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1、附件1郑州市失业保险业务档案管理实施办法（试行）第一章 总 则第一条 为规范失业保险业务档案管理，维护失业保险业务档案真实、完整和安全及有效开发利用，发挥失业保险业务档案在服务民生、保障权益方面的重要基础作用，促进业务档案管理工作规范化、标准化、科学化，依据中华人民共和国档案法、社会保险业务档案管理规定（试行）等有关法律、法规及规章，制定本办法。第二条 本办法所称失业保险业务档案是指失业保险经办机构在办理失业保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。是对参保单位和个人权益的真实记录，是确定参保个人享受失业保险待遇的重要依据，是实现为
2、参保个人 “记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”目标的重要条件，也是反映失业保险事业发展的宝贵资料和重要历史凭证。任何部门、个人不得据为己有或随意处置。第三条 业务档案管理工作纳入年度工作计划，工作情况纳入分管领导、失业保险经办机构负责人、专、兼职档案人员考核和各失业保险经办机构工作考核的内容。第四条 业务档案管理就是用科学的原理和方法管理档案，并积极为本单位各项业务工作服务。各部门必须切实加强档案工作领导，按本办法的要求，实行科学管理，并积极提供业务档案资料，发挥档案的作用，为实现失业保险事业健康可持续发展提供重要的保障和支撑。第五条 失业保险经办机构在办理各项业务过程中形成的专业性文字
3、材料、电子文档、图表、声像等文件材料立卷整理，均在档案室统一指导下进行，归档后交由档案室集中统一管理，不得分散保存或个人保存，以维护档案的完整与安全。第二章 档案工作机构和任务第六条 失业保险业务档案工作是失业保险经办机构工作的重要组成部分，由档案室负责失业保险业务档案的管理工作，并接受档案行政管理部门的业务指导、监督和检查。第七条 各失业保险经办机构专设档案室，配备兼、专职档案员，负责对全部业务档案进行统一集中管理，健全失业保险经办机构业务档案管理网络。各有关业务科室，应定期或不定期向档案室移交归档文件、业务材料，并以此作为考核各部门管理工作的重要内容。第八条 档案室的任务和职责（一）贯彻执
4、行业务档案工作的法律、法规和方针政策，集中统一管理失业保险经办机构各类业务档案，维护业务档案的完整与安全，有效地开展业务档案的利用工作。（二）制定档案的保管、立卷、归档、鉴定销毁、安全、保密、利用等各项管理制度，逐步实现业务档案管理的规范化、标准化和现代化。（三）对失业保险经办机构文件、业务材料的形成、分类整理、立卷归档工作进行统一监督指导。（四）编制检索工具，编辑各类档案材料，积极开发档案信息资源，搞好业务档案利用工作。第九条 档案员职责（一）认真学习和钻研档案管理有关法律、法规、规章和业务技术，熟悉失业保险经办机构文件、业务材料的形成过程和内部规程，搞好本职工作。（二）定期收集各有关业务科
5、室在办理业务过程中形成的文件、业务材料，定期指导和检查各科室立卷归档工作，确保档案的齐全、完整、准确、系统。（三）编制系统、科学的检索工具，做好档案的借阅、利用登记和统计工作，不断提高档案的利用率，努力使档案最大限度地发挥社会和经济效益。（四）做好档案的“防盗、防火、防尘、防潮、防虫、防鼠、防霉、防高低温、防光、防污染”等工作，管理好档案库房，管好、用好档案的防护设备，保证档案的安全与完整。（五）切实做好档案的分类、整理、编制索引目录工作，逐步实现档案管理的规范化和标准化，形成比较完善的科学管理系统。（六）全面熟悉室藏档案情况，积极开发档案信息资源，提供档案利用，做好咨询工作，严格执行保密利用
6、制度。第三章 文件、业务材料的立卷归档和整理第十三条 凡失业保险经办机构各业务科室在从事各项管理和办理业务过程中形成的具有保存价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等文件、业务材料均属归档范围。第十四条 归档要求（一）归档的文件、业务材料必须齐全、完整、准确，各业务科室必须严格按照失业保险业务材料分类方案、归档范围、保管期限表明确自身的归档范围。（二）归档的文件、业务材料，应按照失业保险业务经办的规律和特点自然形成，以方便归档整理和检索利用为原则进行分类、整理。 （三）在一个卷内要按业务形成的时间，系统地排列。（四）不同年度的业务资料不得放在一起立卷（五）归档的业务材料严禁用铅笔、圆珠笔、
7、红蓝墨水笔、复写纸书写。（六）案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定案卷的保管期限，原则上分为永久和定期两类，定期保管期限分10年、30年、50年、100年。（七）失业保险业务档案的保管期限，自形成之日的次年1月1日开始计算。（八）归档范围遵照失业保险业务材料分类方案、归档范围与保管期限表。（九）文件、业务材料立卷后应按照各门类档案管理的相应要求编制目录，并做到规范、标准。第十五条 整理要求（一）整理单位就是“卷”，将一组互有联系的文件、业务材料装订在一起，能充分体现业务材料的来龙去脉和办理过程，便于利用者按专题查阅和档案室族性检索。（二）对已破损的业务资料应予以修整，字迹模糊或易褪变的文件、
8、业务材料应予以复制。（三）整理资料时，必须将其中的金属物全部去掉，以防止日久生锈腐蚀资料。（四）对于装订成册不便拆钉的书籍、刊物，由于其金属已严密封装在其中，拆除有损其原貌，因此也可以不拆除。（五）业务材料纸张小于A4纸的，用A4纸粘贴装订，大于A4纸的报表等资料，应按照A4纸型的尺寸加以折叠，尽量减少折叠层次，折痕应尽量位于字迹间隙处，单张折叠。第十六条 装订要求（一）归档业务材料应以“卷”为单位逐卷进行装订。（二）装订时，主件在前，附件在后；（三）装订时，应将“卷”内的各页按一定方式对齐。在左上角装订的，左侧与上侧对齐；在左侧装订的，右侧与下侧（底边）对齐。左上角装订，右上角打序码，序码字
9、迹为黑色。第十七条 页号编写方法（一）以“卷”为单位，逐页编写顺序号，一份文件或一套完整的业务资料为一个流水号。归档文件自身已有页码的不再编号。自身无页码的要补编页号。如一份文件由几部分组成，而且每个组成部分各自编有页码的，要重新编写页号，即要给这份文件或一套完整的业务资料以完整连贯的总页码。（二）编写页号，统一在有文字的每页文件正面的右上角，背面的左上角，无字不编号，单面印刷的为一页，编一个号；双面印刷的为两页，编两个号。折叠的大张文字材料或图表，不管折几折，凡是单面有字的为一页，编一个号，双面有字的为两页，编两个号。（三）不得重编、漏编页号。第十八条 及时编制卷内目录、案卷目录、备考表等。
10、第十九条 装订方法线装法。根据业务材料的厚薄，选择粗细适中的棉线进行装订。文件、业务材料页数较少时，采用“两孔一线”（细线）左上角装订，背后打活结；文件、业务材料页数较多时，采用“三孔一线”左侧装订。第二十条 装盒要求（一）归档材料应严格按照业务的分类和排列顺序装盒。（二）盒脊项目内容应和案卷封面上项目内容设置一致。（三）装盒时，应将不同年度、不同保管期限、不同类别的归档材料分别装入不同的盒内，不应放入同一档案盒。跨年度事由形成的资料，在某一年度整理归档的，应一起放入归档的年度中。（四）装盒时，应严格按照室编件号的顺序依次装盒。（五）装盒时，应使每盒内的文件数量适宜。既要装满，又不能超过盒内容
11、量硬塞，避免损害文件和盒子。（六）文件、业务材料装盒完毕，即将档案盒按照文件的排列顺序依次排列入柜。档案盒一般采取侧立排放。（七）档案盒排列入柜后，应按其排列顺序依次编制档案盒号。第四章 文件、业务材料的移交和接收第二十一条 归档时间（一）凡属于归档范围内的业务材料，可分为每月由各业务科室按有关要求归档整理，次月10日前经本单位负责人审定后移交档案室，也可于每年年底前经本单位负责人审定后统一移交档案室。（二）会计帐薄、财务报告、其它凭证，由会计财务部门整理后保管一年，隔年3月底前移交档案室。（三）电子版文档要与纸质档案同时移交档案室。第二十二条 移交手续（一）交接双方必须当面检查验收，不合格者
12、，接收人拒绝接收，并限期整改补交。（二）移交时，需填写失业保险业务档案移交清单一式两份，并同时上报Excel电子卷内目录和案卷目录，交接无误认可后双方在移交清单上签字，双方各执一份备查。第二十三条 档案保管（一）对接收的文件、业务材料进行检查、分类、整理、编号、入库保管，并及时编制索引目录。（二）各种类别的档案应排列科学、整齐、美观，一般采用从上到下、从左到右的排列方法。（三）声像、实物、电子等特殊载体档案要专柜存放，并采用专门装具。（四）档案库房应按照“十防”的要求配齐必要的技术装备，温湿度应符合保管档案的要求，各类药物每年更换一次。（五）对库藏档案每年进行一次清理核对工作，做到帐、物相符，
13、对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制。第五章 档案的统计和利用第二十四条 档案室应随时对各种档案的收进、移出、保管、归档和销毁等情况定期或不定期进行统计，按照档案统计制度，及时填写、上报有关统计报表。第二十五条 档案的利用是档案管理的一项重要内容，必须采用多种形式为档案的利用创造条件，提供方便。第二十六条 档案室应根据实际需要编制和完善全引目录、案卷目录等各种检索工具，以便查找。第二十七条 专职档案人员要熟悉失业保险经办机构所藏档案内容和成分，主动了解失业保险各项业务工作，因工作需要利用档案的，要积极主动提供利用，并做好利用效果的统计。第二十八条 专职档案人员调离工作岗位时，必须履行档
14、案交接手续，做好档案的交接工作，对档案进行核查、列表、登记，交接人及有关领导签字并存档备查。第六章 档案的查阅、借阅第二十九条 失业保险经办机构工作人员因工作需要，可持本科室负责人签过字的查档介绍信到档案室查阅业务档案材料。如查阅别的业务科室的业务档案资料，必须经需查阅资料业务科室主管领导签字后方可查阅。原则上不能离开档案室，如因特殊原因需要借出的，需办理借档登记手续。第三十条 外单位人员查阅档案须持单位介绍信或本人身份证等有效证件，并经分管档案的主管领导批准后，方可查阅档案资料，但不得借出。对于手续不全者，档案工作人员有权回绝。第三十一条 会计档案查阅、借阅（一）失业保险经办机构各业务科室若
15、因公需要查阅会计档案时，必须由财务科长签字同意后，经主管领导审批，方可由档案管理人员接待查阅。（二）会计档案只能由财务部门凭借阅手续外借，其他部门和人员一律不予外借。（三）会计档案一般不得带出室外或复制，如有特殊情况，需带出室外或复制时，必须经财务科长同意签字，报主管领导审批后方可办理。 第三十二条 业务档案应当遵守保密原则，确需查阅、借阅的，要履行查阅、借阅手续，并填写业务档案查阅、借阅登记台账。任何人在使用档案资料时都要保护好档案，不得拆毁、折叠、涂改或作任何标记。第三十三条 借阅档案的时限为10天，用完后应及时归还，如期满未用完时，应续办借阅手续。第七章 业务档案的鉴定、销毁及永久保存档
16、案的移交第三十四条 失业保险经办机构相关负责人、业务人员和档案管理人员，以及社会保障行政部门有关人员组成鉴定小组，对已到期的失业保险业务档案进行鉴定，并提出鉴定意见。第三十五条 鉴定中如发现业务保管期限划分过短，有必要继续保存的，应当重新确定保管期限。第三十六条 对经过鉴定可以销毁的档案，编制销毁清册，报社会保障行政部门备案，经失业保险经办机构相关负责人批准后销毁，由两人以上监督销毁档案，并在销毁清册上签名，并注明销毁的方式和时间。销毁清册永久保存。第三十七条 需要永久保存的业务档案，按照有关规定，向同级国家综合档案馆移交。第八章 法律责任第三十八条 失业保险经办机构有下列行为之一的，限期改正
17、，并对直接负责的工作人员、主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；给参保单位或个人造成损失的，依法承担赔偿责任：（一）不按规定归档或者不按规定移交档案的；（二）伪造、篡改、隐匿档案或者擅自销毁档案的；（三）玩忽职守，造成档案遗失、毁损的；（四）违反规定提供、抄录档案，泄漏用人单位或者个人信息的；（五）违反社会保险业务档案和国家档案法律、法规的其他行为的。第九章 奖 惩第三十九条 失业保险经办机构干部职工都有依法保护档案的义务。第四十条 对收集、整理和利用档案成绩显著的单位（科室）和个人应予以奖励。对遗失、损毁、涂改、伪造档案的，视情节轻重给予行政处分，造成损失的责令赔偿损失，构成犯罪的依法追究刑事责任。第十章 附 则第四十一条 本办法自颁布之日起施行。
