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1、采购结算与挂账、付款环节的内部控制为规范采购结算、应付结算款项的及时准确挂账、应付账款的复核、资金申请、付款确认，往来帐核对等控制环节予以说明：关键控制点：采购结算、挂账、付款、台帐的核对)。一 采购结算 关键控制点及应对措施：采购发生的客观性、结算价格、结算数量。1、结算人员必须认真核对入库单报账联原件的入库数量、型号与发票数量、型号是否一致，存在以复印件替代入库单报账联原件的结算现象必须按照具有结算审批权的审批程序（在其他联次的复印件在签字说明，不能只有说明没有复印件），结算人员还必须查询暂估台帐保证是未结算采购。（原则是每笔采购都应该核对暂估，因为挂账和结算同在一个部门，时间差极小，统一
2、在挂账环节登记暂估台帐，如有问题，可以直接返回结算人员，重新通知采购部门解释、处理）入库单的单位名称是否与结算单位名称一致，也可以发现采购的真实性。2、结算价格原则上必须严格执行合同或者是协议、配送通知单、签字盖章的送货单等的约定，但是在、合法、公平的基础上保证公司利益至上。二、挂账关键控制点及应对措施：客户的准确性、金额的准确性、暂估应付款台帐登记的完整性。1、客户的准确性不言而喻，会计处理必须核对结算单客户与发票客户、付款客户是否一致，不一致时检查是代付还是申请当错误，及时发现并处理。如果为代付，请检查委托付款依据是否充分，委托书必须是原件，且在有效期内。2、金额的准确性。结算金额必须与挂
3、账金额一致，注意有质保金的，单独反应。同时注意税金、税率的准确反应。3、暂估台帐的处理。会计处理人员必须做帐的同时必须根据入库单号码登记暂估台帐，金额以暂估入库金额为准，但是必须保证每张入库单都在暂估表中（当月入库除外）。目的是保证所有办理结算的入库单据均已经记录，避免重复结算的可能性。月末处理结算的会计必须用暂估台帐与账面数据进行核对，不一致查找原因，并作出处理意见，目标为一致，不一致的在凭证后附说明，说明必须能保证暂估的完整性和结算的未重复性。三 采购结算凭证的复核1、月末材料暂估入库的复核。材料会计必须核对当月办理入库的单据是否连号（保证材料采购入库的存在发生及完整性），对不连号的单据分
4、析原因，对合理原因（如作废）在电子台帐中标明，对不合理原因要合理判断是库管操作失误还是存在作假的可能，及时采取补救措施（漏传单据，遗失单据等，必须保证风险在会计岗位能承受的范围内，对不能接受的风险要求库管或分管库管的部门做出必要保证）2、采购材料挂账凭证的复核。复核会计逐次对挂账客户、挂账金额、暂估金额进行核对。挂账客户必须与发票客户一致；挂账金额必须与结算金额一致；暂估金额核对：必须对结算附件中的入库单报账联的入库金额进行核对，正常情况下是一致的，不一致分析原因：1）账务处理错误，直接要求凭证录入会计改正；2）暂估入库金额错误，按照暂估入库金额冲销，但是必须找出错误的入库单据进行标注，对差异
5、在100元以内的建议可不做标注，超过100元的必须查明原因，并在附件第一页标明原因所在单据情况（可在登暂估环节完成，后环节只是复核）。同时对加总的入库单金额*(1+税率)验证结算金额是否正确，结算金额只能小于等于计算金额，否则要求结算人员做出合理解释。复核会计必须对登记暂估的笔数与入库单张数进行核对，保所有的已经结算的单据都登记并冲销了暂估，防止会计与结算部门的舞弊和会计的漏登。 3、挂账部门的核对，供应部采购挂煤焦事业部物资供应部，各原料部和煤矿自购挂各原料部机电运输部。四 签资金申请的复核采购部门根据结算凭据采购单位联到会计部申请资金（现在公司未附此联，暂时不作要求），往来会计应做好资金台
6、帐登记，此台帐建议要与资金部同步。会计查询应付账款余我应检查会计账的余额-台帐（除此次申请金额）才为实际应付账款余额，会计签字应标注会计账余额和台帐余额，此处要分客户部门账查询，台帐也应该增加部门。同时要复核收款单位和应付账款挂账单位是否一致。不一致的情况要分别分析原因和应对措施。原因可能为委托收款等，类似情况必须检查委托书印章是否清晰，单位名称是否是相关双方，有效期等，应对委托书相关要件一一核实，建议必须使用公司统一的委托书格式。对于与其他公司合付汇票情况，即一张汇票付给一家供应商，但是此供应商的应收账款不足，其他供应商委托此供应商收款，此方式违反了增值税发票抵扣的相关规定，不建议使用，如遇
7、到此情况必须反应给部门领导，在没有部门领导的同意情况下原则上不签。五 付款凭证的录入会计根据银行回单和资金申请单完成付款凭证的录入。录入时应关注收款单位和付款金额。一般情况都会是完全一直，但是有时金额会有出入，原因可能有：1）汇票付款，汇票金额一般比应付金额大，此情况收款单位会退回一笔现金或转存一笔银行存款，会计应确认是否收到汇票与应付账款金额之间的差异，即使因为凭证传递时间的差异，也必须记录好，在银行付款时间一周内完成查询工作，若有异常应及时和资金部联系，得到合理可信赖的理由，否则应上报部门领导。2）与其他公司合付,查看委托书是否合规完整。3）一部分汇票加一部分现金。付汇票：背书汇票一般金额
8、不等于应付账款金额，此情况公司付一笔现金或银行存款。此时会计直接根据已付金额完成账务处理，对有差异的金额及时核对，时间不超过1周。六 付款凭证的复核。复核会计应关注收款单位与应付账款单位是否一致，一字也不能有差异，有差异的必须找出差异原因并进行处理。对付款金额大于或者小于申请金额的汇款，会计应合并应付或应收现金、银行金额与资金申请单核对，不一只的必须及时报告处理。还要对付款的部门进行核对，原则为第三条 采购结算凭证的复核的规定。七 签字会计的审核1）月末材料入库的复核：如何单金额与账的一致性；票据的连号性。2）挂账环节的复核：结算客户与挂账客户的核对；对材料成本差异超过200元的凭证暂估进行核
9、对；对发票客户（含购销双方）与挂账客户的核对；金额的核对，挂账部门的核对。3）银行付款的核对：客户的核对，金额的核对。八 质保金的退返控制签字会计必须查实会计账上有质保金余额，同时核对资金申请台帐。签字附件要素齐全，附件格式可参照供应部表格格式。签字必须完整，必须有质保期已到的客观证据，使用单位的签字质量说明，结算部门的部门负责人的签字。九、台帐核对1）材料会计的当月暂估入库应与供应部材料会计的暂估台帐一致。2）材料会计的收发存台帐余额应与会计账一致，含各明细材料。3）资金申请台帐中未支付部分与资金部未付单据核对。4）采购客户往来台帐与采购部门核对。5）供应部材料会计的暂估台帐与会计账台帐的核对。十 责任划分提供基础资料和凭证复核的各承担其工作的真实性准确性，不应复核人员未能复核出经办人的错误而降低其责任。具体责任划分为第二阶段工作。
