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1、海南翻译公司外语培训中心招生办公室工作实务（一）招生办公室工作职责一、招生办公室职责1、主管岗位职责说明书A、基本技能要求：a)对教育行业有深入的理解，能与学校的办学理念一致；b)有所管部门的管理经验；c)有较强的统筹规划能力及执行能力；d)有良好的沟通能力、组织能力；e)有团队精神与良好的合作心态；f)有善于学习、唯才是用的心态。B、主要工作职责a) 负责完成所管辖部门年度、季度工作目标，并配合各个部门共同完成学校年度、季度的工作目标，向校长负责；b) 关注学校整体发展和经营，及时向校长提出建议和意见，做好校长的参谋和助手；c) 负责监控学校各项管理制度、经营举措在所辖部门的贯彻实施，确保渠
2、道畅通；d) 配合学校的工作安排，负责所辖部门的经营规划、运行管理、人员调配，并组织落实及考评；e) 制定、更新和执行各项部门规章制度；f) 领导与监督部门工作。通过目标化管理，制定每个员工工作目标（月度、季度、半年度、年度），监督部门工作，同时指导、支持与促进每个完成目标，提高部门工作绩效；g) 领导所辖部门参与于学校全面目标计划体系、过程质量管理体系、全员业绩考评体系的建立和运行；完成校长布置的其他工作。C、工作报告内容a) 向校长递交所管辖部门的年度、季度工作计划；b) 向校长报告所管辖部门的年度、季度预算；c) 向校长报告所管辖部门的年度、季度决算；d) 向校长报告所管辖部门中层的流动
3、情况；e) 每周向校长汇报上周的工作内容、工作业绩、工作失职。D、考核指数a) 所管辖部门季度、月度工作计划的完成情况；b) 所管辖部门工作人员的凝聚力及人才的储备情况；c) 校长布置其他工作的执行情况及工作心态。E、奖罚机制：根据各个部门的工作内容不同，在部门岗位职责说明书中描述。2、前台接待职责说明书A 主要工作职责a) 向来电或来访的学员或家长介绍学校特色、教材特色、课程设置、师资情况，解答学生、家长疑问；b) 负责日常咨询记录，做好新班开课前的电话回访，完成课程销售；c) 负责学员、教师、班级的日常管理工作：负责学员的报名、收费，将已报名学员档案整理归类；制作考勤表，并适时交于任课老师
4、；负责协助教师做好学员考勤及学员安全等日常管理工作；负责定期收集学员建议，分类整理并及时上报教务部；d) 认真完成学校要求的各种财务、行政表格：负责书籍、磁带的管理并定期盘存登记；负责定期上交招生人数统计表，学员原始档案表及其它文件资料，做好学校资料的保管及交接；e) 协助完成教室安排，及与教师联系等日常事务；d) 执行总校的各种规章制度及要求；做好学校指令上行下达工作；f) 协助总部各部门的各种促销、社会公益活动的推广；负责收集并整理同行业信息，并及时向上汇报，可提出合理化建议。B 工作报告内容a) 每周的来电、来访人数；b) 每周来电后，经过沟通到访的人数；c) 如有试听，当天进行试听的人
5、数；d) 每周完成课程销售的新生人数（注意区分少儿、中学生、成人）、老生续读人数；e) 如有试听，统计当周开班的试听报名率；f) 当月的退费情况汇总、及对学生的回访与分析；g)其他各部门通过销售部汇总的数据。C考核指数：a) 当月完成工作计划中课程销售数量的情况；b) 能否认真完成学校要求的各种财务、行政表格；c) 销售过程及后期服务过程中仪态、语态，家长、学生对服务的反馈情况；d) 能否积极配合各部门与销售人员配合推广工作。D 奖罚机制:a) 拓展奖：在招生期超额完成工作计划中新生课程的销售数量，季度结算；b) 巩固奖：完成财务部制定的销售数，相应的给于奖金额度，年终结算；c) 合作奖：积极
6、配合其他部门的活动推广，并使活动取得显著成绩。 二、招生办公室各项管理规定 1、保卫职责1) 熟悉重点保卫目标。2) 保持高度的责任感与警惕性，以防止不法分子及蓄意获取我校信息的人员入内；严格执行学校员工、教师凭证出入，学员凭听课证出入制度。3) 对违反治安管理规定，扰乱工作秩序的人应及时制止；情节严重者，扭送公安机关处理。对盗窃或破坏行为，要敢于斗争。4) 应随时维护学校的教学及治安管理秩序，及时解决突发事件并上报；5) 随时检查学校内的各种防护措施，定期检查线路，排除隐患；做好防盗工作、安全检查、监守岗位，如需维修、更换防护设备并及时上报；6) 每日清晨进行第一次巡查，及时发现和解决前日的
7、遗留问题，检查教室的门窗是否完好，清点各种教学设施，做好检查纪录。7) 当日课程全部结束后进行再次巡查，及时关闭学校大门，检查、关闭各教室内的门、窗、电源、灯、空调及教学设施等，并认真做好检查记录。2、防盗措施1) 机要室、财务室、仓库等重要部门要安装自动报警器，下班时须接通报警器的电源。2) 员工不准在办公室存放现金、有价证券等贵重物品，财务室的备用金不准超额。如有特殊情况应报告行政部，派人值班保卫。3) 重要的文件材料、数据，应妥善保管，人不在时，不准摊放在办公桌面上。4) 重要部门的房间要设置铁闸、铁窗，办公房间无人在内时要关好门窗和截断电源。5) 车辆停放时应采取必要的防盗措施。3、办
8、公室电脑管理规定1）办公室电脑除指定使用人外，其它人员未经允许不得擅自使用电脑、偷看他人资料；因教学任务的变更，办公室需要搬动,基本上坚持机随人走，特殊原因要上报。2）非指定使用人（指非指定的使用者如：其它员工、教师、学生等）一律不准动用学校电脑，特殊原因需使用电脑者，该电脑的指定使用人必须在场。如违反处以指定使用人和动用人每次50元罚款。3）办公室电脑定人管理、定人负责，指定使用人要妥善保管和维护好办公设备，设备丢失或人为损坏，指定使用人要负全部责任并照价赔付。4）机箱后有封条，指定使用人不得擅自拆开机箱，如机器出现故障或需要添加新硬件，须向网络维护人员报告，由专业人员处理,出现私自拆箱将处
9、以指定使用人和当事人每次100元罚款,如有零件丢失,则由指定使用人全额赔付。网络维护人员需定期巡检一次，发现问题及时处理。5）办公室内不得随意调换他人电脑的某些部件，如鼠标、键盘等,如违反,除恢复原状外,处以当事人每次100元罚款。6）使用完毕后要按照正常的关机方法关机，先关主机再关外设，不得强行关闭电源。7）不得在办公室利用电脑上网聊天、游戏或浏览反动、黄色站点，除工作需要查资料、发邮件外。8）搞卫生时，抹布要拧干，防止机箱、显示器内进水。9）禁止在电脑前进食、喝饮料，以防污物溅入设备。10）电脑应远离窗户，以防雨水溅入、灰尘落入。11）不准用学校电脑、打印机打印私人资料，一经发现，罚款20
10、0元。12）以上条款除明文规定外，如有违反处以指定使用人和当事人每次50元罚款。4、办公用品管理制度为加强办公用品管理提高工作效率，节约办公开支，特制定本制度。 1）本制度所称办公用品指单位价值在1000元以下的日常办公用品。 2）学校行政部公用品实行计划管理和标准化管理，由后勤部负责管理。 3）各分校、部门应于每月25日前将下个月的办公用品计划（按标准品种填写）送后勤部审核后组织采购、发放。4）购进原则：必需、节约、比价就低。5）办公用品管理员依据审核后的月计划汇总单采购办公用品，并交由学校仓库发放。 6）办公用品按每人每月20元标准控制、使用，原则上不得超支，由部门按岗位、人数内部掌握发放
11、。各分校、部门每月控制标准内的费用可以跨月使用。7）新报到员工，一次性地从所在分校、部门申请、领齐必备的办公用品。 8）办公用品属学校公用的，由行政部指定专人负责保管，属分校、部门使用的，由其指定人员负责保 管，属个人使用的，由个人负责保管。专人保管的办公用品报废时要以旧换新，因责任事故损坏或丢失， 按学校财务制度，视损坏程度由责任人赔偿，属意外事故损坏或丢失，须经校长批准才予以冲帐。9）报销时，须经财务部按照购进物品清单，对照价格表审核总金额相符，采购员、保管员签字，主管校长签署意见后方可报销。10）员工调离或因故离开学校时，应到行政部办理办公用品（价值在100元以上）清还手续，凡不到后勤部
12、办理归还或移交的将按市价从工资中扣除。5、保密制度1）为保守学校秘密，维护学校权益，特制定本制度。2）学校秘密是关系到学校的利益和生存，依照特定程序确定在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。3）全校所有分支机构及全体员工都有保守学校秘密的义务。4）学校保密实行既确保秘密又便利工作的方针。5）对保守、保护学校秘密以及改进保密技术、措施等方面成绩显著的部门或职员实行奖励。6）学校秘密包括下列秘密事项：A 学校重大决策中的秘密事项；B 学校尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策；C 学校内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录；D 学校财务预决算报告及各类财
13、务报表、统计报表；E 学校学员档案、学员联系方式、学校招生人数、收入等。F 学校的教研成果，未经公开印发的教材、教案、辅导材料等。G 学校所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息；H 学校教师、员工的人事档案，工资性、劳务性收入、联系方式及资料。I 学校的决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件。J 其他经学校确定应当保密的事项。7)学校秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。绝密是最重要的学校秘密，泄露会使学校的权益和利益遭受到致命的的损害；机密是指泄露会对学校造成严重的损害；秘密是一般的学校秘密，泄露会使学校的权益和利益遭受损害。8)学校密级的确定A 学校经营发展中，直接影响
14、学校权益和利益的重要决策文件资料为绝密级；B 学校的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、学校经营情况、学校学员档案、学员联系方式、学校招生人数、收入、教研成果为机密级；C 教师、员工、人事档案、合同、协议、职员工资性收入，尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。9)属于学校秘密的文件、资料，应当依据本制度第七条、第八条的规定标明密级，并确定保密期限。保密期限届满，自行解密。10)保密措施：属于学校秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由行政部执行；采用电脑技术存取、处理、传递的学校秘密由此项工作人员负责保密。11)对于密级文件、资料和其他物品，必须按
15、学校机要室管理规定采取以下保密措施：A 非经校长或主管副校长批准，不得复制和摘抄；B 收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施；C 在设备完善的保险装置中保存。12)属于学校秘密的教研成果的开发、印制、刻录、运输、使用、保存、维修和销毁，由学校指定专门部门和机要室负责执行，并采用相应的保密措施。13)在对外交往与合作中需要提供学校秘密事项的，应当事先经校长批准。14)具有属于学校秘密内容的会议和其他活动，主办部门应采取下列保密措施A 选择具备保密条件的会议场所；B 根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项会议的人员予以指定；C 依照保密规定使用会议设备和管理会
16、议文件；D 确定会议内容是否传达及传达范围。15)不准在私人交往和通信中泄露学校秘密，不准在公共场所谈论学校秘密，不准通过其他方式传递学校秘密。16)学校工作人员发现学校秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告行政部；行政部接到报告，应立即作出处理。17)出现下列情况之一者，给予警告，并扣发工资200元以上1000元以下：A 泄露学校秘密，尚未造成严重后果或经济损失的；B 违反本制度第十条、第十二条、第十三条、第十四条、第十五条规定的秘密内容的；C 学校秘密但采取补救措施的。18)出现下列情况之一的，予以辞退并酌情赔偿经济损失：A 故意或过失泄露学校秘密，造成严重后果或重大经
17、济损失的；B 违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供学校秘密的；C 利用职权强制他人违反保密规定的。19)本制度规定的泄密是指下列行为之一：A 使学校秘密被不应知悉者知悉的；B 使学校秘密超出了限定的接触范围，而不能证明未被不应知悉者知悉的。6、标准化工作管理规定1)标准化工作的含义：标准化工作，就是要以学校统一制定的准则，调整、制约和规范各分校、部门的经营管理活动和所有员工的客户服务活动，在全学校范围内形成一个科学、高效、优质的服务体系和经营运作模式。2)各分校由主管（或副主管）负责处理所在分校员工基本服务中所发生的各种问题。各部门由员工的直接领导负责处理该部门员工基本服务中所
18、发生的各种问题。3)服饰仪表的常规检查：各分校、部门每日上班后10分钟内安排检查，达到学校规定标准者，方可进入工作岗位，否则，学校监察部、行政部工作人员有权拒绝其进入工作岗位，所误时间按迟到和旷工的规定处理，如有违规上岗，将对其本人和直接上级进行处罚。4)言行举止一般规范的常规检查：A、各部主管应在工作时间（加班时间）对员工的操行状况、服务状况进行不定时巡视，发现问题后立即向当事人提出改进意见。B、当事人被提醒后仍不改正，应对该当事人做出违规记录，集中报于上级主管部门记录备案。C、分管校长应对下属各部的工作人员的常规检查工作进行监督，如果发现有对严重违规人员进行袒护的现象者，发现明显问题却不提
19、醒当事人者，应记录却不记录者，则应对相关人员做出违规处罚，首次处以50元罚款，二次处以100元罚款，三次调离现工作岗位，情节严重者予以辞退。5)为保证此规定的执行能落到实处，使制度规定变成员工的自觉行动，人力资源部根据汇总记录，按执行情况实行相应的奖惩制度；6)发生严重违规现象时，对违规者应一次记录处罚100元，给以警告，第二次调离工作岗位或辞退。7)发生一般违规现象时，对违规者应一次记录处罚50元，第二次罚款100元，给以警告；第三次调离工作岗位或辞退。8)轻微违规提醒一次便改正者，可不做处罚。提醒一次仍再违犯者，应记录处罚10元；第三次提醒时记录处罚30元；超过三次仍不改正者则按一般违规处
20、理。9)处罚金额由行政部开具罚单交财务部在违规者当月工资中扣除。7、电话管理制度1）学校的电话主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务之用，工作时间严禁打私人电话，如遇特殊情况，须征得上级的同意，方可使用。2）员工拨打工作电话，用语应尽量简洁、明确，通话时间控制在三分钟以内。员工接听工作电话或私人电话时，时间应控制在三分钟内。3）任何工作人员接听外线电话的标准用语为：您好，翻译公司，总的要求是规范、简洁、礼貌。4）学校不允许员工在学校打私人长途电话，如因工作需要拨打长途电话时，需登记使用；如发现有相关费用产生则给予2倍的罚款。5）每次拨打长途电话时要用语要简明，尽量做到长话短说，严格控制通话时间
21、在三分钟之内。6）每次拨打或接听电话后必须在学校电话拨出登记表或学校电话接听登记表上签名并做详细登记。7）部门之间电话的拨打和接听均应严格按照以上条款执行。8）校内各部门应派人定期检查。以上条款如有违反者，将按照员工考核制度给予扣分处理。9）各分校一并定额每月电话费用，凡超过由行政部人员负责统计的当月话费定额，内线不再充值，直拨电话费用从工资中扣除。8、服饰仪表1）衣着A 全校所有咨询及其它工种兼咨询人员在咨询前台或咨询处必须着工装，并佩带工作证上岗；B 所有员工在工作时间及集体活动时要求必须穿着工装；但便装应符合下列要求：女员工不得穿吊带装、超短装；男员工不得穿背心、短裤；C 要求工装必须干
22、净平整，不得有异味（如汗渍、腋臭、男士喷洒气味怪异的香水等）；D 不得穿着有明显褶皱、有污渍的工装；E 所有员工在夏季穿着长袖衬衣时不得挽起袖口和领口且袖口必须洁净；F 女性员工穿着裙装时，应穿长袜或穿短袜；G 员工不得穿拖鞋上班；2)饰物A 在工作时间和营业场所不得佩带过多或过分夸张的金银首饰；B 不得佩带造型怪异的手表及其他饰物；C 不得在工作或营业场所佩带墨镜；D 在校区内时间必须佩带工作证；E 女性员工除正常样式的发卡、发绳外,不佩带其他怪异或过分渲染的特殊头饰物；3)仪表 A 男性员工： 不留过耳长发；不染怪色头发；不做怪异发型；不蓄胡须；不留长指甲； B 女性员工：不染怪色头发；不
23、做怪异发型，不得散发，必须将头发盘起或束起；上班应化妆，但化妆不可过于艳丽；不留过长的指甲；手指和脚趾不可涂妖艳的指甲油；9、复印管理制度为提高复印机的利用率，为分校、教师、员工做好服务，本着节约耗材的原则，特制定以下几条制度：1)复印机及耗材由专人管理。2)需复印的部门需填写复印申请单（见附表16），50页以下经主管签字后方可复印，50100页须由主管校长签字后方可复印。教师复印资料必须由教务部主管或分校主管签字方可复印。如有大批量的复印，数量超过50张以上应使用速印机（最好提前2天做好准备）。3)复印人员须严格按照复印机的操作步骤进行操作，不懂得操作程序或复印机出现故障必须请教设备维护工作
24、人员，切不可胡乱操作。4)为节约用纸，针对复印的资料选择适合适的纸型，尽量双面复印，必要时可用废纸的背面复印。（禁止用带有钉书针眼或残缺的纸张）5)节约耗材，根据原稿的深浅和反差，调节深、浅度。6)不得复印任何私人或与工作无关的资料。7)复印完毕请严格如实登记复印记录或领纸数量，以计算成本费用。8)复印过程中，切记不可掀开复印机盖，否则光线太强会刺伤眼睛。9)复印时间上午：8：30-11：30，下午：2：00-7：0010)违者处以罚款20-100元，造成的设备损坏的维修费用由当事人全额赔偿。10、工装配用制度1) 学校员工工装的配发管理由专人负责。2) 凡学校的正式员工，学校均配发工装。应按
25、着装要求着工装上岗。3) 工装费用支付比例为学校、员工各承担50%，员工承担部分从工资中扣除。自配穿工装之日起在学校满一年后，学校将退还个人所承担的50%费用。4) 凡在一年内离校或因个人不胜任工作及其它原因辞退、开除的员工，将承担工装的全部费用，由财务部在发薪日从工资中扣除。5) 要认真查对档案及时通知财务部相关人员处理，否则后果由个人自负。6) 工装档案一式两份，管理专员一份，财务部一份。11、工作证佩戴制度1）适用范围：学校正式教师员工2）发放管理部门：人力资源部3）办理程序：A 入职：办理完入职手续后由人力资源部制作发放，个人交纳押金10元；B 调岗：办理完调岗手续后，由人力资源部制作
26、发放；C 离职：办理离职手续时，应交回人力资源部，由人力资源部在离职表上签字后方可结算工资，并退回押金。4） 佩戴：所有人员在岗期间必须佩戴工作证，应佩戴于胸前，且正面朝外，工作证上须贴本人标准像，凡未佩戴工作证，每次处以罚金如下：副校长15元/次，老师及副主管以上10元/次，副主管以下5元/次；5）工作证不得转借、私自涂改，违者视情节处以罚金20元-100元；6）丢失：需写书面申请交人力资源部补办，支付工本费10元；7）检查：由人资源部牵头，各部门派人组成检查小组，进行不定期抽查，出具处罚意见从当月工资员扣除；12、沟通及申诉制度为及时发现学校运营工作中存在的不合理情况，收集学校员工和教师对
27、学校发展提出的独到的建议，化解矛盾、改进不足，使学校的人员可以充分交流，学校特制定本制度，旨在广大教师员工和学校领导之间建立通畅的交流渠道，。1）沟通：学校鼓励员工为学校的发展提出合理化建议，对不良行为及时揭露，学校通过会议、面谈等直接沟通渠道和设立意见箱、电子邮箱、主页等间接沟通渠道与员工进行交流和沟通，学校对员工的合理建议将及时给予答复。A 学校设有校长会、学校员工例会、主管层例会、教师例会、及其它部门的会议。学校员工、教师及各层管理者可在会上进行交流；B 如员工、教师、管理者间需要面谈交流的，双方可约定时间进行；C 学校员工、教师、管理人员如对工作有特殊的反映时，可以通过校长信箱、电子邮
28、箱进行。校长信箱：2）工作报告：正常的工作报告通过学校行政逐级反映，可用口头和书面两种形式进行，工作报告应坚持必须、及时、真实的原则；3）申诉A 员工认为个人利益受到侵犯或对学校的经营管理措施有不同意见或发现有违反学校各项规定的行为时，可向学校申诉；B 申诉可采用书面（含电子邮件）和面谈两种形式，书面形式必须具名；C 学校鼓励采用逐级的形式申诉，如有紧急和特殊情况也可越级申诉；D 申诉的接受人要进行及时负责的调查，并根据调查结果尽快做出处理决定，并将处理结果以书面或电子邮件的形式通报给申诉者及行政部；F 申诉者必须诚实、负责，对污告行为，学校将做严厉处罚。4）收集、处理A 校长信箱、电子邮箱由
29、学校机要专管员代为收集，并直送校长亲阅、处理；B 反映问题者必须真实、公正，不得有污蔑、歪曲、陷害的行为；C 对于反映的重大问题，校长将责成监察部组织专门调查组进行核实处理；D 对于反映问题立功者学校将视结果给予502000元的奖励。5）对于反映问题有不实、污蔑、歪曲、陷害行为的学校将视情节处以50-500元的罚款，限期调离现职、停职、解聘。13、贵重物品借用管理办法为保证我校贵重物品的合理使用及保管、维修，特制定以下管理办法。1） 贵重物品指学校拥有的单价超过1000元但需经常使用的固定资产，如数码照相机，摄像机等。2） 贵重物品归人力资源部派专人负责管理，并负责借用手续的办理。3） 使用流
30、程：A 只有本校正式员工才有资格借用贵重物品，须持有部门主管签字的贵重物品借用登记表方可办理借用手续；B 由使用者本人亲自填写表格（物品名称，借出时间,借物人签名,使用期限）,并由使用人的主管副校长签字后，经管理专员审核登记后，统一安排使用。归还时填写贵重物品归还登记表并交使用人。4）注意事项A 使用人必须爱护借用品，并小心谨慎地使用。B 使用期间不得转借他人，一经发现罚款200500元。C 所借物品最长不得超过三天，借用人应在规定时间内归还,逾期归还按逾期天数罚款（逾期一天罚款10元）；若逾期归还造成重大损失，按实际损失额赔偿。如确实需要延长借用期限，使用人须到机要室办理延期变更。D 使用期
31、间如人为损坏，由损坏人自行修复，或申报行政部统一修理，维修费由损坏人支付。归还时由机要员负责检查配件是否齐全，功能是否正常后在归还单上签字。E 如使用期间物品丢失，由使用人折价赔偿。14、会议管理制度为了增强员工之间、职级之间的沟通协作，提高工作配合度和效率，加快整体改革步伐，推动学校快速发展，特制定本制度。1）会议类型：A 主管层会议 参加人员：副主管以上（包括副主管）会议频次：每周一次 会议时间：每周二上午九点B 各部门例会：各部门可根据本部门的管理需要定期开例会，参加人员、会议时间、会议地点由各部门自定，但对于已确定的会议要到上级主管处备案。2）会议纪律：A、与会者必须按照会议规定的时间
32、准时参加会议。B、与会者应保持仪容整洁，形象良好，配有工装者，应着齐工装，配戴工作证。C、与会者应提前准备好发言内容，以便在会议上与有关部门及时沟通协调。E、与会者无发言内容时应保持肃静，不得交头接耳，窃窃私语或从事与会议无关的活动。F、所有与会者应互相尊重，仔细听取他人发言内容并认真做好记录。G、对于涉及本部门的问题，会后应及时解决。H、会议期间，所有人员应将手机置于静音状态，不得接听、回电。I、未经允许，任何人不得擅自缺席。如有特殊情况，请病假者须持市级以上医院证明，请事假者须持由校长签字的请假条。所有请假者应于会议结束一个工作日内将假条交于行政部，逾期以无故缺席处理。J、会议请假两个月内
33、只允许一次，超出者按无故缺席论处。K、校长会议，由行政部秘书做好会议记录，并于会后一个工作日内完成会议纪要，送至各位于会者手中。L、所有主管及临时负责人应于会议结束两个工作日内将会议任务、精神传达至所辖全体员工（如会议对传 达时间有特殊要求的，按会议要求执行），并负责贯彻执行。M、各部门、分校必须将会议纪要、总校下发的各种文件单独分类建档存放，并做好对外保密工作。N、对于各部门的例会，须由部门指定专人做会议记录，并于会议结束后一个工作日内完成会议纪要，经部门主管签字后上级主管部门存档备案。O、与会者凡违反会议纪律者，第一次处以10元罚款，第二次处以20元罚款，第三次处以30元罚款，并计入绩效考
34、核成绩。15、任务执行限时制度为了督促每个部门员工能快捷、准确、高效地完成自己的工作，减少推诿、扯皮，特制定本制度。1） 本制度适用于分校内部门之间、上下级之间的任务布置和协作。2） 凡会议上的口头通知、下发的文件、日常工作中的任务布置均按此制度执行，在特殊需要时可下达任务限时完成单（见附表17）。 3） 任务接受者有能力完成者不得以任何借口推诿。4） 任务接受者在接受任务后，必须立即开始执行，并在规定的时间内完成。5） 对于必须特殊提醒或为了减少扯皮推诿时，需下达任务限时完成单，由任务发派部门或领导填写任务限时完成单，一式两份，填明任务内容，任务布置人/部门，任务接受人/部门，任务必需完成时
35、间，由以上人员或部门负责人签字后，一份交于任务接受人/部门，一份由任务布置人/部门保管。6） 不隶属同一主管校长管辖的部门间的协调需由双方主管校长签字认可。 7） 当任务有关学校的名誉或者将会给学校造成重大影响时，任务下达者和接受者都必须更加慎重，以确保学校的利益不受到损害。8） 任务接受者无法完成任务或无法按规定的时间内完成任务，任务接受者负完全责任。9） 如任务接受者知道自己的能力无法完成任务或无法按照规定的时间完成任务却不向任务布置者说明情况的，责任由任务接受者承担。10） 任务接受者无法完成任务或无法按规定的时间完成任务是由于任务布置者的过失（判断失误，对任务接受者的能力估计过高等），
36、任务布置者和任务接受者双方承担同等责任。11） 对于未在规定时间内完成任务、明知完不成或没能力完成却接受任务的人员/部门视情节处以每次50500元罚款。对于布置不当而没完成的任务，任务布置者和接受者各处以20-500元罚款。16、投诉管理制度 为了广泛听取客户对我校工作的意见，使学校能尽快改正工作中的不足，更好的为客户服务，学校特建立客户服务中心，以便于接受社会各界对我校的监督，并配合学校监察部妥善处理投诉事件，树立学校的服务形象和诚信形象。现将有关投诉管理制度规定如下：1）处理原则：处理快速、调查缜密、处理公正、责任明确2）投诉电话：667313443）受理投诉范围：A 与教学有关的问题，包
37、括教师、教务以及学生考试问题。B 行政事务：咨询、行政人员等的服务态度，教室以及楼层环境卫生，设备管理。C 改进意见以及广大客户的宝贵意见。4)受理部门：主管副校长5)处理部门：主管副校长责成投诉的责任部门及关联部门6)最终监审部门：校长7)处理执行部门：财务部、人力资源部8)投诉处理程序：次序部门期限处理方法结果上报部门必要工作受理主管 接受投诉三日内与有关部门联系，分析原因、分清责任。按有关部门的管理制度进行处理，并在三日内将处理结果反馈给投诉者。主管 副校长在投诉记录上详细登记，并将有关投诉材料归档。再受理主管副校长两日内对于没有妥善解决的投诉，要严格查清贻误责任人，并在两日内给投诉人以
38、答复，必要时向校长申请商讨解决方案。校长详细记录投诉处理结果，归入档案。9)投诉必须按照上表所列的有关程序逐级办理，不可越级投诉；如越级，可由承接人返回至原受理级处理。10)特别补充规定：A 对于情况特别严重、对学校的声誉以及学校发展可能产生重大不利影响的恶性事件，承接部门/人在必须在接到投诉一个工作日内，及时向上级主管领导汇报，确定调查、处理方案；B 对于情况特别严重、对学校的声誉以及学校发展可能产生重大不利影响的恶性事件，承接部门/人在必须在接到投诉一个工作日内，及时向上级主管领导汇报，确定调查、处理方案；C 主管副校长需派专人对事件进行调查，主要途径：与教学有关的投诉：询问老师 询问投诉
39、学员 询问该班学员 现场听课 查看老师以前教学档案。行政事务投诉：询问责任人和责任部门 现场查看11)对于知情不报、隐瞒不报、阻碍调查的相关人员，一经查实将处以200元以上罚款直至解聘。17、卫生评比实施细则1）范围：适用于市内分校各部门的定期监检、检查和不定期抽查。市内各分校之间进行评比。2）检查评比时间： A 市内各分校的卫生监察由学校监察部随机进行抽检。B分校各部门定期检查每周两次，周一上午9：30，周五下午5：30。C不定期抽查每周中任一天。3)评比项目各分校根据实际情况来界定；4)奖惩方法：A 本评比实施细则满分为100分，实行倒扣分。检查出不合格，一项扣一分，累计计算。B 每周分校
40、中评比出前两名、总校各部门中评出第一名，发放卫生流动红旗一面。C 每两月检查评比结果累计计算进行排序，第一名奖励50元，倒数第一、二名各处以25元罚金。D 每年连续五次位于第一名的，奖励门60元奖金。每年连续三次以上位于倒数第一、二名的，将对分校或部门处以30元罚金。E 卫生评比由主管副校长或部门主管直接负责，出现漏查、忘查现象，将对相关责任责任人处以每次30元的罚款。F 检查人员的具体执行方法与调配G 检查或必须严格按照卫生评比考核标准登记打分，并注明扣分具体情况，如：号教室桌椅不齐等。H 检查人员每周例会时上交上周检查结果，并于当场将检查结果汇总、公布，同时发放卫生流动红旗；I本周得到卫生
41、流动红旗必须悬挂于办公室明显地方。J 每周例会时将流动红旗交主管副校长处，开始新一轮的评比与流动红旗的发放。18、文书档案管理制度为适应学校规模化，企业化发展的需要，保证政令通畅，提高学校管理水平， 确保我校档案的全面性，完整性，可追溯性及安全性，对学校的文书、档案管理特做如下规定：1）归档单位：各分校配备文件柜，用于管理、存放学校机要档案，设专管人员负责。2）归档范围：A 日常办公类文件，如工作安排、报告、通知、优惠政策、临时文件、排班安排等等。B 学员档案（原始档案、电子文档）、学员成绩汇总、优秀学员资料、各班学员照片等等。C 老师简介、新业务学习资料、新教材学习资料、教学监管配套服务相关
42、文件等。D 关于各分校、学校的报纸等宣传资料、传单（须注明时间，使用范围、数量等），周边竞争对手的传单（须注明时间，使用范围、数量等）等资料；E 财务文件的归档：入学通知单、销售日报表用完后，及时的上交于财务主管部门；每月的财务报表、书籍管理、物品管理文件需及时整理归档。19、物资设备控制程序1)适用范围：分校的物品、教材、设备的申请、购买、管理、发放工作。2)工作职责：A 各部门主管负责制定部门需领用物品、教材、设备计划，已领物品的正常使用和保管工作。B 总务部主管负责对拟购物品、教材、设备的数量、价格进行核实。C 总务部负责物品、教材、设备的购进、保管、发放工作，总务部对投入使用的设备负有
43、维护维修责任。3)工作程序:A 各部门应于每年一月就本部门必须添置的贵重设备及年度预计使用的办公物品的数量做出年度申领计划表，报至总务部。B 总务部按照必需合理节约的原则对各部门所报年度申领计划表上的办公物品进行审核，确定实际数量；C 对于贵重设备要报经校长审批。D 总务部对所有按实际所需进行汇总，填写申购汇总表并造预算，由主管校长审核并报校校长会批准。E 各部门对于年度申领计划表按月进行细分，并于每月底25日之前上报下个月的月份物品申领单，报总务部。F 总务部对月份用品申领单进行汇总，按月购进。G 对于贵重设备的购进要按照需用的时间购进。H 其他如试卷、表格、宣传品等印制，需制定书面报告，由
44、主管领导签字后送印。I 所有物品、教材设备购进前，采购人员要进行市场调查，在保证质量的前提下遵循比价就低的原则购进。J 所购进物品要建仓库物品帐目管理,记录：名称、数量、单价、购进日期；入库时要填写入库单。K 仓库保管要按照仓库物品管理制度进行管理，每半年进行一次盘帐。做到帐实相符。L 各部门按照所报领用计划，到仓库领用，出库时要填写领用单，经仓库保管核准后发放。M 贵重设备领用要填写贵重设备领用单，并在贵重设备领用登记薄上注明设备使用责任人，责任人负责保证设备的安全和使用。N 总务部对贵重设备要每月进行一次检查和检修，保证设备的正常使用。检修情况要在设备检修登记薄上记录。O 如设备发生故障，
45、使用责任人要填写维修申请单及时通知总务部进行修理，维修完好后，由使用责任人在维修申请单上签字认可。P 对于经多次维修仍不能使用的设备及损坏的教具要进行报废、报损；Q 总务部填写报损、报废报告，报经主管领导和财务部门审批，获得批准后，要在总帐上注明，并将审批报告附后。R 其它如教室的使用维护、维修按上述程序执行。20、行政员工基本技能1.语言：要求熟练掌握普通话，前台接待要求掌握基本的英语口语。2.文字：要求书写工整、规范，不写错别字、潦草字、不规范的简化字及生造；大小写数字应按业务规程的具体规定书写；3.微机应用：要熟练掌握一种汉字输入方法及办公软件的应用。4.学校情况：能较为详细地向客户介绍
46、学校发展的基本情况、经营理念、经营状况等；5.规章制度：能较为详细地了解和掌握学校已发布的重要规章制度的基本内容和精神。三、言行举止注解： 凡违反带号者为严重违规；违反带号者为一般违规；违反其他未加符号的各条时，视为轻微违规。1.一般规范1） 行为举止、语言语态要文明，要用标准用语：请、谢谢、对不起、打扰一下、请稍候、您慢走等；进办 公室先敲门，经允许后方可进入；2） 对客户的提问要热情解答，严格执行“首问负责制”；除非遇人身攻击可做自我保护外，任何情况不得与客户发生冲突，更不得讲脏话；3） 校区内不得吃零食或吃饭；面对客户口中不得有任何食物；4） 上班前不得吃葱、蒜等辛辣有异味的食物；5）与客户直接接触的员工必须保持口腔清洁无异味；6）校区内严禁吸烟，员工、教师除自我约束外，还要及时礼貌劝阻学员及其它来访人员；7）酗酒者严禁上班上岗，非因工作原因经校长特批的，以旷工处理；8）工作时间应端坐或直立，不得在客户面前歪倚歪坐或表现得倦怠无神；9）在校区内不得大声喧哗或高声喊人；交谈时声音控制在受话方能听清为度；校区内不得吵闹、大声播放音
