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1、秘书综合实训教程,主编:卢颖 叶军,第一篇 职场导航,比尔盖茨是世界级的企业家,他的秘书露宝做的工作也是事务性的琐碎工作,露宝以一个成熟女性特有的缜密与周到,担当起了在“娃娃公司”应尽的责任与义务,谁能说她的琐碎工作不重要呢?每一个成功的男人背后都有一个贤内助,比尔盖茨也一样。而这个女人并不是他的夫人,而是在他创业初期帮助过他的是在微软公司起了很大作用的女秘书。一个好的秘书是企业的宝贵资源,秘书的工作好坏也对企业的发展有重要作用。,任务一 认 知 秘 书,一、任务描述 1了解秘书的基本涵义。2.了解秘书职业内涵的变化与发展。3.熟悉秘书工作部门的划分和工作系统。4.明确秘书工作的内容、职责和作
2、用。二、任务分析 三、相关知识,四、技能训练 训练一:通过讨论,归纳企业秘书工作的基本内容、作用和工作原则。建议:借鉴自己已有的专业理论知识,并进行归纳和梳理形成自己对这些问题的独立见解。训练二:通过调查,了解一家企业的秘书办公系统,并画出办公系统结构图。建议:与同学合作进行,可以参考的对外宣传资料等提供的信息。训练三:古人讲“事以密成,语以泄败”,现代职业意识讲究沟通和传播,讲究公众的知情权。通过讨论,请你谈谈秘书工作的保密原则如何执行?训练四:收集优秀秘书的工作实例。建议:可以从不同行业、地区、秘书中部门或秘书岗位来进行收集,会更有针对性。,五、任务成果展示 六、学习评估 自 我 评 价
3、他 人 评 价 教 师 评 价 任 务 完 成 小 结,任务二 秘书一种拥有职业符号的工作 一、任务描述 1明确职业秘书的工作价值。2准确的工作角色定位,发挥重要的职能。3掌握职业特点,练就扎实的专业技能和 能力。二、任务分析 三、相关知识,四、技能训练 训练一:举例说明秘书工作价值的具体体现在哪些地方?建议:应包括秘书工作的有形价值、无形价值。训练二:从秘书工作的特点和职能来分析,恰当的秘书定位和秘书角色。建议:可以与同学、朋友或有秘书工作经验的人交流,获得更多信息。训练三:请你思考为什么说“秘书是一种拥有职业符号的工作”?秘书的职业符号是什么?建议:综合自己以往所学习的知识或社会实践的体会
4、,来认真思考和分析。,五、任务成果展示 六、学习评估 自 我 评 价 他 人 评 价 教 师 评 价 任 务 完 成 小 结,任务三 秘书掌握“德”“谋”“技”的内功 一、任务描述 1.明确秘书应具备的职业道德、职业素养和能力要求。2.秘书要具有广博知识和各种综合能力,成为复合型人才。二、任务分析 三、相关知识,四、技能训练 训练一:收集秘书在职业道德、职业素养、专业 能力方面的事例(正、反)。建议:有针对性的收集事例,并进行交流。训练二:收集、归纳重点行业、企业,对秘书的职业素养、能力等方面的要求。建议:结合地区经济实际情况,有针对性地进行行业、企业的走访、调查等活动。训练三:个人职业道德、
5、职业素养、专业能力分析。建议:以自我反思、自我分析等形式进行。,五、任务成果展示 六、学习评估 自 我 评 价 他 人 评 价 教 师 评 价 任 务 完 成 小 结,第二篇 敲开职场大门,朋友你想过这个问题吗?想找一份如意的工作不是一项容易的事情。当我们看到眼花缭乱的企业招聘广告,会觉得无所是从,对于刚刚走出校园的学生更是困难的事情。我们刻苦学习,努力希望自己能够被社会、企业接受,期冀能够找到一份满意的工作。但是如果我们没有在更早的时候,就有自己追求的目标,为自己着想,规划自己的未来,那么到了临近就业时,情形就非常糟糕了。,任务一 研究企业的招聘信息 一、任务描述 1明确企业招聘信息的重要性
6、;2运用各种方法对信息分析,从企业的招聘信息中获得有价值的重要资讯;3做好自我分析;4明确自己努力方向。二、任务分析 三、相关知识,四、技能训练 训练一:行业企业基本情况的网络查询 训练二:企业招聘信息的收集 训练三:企业招聘信息的整理与分析 训练四:自我分析,五、任务成果展示 六、学习评估 自 我 评 价 他 人 评 价 教 师 评 价 任 务 完 成 小 结,任务二 企业跟你输不起 一、任务描述 1学会从企业用人的角度来理解企业招聘的“初衷”。2正确认识企业为了谋求发展,需要构建合理的人才结构。3通过对企业招聘人员所付出的基本成本、机会成本、隐形成本的认识,来分析企业招聘人才的观念与我们的
7、认识差异。4调整就业心态,适应企业的需求。二、任务分析 三、相关知识,四、技能训练 五、任务成果展示 六、学习评估 自 我 评 价 他 人 评 价 教 师 评 价 任 务 完 成 小 结,任务三 撰写成功的简历 一、任务描述 1掌握撰写成功简历的要求和方法。2明确撰写简历的禁忌。3掌握各种不同风格的简历写作中反映出的个性。二、任务分析 三、相关知识,四、技能训练 训练一:归纳自己的个人信息 建议:准备好几个文件夹;收集个人信息时,要特别注意各种资料的证书、证件是否齐全,并保存好原件,将复印件整理出若干份备用;个人信息要准确、无误,不能要虚假充分。训练二:邀请指导教师或其他人,撰写一份你的推荐信
8、 建议:你一定要努力,不要怕被别人拒绝,在这个过程中要不断锻炼自己的沟通能力、交往能力。训练三:设计符合个人特点的简历模式 建议:使用不同风格的简历模式,千万不要抄袭别人的东西。并可以请自己的朋友、指导教师来评判,听取他们的意见。,五、任务成果展示 六、学习评估 自 我 评 价 他 人 评 价 教 师 评 价 任 务 完 成 小 结,任务四 做好充分的面试准备一、任务描述1认识到面试的重要性。2“形”的塑造掌握面试的自我形象塑造、礼仪基本技巧。3“智”的内涵掌握面试中的语言表达技巧。4成为自信的面试者。二、任务分析三、相关知识,四、技能训练 训练一:请你每天临出门之前,从镜子中观察自 己的整体
9、着装、发型、服饰等方面是否和谐?你能够从中发现什么问题?建议:请你坚持2周4周,并自己设计观察记录表,做好观察记录。在观察结束时,对记录信息进行分类、归纳,看看自己能够找到哪些有价值的内容。训练二:从身边的人中挑选23人作为观察对象,说出你对他们在职业形象上,给你的感觉和印象。建议:建议最好是陌生人,感觉他给你留下的职业形象感觉。训练三:请你对比下面的图片,谈谈你对图片中人物着装、服饰、表情等的看法。建议:语言描述要尽量准确、精炼。,五、任务成果展示 六、学习评估 自 我 评 价 他 人 评 价 教 师 评 价 任 务 完 成 小 结,任务五 成功面试的细节 一、任务描述 1明确细节决定面试的
10、成败。2通过分析,得出面试中重要的细节问题。3在日常学习和生活中从细节做起,养成良好的职业习惯和素养。二、任务分析 三、相关知识,四、技能训练 训练一:在日常学习生活中,寻找或发现自己在哪些细节上的认识上、行动上存在误区和错误?建议:请你多听取别人的意见和看法,并写下自己的感受。训练二:行为习惯训练。如:左右手、脚交替训练等。建议:自己找一些简单、易行的小游戏、活动项目,来锻炼自己、改变不良习惯。训练三:借助瑜珈、体操、舞蹈等训练项目,来塑造自己良好的体态和举止。建议:一定要长期坚持,锻炼毅力和信心,并可以辅以日记来记录自己的锻炼情况。,五、任务成果展示 六、学习评估 自 我 评 价 他 人
11、评 价 教 师 评 价 任 务 完 成 小 结,任务六 面试后的有效沟通 一、任务描述 1明确面试后沟通的重要性。2掌握不同的沟通方式。3能够正确运用恰当的方式与招聘单位沟通。4让面试后的有效沟通成为建立良好人际关系的起点。二、任务分析 三、相关知识,四、技能训练 训练一:有人认为:“面试后没有必要再写感谢信,尤其是感觉自己没有被录用的可能的时候,是多此一举。”你是怎么认识这个问题的?建议:可以与有过面试经历的朋友来交流,多听取他们的意见和感受。训练二:通过讨论,请你与大家一起研究一下常用的沟通方式的不同特点。建议:运用对比的方式,针对各种沟通方式,在使用优势与不足、使用的条件以及注意事项等方
12、面,提出你的看法。训练三:请你根据自己收集的信息,再例举出其它面试后沟通的方法。建议:我们所介绍的沟通方式是有限的,需要你不断去学习和发现,寻找最恰当的沟通方式。,五、任务成果展示 六、学习评估 自 我 评 价 他 人 评 价 教 师 评 价 任 务 完 成 小 结,第三篇 学习与成长,职业秘书以服务为宗旨、以服从为天职、以工作高效有质量为生存之本。你应聘秘书职位时,做好思想准备了吗?没有关系,打开职业的大门,从这里开始做好一名初入职场的学习者。初入职场的我们怎样才能顺利度过实习期,打开工作局面,初步得到领导和同事们的认可,奠定自己的职业基础,这是需要我们认真研究的问题。,任务一 适应职场氛围
13、、营造高效办公环境。一、任务描述 1适应职业场合的环境和氛围。2了解自己的领导和同事,尽快熟悉相互认识。3营造良好的高效办公的环境。二、任务分析 三、相关知识,四、技能训练 训练一:区分学生与职业人的身份、环境、意识等方面的不同。建议:请你与同学进行讨论,或者进行辩论,将讨论内容一一记录下来,整理、归纳出清晰的观点。训练二:从学生到职业人的角色转变,需要你在哪些方面进行改进和调整?建议:针对自己的实际情况,提出改进措施。训练三:在以往学习的基础上,请列出秘书所负责的办公环境管理工作的具体范围、内容和要求。建议:我们已经学习了“秘书基础、秘书概论、秘书实务”等课程,对秘书工作有了系统的了解和认识
14、。请你这些理论知识进行归纳和整合并提出自己的观点,清楚自己的职业角色和岗位职责。训练四:你认为在办公环境管理中会哪些地方经常出漏洞?建议:请你与有一定工作经验的人士沟通,或在自己实习实践中细心观察,找出容易出问题的地方,积累宝贵经验。,五、任务成果展示 六、学习评估 自 我 评 价 他 人 评 价 教 师 评 价 任 务 完 成 小 结,任务二 学会倾听、学会服从、奉命行事。一、任务描述 1学会认真倾听他人的讲话,表现出自己职业素养和敬业。2学会牢固树立服务与服从的职业意识。3遵从领导的要求,认真执行自己的职责,正确行事。二、任务分析 三、相关知识,四、技能训练 训练一:在开始练习倾听时,请你
15、回答下面的简单问题:训练二:倾听习惯测试。在你倾听的过程中,是否有以下的坏习惯:训练三:你是否具备应有的服从意识。请你回答下面的问题:,五、任务成果展示 六、学习评估 自 我 评 价 他 人 评 价 教 师 评 价 任 务 完 成 小 结,任务三 有效的管理日常事务 一、任务描述 1明确秘书办公室工作的基本内容和职责范围。2掌握办公室典型工作的规律和方法。3熟练运用办公室工作方法来解决实际问题。4不断提高日常工作的效率和质量。二、任务分析 三、相关知识,四、技能训练 训练一:写出办公室事务秘书日常工作的基本内容和职责范围,明确自己的角色定位和职权范围。训练二:概括出办公室事务秘书日常工作中带有
16、典型性的工作内容、任务,并借助以往的知识,归纳整理出工作环节、程序等。训练三:通过讨论、研究,将办公室的典型性工作的工作程序、流程,制作为流程图。,五、任务成果展示 六、学习评估 自 我 评 价 他 人 评 价 教 师 评 价 任 务 完 成 小 结,任务四 学会使用“话术”一、任务描述 1了解接打电话的作用和基本礼仪。2掌握接打电话的程序和要求。3能够恰当地接应各种电话。二、任务分析 三、相关知识,四、技能训练 训练一:设计接应电话的记录表。建议:应包括时间、对方公司名称、姓名、职务、通话内容、记录人姓名和备注。表格设计要合理、美观、实用,请你在使用中不断修改、调整。训练二:收集并分类整理出
17、“秘书接打电话礼仪手册”。建议:职场礼仪我们已经学习和了解了很多,关键在于能够很好地应用。秘书在处理电话业务时,充当了重要角色,注重礼仪是非常重要的。这本“手册”为今后工作奠定扎实的基础。请你要认真,尽可能全面到位。训练三:秘书的办公桌上,怎样摆放电话、电话记录本等办公设备和用品?建议:常用的办公设备和办公用品,摆放要尽可能合理、方便使用,否则会影响工作效率,弄得自己手忙脚乱的。请你精心设计一下吧!,五、任务成果展示 六、学习评估 自 我 评 价 他 人 评 价 教 师 评 价 任 务 完 成 小 结,任务五 接待来访客人 一、任务描述1明确接待工作的重要性,工作的程序和要求。2能够区别不同的
18、客人以及接待的方式。3能够礼貌地接待客人。二、任务分析三、相关知识,四、技能训练 训练一:接待工作的礼仪规范和要求,请你整理为“接待礼仪手册”。建议:在以往学习的基础上,不断补充好完善,为今后的工作定基础,并在日常学习、生活中去应用。训练二:讨论如何确认预约与未预约的客人?预约客人的信息你是怎样得知的?建议:秘书要与领导之间保持畅通的信息沟通,及时获取来访客人的信息,是秘书做好接待工作的前提。训练三:预约的客人秘书如何接待?请你说清接待工作的步骤、方法和有关注意的问题。建议:每天预约来访的客人是领导和各个部门工作的组成部分,为了保证不耽误领导和客人的宝贵时间,秘书要在第一时间及时接待,不得延误
19、和拒绝。这是秘书的重要职责。训练四:你是怎样看待未预约的客人的?对待没有预约的客人,秘书应如何热情接待?建议:请你区别未预约客人的各种不同情况,分别介绍接待的步骤、方法好有关注意的问题。,五、任务成果展示 六、学习评估 自 我 评 价 他 人 评 价 教 师 评 价 任 务 完 成 小 结,任务六 学会安排自己的每日工作 一、任务描述 1明确每天工作的内容和要求。2工作分清轻重缓急,有序安排做好工作安排。3有效分配时间,发挥时间管理效益。二、任务分析 三、相关知识,四、技能训练训练一:请你如实记录自己每天时间使用的情况,24周。建议:通过记录自己时间的使用情况,发现其中是否有规律性的问题或现象
20、。训练二:将24周的记录中的事情,进行分类、归纳,找出自己在时间分配、使用上,合理、不合理的地方?尝试分析出现的原因。建议:我们很多人由于惰性,对时间的管理和分配都存在一定的问题。只有善于发现和分析问题的人,才能找到自己解决问题的办法。训练三:到公司进行实习、实践活动,在工作时间表上如实填写,一定要及时记录自己的工作情况。在实习总结中重点进行 时间管理的分析。建议:实习就是实战,你的工作效率如何,会带给你极大的影响和左右公司的评价。这是你在就业前提高自己的最好机会,一定别放弃。,五、任务成果展示 六、学习评估 自 我 评 价 他 人 评 价 教 师 评 价 任 务 完 成 小 结,任务七 小型
21、会议服务一、任务描述 1.明确会议的重要作用。2明确会议在会前、会中、会后的基本工作和要求。3落实会议的细节工作。二、任务分析三、相关知识,四、技能训练训练一:会议通知工作是秘书最常见的会议工作之一。但往往在 这个环节上总会出现漏洞,留下工作遗憾。请你归纳出会议通知工作的程序、要求。制作会议通知工作流程图。会议通知工作重要环节是哪个环节?如何避免这个环节出现问题?训练二:设计可以通用的会议议程表、会议日程表。建议:做好制作成为模板,以方便今后工作中直接使用。训练三:设计会议记录模板。建议:请你说明会议记录表中应包括的具体项目和内容,表格设计形式要美观、简洁和适用。训练四:设计会议签到表。建议:
22、区分签到表、签到簿、签到卡的区别。训练五:公司要举办部分客户座谈会,会场应做哪些准备工作?如何收拾整理会场?建议:在客户面前不能出现漏洞,否则会给公司带来不利的影响。,五、任务成果展示 六、学习评估 自 我 评 价 他 人 评 价 教 师 评 价 任 务 完 成 小 结,第四篇 扬帆职场,作为秘书的你,已经不是初出茅庐、不谙世事,在经历了实习期的考验之后,如何适应不同工作风格的上司?如何独立地去探索、完成各项任务,成为有探索精神的独立工作者,是我们在不断追求的目标。,任务一 适应不同工作风格的上司,一、任务描述 二、任务分析 三、相关知识,四、技能训练 训练一:了解不同领导的工作风格,分组进行
23、 讨论和 对比 分析。建议:领导工作有风格的不同,不同风格没有对错之分。训练二:分组讨论,你是如何理解下面这句话的。“个性的生活在社会中,好比鱼在水里,时时要求相适应。”瞿秋白 训练三:分组讨论下面这段文字,谈谈你的感受。,五、任务成果展示 六、学习评估 自 我 评 价 他 人 评 价 教 师 评 价 任 务 完 成 小 结,任务二 做现代高效的秘书,一、任务描述 二、任务分析 三、相关知识,四、技能训练训练一:讨论你如何理解“中国现代高效秘书21世纪高额纯利润的创造者”这一观点的。建议:和大家一起讨论,可行的话,可以开展辩论会。这样有助于你们更明确地认识问题。训练二:你有一份很长的报告要写,
24、如何完成?建议:你要避免“一次只做一个小时左右”的安排,而要指定你自己先写好大纲,或做好调查研究,或写下引言。做好了这一步,你把它放在一边就可以有完成某一件特定事情的感觉,并且清楚地知道你下一步该做什么。下一次再做的时候,你就不需要再重新去理出头绪,也就不会有心智阻碍。,五、任务成果展示 六、学习评估 自 我 评 价 他 人 评 价 教 师 评 价 任 务 完 成 小 结,任务三 协助领导管理客户资源,一、任务描述 二、任务分析 三、相关知识,四、技能训练训练一:讨论如何理解“档案资源就是一座金 矿”?建议:多参考有实际工作经历的人的看法和经 验,对 他们的经验你可以加以整理和归 纳。训练二:
25、根据下面的资料,分析秘书接待客户的流程和细节。训练三:投资信息系统是维持企业生存的必要手段。训练四:请你思考下面这段文字。,五、任务成果展示 六、学习评估 自 我 评 价 他 人 评 价 教 师 评 价 任 务 完 成 小 结,第五篇 稳步发展,任务一 上司眼中优秀的秘书,一、任务描述 二、任务分析 三、相关知识,四、技能训练训练一:根据下面的案例来事情的判断 结果。训练二:讨论下面的话题。训练三:观察你的父母、老师或朋友,并推断他们的风格,采用不同方式与他们沟通和交往。,五、任务成果展示 六、学习评估 自 我 评 价 他 人 评 价 教 师 评 价 任 务 完 成 小 结,任务二 会议组织与
26、设计如何组织一场成功的会议,一、任务描述 二、任务分析 三、相关知识,四、技能训练训练一:会议材料中出现的差错,请你引以为 戒。训练二:会议方案中出现的差错。训练三:公司要在两个月后召开一个新产品发布会,参加会议的人有哪些?请你给上司拟定一份与会人员的单位名单。训练四:依据下列资料通过讨论,谈谈你对“效率开会”的看法。训练五:阅读下面材料,谈谈你的看法。训练六:“改变会议才能改变企业”你是怎样看这个观点的。,五、任务成果展示 六、学习评估 自 我 评 价 他 人 评 价 教 师 评 价 任 务 完 成 小 结,任务三 提炼有价值信息供领导参考,一、任务描述二、任务分析三、相关知识,四、技能训练
27、训练一:从下列案例中说明秘书人员在 调查研究中应注意哪些问题?训练二:请你和同学们围绕以下的问题进行讨论,谈谈自己的看法。训练三:掌握向领导汇报工作的技巧。,五、任务成果展示 六、学习评估 自 我 评 价 他 人 评 价 教 师 评 价 任 务 完 成 小 结,任务四 秘书协助领导面对媒体,一、任务描述二、任务分析三、相关知识,四、技能训练训练一:请你和同学们围绕新闻发布活动,针对如下问题进行分析。训练二:讨论“如果新闻媒体要在现场对领导进行采访,秘书要注意什么操作?”训练四:以“奥运精神”为主题,拟写一份新闻报道稿。训练五:请为领导出席企业新产品新闻发布会,提出着装、礼仪等方面的建议。拓展训
28、练:与新闻媒体打交道过程中,如何应对突发情况?,五、任务成果展示 六、学习评估 自 我 评 价 他 人 评 价 教 师 评 价 任 务 完 成 小 结,任务五 秘书做企业管理者的法眼,一、任务描述二、任务分析三、相关知识,四、技能训练训练一:案例分析训练二:专题讨论训练三:学生自愿分成小组,以小组团队形式进行2530分钟的讨论,各组派1名学生为代表,介绍本组分析的结果,与大家共享训练四:草拟一份劳动合同,并将草拟的劳动合同文本展示交流。训练五:你发现你们公司现在是7天工作制,每天的上班时间是早上10点,下午是4点30分下班,请给公司作一份工时制度改革的建议。可将制作的工时制度改革的建议展示交流
29、。训练六:搜集、了解法律解决问题的途径、程序和法律文书。,五、任务成果展示 六、学习评估 自 我 评 价 他 人 评 价 教 师 评 价 任 务 完 成 小 结,任务六 做好领导的健康管理,一、任务描述二、任务分析三、相关知识,四、技能训练训练一:以同学或朋友为观察对象,可以根据对方的脸色,大体推断对方的身体哪几个脏腑存在问题。建议:可以把你的观察和推断的结果,与对方进行交流,以确认自己的判断。训练二:掌握基本的号脉手法,并可以判断对方哪个脉虚,哪个脉实。建议:平时经常给自己号脉,了解和判断自己的脉是实是虚。训练三:你可以直接通过脉相,判断对方的身体有什么样的现象发生。训练四:你可以根据对方的
30、脸色,大体判断对方的身体哪几个脏腑存在问题,并提出改进的建议。训练五:根据自己日常身体情况,对日常生活中常见的疾病,运用中医常识知识进行自我调节。建议:感冒、肠胃疼、消化不良、头痛、睡眠不好、疲劳等,这些生活中常见的“小毛病”,让我们非常烦恼,也对工作、生活带来了不便。如果能够自己运用中医常识进行调整,是非常有助于提高工作、生活质量的。,五、任务成果展示 六、学习评估 自 我 评 价 他 人 评 价 教 师 评 价 任 务 完 成 小 结,任务七 让书画架起与领导深层次交流的通道,一、任务描述 二、任务分析 三、相关知识,四、技能训练训练一:提高鉴赏书画的能力建议:1.掌握书画的基本知识。2.
31、要掌握一些鉴赏知识,了解中国历史及文化知识。如诗词格律、书法篆刻及其历代帝王称谓、职官、礼制等。有不少书画家本身就是文学家。另外,也可请教一些有专业鉴赏水平的人士。训练二:到文化场馆参观,听取专业人士对书画作品的介绍和讲解,自己认真体会和理解。建议:你可以有目标地进行参观,多参与这类社会文化活动,并与其他人交流自己的感受,提高自己的欣赏水平。训练三:尝试对书画作品的欣赏建议:判断书画作品收藏价值的因素有作者的艺术功底,个人艺术个性的体现,即作品的神韵、风格等,艺术上的求新、求变、求奇等艺术的自我超越等。根据你了解和掌握的知识,尝试来欣赏一些书画作品。训练四:从下面的材料中,谈一谈你对“书画往往又成为打点通路之必备神兵。”的看法。,五、任务成果展示 六、学习评估 自 我 评 价 他 人 评 价 教 师 评 价 任 务 完 成 小 结,谢 谢,