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1、业务助理工作流程及跟单、验货知识,贝林：张慧2014年8月12日,一.业 务 工 作 流 程,客户询价我司报价沟通协商（议价）达成协议，签订正式订单（销售合同）下单给工厂（采购合同）工厂备货（产品生产）验货（质量监控）订舱（租船订舱，运费）报关（发票，箱单，报关资料）结算（收汇，工厂开票及工厂货款结算）退税,ISO 9001，退税备案,业务部：开拓市场，负责与客户进行沟通协调。在前阶段对客户的询价，我司作出相应的报价后，收到客户订单，业务员进行审单，包括：价格、质量要求、交货期、付款条款、运输方式等。审核无误后交采购部。采购部：与工厂协调，签订采购协议。按客户的产品要求和交货期制作采购合同，并
2、与工厂签定采购协议。采购部将客户订单和采购合同交单证员制单，并交验货组安排验货。,物流部,配船、制单、发货等1、单证员审单：客户订单、工厂采购合同的交货期、付款方式、包装打字等。若L/C，应对信用证条款进行审核，检查有无我们无法办到的条款和所需单据。若前T/T，确保预付款已经到帐。2、单证员根据客户交货期，跟踪工厂备货情况，并确保出货前验货已检验放行。3、选择货贷公司或船公司，租船订仓。,4、制单制作商检单、报关单、发票、装箱单等。收到进仓通知，通知工厂发货数量，包装要求，唛头、进仓时间等，安排货物进仓待发。船公司报关开船后，进行提单确认。单证员认真核对，及时修改，确保提单正确无误。按价格条款
3、制作保险单。按客户要求和国别制作产地证FORM A 或C/O。L/C（或D/P）所需的其他单据。5、销售、统计交单，押汇。6、传真发票、装箱单、提单正本复印件给客户，寄结汇单据。7、收汇、退税,备案等。,品保部、技术研发部、,产品生产过程中的检验保证产品质量，验货放行画图纸生产工艺的合理化建议新产品的设计及研发。,其他部门：,行政部财务部后勤部门等等,二、业务助理的重要性,业务助理是保障公司销售部门正常运转，方便销售部门制定销售计划和实现销售目标必不可少的岗位；是为公司销售部门提供后勤服务，为业务人员提供必要协助的岗位，提高业务人员的工作效益。业务助理素质的高低和处理业务的综合能力直接影响销售
4、部门的整体业绩和公司形象。业务助理对上是业务经理，是业务经理信息来源和整理的重要帮手，是帮业务经理处理业务锁事的人物。,三、业务助理的工作职责(1),1、接待客户日常来访、来电、来函等咨询服务，为销售部提供后勤服务。2、协助业务人员进行订单制作、跟单、样品寄送，并跟进，为销售部提供帮助。3、处理制作业务员交给的报表，单据，文件，资料等。4、受理客户的投诉电话，做好相关记录，及时联系相关业务人员处理。,三、业务助理的工作职责(2),5、定期对重点客户进行电话回访，帮助业务人员做好客情，主动和客户增进了解，介绍公司的企业文化，让客户更加信赖公司的产品。6、每月总结整理客户的投诉资料，分析出客户最不
5、满意的情况并总结出来，为公司后期改进和制定方案作参考。7、协助业务员回收货款，并及时提醒业务员相关货款的回收情况。8、及时提出合理化建议，针对在外出差的业务员，电话跟踪咨询是否有需要提供帮助。9、配合公司其它部门积极开展工作，如：配合仓库的开单发货工作。,四.业务助理、跟单需具备的知识、技能,1.要有良好的心态 对业务助理而言，则是对业务经理负责。从发展来说，业务助理是一种经历，是独立担业务的有效过渡。,2.要有强烈的责任心3.做个有心人，熟悉产品。掌握了产品知 识，跟客人和工厂的沟通就会变得轻松，赢得客户的信任和工厂的尊重。,4.专业知识技能：客户对产品质量的要求,生产流程。5.单证知识。客
6、户信息（国家，港口）；是否投保信用保险。产品的质量要求；合同交货期；运输方式（by sea;by air)；成交方式(CIF;FOB;DDP;DDU;EXW),6.英语基础：看懂客户订单信息 客户信息（国家，港口）；7.沟通谈判能力：同工厂的沟通，同货代的沟通。8.细致。形式发票（PI)交货期（起运日期；到港日期）收汇方式（预付；T/T;D/P;L/C)币别(USD,EUR)信用保险:国家；规模。,国际贸易术语解释通则由国际商会制订，目前通用的是1990年的修订版，称为1990年国际贸易术语解释通则（INCOTERMS 1990），于199O年7月1日正式生效。该通则共包含四组13种贸易术语。
7、见表,出厂价(exw)（Ex Works）,工厂交货离岸价（FOB）FOB的全文是Free On Board(named port of shipment)，即船上交货(指定装运港)，习惯称为装运港船上交货。按此术语成交，由买方负责派船接运货物，卖方应在合同规定的装运港和规定的期限内，将货物装上买方指定的船只，并及时通知买方。货物在装船时越过船舷，风险即由卖方转移至买方。到岸价(=cost insurance and freight)CIF中文意思为成本加保险费加运费（指定目的港），指当货物在装运港越过船舷时，（实际为装运船舱内），卖方即完成交货。货物自装运港到目的港的运费保险费等由卖方支付.
8、最低保险金额应包括合同规定价款另加10%（即110%），并应采用合同货币。,DDU Delivered duty unpaid 未完税交货(指定目的地)是指卖方在指定的目的地将货物交给买方处置,不办理进口手续,也不从交货的运输工具上将货物卸下,即完成交货。DDP:Delivered duty paid(DDP)完税后交货价(简写为ddp):这种交货价用于售货方必须在购货方的地址交货.是指卖方在指定的目的地,办理完进口清关手续,将在交货运输工具上尚未卸下的货物交与买方,完成交货。exw术语下卖方承担最小责任,而ddp术语下卖方承担最大责任。,五.业务助理同采购部之间的联系按照客户订单要求，准确下
9、单给采购商（工厂）：质量要求，交货期。六.业务助理同单证的联系将备货情况告诉单证，安排出货，单证员按要求制作报关，结汇单据。七.业务助理同工厂之间的联系催货，要求工厂按时，按质完成产品生产。提前联系好工厂，验货。八.业务助理和验货之间及时申请检验，准确传达订单质量要求；提供生产进度信息；,业 务助理与其他部门的联系,九.验货的作用,避免交货上的延误和产品的缺陷，在第一时间采取应急和补救措施；减少或避免由于收到劣质产品而引起的消费者投诉、退换货及商业信誉的损失；降低因销售劣质产品而引发索赔。为采购部提供工厂规模，工厂管理情况。工厂生产的产品型号，主要客户等其他信息。该工厂周边的生产厂家，扩大货源
10、。技术支持。,十.验货员的知识、技能,专业知识：对产品的理解产品生产工艺流程特殊要求检验的方式，方法（抽检，全检）沟通能力过程控制。,十一.验货的内容和方法：,过程检验;成品检验（一）在交货期前一周，要通知公司验货员验货。告知品保部检验时还须注意包装及打托情况（如唛头，托盘尺寸是否合格，托盘是否牢固等）。（二）如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并与其商量具体验货时间，让工厂准备好货物以待检验。验货前准备：了解生产的工厂情况，生产的品种，了解合同的大致内容，熟悉生产要求和我司的质量要求，熟悉检验标准，要求和检验的重点。安排检验的时间 检验产品的质量，颜色，大小，数
11、量等。,检验内容：产品质量；包装:内包装，外包装，托盘。标识：打字等。要根据不同的产品，不同的要求，严格检验。所检验的项目要全面、详细，如果没有检验的项目或不能检验的项目都要在检验报告上明确显示。货物必须经过品保部负责人员签字同意放行后才能安排出运，质量不过关的不予出运，应视具体情况决定返工或退货。填制检验报告质检部门验货完毕后必须向物流部门提供验货报告，以便物流部门存档。,打电话:告诉自己的全名，公司名称，讲清楚自己打电话的目的。感情投资：同客户，工厂做朋友.走下去；多去生产现场，更多地了解真实信息。特殊日期：生日问候交货期延迟的处理：分析延迟原因:原材料延迟；停电，限电因素；配件因素质量问
12、题：返工，换供应商。货物未送进仓库：司机电话，仓库情况。货款情况客户到访：准备图纸，样品，报价，会议纪要。,十.常见问题分析及案例,常见问题分析及案例,跟单流程中需要特别注意的事项,1、信用证注意：客户一般开出信用证后会传真一份给我司，仔细看里面的要求，翻译各条款，需要的单据有哪些，具体有些什么要求。要求逐字逐句翻译清楚，边翻译，边在旁边注明信用证要求。检查是否存在错误，交货期能否保障，信用证条款是否有做不到的地方等。如有问题应立即通知业务员，要求客户改证。,跟单流程中需要特别注意的事项,2、货款预付款部分前T/T见提单付款后T/T 天3、信用保险,跟单流程中需要特别注意的事项,4、关于催货一
13、般在合同交货期15-20天前提醒工厂需按时交货，且每隔三、四天必须催一次，以保证工厂按时交货。在催货过程中出现问题应及时向业务员汇报，群策群力解决问题。注意：催货过程中，除了催工厂型号，数量，交货时间，还应注意提醒工厂订单中的特殊要求。如果使用我司纸箱或定牌包装的，还应提前确认仓库纸箱有库存，让工厂来拿包装，或者由包装厂提前直接发包装箱到工厂。,跟单流程中需要特别注意的事项,5、箱单注意：如果是几家工厂同时出货的，应安排好托盘编号，箱单做好后，跟工厂要再次确认实际发货有没有变动，做好装箱单后传真一份给工厂确认，各工厂装箱信息分别传真，确保无误。做到货单一致。,跟单流程中需要特别注意的事项,6、
14、注意贸易条款，FOB,CIF（一）如果跟客户签定的合同是FOB CHINA条款，通常客户会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况。应在交货期两周之前向货运公司询价，发出书面订仓通知。（二）如果是由我方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司。（三）向运输公司订仓时，一定要传真书面订仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。,跟单流程中需要特别注意的事项,7、报关资料单证员应提前对ERP信息进行录入审批，提前申领核销单，制作报关单据。注意：在进行ERP 信息录
15、入时，应注意合同签订时间，汇率，运费预提金额，船期等信息，要求真实合理。报关单中，特别注意合同币别是USD 还是EUR，境内货源地是慈溪还是其他地方，金额是否同实际收汇金额，商品是轴承还是滑轮，或者其他商品，H.S 编码是否正确等。报关数量及重量要求同提单，结汇的发票箱单信息一致。,跟单流程中需要特别注意的事项,8、原产地证书：注意：产地证申领时间，在发票日期和船期之间，不能为节假日。9、保险单保单尽量在开船前申请，避免风险发生。因此，开船前12天催讨提单确认件非常重要。提单确认件传真来时，要求有船名航次，提单号码等信息，及时跟货代沟通联系，按时申请保险单。,跟单流程中需要特别注意的事项,10
16、、预录单、开票要求报关后就可以问货代催要预录单，核对报关信息是否有误。预录单拿到后，将进行ERP数据回填，此时可以进行数据修改，要求回填的ERP数据同实际外销金额，报关数据一致。将预录单、工厂发货信息、结汇发票核对无误后进行开票。及时催讨工厂开具增值税发票，特别注意发票备注栏信息同预录单一致，开票单位是“套”，“个”，还是“千克”等。,思考：如何提高工作效率？,计划性敏锐性预见性 考虑问题要周全,每天要做的事,1、邮件：每天打开电脑，首先要看下邮件：客户订单，询价，客户的其他邮件。订单马上打印出来，填合同追踪表和质量要求表，交采购下单。询价上午传真给工厂，传好后电话打一下，尽量当天报价给客户。
17、2、收汇：每天查看ERP资金管理，看是否有客户收汇进来。一般上午9点左右看下，下午4点左右在看下，每天系统一般2次更新。3、催货：每天看下自己负责的几个客户的订单表格，催工厂货，打电话联系生产情况如何了。4、ERP信息输入：本周是否有出运计划，ERP 是否已经在做外销合同，明细单了。,5、报关资料：当天是否有报关资料要寄的，核销单是否已经申领好？6、发货：进仓单是否提前拿到？是否已经传给工厂？工厂是否已经安排好发货了？预计几点能到仓库？司机电话可否告诉我们？7、进仓：头天发货的，第二天要打仓库电话问下，货物是否已经进仓，进仓编号是否正确？尽量让工厂传一份进仓回执给我司。8、发票箱单：正确的结汇
18、发票箱单是否已经做好？,9、运费：货代运费是否已经确认？发票寄来没有？是否已经申请费用付款？10、提单：提单COPY件是否已经先传真给我们？船开了没有？正本提单是否已到？11、保险、产地证：是否需要投保险？是否需要做产地证？12、预录单、开票：预录单是否已到？是否有传开票资料给工厂？13、销售：工厂发票是否已齐，是否可以交销售了？,14、寄单：查看结汇条款，后T/T的，正本提单等资料是否准备好，是否可以快递正本单据给客户了？15、退税单，核销单：每天要看下核销单退单是否可以让货代寄回来了。退税单越早拿到，我司退税越快。一般开船20天后可向宁波报关行要求退核销单，开船后30天左右可向上海报关行要核销单.16、备案：ISO9000，备案资料是否已经做好。,17、客户档案管理：客户的报价，图纸，技术要求，投诉等资料要存档，产品工艺追踪表要详细填写，如有任何修改或者变动，要及时增加上去。18、样品留样：产品一定要留样，将客户来样，工厂做样，图纸，合同附件，检测报告等技术要求、信息，随样品一起存档在样品盒子里。,The end.,Thank you!,
