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1、办公自动化,辅导老师：蓝 斌,学习目的,本课程是现代文员专业的一门引导学生了解和掌握计算机在办公自动化领域中的最新知识，为学生熟练使用计算机和进一步学习计算机有关知识打下基础的必修课程。使学生能够了解办公自动化的基本概念和现代办公技术工具、熟练掌握Windows 98、Word2000、Excel2000，理解Windows 98中的组件网上邻居、电子邮件软件、浏览器软件等的基本使用。,学习方法,在理论内容方面明确认识办公自动化技术的重要性。加强实践环节，学习中必须重视上机操作。对软件的使用熟练程度靠的是不断的练习。,考核方式,总评成绩：平时成绩占20%，期末考核成绩占80%。期末考核形式：上
2、机考核。期末上机考核试题结构：分为三个部分，基础知识、Word操作、Excel操作。期末上机考核评分标准：总分100分，其中：基础知识30题，每题1分；Word操作6小题，每题5分；Excel操作8小题，每题5分。,第1章 办公自动化概述,1.1 办公自动化定义和特点办公（Office）是指处理人们集体事物的活动。办公自动化（OA，Office Automation）70年代美国麻省理工学院教授M.C.Zisman为初露端倪的办公自动化下了如下的定义：办公自动化就是将计算机技术、通信技术、系统科学及行为科学应用于传统的数据处理难以处理的数量庞大且结构不明确的、包括非数值型信息的办公事务处理的一
3、项综合技术。,1.1 办公自动化定义和特点有这样一种提法：办公需要计算机在沟通、协调和控制环节上提供辅助手段。3C的概念：沟通（Communication）：是解决问题的关键。协调（Cooperation）：是保证工作顺利进展的前提。控制（Control）：确保进度和质量。,1.1 办公自动化定义和特点三大特点：1、在使用的手段上，综合运用了各种高新信息技术。2、服务的对象是办公室工作，主要的业务特征是信息加工和处理。3、最终的目的是提高办公工作的质量和效率。,1.1 办公自动化定义和特点1、是一门综合性的跨学科技术，两个基础：科学基础：行为科学、系统科学、管理学、社会科学、人机工程学等。技术
4、基础：计算机、通信、自动化、精密机械与仪表等。,1.1 办公自动化定义和特点2、是一个人机信息系统，在系统中：信息资源是被加工的对象。办公设备是加工信息的手段和工具。办公人员是加工过程的设计者和指挥者。,1.1 办公自动化定义和特点3、是多媒体信息一体化的处理。包括：文字、数据、图形、图像以及声音等信息。4、是产生价值更高信息的辅助手段。（如决策等）,1.1 办公自动化定义和特点发展状况：1、人类办公活动的发展：“文房四宝”纸、笔、墨、砚算盘打字机、电话、电传机复印机、传真机、微缩设备电子化、智能化设备。,1.1 办公自动化定义和特点发展状况：2.国外第一阶段：（75年以前）单机办公设备，完成
5、各类单项办公自动化业务。第二阶段：（77-82年）微机局域网系统，综合办公自动化设备，实现数据、文字、声音的综合处理。第三阶段：（80年代中期后）计算机网络不断完善，建立起全球范围的信息高速公路，电子数据交换、综合业务数字网络技术的广泛应用。第四阶段：（90年代中期后）自动化、智能化、网络化、信息化。,1.1 办公自动化定义和特点发展状况：3.国内第一阶段：（80-86年）启蒙准备阶段，引进设备，试点开发，探讨模式，制定规划。第二阶段：（86-90年）见成效阶段，建立国家级办公自动化系统，改进全国通信网络，做好标准化工作。第三阶段：（90年以来）成熟发展阶段，全国分组交换网投入使用，点网互连。
6、,1.2 办公自动化系统要素和目标办公自动化系统（OAS，Office Automation System）是指通过先进技术的应用，将人们的部分办公业务物化于人以外的各种设备，并由这些设备和办公人员共同完成办公业务的人机信息系统。,1.2 办公自动化系统要素和目标六大要素办公人员办公机构办公制度办公技术工具办公信息办公环境,六大要素办公人员a.领导决策人员（高层领导）b.专业管理人员（包括中层管理人员和专业技术人员，他们是主要的应用者）c.辅助工作人员（如秘书、办事员等，是设备的主要使用者）,六大要素办公机构办公机构名目繁多，其设置直接影响办公自动化系统的总体结构。要求：精兵简政，灵活高效。,
7、六大要素办公制度作用：协调办公机构的职能，规范办公人员活动，保障办公活动正常进行。,六大要素办公技术工具技术手段：计算机技术、通信技术、信息处理技术、管理科学等。主要设备：计算机设备、通信设备、办公设备。,六大要素办公信息信息内容：数据、文字、声音、图形和图象等。信息处理：采集、存储、处理、传递和输出。,六大要素办公环境具体环境：办公室建设、设备配套、网络建设等。抽象环境：组织机构、办公制度、人员关系等。,1.2 办公自动化系统要素和目标目标为了最大限度地提高办公效率和改进办公质量以及改善工作环境。,1.3 办公自动化系统功能文字处理数据处理语音处理图形和图像处理通信功能文件处理工作日程管理行
8、文办理,文字处理利用计算机处理文字工作。（1）文字处理软件（如Word）70年代末就出现Wordstar，之后各种系统的出现并不断升级。（2）文字输入（汉字输入）编码输入（四类）：1、数字 2、字音 3、字型 4、音形其它识别方式：OCR（3）文档编辑、排版和输出,数据处理（1）OA系统最重要功能。（2）数据库技术是数据处理的关键技术。（3）几个概念：数据库（Date Base P11）就是以一定的组织方式集中起来存放在计算机外存中的数据，这些数据有着其内在的组织结构和联系。数据库管理系统（DBMS）Visual FoxPro、Access、SQL Server等数据模型（三种）：层次型、网络
9、型、关系型（4）表格处理第一个表格处理软件：美国Visicorp公司于1979年5月在Apple II微机上开发的VisiCalc。电子表格软件：Lotus 1-2-3、Excel,表例1：,表例2：,语音处理,说的是什么内容？,是谁在说话？,计算机去说话？,怎么把话说好？,语音识别,声纹识别,文语转换,说话水平评估,说的是什么语言？,语种识别,语音命令和控制中小词表孤立词语音识别,语音命令导航(EasyCmd),家电控制(Cmd99),声控号码簿(Voice PhoneBook),声控拨号(Voice Dialler,e.g.:DataBank),个人数字助理(PDA,e.g.快译通),大词
10、汇连续语音识别,汉语语音听写机(EasyTalk)是汉字输入的重要手段,整句音字转换(EasyConv)是键盘输入的辅助手段,基于文本的语言理解(EasyNav)是理解关键之一,关键词检出(KWS)是基于内容的语音信息检索的基础,声纹识别身份鉴别,安全(金融、网络、),个性化配置,语种识别,为多语种语音识别平台提供预分流,文语转换,有声电子读物,盲人阅读,获取信息的有声反馈,口语对话系统,语音识别与理解（语音识别、语义分析与表示）,对话管理（记忆与遗忘）,查询信息的反馈,信息计算（信息库管理、搜索引擎、信息获取，及信息生成）,图形和图像处理图形处理软件：Paintbrush（画笔）、Word中
11、的绘图、CorelDraw等。图像处理软件：PhotoShop、Ulead GIF Animator、3D MAX、Flash、Fireworks等。,通信功能电子邮件视频会议网络电话无线局域网Wi-Fi认证,通信功能电子邮件（Electronic mail）是指Internet上或常规计算机网络上的各个用户之间，通过电子信件的形式进行通信的一种现代邮政通信方式。电子邮件是Internet最为基本的功能之一。据Internet的统计：“用户经常使用的网络服务”有92.2%选“电子邮箱”；“用户拥有E-mail账号平均值”为2.2个；“用户平均每周收到电子邮件件数”为8.6；“用户平均每周发出电
12、子邮件件数”为6.8。,通信手段特点的比较：,电子邮件的优点：1、成本低廉（1000字符的信在E-mail传递约3厘钱人民币）2、一对多传递（一信多发）3、传送速度快4、性能价格比高5、多媒体传输缺点：安全性不能完全信赖。,电子邮件的地址格式例如：由两部分组成：,用户标识符,域名,用户注册时使用的用户名,邮件服务器的域名,“at”符号，“在”的意思,再看一例：一个用户的电子邮件地址：表示：ycb用户名 域名，表示该信箱所在的服务器。其中：cn这台计算机在中国 gd广东 jiangmen江门 mail是一台邮件服务器,Outlook Express 的发送邮件对话框：,发件人和收件人E-mail
13、地址,的免费邮箱发送邮件对话框：,收件人E-mail地址,通信功能视频会议有三种形式：电话会议系统：利用电话线交流语言信息。音频图形会议系统：不仅可进行语言交流，还可传送图形及静止图片。计算机视频会议系统：可以方便的进行语言、图形、图像的交流。,视频会议系统,计算机视频会议系统,NetMeeting是Windows操作系统自带的一个通讯组件，通过它可以呼叫Internet或局域网中的其他用户，可以与其他人谈话、共享应用程序，还可以发送文件和邮件。右图为主界面。,配置：一台上网的电脑（含全双工声卡），耳机话筒。功能：呼叫（建立与其他用户的连接）。会议（与其他用户交换信息、授课和展示等）。聊天（文
14、字、语音、视频等）。白板 程序共享 发送文件,通信功能网络电话 IP电话是将话音压缩成数字信号，通过IP网络进行传输，再还原成话音。IP电话的分类：PC到PC 通话双方利用Internet技术和多媒体技术，通过专用的软件进行话音的转换和传输。适用的软件：IPhone、VoxPhone、NetMeeting、Mediaring Talk、Cool Talk等。,PC到电话 在通话时一方利用上网的PC和专用软件，通过IP电话服务器拨到对方的电话机上。支持的软件：Net2Phone、IPhone等。电话到电话 由服务提供商提供全套服务，通话双方不需要增加任何软硬件设备，只需利用现有的电话即可实现IP
15、电话功能。如中国电信的IP电话服务：17951+电话号码。,IP电话软件VoxPhone下载网址：http:/Net2Phone下载网址：http:/IPhone5下载网址：http:/,文件处理文件的复制文字的输入与存储文档纪录管理用数据库方法管理用电子文件柜方法管理微缩技术,工作日程管理电子日程管理一般功能：1、个人时间管理2、会议自动安排3、常设备忘录和重大事项提示功能,行文办理通过计算机完成行文办理的过程：收文、登记、印刷、分办、交换、催办、传阅、拟稿、审核、发文、统计、归档、销毁等。,1.4 办公自动化系统的层次模型,事务型OA 支持属于日常例行性办公事务处理。应具有：文字处理、文字安排、文件库管理、行文处理、邮件处理、文档资料处理编辑排版、电子报表和其他数据处理。对具有通信功能的多机事务处理型办公系统，应能担负起电视会议、联机检索和图形，图象，声音等处理任务。,管理型OA 具备事务型的全部功能，应增加管理信息系统（MIS）功能。,决策型OA 具备管理型的功能，增强辅助决策功能DDS，具有专家系统和人工智能组成的决策功能。,三种模式的比较,
