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1、前言天津 立志成为北方国际会展中心城市天津市现代服务业布局规划近日正式出台，到2020年，天津将建成北方国际会展中心城市，全市会展设施总建筑面积达到180万平方米。规划9个国际会展中心、6个会议中心、8个展览中心。其中3个国际会展中心为滨海国际会展中心(位于经济技术开发区)、天津国际会展中心(选址于智慧城)，中国天津国际会展中心(选址于海河中游地区)。6个会议中心为蓟县盘山金碧国际旅游度假中心、蓟县环秀湖国际会议旅游中心、东丽湖国际会议中心、京津新城国际会议中心、中新生态城会议中心和宁河卧牛湖会议中心，8个展览中心为东疆保税港国际展贸中心、天津港保税区国际汽车城展贸中心、天津空港展览中心、高新
2、区展览中心、武清自行车展贸中心、汉沽海产品展贸中心、子牙环保产业展览中心和天津国际经贸会展中心。国际活动或会议中，邀请到了一大批国内外政界要员、学者专家、知名人士、跨国公司企业家莅津赴会，产生了强大的轰动效应和聚集效应，为天津市的对外开放和经济建设营造了良好的国际环境，提高了天津的国际知名度，有效地推动了天津市的国际化进程。高层次的社会、文化、体育等观赏性很强的国际活动、演出大幅增加，这类活动由于面向社会各界，吸引广大普通市民积极参与到活动中来，从而提升了天津市的文化品味和城市形象，给广大天津市民带来了高品味的艺术享受，提高了市民的国际化素质，对于天津走向世界，让世界更多地了解和感受天津，起到
3、积极的促进作用。依托产业优势举办国际活动，促进国际活动更好地为产业发展和招商引资服务。除了大量综合性的国际活动外，许多国际活动或会议依托行业力量举办，特别是天津的一些优势产业，通过举办国际活动扩大自身影响，推动产业迈向国际市场，促进招商引资，取得了很好的效果。随着国际活动的日渐增多和频繁，迫切需要在实践中总结和完善适合天津市发展现状的模式。大型国际活动和国际会议是个典型的系统工程，其实施和操作涉及到社会多个领域和部门，特别是涉及到行政机构、机场、海关、安全保卫、交通、新闻宣传等政府机关和职能管理部门时只有政府有充分的权威和能力推动和协调。但是，国际活动在具体操作层面却面临着大量复杂的事务性服务
4、工作，这些工作全部依靠政府承担既不现实，也没有必要，可以放手让社会力量参与和承担，从而提高效率。国际活动的重要效果体现在社会影响上，特别是通过国际活动可以有效地提高当地的国际知名度，提升当地的国际地位。国际活动的真正效果往往不直接体现于参会人员的多寡，而是体现在参会人物的层次。国际活动或会议的规模要适度，不是越大越好，从实践效果来看，会议的层次比规模更重要。高层次人士参会会产生名人效应，吸引社会和媒体的关注。以国际化的角度和视野组织举办国际活动是其能否成功的基点。国际性活动通过多年的实践和操作已经在国际社会形成了比较定性的模式和惯例，这些模式和惯例即形成了国际化的基础规范，因此我们能否遵循国际
5、社会广泛认可的操作方式，严格把握策划、邀请、组织、协调、接待、举办、传播等各个环节，直接关乎一场国际活动的效果。在遵循国际化的前提下，要重点解决具体操作过程中的职业化问题。国际活动的操作过程极其复杂，需要高水平、高素质且具备专业知识和技能的专业队伍和职业化操作方式。如果缺乏那些掌握了专业技能，娴熟运用职业规范的人员，偏离职业化的操作规范，甚至继续沿用传统的操作方式，国际活动在具体操作过程中就会走样和变形，就会脱离国际化的基点，产生负面影响。综上，天津市在对外交流方面日益突出的地位，对进一步深化天津的对外开放和促进经济建设起到了重要的推动作用。众多国际活动和国际会议此起彼伏，异彩纷呈，展现了天津
6、国际都市的风采，形成了国际交流领域一道亮丽的风景线。与此同时，随着国际性活动日趋频繁，由其带动和推动的会展经济初露端倪，很有希望发展成为天津新的产业和经济增长点。国际活动和国际会议的内外影响有了显著提高。充分利用会展设施资源，高水平组织好国际活动和国际会议推动天津会展经济发展，树立天津国际都市形象。大型国际会议操作综述一个完整、顺畅、成功的活动，应该是有如下的操作指导思路和评价标准的：以一个会议为例，360的一站式服务应该包括如下内容：下面从执行角度上分步概述。邀请邀请 是整个活动中非常重要的一环。一个大会是否成功的举办，邀请环节占了非常大的比重。数据统计及各项接待准备方案能更好的提升会议品质
7、及参会感受。 一、邀请目标的确立：l VIP嘉宾l 普通嘉宾l 媒体二、邀请工作流程：邀请步骤开始时间完成时间负责方备注数据库的整理，确定邀请嘉宾 讲演嘉宾确立及邀请 邀请函的制作 会议手册邮递 邮件邀请 传真邀请 电话邀请前的培训 电话邀请 统计参会人数 更新变量再次确认会前提醒提示三、邀约方式：（一）电话邀约的技巧：语速和语气（礼貌和友好；控制交谈的时间）；信息明晰准确，温馨提示注意事项；避开早餐、午休及非工作时间打电话。在电话上交谈时不可能有视觉上的便利，但两件事可以有助于最好地使用自己的声音。站立能使身体挺直，这样能使呼吸轻松自然，声音更加清楚明亮。微笑能提升声带周围的肌肉，使声音更加
8、温和友善，替代缺失的视觉维度。（二）书面邀请（邮寄邀请函，电子邮件或传真的方式）(1)邀请信包括会议简介、日程，邀请意向及参会确认。具有礼仪和告知双重作用。范例一：Global XXXX SummitTianjin, China VIP Complimentary Pass: XX Committees Global Green Business Summit,Dear Sir/Madam, 0Green economy has never been discussed in higher frequency and intensity before as it is now.You are
9、cordially invited to XX Committee inaugural Global Green Business Summit and XX Committee Greener China Business Awards in Tianjin, China, on June X.This conference will gather top executives from local Chinese companies and multinationals, distinguished policy makers and academics to explore the th
10、eme. Thanks to the strong Chinese government support behind the event, our speaking faculty include: Chinas Minister of Science Mr. XX, Vice-Chairman of National Development Mr. XXX, and Vice Minister of Environmental Protection Mr. XXX. This Summit is endorsed by the Tianjin Government and The Righ
11、t Honorable Tony Blair, Special Envoy, Quartet on the Middle-East and Former Prime Minister of Great Britain and Northern Ireland. Supported by the China Enterprise Confederation (CEC), AmCham China, Business Environment Council (BEC) and the China Business Council for Sustainable Development. I hop
12、e that you will join us at this event to stress the importance of sustainability within the context of global business. By highlighting the urgent necessity of developing a low-carbon economy, you can help China meet the energy and environmental challenges that it faces today. To confirm your partic
13、ipation, simply fill out the attached registration form or alternatively visit RSVP to Wang at: wang or +8610 6779 9595 by June 3, 2009.I look forward to welcoming you in Tianjin!Yours sincerely,LeeAsia Managing DirectorXX CommitteeP.S.: If you are unable to attend, we do ask that you pass this invi
14、tation on to your C-level colleagues and those involved with sustainability and green initiatives within your company.范例二：全球XXXX峰会XXXX年X月X至X日中国北京确认注册 谢谢阁下的预订表格，本函确认您会出席XXXX峰会。现附上最新的会议日程表，到场注册详情会在活动三天前通知您，在峰会当天您会收到其它相关数据的章程，峰会及颁奖典礼上会提供同声传译服务。在接近峰会的时间也会发会议提醒电邮给您。 注册时间： XXXX年X月X日，星期日，13:3014:00或 XXXX年X
15、月X日，星期一，请于08:00到达议程：第一天 下午一时开始注册 XXXX年X月X日，星期日，14:0017:00第二天 峰会时间： XXXX年X月X日，星期一，08:4517:00，07:00开始注册颁奖： XXXX年X月X日，星期一，17:00酒会： XXXX年X月X日，星期一，17:3018:30地点： 着装要求： 商务正装协助议程或演讲者资料： Ms. S，X协会，电话：电子邮件：注册及会议物流安排：Ms. S，X协会，电话：电子邮件：住宿：入住时间：14:00, 退房时间：12:00电话：86-22-XXXXXXXX传真： 86-22- XXXXXXXX 免费电话： 400 XXXX
16、XXXX 销售：86-22- XXXXXXXX销售传真： 86-22- XXXXXXXX 期待在峰会上与您见面XX峰会会务组请浏览我们的网站： 请注意：敬请回复：收到阁下的注册后，我们会为您预留座位。请考虑我们提供贵宾通行证予阁下的成本，出席峰会的所有环节。人员更换：我们接受参加活动人选的更换，但必須在活动举办前7个工作日內（即X年X月X日星期X）以书面形式告知我方。保留对活动计划、场所和/或演讲人作出修改的权力，恕不另行通知。(2)报名表包括具体操作的信息，在项目设置上尽量详细和合理，便于数据统计和活动执行，为提高服务质量和工作效率提供最准确无误的依据。XX会议嘉宾报名表XX年X月X日 中国
17、北京请您填妥此注册表并将其电子版本发送至：XX基本信息姓 名： 性 别： 单位/职务： 联系地址： 邮 编： 电 话：_ 手 机：_传 真：_活动项目请您在希望参加的活动项目前的方框内打“”。另外，如果您对大会有何提议，请将您的建议发送至XX，我们将非常高兴采纳您的宝贵意见。请选择您将要参加的活动项目（如选择，请“R”）。 欢迎酒会 高尔夫球挑战赛 晚宴酒店预订大会秘书处联系了以下三家宾馆，在会议期间为会议代表提供优惠的价格；您也可自行选择其他宾馆，并请告知酒店名称及联系电话，以便会议联系。 XXXX宾馆 1个床位 1个标准间 XXX酒店 1个标准间 XXX酒店 1个标准间 其它酒店 联系电话
18、： 入住日期： 离开时间： 返程票务返程日期： 目的地： 身份证号： 订票种类： 航班/车次： 订票数量： 其他要求： 接机服务：是否需要接机是 否如果是，请填写以下内容交通形式：_ 到本地日期：_ 航班号：_汇款信息(银行信息)四、参会者数据整理：n 建立EXCEL报名数据库，随报名者的增加不断更新；n 参会者名单随时导入大会注册系统中；n 参会者的注册费管理（催缴等工作）；n 原始单据的备档等工作参会人员统计表：嘉宾资料序号姓别姓名职位公司名称email电话传真地址邮政邮编到达日期航班号是否需要接机酒店信息参加活动付款情况备注统计表及时准确地更新，为了避免差错可以采用电话、短信等方式再次确
19、认信息。在可信赖的信息统计表的基础上，反映出的数据是制定最优执行方案的根据，例如：接机派车方案航班统计：在活动前和参会嘉宾确认好飞机到达时间，方便统计高峰时段和安排用车。特殊情况：如遇到有宾客不需要随车送往酒店，对其信息进行相应的登记，并指导宾客相关事宜和注意事项。工作人员联络方式：在事先发给宾客的手册上，会有相关活动执行人员的联络方式，在整个活动中，宾客有任何疑问，都可咨询工作人员。一、接机(目的地以北京国贸为例):1.路程：北京首都国际机场T3航站楼国贸 里程：约20.78公里, 耗时：约40分钟 2.路程：北京首都国际机场T1/T2航站楼国贸 里程：约22.64公里 耗时：约50分钟 3
20、.路程：北京南苑机场国贸 里程：约18.99公里,耗时：约40分钟 北京首都国际机场T1/T2航站楼 班车路线（预估路线） 北京首都国际机场T3航站楼 班车路线（预估路线）车型参考 发言人/VIP宾客接机 普通宾客接机会议交通安排工作规划表细节起止时间执行人员备注接机人数的统计制作发车表提供车(第三方)的考察制作接机牌接机者胸卡会议车标接送机注意事项提前通知到需要此项服务的参会者,通过电子版或传真物品的准备及制作培训(接待人员/司机)文明礼貌、待人接物、着装要求等等会议接送机执行人员安排：人数共计_人 统计需要接机人数及航班：_人（首都国际机场T1/T2航站楼，T3航站楼，北京南苑机场各_人）
21、 外联车：_人（首都国际机场T1/T2航站楼， T3航站楼，北京南苑机场各_人） 现场机场接机人员：_人（首都国际机场T1/T2航站楼,T3航站楼，北京南苑机场各_个人）会议接送机应急预案: 活动前一周密切观察天气情况,如遇雨天，提早准备好一次性雨具供参会者使用。 参会人员航班信息实时查询 航班如误需及时和参会人取得联络更新最新信息 简单的医疗用品随车备用会议接送机物品清单序号物 品数 量备 注1接送机清单2接送机注意事项说明3车牌4接机牌5工作人员胸卡6雨伞/一次性雨衣7工作人员通讯录能使用，网站，- 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 -
22、16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 -
23、16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 16 - 会议资料会议中资料明细:A、会议宣传手册B、会议资料C、会议资料电子版(光盘)D、温馨提示手册E、其他赞助商会
24、议资料A、会议宣传手册作用为了使参会嘉宾更多地了解会议内容和意义,并且有留念功能.会议宣传手册内容领导致词会议日程及讲演主题讲演嘉宾介绍会议活动介绍会议报名说明会议报名表会议货运服务会议酒店介绍会议旅游介绍会议联系介绍会议展台平面及说明会议交通说明会议宣传手册工作规划时间表细节起止时间(工时)数量负责方备注会议手册内容的准备手册的设计手册打样手册制作递送手册 B、会议资料为使来参加者在开会时能更快速的了解讲者内容，迅速融会贯通；另外在会议结束后可以有借鉴参考之用而制作。会议资料内容：日程赞助商Logo篇,赞助商介绍会议讲解内容会议资料工作规划时间表细节开始时间完成时间负责方备注会议资料的整理会
25、议资料的设计排版需要讨论定稿资料打样资料制作资料光盘制作资料运输运到会场C、会议资料电子版（光盘）方便携带及保存D、温馨提示作用：让各位宾客提前了解活动内容和各项服务安排。保持整个活动的有序进行。 温馨提示手册内容：赞助商Logo篇日程列表（时间、地点等票务服务注意事项旅游推荐和报名送机服务和地图相关服务的联络人和联络方式温馨提示手册工作规划时间表细节开始时间完成时间负责方备注温馨提示手册内容的准备手册的设计需要讨论定稿手册打样手册制作电子版首先发送给参会者会议资料的工作流程：了解客户需求出小样组织相关材料确认后做成品设计 网页制作网页的作用：建立专门的大会网站，历届都可以此为依据，更新本届的
26、亮点，从而形成统一标识，能充分发挥大会的宣传作用，及时发布添加大会的信息及动态，扩大大会的影响力，方便参会者网上在线报名，为大会主办方赢得更多的赞助机会等等，是与会者交流的平台。内容模板：中英文双页面包括： 首页/基本信息：大会简介、欢迎词、主办方、大会章程、行业背景、场馆 展览事项：展览概况、展位信息/价格、展区平面图、设备展区、参展商手册、参展商相关服务、参展商常见问题、展览回顾 会议事项：大会概况、参会信息/价格、大会日程、大会论文集、会议回顾 专题活动：颁奖、庆典晚宴、研讨会、茶歇/鸡尾酒会 新的专题活动 新闻中心：行业资讯、合作媒体、评论/媒体报道、视频在线、相关网站讯息 赞助机会：
27、赞助内容、广告机会、赞助商回顾 相关服务：现场报到须知、酒店预订、交通地图、出行指南、小提示 联系我们：项目经理：* 电话、传真、邮箱、地址大会发言人：* 电话、传真、邮箱、地址销售：* 电话、传真、邮箱、地址媒体合作/参会服务：* 电话、传真、邮箱、地址展商服务：* 电话、传真、邮箱、地址网站建设流程：了解客户需求出网页小样组织相关材料客户确认后建网页网页设计 签到注册注册签到形式及优势：采用智能会议签到系统方便快捷：远距离自动验证参会人员身份并自动签到，不需指定刷卡或手工签到；不会产生拥挤或排队现象； 安全验证：与会人员携带授权参会证件，系统自动验证身份，避免不安全的隐患； 智能统计：与会
28、签到信息实时统计、显示和处理； 会议形象：高科技会议管理，提升会议形象及档次，与会代表印象深刻，扩大会议影响。 签到具体细节具体操作流程：邀请过程中提前取得参会人员的资料，如参会人员姓名、性别、单位名称等工作人员将参会人员的资料输入电脑，存入打印机的软件中，并根据普通参会人员、VIP、VVIP设计三种不同的卡片 大会签到时，搜索参会人员的姓名，即可找到相对应的卡片，如是VIP、VVIP，可现场分配入住房间。将卡片现场打印，既起到签到作用，又能当作胸卡，参会人员仅凭借胸卡出入大会。 注：该打印机的打印速度为35秒打印一张卡片，即一小时能够打印出100张卡片，由于大会签到的密度很大，所以需要两台打
29、印机。签到工作时间规划细节开始时间完成时间负责方备注与客户确认智能签到的内容10天内完成签到程序的设计一周内签到设备的考察一周内胸卡小样的设计7月初完成时间为图最终确认时间,剩余的时间为制作时间数据导入11月10日设备测试人员培训2天文明礼貌用语、着装等会议注册签到执行：_人前期工作人员:_人会议现场注册人员:_人会议现场注册签到流程：注册打印胸卡Check in及付费来宾报出姓名即时整理数据签字领资料会议现场注册签到示意： 执行方案全套的执行方案是全方位掌控活动执行的根本,功能强大,提纲挈领，起到沟通统筹备忘时间管理日程推进人员配置联系追踪等作用. 1、活动日程：按照时间点的线索，串联出事件
30、点，简明扼要地说明活动脉络。是执行过程中的主线。2.工作人员联络表：保持各方工作人员充分沟通，以及其他可能需要的资源的联系方法。在活动前期筹备和现场的执行过程中是常用的工具。3.控台脚本：每种功能在活动各个时间点上的状态描述，是指挥彩排和现场的作战书。4.现场分工：工作分工合理高效，无盲点，知人善用，兼职培训很重要。5物料清单：按照类别记录，尽量详细无缺项，物料准确符合客户要求，到位及时。6酒店物料清单：记录酒店各个和活动有关的地点的可用资源和必需物品的协调，防止疏漏，防止和酒店之间无效的沟通。7场地布置图：施工图、效果图，都将是将场地布置实现的准确依据，注意施工图的可操作性和安全第一的原则，
31、效果图切实可行。8.设计清单：列出所有需要设计的项目，按照规格和客户的设计要求跟进进度，保障制作工期。设计清单活动名称：日 期：地 点：项目名称尺寸材质规格客户确认备注Wiswing部分主会场背景板17.08m*4.5mh 写真不低于80分辨率修改待确认Deadline：活动前5天9.摄影摄像备忘录：非常重要，照片和影像资料是活动后客户最关注的，好的摄影摄像可以为一场好的活动大大加分，这需要活动前以及彩排时和摄影摄像师充分沟通流程，活动现场要有专人盯拍，防止精彩瞬间流逝或者漏拍VIP而造成不完美的遗憾。10.工作进度安排：掌握工作进度和节奏。工作进度安排活动名称：日 期：地 点：A.物料设计设
32、计XX-6-25所有平面设计转交飞扬博远刻成光盘B.方案执行方案XX-6-30活动流程确定XX-6-30现场执行方案XX-6-24酒店落实清单发送酒店C、搭建制作搭建制作XX-6-29再次敲定搭建，AV，视频及同传设备清单XX-6-27喷绘小样确认，随后制作最终下单时间XX-6-26确定运输车辆XX-7-2运输物料到现场XX-7-2设备到位XX-7-2舞台搭建, 场地布置 D、资料资料人员XX-6-26VIP名单到位用于制作VIP桌卡XX-7-1所有PPT到位（含串场）XX-7-2各方资料送抵酒店XX-7-2普通音乐光盘彩排XX-7-2第一次彩排XX-7-2彩排，全体工作人员会议11.物料运输
33、清单：便于追踪物料运输情况，保障物料运输及时、安全。物料运输清单活 动：活动日期：地 址：发件单位发件人电话运输物品数量发送日期运单号收件记录 风险管理 案例：高尔夫球赛高尔夫球赛方案 赛事概况 赛事执行 (一)、赛事概况1、 背景简述主办单位： 承办机构：飞扬博远公关比赛时间：XX年XX月 参赛选手：参加大会嘉宾参赛人数：50-80人（按70人与球场预定，超过部分与球场协商另行结算）比赛规则：中高协高尔夫规则记分规则：新新贝利亚比赛场地：球场待定2、 奖项奖品总杆冠军、亚军、季军获奖：净杆冠军、亚军、季军获奖：最远距奖最近洞奖精确奖游泳奖最佳绅士奖最佳淑女奖参与（没有得到任何奖项的纪念奖）3
34、、高尔夫专业模特现场互动为提升本次赛事活动的新异与现场的活跃性，我们将安排56名高尔夫行业内，专业的模特现场与选手互动，模特现场互动内容如下：a：开球仪式（如需可请高尔夫模特参加比赛，增加现场气氛，可打配对赛）首先领导致词 后由我们的嘉宾分别开彩球b：午宴礼仪c: 颁奖仪式：领导致词；颁奖时当发到得奖嘉宾时，背板同行出现得奖者的照片等亮点4、午宴 在午宴上将展示我们主办方和赞助方公司内容，以及高尔夫相关知识和发展历史 A：高尔夫发展历史，根据个人的打球特点如何选择应用最适合自身的球具 B：播放我们活动的照片及内容片断 C：领导讲话 D：用餐及颁发奖品5、比赛当天流程表时间项目6：30开始布置签
35、到台7：10前准备好礼品、球会消费本、更衣柜钥匙、比赛规则、比赛分组表、比赛接待台7：208：00球员签到、领取礼品、更衣及用餐8：108：201号发球台，领导发言，发球仪式8：208：25选手集体合影留念8：3018洞同时开球10：00前布置颁奖宴会现场12：30-13：00记分卡收集，记分，排名13：0013：20所有活动结束，参赛人员回场更衣13：2014：20晚宴、颁奖仪式14：40活动结束，回到酒店(二)、赛事执行负责机构执行内容具体工作提供广告图文内容提供比赛期间的广告内容，修改及最终审核；飞扬博远招募、确认分组、新闻发布、奖品、礼品、宣传物料设计制作、现场拍摄、提供招募选手标准、协助招募、奖品和礼品复核、宣传物料制作内容数量提供、协调球会、现场组织接待、颁奖晚宴协调和执行、配合媒体发布1、发布招募信息，开始按要求招募参赛选手；2、确认分组标准及安排分组；3、开球仪式领导邀请，发言稿撰写；4、配合接待；5、颁奖嘉宾确认；6、制定比赛规则和赛事手册；7、与球场确认比赛时间和开球时段，及几洞开球；8、与球场协调现场可拜访宣传物料的内容和数量，并协
