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1、XXXX投资担保有限公司业务档案管理制度XXXX年七月一、目的规范公司担保业务档案的立卷、归档、分类、保管、查阅和销毁等行为，保证业务档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。提高知识管理水平，有效发挥各类档案在业务工作中的作用，特制定本制度。二、范围本制度适用于公司各种担保及投资业务及与业务相关的各种档案。三、档案分类及归档管理部门担保业务流程中与担保项目有关的所有文书、函件和资料都在归档范围之内，均由风险部进行保管。业务档案根据性质的不同分为担保项目档案和内部管理档案两大类：（一）、担保项目档案资料是担保公司业务开展过程中项目评审、风险控制、项目管理的重要资料。企业报送类文件
2、： 1、借款申请书；2、委托担保申请书；3、关于还款来源及计划，以及可提供的反担保的书面说明；4、公司简介；5、公司章程；6、公司成立批文；7、公司验资报告复印件；8、经年检的营业执照副本复印件；9、经年检的企业组织机构代码证书复印件；10、法人代表身份证明； 11、公司主要负责人履历（法人代表、总经理、财务负责人等）；12、业务经办人员的法人授权代理委托书及身份证复印件；13、公司章程所规定应由权力机构决定的贷款、担保、抵押等决议文件；14、税务登记证复印件；15、企业近三年经过审计的年度财务报告及近3个月的财务报表；16、贷款证复印件（包括企业还贷记录、贷款及对外担保清单）、贷款卡及密码的
3、复印件；17、反担保措施相关资料；18、其它项目相关资料，如销售情况、购销合同、项目的可行性报告、项目的有关权证、产品市场分析和销售分析等等；19、公司委托担保项目提交文件清单所列资料，或不限于清单的与申请担保有关的其他资料；20、在保期间的财务报表、借款（授信）合同及合同项下每笔资金发放凭证、付息凭证、投资项目执行情况等按照公司担保业务跟踪管理制度要求搜集的所有资料。公司内部审批手续：1、项目调查报告；2、项目评审报告；3、项目申报审批表；4、相关收费确认凭证；5、保后监管报告；6、其他项目进展过程中的相关资料（业务往来函、通知函、传真等）。法律文书类：法人与法人之间的法律性文件：公司贷款担
4、保、投资等业务的合同、协议等相关法律性文件，包括与银行、经销商、开发商、公司等法人签订的法律性文件；1、担保合同(保函)及贷款主合同；2、委托保证合同；3、反担保合同；4、项目合作协议书；5、项目监管协议；6、其它相关正式法律文件。（二）、内部管理档案资料1、业务管理台帐（项目台帐、担保意向书台帐、风险管理台帐等）；2、担保业务统计月报；3、担保业务明细表及变动情况表；4、客户及合作单位联系信息档案。（三）、公司业务电子文档：通过微机处理形成的规范格式或有实际应用性的电子数据、文本、表格等，各业务部门将具有永久和长期保存价值的电子文挡、合同文本或重要数据，以U盘或移动硬盘进行双备份并制成纸制文
5、本一同归档保存；将其中一份交风险管理部保存。四、归档时效、交接、立卷、保管（一）、归档时效1、公司贷款担保业务资料，在贷款发放后半个月内归档完毕，未按时归档或档案资料不全的在卷内目录上签注短缺内容及原因；（卷内目录1附后）2、法律性文件在审批通过后一般在两个工作日内签订，签订后两个工作日内归档，需要办理公证的办理公证后两个工作日内归档；（项目相关合同卷内目录2附后）3、公司内部的业务资料应按部门即时归档保存；4、电子文本在报风险管理部后两个工作日内归档保存。（二）、归档交接1、业务档案由公司风险部设专人负责管理。档案管理人员调动工作时，对保存的档案材料要详细清点，履行交接手续；2、担保项目档案
6、资料由项目经理根据公司的要求在项目调查、审核、执行阶段完善，并将项目的所有相关档案资料一并交档案管理人员统一保管。项目经理负责对项目在保过程中需要搜集的资料进行完善归档。3、部门之间交接业务档案的，交接双方应当办理档案交接手续。移交业务档案的部门，应当编制档案移交目录，列明应当移交的档案名称、册数、资料清单等内容。4、交接业务档案时，交接双方应当按照档案移交目录所列内容逐项交接，并由交接双方的主管领导负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在档案移交目录上签名或者盖章。（三）、归档立卷各业务部门移交的业务档案，应当由风险管理部档案管理人员负责整理立卷，按内部审批手续类、对外提供类、法律
7、文书类、企业报送资料类的顺序装订成册，编制档案保管清册。归档的案卷要按项目编排次序系统，卷内首页要有材料目录。（四）、归档立卷1、业务档案的保管期限分为永久、定期两类。档案保管清册、档案销毁清册为永久保管，档案移交清册、项目全部档案保管15年，业务报表及其他资料保管5年。业务档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。本办法规定的业务档案保管期限为最低保管期限。2、具备采用磁盘、光盘等磁性介质保存业务档案条件的，由档案管理部门采取相应措施及时备份并异地进行妥善保管。 五、归档要求（一）纸制文档管理：1、归档材料分类清楚、材料组卷合理，保持文件的有机联系和完整；2、案卷标题简明、确切，能准确反
8、映卷内文件材料的内容； 3、卷内文件材料排列条理，归档内容编写卷内目录，归档完整的卷宗做完整档案标记，卷内目录填写清楚； 4、公司贷款担保客户档案按受理时间顺序编号，法律性文件按公司业务顺序统一编号； 5、实行装订的案卷要编定页号；不装订的案卷要以每份文件为单位编定页号，并在文件封面的右上角注明件号和页数；装订案卷整齐、美观；6、案卷封面应用机械印制或钢笔书写，字迹要工整、清晰。不得使用铅笔、圆珠笔书写；7、每月最后一个工作日，风险部经理组织管理经理进行档案自查；8、每季度最后一个月月末由总经理或副总经理组织安排检查档案，对不合格档案进行记录。（二）电子文档管理：1、电子文档的存放一律不能放在
9、系统盘上（C盘）；2、各类业务电子文档资料及目录的名称不得用代码代替，应与文档资料相关的汉字命名，微机中存放固定格式的各类合同或协议，文本名称按合同或协议名称命名，并建立固定的word模板；3、各业务部门将日常上报的业务资料报表，按（部月资料）名称进行双备份，其中一份连同报表上报风险管理部；4、各业务部门的电子文档资料定稿上报后，必须将修改稿从微机中删除，临时性文档在使用完后一个月内从微机中删除，对于暂时不用的电子文档资料进行加密压缩后存放，并将源文档从微机中删除；5、风险管理部将对各业务部门电子文档的管理进行定期或不定期的检查。六、档案查阅1、各部门人员原则上只能查阅本部门工作范围内的档案，
10、如需查阅其他部门的业务档案，填写调阅申请单，经本部门负责人同意，由分管领导批准，方能查阅；2、各部门档案原件原则上不得离开公司，如对外使用，需经公司总经理批准；3、外单位或者合作单位要求调阅公司业务档案的，须经公司总经理同意后方可提供；4、调阅档案者应做到：注意保密，保护档案，不得转借、不得外借，如需摘抄、复印，应经领导批准。档案上不得涂改、划线、增删和撕页，并应保护档案的整洁。如发现以上违规情况，视情节轻重追究其责任。七、档案的销毁保管期满的业务档案，可以按照以下程序销毁：1、由档案管理部门提出销毁意见，编制档案销毁清册，列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管
11、期限、销毁时间等内容；2、单位负责人在业务档案销毁清册上签署意见；3、销毁业务档案时，应当由档案管理部门和办公室共同派人监销；4、监销人在销毁业务档案前，应当按照档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的业务档案；销毁后，应当在档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况书面报告单位负责人；5、保管期满但未结清的债权债务或涉及其他未了事项的原始档案，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的业务档案，应当在档案销毁清册和档案保管清册中列明。八、附则1、本制度根据执行情况可做适当修改和调整；2、本制度解释权归XXXX投资担保有限公司；3、本制度经公司领导批准之日起执行。 XXXX投
12、资担保有限公司 XXXX年7月6日卷内目录1：XXXX投资担保有限公司公司贷款担保业务档案卷内目录单位名称贷款种类放款日贷款金额担保金额期限到期日序号内 容备 注归档标志01借款申请书02委托担保申请书03关于还款来源及计划，以及可提供的反担保的说明04公司简介05公司章程06公司成立批文07公司验资报告复印件08经年检的营业执照副本复印件09经年检的企业组织机构代码证书复印件10法人代表身份证明11公司主要负责人履历（法人代表、总经理、财务负责人等）12业务经办人员的法人授权代理委托书及身份证复印件13公司章程所规定应由权力机构决定的贷款、担保、抵押等决议文件14税务登记证复印件15企业近三
13、年经过审计的年度财务报告及近3个月的财务报表16贷款证复印件（包括企业还贷记录、贷款及对外担保清单）、贷款卡及密码的复印件17反担保措施相关资料18其它项目相关资料，如销售情况、购销合同、项目的可行性报告、项目的有关权证、产品市场分析和销售分析等等19202122232425 保管人： 卷内目录2：XXXX投资担保有限公司公司贷款担保业务档案卷内目录单位名称贷款种类放款日贷款金额担保金额期限到期日序号内 容备 注归档标志01项目调查报告02机构审核报告03评审会会议纪要04担保项目报批表05担保项目评审意见表（集体和个人）06相关收费确认凭证07保后监管报告08银行借款合同09银行保证合同或担保合同10委托担保合同11质押、抵押反合同及清单12保证反担保合同13项目合作协议书14项目监管协议书15不可撤销信用反担保书（法人）16公证书17公司的董事会担保决议18其他法律性文件19202122232425移交人： 接收保管人： XXXX投资担保有限公司担保业务档案档案编号： 合同编号： 企业名称： 担保期间： 年 月 日- 年 月 日担保金额： 移交部门： 接收部门： 负 责 人： 负 责 人： 移 交 人： 接 收 人： 完成时间： 交接时间:
