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1、销售文员的基本职责及作业流程,1,服从领导的管理，遵守厂规厂纪，保守商业机密。2.信息资料录入、存储、打印、统计。3.异常情况的提醒，协助经理处理日常工作和紧急事务。4.开订单、跟单出货，明确客户需求内容，协调各部门针 对营销任务的开展工作。5.上班、下班，必须严格做好“5S”的管理工作。6.接听电话时，必须使用标准的普通话，讲“喂，您好，施都耐照明。请问你找哪位？”如有遇到 被叫人不在时，应按电话记录本上的内容，详细地问清楚，做好电话记录，并及时通知被叫人。7.轮流值班，努力提高业务水平和政治素质。,文员基本职责,2,开 始,接订单,门市接订单,厂部接订单,开订单,配备材料,核单,分单,生产
2、部,仓 库,结 束,订单流程,3,订 单 接 单 首先,接订单分为两部份,一个是门市订单,由门市营业员负责接待客户并开好订单；另一个是厂部电话接订单并开好订单。一、门市接单及开订单门市接待新客户时，首先必须了解客户的基本情况,包括客户是在什么样的市场,订货数量约多少,是做工程灯、批发商还是零售，判断是大客户还是小客户，知道基本资料后再根据实际情况详细介绍产品，同时将产品的优点并结合客户的市场优势分析给客户，使客户认为这个产品正是他所需要的产品，他才能有兴趣考虑是否想与本公司合作。新客户下订单时，门市开订单需要一式四份单，第一联存根联，第二联是客户联，第三联是仓库，第四联是生产部。开订单时，应在
3、订单上写明客户名称、客户地址、客户电话、传真、移动电话，产品的品牌、型号、规格、数量、颜色，发往哪个托运部，付款方式、出货日期等，应详细的在订单上注明。订单写好后，请客户签名确认及收预定金，一般是按30%收取，如特殊订单则另议，并将客户联（红联）给客户存根，其余三联和预定金当日交回厂部。门市接待老客户询问价格应马上联系厂部，不能重新报价，必须得到准确的价格后再与客户协商是否调整价格，老客户下单，如是小客户要求全额付款，（金额在3000元以内），大客户下单后则不收预定金，按照合同的协议付款就好，将开好的订单交回厂部。,4,订 单 接 单二、厂部接单及开订单厂部接单一般是熟悉的客户,在接到电话订单
4、时,首先请客户将订单传真过来,收到传真后再与客户确认即可。如果是客户没有传真机，电话报单过来，我们记录的话，就必须记录清楚客户名称、产品品牌、数量、颜色、型号等。厂部文员开单时，根据传真件或是记录资料，将订单开一式四份，一联是存根（白联），一联是属于支架车间或是节能灯车间主管（红联），一联是仓库（黄联），一联是电子车间主管（绿联），开订单时应将客户名、产品品牌、数量、颜色、型号等一些注意事项，并注明出货日期。订单开好后，将开好的订单再一次与传真件或记录资料确认，保证订单无误。将门市订单及厂部订单放在一起，厂部订单将白联都填上价格，将门市订单的新客户资料根据客户本的要求归档到客户资料本上。同时在
5、销售系统增加新客户资料。,5,核单及分单 销售文员将订单开好后,再自己核对一次自己所开的订单是否有误,核对的内容包括：客户名、品牌、规格、型号、数量、颜色、单价等基本资料，确认无误后，将订单分配给三个部门，分别是：白联：存根，厂部销售部留；红联：客户联，门市开单是给客户，同时复印一份给厂部生产车 间，厂部开单是直接给支架车间或是节能灯车间，车间主管留；黄联：仓库联，仓库主管留；绿联：生产联，电子车间主管留；到此，订单的流程全部结束。,17,开 始,确认出货资料,结 束,出货流程,开出仓单,验货出货,配 单,输托运部单号,交财务部,18,确认出货资料及打印 由于目前本厂没有设立成品仓,因此,当天
6、需发货的产品直接由生产部出货,并且直接由生产部确认详细的出货资料.首先,由生产部将当天要出货的详细资料在下午3:00之前给到销售出货文员;资料的内容包括:客户名、品牌、规格型号、数量、颜色、灯头等，如果是整单订单出货的，可以直接写明：客户名、订单日期即可。第二,销售文员根据生产部上货的详细资料,先将对应的客户订单找出来，然后根据生产部的资料在订单上减数，如是整张订单出完，将订单挑出即可。将订单减数后将出货资料输入销售系统并打印出来（打印出货单参考销售系统操作流程）。第三，打印出来的出仓单需要核对一次单价，确认出仓单上的价格无误，并写好信封，再验货。,19,出货及配单验货的要求：必须是出仓单上的
7、内容与实物一致。生产部首先将货搬至对应的发货区,将货摆放整齐;销售部文员核货时,应根据出仓单的内容核对实物,核对的内容包括:客户名、数量、颜色、规格、型号、件数等，最后确认一下总件数必须与出仓单一致。3、核对好货无误后，将第红联（客户联）装进信封，并且必须确认信封上的金额与件数是出仓单一致，然后安排装车出货，装完车后，请三个部门负责人签名：保安、司机、车间主管，一个都不能少。4、当司机将托运单拿回来后，首先核对托运单上件数、客户名是否与出仓单一致，如果是需要托运部开支票的，必须确认托运部单上的货款金额与出仓单一致，然后将托运单与出仓黄联（财务联）粘在一起，并且将托运单单号和货号输入销售系统。将白联（存根联）累加总数：当天出货的总金额、总件数、总单数（几份单），全部在第一张单上注明。5、当所有的单据都整理好，并且无任何误差，将单据全部交给财务部。到此，出货的流程全部完成。,20,
