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1、以信息化为载体逐步推进机关后勤改革来源： 作者：发布时间：2007-01-11 信息来源：北仑区机关事务管理局古人云：“兵马未动，粮草先行”，强调了后勤保障的重要性和必要性。随着信息化浪潮席卷全球，全面提升政府信息化水平，已经成为打造一个廉洁高效的现代节约型、服务型政府的重要标准。机关事务管理局作为政府机关的后勤部门，承担着服务全局、协调各方的重任，工作量大，涉及面广。因此，机关后勤工作也应以信息化建设为突破口，切实发挥政府后勤管理、服务、保障的职能，逐步推进机关后勤现代化的改革，为全面建设节约型、服务型政府奠定基础。依托计算机信息技术，不断推进机关后勤的现代化改革，实现机关后勤工作的信息化、
2、标准化、实时化，确保机关后勤工作能够及时发现问题、解决问题，创建机关后勤监管协调、企业规范运作、民众和政府机关工作人员广泛参与的后勤管理新模式，逐步成为现代后勤工作的重点。一、创建全要素后勤信息化管理与服务的新模式机关后勤工作的发展需要创建先进的后勤管理模式。在建立机关事务管理局后勤信息化管理与服务系统的实践过程中，逐步建立和完善全要素的后勤管理与服务思想。在图一所示的机关后勤全要素管理与服务模式的功能模型中，各要素的含义为：1、GOA（Government Offices Administration）机关事务管理局，为政府机关后勤管理主体，通过指导规划进行后勤管理和对后勤服务企业的监管，服
3、务社会民众和政府机关工作人员；2、C（Citizen）为社会民众，GS（Government Staff）为政府机关工作人员，C和GS是机关后勤的服务与保障对象，并以监督者的身份参与到后勤管理中；3、P（Product）为后勤服务产品，包括行政事业性国有资产和后勤服务，如保障资产的完整、提供各类设施设备的维护保养、绿化、会务、安全保障、餐饮服务、车辆服务等各类后勤服务；4、B（Business）为后勤服务企业，这是近年来随着后勤社会化改革的深入，承担机关后勤服务职能的实行企业化管理的执行实体，使后勤服务产品处于优质状态。它受到GOA的监管，通过改善P的数量和质量从而满足C&GS的需求。后勤管理
4、服务信息在以上四者之间快速传递并互联互通，以促进机关事务管理局、后勤服务企业、民众和机关干部的良性互动，从而优质、高效地开展后勤管理工作。对机关事务管理局GOA和后勤服务企业B来说，遵从了后勤社会化改革中“政企分开”的原则，GOA做到了“权责明确、协调迅速、决策准确、监管有力”，全面提升了后勤管理水平，B实现了“服务规范，信息共享、协同工作”，全面提升了后勤服务水平；对民众和政府机关工作人员C&GS来说，拥有畅通方便的请求渠道，及时获得了优质服务，并间接参与到后勤管理中来。在这个动态协调的后勤管理体系中，使得事前详细规划、事中全面监管、事后高效处置成为可能，极大降低了政府机关的后勤服务总成本。
5、依托这样的全要素的后勤管理与服务思想，机关事务管理局后勤改革以信息化为载体，逐步建立以接收、分发、执行、反馈为基本后勤工作程序，以全面准确的资产信息数据库和政府机关工作人员数据库、各类后勤责任监管系统和数据交换系统为技术支撑，构成一个完整的后勤信息化管理与服务系统。二、全面构建后勤信息化管理与服务系统（MSIS）后勤信息化管理与服务系统（MSIS: Management & Services Information System）是一个以全要素的后勤管理与服务思想为指导，以计算机网络和信息技术为基础，立足于后勤管理体制、机制和方式创新，理顺机关事务管理局与后勤服务企业及专业管理部门的管理职责，
6、通过建立包括机关事务管理局网站、物业监管、餐饮管理、车辆管理、国有资产管理、房产租赁系统、财务信息、仓库管理、政府机关一卡通管理系统以及文档日程等办公自动化系统，逐步完善后勤监管、后勤服务和信息交流的综合信息管理与服务系统，为后勤管理各要素信息畅通、各司其职、相互协同的后勤管理联动机制搭建统一的工作平台。（一）后勤网站建设随着后勤社会化改革的深入，网站在后勤信息服务中的重要作用日益凸现。通过网站建设，不仅加大了政务公开力度，而且提高了网络服务水平。网站功能主要包含了以下内容（图二）：、体现机关大后勤的服务理念，健全机关后勤管理与服务主体的信息发布体系。机关事务管理局后勤网站，第一部分包含后勤管
7、理主体的信息发布系统，如机构介绍、政务公开等栏目，还包含物业服务指南、机关车友俱乐部、机关餐饮等后勤服务信息的发布体系，体现了机关大后勤的服务理念。另一部分是动态信息，发布机关后勤工作动态、最新最快的后勤资讯，以及引导、激励、约束后勤人的精神文化板块，为后勤管理与服务主体宣传、交流、沟通后勤服务工作和打造我区机关后勤文化提供了一个平台。 、体现机关后勤人性化服务理念，畅通与后勤服务对象间的信息交流渠道。机关事务管理局后勤网站还应包含局长信箱、建议与投诉以及后勤调查板块，为后勤管理与服务主体和服务对象之间搭建出一座宽广畅通的桥梁，使公众获取后勤信息、监督后勤工作的手段和方式更加便利多样，并使得间
8、接参与后勤监管成为可能。这充分体现了机关后勤以人为本的现代服务理念。（二）后勤管理和服务信息系统建设后勤管理和服务信息系统（MSIS）是实现后勤工作信息化、标准化、实时化的重要手段。从硬件层面来看，基础设施包括广域网、数据库系统、服务器等；从应用层面来看，有国有资产条形码管理系统、机关公务一卡通管理系统、财务信息系统等。通过对后勤资源的全面整合，为分散在各部门不同权属的数据管理子系统搭建统一的工作平台（如图三示）。基于以上的后勤管理与服务信息平台，实现从硬件层面（包括各类设施设备、办公大楼等）到应用层面（包括停车、就餐、会议等后勤管理与服务、办公等）的数字化，具体实现了以下功能：1、实现后勤动
9、态数字化管理与服务。通过划分后勤服务功能，为每个专业后勤服务部门提供了相对独立的信息管理系统，使得他们能够按照业务管理的角度进行信息维护。通过动态数字化的后勤管理与服务信息系统，后勤管理部门能够实时监控和动态掌握后勤资源及后勤服务情况，并为后勤领导决策提供及时准确的决策依据，初步形成以后勤监管队伍与专业后勤服务队伍相结合，建立实时监控、反应迅速的工作机制。2、实现后勤网络化联动管理和全员民主管理。各个子系统的实现符合后勤系统的整体规划，规范了工作流程，明确了职责权限和职能分工，使得信息和功能分布更合理，不重叠，不遗漏。这不仅消除了专业后勤服务信息孤岛现象，实现后勤网络化联动管理，也体现了全员参
10、与、民主管理的理念。3、加强日常和应急后勤保障能力。各个系统间通过公共平台实现了数据共享。例如，通过物业监管中的会议管理系统，在会议结束后自动将会务中涉及的耗材信息输入到仓库管理系统的出库列表中，通过多元信息良性互动，实现动态数字化的后勤仓库管理，大大加强了日常和应急后勤保障能力。4、拓宽公众参与和监督渠道。除了通过后勤网站畅通与公众的交流渠道、建立信息反馈机制外，MSIS还可以通过建立服务热线、短信平台等多种沟通平台，强化公众参与力度，实现后勤管理的透明化，提高后勤部门的工作效率和服务质量。5、顺应后勤社会化改革潮流。MSIS的建设和推行，可以重新明确机关事务管理局GOA、后勤服务企业B、公
11、众和政府机关工作人员C&GS在后勤管理与服务中的角色和定位，实现后勤管理与服务相分离，建立权责明确、公开透明、响应及时的工作机制，创新后勤管理与服务模式，从而真正顺应后勤社会化改革潮流。三、后勤信息化管理与服务系统（MSIS）建设的几点体会（一）领导高度重视和先进管理理念的建立是后勤信息化建设的前提。好的信息系统应该是集信息技术与先进的管理思想于一体的“一把手”工程。以宁波市北仑区机关事务管理局为例，该局的后勤工作把“懂管理、精服务、强保障、求创新”作为指导思想，领导决策层普遍将后勤信息化建设提升到抢抓历史机遇、提高管理水平、改善后勤服务、降低行政成本的高度来认识，对跨部门协同工作有全面的认同
12、，从而确保了机关事务管理局后勤信息化战略发展方向。目前，该局后勤信息化建设资金投入到位，初步实现了跨部门业务协同，提高了后勤保障的专业化水平，极大降低了机关后勤管理成本。（二）先主后次、先易后难、分步实施、逐步推进是后勤信息化建设的重要原则。后勤信息化建设应围绕对“人、财、物”的管理与服务主线而展开。对“人”的管理信息系统，是通过公务一卡通系统实现对工作人员的基本信息实施动态监督和管理。依托员工信息数据库和先进的ID卡技术，可以轻松实现对食堂就餐、停车、门禁、电梯VIP控制等管理，为工作人员创造一种轻松、高效、安全的工作环境；对“财”的管理信息系统，是依托财政“网络财务”的管理思想，通过数据接
13、口，使得相关后勤财务业务数据及时、准确的进行入帐管理；对“物”的管理信息系统，是通过国有资产条形码管理系统，形成涵盖整个区域的资产网络，彻底扭转传统政府资产管理老大难的局面。除了做好“人、财、物”的信息化管理，其他子系统也可按先易后难的原则逐步展开。目前，日常办公的信息流更多地体现为电子文档，员工对公文和档案管理的需求尤为强烈，因此文档系统的建设最能立竿见影提高办公效率。基于这个因素，后勤信息化建设可以率先通过对文档、信息进行电子化管理，实现各部门的信息共享，为后续信息化建设打下坚实的基础。“先易后难”中的“易”是指“实现信息共享易”，“难”是指“实现工作协同难”。现实中的办公绝不仅仅是文件，
14、特别是对后勤工作来说，服务是后勤工作的本质，管理是服务品质的提升和保证，许多后勤服务工作之间、服务层与管理层之间的业务交叉关联，人与人、部门与部门的沟通和协作愈发重要。因此，在完善信息共享的基础上，我们需要树立“工作协同”理念、着手“工作协同”应用。后勤信息系统建设的最终目的就是实现对管理和服务各环节的掌控、调配和协同。例如，在物业监管子系统中就充分体现“工作协同”的理念。以大楼设备的维修保养为例，已经不是简单的一个维修保养文档，而是需要建立从设备档案、运行维修管理、设备供应商和服务商，到超保期维修保养事件等全面的数据库管理系统，使工作流程精准化、立体化。在这样的协同应用中，使得管理层与服务层
15、各司其职，真正实现服务到位、监管有力。（三）坚持强化培训，促进系统应用是后勤信息化建设的关键。中国信息化业界有一种说法，叫做“三分软件，七分实施”，强调了信息化建设最重要的意义就在于应用，指出了目前较为普遍的重建设轻应用的现象。对于习惯了传统办公方式、极少接触电脑的员工来说，在自动化办公中凸现了标准化流程与传统工作习惯之间的矛盾。如果说信息化建设是一项“一把手”工程，那么信息系统的应用更需要坚持“一把手”原则。在推动后勤信息系统应用过程中，除了逐步建立信息化业务技能集中培训和日常培训相结合的制度外，还应完善“一把手”亲自挂帅的强制推动机制，例如，要求每个员工将每周的工作总结和计划在OA系统中发布，后勤人员最大程度地利用电子邮件、手机短信方式收发信息，从而节约办公成本，提高工作效率。这些举措都成为促进后勤信息化系统应用的催化剂。结语综观后勤信息化建设，这是一个漫长的、充满挑战的解放思想和工作创新的过程。这项工作需要后勤管理主体、后勤服务企业以及IT厂家的大力协作，共同努力来逐步实现。通过信息化这个有机载体，不断创新全要素的后勤管理与服务思想，通过后勤管理与服务的分离和良性互动，有力地推动后勤社会化改革，从而为后勤事业的发展提供较好的借鉴。
