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1、7 信息管理控制,7.1 信息管理控制及其方法7.2 信息管理控制系统7.3 信息管理控制制度,7.1 信息管理控制及其方法,概念信息管理控制是指为了确保组织的信息管理目标以及为此而制定的信息管理计划能够顺利实现，信息管理者根据事先确定的标准或因发展需要而重新调整的标准，对信息管理工作进行衡量、测量和评价，并在出现偏差时进行纠正，以防止偏差继续发展或今后再度发生；或者，根据组织内外环境的变化和组织发展的需要，在信息管理计划的执行过程中，对原计划进行修订或制定新的计划，并调整信息管理工作的部署。,7.1 信息管理控制及其方法,信息管理控制工作一般分为两类一类是纠正实际工作，减小实际工作结果与原计
2、划及标准的偏差，保证计划的顺利实施；另一种是调整组织已经确定的目标及计划，使之适应组织内外环境的变化，从而纠正实际工作结果与目标和计划的偏差。,7.1 信息管理控制及其方法,有什么计划就有其相应的计划执行控制，信息管理控制按照相应的信息管理计划可以分为信息资源管理控制和信息系统建设控制。信息资源管理控制可以采用直接控制，即着眼于培养更好的信息管理人员，使他们能够熟练地应用信息管理的技术和原理，能以系统的观点来看待信息管理问题，从而防止出现因管理不善而造成的不良后果。信息系统建设控制通常采用项目管理控制，重点把握信息系统建设过程，监控全过程，对关键性控制点进行测量和评价，并采取相应措施，保持计划
3、与实际工作结果的一致性。,7.1 信息管理控制及其方法,信息管理控制工作涉及所有信息管理者，包括原始信息生产者、信息加工者和信息再生产者。有些信息管理者常常忽略了这一点，认为实施控制主要是上层和中层管理者的职能，基层部门的控制就不大需要了。其实，各层管理者只是所负责的控制范围各不相同，但各个层次的管理者都负有执行计划实施控制之职责。因此，所有信息管理者包括基层管理者都必须承担实施控制工作这一重要职责，尤其是协调和监督组织各部门的信息工作，保证信息获取的质量和信息利用的程度。,7.1 信息管理控制及其方法,预算控制方法审计法目标管理方法项目管理方法,预算控制方法,在管理控制中使用最广泛的一种控制
4、方法就是预算控制。企业在未来的几乎所有活动都可以利用预算进行控制。预算就是用数字，特别是用财物数字的形式来描述企业未来的活动计划，它预估了企业在未来时期的经营收入或现金流量，同时也为各部门或各项活动规定了在资金、劳动、材料、能源等方面的支出不能超过的额度。预算控制就是根据预算规定的收入与支出标准来检查和监督各个部门的生产经营活动，以保证各种活动或各个部门在充分达成既定目标、实现利润的过程中对经营资源的有效利用，从而使费用支出受到严格有效的约束。,预算控制方法,编制预算实际上就是控制过程的第一步拟定标准。由于预算是以数量化的方式来表明管理工作的标准，本身就具有可考核性，因而有利于根据标准来评定工
5、作成效，找出偏差（控制过程的第二步），并采取纠正措施，消除偏差（控制过程的第三步）。,预算控制方法,不同企业，由于生产活动的特点不同，预算表中的项目会有不同程度的差异，但一般来说，预算内容要涉及以下几方面：收入预算支出预算现金预算资金支出预算生产负债预算,预算控制方法,收入预算和支出预算提供了关于企业未来某段时期经营状况的一般说明，即从财物角度计划和预测了未来活动的成果以及为取得这些成果所需付出的费用。现金预算是对企业未来生产与销售活动中现金的流入与流出进行预测，通常由财务部门编制。上面三个预算通常只涉及某个经营阶段，是短期预算，而资金支出预算则可能涉及好几个阶段，是长期预算（比如用于更新改造
6、或扩充包括厂房、设备在内的生产设施的支出；用于增加品种、完善产品性能或改进工艺的研究与开发支出等）。,预算控制方法,资产负债预算是对企业会计年度末期的财务状况进行预测。它通过将各部门和各项目的分预算汇总在一起，表明如果企业的各种业务活动达到预先规定的标准，在财务末期企业资产与负债会呈现何种状况。,预算控制方法,预算不仅仅是财务人员和总会计师的管理手段，而且也是所有管理者的管理手段。有效的预算控制必须注意以下几个方面：一是高层管理部门的支持。二是管理者的参与。三是确定各种标准。四是及时掌握信息。,高层管理部门的支持,要使预算的编制和管理最有效果，就必须得到高层管理部门全心全意的支持。首先要给下属
7、编制预算的工作提供在时间、空间、信息及资料等方面的方便条件。另一方面，如果公司的高层管理部门积极地支持预算的编制工作，并将预算建立在牢固的计划基础之上，要求各分公司和各部门编制和维护他们各自的预算，并积极地参与预算审查，那么，预算就会促使整个公司的管理工作完善起来。,管理者的参与,要使预算发挥作用的另一种方法就是高层部门的直接参与，也就是希望那些按预算从事经营管理的所有管理者都置身于预算编制工作。多数预算负责人和总会计师都有这样的感觉，即真正地参与预算编制工作是保证预算成功的必要条件。,确定各种标准,提出和制定各种可用的标准，并且能够按照这种标准把各项计划和工作转换为对人工、经营费用、资本支出
8、、厂房场地和其他资源的需要量，这是预算编制的关键。许多预算就是因为缺乏这类标准而失效的。一些管理者在审批下属的预算计划时之所以犹豫不决，就是因为担心下属供审查的预算申请额度缺乏合理的依据。如果管理者有了合理的标准和适用的换算系数就能审查这些预算申请，并提出是否批准这些预算申请的依据，而不至于没有把握地盲目削减预算。,及时掌握信息,如果要使预算控制发挥作用，管理者需要获得按照预算所完成的实际业绩和预测业绩的信息。这种信息必须及时向管理者表明工作的进展情况，应当尽可能地避免因信息迟缓导致发生偏离预算的情况发生。,审计法,审计是对反映企业资金运动过程及其结果的会计记录及财务报表进行审核、鉴定，以判断
9、其真实性和可靠性，从而为控制和决策提供依据。审计是一种常用的控制方法，财务审计与管理审计是审计控制的主要内容。,审计法,所谓财务审计是以财务活动为中心内容，以检查并核实账目、凭证、财务、债务以及结算关系等客观事物为手段，以判断财务报告中所列出的综合的会计事项是否正确无误。通过这种审计还可以判明财务活动是否符合财经政策和法令。所谓管理审计是检查信息管理部门管理工作的好坏，评价人力、物力和财力的组织及利用的有效性。其目的在于通过改进管理工作来提高管理绩效。,审计法,此外，审计还有外部审计和内部审计之分外部审计是指由组织外部的人员对组织的活动进行审计；内部审计是组织自身专门设有审计部门，以便随时审计
10、本组织的各项活动。,目标管理方法,目标管理是由美国管理学家德鲁克(Peter F.Drucker)在1954年正式提出的。目标管理的概念是，把管理的目的和根本任务转化为组织的方针和目标，实现各层次的目标的管理，一方面激发有关人员的责任心和创造性，一方面把总的目标层层分解，最终化为个人的目标。目标管理在本质上是一种控制。通过目标的分解使控制的标准清晰、明确，各级管理者容易做出判断，而且目标管理强调让管理人员和工作人员参与制定工作目标，员工的态度和行为与组织目标更为贴近；并在工作中注重推行自我管理，这使得对人员行为控制变得容易许多。因此有人称目标管理为“管理中的管理”。,项目管理方法,信息管理中经
11、常采用项目管理来完成某项特定的任务，而在项目计划执行过程中，往往会出现项目的实际进度早于或晚于计划进度，或者已发生的实际成本高于或低于计划成本。此时，就需要对原项目计划进行必要的调整，即项目控制与变更管理，其过程如图,项目管理方法,在项目执行过程中需要变更调整时，一般从以下三个方面着手：对近期内即将发生的活动加强控制，积极挽回时间和成本，以期做到早控制早主动；对工期估计较长或预算较大的活动进一步研究，以期减少这些活动的时间和成本消耗；进一步细化可细分的未来活动，加强细化活动的并行或知识重用，以期有效压缩时间和费用。,项目管理方法,在信息管理项目变更控制中，最长用的方法是时间成本平衡法。时间成本
12、平衡法是以最低的成本增加来缩短项目工期的方法，它主要基于5个假设每项活动都有两组工期和成本估计。这两组工期和成本是正常时间和应急时间、正常成本与应急成本。正常时间指在正常条件下完成某项活动所需的估计时间，应急时间指完成某项活动所需的最短估计时间。正常成本指在正常时间内完成某项活动所需的预计成本，应急成本指在应急时间内完成某项活动所需的预计成本。记活动(i,j)的正常时间为TN(i,j)、应急时间为TC(i,j)、正常成本为CN(i,j)、应急成本为CC(i,j)。,项目管理方法,项目成本的增加与活动进展的加快密切相关。通过投入更多的资源即增加成本(例如增派更多的人员或换上高技术人员、延长员工工
13、作时间、使用更多的设备、支付加急费用等)，可以使某活动的工期从正常时间减至应急时间。应急时间是确保活动按质量完成的时间下限。即当到达某项活动的应急时间时无论对该项活动投入多少额外的资源，也不可能在比应急时间更短的时间内完成该项活动。如果需要将活动的预计工期从正常时间缩至应急时间，则必须有足够的资源保证。,项目管理方法,在活动的正常时间点和应急时间点之间，时间和成本之间呈线形比例关系。如果将每项活动的预计工期从正常时间缩至应急时间，则各项活动都有自己的单位时间加急成本。如果将活动(i,j)的单位时间加急成本记为CT(i,j)，则：,案例,某项目的网络图,下图是一个项目的网络图，下表列出了其各项活
14、动的时间、成本和单位时间加急成本。,案例,注：时间、成本、单位时间加急成本的单位分别为周、千元、千元/周。,案例,案例,7.2 信息管理控制系统,信息管理控制系统的基本概念信息管理控制系统就是对组织信息进行收集、分类、存储、加工处理、检索、传递、输出和销毁等以及对组织信息技术和信息生产者的信息职能进行管理的管理信息系统，是信息管理控制的重要工具。组织利用信息管理控制系统可以有效地管理组织的信息资源，缩短信息从产生到利用的时间，提高信息处理的准确性和时效性，提高信息管理工作效率和效用。,7.2 信息管理控制系统,信息管理控制系统的功能一个较为完善的信息管理控制系统，应具备四项基本功能。首先，确定
15、信息的需求，即按照组织工作的要求正确确定需要的信息的类型和类别，以及需要的时间和数量；其次，按照信息的需求，对信息进行的收集、加工等处理；第三，向信息用户提供信息服务；第四，对信息进行系统管理。,7.2 信息管理控制系统,7.2 信息管理控制系统,组织的信息管理控制系统主要包括以下子系统：信息需求管理子系统信息资源采集子系统信息资源组织子系统信息资源检索子系统信息资源开发子系统信息资源利用子系统,7.2 信息管理控制系统,组织的信息管理控制系统主要包括以下子系统：信息资源传递子系统信息资源反馈子系统信息用户与权限管理子系统信息管理监控子系统,信息需求管理子系统,信息需求指人们在从事各种社会活动
16、过程中，为了解决不同问题所产生的信息需要。它是引发信息行为的原动力。既具备信息需求又具有信息行为的人称为信息用户。信息用户包括个人用户和团体用户。个人信息需求包括生活信息需求和职业信息需求；组织信息需求是指实现组织目标和宗旨的需要。不同管理层次的信息用户其信息需求的特征不同。例如专业技术人员的信息需求表现为偏爱原始数据、专业性；管理人员的信息需求则侧重于计划、管理控制、关键问题分析、领导和礼仪活动、直接监督、业务控制和人事管理等。建立信息需求管理的目标是为信息用户寻找合适的信息源。,信息资源采集子系统,信息采集子系统是指人们为了搜集、处理、储存和提供信息服务而建立的人工或计算机系统。其功能包括
17、信息源获取、信息源评价、信息收集等。,信息资源组织子系统,信息组织是利用一定的规则、方法和技术对信息的外部特征和内容特征进行揭示和描述，并按给定的参数和序列公式排列，使信息从无序集合转换为有序集合，将信息转为信息资源或将潜在的信息资源转为显性的信息资源的过程。信息组织子系统的功能包括：信息选择、信息描述与揭示、信息加工、信息序化和信息存储。,信息资源组织子系统,信息资源检索子系统,信息检索是指从大量相关信息中利用人-机系统等各种方法加以有序识别与组织以便及时找出用户所需信息的过程。,信息资源开发子系统,信息资源开发子系统包括信息的生产、表示、搜集、整序、组织、存储、检索、重组、转化、传播、评价
18、、应用等功能。该子系统与其他子系统有功能交叉。,信息资源利用子系统,信息资源利用行为就是人类有目的性地、有选择性地、能动地利用信息资源以满足个人或组织需要的行为，是信息资源管理的目的。,信息资源利用子系统,信息资源传递子系统,以信息提供者或储存的信息资源(如数据库、网站等)为起点，通过传输媒介或者载体，将信息资源传递给信息接收者或信息用户的过程。功能包括信息查询、信息发布、文件传输和Email等。,信息资源反馈子系统,信息资源反馈是指施控系统将信息资源输出，输出的信息资源对受控系统作用的结果又返回施控系统，并对施控系统的信息资源再输出产生影响的这样一种过程。主要目的是提高信息资源的质量和可利用
19、程度，功能包括检测、评价、维护、吸收、补全等。,信息用户与权限管理子系统,该子系统的目的是限制系统的访问用户和信息用户的访问权限，以保证信息资源利用产生好的效果。功能包括用户定义、角色划分、权限设置、权限管理等。,信息管理监控子系统,该子系统的目的是保证信息系统有序、高效运行，提高信息资源采全率、采准率、及时率、查全率、查准率、利用率等，降低费用率和劳动耗费率。功能包括信息系统运行日志管理、信息资源评价指标统计、信息管理流程控制、信息系统使用监督、信息系统使用评比和奖惩、信息系统使用计划和指令下达等。,7.3 信息管理控制制度,信息管理控制制度的概念所谓信息管理控制制度是指为了确保组织的信息资
20、源的准确可靠和及时性，贯彻信息管理方针和计划，提高信息管理效率和效用，以职责分工为基础所设计实施的对组织内部各种业务活动的信息进行制约和协调的一种管理制度。,7.3 信息管理控制制度,信息管理控制制度的概念理解该概念应注意以下几点：信息管理控制的主体信息管理控制的主体是信息管理者（CIO或信息管理部门经理）。信息管理控制的客体是指其控制的对象，即组织内各种业务活动和组织外相关活动所产生和需要的信息资源。,7.3 信息管理控制制度,信息管理控制制度的概念理解该概念应注意以下几点：信息管理控制的目标确保组织的信息资源的准确性、可靠性和及时性，保证组织内管理部门方针政策和指令的贯彻执行，促进组织经营
21、管理规范化和效率的提高。信息管理控制的本质从系统论的观点看，信息管理控制是组织的整个管理系统的一个子系统。因此，从本质上讲，信息管理控制制度是组织管理制度的一部分。,7.3 信息管理控制制度,信息管理控制制度的作用保证组织目标的顺利实现信息资源是组织的重要资源之一，健全的和有效执行的信息管理控制制度是保证达到组织目标的强有力手段。保证组织内各项业务活动高效而有序地进行通过信息管理控制制度所规定的各种程序和手续，可以将组织内部各职能部门和人员执行管理部门方针政策、计划定额以及其他管理制度的情况反馈给管理部门，及时发现和纠正所发生的偏差，从而保证组织各项活动的顺利进行。,7.3 信息管理控制制度,
22、信息管理控制制度的作用有利于提高组织管理的规范性和效率严格的信息管理控制制度能够牵引各职能部门和各工作人员按照制度规定的流程及时地完成自己的本职工作。保证和提高组织的管理信息质量管理工作涉及组织的各个方面。管理决策和日常管理所需要的信息都来自于组织的管理信息系统。准确可靠的管理信息是组织的管理部门评价过去、控制现在和把握未来的重要条件。信息管理控制制度可使组织的各项业务活动产生和需要的信息得到有效控制，尽量避免差错和弊端的发生，从而可以保证和提高管理信息的质量水平。,7.3 信息管理控制制度,信息管理控制制度的作用有利于提高信息工作效率健全的信息管理控制制度，明确了各职能部门及工作人员的信息职
23、责和权限，各司其职，各负其责，减少不必要的请示、汇报、避免相互推诿。同时，合理的信息管理控制制度，有利于组织CIO协调和监督各部门、各环节的信息工作，从而提高信息工作效率。,7.3 信息管理控制制度,信息管理控制制度的内容组织信息资源的特征决定了组织信息管理控制制度内容的丰富性，涉及组织管理的很多方面。组织的信息管理控制制度可以根据组织的实际情况部分自成一体，部分融于组织的其他管理制度之中。综合起来，这些内容主要包括：,信息责任制度,信息统计制度,信息质量控制制度,信息管理流程控制制度,信息系统开发控制制度,信息系统使用监控与评价制度,信息系统日志管理制度,信息责任制度,根据“组织机构职责和权
24、限必须明确界定”和“不相容职务必须分离”的原则，应建立具有预防控制功能的信息责任制度。组织的所有部门和员工都是组织的信息管理控制系统的用户，不同用户对该系统职责和权限不同，因此为保障系统的稳定有序运行，必须规定信息用户的权限、责任、激励和处罚措施，即建立完善的信息责任制度，它是组织信息资源管理的首要制度。,信息责任制度,建立信息责任制度必须注意以下几个方面：从横向看，组织内部各个部门或分支机构，都应根据其信息活动的内容和性质，明确界定各自的信息职责和权限。从纵向看，组织内部从高层管理领导到每个员工都应明确其信息活动的职责范围，形成责、权、利相结合的信息管理机制。从系统层次看，各分支机构的上下级
25、之间应形成一种层次化或网络化的信息责权制约机制。对不相容职务由不同职能部门或人员分工处理。,信息统计制度,组织为了及时准确地对信息资源进行收集、加工、整理、存储和利用，就必须建立、健全信息统计控制制度。这样就能保证组织活动过程中涉及的信息资源按照规定的程序进行采集、统计、分类和加工整理，从而减少不必要和无关的信息对决策的干扰。,信息统计制度,信息及时性统计统计指标包括：信息采集时差和信息利用时差。信息采集时差=信息进入信息系统的时间-信息发生的时间信息利用时差=信息被利用的时间-信息进入信息系统的时间理论上希望信息采集时差和信息利用时差都趋于0。,信息统计制度,信息利用度统计统计指标包括信息利
26、用次数和信息利用率。信息利用次数=某信息年被访问人次信息利用总次数=信息利用率=年被利用信息量/信息系统信息总量,信息统计制度,信息采集效率统计统计指标包括采准率、采全率、及时率等。采准率用来衡量信息搜集的针对性，指某一信息系统（信息库）所含的全部切题信息（对该系统全体用户而言）在当时该系统所有信息中所占的比例。用E表示采准率，r表示该系统中切题的信息，Q表示系统内所有的信息，信息采准率可表示为：,信息统计制度,信息采集效率统计统计指标包括采准率、采全率、及时率等。采全率用来衡量切题信息搜集的完整程度，指某一信息系统（信息库）所含的全部切题性信息（对该系统全体用户而言）在当时系统内外所有切题信
27、息中所占的比例。如果用P表示采全率r表示该信息系统中切题的信息，R表示当时系统内外全部切题的信息，信息采全率可表示为：,信息统计制度,信息采集效率统计统计指标包括采准率、采全率、及时率等。及时率用来衡量信息搜集的速度，即在最短的时间内完成信息搜集过程的能力。它由搜集过程的每一环节（从信息的产生到其被输入到信息库）所花费的总时间来计算。每一环节的花费时间为ti，T为总花费时间，则表示为：,式中，i=1，2，n，表示搜集过程的环节数。,信息统计制度,信息检索效果统计统计指标包括查准率、查全率等。查准率是衡量某一检索系统的信号噪声比的一种指标，即检出的相关文献与检出的全部文献的百分比。普遍表示为：查
28、准率=检索出的相关信息量/检索出的信息总量。查全率是衡量某一检索系统从文献集合中检出相关文献成功度的一项指标，即检出的相关文献与全部相关文献的百分比。普遍表示为：查全率=检索出的相关信息量/系统中的相关信息总量。,信息质量控制制度,信息质量控制制度是指为了保证反映的组织业务活动信息的真实、可靠所采用的方法和措施。信息失真往往是导致决策失误的主要原因。因此，任何组织都需要建立、健全相应的信息质量控制制度来确保组织系统的高效有序运转。可以从信息反馈、信息跟踪、信息检查、信息筛选、信息审核、信息控制等方面来建立信息质量控制制度。,信息管理流程控制制度,为保证组织信息管理目标的实现，信息管理者为组织内
29、部各种信息活动设计的预定运行程序，形成的动态控制机制称为信息管理流程控制制度。信息管理流程控制制度的核心，就是将组织内部的各类信息活动划分为若干个行动步骤，分别交由不同的职能部门或人员去履行。它特别强调，任何一项信息活动都应按授权、核准、执行、记录、复核等进行分工排序形成流程，不同部门或人员按流程规定的顺序和职责处理。它与信息责任制度相结合，形成动静交融的高功效信息控制系统。,信息系统开发控制制度,信息系统开发生命周期包括系统规划、系统分析、系统设计和系统实施，对于规模较大的组织，其开发具有周期长、涉及面广、技术难度大、应用软件功能多、文档资料多等特点，因此可以采取项目管理办法，建立完善的信息
30、系统项目开发控制制度，严格按照信息系统建设计划规定的任务加以管理。信息系统开发控制制度包括进度控制、变更控制、人力资源管理、文档管理、程序设计、系统测试、系统切换、信息准备等方面的制度。,信息系统使用监控与评价制度,建立信息系统使用监控与评价制度的目的是保证信息系统使用管理的合法性。开发一个好的信息系统固然重要，但使用比开发更重要，只有达到良好使用的信息系统才能发挥组织信息资源管理的作用。组织可以通过建立信息系统维护、信息系统使用情况统计、信息流程监控、信息安全监控、统计结果公开分布、使用情况纳入员工考核体系等方面的制度来保证信息系统的正常使用。,信息系统日志管理制度,信息系统日志记录信息系统使用情况的基本数据，是组织的重要信息资源，因此必须制定管理制度，保障其准确性、安全性和可靠性。,
