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1、内蒙电力备品备件管理操作手册浙大快威科技集团有限责任公司2007年10月30日Version 1 概述内蒙电力备品备件管理流程操作手册旨在介绍和描述备品备件管理流程，并将作为内蒙电力日常维护所涉及的备品备件管理流程的操作参考。本文介绍了备品备件的采购、出入库管理，并定义备品备件领用人员和管理员的职责。为了确保流程的有效运作，各级领导和所有信通中心的员工都应当遵循该流程。1.1 角色描述1.1.1 标准管理员标准管理员主要负责对备品备件基础数据的配置功能；包括主库存项目、位置、仓库等，这些基础数据由信通中心统一维护。1.1.2 备品备件领用人r 概述：备品备件领用人主要负责对从仓库或是指定位置领
2、用备品备件，涉及填写出库申请，报备品备件管理员审批。通过领用申请、审批和领用，对备品备件进行有效的管理。r 主要功能：u 出库申请1.1.3 备品备件管理员r 概述对备品备件领用人提出的出库申请进行审批，确认从入库到出库，最后备品备件的具体去向的整个生命过程的管理。r 主要功能：u 信通采购单u 采购收货u 审批出库单u 出库和转移u 备品备件查看1.2 备品备件管理流程描述备品备件管理流程的主要目标是避免任何人对备品备件信息的修改及出入库操作，只有备品备件管理员采能对备品备件进行操作。 首先由备品备件管理员，建立信通采购单，修改采购单状态为已审批或进行中，根据已经审批过的采购单进行采购收货；
3、收货过程存在部分收货、完全收货，以及对已收货的退货过程（注意：对于周转件的收货，必须选择操作-接收周转库存项目，把周转件接收到仓库位置，同时周转件也是具体的资产，相应的记录会在资产中登记，由管理员完善相应的一些基础信息）；收货完成，在备品备件中可以查看相应的库存信息。备品备件的出库管理，由备品备件领用人填写出库申请单（工单，工单类别为：出库），审批工单，关闭流程；备品备件管理员根据出库工单的具体要求进行备品备件的出库操作。备品备件的转移，是涉及备品备件不同仓库位置的移动，具体操作由备品备件管理员操作，不需要出库申请。1.2.1 流程图1.2.2 主库存项目定义备品备件的主库存项目，库存项目记录
4、定义存放在具体地点仓库中的库存项目或物料；在主库存项目定义时，注意周转件的定义，“周转资产”是资产记录的一个特殊类别，用于表示 “周转件”字段内含有一个值 的任何资产记录。周转资产由多个可互换的资产组成，每个资产都有相同的库存项 目编号 和不同的资产编号。 跟踪这些库存项目时，将按它们在“库存”模块中的库存项目编号和在“资产”模 块中的单独资产编号同时进行跟踪。当涉及库存记录和管理时，使用术语“周转库 存项目”，而当涉及资产记录和维护时，使用术语 “周转资产”；否则就是备件处理。1.2.3 位置通常定义位置记录是用来跟踪资产的，但有时当库存不在仓库中时，您可以创建 位置记录来跟踪库存。有关位置
5、和库存的详细信息。您可以使用 Maximo 创建下列类型的位置： COURIER 承运人位置。这是一个库存位置，用来表示在将库存项目从一个库存位置运输到另一个位置时，负责该库存项目的某个人。 HOLDING 保存位置。这是一个库存位置，用来保存接收到的、状态为 WINSP（等待检查）的库存项目。每个 “地点”只能创建一个保存位置。 LABOR 员工位置。这是一个库存位置，在向工人（例如，流动维修工）发放库存项目时使用。 OPERATING 操作位置。这是一个资产位置，用来表示资产所在的位置或者设备的操作位置。 REPAIR 维修位置。这是一个资产位置，用来表示资产维修或整修的位置。 SALVA
6、GE 报废位置。这是一个资产位置，用来表示对报废或停止使用的资产进行保存的位置。 VENDOR 供应商位置。这是一个库存位置，用来表示库存项目、物料和周转资产的来源，并可用来表示退还给供应商进行维修或整修的资产的位置。1.2.4 仓库“仓库”是指包含库存项目的位置。可使用“仓库”应用程序创建新的“仓库”记录，并查看在该仓库位置存放的库存项目的只读列表。注：库存可被发放到承运人或员工位置，但这些 “库存类型”位置不被视作仓库。1.2.5 信通采购创建信通采购，更有效的管理每次备品备件因什么原因进行采购，做一简单的记录。1.2.6 采购收货根据创建的采购单进行自动收货。1.2.7 出库申请备品备件
7、领用人通过创建工单走工单特殊的审批流程；提交备品备件管理员审批。1.2.8 出库审批由备品备件管理员对工单进行审批，审批完成关闭工单。1.2.9 出库和转移备品备件管理员通过出库审批工单进行出库操作；对库存转移，不需要进行审批，直接转移。1.2.10 备品备件查看备品备件管理员对备品备件进行查看，可以通过仓库位置和主库存项目进行查询2 标准管理员对于分类、位置以及计量单位信息的维护，由标准管理员操作，具体操作见系统基本操作手册.DOC。3 备品备件领用人3.1 出库申请备品备件管理员领用备品备件，首先新建工单，用户进入启动中心，可以通过快速插入的“新建工单”，也可以通过转到菜单-工单-工单，进
8、入工单应用；如下图所示：关于启动中心的使用请参考“系统基本操作手册.DOC”。进入工单新增界面，如下图： 注意：工单类别，一定要选择“出库”；对于出库在操作步骤里，选择物料，添加需要出库的备品备件，如下图：可以通过“选择资产备件”、“新增行”来添加备品备件，这里我们点击选择物料，选择1000001点击确认。得到需要出库的物料，选择出库“仓库”，填写出库数量，保存工单，点击“工作流”，发送工作流，由备品备件管理员进行审批，审批通过关闭工单；在出库的时候备品备件管理员才能选择工单对应的出库备品备件。4 备品备件管理员4.1 信通采购由备品备件管理员新建采购单，登录系统，如图选择：进入信通采购，选择
9、新增按钮“ ”，如图填写信通采购单，如下图填写采购单的标题；针对不同的供应商有不同的采购单，如上图，公司必须填写，其他的基础信息，现在可以不填写。选择“采购单行”如下图： 点击“库存项目”，弹出窗口，如下图：选择库存项目：1000001-UPS，填写采购数量，单位转换系数，最后要确认记入的仓库位置。同理：选择1000002-小型机，因为小型机是周转件，所以在当前地点一定要有一个保存位置，记入的仓库必须是选择该主库存项目已经添加到的仓库位置。录入完采购行数据，保存采购单，如下图：当前采购单的状态为“待审批”，所以必须要把采购单的状态修改为已审批或者为进行中；由于整个采购过程我们只做记录，所以状态
10、的修改由备品备件管理进行直接修改操作。点击上图红圈图标，弹出对话框，如下图：新状态必须选择，已批准或是进行中，点击“确定”，状态修改成功。并且采购单的采购行，为不可更改状态，这样采购单新建审批完成。对采购单的修改，在新建、等待审批的状态可以修改，对还没有收货的采购单可以修改。4.2 采购收货根据前面新建的已审批后的采购单，我们对此做收货操作，点击转到-采购-采购收货，进入采购收货应用，如下图：输入过滤条件，点击图标“”，查询出已经审批过的采购单进行收货操作，进入收货界面，如下图：我们可以通过选择新建、选择已订购库存项目来进行收货操作；选择要返回的库存项目，是对已经收货的库存项目进行退回操作；在
11、这里，我们通过选择已订购库存项目，弹出对话框，对话框中会列出采购单所采购的所有的行项目，如下图：选择要收货的库存项目，点击“确定”，如下图：点击保存按钮“”，保存，对一般的非周转件的收货就算完成，如上图，1000001的检验状态位“COMP”，而对于周转件1000002，检验状态为“WASSET”等待资产，所以对于周转件必须要接收周转库存项目，选择操作-接收周转库存项目，如下图：点击按钮“自动编号”，生成资产的自动编号（82522，82523），再点击确认，对于周转件的收货完成；对需要维护周转件详细信息的，需要转到资产维护周转资产的详细信息。如下图：周转件收货完成，检验状态全为“COMP”完成
12、。4.3 出库审批对于备品备件的审批，是通过工单审批流程来完成。出库工单提交备品备件管理员进行审批，审批通过，工单必须关闭，在出库的时候备品备件管理员才能选择工单对应的出库备品备件。4.4 出库和转移4.4.1 出库备品备件的出库，通过前面审批通过的出库工单，我们可以进行出库操作，由备品备件管理员登录系统，选择“转到”-“库存”-“出库和转移”，进入出库和转移应用。如下图：进入出库和转移应用，根据登录人地点的仓库位置进行出库和转移操作。在这里我们选择1227仓库位置进行出库，因为我们前面的出库申请单要出库的1000001是从1227仓库中出库的。进入具体仓库的发放要出库的备品备件，点击“选择预
13、留库存项目”，弹出根据出库工单列出来的发放备品备件以及数量，如上图，选择要发放的备品备件，点击“确定”。得到发放列表，如下图：可以根据具体情况修改出库的数量，点击保存按钮“”，如上图，整个出库操作就完成了。4.4.2 转移备品备件从同一地点的一个地方移动到另一个地方，不发生台帐的变化，就通过备品备件的转移功能来实现。首先进入出库和转移应用，和出库类似；备品备件的转移存在着移出和移入；移出：是从当前仓库位置移动到其他仓库位置；移入：是从仓库的一个货柜位置移动到当前仓库的其它货柜位置。移出，在出库和转移应用点击“移出”TAB页：如下图：进入要移出的仓库位置，点击“选择要转移的项目”得到当前仓库中的
14、库存项目，选择你要移动的库存项目点击“确定”。如下图：修改出库数量，选择目标位置，点击保存按钮。整个出库确认操作完成。移入，在出库和转移应用点击“移入”TAB页：如下图：进入移入页面，点击“选择要转移的库存项目”，弹出对话框，选择要转移的库存项目，点击“确定”，如下图：填写原货柜和目标货柜，把原货柜的库存项目的数量移动到目标货柜。点击保存，整个移入操作完成。4.5 备品备件查看备品备件的查看，系统提供多种方式的库存查看，可以通过仓库位置，查得当前仓库位置有哪些备品备件，也可以具体的备品备件查看具体的数据和位置；下面通过选择转到-库存-备品备件，进入备品备件应用查看备品备件，如下图：进入备品备件应用，选择你要查看的备品备件，如下图：进入具体的备品备件查看详细信息，如下图：（库存项目：1000001）可以看出盘点的库存量为：20；就是采购收货的数量，而当前的库存量为：16，其中4个是在前面出库的数量。对每个库存项目的库存交易，系统可以通，选择操作-查看库存交易，弹出对话框，可以详细看到每次出入库，以及转移的详细情况；首先是接收和转移情况如下图：发放和返回查看，主要展示出库记录和退回记录，如下图：调整查看，主要展示对库存项目记录的调整记录，如下图：调整后可以在查看库存交易里的调整里看到调整信息，如下图：通过前面描述，可以查看备品备件的各种历史交易信息。
