Excel史上最简洁有用入门教程.doc

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1、Excel史上最简洁有用入门教程中文Office 2000软件包中提供了一个名为中文Excel 2000软件，这是一个用于建立与使 用电子报表的有用程序，也是一种数据库软件，用于按表格的形式来应用数据记录。专业数据库治理系统软件 Visual FoxPro也能建立电子报表，但中文Excel 2000却是一个电子报表的专业软件，也常用于处理大量的数 据信息，专门适用于数字统计，而且能快速制定好表格。 开始语：中文Excel 2000是Microsoft Office 2000软件包中文版的组成部分。按 启动Windows应用的方法运行它后，屏幕上就会显示其操作窗口，同时打开一张名为Book1(工

2、作薄1)的电子报表 ，但没有任何内容，而是等待着您来建立它，本教程将从此开始讲述。图 1进入中文Excel 2000的操作窗口注：“工作簿”在 Microsoft Excel 中是处理和储备数据的文件，每一个工作簿都 能够包含多张工作表，因此可在一份文件中治理多种类型的相关信息；“工作表”确实是显示在屏幕上的，由表 格组成的一个区域，参见图 1。此区域称为“工作表区”各种数据将通过它来输入显示。中文Excel 2000也使用“字段”、“记录”等Visual FoxPro中的对象，但应用方 法却大不一样，下面将以建立一张职职员资表的操作来讲明这一点。 步骤一、参见图 2，单击A1单元格。 图 2

3、 单击A1单元格 注意：“工作表区”由工作表，及其单元格、网格线、行号列标、滚动条和工作表 标签构成。“列标”确实是各列上方的灰色字母，“行号”确实是位于各行左侧的灰色编号区。图 3在那个地点输入“姓名” 步骤二、输入“姓名”，参见图 3。 在电子表格中，“列” 与数据库中的“字段”相当，“行”与“记录”相当，那个地点输入的“姓名”就将成为一个新的字段。图 4 使用键盘上的左、右、上、下方向键能够将光标移至各单元格上，这就选定了当前 单元格，从而让您在各单元格中输入文字信息。步骤四、参见图 5，移动鼠标单击A2单元格，然后参照上面的内容，输入其它单元 格中的内容，结果参见图 6。图 5 单击A

4、2单元格 图 6编制也这份“职职员资表”完成上述操作后，“职职员资表”就编制好了，如图 6所示。在这一份电子表格中 ，所包含的职员数目有限，但讲明了差不多的操作方法。假如您是一位公司老总，现在就能如此制定好“职职员 资表”，但这还不够，您也能得到更多，如统计物资出入量、库存量、每日收益，等等。顺便讲一句，若要将 此软件用于财务工作，也可不能有任何咨询题。注意：中文Excel 2000与中文Visual FoxPro 6不同，关闭当前操作窗口时可不能自 动储存操作结果，因此必须先执行“文件”下拉菜单中的“储存”命令后，才能够关闭。 Excel2000速成教程：第三部分(二)第二讲 编辑与查询数据

5、记录关于数据清单中的数据记录，中文Excel 2000承诺您做与Visual FoxPro 6中相同 的编辑操作，即可新建、删除数据记录、按某些条件查询数据记录，而且操作更加简单，只需要从“数据”下 拉菜单中选择“记录单”命令，进入图6所示的数据记录单对话框就能完成这些操作。 注意：图6所示的数据记录单对话框中，“新建”按 钮的上方显示的是“当前记录号/总记录数”。 在数据记录单中，查阅数据记录与Visual FoxPro 6中建立表单的操作相类似，那个地点 就不多讲了。若要制定一个查询条件，只需单击“条件”按钮，进入图7所示的数据记录单对话框，然后在各字 段框中输入查询内容即可。 图7 现在

6、可输入查询条件 注意：在图7所示的数据记录清单对话框中，“新建 ”按钮的上方显示的内容是Criteria(判据)。现在，“条件”按钮将变成“记录单”按钮，单击它能够返回图6所示的对话框。 随便讲一下，数据记录单是一种对话框，利用它能够专门方便地在数据清单中输入或 显示一行完整的信息或记录。因此了，它突出的用途依旧查找和删除记录。当使用数据记录单向新的数据清单 中添加记录时，数据清单每一列的顶部必须具有列标。中文Excel 2000也将使用这些列标创建记录单上的字段。 注意：在数据记录单中一次最多只能显示32个字段 。 第三讲 排序数据记录 在中文Excel 2000中也能够依照现有的数据资料对

7、数据值进行排序。按递增方式排序的数据类型及其数据的顺序为： 1.数字，顺序是从小数到大数，从负数到正数。 2.文字和包含数字的文字，其顺序是0 1 2 3 4 5 6 7 8 9（空格）！”# $ % & ( ) * + , - . / : ; ? _ | A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z。 3.逻辑值，False在True之前。 4.错误值，所有的错误值差不多上相等的。 5.空白（不是空格）单元格总是排在最后。 递减排序的顺序与递增顺序恰好相反，但空白单元格将排在最后。 日期、时刻和汉字也当文字处理，是依照它们内部表示的基

8、础值排序。 图8 单击那个按钮按升序方式排序 最简单的排序操作是使用“常用”工具栏中的按钮。在那个工具栏上有两个用于排 序的按钮，图标上有AZ与向下的箭头的哪一个按钮，用于按降序方式重排数据，参见图8。按钮上标有ZA与向下 的箭头的哪一个按钮用于递减排序，参见图9。 注意：若选定了某一列后来使用图8与图9所示的操作，排序将只发生在这一列中， 其它列的数据排列将保持不变，其结果可能会破坏原始记录结构，造成数据错误！图9单击那个按钮按降序方式排序 Excel2000速成教程：第三部分(三)图8与图9所示的操作真是太简单了！利用“数据”下拉菜单中的“排序”命令进行 操作就不一样了。此命令关于数据内容

9、较多的数据清单专门有用，若只想对某区域进行排序，也能让您专门满 意，因为通过它能够设备各种各样的排序条件，并让中文Excel 2000自动进行排序。操作时，屏幕上将显示如图10所示的“排序”对话框，能够使用的各选项功能如 下所述。 图10 进入“排序”对话框 1.要紧关键字 通过一份下拉菜单选择排序字段，打开位于右旁的单选按钮，可操纵按递增或递减 的方式进行排序。 2.次要关键字通过一份下拉菜单选择排序字段，打开位于右旁的单选按钮，可操纵按递增或递减 的方式进行排序。假如前面设置的“要紧关键字”列中显现了重复项，就将按次要关键字来排序重复的部分。 3.第三关键字 通过一份下拉菜单选择排序字段，

10、打开位于右旁的单选按钮，可操纵按递增或递减 的方式进行排序。假如前面设置的“要紧关键字”与“次要关键字”列中都显现了重复项，就将按第三关键字 来排序重复的部分。 4.有标题行 5.无标题行 在使用“排序”命令时，若要排序的只是某一个区域，那么招待此命令时屏幕上会 显示“排序报警”对话框，如图11所示。 图11 屏幕上将显示此对话框 在那个对话框中，若选择打开“当前选定区域排序”单选按钮，则在单击“排序” 按钮后将排序邻近的相关字段。若打开“以当前选定区域排序”则仅排序选定的区域。 注意：假如排序结果与所预期的不同，讲明排序数据的类型有出入。若想得到最好 的结果，就要确保列中所有单元格属于同一数

11、据类型。为了排序，输入的数据能够是数字或文字，但应幸免在 连续的单元格中交替输入数字或文字，而确保所有数字都要以数字或文字方式输入是排序是否成功的关键所在 。若要将数字以文字方式输入，如邮政编码或产品编号，请在数字之前加上一个省略符号()，如：610000 ，或在输入之前把该列格式化为文字，或输成中文符号，如：610000。 第五讲 自动选择数据 若要查看数据清单中符合某些条件的数据，如本月中已有哪些用户与本公司有业务 联系，就要使用选择的方法把那些数据找出来。选择数据清单能够查找和使用数据清单中的数据子集。选择后 只显示出包含某一个值或符合一组条件的行，而隐藏其它行。 中文Excel 200

12、0提供有两条用于选择的命令：“自动选择”和“高级选择”。“自动选择”命令能够满足您的大部分需要，当需要利用复杂的条件来选择数据清 单时就能够考虑使用“高级选择”命令。 为了使用“自动选择”命令，能够按下列步骤进行操作： 步骤一、参见图12，从“数据”下拉菜单中选择“选择”命令，然后从“选择”子 菜单中选择“自动选择”命令。图12 选择“自动选择”命令 注意：假如当前没有选定数据清单中的单元格，或 者没有激活任何包含数据的单元格，选择“自动选择”命令后，屏幕上会显现一条出错信息，并提示您能够做 的操作。类似的操作还会在其它地点显现。 通过图13所示的列标下拉列表，就能够专门容易的选定和查看数据记

13、录。例如，这一步操作用于指查看工资额为800元的职员，操作终止后，它就会显示在屏 幕上，如图15所示，这确实是自动选择的结果。 图14 选择工资额为800元的数据记录 图15 查看工资额为800元的职员 注意：若要在数据清单中复原选择前的显示状态， 只需要进入“数据”下拉菜单后从“选择”子菜单中选择“全面显示”命令即可。 述操作可用于设置了电子报表中各列标题文字属性，下面的操作将设置货币符号： 步骤一、单击D列号，选定此列中的所有内容，参见 图 17，接着右击鼠标右键，然后从快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令。进入“单元格格式”对话框后选 择“数字”选项卡，参见图618。 图 19 在“分类

14、”列表窗中选择“货币”项 步骤二、在“分类”列表窗中选择“货币”项，参 见图 19。 图 20设置好“小数位数”与“人民币符号” 步骤三、参见图 20，设置好“小数位数”与“货币 符号”，然后单击“确定”按钮。 图 21 在工资数额前加上一个人民币符号 上述操作选择的是一个人民币符号，此后工作表中的“工资额”数据前就会加上这 个符号，如图 21所示。这几步操作讲明了选定某一行，或者某一列来设置格式的方法。假如需要，还能够 选择几行或者几列，甚至于选定工作表中的一部份，或者全部行与列来进行设置。选定部分或者全部行与列， 都能够使用拖动的方法进行操作；若要选定排列不连续多行，或者多列，可参照下面建立图表的方法进行操作 。 图 22 选择“打印预览”命令。