书正日益受到欢迎。 2有利于秘书群体知识和能力结构的优化。秘书个体知识和能力结构的不同特色，可以促进秘书群体的知识和能力的互补，从而促使人尽其才，发挥人才资源的最佳效益。 3有利于提高秘书人员自我设计的能力。秘书的知识和能力修养模式不是僵化的、一成不变的，需要在实践中不断地调整和完善。这就需要秘书对自己的知识和能力 在反思的基础上重新设计、重新学习、重新建构。 首先，要在客观评价自我的基础上扬长避短，寻找社会需要同个人长处的最佳结合点。每个人都有自己的长处和弱点，个性原则就是要克服个人的弱点，使个人的长处得到充分的发挥。当个人的长处与社会需要相吻合时，秘书的知识和
15、能力修养就达到了个性的完美。 其次，要努力追求“人无我有，人有我新”的目标。知识和能力结构的雷同化，是造成现代社会庸才的重要原因。一个秘书要想在事业上有所发展，就一定要在知识和能力的某些方面不断超越别人，以形成独特的个性，保持自己的优势。(四)动态性原则 秘书的知识和能力修养是个动态平衡的系统，需要在实践中不断地调节、更新和完善。动态性原则要求秘书人员： 1要有竞争意识和危机意识。现代社会的人才竞争在某种意义上就是个人的知识和能力的竞争。骄傲自满、固步自封的直接后果就是个人优势的丧失，就会在激烈的竞争中被淘汰。只有在强烈的竞争意识和危机意识的支配下，才会不断激发自己学习的动机、热情和意志。 2
16、要善于反思。现代秘书应当善于用发展的观点来评价自己的知识和能力修养模式，从而找出与自己正在从事的职业及其环境发展的需要之间的差距，主动地、有计划地加以更新和完善。二、秘书的知识结构 秘书知识结构包括基础知识、专业知识和辅助知识三部分。(一)基础知识 1政治哲学类。政治哲学类知识主要包括马克思主义哲学、政治经济学、科学社会主义以及现代科学方法论知识。这部分基础知识是帮助秘书人员解决政治方向和思想方法问题。学习这部分知识，就是要使秘书人员树立正确的世界观和方法论，能运用马克思主义的立场、观点和方法去分析问题、解决问题。 2文化基础类。文化基础类知识包括语文、数学、物理、化学、生物、历史、地理等学科
17、知识。这类知识是从事秘书工作最起码的知识。一般要求达到高中或中专毕业的文化程度。 3外语类。外语类知识是现代秘书人才必须掌握的基础知识。在今天，无论是党政机关的秘书还是企事业单位的秘书，都需要经常同国外交流信息，处理涉外事务，这就需要运用外语这个工具。特别是在涉外单位服务的秘书，更必须精通外语，有的甚至应当精通若干门外语。4法律政策类。法律政策类知识包括宪法、法律、法规、政策。秘书工作政策性很强，秘书人员如果没有较高法律政策方面的知识修养，就会给领导工作帮倒忙、添乱子，严重的还会造成法律后果。因此，秘书人员应当根据工作需要，在掌握一般的法学理论和政策理论基础上，有针对性地学习与自己的职业活动有
18、关的法律政策知识。重点有两个方面：一是同秘书工作有关的法律、法规、规章、政策；二是同服务单位的业务活动有关的法律、法规、规章和政策。(二)专业知识 秘书专业知识包括秘书业务知识和秘书服务单位的专业知识两部分。 1秘书业务知识。秘书业务知识是秘书知识结构体系中的核心部分，也是区别于其他专业人才知识结构的标志。这部分知识主要有秘书学、文书学、公文写作学、信访学、会议学、调研学、档案管理学以及现代通信知识、办公室自动化知识等等。只有精通并能熟练运用秘书业务知识，才能成为合格的秘书人才。 2服务单位的专业知识。秘书人员所服务的单位都有其特定的业务活动范围。了解和掌握自己所服务的单位的相关专业知识，能使
19、秘书人员写材料不说外行话，提建议不当门外汉，使自己工作更具有针对性和科学性，从而名副其实地当好领导者的参谋和助手。(三)辅助知识 辅助知识既不像基础知识具有“根基”作用，也不同于秘书业务知识那样起“标志”作用。辅助知识对秘书人员的作用是丰富头脑、开阔视野、扩大思路、提高工作效率。主要包括： 1.管理学知识。秘书是领导者的辅助管理人员，秘书工作是管理工作不可缺少的一部分。学习和掌握管理学知识，有助于秘书人员自觉地掌握和科学地运用管理工作的规律，更好地协助领导者实施管理。管理学具有众多的分支学科，秘书人员除了掌握普通管理学的知识之外，还可以根据自己所服务的单位的性质来选择学习管理学的相关分支学科。
20、如行政机关的秘书可选学行政管理学，企业秘书可选学企业管理学等等。2.公共关系学知识。秘书工作在许多方面带有公共关系的性质，比如代表领导接待客人、参与谈判、对外发布消息等等都涉及到公共关系。掌握公共关系学知识，有助于秘书人员运用公共关系这一手段，为塑造组织的社会形象增添光彩。3.心理学知识。学习和掌握心理学知识，不仅有助于秘书人员科学地分析自己的心理过程及其特征，克服自己的心理障碍，提高自己的心理素质，同时也有助于观察和了解领导者以及公众的心理过程和特征，掌握他们的心理活动规律，并用这些规律来指导秘书与领导者和公众之间的交往，以提高交往的质量和效果。心理学知识十分丰富，秘书人员要重点学好普通心理
21、学、管理心理学、领导心理学、社会心理学、人际交往心理学和秘书心理学等方面知识。4.经济学知识。当前，世界经济已经进入了一体化发展的时代，没有经济头脑的领导者显然是不称职的，而不懂经济知识的秘书也不可能当好领导者的参谋与助手。经济学知识犹如广阔的海洋，秘书人员可根据实际需要选学会计、货币、证券、市场、外贸等方面的知识。5.其他相关知识。与秘书工作相关的辅助知识还包括领导学、决策学、咨询学、预测学、文学、人才学、创造学、信息学、编辑学、新闻学、传播学、社会学等方面的知识。秘书扩大自己的知识面，以便使自已在工作中更加得心应手、挥洒自如。三、秘书的能力结构秘书能力结构由秘书的业务能力和业务技能两部分组
22、成。(一)秘书业务能力1写作能力。写作能力是秘书人员尤其是文字秘书的必备条件和“看家本领”，也是秘书人员的文字表达能力和思维能力的综合体现。秘书工作的职业性质决定了秘书写作主要是应用文体的写作，如公文写作、简报写作、调查报告写作等等。秘书的应用写作能力又可以分为四种具体的能力：(1)命题写作能力。即领导确定主题，秘书遵命写作。如领导者的讲话稿写作就是典型的命题写作。命题写作能力要求秘书人员正确理解领导者的思想意图，并且能够加以丰富和发展。 (2)主题提炼写作能力。即秘书通过深入调查获得丰富的第一手材料，在此基础上进行综合与分析，提炼出文章的主题。如调查报告和总结的写作就属于这类写作。(3)改写
23、能力。两种情况：一种是对文章的语言和材料调整、润色，从而深化文章的主题，提高文章的质量。另一种是将一种文体改换成另一种文体。如秘书人员将收到的总结、调查报告改写成简报，将各种材料汇总成总结报告等等。 (4)缩写能力。即在保持原文主要内容和观点的前提下将文章压缩成摘要。如秘书人员经常要向领导者摘报各种文件内容。 2口头表达能力。在秘书活动中，大量的信息都要通过秘书的口头表达来传递。秘书向领导者汇报情况、请示问题、提出建议，向下级有关部门传达领导者的指示，沟通情况、协调关系，对外接待来访、调查研究等等，都要求秘书人员具备较强的口头表达能力。秘书口头表达能力的基本要求是口齿清晰、语音规范、用语得体、
24、语调委婉、概念准确、主题集中、条理清楚、逻辑严密。 3.听知能力。听知能力又称口语理解能力。比如秘书听取领导者的口头指示，记录与会者的发言和来访者的陈述等等都离不开秘书人员的听知能力。秘书的听知能力要求秘书人员：(1)在接收语音信号时注意力要高度集中。(2)具有迅速而又准确的理解力和判断力。秘书人员要善于从对方冗长的发言中迅速抓住要点，从拐弯抹角的话语中判断其真实用意，从嬉笑怒骂或者诙谐幽默中察觉其言外之意，从对方的语气、停顿、眼神、表情和姿势中体会其说话的分量，尤其是要善于在双方唇枪舌剑的激烈交锋中迅速判断，准确地抓住矛盾的焦点，找到问题的症结。 4.阅读概括能力。秘书人员经常要同文件材料打
25、交道。阅读文件材料(包括报刊书籍)是秘书人员处理文字类信息的第一步，也是秘书进行写作的必要的准备工作，同时又是秘书人员学习知识、提高自我修养的重要手段。这就要求秘书人员能够从字里行间概括中心思想和基本观点，理清脉络，抓住要害，发现其中有价值的知识和信息。 5.协调能力。协调既是管理职能之一，也是人与人相处的一种必备的能力。秘书的协调能力包括三个方面：一是指秘书协调自己与领导者关系的能力；二是指协调领导活动以及领导者之间关系的能力；三是根据领导者的意图和授权，协调其他关系和工作活动的能力。秘书的协调能力对于改善人际关系，促进整个组织活动的同步化、和谐化，提高整个组织活动的效率，具有重要意义。 6
26、计划组织能力。秘书的计划组织能力体现在两个方面：一是对秘书工作的日常性事务作出周密的计划和安排，并能够组织实施，以保证秘书工作的有序性；二是对重大的工作活动进行策划、组织、实施，如重大的会议、会谈，大型的调查研究，大型代表团的接待等等。7.信息处理能力。现代社会的信息不仅传播快，而且增长量也快。从传播方面来看，1492年哥伦布发现美洲新大陆，英国国王半年后才知道；1865年美国总统林肯被暗杀，英国政府几周后才得知；1967年我国原子弹爆炸成功，几分钟后消息便传到了美国总统约翰逊的办公桌上；1969年美国宇航员在月球表面平安登陆后，几秒钟后消息就传到了全世界，现在在世界各地发生的许多重大事件已经
27、实现了实况同步传送。从信息的增长速度来看，英国有一个技术预测专家马丁曾作过一个预算。他认为，人类知识的增长量，19世纪是每50年翻一番，到20世纪初每10年翻一番，到70年代每5年翻一番，而80年代则是每3年翻一番，真正是形成了知识爆炸式的增长。正是由于上述原因，要求人们处理信息的水平应该更高，这样才能跟上时代的步伐。 秘书工作者处理信息的能力主要体现在以下几个方面： 信息收集。秘书人员不能只坐在办公室里被动地接受信息、等信息，而应该积极主动地去收集信息。据有关资料介绍，国外一些大企业十分重视信息的收集工作。例如，日本最大的公司之一三菱公司，在世界各国设了115个海外办事处，约有900名日本人
28、和2000名当地职员从事着收集信息情报的专职工作。因此，三菱公司对世界行情摸得很透。一个秘书人员只有真正成为一个拥有大量信息的人，才能起到咨询参谋作用。 信息整理。秘书将收集来的各种信息要进行归纳分类，即要根据信息自身的特征将同一种类的信息集中一起，这是信息加工的初阶段。比如：中国人民大学的情报资料中心，每年都有上百种报刊资料的索引及复印件面向全国发行。秘书工作者对于信息的归纳分类主要是为了查找使用的方便，为细加工打下基础。因此，秘书人员对信息的加工要分门别类，并考察其价值，这项工作可以伴随着信息收集工作同时进行。 信息筛选鉴定。秘书人员必须能够对各种信息进行分析加工、概括和总结，这是信息处理
29、的重要环节。如果这一环节的工作做不好，即使收集到了大量信息也是死资料，不能转化成有价值的资产。现在国际上把文盲分成三类：第一类是文字文盲，第二类是大众传播工具使用的文盲，第三类就是电脑文盲。秘书工作者不能只做个资料保管者，而应该做一个真正的加工者。秘书在对信息的筛选鉴定和总结概括方面既要做到准确，又要做到简练。 信息提供利用。秘书人员收集信息、加工处理信息，其目的就是为了利用信息，为领导服务，为上下级机关服务，为群众服务。如果一个秘书掌握大量的信息而不充分利用它们，那就会变成信息的“守财奴”。同时，秘书人员提供信息必须注意对象，不能将自己知道的一切情况随便向什么人都讲出来，要有保密观念。8应变
30、能力。秘书的应变能力是对突发性和意外性事件进行紧急处理的能力，是秘书其他能力和素质在应急状态下的综合反映。秘书人员所处理的事务有两类：一类是经常性的、可以事先预计和安排的事务，另一类是事先无法预计和安排的突发性和意外性事件。后一类事件一旦发生，秘书人员就必须立即投入紧张的工作。这就要求秘书人员具有良好的心理素质，善于控制自己的情绪，能够对突如其来的事件迅速作出判断，果断采取措施。 9观察能力。观察能力是一种通过有目的有计划察看事物现象，从中捕捉信息的能力。人们往往要求秘书人员“眼观六路，耳听八方”，这里所说的“眼观六路”，就是指秘书人员对客观事务要具有一定的观察能力。由于客观事物是极其复杂、不
31、断运动变化的，秘书在观察时应当做到全面、客观、机智、敏锐，能够透过现象抓住本质。 10.交际能力。社会交际能力是现代秘书必备的能力。健康的社会交往，不仅能够满足秘书个人的心理需求，而且能够使秘书扩大社会交际面，增加信息渠道，开阔视野，提高办事效率。 以上十大能力是秘书人员完成一般秘书工作所必须具备的基本能力。十大能力之间的划分不是绝对的，而是相互交叉、相互渗透的。如听知能力的提升离不开观察能力的加强，写作能力的增强有赖于阅读概括能力的培养。一个秘书人员，只有掌握了这些基本能力，才能胜任辅助领导者实施管理的基本职能。(二)业务技能 秘书的技能是多方面的，不同岗位的秘书有不同的技能结构。一般说来，
32、秘书业务技能的核心部分主要包括： 1文字书写技能。要求能够书写一手漂亮的毛笔字和钢笔字以及美术字。 2语言记录技能。要求能够运用中文和至少一种外文，通过手书文字或打字机迅速记录各种会议、会见、会谈。 3.文件校对和印制技能。4.音像制作技能。5.办公自动化设备操作技能。第三节 秘书的创造能力 创造能力是人的一种高级能力，它是人的全部体力和智力都处于最佳状态下的一种活动。创造心理学的研究表明，一个人的创造才能主要包括如下内容：探索问题的敏锐性、统摄思维活动的能力、转移经验的能力、侧向思维的能力、形象思维的能力、联想的能力、记忆力、思维的灵活性、评价的能力、产生思想的能力、预见的能力、运用语言的能
33、力、完成的能力等。秘书工作者虽然从事的多是事务性工作，但同时也需要创造性的才能。一、创造性人才的基本素质 创造力是人人皆有的一种潜在的属性，创造力并不是少数天才人物所独有的，创造力是孕育在每个人身上的一种自然性潜力。由于过去人们为创造力涂上了一层神秘的色彩，使人们认为创造力是深奥莫测、高不可攀的事情，其实这是一种误解。人们的创造力不仅是客观存在的，而且是可以通过科学的训练和教育被开发出来的。与创造力关系最为密切的素质因素是：自信、质疑、勇敢、热情、紧迫感、好奇心、兴趣、情感和动机等。 1.自信。自信是成功的第一秘诀，而自卑则是创造力的第一障碍。自信心较差的人常常会怀疑自己的能力，或者对于自己过
34、分自责、自我批判。 2.质疑。自信的人比较容易产生质疑。要学会对保守的习惯和传统产生质疑。一个完全遵循传统的人是很难产生创造力的。思维上的习惯是开发创造力的大敌。习惯思维定势容易使人思路闭塞。同时还要不迷信权威和专家，对于权威和专家所说的话也应该持质疑和批判的态度。英国皇家学会的会徽上就镶嵌着一行耐人寻味的字“不要迷信权威，人云亦云”。亚里土多德很尊重他的老师柏拉图，但决不盲从。他说：“吾爱吾师，吾更爱真理。” 3.勇敢。创造的领域是未知的领域，需要大无畏的精神，有时甚至要牺牲某些利益甚至生命。古今中外凡是作出重要贡献的创造者，大都是那些意志坚强的人。如1846年当意大利化学家索布雷罗偶然将制
35、造肥皂的副产品甘油和浓硫酸混合在一起时，得到了一种烈性炸药硝化甘油。但就在他刚意识到发现了什么的时候，突然的爆炸差点要了他的命，于是他退缩了，对于这一发明不再问津。18年后，诺贝尔却凭着顽强的意志继续进行实验，终于获得了巨大的成功。爱迪生在发明白炽灯时，有人挖苦说：“你已经失败了1 200次了，该停止这种徒劳的游戏了吧”，爱迪生却说：“我的成功是发现了1 200种不适合做灯丝的材料”。创造力需要人们的勇敢和智慧，需要人们的毅力和恒心。 4.热情。爱因斯坦曾说：“我认为，对于一切来说，只有热爱才是最好的老师，它远远胜过责任感。” 5.紧迫感。创造力需要一种急于将观念变成现实的强烈欲望。我们要记住
36、“明日歌”， “不要明日待明日，万事成蹉跎”，应该有只争朝夕的精神。如华莱土与达尔文几乎同时创立了生物进化论，莱布尼兹和牛顿差不多在同一段时间创建了微积分，1876年2月14日，美国专利局在同一天内收到了贝尔和格雷提两人同时提出的发明电话的专利申请，前后只差几个小时。 6.好奇心。好奇心是人的一种天性，爱迪生从小就有非常强烈的好奇心，他孵化鸡蛋的故事就生动地说明了这一点。 7兴趣。一些科学家和发明家的兴趣都较广泛，如爱因斯坦白认为他的小提琴演奏水平甚至比他的科学研究水平还高。8.情感。富有创造精神的人能够不为外界所干扰，能够一心一意进行创造性活动，能够个长期沉浸在创造活动中，情感表现比较稳定。
37、 9.动机。创造动机是否强烈是创造力的重要评价指标。一个没有创造欲望的人是难以进行创造性活动的。 有人对19011978年获得诺贝尔奖的325位科学家进行分析发现，他们具有许多共同的素质：选准目标，坚定不移，勇敢顽强，思路开阔，注意实践，认真探索，富有幻想，大胆思考，勤奋努力，兴趣浓厚，好奇等。二、秘书人员的创造力秘书的创造力主要体现在预测能力、应变能力、评价能力、探寻能力和创新能力上。1秘书的预测能力。预测是在大量事实和信息的基础上，对可能发生或即将发生的情况作出科学的预见。“凡事预则立，不预则废”，这是千古遗训。预测能力反映了秘书的洞察水平，也反映了秘书人员对工作规律的研究和把握情况。秘书
38、工作者要不断提高自己的预测能力。一方面，秘书应该不断积累经验，扩大自己的经验领域，掌握工作动态及其发展变化规律，这样就有助于培养自己的预测能力。例如：依靠经验，一个企业的秘书应该知道什么时间召开什么样的会议、什么时间组织什么样的活动、什么时间准备工作总结的资料及起草等；一个学校秘书应该知道什么时间召开校运会、什么时间进行教学检查、什么时间安排放假值班等，这样就可以使工作做到前面。另一方面，秘书还必须提高自己的逻辑推理能力，从而对客观事物的发生、发展进行预测，这种能力是秘书逻辑思维即抽象思维能力的一种体现，秘书人员只有养成善于分析推论的思维习惯，才能使这种能力不断提高。 预测能力反映了人们善于发
39、现、推断事物特性的能力，它在某种意义上也体现了人们的创造活动的特点。因为在预测活动中蕴含着人们的许多新发现和新观点，而这些新发现和新观点的证实就是一种创造性的实践活动。2秘书的应变能力。应变能力是人们对那些事先不知道的没有准备的突发事件的处理能力，它反映了一个人的应急水平的高低。秘书人员的工作一般都是有章可循、按部就班的。但是，在工作中，也可能出现一些比较特殊的意想不到的情况，对于这些情况，秘书人员要有遇事不慌、临危不惧、沉着冷静、机智果断的良好心理品质，面对各种突发事件，能够做到既符合原则，又要有一定的机动性和灵活性；既不能为应激把立场原则都抛到九霄云外，又不能刻板办事，不考虑时间、地点、条
40、件的变化。秘书怎样提高自己的应变能力呢?首先，培养良好的心理品质，不断提高自己的应急水平。其次，不断积累经验，借鉴成功的应急措施。经验在人的应急活动中有着十分重要的作用，我们都有这种感觉，如果在一个晚会上，将一个缺乏社会经验又没有思想准备的人突然拉到众人面前，让他献一个节目，他往往会显得手足无措，尴尬难看，不知如何是好；如果将一个富有经验的人拉到众人面前，即使他没有思想准备，也会从容不迫，应付自如，甚至还会幽默风趣、妙趣横生。 3秘书的评估能力。评估能力就是对客观事物进行分析、判断、评价的能力。秘书的评估能力主要体现在对单位工作的成绩总结、对某一典型事件或经验的意义作用的评价以及对各种信息资料
41、的分析、对各种方案和措施的选择上。秘书只有具备了较高的评价能力，才能有主见，不人云亦云。 秘书的评估要做到恰如其分、实事求是，应尽量使结论或判断符合客观事实。同时应该保持逻辑上的一致性，不能自相矛盾。评估能力是一种分辨能力，已经受到了人们的高度重视，许多国家还专门建立了评估机构来对各个领域中的活动进行评价。如美国1972年创建了评估局，由各个领域的170位专家组成。秘书提高评估能力要从这样三个方面着手：一是应该有正确的思想作指导，态度必须端正。二是应该掌握科学的分析方法，有步骤、按层次地进行分析评价活动。三是要不断积累经验，在实践中不断地检验自己的评估能力。 4秘书的探寻能力。所谓探寻能力，就
42、是不断学习、不断探求的能力。探寻能力是一个人不断获取新的认识、新的发现的一种基础，也是一种前进的动力。爱因斯坦曾说过，“我们所能经历的最美好事物便是神秘的未知。它是所有艺术和科学的真正源泉。”戴尔也曾说：“如果你充分相信自己，就有能力进行任何活动。一旦你敢于探索那些陌生的领域，便有可能体验到人世间的各种乐趣。想想那些被称为天才的人、那些在生活中颇有作为的人，他们并不是仅精通一件事的人，也不是回避未知的人。例如，爱因斯坦、伽利略、罗素、萧伯纳、丘吉尔以及许多其他类似的伟人，他们都是敢于探索未知的先驱者。他们和你一样，都是普通人，惟一区别只不过是他们敢于走他人不敢走的路。” 秘书人员的探寻能力，可
43、以帮助秘书形成独立思考的良好习惯，不因循守旧，不惟经验办事，对工作中出现的许多新情况、新事物敢于问个为什么，敢于作出新的解释，敢于尝试新的解决途径。戴尔又说：“伟人也是普通的人，他们的伟大之处往往体现在其探索的品质以及探索未知的勇气上。” 5秘书的创新能力。秘书的创新能力主要体现在开创新的工作局面、创造新的工作方法、提出新的见解、拟定新的工作方案等活动中。创新能力是秘书创造才能的集中体现。虽然秘书工作是一种较为被动的服务性的工作，是严格按照领导意图办事的，但这并不意味着秘书人员不需要创新能力。因为秘书不仅要为领导办事，而且还要当好参谋。一个当参谋的人如果没有一些新的见解、新的主意，完全按习惯传
44、统去做，就不可能为领导的决策提供多少帮助。第四节 秘书心理素质 秘书心理素质涉及到心理现象和心理过程的各个方面，但概括起来，主要是两大方面：一是秘书心理品质，二是秘书心理的调适。 一、秘书的心理健康品质 秘书的心理健康是指秘书个体能以良好的心理状态适应职业活动的环境，它包括以下几方面的基本品质。 (一)忠诚 忠诚既是秘书的职业活动对秘书人员提出的最基本的职业操守，也是秘书人员必备的心理品质。它要求秘书人员不仅在利益上，而且在情感上把自己与自己所服务的组织以及领导者维系在一起，以诚实、负责的态度对待自己的组织和领导者。秘书在领导者面前不应当隐瞒自己的观点，除非自己的观点会导致领导者之间的矛盾；更
45、不应当弄虚作假，欺骗领导者。特别是当领导者出现失误，或者整个组织面临困难时，秘书应当从爱护领导者、关心组织的整体利益出发，进谏进言。那种曲意吹捧逢迎，或许能赢得领导者的一时欢心，但一旦为领导者所察觉，便会失去根本的信任。同样，明知领导者出现失误，秘书却麻木不仁，采取“事不关己，高高挂起”的态度，或者幸灾乐祸，等着看好戏，也会造成与领导者之间的信任危机。(二)机敏 秘书工作面广量大，具体繁杂，突击性强，这就要求秘书人员比其他工作人员具有更机智、更敏捷的心理品质。秘书的机敏心理品质包括： 1思维机敏。善于接受新事物、新知识、新思想，能够及时透过现象抓住本质，能根据过去、现在预见未来。 2动作机敏。
46、工作时，既要深思熟虑，有条不紊，又要雷厉风行，干净利落。特别是处理突发性事件时，更要做到机智、敏捷。 (三)稳重 1处世稳健。即秘书待人接物要文雅得体，既不浮滑轻佻，也不矜持冷漠。2办事稳当。秘书每办一事，都要做到考虑周详，不贸然行事；认真负责，不敷衍推诿；善始善终，不虎头蛇尾。 3应急稳妥。秘书遇到紧急情况，要沉着冷静，指挥若定。 (四)坚毅 秘书活动的特点决定了秘书人员往往处于各种矛盾的汇合点，经常要面临各种矛盾和困难，要承受较大的心理压力；有时，枯燥乏味、简单重复的事务性工作和高度紧张的工作节奏，也容易使秘书产生厌倦心理，从而失去工作热情。因此，一个优秀的秘书，必须具有顽强的意志和坚忍不
47、拔的毅力，敢于直面矛盾和困难，百折不挠，始终保持充沛的精力和旺盛的斗志，即使在受到挫折、曲解甚至屈辱时，依然能够乐观、自信、执着。 (五)随和 处于各种矛盾汇合点的秘书，不仅需要坚定的意志和毅力，而且还应当具备随和的心理品质，以便能够周旋四面，调解八方，为领导者的管理创造良好的组织氛围。秘书的随和心理品格要求秘书人员乐于助人，宽以待人，善解人意，善于同各种各样的人进行交往，善于随时协调各种关系，在有形无形中化解各种矛盾和冲突。 (六)幽默 幽默是智慧、学识、机敏和风趣的综合体现。在国外，幽默已被列入秘书人员必备的心理品质。秘书的幽默能够以自我解嘲的方式排遣在领导、同事和群众面前难以表露的情绪，使自己变得机智、乐观和豁达；秘书的幽默可以给别人带来轻松和愉快，有利于调节紧张气氛，使自己或帮助别人从尴尬的境地中获得解脱；幽默也可以作为秘书向别人提出批评和建议的婉转方式，使其更易于接受。一个具有幽默感的秘书，必定博得大家的喜欢。(七)自制自制是高度理智的表现，它要求秘书人员善于运用理智来控制自己的情绪、情感和行为。秘书人员的自制心理品质表现在四个方面： 1在成功面前要自制，不要喜形于色，溢于言表； 2在挫折面前要自制，不要垂头丧气，萎靡不振；
