文书的整理与归档.ppt

《文书的整理与归档.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《文书的整理与归档.ppt（70页珍藏版）》请在三一办公上搜索。

1、文书的整理与归档,归档文件整理工作基本步骤,整理,分类,排列,编号,编目,装盒,二、归档文件整理归则的实施范围 适用于各级党政机关、社会团体和其他社会组织。企事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理等归档文件材料的整理工作，可参考归则执行。归则不适用于科技、会计等专业（专门）文件和音像、电子等特殊载体文件材料的整理。电子公文的归档管理按国家档案局电子公文归档管理暂行办法（档发20036号）有关规定执行。,三、归档文件整理工作的几个基本概念 归档文件-立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。归档文件整理-就是将归档文件以“件”为单位进行装订、分

2、类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。文件办理完毕-是指文件相应的文书处理程序已经完成，而不是文件本身在实际工作中是否还在发挥作用。,四、归档文件整理规则的特点 1、取消“立卷”的概念，统称“归档文件整理”；2、取消组卷、装订、拟写案卷标题、编排页码、填写案卷目录等项工作环节；3、档案直接实行“文件级”管理，文件实行以“件”为单位的单份文件编号整理，4、应以计算机 辅助档案管理为必备条件和技术支持。5、只能适用于文书档案的整理。,2008年,2009年,2010年,2011年,1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12,13,14,15,16,17,（1150件）,（1140

3、件）,（1158件）,（1189件）,两级分类的档案排列编号示意图（同一保管期限内跨年度排列,件号每年从1开始编制，盒号跨年度编大流水号）,11、排列上架,档案的排列方式,文书档案（永久）,文书档案（30年）,文书档案（10年）,第一步：归档文件的整理,1.归档文件的整理单位,定稿,以“件”为整理单位，一般是一份文件为一件,正本,附件,正文,批复,请示,复制件,原件,复文,来文,报表、名册、图册等一册（本）为一件，装订在一起，编目时只体现为一条条目,第一步：归档文件的整理,2.文件修整,破损文件进行修裱（修补、托裱）,对字迹模糊或易退变的文件进行复制（字迹材料要选用耐久的墨、墨汁，或较耐久的蓝

4、黑墨水、印泥等，不能选用纯蓝墨水、红墨水、圆珠笔油、铅笔等材料）,去掉文件上易腐蚀的金属物（材料以铁、铝等化学性质的活泼的金属为主的订书钉、曲别针、大头针等）,超大纸张进行折叠（尽量减少折叠次数，折痕尽量位于文件、图表字迹之外，文件页数多时，宜单页折叠）,第一步：归档文件的整理,3.文件装订,左上角装订，左、上侧对齐,左侧装订，左、下侧对齐,装订方式：线装：最利于档案保护的一种装订方式变形材料：金属制品（不锈钢夹、燕尾夹）和塑料制品粘接式：胶水或浆糊粘贴无酸纸封套,装订前排序：,定稿,正本,附件,正文,来文,复文,复制件,原件,被转发件,转发件,外文,中文,少数民族文本,汉文本,正本,收文处理

5、单,第二步：归档文件分类,分类就是将归档文件按其内容和形式特征划分类别和层次，有机体系的过程。,分类方法,年度,机构（问题）,保管期限,归档文件管理规则为什么选择这三种分类方法作为通用的分类方法呢？,1.这三类方法在各级单位档案部门的使用率最高2.反映了档案管理的基本规律和要求3.按照这三种方法对档案分类，在各级各类档案室都可以实现档案的有序管理和有效检索,第二步：归档文件分类,一、年度分类法,运用最广泛的分类方法,特征：根据形成和处理的年度对档案文件进行分类,为什么各机关都愿意选择年度分类法呢？,1.可以反映出一个机关单位每年工作的特点和逐年发展变化的情况；,2.同现行机关以年度为单位将文件

6、整理归档的制度相吻合；,3.类目设置准确、清楚、明确。,正确地判定文件的日期并归入相应年度，是决定分类质量的关键,第二步：归档文件分类,一、年度分类法,一份文件有多个时间特征,1.文件有多个时间特征,公布日期,会议通过日期,批准日期,签发日期,成文日期,一般以文件的签发日期为准,2010年形成的2011年2015年机关“十二五”发展规划应归入2010年,2011年形成的2010年机关工作总结应归入2011年,2010年制定、2011年生效的法规性文件，应当归入2010年,第二步：归档文件分类,一、年度分类法,2.跨年度形成的文件,机关单位的某些具体职能活动，如召开会议、处理案件等，可能会跨年度

7、形成文件,统一在办结年度归档,例如：跨2010年、2011年两个年度召开的会议形成的文件材料，统一归在会议闭幕年度归档,跨2010年、2011年两个年度办理的案件文件材料，统一归入案件办结年度2011年归档,下级单位2010年的请示，上级机关2011年1月收到并办结，应连同下级请示和本级批复一同归入2011年,第二步：归档文件分类,一、年度分类法,3.几份文件作为一件时，“件”的日期确定,来文,被转发文,转发文,定稿,正本,复文,“件”的日期应以装订在前的那份文件日期为准,第二步：归档文件分类,一、年度分类法,4.文件没有标注日期时应当考证,需要分析文件的内容、制成材料、格式、字体以及各种标示

8、等对照手段来考证和推断文件的形成日期，归入应归的年度，并加上,5.专门年度的文件分类,在实际工作中除了一般的通用年度外，有的专业部门还使用专门年度来进行工作，如学校的“学年”，兵役部门的“兵役年度”等。,学校以每年的9月1日至次年的8月31日为一个“学年”,部门,主要业务部门,其他部门,工作,按专门年度进行,按一般年度进行,文件分类,按专门年度分类,按一般年度分类,将两种年度的文件按相应年度合并为一类,例如学校可将2011年度与20112012学年合并,第二步：归档文件分类,二、机构（问题）分类法,机构（问题）也是现行机关常见的一种分类法，一个立档单位选择了机构分类法，就不能再选择按问题分类法

9、，两种方法只能选择其中一种，而且不要轻易更改，要保持相对稳定。,1.机构分类法,机构分类法的作用能客观地反映立档单位的历史面貌在一定程度上集中反映某一方面的工作便于按照一定的专题查找和利用档案,机构分类应注意以下几个问题,一个机构设一个类。,一个立档单位有多少个内设机构就设多少类，原则上以哪个机构名义发文的文件就归入哪个机构；几个机构联合办文的，应归入主要承办机构；以机关名义或办公室发文的文件，应归入有关机构类中，即根据文件内容和机构职能来确定。,立档单位内设立的临时机构，应该设置一个类别。,2.问题分类法,是按照文件材料内容所说明的问题对归档文件分类。采用问题分类法，可以避免或减少同类问题的

10、文件分散现象，便于查找利用。,在实际工作中，使用问题分类法的立档单位，大多数参照本单位内部组织机构的职能性质来设置类别，例如，党委、工会、共青团等机构形成的文件划为“党群类”，业务部门形成的文件划为“业务类”，行政后勤部门形成的文件划为“行政类”等。,第二步：归档文件分类,三、保管期限分类法,保管期限分类法根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类。保管期限分为永久、定期（30年、10年）3类。,保管期限分类法的作用1.能够将不同保管价值的归档文件从实体上区分开来，使档案部门能够有针对性地采取整理和保护措施；2.为库房排架管理、档案移交进馆和到期档案鉴定等工作提供便利。,第二步：归档文件分类,四

11、、复式分类法,规则提供了年度、保管期限、机构（问题）三种分类方法，可以组合成多种复式分类法。,年度、保管期限是必备项，而机构（问题）为选择项。,1.年度机构（问题）保管期限分类法,即先将归档文件按年度分类，每个年度下按机构或问题分类，再在组织机构或问题下面按保管期限分类。,适用范围：适用于内部机构比较稳定、每个内部机构每年形成的归档文件数量较多的立档单位。尤其适用于推行部门整理归档文件的大机关单位。,优点：在库房排架时，每年形成的档案按机构序列依次上架，不必预先留空，也避免了倒腾柜架，库房管理非常方便。同时，可将一个年度内同一机构形成的文件，按保管期限的不同依次排列在一起，更便于实体查阅。,2

12、009年 办公室 永久 30年 10年 业务一处 永久 30年 10年 业务二处 永久 30年 10年2010年 办公室 永久 30年 10年 业务一处 永久 30年 10年 业务二处 永久 30年 10年,第二步：归档文件分类,四、复式分类法,2.保管期限年度机构分类法,先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下按机构分类。,适用于内部机构有变化但不复杂的立档单位,每个内部机构每年形成的归档文件数量较少。,优缺点：不同保管期限的档案分别排架，同一种保管期限的排列在一起，便于档案移交进馆和销毁保管期满的档案。但在每种保管期限的位置需预留空位。,永 久：2009年 办公室

13、业务一处 业务二处 2010年 办公室 业务一处 业务二处 2011年 30 年：2009年 办公室 业务一处 业务二处 2010年 办公室 业务一处 业务二处 2011年 10 年：2009年 办公室 业务一处 业务二处 2010年 办公室 业务一处 业务二处 2011年,第二步：归档文件分类,3.保管期限年度问题分类法,永 久：2009年 党群类 业务类 行政类 2010年 党群类 业务类 行政类 2011年 30 年：2009年 党群类 业务类 行政类 2010年 党群类 业务类 行政类 2011年 10 年：2009年 党群类 业务类 行政类 2010年 党群类 业务类 行政类 201

14、1年,四、复式分类法,第二步：归档文件分类,四、复式分类法,4.年度保管期限分类法,2009年：永久 30年 10年2010年：永久 30年 10年2011年：,第二步：归档文件分类,5.保管期限年度分类法,永久:2009年 2010年 2011年 30年:2009年 2010年 2011年 10年:2009年 2010年 2011年,四、复式分类法,分类方法是进行分类的依据,因此要保持相对稳定,以使分类体系具有连贯性,便于查找利用。,第三步：归档文件的排列,归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。,1.排列原则,事由原则：同一事由的相关文件应当

15、排列在一起。事由可以指一个事件、一个人物、一项工作活动、一个具体问题。,对事由的界定可以有较大的灵活性。一次请示或报告，批复收到后，可以视为一个事由,一项工作如果办理时间长需跨年度，为了及时归档，也可以按不同的阶段分为几个事由,一次会议，也可以分为筹备、开幕、不同议程、闭幕等几个事由,2.排列方法,同一事由内归档文件的排列，按文件形成时间先后顺序，日期在前的归档文件排列在前，日期在后的文件排列在后；或者按文件的重要程度排列，相对重要的文件放在前面，其它的文件放在后面。,不同事由内的归档文件排列：按形成时间的先后顺续进行排列按事由的重要程度进行排列时间和重要程度结合起来排列,第四步：归档文件的编

16、号,归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编写归档号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。,归档章的样式,加盖归档章并填写相关内容,第四步：归档文件的编号,一、件号的编制,室编件号即归档文件在分类方案的最低一级类目内排列顺序号。按文件排列顺序从“1”开始标注。例如，采用年度机构保管期限分类法，室编件号应在同一年度，同一机构的一个保管期限内从“1”开始逐渐编流水号。,2005年：办公室,永久 1、2、3、4 30年 1、2、3、4 10年 1、2、3、4,第四步：归档文件的编号,二、档号项目设置及填写要求,1.必备项,全宗号：档案馆给各立档单位的代号，如J026、J124年度：填写文件

17、归档年度，用四位阿拉伯数字表示，如2009、2010保管期限：分为永久、定期（30年、10年）件号：室编件号由档案室填写，馆编件号由档案馆编写。,第四步：归档文件的编号,二、档号项目设置及填写要求,2.选择项,机构或问题。在一个立档单位，机构或问题二者选择其一。,第五步：归档文件的编目,归档文件应根据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。,归档文件应逐件编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。,一、件号：填写室编件号,二、责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。责任者可以是一个机关或机关内部的一个管理机构，也可以是几个机关或若干人。,责任者是文

18、件的组成部分之一和重要的外形特征，对于确定文件来源有着重要的作用，也是检索利用的重要途径。,除了著作、论文等署个人姓名外，其它不填个人姓名。,填写责任者项一般应使用全称或通用简称，,如“中国共产党浙江省委员会”，可简称“浙江省委”，但不能简称“省委”，更不能用“本局”“本公司”等含糊不明、难以判断的简称。,联合发文时，应将所有责任者照实著录，责任者过多时，著录列居首位的责任者,主办单位是责任者的必须著录，立档单位是责任者的必须著录，上级机关是责任者的必须著录，其余的视需要著录。,被省略的责任者用“等”表示，责任者之间用“；”隔开。例如：上海市档案局；上海市税务局；上海市财政局等。,三、文号：即

19、发文字号，照原文著录。例如:苏档发201036号,著录文号时应当注意：“会议文件之一”、“简报第一期”、“党组会议纪要（第一号）”等不是属于文件编号，不应著录在文号项内。,第五步：归档文件的编目,四、题名,题名即文件标题。,由文件责任者（发文机关或单位）、事由（问题）、名称（文种）三个部分组成，,题名一般由几部分组成？,著录题名有什么作用？,1.揭示文件的内容和成分；2.为查找和利用提供线索。,正题名副题名说明题名文字并列题名,常见的题名有哪些？,第五步：归档文件的编目,四、题名,（一）正题名,正题名是档案的主要题名，一般指单份文件文首的题目，照原文著录。,1.单份文件没有题名，应依据文件拟写

20、题名，并加“”号。,这类文件不多，但在实际工作中也常见。如会议记录、电报、公司信函、电话记录等。应当重新拟写题名。如：XXX关于生活补助费的函、XXX局党组关于干部任免事项的会议记录等。,第五步：归档文件的编目,四、题名,（一）正题名,2.单份文件题名不能揭示或不能全面揭示其内容时，原题名照录，并根据内容另拟题名附后，加“”号,（1）文件题名只写责任者或名称，不标明事由，如国家档案局令,应拟写为：国家档案局令国家档案局为颁布中华人民共和国档案法实施办法令,第五步：归档文件的编目,四、题名,（一）正题名,（3）文件题名含糊不清，不能揭示其内容的，又没有副题名可以补充，如XXX县委关于执行安徽省委

21、199825号文件精神的通知，应拟写为：,XXX县委关于执行安徽省委199825号文件精神的通知XXX县委关于执行安徽省进一步加强农业生产的通知,第五步：归档文件的编目,四、题名,（一）正题名,（4）正文与附件一般为一件，用正文题名为本件题名。附件题名必要时在附件项中著录。,（5）转发文与被转发文为一件时，用转发文题名为本件题名。转发文题名不能揭示被转发文主要内容时，原题名照录，同时著录被转发文题名或另拟题名附后，并加“”。,第五步：归档文件的编目,四、题名,（二）副题名与说明文字,1.正题名能够揭示档案内容时，副题名不必著录。必要时副题名照原文著录。,如：“大包干”的成效、做法和问题农村问题

22、调查报告。只需著录为：“大包干”的成效、做法和问题,第五步：归档文件的编目,四、题名,（二）副题名与说明文字,2.正题名不能揭示档案主要内容时，副题名著录在正题名之后，并在副题名前加“：”号。,例如：农民致富之路安徽省农业大包干四年实践的回顾，著录为：农民致富之路：安徽省农业大包干四年实践的回顾,第五步：归档文件的编目,四、题名,（二）副题名与说明文字,3.是指在正题名前后对档案内容、范围、用途等作出说明的文字。一般不需著录，必要时照原文著录在正题名之后。著录时应在说明题名文字前加“：”号。,如：XXX同志在全省档案工作会议上的讲话：根据录音整理未经本人审阅,强化目标管理，推动机关档案工作发展

23、：XXX同志在市机关档案工作会议上的讲话,中华人民共和国档案法：1987年第六届全国人民代表大会常务会员会第二十二次会议通过,第五步：归档文件的编目,四、题名,（三）并列题名,并列题名是以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题名，与正题名一并著录在题名中，并列题名前加“=”号。如：,文书档案文件级目录数据库结构与著录细则=Database structure and descriptive rules of do documentary archival catalogue,归档文件整理规则=The arrangement rule of filing documents,第五步：归档文件的

24、编目,五、日期,日期即文件的形成时间。它是文件的重要特征之一，反映文件产生的时代背影，是查找档案的常用途径。,文件的形成时间即发文时间（文件的落款）。具体填应用8位阿拉伯数字标注年、月、日。第14位表示年，第56位表示月，第78位表示日。,例如：2011年2月12日，可著录为20110212。时间不详考证后用0表示，如：20090000表示年度为2009年，月、日不详；00000728表示年度不详，月、日为7月28日；00000000表示年、月、日都不详。,第五步：归档文件的编目,六、页数,1.页数填写每件文件的总页数，用于统计和核对。,2.计算页数时以文件中有图文（指与文件内容相关的文字、图

25、画等）的页面为1页，空白页不计。,3.大张的文件、图表折叠后，仍按未折叠前有图文的页数计算页数。,第五步：归档文件的编目,七、备注,1.备注项用于填写档案文件需要说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、调整销毁等。,2.备注项使用应当严加控制，避免杂乱无章。,3.备注栏填写不下时，可在备注栏中加注“*”号，将具体内容移到备考表中进行说明。,第五步：归档文件的编目,八、归档文件目录的装订,归档文件目录应单独装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限机构（问题）等项。其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称。,按年度保管期限机构分类的单位，一般

26、每年按不同保管期限装订3册，也可按永久、定期（30年）、定期（10年）的排列顺序装订成一册。,归档文件目录封面,第六步：装盒,装盒是将归档文件按件号顺序装入档案盒、并包括填写盒内文件目录、备考表、编制档案盒封面以及盒脊项目等工作内容。,一、装盒要求,1.不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒；,2.不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；,3.分机构或问题的情况下，不同机构或问题形成的归档文件不应放入同一档案盒。,第六步：装盒,一、档案装盒应当注意的问题,1.应视文件的厚度选择厚度适宜的档案盒，尽量做到文件文件装盒后与档案盒形成一个整体，站立放置时不至于使文件弯曲受损。也就是说，一盒内的文

27、件多少，应根据文件的厚度来选择档案盒的厚度。不同的厚度应选择不同标准的档案盒，而不是用统一的档案盒来选择档案文件。,2.档案盒只是归档文件的装具，不具备保管单位的作用。所以，档案盒只是档案装具，而不是档案的保管单位。,2、档案盒的格式（1）档案盒规格,A,B,C,A=B=C=20、30、40、50等,全宗名称,档案盒盒脊,拟写档案盒封面,市档案局,060,2007,永久,1,56,28,档案盒内备考表,归档文件装盒后，上架排列应与本单位归档文件分类方案一致，盒脊朝外，便于实体管理。一般先按保管期限、再按年度、机构或问题排列，具体排列顺序根据分类方案。,排架,下面是正大公司的几份待归档文件，请你

28、判断一下应归入哪一年度，并说明理由：1.正大公司2011年工作计划（2010年12月30日成文）2.正大公司2010年工作总结和2011年工作重点（2011年1月10日成文）3.正大公司2009年2011年三年发展规划（2010年1月15日成文）4.正大公司2008年2010年三年工作总结（2011年1月10日成文）5.正大公司第三届科研成果交流会材料（该次会议于2010年12月25日召开2011年1月5日闭幕，材料包括会议议程、开幕词、参加交流的科研论文、获奖者名单、闭幕词等）,下面是广东省妇联的几份文件，请你鉴别一下哪些需要整理归档，哪些不需要整理归档？理由是什么？1.广东省妇联XX主席在

29、全国妇女工作会议上的典型发言2.中共XX省委关于省委组织部XX、XXX等同志的任职通知3.中共XX省委关于广东省纪律检查委员会刘XX贪污腐化的处理决定4.广东省妇联关于全省妇女教育发展规划,一、实际工作中，某些特殊形式的文件，如报表、图样等，纸张幅面大于公文用纸规定的A4型，怎样折叠这些超大纸？二、装订时怎样对齐？三、怎样选用适合本单位的分类方法？四、某项工作从2006年开始至2011年结束，持续共5年，形成的归档文件将如何整理？,实训简答题,实训请分类整理下列文件，填写到归档文件目录内，并填写档案盒1.2010年干部花名册 2.2010年工作总结3.省委领导视察集团公司工作期间的接待计划4.

30、办公用品交接单5.2010年职工人事考核评审办法（集团人字201056号）6.机关简报（2010年第4期）7.2010年第二季度工作计划,8.关于张三违反党纪给予其警告处分的决定（集团人字201036号）9.第二分公司关于开展职工技能比武竞赛的报告（司字201043号）10.第一分公司经理李四在集团公司安全工作会议上的发言材料11.关于销售科购买易耗办公用品请示的批复（集团字201023号）12.集团公司关于任免王五等同志职务的通知（集团人字201016号）,13.XX集团公司关于执行XX省201026号文件精神的通知（26号文件内容是关于执行XX省进一步加强安全生产的通知）14.创新之路第一分公司人事制度改革四年实践的回顾15.XX集团公司职工培训中心2010学年2011学年教学工作总结,缝纫机左上角装订法,“三孔一线”装订法,缝纫机左侧装订法,