商务工作管理制度.doc

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1、XXX公司商务工作管理制度(2011.12暂行)2011年12月文档修订记录*状态：A-创建，M-修改，D-废除版本号状态*变更人变更内容批准人批准时间V1.0A商务工作管理制度序言XXX公司自X年X月X日成立以来，一直贯彻“*”的企业宗旨，本着“*”的企业目标，以“*”承担并完成各种类型和规模的信息系统工程。公司一直以来都非常重视制度的建设工作，围绕着行政管理、人事管理、办公室安全、保密工作、公司财产、项目管理、财务管理、商务及合同管理等方面制定了一系列制度，为公司的发展起到了重要的支撑。随着公司的业务不断拓展，商务工作便成了公司项目工作的重中之重，为了进一步规范商务管理工作，在公司原有相关

2、制度的基础上，重新整理、制定这套XXX公司商务工作管理制度，希望公司员工严格执行各项制度，为公司发展提供强有力的保障。第一章 总则 第一条 商务工作以项目为根本，所有工作均要立项后方可开展进行，每个新项目开始前必须由项目负责部门提供项目基本信息，到商务部填写立项表。第二条 所有部门如需商务部配合工作时，必须严格按照商务工作流程（附件一）执行。第三条 本制度由公司商务部负责解释。第四条 本制度自印发之日起施行。第二章 采购第五条 拟采购部门必须填写材料需求明细表，经由项目负责人或部门负责人签字，方可提交商务处进行询价、采购工作。第六条 材料需求明细表中必须写清对材料的要求，如品牌、型号、数量、规

3、格、相关参数等。不得提供模糊的要求，否则商务有权不予接收。第七条 商务人员按照材料按要求进行询价。必须问清品牌、型号、价格（是否含税）、供货期、账期、质保等情况。第八条 询价时每种材料提供价格的供应商不得少于3家，并列出供应商名称、联系人、联系方式等信息，同时认真填写询价记录单。第九条 询价记录单必须由总经理或相关部门负责人选定供应商并签字确认。商务人员不得自行选定。第十条 采购前商务人员必须按照合同管理流程的规定，起草合同或接收由供应商起草的合同。第十一条 采购前商务人员负责填写采购申请单，必须经由相关负责人签字后，方可进行采购。第十二条 同一个供应商所供产品金额超过人民币2000元时，必须

4、签订合同。参考第四章，合同管理制度。第十三条 采购时如发现货物品种、数量或重量与合同不符，质量经检测与合同约定标准不符，商务人员可拒绝接收或将货物退回供应商。对货物品种、质量、数量与合同不符的，商务人员及时告知供应商，并就退货、经济补偿、赔偿事宜进行谈判。第十四条 商务人员对缺货、不明供应商、供货延迟、验收不合格、货款诈骗等问题，应及时上报经理处置，寻找替代品或变更采购计划。第十五条 采购时商务人员须按照合同约定付款方式、供货期、发票种类等问题，做好与公司内部及供应商的协调工作。第十六条 产品采购完成，送递公司或库房后，须按照以下规定执行：（一）技术人员须检查材料技术指标是否与合同一致；（二）

5、商务采购人员须检查材料数量、发票金额是否与合同清单、总价一致；（三）产品确认无误后商务人员须认真在“进销存系统”中进行入库操作，不得出现错误，并对设备类产品进行条码抄录；（四）在“进销存系统”中打印三联的入库单据，由商务采购人员、拟采购部门经理和财务人员签字；（五）签字后的入库单据交予财务部一联，谨慎留存；（六）商务采购人员必须要求供应商随产品同时提供等额的产品发票，方可向财务申请付款，原则上不允许无发票直接付款。第十七条 采购过程中，如遇与采购计划不符的情况，商务采购人员应及时与上级保持沟通。第十八条 商务采购人员必须对公司绝对忠诚。不接受厂商的回扣、旅游招待、赠品、宴会及各类变相受贿情况，

6、违者将按公司有关规定处理。第十九条 商务采购人员必须了解本部门的工作流程，具备丰富的商品知识，慎重选择商品，建立商品组织，控制商品结构，经常引进新商品。避免采购假冒伪劣商品及被厂商蒙骗。第二十条 将有关的材料单据按照档案管理流程整理归档。第三章 销售第二十一条 商务部严格按照销售管理流程，认真执行工作任务。第二十二条 销售前，商务人员须制作内部预算书，须交由相关负责人确认后，上报总经理审批。第二十三条 外部预算书必须由总经理批准后，方可报给客户确认。商务人员不得自行向客户报价。第二十四条 销售前由商务部严格按照合同管理流程起草与客户的合同书，或接收客户的合同。由相关部门提供合同基本信息。第二十

7、五条 销售时，须按照以下规定执行：（一）库存商品销售时，商务人员须按照合同清单、价格，在“进销存系统”中进行挂账销售；（二）对于无库存的材料，则按照采购管理流程和制度的要求进行采购；（三）挂账销售后，在“进销存系统”中打印出库单据，由相关部门负责人签字；（四）出库单须由产品经手人签字，并随产品一同送抵客户处，由客户签字后返还给商务部，客户可留存一联出库单据；（五）签字后的入库单据交予财务部一联，谨慎留存。第二十六条 将有关的材料单据按照档案管理流程整理归档。第四章 合同管理第二十七条 签订合同必须遵守国家的法律、政策及有关规定。第二十八条 产品类合同原则上应使用公司的合同模板。第二十九条 建设

8、类合同应使用国家标准合同模板，或由双方约定确认。第三十条 合同谈判须由商务及相关部门负责人或总经理共同参加，不得一个人直接与对方谈判合同。第三十一条 签约人在签订合同之前，必须认真了解对方当事人的情况。第三十二条 签订合同必须贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿”的原则和“价廉物美、择优签约”的原则。第三十三条 合同对各方当事人权利、义务的规定必须明确、具体，文字表达要清楚、准确。第三十四条 合同开始部分要写明合同名称，双方的全称和合同编号。第三十五条 产品类合同正文部分要写清货品的名称、详细型号、技术标准、单价、总价、付款方式、交货期限、交货地点、验收方式、包装标准、运输方式、运费负担、售后保

9、修条款、培训条款、解决争议条款、不可抗力条款、违约责任、仲裁条款、合同有效期、有无附件等。第三十六条 建设类合同的协议和专用条款部分，应包括工程范围、建设工期，开、竣工时间，工程质量、工程造价、技术资料交付期间、材料和设备供应责任，拨款和结算、竣工验收、质量保修范围和质量保证期、双方相互协作、解决争议条款、违约责任、仲裁、合同有效期、有无附件等条款。第三十七条 合同落款应写明双方的全称、签约人和签约日期，也可按照约定列出双方基本信息，如地址、电话、银行账号等。第三十八条 盖章时双方都必须使用合同专用章，原则上不使用公章，严禁使用财务章或业务章。第三十九条 除合同履行地在我方所在地外，签约时应力

10、争协议合同由我方所在市人民法院管辖。第四十条 任何人对外签订合同，都必须以维护本公司合法权益和提高经济效益为宗旨，决不允许在签订合同时假公济私、损公肥私、谋取私利，违者依法严惩。第四十一条 合同起草人员应站在公司立场起草及签订合同，保证公司权益不受损害。第四十二条 商务人员及参与合同谈判的相关负责人必须积极争取到合同中对公司有利的条款，尽量回避对公司不利的约定。第四十三条 合同原则上由商务部经办，拟定初稿按合同管理流程规定逐级审批，方能正式签订。第四十四条 合同最终审批权限：（一）一般情况下由总经理最终审批。（二）合同总价款低于2万元的，由项目负责人最终审批。（三）联营、合资、合作合同由董事长

11、或董事长授权总经理最终审批。第四十五条 合同依法成立，既具有法律约束力。一切与合同有关的部门、人员都必须本着“重合同、守信誉”的原则。严格执行合同所规定的义务，确保合同的实际履行或全面履行。第四十六条 合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的，一般应以物资交清，工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。第四十七条 总经理、项目经理、财务部及有关部门负责人应随时了解、掌握合同的履行情况，发现问题及时处理或汇报。否则，造成合同不能履行、不能完全履行的，要追究有关人员的责任。第四十八条 遵照中华人民共和国合同法的规定，签订、履行合同。第四十九条 当公司关于合同

12、管理的规定与中华人民共和国合同法相违背时，则遵照中华人民共和国合同法的规定执行。第五章 项目档案管理制度第五十条 公司各部门员工均有保护项目档案的义务。第五十一条 各部门指定专人负责收集、管理项目档案。第五十二条 由公司总经理统一领导，公司商务部负责接收、归档、保管，并监督、指导各部门项目档案管理工作。第五十三条 各部门指定专人负责本部门的项目档案管理工作。第五十四条 项目档案管理范围：项目合同、项目文档。第五十五条 关于归档时间的规定：（一）凡是具有法律效用的档案，一经生效就归档；（二）凡是有机密性的档案，随时形成，随时归档；（三）项目实施中的文档在项目验收完毕后一个月内归档。第五十六条 各

13、部门对项目产生的档案自行进行整理，交由商务部归档。第五十七条 商务部有权按照本制度中第五十五条关于归档时间的规定，对各部门进行监督执行。第五十八条 各部门的档案须在归档前由部门经理签字确认该档案是否需要归档，以免造成资源浪费。第五十九条 需归档的档案应按公司文件编码规则实行统一编号，便于分类。如有电子版，须同时提交商务部做存档。第六十条 项目档案立卷时，应以项目单独立卷，用项目中文名称及项目编码作为卷名。第六十一条 商务部门按照本制度中第五十五条关于归档时间的规定，按时归档，录入公司OA系统，以便于查阅，并与归档部门办理交接登记手续。第六十二条 档案移交时，商务部必须当面清点档案，并按照（附件

14、二）中关于项目必要文档的规定，检查档案是否完整，内容是否齐全。第六十三条 移交的档案如有问题，则返给移交人，提醒补充齐备再次移交，如无问题，双方在归档清单签字确认后完成交接手续。第六十四条 所有档案按项目年份分类归档。档案卷上标明全宗号、年份、类别、保管期限、项目名称、项目所属部门、卷内清单、档案密级等，于档案卷内文档的左上角用数字戳编写号码，号码与卷内清单编号一致。第六十五条 凡是具有法律效用的档案，如合同，由商务部扫描保留一份电子档，并复印一份复印件。归档时，做原件及复印件的标记。第六十六条 项目档案暂定三个密级，由低到高依次为一级、二级、三级。第六十七条 借阅档案时，必须填写借阅登记单（

15、附件三）。一级档案，由主管批准；二级档案，依次由主管、部门经理批准；三级档案，依次由主管、部门经理、总经理批准。视借阅人职务，上报领导逐级批准。第六十八条 凡是具有法律效用的档案，如合同，均以复印件借出。特殊情况需要借阅原件时，借阅人及总经理须在档案原件借阅责任书（附件四）上签字，方可借阅原件。第六十九条 商务部门须督促借阅人员按期归还档案。第七十条 档案借阅时间原则上须在借阅当日内归还，如因特殊原因借阅时间超过1天的，借阅人应提前向商务部说明，并办理续借手续，无故延期归还，按罚则执行。第七十一条 借阅人及商务人员要爱护档案，保持整洁，不得泄露公司档案秘密，严禁随意涂改、抄录、伪造、拆散、损坏

16、、损毁档案，未经批准不得转借、自行复印或携带档案外出,不得遗失档案，违者按罚则执行。第七十二条 项目档案管理处罚条例：（一）公司员工凡违反本制度，无故延期或不交应归档的档案时，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，将对归档人及其主管、部门经理进行罚款，罚款原则为普通员工5元、主管10元、部门经理20元，总经理30元。视归档人职务，其主管及其部门经理须负连带责任。（二）借阅人凡泄露公司档案秘密的、涂改、拆散或未经批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门经理和借阅人罚款#元-#元，并予以通报批评；如造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其法律责任。（三）借阅人凡不按借阅期限延期归还的，将

17、对归档人及其主管、部门经理进行罚款，罚款原则为普通员工5元、主管10元、部门经理20元，总经理30元。视借阅人职务，其主管及其部门经理须负连带责任。（四）借阅人及商务人员凡遗失档案的，应立即报告，如因遗失档案，导致公司商业机密泄露，造成恶劣后果的，视情况严重程度追究其相关责任，由总经理及各部门经理上会研究裁定处理意见。第六章 投标管理制度第七十三条 公司投标行为必须严格遵守中华人民共和国关于投标的政策、法律的规定。第七十四条 商务部应在每个工作日上网查询与公司业务相关的招标信息。第七十五条 商务部应及时下载或购买招标文件，并上报总经理审定。同时应从多渠道获得并反馈信息，包括概算，竞争对手情况等

18、。第七十六条 由总经理确定开展投标工作，商务部负责人为投标工作总负责人，组织编制投标文件（包括商务、技术两大部分）。第七十七条 商务部根据招标文件要求的格式及内容安排分工，成立投标工作组，成员必须服从商务部安排，认真、仔细做好各部分工作。具体遵照投标管理流程执行。第七十八条 投标书框架部分由商务部负责制作，投标工作组组员应按照商务部制作的框架格式，制作各部分内容。第七十九条 一般情况下投标书分两个部分，即技术部分和商务部分。原则上，技术部分由所属于项目负责部门的组员制作，商务部分由商务部制作。第八十条 行政部应配合商务部做好办公用品的准备工作。第八十一条 财务部应配合商务部做好投标工作备用金、

19、投标保证金、印章及公司相关资格证明等材料的准备工作。第八十二条 投标工作组成员严禁对组外人员泄露任何与投标有关的信息。第八十三条 投标书各部分内容形成后，应由组内成员互审。第八十四条 技术部分的制作人应向商务部提供准确的设备清单，以便商务部进行询价与设备成本的核算，如有改动，应立即通知相关人员进行修改。第八十五条 技术部分的审核人应对制作人提供的技术标书进行审核，主要是对项目方案的适用性、可行性、等方面进行审核；对技术标中的参数与指标、设备清单、技术方面的文字论述等进行审核；对设备成本进行审查。第八十六条 技术部分的审核人应采用逐项审查的方式进行技术标的审核，并对照招标文件进行判别，提出修改或

20、调整的意见。第八十七条 商务部分由商务负责人指定审核人员，审核人员应对商务标部分进行审核，审核人员应按照招标文件逐项审查的方式进行商务标的审核，提出修改或调整意见，确认无问题后提交商务负责人。第八十八条 商务部负责人应综合评审投标书（不含最终报价部分）是否符合招标文件及客户方的而要求。第八十九条 由商务负责人、技术负责人对项目方案和设备成本价最终审定，如发现问题转交相关人员及时修改，无问题转交总经理最终审核，确定最终报价。第九十条 完整的投标书由总经理最终确认后，商务部安排指定人员进行标书胶装印刷。第九十一条 印刷胶装时注意检查标书顺序、区分正本和副本，切注明可以启封的时间限制。第九十二条 投

21、标标书胶装好后，在标书需盖章的地方加盖公章、法人章。第九十三条 标书的封装要用牛皮纸封装，封装规整，在封面盖公章、两端盖公章。第九十四条 财务人员应在开标前按招标人要求将投标保证金汇入指定账户或准备好现金交由商务负责人携带。第九十五条 参与现场投标和携带投标书或投标必备材料的人员，必须提前到达投标现场，不得迟到，具体到达时间由商务部负责人在开标前一天确定。第七章 供应商管理流程第九十六条 商务部负责寻找和调查供应商，组织评审、选定供应商活动，建立合格供应商资源库。确保供应商具有持续提供满足公司规定要求的产品或服务的能力。第九十七条 原则上首先必须考虑公司的现有供应商。如现有供应商不能满足产品的

22、技术要求或交期、价格、质量等其它原因，可考虑新的供应商。第九十八条 拟采购供应商必须从合格供应商资源库中选择；如供应商为初次合作，则须经过供应商评审后，加入合格供应商资源库，方可与之合作。第九十九条 针对初次合作的供应商，商务部应要求提供营业执照、组织机构代码证、税务登记证及其它有相关证明材料的复印件并加盖公章，代理商须有产品的代理资格或经销授权证明。第一百条 商务部在原有供应商合作伙伴的基础上，继续搜集各类产品的供应商资料，每类产品至少在5家以上，根据采购产品对供应商进行分类，将收集信息填写在供应商调查表（附件四）上。第一百一条 供应商产品由主采购部门负责评分。第一百二条 在每类产品中将供应

23、商分类拟定为战略供应商、 优先供应商、考察供应商、淘汰供应商。战略和优先供应商将加入到合格供应商资源库中。附则第一百三条 本制度尚未完善，待补充。附件一：商务工作管理流程XXX公司商务工作管理流程(2011.11暂行)2011年11月第一章 概述 为加强公司商务管理工作，更好的配合各部门商务需求，根据公司实际流程和业务发展，现制定XXX公司商务工作管理流程（暂行），分解工作任务，明确工作职责。一、组织结构和人员职责1、组织结构 2、人员职责商务专员：负责整体商务工作的安排协调。侧重执行项目采购、供应商谈判、投标等具体相关工作。商务助理：配合商务专员工作。侧重执行项目档案管理、零散采购等具体相关

24、工作。二、商务工作1、商务工作以项目为根本，所有工作均要立项后方可开展进行，每个项目开始前需由商务人员填写立项表（附件1）。2、商务工作大体分六个部分，暨采购管理、销售管理、合同管理、档案管理、投标管理和供应商管理。具体工作分解情况如下所示：第二章 采购管理流程一、询价、预算1、由项目负责人、项目经理或项目工程师提供所需材料明细，填写材料需求明细表（纸质文件和电子版，见附件2），并由项目经理及部门经理签字后提交商务部门，材料需求明细表中要写清对材料的要求，如品牌、型号、数量、规格、相关参数等，项目人员须提供明确的材料要求，如果材料为硬件设备，须提供品牌型号。确认无误后转交给商务询价及制作预算书

25、。2、商务人员接到材料需求明细表后，对所需材料按要求进行询价。要求问清品牌、型号、价格（是否含税）、供货期、账期、质保等情况，每种材料提供价格的供应商不得少于3家，并列出供应商名称、联系人、联系方式等信息，同时认真填写询价记录单（纸质文件和电子版，见附件3）。询价完毕后将询价记录单报给材料需求明细表的提交人确认。3、询价记录单经由项目负责人、项目经理、部门经理或总经理选择确认后，返给商务部门，商务人员针对选择的产品制作预算书。二、采购入库1、商务人员针对预算书中材料明细与相应的供应商联系，起草采购合同（详见第三章，合同管理流程；零散采购可略过此项流程），同时对供应商的基本资料进行整理（详见第七

26、章，供应商管理流程）。2、合同签订完成后，商务人员按照合同清单填写采购申请单（三联，附件4），交予项目经理或部门经理签字确认后，上报总经理审批。总经理批准后方可进行采购，同时交给财务部一联。3、材料采购完成，送递公司或库房后，商务人员在“进销存”系统中进行入库操作，对设备类产品进行条码抄录。由技术人员负责检查材料技术指标是否与合同一致，商务人员负责检查材料数量、发票金额是否与合同清单、总价一致，同时形成入库单据（三联），由商务采购人员、部门经理签字，取其中一联与购货发票一同交给财务部。4、采购合同经双方签章生效后，商务人员按合同付款进度，向财务部申请用款，及时向供应商支付定金和各期货款。5、商

27、务人员按合同交货进度，及时催促供应商按时发货。收到托运单据或提货凭单后，即前往提货点，按提货程序清点货物品种、质量、数量或重量，相符后签收。6、将有关的材料单据整理归档（详见第五章，档案管理流程）。 第三章 销售管理流程一、询价、预算与第二章，采购管理流程一致。二、报价1、材料询价完成后，由商务部门制作内部预算书。要求写清产品名称、规格、单价、单位、数量、品牌、型号、成本价格（是否含税）、供货期、付款方式、账期、供应商名称、联系人、联系方式等信息。内部预算书交由相关负责人确认后，上报总经理审批。总经理批准后，形成外部预算书（报价单，附件5）报给客户确认。2、外部预算书由客户认可确认后，商务部门

28、起草与客户的销售合同（详见第三章，合同管理流程）。三、销售、出库1、商务部门根据合同材料清单在“进销存”系统进行挂账销售及出库操作。2、无库存的材料，转入“采购流程”（详见第二章，采购管理流程）进行采购。3、挂账销售时，根据合同材料清单中材料的单价、数量准确操作。形成出库单据，由相关负责人签字后随材料一同送往客户处，并要求客户在出库单上签字确认。4、将有关的材料单据整理归档（详见第五章，档案管理流程）。第四章 合同管理流程一、合同起草审批由商务人员起草或接收从供应商（客户）处发来的合同，填写合同审批单（附件6），并审核商务条款，合格后转交技术人员审核技术条款，完毕后交财务人员审核财务条款，以上

29、人员均确认无误后在合同会审单上签字报总经理审批。总经理签字同意合同签订后，安装合同规定份数打印或复印，转交财务人员盖章，最后到商务部对合同进行存档或返给供应商（客户）。二、各环节合同审核内容商务人员：起草或接收从供应商（客户）外发来的合同。商务人员对合同的商务条款进行审核，包括：货品的名称、详细型号、单价、总价、交货日期、交货地点、运输方式、售后保修条款、培训条款、解决争议条款、不可抗力条款、仲裁条款、合同上的承办人、代理人签字是否有效、合同章或公章是否清楚、是否还有其它缺漏项等。以上条款都应争取对我方有力，应站在对我公司有利的立场对各项条款考虑周全。技术人员（项目负责人或部门经理）：相关技术

30、人员对所购产品的名称、详细型号、技术参数、数量、计量单位、质量条款、验收标准、技术方案等进行认真核实。财务人员：对合同的相关财务条款进行审核，包括结算方式、付款日期、发票情况、所需印章情况。总经理：审核主要条款如供货厂商、产品价格、付款等，批准合同的签订。第五章 项目档案管理流程一、档案收集整理1、各部门指定专人负责收集、整理项目档案。将整理好的档案按照公司文档编码规则进行编码。准备移交商务归档。2、档案归档前，经由部门经理或项目经理审核，核准该档案是否需要归档后，移交商务归档，同时填写归档清单（附件7），并由归档人和接收人签字。二、档案立卷1、项目立项后，商务按照项目基本信息（如项目名称、项

31、目编码、年份等）进行立卷。2、商务按照公司项目档案管理制度中的要求，进行归档。三、档案查询借阅1、各部门人员需填写档案查询借阅单（附件8），经由相关负责人签字授权后，方可查询、借阅档案。2、借阅时商务做好登记，并按照归还时间督促借阅人按时归还档案。第六章 投标管理流程一、准备工作1、商务人员负责在网上查询相关招标信息，并购买或下载招标文件。2、总经理审核，确定是否参与投标。3、商务人员制定投标工作人员安排表（见附件9）。4、参与人员按照投标工作人员安排表执行工作任务。二、询价、预算1、与第二章，采购管理流程一致。2、商务人员制作好预算书后交由总经理审核并选定供应商。 3、商务人员进行询价工作的

32、同时，按照招标文件要求，向供应商索要相关资料（产品技术参数、彩页、供应商资质证明文件等）。公司自主研发类产品相关资料则由相关部门提供。三、制作投标文件1、商务人员认真阅读招标文件，并按照要求格式制作出投标文件框架。2、相关责任人按照招标文件要求制作好技术及商务部分内容后，交与商务人员进行整合、排版。3、总经理确认最终投标报价、相关责任人审核投标文件无问题后，进行印刷装订，并按照招标文件要求盖章、封装。四、投标1、财务人员做好投标资金及印章准备工作。2、按招标文件要求携带好相关材料，前往指定地点进行投标。第七章 供应商管理流程一、供应商资料收集初次合作的供应商应提供营业执照、组织机构代码证、税务

33、登记证及其它有相关证明材料。二、供应商资料整理、分类1、商务人员按照供应商规模、实力、与公司合作次数及对公司支持等方面划分级别，加入供应商资源库。2、已存在于资源库中的供应商，可根据实际情况调整级别。附件1：商务立项表商务项目立项表立项日期项目编号单位名称项目名称项目概况、规模预计项目周期起止时间年 月至 年 月预计周期项目负责人单位电话手机项目商务负责人单位电话手机以下部分为公司内部流转人员填写合作类型所属部门合作模式商务部签字总经理意见年 月 日年 月 日合作结果【 】中标 【 】未中标 【 】取消经办人项目进度记录时间设计内容（材料、证件、用章）经办人备注附件2：材料需求明细表材料需求明

34、细表项目名称：日期：序号名称品牌及规格数量特殊要求是否有变动可能经手人签字：项目经理签字：附件3：询价记录单询价记录单项目名称:_询价日期:_序号商品名称品牌及型号供应商单价 供货日期付款日期备注技术选型：第 号负责人确定：第 号附件4：采购申请单采购申请单项目名称： 编号：申请人:日期：序号货品名称供货商规 格单位数量预计单价(元)合计(元)付款周期备注含税不含税合计：总经理:_ 财务:_ 部门经理:_ 商务:_ 附件5：报价单*工程 项目单位： 分项名称： 项目负责人：序号产品名称技术参数 单位数量单价小计备注A合 计：B集成费：C税 点：D总 计：注:以上报价一周内有效 ，含增值税XXX

35、公司2011-12-12附件6：合同审批单合同审批单合同名称: 所属项目名称：合同类型:编号:对方公司名称：合同金额：合同起草人签字：日期:商务签字:日期:项目负责人签字：日期:部门经理签字：日期:财务签字:日期:总经理技术助理签字：日期:总经理意见:备注：附件7：归档清单*项目 归档清单序号文件名称份数页数归档人接收人交接时间密级备注123附件8：档案查询借阅单借阅日期借阅内容（项目名称+内容）事由方式借阅人主管/部门经理总经理归还时间备注附件9：投标工作安排表附件二：归档文件清单及密级项目需要的文件密级必要项目需要的文件密级必要项目需要的文件密级必要采购合同是现场会议是竣工图纸是施工合同是

36、项目验收申请表否工程移交记录单是软件合同是系统集成流程图否进度计划是软件验收报告是纠正措施处理单否工程移交记录单是工程验收报告是设计开发建议书否调研记录是技术服务单是设计开发评审/验证报告否技术方案是培训记录是项目验收申请表否软件需求说明书是施工组织设计是电气（梯）隐蔽工程检查验收记录否概要设计是工程联系单是管内穿线分项工程质量检验评定表否详细设计说明书可以电子版本是工程派工单是工程竣工验收质量综合评定表否数据库设计可以电子版本是开工任务确定单是分部工程质量评定表否测试报告可以电子版本是设备安装调试记录是材料/构配件/设备报验表否个人项目工作总结是工程日志是建设目标否项目开发总结报告是货物签收

37、单是预防措施处理单否会议记录是周工程述职报告是不合格品报告否安装手册是物品领用台账否工程巡检记录表否使用手册是项目设计变更单否货物采购合同是附件三：借阅登记表借阅日期借阅内容（项目名称+内容）事由方式借阅人主管/部门经理总经理归还时间备注附件四：档案原件借阅责任书档案原件借阅责任书档案名称： 档案编码： 档案年份： 借阅条款：1、借阅档案原件时，借阅人在本责任书上签字，并由部门经理及总经理签字授权，方可借出。2、自档案原件借出之时起，借阅人必须保管好档案原件，保持整洁，不得泄露公司档案秘密，不得涂改、抄录、伪造、拆散、损坏、损毁档案原件，不得转借他人、另行复印及携带档案原件外出,不得遗失档案原件。如有违反，由借阅人承担一切责任；部门经理、总经理承担连带责任。3、借阅人、部门经理及