《助理职责.doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《助理职责.doc（16页珍藏版）》请在三一办公上搜索。
1、董事长助理 - 董事长助理必备的素质及职业意识1、公关意识所谓公关意识，是一种自觉用公共关系理论和原则指导自己思维和行动的观念，又称“公关观念”。总裁秘书只有具备较强的公关意识，才能协调好各方面关系，充分发挥好辅助协调作用，以达到提高企业的知名度，为企业树立良好形象的目的。总裁秘书公关意识的培育，不仅要注重培养树立单位良好形象的意识外，还要有一个广结良缘的意识，即要尽可能发展广泛的横向联系网，以取得更多的支持和帮助。刚进入社会的青年学子在公关意识方面肯定是很薄弱的，需要慢慢培养的培养和积淀。2、辅助角色意识总裁秘书的角色意识，是指总裁秘书对自己所担任角色的社会地位以及由这一地位所决定的职责的认
2、识与体会，具体而言，总裁秘书角色的主要行为特征就是辅助总裁管理，为总裁提供综合服务。总裁秘书角色的本质性就在于辅助性，因为没有总裁，就不会有总裁秘书，因此总裁秘书应该以高度的责任感去辅助总裁进行管理和决策。由于总裁秘书承担着承上启下、联系左右、沟通内外的职能，总裁秘书的任何一种不负责任的工作态度都会对总裁的工作造成负面的影响，影响总裁和公司的声誉，因此辅助角色意识的背后还需要高度的责任感。3、进谏、规劝意识进谏和规劝意识，是指总裁秘书除了对总裁在工作上服务支持以外，当发现总裁工作、决策上的问题和错误时，要通过正当的渠道、妥善的方法向总裁反映，以便及时纠正和处理。4、现代管理意识现代管理意识，是
3、指总裁秘书要具备现代管理的一些基本概念和能力，在我看来，主要有以下三点很重要的现代管理意识：第一，竞争意识；第二，合作(协作)意识；第三，效率意识。只有具有竞争意识，才能不断挑战自我、超越自我，更好的胜任工作；只有具有和意识，才能更好的协调和沟通；只有具有效率意识，才能把纷繁复杂的秘书工作做到在最短的时间里取得最大的效果。5、积极学习意识积极学习意识，是指总裁秘书在工作当中要加强学习、善于学习、有强烈的求职欲望，不断扩充自己的知识面，努力提高各方面综合素质的意识。只要这样，才能跟上时代发展的需要，更好的为总裁提供服务和决策参考。6、保密意识保密意识是由于总裁秘书经常参与重大决策、组织参加重要会
4、议、保存机密文件资料等活动的存在而必须具备的维护总裁和公司利益的基本素养。保密意识一方面是个人的职业道德的体现，同时又是获得总裁信任所必须的。没有保密意识的总裁秘书，哪一个总裁秘书又会用呢？7、信息意识信息意识是指总裁秘书要主动了解各方面情况、掌握动态、发现问题，然后进行筛选、处理，综合分析，进而提供给总裁准确有用的信息资料以供决策参考。在一个信息爆炸的时代，收集、筛选有用的信息，应该是总裁秘书时刻需要做到的，而且信息的质与量将极大影响到工作效率的高低。8、幕后意识幕后意识是指总裁秘书的工作由于其辅助性和服务性，其工作成绩一般不会独立完整的显示出来，而是附着于公司的整体工作成绩和总裁的有效决策
5、之中。因此，总裁秘书要有“淡泊以明志”的精神境界，掌声和鲜花与自己无缘，但仍然要摆正位置、端正态度，做好自己的工作。以上几个方面是我对总裁秘书职业意识的几点认识，除此之外，总裁秘书还必须具备敬业意识、全局意识、吃苦耐劳意识等一般职业所共有的素养。以上论述的总裁秘书应该具备的职业意识，综合在一块，就是总裁秘书的职业素养，这些职业素养也许一开始并不很充分，需要在工作中不断积淀，只有这样，才能做一个优秀的总裁秘书，才能从优秀走向卓越。董事长助理 - 董事长助理的主要职责董事长助理为公司的高级管理人员，一般相当于副总经理级别。1、协助董事长召集和主持公司高层管理会议，组织讨论和决定公司的发展规划，经营
6、方针、年度计划以及日常经营工作中的重大事项；2、协助董事长起草提名公司总经理和其他高层管理人员及其他重要岗位人员等的聘用、解聘，决定薪资待遇等提案；3、组织相关人员审查、督导、考核、检查公司各项发展计划及执行结果；4、掌握公司整体运营状态，为董事长及时做出经营决策提供第一手材料；5、做好对外公共关系的协调，协助处理相关的商务接待工作；6、协助董事长定期审阅公司的财务报表和其他重要报表，全盘监控公司财务状况；7、审核对外重要经济合同和上报的重要报表、文件、资料等；8、代表董事长对公司相关部门的工作进行沟通和协调；9、协助董事长进行公司的日常事务管理；10、处理董事长授权的其它事务。参考1：1、在
7、总经理领导下负责办公室的全面工作，努力作好总经理的参谋助手，起到承上启下的作用，认真做到全方位服务。 2、在总经理领导下负责企业具体管理工作的布置、实施、检查、督促、落实执行情况。 3、协助总经理作好经营服务各项管理并督促、检查落实贯彻执行情况。 4、负责各类文件的分类呈送，请集团领导阅批并转有关部门处理。 5、协助总经理调查研究、了解公司经营管理情况并提出处理意见或建议，供总经理决策。 6、做好总经理办公会议和其他会议的组织工作和会议纪录。做好决议、决定等文件的起草、发布。 7、做好企业内外文件的发放、登记、传递、催办、立卷、归档工作。 8、负责保管使用企业图章和介绍信。 9、负责企业内外的
8、公文办理，解决来信、来访事宜，及时处理、汇报。 10、负责上级领导机关或兄弟单位领导的接待、参观工作。 1、起草公司工作计划总结，并作好公司重要会议记录； 2、起草、存档整理总经理签发文件； 3、公司管理制度、规章制度，网页设计方案书、合同书，公司总体运行配合; 4、接听电话、妥当应答，并做好电话记录； 5、掌握总经理的日程安排做好预约工作，安排商务旅行； 6、完成总经理或综合管理部经理交办的其他工作； 7、根据公司发展的要求制定人力资源战略； 8、设计并完善公司人力资源结构； 9、完成公司人力资源的日常招聘工作； 10、完善公司绩效考核制度。 各单位的岗位分工不同，所以总助的工作内容也不同，
9、但是大致上就是这些内容吧，你可以自己根据本单位的实际情况做些修改。参考2：董事长(或总经理)助理工作职责作为董事长（或总经理）助理，也就是其助手之意，就是协助董事长或总经理进行管理工作，助理的工作首先是对公司的事务向董事长（或总经理）的汇报和对董事长（或总经理）工作意向的下达和落实，不是只提出问题，而且要解决问题或者提出解决问题的方法，并且是着手协助解决实施的人；第二、在董事长（或总经理）做出决策前征求你的意见的时候，或经你在深思熟虑之后仍感觉总经理的某些决定处理不当的时候，有必要提出自己的见解和看法；第三、作为高层助理，牵涉到公司相关机密时要慎言慎行。具体工作职责如下： 协助董事长（总经理）
10、制定经营方针、经营目标、经营计划，分解到各部门并监督其实施协助。配合相关职能部门制订并落实各项规章制度、改革方案、改革措施。协助建立报表系统，汇总各部月度、年度报表，并进行数据整理及分析，以报告形式提交，为高层做出方向性决策提供参考。协助董事长（总经理）处理公司日常事务。负责公司董事长（总经理）的日程安排，做好预约工作，协助安排商务旅行。对董事长（总经理）需要处理的重要事件、重要洽谈事宜及行程等事项的记录及提醒。对送至董事长（总经理）的文件及材料进行初步审核，必要时附上个人建议，以便于董事长（总经理）决策。协助做好大客户的商务接待及安排工作。做好对外公共关系协调。协助董事长（总经理）对工厂之间
11、以及公司各职能部门之间的沟通与协调工作。承上启下，传达董事长对各部门工作指示并跟进执行情况，如必要时出差工厂，传达工作要求，落实工作任务。随时掌握公司动态及状况，以了解相关事宜进展，便于董事长（总经理）随时询查或就重大紧急事项及时向董事长（或总经理）汇报。负责召集公司经管会议并做好会议记录和跟进执行情况。负责公司重要决议性文件的起草与发布。熟悉行业产品，对本公司产品的生产产能、质量有系统的了解。对生产中有突发情况能及时报告或做出及时处理。负责承办董事长（总经理）交办的其他工作。负责所安排具体管理工作的督促与检查。如负责公司暂无主管部门的工作，临时采购或销售等工作。参考3：董事长助理岗位说明书岗
12、位名称 董事长助理 所在部门 董事长办公室 直接上级 董事长 直接下级 岗位定员 1 所辖人员 一、职责与工作任务：协助董事长处理日常工作事务 职 责 一 职责表述：协助董事长行使职权，为公司重大决策提供咨询和建议 占全部工作时间的百分比：40 工作任务 负责组织公司发展战略研究，参与公司战略研讨会 参与公司年度经营目标的讨论并提出建议 组织对公司的重大产权投资项目的管理 协助董事长执行对外的战略投资职 责 二 职责表述：组织公司高层管理人员的薪酬管理绩效考核工作 占全部工作时间的百分比：10 工作任务 协助制定公司高层管理人员的薪酬方案和绩效考核方案，经批准后实施 组织相关部门对公司高层管理
13、人员进行的绩效考核工作 协助制定公司高层管理人员的培训计划，经批准后组织实施 职 责 三 职责表述：配合做好对公司经营情况的内部审计工作 占全部工作时间的百分比：10 工作任务 配合相关部门对公司总部各部门、以及项目部的工作情况进行内部审计职 责四 职责表述：文件处理、事务工作 占全部工作时间的百分比：20 工作任务 筹备股东会和董事会会议，并负责会议的记录工作，保管会议文件和记录 撰写交办的工作文书，承办经批准的文件，整理送达董事长的文件资料接待到访董事长的客户，安排客人活动等事务 安排董事长商务洽谈的联络、会务、外出时交通、住宿等后勤事务 职 责 五 职责表述：负责协调和组织公司信息披露事
14、宜，建立健全有关信息披露的制度 占全部工作时间的百分比：15 工作任务 参加公司所有涉及信息披露的有关会议，及时知晓公司重大经营决策及有关信息资料 职 责 六 职责表述：董事长交待的其他事项 占全部工作时间的百分比：5 二、权力： 权限1 对公司内部资料、文件的查阅权、索取权 权限2 对交办事项处置的建议权 权限3 公司对外信息披露权 权限4 董事长办公室日常事务管理权 三、工作协作关系： 内部协调关系 公司各部门、各项目参考4：一、工作概要：协助董事长进行有关项目的管理，制定有关项目计划，监督项目实施情况。负责公司内刊的审编工作，协助董事长推进公司企业文化建设工作。对分管的工作全面负责，定时
15、向董事长汇报其情况。二、主要职责：1.协助董事长进行有关项目的管理，制定有关项目计划，监督项目实施情况。2.协助董事长推进公司企业文化的建设工作，负责公司内刊的审编工作。3.协助董事长进行公司的日常事务管理。4.做好对外公共关系的协调，协助处理相关的商务接待工作。5.公司相关部门的沟通和协调。6.处理董事长授权的其它事务。7.向上级汇报工作。其他详细岗位职责及工作流程一、办公室内务：办公环境明亮整洁一尘不染家具摆放整齐办公桌无文件累积文件整齐规范图书排放整齐1、每天准时上班。2、开窗通风。3、清洁办公室：每天将办公桌、椅、文件柜、窗台擦拭一次。4、清理花木：鲜花每天换水一次，其他花木没有枯叶、
16、杂草。5、为董事长备好茶水（董事长到办公室的同时）。6、每天下班前清理办公桌一次，关闭好门窗、电源等。7、及时清理办公、生活垃圾，不让垃圾在室内过夜。8、每周吸尘一次。二、文件管理流程齐全分类合理处理及时管理规范1、对所有文件先进行识别，并分类登记，再分别办理。2、外来红头文件：填写收文处理单，向周浦秘书办索要收文编号，及时送批和传递发放，并留下记录。3、内部红头文件：作好收文记录并放置在待处理文件夹内，便于董事长看阅。4、外来公函、通知及文字资料：及时送交董事长阅示，根据董事长批示正确办理（不急的文件资料放置在待处理文件夹内）。5、内部通知、报告：及时送交董事长阅示，根据董事长批示正确办理（
17、不急的文件资料放置在待处理文件夹内）。6、公司各部门（单位）送交董事长签字的，根据送交人的意见给予及时传递办理。7、重要的和紧急的文件，须提醒董事长。8、每天将送交董事长批示、看阅的文件清理一次，并核对登记记录。9、根据文件积累的情况及时进行存档，并作好相应记录，便于查阅。三、来宾接待彬彬有礼热情接待1、笑脸相迎，茶水相待。2、询问来宾情况：来访目的，有无预约及身份情况等。3、索要名片。4、及时向董事长请示。5、按董事长意见引见，接待（按情况给予续茶水）。6、根据客人来访时间及职务等级，征询领导意见后确定是否客餐、宴请。四、会务服务：董事会准备充分安排周全接待周到组织完善1、会议议程的拟定。
18、1、检查会场环境是否干净整洁。2、确定与会人员。 2、检查会议通知是否到位。3、会议通知起草和发送。3、检查会议文件准备是否齐备。4、会议文件的准备。 4、会议人员的接待。5、会议场所的确认及会场布置。 5、会议期间的服务。6、会议签到及记录。7、与会人员的接待工作。参考5：经理助理很难当的（我就是，刚做了9个月）1.察言观色，经理的心情、喜好、做事风格都要很小心的观察到。顺着老板的脾气一般都不会错的2.非常细心，记得是非常哦，老板提到或暗示国的任何一个小事都不要忘记，不然，他某天想起来而你忘了，就遭殃了3.保守秘密，做助理和老板接触时间最多，会知道很多别的员工不知道的事，知道了就放在心里，不
19、要给别人说哦4.勤快，在老板开会很累的时候倒杯咖啡之类的，他对你的好感会大增。5.有自己的想法，不要像个只会打字接电话的小秘书，要在有把握的时候说出自己的意见，对未来的发展很有帮助哦 做一个高级秘书应具备哪些素质秘书：记住老板说的每句话“秘书人才”论坛畅谈“秘书经”4月20日，本报职场周刊联合新浪女性频道、智联招聘网在新浪网上进行了一场精彩的“秘书人才”论坛。在论坛上，与会嘉宾纷纷发表了他们对秘书职业的看法。秘书不再是“花瓶” 角色转向执行人北京市职业技能培训指导中心秘书职业培训项目主管王秀娣认为，作为一个现代企业的秘书人才，不仅要具备基本的职业道德、社交礼仪、办公室日常事务处理技能、掌握一门
20、外语、各类公文写作以及档案管理等技能，还要了解有关公司法、合同法的法律法规，熟悉经济管理、理解企业文化，有的甚至要具备驾车、跳舞、精通各种体育项目等各种特有素质。可见，一个合格的秘书人才对企业来说是很重要的角色。王秀娣说，与过去相比，秘书人才不再是人们想象中只会陪老板开会、吃饭、花瓶似的人物了，而可以说是公司中立汗马功劳的人。在公司中，秘书起着承上启下的作用，既能够正确理解老板的意图，处理老板交给的琐碎工作，又能够为员工服务，及时向老板反映员工的需求。在老板与员工间做好纽带工作，处理双方之间的问题时要非常灵活，替老板过滤最重要的事务。但是秘书不是决策型角色，而是辅助型角色，所以要适当把握好这个
21、度，这样才是一个合格的秘书人才。可锐职业顾问事业集团总裁卞秉彬认为，原先，秘书完全是作为一种协助型工作，现在其素质要求的变化就是：要有职业操守和职业人格，能够急他人所急，能够克己为“公”，为经理着想，为他人着想。而目前，秘书的职责变化已经由协助型的角色，转为执行人的角色。同时，秘书的功能也发生了变化：已经从原先的执行岗位，向现在的执行的功能型转变，而现在秘书的能力可能是一个职能、一个部门，甚至是一个团队；从能力上来说，原先秘书就是秘书，现在变成了各种层级的秘书，比如说最高层级的有董事会秘书，相当于高级经理人的职位。做一个优秀秘书 应具备两项基本素质卞秉彬认为，做一个优秀秘书，首先要看他在哪个行
22、业、为什么样的企业服务，不管做什么，最基本的素质有这么几个：一是执行力，一是判断力。因为，秘书是离公司管理层最近的人，但不等于管理者，他们怎样执行管理中一些具体的环节和步骤，要帮助管理者协助管理者做决策。在协助决策的过程当中，秘书个人主观的判断和决策是没有的，必须要不折不扣地支持管理者来做出决策，所以执行力是一个优秀秘书必备的一个基本素质。举个例子来讲，比如工作当中有一个管理沟通会议，这个沟通会议并没有确认这个信息可以向外发布，秘书听到了，这时他需要进行判断，对于那些不能向外公布的信息，这些信息对他来说，也只能当做完全不知道的信息。另外，做一个优秀秘书要有好的判断力。有些事情可能由于秘书的介入
23、更好地支持了决策。譬如说，秘书最了解自己主管的个性了，如果主管带了情绪做了某些判断，和其平时的判断风格不符合，就需要秘书做出提醒。如果一个判断力强的秘书，就可能在这个过程中延缓某个文件的发送。也许就是这个故意延缓了信息发送的举措，使上司规避了可能发生的错误。另外，既符合自己职业操守，又能很好地协调与决策人之间的微妙关系，这样的秘书是受管理者青睐的秘书，这点来讲，秘书的素质是来自两个方面积累的，一个是自身人格素质不断修炼的过程，第二个是来自个人职业操守素质的不断完善，这个完全依赖于秘书个人的诚信。而这都是秘书培养自己素质的核心动力源。不要与老板争论 不要讲你的看法卞秉彬表示，做大公司的高级秘书，
24、首先是外语能力，同时还要有会议管理能力、时间管理能力、心理承压能力、沟通能力、协调能力、组织策划能力、谈判能力、演讲能力。诺和诺德(中国)制药有限公司人力资源与企业交流部总监洪朝阳表示，很多人认为，跨国企业的秘书、助理的职位太容易做了，只要会说几句英语，会打打字就完全可以胜任。其实不然，现代社会生活、工作的节奏都非常快，公司对职员的要求相应也都非常高。他们把每个职位的工作描述、个人发展计划和目标设定三个系统用能力给串到了一起，变成了一个系统进行了整合。英国驻华大使馆文化教育处文化参赞助理曹薇说，她一直在做涉外秘书，她的感受是做高级秘书英文要很好，包括所有的听、说、读、写。曹薇说：“有的时候，我
25、需要陪老板去开会，两个小时的会上，其他参加会议的人累了，可以发一下呆，如果对某个话题不感兴趣，也不是你负责的，就不用专心地听。可我不行，不管什么，我都要记下来，回去还要分析，因为那个记录你是要形成文件下发给所有同事的，但有些信息是不能随便公布的，这就考验你的判断力了。”还有，她需要有能力知道、领会老板的意思，要有应变能力，有时可能老板自己都不知道他真的想做什么，需要秘书提醒该做什么。曹薇认为，再高级的秘书也应该很人性化。她刚做秘书时曾经认识了一个很资深的秘书，他告诉自己：“要记住你老板说的每一句话，不要与他争论，或者告诉他你的看法，你要做的是记住他的每一句话。你要能够让他省下很多精力，放在主要
26、的工作上面。”场外发言做老板助手 不当长舌妇智联招聘的职业顾问认为，和高高在上的老板相比，秘书有更多的机会接近各个部门的基层员工，了解来自第一线的信息反馈。和一般的部门主管比较，和管理层天时地利的接近优势，使得秘书又具备对公司整体战略部署更全面的了解和体会，从这点上看，老板在决策过程中，多听取秘书出谋划策是很有参考价值的。值得注意的是，秘书在做好管理左右手的助理工作中，更多的是发挥顺风耳而不是长舌妇的作用。另外，经理主管们性格各异，有的喜欢独自思考问题，有的喜欢同别人一起商量，秘书在参与老板管理决策的过程中，一定要注意适可而止，因人而异，不可越位。求老板信任 别做马屁精作为老板身边的人，他们有
27、更多的沟通和展示自我的机会，也和老板有更多的非工作性质的社交活动机会，因此他们比普通职员和老板的关系更融洽。但是，凡事说两边，秘书工作的点滴失误也发生在上司的眼皮底下。比如老板交待工作并没有时间顺序，而秘书要分清轻重缓急，庆典安排、展览会、记者见面会、座谈会、客户会见等，哪个在先哪个在后，如何为上司安排，全看秘书的眼力见儿了。一个成功的秘书必须与老板形成默契，学会有效的沟通，赢得老板的信任并与之愉快相处，这是秘书必须具备的基本职业素养。智联招聘的职业专家分析，不同上司的气质、性格、习惯、要求、喜好和能力等千差万别，秘书要搞定和上司的关系，是做出来的而不是拍出来的。如果你打文件拖拖拉拉，办事情丢
28、三落四，留信息走弦跑调，写文章词不达意，出建议云里雾里，恐怕做秘书的日子就不多了。(文/郑江 王晓鸥) 主要领导秘书应具备的素质文章摘要：假如你是一个人力资源经理，如何面试总经理秘书呢？尤其是当你要面试的是一位女秘书？围绕这个话题，各位嘉宾对此各抒己见，提出了一些操作性和借鉴性较强的观点。1号嘉宾：pyg_jake1975作为总经理秘书，不论是男还是女，都应具备以下一些基本素质或应表现流露出的基本特点：1.要有一定的文字功底，计算机操作能力和外语能力；2.作为总经理秘书，有时候沉默比能言善道更适合这项工作，所以，面试时应表现出言语精干，说话恰到好处；3.作为总经理秘书，必须能很快理解老总说话或
29、发布命令的意思，并能顺畅传递相关信息，这就需要理解与沟通能力；4.面试时，还应表现出现代商务交往过程中的各项礼仪。如果她是画很浓的妆，佩戴很夸张的首饰等等，说明她没接受过类似的素质训练，不合适这工作。2号嘉宾：迷途不知返总经理秘书应具备以下一些素质：理解沟通能力；公文写作能力；协调能力；保守机密；形象也很重要。3号嘉宾：黄杨最重要的是对领导动作、语言的领悟能力以及对领导的适应能力。4号嘉宾：思思19嗯，即能领会领导意图。悟性很重要！5号嘉宾：怕痒树昨天看了版内一篇文章说，HR需要情商很高，的确如此。总经理秘书更需要这个吧！4号嘉宾：思思19似乎有些跑题了。咱们没有回答如何去面试总秘。总秘岗位因
30、公司而异，可能是综合型，也可能是偏向于专业型（如法务、公关、文书，有的甚至类似于销售助理等）的。面试时注意侧重点，面试前事先把一些相关问题设计好很关键。面试中除了注意其个人形象是否端庄大方、举止是否有礼有节，谈吐是否文雅、有风度外，还要注意其语言组织表达能力如何（可通过让其作自我介绍或工作经历介绍）。最重要的是，给她一些如果（在秘书工作中确实有可能会遇到的问题），看她如何处理，问题如果设计得好，有助于考察她分析问题的能力、应变能力、协调沟通能力甚至心理素质和性格特质等。（具体就不详谈了，这方面的资料很多，可参考秘书实务类、秘书资格考试类书籍。）个人认为笔试与面试同等重要，某些情况下甚至更重要于
31、面试。笔试的作用，可以考察其文字功底（含字体清楚、无错别字、文体通畅、观点鲜明、实用文体的写作是否熟练、是否具备一定的法律知识和企管甚至营销知识，秘书应该是全才），最佳方法是要求其在一定期限内上交一份有关本公司某方面的调查分析报告的方式。对了，还有一点忘了提，如果你发现她在知识结构、能力素质上都能令你们满意，别忘了考察她对秘书岗位的定位又是如何，即使是一个再有想法、再聪明能干的秘书，也不见得就能够很好地定位自己，认识到秘书岗位的服从性和辅助性。6号嘉宾：谁是谁的谁2003首先，我们是在谈企业中的操作，对于素质的分类不切题。比如领会领导意图，如何去测量呢？希望大家能谈点实际可用的东西。我严重同意
32、思思发言的开始的话，下面简单谈一下操作的问题（通用的部分略去）：首先，得弄清楚在该企业中秘书的定位与主要职责。其次，找出关键素质（或能力）要求，可按对工作的重要性以及可复制性（是否可以通过培训培养）将其排序。然后，依据上述结果设计评价方案（可参见思思高见），评价流程以及建立评估团队，在面试和笔试的问题设计上要尽量偏向基于行为导向的问题，包括情景、行为、结果。比如：请举出一个您通过沟通解决问题的事例，具体说明当时的情况，您的任务，您所采取的方案，取得的结果，以及事后自己和领导同事的评价；或者可以设计一定的情景案例，要求她分析解决；最后汇总评分，得出录取名单和储备名单。4号嘉宾：思思19严重同意谁
33、是谁的谁2003的高见！的确是有效的、可操作的建议！做秘书难，做女秘书更难。怎样才能左右逢源，做个人见人爱的女秘书呢？1.要有平常心。2.强化工作能力。3.端庄大方，举止得体。4.口风要严。5.有亲和力。6.善于人际沟通。7.有外交家的平衡术。8.无情。天下最愚蠢最可悲的女人就是爱上自己上司的女秘书。这种爱情的未来必然不被看好。如果你是幸运的，你的上司还是单身贵族，结果意味着你必须结束在这家公司的职业生涯，何况这种几率少之又少；如果你是不幸的，你的上司早有家室，你将不得不准备打一场旷日持久的、异常艰巨的、让你身心俱疲心灰意冷的战役，并且，这场战役注定要以你的惨败收场，并且，你的痛苦是不被同情的
34、。浅谈新时期下对秘书素质的要求裴鑫（西安航空技术高等专科学校基础课部，陕西 西安 710077）摘要：在新形势下研究和探讨秘书工作的基本特征，从而寻求秘书工作的规律，具有很强的现实意义。现阶段秘书人员不仅应该具备以往对于秘书素质的基本要求，还应该不断加强学习沟通和管理能力，具备更高的素质来适应时代的需求和社会的发展要求。关键词：工新时期；秘书；素质中图分类号：C931.46 文献标识码：A 文章编号：1673-0992（2010）07A-0017-01新世纪的来临开始了一个新的时代，社会经济生活发生了很大的变化，秘书的工作只能也在不断的发生着变化。二十一世纪的人类社会，是一个经济和社会高速发展
35、，人类文明高度发达的社会。这个时代是知识经济的时代。国内和国外的有关于秘书的工作环境和工作要求有了很大的变化。传统秘书角色的消失，取而代之的是从事专门行政管理工作的文职人员。这些变化也带来了对于秘书素质的新要求。传统的秘书素质的要求已经不合时宜，社会对于秘书的职业素养有了新的要求。职业化的现代秘书要跟上时代的步伐，就必然面临着一个对已有的知识结构进行调整、优化、重新整合的要求，以适应秘书工作的新形势。一、秘书素质概况（一）秘书素质的界定众所周知，秘书队伍建设的核心问题是秘书素质问题。秘书素质是什么呢?有学者曾提出没有必要先界定秘书素质再去抓秘书队伍建设。作者立论的依据是马克思主义中存在决定意识
36、的认识论原理。初看起来，这种观点似乎很有道理。但是，马克思主义也认为，存在和意识从来就不是截然分开的，正是在这个意义上，毛泽东同志指出，“认识的能动作用，不但表现于从感性的认识到理性的认识之能动的飞跃，更重要的是还须表现于从理性的认识到革命实践这一飞跃。所谓秘书的素质就是指秘书这一特殊群体，在先天察赋的生理素质的基础上，经过后天的工作和学习养成的一种相对稳定的、内在的，在日常工作中经常起作用的、秘书必备的总和。（二）秘书工作的特点新时期下，秘书工作的性质和任务决定了秘书工作与以往的秘书工作相比较而言，具有如下特点：1.形象代表功能在新的时代背景下，秘书不仅仅是从事其本职工作，更重要的是，随着秘
37、书管理功能的加强，很多时候，秘书要取代公司的主管进行公司对外的活动。秘书在对外的一言一行均代表着公司的形象。这就凸显了秘书作为公司的形象代表特点。2.综合性和琐碎性新时期文秘工作的综合性，是由秘书机构的综合性决定的。现代秘书机构属于综合机构，它不但要对各部门工作有所了解，协调它们之间的关系，还要把它们联系成一个有机整体。有时需要秘书机构站在全局性的立场上，运用综合的眼光观察和思考问题。3.辅助性和被动性秘书的工作既然是各级领导在管理过程中的辅助工作，那么它的全部工作内容都只能对领导起到辅助作用。秘书在处理任何问题时，都只能按照领导的决定、决议和指示精神办，不能代替领导做出决定。二、建立新时代的
38、秘书素质要求除了原有的一些关于秘书素质的要求，比如道德素质的要求之外，为了与新时代背景下秘书工作的特点相适应，秘书素质也应该有一些新的要求。（一）形象素质的要求1.进行形象素质的培养的原因秘书是公司和主管的门面，所以秘书的外在形象应该具有专业但保守的穿着，以及优雅的举止和端庄的态度。形象的树立有助于提高个人竞争能力，良好的形象也能为个人创造独一无二的品牌，一位受人欢迎的秘书除了要具备各种各样的专业技能，还需要拥有职业化的形象。这也是新时代对于秘书素质要求的其中一个方面。当秘书在公司的对外交往方面越来越多的走向前台后，秘书的形象往往会直接影响到该公司在外人眼中的形象。如果秘书的整体形象给外界以邋
39、遢、不专业的感觉，那么企业在外界的严重的形象也会受到影响。以往的关于秘书素质的要求多着重于秘书身体和心理方面的健康问题，对于秘书的形象素质问题只字未提。（二）情绪管理的能力1.进行情绪管理的原因情绪是无所不在的，即使是一个身心健康的人，情绪问题也会时不时困扰到他。情绪可以从一个人的脸部表情、行为举止和处世态度上看的出来。个人的情绪很容易受到外界的刺激或个人身心变化的影响而改变。一个秘书是否能够控制好自己的情绪做好本职工作，是秘书素质要求的重要部分。秘书在日常工作中，面对大量的工作压力和主管的压力常常会出现出情绪上的不稳定。情绪需要调节，而不是被压抑、否定或任意放纵，因为任何情绪通过适当的表达和
40、管理，才能够达到宣泄，避免负面作用。秘书在工作中必须具备情绪管理的能力，否则就会因为不良的情绪影响到工作，也会限制个人能力的发挥。2.如何进行情绪管理首先，作为秘书，应该允许情绪的存在，不仅包括正面的，也包括负面的，要去认识、接纳它。一旦认识并体验到了负面情绪，实际上有一部分情绪就已经得到了释放。当自身接纳好了自身的情绪时，别人也就容易接纳。彼此建立了支持和信赖关系后，这样就可以降低负面情绪对与工作的影响。其次，秘书应该认识到，秘书的工作内容虽然多变，但是也并非完全不可掌握，遇到问题不需要压抑，应该找到一个合适的宣泄途径，但是要注意的是宣泄的场合，不能在工作场合放纵自己，恣意的放纵自己的情绪。
41、在这里最重要的是秘书自身控制情绪的能力，一旦秘书可以控制这方面的问题，情绪也就不再成为困扰秘书工作的“杀手”了。小结21世纪，经济全球化的趋势不可逆转，秘书人才作为是商层次的组织管理型专业人才这一观点已经得到了国际上的认可。现代社会的多样化和复杂性，社会主义市场经济的竞争性和骤变性，都促使秘书的角色职能由传统型向外向型、全能型转变。原先的对于秘书素质的要求、标准已经不再符合时代的发展，新的形势要求秘书既能文又能武，既会管理，又懂专业，既是信息员，又是公关人.既是谋士，又是参事，即是领导的工作助手，又是领导的生活助理，能扮演智囊和多重角色，全方位、全功能的为领导服务。参考文献：1向国敏.现代秘书
42、事务，首都经济贸易大学出版社.20082杨素华.秘书实务，北京大学出版社.2008办公室秘书的基本素质一、敏于行，慎于言。“敏于行”即要手勤、腿勤、设想周到，起到拾遗补缺的作基层办公室秘书，由于其工作职责比较集中，从日常的文字工作、宣传报道、印鉴管理、档案管理、文件处理、会议安排、电话咨询、对外接待到上下级、各部门的沟通联系等等，涉及面极广、范围较大，需要秘书具备头脑灵活、办事利落，行动迅速的基本素质。秘书要做到“眼勤”、“耳勤”、“手勤”、“腿勤”，把日常工作中点点滴滴的小事及时准确地处理到位，确保单位各项工作正常有序地开展。同时秘书要做到办事得体，在领导与群众之间、各部门之间、对外事务之中
43、发挥良好的沟通协调能力，起到“桥梁”的作用。用。“慎于言”即一定要以高度的责任感管好自己的言语，工作中切忌夸夸其谈、言过其实。同时由于秘书工作接触面广，获得资料信息较多，在言语上一定要高度谨慎负责，管好自己的“嘴”。这既包括要保守单位、行业秘密，同时也包括避免说不恰当的话而引起的不必要的矛盾和是非。“慎言”也是作为秘书职业道德的要求。当然这与善于进谏，做领导诤友是两回事。二、先做人，后做事。要想成为一名优秀的办公室秘书，必须首先具备“做人”的优秀品质。在做好人的基础上才能谈到认真“做事”。刚才提到办公室秘书工作接触面较广，对外代表着单位和行业的形象。因此要想成为一名称职的秘书，必须首先学会“做
44、人”。做人涉及到工作生活的方方面面，不仅要吃苦耐苦、勤奋敬业，待人接物大方诚恳、与人为善，同时在一些细节小事上，也要注重自身的品格言行。比如衣着得体，举止文明、言辞礼貌等等。俗话说：“做人像水，做事像山”。“水往地处流”意味着在为人上一定要谦虚谨慎，虚心地向他人学习，切不可骄傲自满。“做事像山”则意味着在工作中要不畏困难、勇往直前，具备登山的精神和毅力。三、博学不穷，笃行不倦。是否勤于学习，善于学习，学以致用是决定秘书工作质量的关键因素。人的一生就是一个不间断的学习与实践过程，也就是中国传统说法“博学之，审问之，慎思之，明辨之，笃行之。”如今，随着烟草行业不断的改革发展，唯有不断的充电学习，提
45、高自身能力和素质才能适应形势发展的需要。尤其作为办公室秘书，更要不断加强学习，了解掌握单位和行业全方面的工作。不仅要熟悉办公室管理工作，同时对专卖管理、卷烟营销、财务管理等方面的知识也要通晓。做个“多面手”“复合型人才”才能适应新形势对秘书工作越来越高的要求。一、专业发展历史秘书专业是我系设置最早的专业，创办于1985年。在专业发展过程中，承担了全省自学考试秘书专业的主要工作，被设为省直秘书职业资格鉴定培训点，并较深程度地介入我省公务员录用相关专业的工作。由于专业目录的制约，秘书专业长期停滞于专科层次。其间曾开办过函授本科，自2005年，开始以汉语言文学专业（秘书学本科方向）名义招生。二、专业
46、培养目标与基本要求培养在党政机关、企事业单位和其他社会组织中全面辅助领导工作的高层次秘书人才。要求系统掌握秘书专业的基础理论和基本知识；具有相当的政策与理论素养；具有较强的辅助领导决策的调研、信息处理以及协调、公关的能力；初步具备本专业教学与科研的能力；能熟练操作现代化办公机具，掌握一门外语。三、专业主干课程秘书学概论、秘书实务、行政管理学、政治学概论、秘书职能、中国秘书史、公文写作与处理、档案管理学、汉语基础、历代公文选读、社会学、传播学、行政法学、组织行为学、管理伦理学、管理信息系统、办公自动化、计算机语言、英语、摄影技术等。四、专业发展前景从世界发达国家的情况来看，秘书职业是一个分布极其
47、广泛，队伍相当庞大的职业；就我国而言，国家劳动与社会保障部于1998年公布的全国秘书职业从业人数的2800万。从职业发展趋势看，我国秘书职业化工作已经启动，社会对秘书、特别是高层次秘书人才的需求趋势持续看好，秘书工作的自动化程度将不断加深。综合而言，秘书本科教育的启动，将对我国社会秘书队伍结构产生重大影响，并将对社会综合管理水平的提高发挥重要的推动作用现代商务秘书素质要求及培养摘要 商务秘书具有一般秘书的共性，但也具有本身的特点。商务秘书的素质能力包括学习能力、创新能力、应变能力、数据处理能力、经济管理能力、团队合作等。可以从四个方面对商务秘书的素质能力进行培养。关键词 商务秘书 素质 培养随着社会发展，秘书职业分工的细化，出现了不同行业的专门秘书。不同的秘书有其共性，但也有其特性。本文将从
