(汽车行业)泉州汽车制造公司行政办公制度及工作流程.doc

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1、（汽车行业）泉州汽车制造公司行政办公制度及工作流程文件名称泉州汽车制造有限公司行政制度及流程文件编号QZ行政01页数共页版本第一版生效日期2009年3月1日适用范围泉州汽车制造有限公司批准审核制定行政部目录制度汇编目录1公司会议管理规定QZ-行政-101A2办公用品管理规定QZ-行政-102A4印章管理制度QZ-行政-103A10档案管理制度QZ-行政-104A11档案管理实施办法QZ-行政-105A13声像档案管理规定QZ-行政-106A16文书管理制度QZ-行政-107A19公司图书管理规定QZ-行政-108A21计算机网络及信息管理守则QZ-行政-109A24出入厂管理制度QZ-行政-2

2、01A25车辆管理制度QZ-行政-202A28员工住宿管理规定QZ-行政-203A32食堂餐饮管理制度QZ-行政-204A34卫生管理制度QZ-行政-205A36安全管理制度QZ-行政-206A37突发事件管理制度QZ-行政-207A45出差管理规定QZ-行政-301A46接待管理制度QZ-行政-302A49组织管理制度QZ-行政-303A50损坏公司财物的管理规定QZ-行政-304A52经济处罚制度QZ-行政-305A53会议管理制度QZ-行政-101A第一条为方便公司的会议管理和会议场地合理使用，特制定本制度。第二条 公司提倡有实效的会议，会议应以简明、清晰、准备充分、节约时间为原则。第三

3、条 会议分类：1. 公司级会议：公司员工大会、公司各种专项会议。应报总经理批准后由对口部门负责组织召开。2. 业务会议：即全公司性的技术、业务综合会（如销售经营会、质量分析会、生产调度会、技术评审会等），由对口业务部门负责组织。3. 部门会议：各部门召开的会议由各部门主管决定召开并负责组织。4. 班组会议：由各班组决定并主持召开。5. 上级部门或外单位在我公司召开的会议（如现场会、洽谈会、业务会等）。由业务对口部门负责组织，行政人事部协作做好会务工作。第四条 会议的管理：1. 为避免会议过多或重复，公司经常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容组织召开。例行会议安排如下：

4、1）公司员工大会一般一年一次，年初举行。对公司上一年度的工作进行总结表彰，并传达公司本年度的经营目标。2）销售年会每年二次。每个经营年度年初下达销售计划，年末对销售情况进行分析总结。3）销售机构经营例会每季末。公司各销售机构对每季的销售计划执行情况进行总结分析，评价各方面的工作情况，指出不足，提出改进措施，不断提高公司经济效益。4）中高层管理人员述职会每年末。汇报总结上一年度的工作情况及下一年度的工作安排。5）质量分析会每月初。汇报、总结上月售后反馈的质量问题，讨论分析质量问题，进行责任分解，研究决定质量改进措施。6）生产销售调度会每月初。根据销售情况，调度、平衡生产进度。7）部长例会每周。汇

5、报上周工作情况，提交各部门不能自行解决的问题，形成急待解决的问题和执行追踪表。每月第一周五大班组组长及保安队长需参加。总经理对各的工作进行讲评，提出下周工作要点，进行布置和安排。8）部门事务会。每周。检查、总结、布置工作。9）班组会检查、总结、布置工作，传达公司指示。2. 各部门会期必须服从公司统一安排，各部门小会不应安排在公司例会同期召开，（与会人员不发生时间上的冲突除外）应坚持服从大会，局部服从整体的原则。3. 凡涉及多个部门主管参加的会议，均应于会议召开前一天通知与会人。第五条 会议纪录、决议及纪要的形成的发布：1. 原则上，班组级以上会议都需有会议纪录。会议纪录人由会议主持人指定。会议

6、纪录应存档保管。2. 当涉及需表决的项目时，超过半数与会者同意即为通过。无论参加会议与否，对决议的执行参照制度导入、执行及反馈规范。对决议执行情况的跟踪考核由决议对口部门负责。公司级的决议，由总经理助理跟踪考核。3. 凡公司级别的会议原则上都要形成会议纪要。形成的会议纪要由对口部门在限定时间内完成会议纪要和决议的整理工作。会议纪要和决议形成后，参会的公司领导班子成员签字确认。会议纪要发放前应由对口部门负责人审核，发放时应填写文件签收记录表，并由接收人签收。4. 会议纪要需根据内容区分秘级程度。保密级及以上的只能在规定范围内发放。如发现有外泄的，公司追究当事人保管不善的责任并给予适当处罚。5.

7、会议纪要由对口部门交由行政人事部档案员存档，并按重要程度确定保存期限。第六条 严守会议纪律，保守会议秘密。在会议决议未正式公布以前，不得私自泄露会议内容，影响决议实施。第七条 会议管理要点：1. 会议召集人原则上应提前一天通知与会人员，并告知会议议题、会议进行的秩序及时间分配。如需改期，或因特殊情况需安排新的会议时，应及时告知与会人。2. 严格遵守会议开始时间。各种会议期间与会人员应准时到达。如因确实有事的，应提前10分钟向相关人员请假。非正常缺席视同迟到，给当事人50元/次罚款。3. 会议开始前应确定会议持续时间。在必须延长会议时间时，应取得大家的同意，并决定延长的时间。第八条 会议室、接待

8、室使用制度：1. 会议室、接待室是公司举行会议、接待客户、培训员工的场所，公司所有员工非接待客人和参加会议，不得随意进入和占用接待室和会议室。2. 各部门如要使用会议室，需提前告知行政人事部，并在会议室使用本上签字。3. 任何员工不得拿走会议室的家具及物品。与会者要爱护会议室的设施。4. 会议结束，与会人员要复原桌椅，带走个人物品，杂物放入指定地方，保持会场清洁。5. 公司四楼会议室和酒楼会议厅由公司前台文员和酒楼前台接待人员统一管理，会议期间要求保持良好的秩序，不得做出有损于公司形象的行为。6. 如有两个或两个以上的部门同时申请使用会议室，原则上按预定时间先后会议重要程度安排，特殊情况使用部

9、门自行协商进行调整。办公物品管理规定QZ-行政-102A第一条原则为统一管理，控制用品数量及节约经费开支，所有办公用品的购买由供应部负责，行政人事部负责统计、保管及发放。第二条办公物品的分类本办法将办公用品分为文具耗材类、事务类用品两类。文具耗材类可分为以下两类：消耗品：铅笔、白板笔、刀片、胶水、卷宗、信纸、橡皮、夹子、印油、电池、图钉、大头针、曲别针、橡皮筋、口取纸、复写纸、碳粉、复印纸、传真纸、便签纸、圆珠笔、订书针、笔记本、签字笔、荧光笔、修正液、软盘、美工刀等价值较低的用品。管制品：剪刀、订书机、打孔机、起钉器、日期章、计算器、米尺、名片本、墨盒、文件夹、硒鼓等。事务类用品是指事务用家

10、俱、设备、工具等用品。分为以下两类：低值易耗品：是指使用年限在一年以下，价值在500元以下的用品。固定资产类：是指使用年限在一年以上，价值在500元以上的用品。第三条办公用品的使用程序：一、 申购部门填写采购申请单，价值100元以下，由行政人事部部长审批，价值超过100元，由行政人事部部长审核后交总经理批准。各部门应本着节约的原则进行申购，如申购的物品造成积压或导致企业经济损失，由申购部门负责赔偿。二、 供应部购买或由行政人事部在指定供应商处购买。急需先由行政人事部询价，再交降低成本小组审核后购买。三、 所订购办公用品送到后，按送货单进行验收，核对品种、规格、数量与质量，确保没有问题后，由前台

11、人员在送货单上签收。再由申购部门领用。四、 根据进、出仓单行政人事部人事专员建立办公管制品台帐，行政专员建立事务性用品台账，并按部门编号。五、 收到办公用品后，对照采购申请单、进出仓单及发票，开具汇款通知单，经主管人员签字后，作好登记，转交财务部办理支付或结算。六、 财务部根据购货发票金额登记固定资产明细账。七、 使用部门建立用品卡片。八、 行政人事部按财务部要求定期进行固定资产的清理。第四条文具用品的管理：一、消耗品依据年领用量估算设定领用限制基数，并随部门或人员工作性质的改变适时调整，每月底公布各部门人均办公用品费用报表，提示各部门办公费用管理状况。二、计算器、硒鼓、墨盒、打孔器、起钉器、

12、剪刀等管制品列入部门办公用品集体使用，由各部门文员管理登记办公用品使用情况，规定保管人和移交手续。管制品只可以旧换新，遗失则从责任人每月工资中扣除，部门没有执行登记和当月盘点的，发生的损失从部长工资中扣除。每月10日各部门文员上报计划时，将上月文具领用登记表交行政人事部人事专员审核，确认本月领用数量。三、办公文具由供应部、行政人事部公开选择供应商，原则上半年一定，办公文具每月8-10日由各部门提出文具用品申请，行政人事部部长审批后交行政专员到指定供应商采购，每月15日发放。四、办公文具入库、出库由前台负责，行政人事部行政专员负责管理和发放。行政人事部行政专员建立分部门的管制品台帐，每月核对数量

13、。五、销售分公司和办事处只能领取信纸、信封、名片、硬皮本等办公用品，其它办公用品到当地采购，费用自理。六、办公文具用品只为公务提供，严禁取回家私用，违者重罚。每月28日由前台、人事专员、行政专员清盘、核帐，编制办公费用报表。第五条事务性用品使用及管理规定一、事务性用品，包含办公桌（椅）、电脑、打印机、复印机、传真机、文件柜、电话、空调机、投影机、VCD机、电视机、功放机、割草机、高压洗车机、工具、床柜等价值100元以上的设备。二、行政人事部行政专员按部门建立事务性用品台帐，对各部门的事务性用品的购买、配置、分发领用、修缮与保管进行实物管理。台账内容包括物品编号、名称、规格、型号、购置时间、数量

14、、价值、使用及管理部门、部门负责人、目前状况、类别（是低值易耗品还是固定资产类）等内容。三、行政人事部每季度对各部门的物品及管理情况进行检查，对管理不善的部门有权提出批评、赔偿及经总经理同意后的处罚。处罚时按实际发生金额赔偿。四、各部主管对其部门所配置的事务性用品，负有使用与保管的责任，防止事务性用品的被盗、被挪用以及污染与破损。部门用品的非正常的损失首先由部门主管承担领导责任，再根据实际情况划分具体责任。部门负责人必须建立按具体使用者的事务用品卡片。事务性用品采取“谁使用谁保管”的原则，使用者具有不可推卸的保全与维护责任；使用责任者离职时，需办理交接手续。如有遗失或损毁，按情况照价或折价赔偿

15、。五、事务性用品需维修或清洗、维护的，由部门通知行政人事部安排，使用责任者及各部门不得随意处置。行政人事部经检查确认物资已经没有修理必要时，500元以下的直接报废，500元以上的向财务部申报批准后办理报废手续，并销台帐。六、部门之间互相调用事务用品的，需有书面报告，并由双方部门负责人签字。2000元以上的需由总经理审批。所有记录需交行政人事部存档。七、部门负责人工作变动时，需办理本部门的事务性用品的移交，同时报行政人事部备案。八、事务用品的报废与遗失：由部门负责人填写事务用品异动单，标明情况及原因，由部门负责人签字后交行政人事部。行政人事部根据公司规定拿出具体处理意见，交总经理审批。行政人事部

16、和财务部根据总经理审批意见办理具体手续。九、编号规则：1.主体代码说明(以部门汉语拼音字母为代码)：主体代码主体代码主体代码仓库CK空调部KT技术部JS公司GT财务部CW底盘部DP生产部SC供应部GY销售部XS售后服务部SH行政人事部XR品管部PG2.编号规则：编号（001-999）类别（A：价值500元；B：价值500元）部门代码：第六条印刷品的管理一、办公印刷品统一由行政人事部人事专员建帐进行管理。二、各部门提出申请时，应根据库存量及使用情况，确定印制的数量。印刷制品的形式，须由各部门以文书形式提出正式申请，写明格式、大致规格、纸张质地与数量，由部门主管签字后报行政人事部人事专员。三、需调

17、整印刷制品的格式的，同申请印制程序。如还有库存的，除特殊情况外，均需用完库存后，方予办理。四、对更改的格式，行政人事部在其职权范围内审核新格式是否合适，订购数量是否合适，以及新格式的适用性与时效性。必要时由总经理审核。五、行政人事部应本着成本最小的原则选择印刷商。询价结果同样由成本降低小组审核后方可印制。六、印刷品的管理按盘存后清单数量为准。对领用及库存的数量行政人事部人事专员应随时进行记录并进行加减，计算出余量。如果即将用完的，应及时通知相关部门办理申请手续。第七条办公设备使用规定一、公司电话、传真、复印机、打印机为公司办公必备品，公司员工不得列为私用，使用过程中要爱惜，轻拿轻放，轻开轻关。

18、二、公司电话、传真主要是作为与外界沟通、方便开展业务的配用工具，使用时应尽量内容简洁、明确，以减少占线时间。三、工作时间接听与业务无关电话或私人电话时要简短扼要，最大限度的保持电话通畅。四、接听外线电话要使用代表公司的文明用语：“您好！广通公司”“谢谢”“再见”等，接听内线电话要使用代表本部门的规范用语“您好！XX部”。接听或拨打电话时应注意语气、语态和语调，语言要亲切、简练、客气，不得有损害公司整体形象的行为。五、电话铃响要及时接听，尽量不让铃响超过三声，迟接电话要表示歉意，同事不在时主动帮同事接听电话，准确记录、及时转告电话内容。六、不允许员工在公司内拨打私人长途电话，或以公事为由拨打私人

19、长途电话，发现有上述行为的将按实际通话费用的三倍给予处罚。七、员工使用手机谈论私事，必须最大限度的控制声调，不得影响其他人员的办公。八、公司提倡节约使用打印纸、复印纸，任何员工不得拿新纸做草纸用，纸张必须双面使用后才可弃掉。九、复印机、打印机归属人员要做到机器的定期保养，出现问题及时查修解决。十、涉及公司商业信息的文件、材料、制度等不得随意打印、复印和带出公司。附：事务用品异动单事务用品异动单所属部门保管人日期名称规格型号数量原价值购置时间异动种类报废调用遗失其他异动原因:部门主管：行政人事部意见:部门主管：总经理审批：总经理：财务部意见：部门主管;印章管理制度QZ-行政-103A第一条 为加

20、强对公司印章的制发、改正与废止、使用及管理，防止因滥用印章给公司造成不必要的损失，特制定本制度。第二条 公司印章是指在公司发行或管理的文件、凭证文书等与公司权利义务有关的文件等上，需以公司名称有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。第三条 各部门如因工作需要或业务往来需要刻制印章的，需请示总经理，经总经理同意后开具公司证明，方可刻制印章，刻制印章由行政人事部统一办理。旧印章交行政人事部档案管理员保管。除特别需要，将废止印章保存三年，经总经理同意后处理。第四条 公司印章在遇到散失、损毁、被盗的情况时，各管理人应迅速向行政人事部递交说明书，行政人事部根据公司规定进行处理。第五条 公司印章由总经理秘

21、书负责保管，财务部印章由财务部部长负责保管，其他部门印章由各部门指定专人保管，未经批准不得任意委托他人代行职权。第六条 公司各种印章的使用必须履行登记手续。第七条 不涉及公司经济、民事、法律责任的一般性文书需要使用印章的，各部门必须填写用印申请单，经部长批准后方可使用。第八条 涉及到公司经济、民事、法律责任的重要性公文和合同性严肃公文需要使用印章的，填写用印申请单后经得总经理同意方可加盖印章，并将文书复印件交印章管理人存档。第九条 严禁在空白纸张、票据、介绍信等地方用印，如确有工作需要，须经总经理批准。第十条 任何人不得将公司印章带离公司外出办事，特殊情况必须经总经理批准。第十一条 印章的新制

22、或改制由各部门报行政人事部后，由行政人事部获总经理批准后办理。第十二条 印鉴簿的保管。公司的所有印章由行政人事部档案管理员建立印鉴簿，将印章留下印模后存档保管。并负责对印章的改制、废止等事项及时进行记录。档案管理规定QZ-行政-104A第一章总则第一条为加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制订本规定。第二条本规定所称的档案是指过去和现在公司各部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、图片、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。第三条公司及各部门、员工有保护档案的义务。第

23、四条档案工作实行统一领导，分级保管、分级查阅的原则，进行计算机数据化管理。第二章档案机构及其职责第五条公司各部门指定专人负责本部门档案管理工作（即部门文秘）。第六条档案工作的基本原则是：集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主，即公司文书档案工作由公司总经理统一领导，行政人事部集中统一管理，档案（已移交行政人事部的除外）分别由各部门管理。行政人事部负责指导和监督各部门的档案工作。第七条行政人事部应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。第三章档案的管理第八条归案归档的文书包括：1. 公司与有关单位的来往信件、各种协议书、合同等。2. 公司会议原始记录、纪

24、要和决定(包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及全公司的规章制度)。3. 公司制定的计划、统计、预决算、工作总结。4. 公司主持召开的各种专业会议形成的领导讲话、文件和会议总结纪要。5. 公司与外部机构来往文件、协议、报告和会谈纪要等文件材料。6. 公司各部门的发文。7. 其他具有保存价值的文件材料、重要的工作经验材料。8. 公司各部门的专业技术资料、重要单证、证照等。第九条归档要求1. 归档的文件材料，应按照自然形成、保持时间联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档。2. 在一个卷内要按问题或文件形成的时间，系统地排列。3. 案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定案卷的保管期限，原

25、则上分为永久、长期(五年以上)、短期(五年以下)三种。4. 按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表。5. 全部案卷组成后，要对案卷作统一排列并编写档号，然后逐卷登记，填写案卷目录。第十条过程管理：1.属于公司保管的档案：公司及各下属子公司的各部门的资料员做好平时文件的预立卷工作，并在事件结束后或在每年二月十日前将上年需归档的预立卷的文件整理成册移交行政人事部保管，任何人不得据为己有。2.属部门保管的档案：各分级保管者在每年的二月十日前将档案总目录、预立卷材料的目录交行政人事部。第十一条监督行政人事部根据各部门和各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录，进行定期或不定期的检查，来监督各部门

26、及各部门档案的管理工作。第十二条销毁须报总经理批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。第十三条公司档案的分类及编号：指定文秘经行政人事部培训后，按有关档案分类及编号要求操作。第十四条借阅：因工作需要借阅文档的，应填好档案查阅单，员工不得随意外带有关公司重要的文件材料，确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经行政人事部核准后，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。第十五条分级查阅：具体的查阅分档，公司拥有绝对的制定权。第四章档案备份制度第十六条公司所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。第十七条各部门

27、应尽量采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案，要及时备份。第十八条备份盘与源盘应分开存放，公司的备份盘应在公司外保存(即公司宾馆)。第五章处理条例第十九条有下列行为之一，据情节轻重，给予50500元扣薪处理，若构成犯罪，则依法追究刑事责任：1.毁损、丢失或擅自销毁企业档案2.擅自向外界提供、抄摘企业档案3.涂改、伪造档案4.未及时上报归档或管理不善的档案管理者5.未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（档案管理者同罚）第六章责任第二十一条本制度适用于公司各员工各部门。第二十二条本制度监督责任部门为公司行政人事部，第一责任人为各部门指定的文秘；第二责任人为资料员所

28、在部门的部门经理。档案管理实施办法QZ-行政-105A第一条管理部门1.文书结案后，原稿由各文书管理部门归档。2.各部门档案分类目录及编号原则，由公司行政人事部统一制定。第二条文件整理文件应依下列方式整理：1. 中文直写文件以右方装订为原则，中文橫写或外文文件则以左方装订为原则。2. 右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角、理齐钉牢。3. 文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。第三条文件点收文件结案移送归档时，根据如下原则点收：1. 检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归入。2. 文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办

29、部门补办。3. 与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。第四条档案分类1. 档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门区分，部门区分之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。2. 同一“小类”(或细类)的案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不够使用时，可分为两个以上的档类装订，并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号，以便查考。3. 每一档夹封面内首页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。第五条档案名称及编号1. 档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时

30、，随时增补之用。2. 档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。3. 档案编号规则：QZQ档案编号（数字）年代编号（数字）档案类型主体代码公司代码4. 主体代码说明(以部门汉语拼音字母为代码)：档案主体代码档案主体代码档案主体代码泉州代码QZQ空调部KT技术部JS公司代码QZ财务部CW底盘部DP生产部SC供应部GY销售部XS售后服务部SH行政人事部XZ品管部PG仓库CK管理者代表委员会GW5：档案类型(以类别汉语拼音字母为代码)档案类型代码档案类型代码档案类型代码制度类ZD文件类WJ合同类HT资料类ZL表单类BD

31、证照类ZZ业务类YE其他类QT图书类TS注：如有未归纳的类别，各部门可自行按汉语拼音字母编制，但需报行政人事部备案。第六条档号编定1. 新档案，应就“档案分类编号表”，查明该档案所属类别及其卷次、目次顺序，以此来编列档号。2. 档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。3. 档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档号。4. 档号应自左而右编列，右方装订的档案，应将档号填写于案件首页的左上角；左方装订者则填写于右上角。第七条档案整理1. 归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用“风出纸”注明目次号码，以便翻阅

32、。2. 档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。第八条保存期限文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：1. 永久保存：（公司章程）；（2）股东名册；（3）组织规程及办事细则；（4）董事会及股东会纪录；（5）财务报表；（6）政府机关核准文件；（7）不动产所有权及其他债权凭证；（8）工程设计图；（9）其他经核定须永久保存的文书。2. 10年保存：（1）预算、决算书类；（2）会计凭证；（3）事业计划资料；（4）合同；（5）其他经核定须保存10年的文书。3. 5年保存：（1）期满解除之合约；(2)客户资料等；（3）其他经核定保存5年的文书。4. 1年保存：

33、结案后无长期保存必要者。5. 其他资料由各部门自行保管，使用部门视其有效期间保存。第九条档卷清理1. 档案管理人员应随时擦拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年更换时，依规定清理一次，己到保存期限者，给予销毁，销毁前应造册呈总经理核准，并于目录表附注栏内注明销毁日期。2. 保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将在其上注明延长保管的期限。第十条调卷程序1. 各部门经办人员因业务需要调阅档案时，应填写“档案调阅单”，经其部门主管核准后向档案员调阅。2. 档案员接到“调卷单”，经核查后，取出该项档案，并于“档案调阅单”上填注借出日期后，将档案交与调卷人员。“档案调阅单”

34、则按归还日期先后整理，以备催还。3. 在档案室当场借阅者，免填“档案调阅单”。4. 档案归还时，经档案管理人员核查无误后，档案即归入档夹。第十一条调卷管理1.“档案调阅单”以一单一案为原则，借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形应延长调阅期限时，应按调阅程序重新办理。2.调卷人员对于所调档案，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明原因，请管档人员负责处理。3. 调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应变更调卷登记，不得私自授受。4. 调卷档案限与经办业务有关，如调阅与经办业务无关之案件，应经行政人事部主管同意。声像档案管理规定QZ-行政-106A第一章总则第一条 为加

35、强本公司声像档案管理，特制定本规定。第二条 本公司的声像档案是指本公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。声像档案一般由录音带、录像带、摄像带、照片(含底片)及文字说明等组成。第三条声像档案是本公司卷宗的组成部分，必须由行政人事部档案员实行集中统一管理。第二章声像档案资料的收集第四条收集范围1.反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料；2.各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料；3.本公司有关人员组织或参加的重要会议的声像资料；4.涉及本公司权益的声像资料；5.其它具有保存价值的声像资

36、料。第五条收集要求1.录音带、录像带、摄像带、照片(含底片)和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失；2.声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。第六条声像档案资料的征集各部门有责任随时上交重要声像资料。第三章声像档案的整理第七条声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用。第八条声像档案的整理由摄录人员负责，档案员协助。第九条分类、编号1.照片档案按年代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号；2.录音带、录像带、摄像带按年代-问题分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个

37、案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号；3.编注与其他载体档案相联系的参照号。格式为(档案形态)档号/(档案形态)档号。第十条保管期限：应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。第十一条文字说明的编写1.文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等；2.编写文字说明的要求：(1)准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全；(2)照片的自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。录音带、录像带、摄像带按案卷编写文字说明。一组声像资料联系密切的应加文字说明；(3)文字简洁、语言通顺；(4)时间用阿拉伯数字表示。第十二条编

38、制格式1. 照片编制采用横写格式。其格式为照片/底片号-文字说明-参见号-摄制时间-摄制者；2.录音带、录像带、摄像带的编制格式：在盒套上置标注页。按要求逐项填写。第十三条案卷要求1.将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放；2.卷内目录：照片、底片以自然张为单元填写卷内目录；录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。3.卷内备考表，用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。第四章声像档案的保管第十四条对库存的照片档案，要一年检查一次。第十五条归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改；销毁声像档案必须经过鉴定，报经主管审批，登记造册。第十六条建立健全声像档案统计

39、制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。第五章声像档案的开发利用第十七条编制声像档案目录、卡片等检索工具，为利用提供方便条件。第十八条建立声像档案借阅制度，严格审批手续，根据声像档案的机密程度，确定利用范围。第十九条在不影响保密的前提下，各部门可利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用现在的声像档案。第六章附则第二十条本规定由行政人事部制订经呈总经理核准后公布实施，修改亦同。第二十一条本规定自自颁布之日起实行。文书管理制度QZ-行政-107A一、本制度的目的，在于确保公司文书事务正确且顺利的进行，促进与提高公司各部门组

40、织管理工作的效率。二、所谓文书是指业务工作往来公文、报告、会议决议、规定、合同、各种许可证、各种帐簿等一切业务用书类与公文。三、全部文书归公司所有并收藏，任何个人不得私自占有，公司严格贯彻文书保密机制。四、凡公司重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达、答复等一律以文书形式进行，所有文书的处理都必须以“准确”与“迅速”为原则，紧急情况下，可以先行以口头或电话形式处理，事后以文书形式作以记录。五、外来文书由当班保安负责签收并转发收件人，内部文书的收发由文书收发对应部门自行办理。六、公司文书的处理原则是部长负责制，各部部长对发送至本部门的文书负首要安排、指导的责任，对于不用涉及部门的文书，可由文书发

41、送和收取双方直接人处理。七、如果与各部门有关联的事项或者涉及公司改革的制度性文书，要经过相关部门部长级会议或全公司部长级会议商讨方可予以处理。八、涉及公司或部门商业信息的机密性文件，不得中途他人转送，任何文书公司均提倡阅览后签字确认制度。九、与各部门有关的文书，在处理意见上如果存在分歧，则由文书的主管部门出面进行组织协商，如果不能协商一致，上报或请示高一级领导，由上级裁决。十、请示和审批是公司经营中的一项重要程序，凡涉及公司经营的重要事项都必须经过请示，获得各部门直属领导和公司高层领导审查、裁决和批复后，方能实行或行事。十一、须请示审批的事项如下：1、重要人事的安排、变动2、各种制度性规定的定

42、制和变更3、重要契约的缔结、解除与变更4、与官方机构有关的、各种重要的请求、回执、申请等5、馈赠、谢礼以及宣传广告费用的支出6、财务预算和决算事宜7、须请示审批的重要或高额物品的采购8、有关公司经营的重要计划与企划9、其他上述未涉及的重要事项十二、提请请示的文书提案必须进行认真斟酌，以便能节省审批时间和顺利的予以实施。十三、任何文书的起草都必须征得所在部门部长的同意，并且在部长有了明确的决定之后进行。十四、须请示的文书必须简明扼要，一事一议，必要情况下要附上有关资料和文件。十五、文书如果需要加盖公章时，按印章管理规定办理。十六、对于一些需要邮寄或专人递交的文书，文书封面要明确发送或接收单位与地

43、址、收件人姓名，并且注明“邮寄”“面呈”或“转交”字样。十七、公司各种文书要按照公司保存年限的规定进行分类、编号整理保存，重要文件要标注“重要”字样，机密文件要标注“机密”字样。十八、各部门的文书分两类进行保存：一类是特别重要的文书，直接由各部部长保存，另一类是一般性文书，可由部门内部直属人员进行保存。十九、保存期届满的文书，以及每必要继续保存的文书，经主管领导决定，填写登记废除的理由和日期之后，可以予以销毁。二十、如果职务或部门职责划分发生变更，文书存档归并作出调整，则必须在有关登记簿上做好变更与调整的理由，以及变更与调整后的结果。二十一、本公司所有员工处理文书均按此制度执行。公司图书管理规

44、定QZ-行政-108A第一章总则第一条 为规范公司图书管理工作，特制订本规定。第二条 本规定所称图书是指公司为满足各部门生产工作需要而购置的图书资料，包括各类工具书、期刊、杂志及相关学术著作等。第三条 本公司图书的管理，除另有规定外，均依本规定办理。第四条 本公司图书由行政人事部档案员负责管理，并于每年6月、12月下旬各清点一次。第二章图书购置第五条 需购置图书（杂志）的品种和数量，应广泛征求有关部门的意见，由行政人事部档案员汇总，报总经理审批。第六条 凡个人提出购买图书资料的应先征得本部门主管同意，并报总经理审批后方可办理。第七条 有关人员在购回图书后，应及时送至档案室验收归档，并由档案员在单据上签字后，方可按正常审批程序到财务部报销。第三章图书保管第八条 新购图书应按顺序编号，将书名、出版社名称、著作者、册数、出版日期、购买日期、金额及其他有关资料详细登记于“本公司图书登记总簿”并填制图书卡插放于图书之末页。第九条 本公司图书由行政人事部档案员编制目录卡供员工查阅。第十条 档案员对所保管的图书资料，应做到防潮、防霉、防蛀；对损坏的图书资料应及时修补、保证其完整性；对各类期刊要按年度装订成册。第四章图书借阅第十一条 员工借书分为个人借书与部门借书两种，部门借书系指属部门专用图书，由部门主管签名借用。第十二条 公司员工因工作