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1、工作流程自动化管理软件 更新时间：2004-05-13一、什么是工作流？现代企业的日常活动中，70%以上都是有两个或两个以上的员工共同参与协作的的任务，比如生产流程、 业务流程、各类行政申请流程、财务审批流程、人事处理流程、质量控制及客服流程等。一项工作，经过 一个步骤处理后再转往下一站的连续步骤，称之为工作流。工作流就是业务流程的计算机化或自动化。企 业或组织内有许多繁琐复杂的流程，这些流程构成了企业或组织的日常运营活动。通过现代的技术手段将 这些流程自动化，并对其进行有效地管理以提高企业运作效率，降低成本，增强规范和标准化便是工作流 自动化管理软件需要解决的问题。二、工作流能用在什么地方？
2、适用行业：消费品行业，制造业，电信服务业，银证险等金融服务业，物流服务业，物业管理服务公司，进出口 贸易服务公司，政府事业机构，研究院所及教育服务业等，特别是较大的跨国企业和集团公司。具体应用：关键业务流程：订单、报价处理，采购处理，合同审核，客户电话处理等。行政管理类：出差申请，加班申请，请假申请，用车申请，各种办公工具申请，购买申请，日报周报 等凡是原来手工流转处理的行政性表单。人事管理类：员工培训安排，绩效考评，新员工安排，职位变动处理，员工档案信息管理等。财务相关类：付款请求，应收款处理，日常、差旅、娱乐报销，预算和计划申请等。客户服务类：客户信息管理，客户投诉、请求处理，售后服务管理
3、。特殊应用类：ISO系列对应流程，质量管理对应流程，产品数据信息管理，贸易公司报关处理，物流公司货物跟踪处 理，新产品信息跟踪处理，BUG管理等各种通过表单逐级手工流转完成的任务均可应用工作流软件自动实 现。作为一个成熟稳定的工作流产品，DLFlo不仅提供日常办公和关键业务流程智能化管理，而且能根据公 司的特殊实际要求轻松方便地随时定制各种流程，并可实现不同角色不同的跟踪，查询，统计，打印等强 大功能。三、为什么要实施工作流程自动化管理软件？3. 1没有实施工作流系统的企业运作情形怎样?手工处理工作流程，特别是对于那些需要参与人员审批修改或填写数据的流程，每一步都是环环相扣 的，当一个处理者完
4、成了他对应的部分后另外的处理者才能接着处理，而所有这些都需要手工或传真到对 应的下一个处理者手中。之前，每一个参与者都必须进行事务流程的培训。其间，为了了解任务的状态， 必须挨个询问，不仅不方便而且还可能出现丢失资料或时间延误等情况。事后，处理结果是以文档方式归 档的，不利于查询、报表及知识的再利用。同时，所有的处理过程都没有记录，导致流程处理的效率、价 值链的评估无法度量。问题的具体表现如下：1. 很多时间和精力浪费在事务的传递和内部的协调上2. 审批过程效率低下，导致市场和客户反应滞后3. 对于没有规范业务流程的企业，管理混乱4. 对于有规范业务流程的企业，因缺乏处理过程的纪录，标准无法贯
5、彻5. 企业数据和知识得不到充分利用6. 处理时间、费用、效率无法控制和度量7. 关键业务流转常常因各种因素造成时间黑洞和延误8. 过度依赖于纸张，不仅浪费而且拖慢了企业的发展步伐9. 无法实现表单的查询、检索、统计等10. 内部信息化设备（服务器、PC、专线等）得不到充分的利用参考：报销出差费用情形举例首先员工必须填写一张出差费用报销单，自己计算出总金额。同时他必须记住费用报销的有关规定。 当他填完表单，自己核算一遍，发现一个计算错误，不得不重新填写一张单子，因为财务规定单据不得涂 改。然后他把单子交给部门经理审批。而此时经理正忙于做部门预算，这可比一张几百元的报销单重要多 了。因此报销单在
6、经理的桌子上搁了一个星期。当他着手处理这张报销单时，已经忘了是为了哪桩业务而 发生的费用，于是他打电话给员工来确认这件事。这位员工这时正在给一个客户打电话，于是经理给他一 个电话留言。最后员工给经理回电话说明情况，经理在报销单上签了字。接着报销单交到了财务部门的出 纳手上。出纳按惯例全部重新计算一遍，确认没有任何差错后，将报销单放入下一批付款的单据队列中。 员工一直没等到钱，担心会不会出差错，于是打电话给财务部门，请他们查一查，出纳帮他在一大堆单据 里面找了半天，查到了那张报销单，便告诉员工再等两天就可以拿到钱了。等员工拿到这笔钱可能已经是 他开始填报销单两个星期以后的事情了。公司在处理这张报
7、销单上所花费的时间和金钱与区区几百元的报销金额是不相称的。然而往往并没有意识 到在这方面的浪费，的确也没有办法来知道处理一张报销单的开销有多大。报销是一个很简单流程，公司内还存在着比报销复杂得多的流程，在每个流程上浪费的时间金钱累积 起来是一个可观的数字。工作流自动化软件将彻底解决这个问题。仍以报销为例，采用东兰公司的工作流自动化软件以后，员 工出差回来后，电脑上的任务列表里已经有了一张空白报销单，系统已经根据员工出差前在出差申请流程 中输入的信息将相关输入项填好，员工只需要输入他必须提供的信息。系统自动计算出总金额，决无计算 差错。如果员工在规定的时间里没有填报销单，系统会用Email发出催
8、办信。填完后员工点击确定按钮，这 张电子化的报销单立即流转到部门经理那里，出现在经理的任务列表上。经理如果在规定的日期之前没有 处理，系统会给出警告。经理不必打电话问员工为哪桩业务报销，因为报销是出差费用流程的一部分，这 张报销单是系统根据先前批准的出差申请而生成的。经理处理后，报销单流转到财务部的出纳那里，出纳 不必检查有没有计算错误，因为肯定是正确的。员工很快就拿到了报销的钱。这张报销单的有关数据最后 自动传递给公司的财物软件。整个过程高效而简洁，没有差错。3. 2实施工作流程管理软件后的效果如何？企业实施工作流管理所带来的好处是非常明显的，这包括提高企业运营效率、改善企业资源利用、提 高
9、企业运作的灵活性和适应性、提高工作效率、集中精力处理核心业务、跟踪业务处理过程、量化考核业 务处理的效率、减少浪费、增加利润、充分发挥现有计算机网络资源的作用。实施工作流将达到缩短企业 运营周期、改善企业内（外）部流程、优化并合理利用资源、减少人为差错和延误，提高劳动生产率等目 的。具体表现为：1. 将最适当的事务在适当的时候传递给适当的人2. 员工可将精力集中到自己的关键业务上3. 管理层可随时掌握业务和工作流程处理效率4. 减少纸张浪费，降低成本5. 无需进行流程的培训、平滑实现流程变更6. 随时得到历史数据和报表7. 后台数据库应用，提供表单管理功能，支持企业决策8. 轻松实现远程和移动
10、办公，实现事务处理0响应9. 发现并重视企业核心业务流程，提升核心竞争力10. 真正实现向知识管理型企业过渡四、系统性能DLFlo性能优越1. 能满足复杂的实际应用，确保业务不断扩展之需要如：报销需根据金额，有不同的业务流程，BUG 管理中修正人员需组长来指定，外出时需要把某些任务转发给副经理，DLFlo的条件流转，通用表单数据接 口，缺席处理策略，将能很好地满足这些需求。只有选择高品质的运用平台，业务发展时才能够轻松面对。参考：合同审批流程举例（图一）（图一合同预审流程）1.可视化的流程设计定义工具可视化的流程设计引擎可以大大降低流程设计的时间和难度。该流程设计工具可以设计比较复杂的工作 流
11、程：并行流程，串行流程，回退流程等。每个节点的入口参数和出口参数可以灵活设置。可以基本满足 客户复杂业务的流程要求。对于流程的控制手段较多：条件流转，按条件暂停流程，流程挂起，周期启动流程，滞后通知。监控流程的手段较多：每一步开销统计，每个流程开销统计，每一步滞后时间统计。（图二查询、检索、跟踪等功能）1.组织结构级处理者指定功能传统的工作流管理软件，一般能实现用户级及角色级处理者指定功能。用户级处理者指 定是指指定一个具体的用户名，角色级处理者指定是指指定一个角色名，再在角色管理中对应一个用户， 但由于缺少人员的归属关系，碰到以下情况时就难以应付，比如请假要由请假者的项目经理进行审批的情 况
12、。DLFlo中通过组织结构树的定义，实现了组织结构级用户指定，即在处理者中可指定为发信者的项目 经理来处理。在用户指定上可按与处理者的关系，如：提交者的项目经理，部门经理，与提交者属于同一Team的所 有员工，与提交者属于同一Group的所有员工，及指定一个集体，如：开发部所有员工，财务部所有员工， 当然也可指定单一用户。（图三，组织结构定义及组织结构级处理者制定功能）（图三组织结构定义及组织结构级处理者制定功能）1. B/S结构，纯浏览器应用，降低使用成本分布式运用的客户端早期都为应用程序（C/S）,应用程序的缺点是需要安装，不支持INTERNET，并具 有平台相关性，随着WEB技术的发展出
13、现了浏览器应用（B/S），浏览器应用不需要安装，只要有浏览器 （IE）即可办公，不需要花时间在安装与配置上，使维护成本大大降低，使用非常方便，并可实现INTERNET 办公（移动办公），但如果浏览器应用中使用了客户端组件ActiveX Control），将会导致平台不兼容的情 况发生，即使同为Windows平台也可能互不兼容，Win98下好用，但NT下不好用的情况时有发生，这将 给使用者造成很大的麻烦。DLFlo的办公桌面为纯浏览器应用，没有使用任何ActiveX Control，不但大大降 低了使用成本，更使企事业移动办公变为可能。2. 强大的安全性特色 认证的安全性：系统支持NT、DLFl
14、o或NT和DLFlo双认证，重大事件再认证。 传输的安全性：支持SSL协议。 访问控制的安全性:基于纪录的安全性保证了每一个节点均可设置启动，读，跟踪，删除等权限（DLFlo 将用户对流程的操作权限分为：启动，读，跟踪，删除。启动权限是指用户是否可启动该流程。读权限是 指在流程启动之后、删除之前，用户是否可以看到该流程中表单的内容。跟踪权限是指在流程启动之后、 删除之前，用户是否可以看到该流程的处理过程。删除权限是指在流程启动之后，用户是否可以删除该流 程。3. 表现层通过ASP表单实现，功能强大，扩展便捷当有新的业务要用工作流自动化系统来管理时，需要定义与该业务相应的表单，很多工作流自动化系
15、统 通过提供自开发的专用表单定义工具来完成，这些工具常常能力有限，当客户购买这些产品时须特别注意 表单定义工具是否能满足本公司当前及将来业务发展的需求，同时应注意表单开发的复杂度。DLFlo的表 单采用最新技术的ASP表单，即活动网页技术。采用活动网页表单有诸多好处，首先，其功能强大，并会 随HTML标准的扩展而功能不断强化；其次，再开发价格低廉；另外，再开发可由自己或第三方软件开发 商完成，可不依赖工作流产品的提供商。4. 灵活的超时、外出管理策略通常在工作流管理系统中通过Timeout（超时）来处理人员外出的情况，由于Timeout都要经过一定的时 间，这并不能很好地反映实际处理情况。DL
16、Flo的外出管理策略由Timeout与外出设置两部分构成，当用户 设置自己为外出时，依据流程中外出时允许转发的属性，发给该用户的任务会自动转发给指定的处理者。5. 处理过程可跟踪、停止、挂起、跳转、重启等DLFlo不但保存处理的结果，同时保存处理的过程，事后可检索某 个流程的处理过程，从而考核员工的办事效率。6.丰富的统计、查询、报表功能DLFlo采用许可证方式购买，用户可以购买6个月，一年或永久的许可证，然后再实施一部分工作流，实施成功后再逐步推广，许可证到期后不需要重新安装软件，只要购买新的许可证替换老的许可证，即可 实现平滑过渡。7.与MAIL系统集成处理过程中相应信息会自动通过公司的M
17、AIL服务器（如：Exchange Serve通知相应的处理者。东兰科技DLFlo工作流功能特色一览表/ = DLF10久件有该功能工作流软件功能要求是否有该功能流程管理：可视化流程自定义/可视化流程跟踪（流程参与者用）/可视化流程监控（管理者用）J可同时基于用户、角色、工作关系和特定条件流转5基于记录的安全性控制5按条件暂停流程5任务退回，可退回到以前的任何一步5自动代理5外出代理人设置5网络邻居按相应的权限的取得他人的任务）5中间处理结果保存5同一流程中，可以限制不同处理者能够查看和输入的内容5提交和删除表单时，对关键业务可以设置再次验证5到期E-mail提醒能时任务处理5流程启动方式：手
18、工启动5设定条件启动（如周期启动）5其他程序启动（如E-mai 1启动）5排除非工作日5按条件重复步骤寸特送（特殊情况下越过某些步骤）寸经办（每一流程经办人只有一个）寸协办（出现在辅流中，无权修改表单）寸催办（为有权限的参与者提供的功能）寸复杂流程：直流寸分流/条件流转：支持多种可能流向的选择寸辅流：主办、协办相互协作的活动寸会流：指会签寸并流：并发任务的处理及汇总寸子流寸阅示：在任一阶段用户皆可选择的功能寸报表管理：流程统计任务平均办结周期分析寸任务参与者办理时间分析寸超期任务情况分析寸人员的任务办理数量分析寸人员的任务办理质量分析寸报表分析功能寸报表定制功能寸通用表单数据接口寸用户管理：用
19、户、角色与工作关系管理寸组织结构图-多级角色管理寸可从NT系统中导入用户寸系统管理：角色管理、权限分配、工作关系管理寸用户管理和密码维护寸与其他应用系统的接口寸多语言版本：寸工作流自动化中，最核心的技术为:流程自定义，电子表单的定义及归档。东兰公司的工作流程管理软件（DLFlo）由流程管理系统与个人消息桌面两部分组成。流程管理系统是一个应用程序，管理员通过该程序定义公司的组织结构及业务流程，定义好的流程立即 显示在个人消息桌面上。个人消息桌面为一个网站，办公人员在IE中访问该网站，处理、浏览、跟踪或统计相关的内容。启动一 个流程后，该流程既按预先定义好的传达到下一个处理者的消息桌面上，直到结束为止，已完成的流程自 动归档。系统配置要求：服务器端：0 平台：Windows NT Server 4.0 以上，IIS 4.0 以上0 数据库：SQL7.0 以上0内存：256MB以上客户端：0 平台：Win95/98/NT/20000 Web 浏览器：-Microsoft IE4.01 以上0内存：32MB以上
