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1、,计算机应用基础 普宁广播电视大学 黄文辉,电子报表处理软件Excel,学习目标,掌握在excel中输入数据、处理工作表、设置工作表格式的方法掌握常用函数的使用方法掌握图表的制作、工作表的打印和在excel中保护数据的方法掌握数据的排序、筛选、分类汇总方法掌握用excel进行数据的分析的方法,内容提要,重点和难点,重点公式与函数函数的应用数据的排序、筛选图表的修改难点绝对引用和相对引用的区别数据透视表的建立,Excel 概述,Office家族成员之一电子报表软件,建立基本概念,Excel 工作界面,列号,名字框,行号,当前单元格,工作表标签,建立基本概念,1.标题栏:当前编辑的工作簿名。2.工
2、作簿:一般由3张表格组成一个工作簿，最多255张。3.工作表：工作的主要对象，由行、列组成的表格。列 A,B.,IV(256)；行 1,2.65536。4.单元格：行和列的交叉，表格的最小单位。5.活动单元格：当前正在操作的单元格，被黑线框住。6.工作表标签：Sheet1Sheet3，当前活动的白色，其余灰色。7.标签滚动按钮：利用标签按钮，切换显示工作表。8.滚动栏：纵、横。,工作簿窗口,工作表图表,工作簿与工作表,工作簿（Workbook）工作簿是计算和存储数据的文件，也就是通常意义上的Excel文件。每一个工作簿可由一个或多个工作表组成，在默认的情况下是由3个工作表组成的。工作表（Wor
3、ksheet）它是工作簿的一部分，也称作电子报表。,工作簿（255）,建立基本概念,认识电子表格,建立基本概念,创建工作表（输入数据）,输入：原始数据（中英文字符、数字）和公式,步骤1：明确内容输入的单元格当前活动单元格,步骤2：内容输入（注意观察公式栏）,确认操作,Enter,Tab,取消操作,Esc,数据类型：文本、数字、日期和时间、逻辑值和出错值。,工作表的操作与编辑,创建工作表（创建公式）,=（B4+25）/SUM（D5:F5）,工作表的操作与编辑,三使用公式 公式形式：操作数和运算符 操作数：单元格、数字、字符、区域名、区域 运算符：算术、*、%（百分号）、（乘方）、（）字符（文本连
4、接）关系=、=、引用运算符：1、:（冒号）区域运算符，产生对包括在两个引用之间的所有单元格的引用(B5:B15)2、（逗号）联合运算符，将多个引用合并为一个引用(SUM(B5:B15,D5:D15)3、（空格）交叉运算符产生对两个引用共有的单元格的引用。(B7:D7 C6:C8),有关工作表的操作,工作表的操作方法工作表的编辑,编辑单元格数据（F2或双击）移动或拷贝数据（工具栏按钮或鼠标拖动）有规律数据的快速填充插入与删除行、列、区域,选择工作表中的数据工作表的更名插入与删除工作表复制工作表,工作表的操作与编辑,一、单元格选取单个单元格：单击所需的单元格。连续多个单元格：单击首单元格，Shif
5、t+单击末单元格。多个不连续单元格：Ctrl+单击单元格。整行或整列：单击行头或列头。全部单元格：单击行头、列头相交的全选按钮。清除选定的单元格：工作表任意处单击。,工作表的建立,二、数据的输入,1.单元格数据的输入,单击单元格,直接在单元格输入数据,双击单元格,在编辑框内输入数据,注意：数值数字右对齐，字符左对齐，数字字符输入：数字。数值输入超长，以科学记数法显示。字符输入超长，扩展到右边列；若右边有内容，截断显示。按Tab、Shift+Tab、进行个单元格之间的移动。,2.数据自动输入(1)自动填充。指一批有规律的数据，例等差、等比数列,输入前2个数,选中该2个单元格,指向第2个单元格右下
6、角的自动填充柄,拖曳填充柄到结束,工具选项自定义序列,在输入序列框依次输入序列，之间用逗号分隔,(2)系统提供的序列数据 例：甲、乙、丙.；?3、6、9.；星期一、星期二.方法：输入一个数据，利用自动填充柄拖曳到结束填充。,(3)用户自定义序列数据,输入第一个数,选中包含该数的区域,设置填充序列,编辑/填充/序列,等差,比差,浏览工作表的方法工作表的修饰,有关工作表的操作,用编辑键进行浏览（PageUp、PageDown）用F5功能键快速定位到某个单元格分割屏幕法(冻结拆分窗口),用工具栏中的按钮进行格式化工作表标题的处理用“格式/单元格”命令修饰工作表条件格式,工作表的操作与编辑,函数是Ex
7、cel自带的一些已经定义好的公式。,如何在工作表中应用函数,不同类型的函数要求给定不同类型的参数,函数名（参数1，参数2，）,代表函数功能,=（B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10）/9,=Average（B2:B10）,公式与函数的应用,函数应用举例,函数按功能分为以下几种类型：数学与三角函数（比如，SUM、SUM IF）统计函数（比如，AVERAGE、COUNTIF）逻辑函数（比如，IF）财务函数（比如，PMT）日期和时间函数（比如，TODAY）数据库函数（比如，DCOUNT）查找与引用函数（比如，VLOOKUP）文本函数（比如，CONCATENAT）信息函数（比如，IS
8、BLANK）,公式与函数的应用,Excel的函数（补充）,Excel的函数,Excel的错误信息,单元格地址在公式中的作用,绝对地址：A1相对地址：$A$1混合地址：$A1 A$1,E4=B1+A2+C2,?,?,公式的自动重算功能基于参加计算的数据均引用其存放位置（单元格地址）。,公式与函数的应用,创建三维公式,不同工作表中的数据所在单元格地址的表示：工作表名称!单元格引用地址不同工作簿中的数据所在单元格地址的表示：工作簿名称 工作表名称!单元格引用地址,=Sale1.xls 销售统计!$E$4+Sale2.xls销售统计!$E$4+Sale3.xls 销售统计!$E$4+Sale4.xls
9、销售统计!$E$4,公式与函数的应用,数组公式（补充）,数组公式：对一组或多组值进行计算，返回一个或多个结果数组公式的输入：选中需要输入数组公式的单元格区域。键入数组公式。按 Ctrl+Shift+Enter。,打印工作表,工作表的打印设置打印预览,设置页面设置页边距设置页眉/页脚设置工作表的选项,打印工作表,更直观地显示数据（图表）,图表：数值数据的图形化,创建步骤：选取数据插入图表独立图表嵌入图表编辑图表修饰图表,数据表格,图表相关名词术语,图表相关名词术语,图例,数据标记,类型轴(X),刻度线,值轴（Y）,图表相关名词术语,编辑图表,选择图表类型增加或删除图表元素图表标题X轴标题Y轴标题
10、图表标记数据标签图例刻度线,创建和修饰图表,修饰图表样例,创建和修饰图表,插入地图,条件:1、需要有电子地图2、原始数据中需要有与电子地图匹配的数据列步骤：选定包含地名字段的一组数据，点击插入地图，出现“+”型的光标，拖动鼠标画一个显示地图的矩形空间即可,数据的组织与管理,数据清单概念,数据清单概念,数据清单,正确创建规则：列名唯一纯数据（杜绝空行、非法数据）同列数据的数据类型和格式应完全相同避免在一张工作表上放置多份数据清单,数据清单概念,使用“数据”/“记录单”菜单命令，打开某数据清单的记录单。,利用记录单可以进行下列操作：输入数据修改和删除数据查找数据清单中的记录,使用记录单编辑数据清单
11、,数据清单概念,排序条件：单一条件的排序（简单排序）多重条件的排序（轻重缓急）,数据类型：升序：降序：文本A,B,Z Z,X,A数字1,2,10,9,日期Jan 1,Dec 31,数据排序,数据排序,简单排序,所谓简单排序就是根据数据清单中的某一列数据进行排序。只要单击用来排序的字段列中的任一单元格，然后再单击常用工具栏中的“降序”或“升序”按钮，数据清单中的记录就会根据该列数据的大小按降序或升序重新排列。,多重条件的排序,用以设置两个以上的排序约束条件。,数据排序,2)多重条件的排序,如果排序的要求比较复杂(比如要先按总分进行排序，总分相同再按中医基础得分进行排序等)，这时排序不再局限于单列
12、，须使用“数据”菜单中的“排序”命令。进行复杂排序的方法是：单击数据清单的任一单元格 选择“数据”菜单的“排序”命令 在“排序”对话框中设置排序的关键字以及排序的顺序(若关键字选择为“无”，则表示不参与排序操作)。,为保证数据库的字段名不参加排序，必须选中“当前数据清单”中的“有标题行”单选按钮，然后再单击“确定”按钮。见图5-40。,图5-40“排序”对话框图,如果想按自定义次序排序数据，或排列字母数据时想区分大小写，可在“排序”对话框中单击“选项”按钮，如图5-41所示“排序选项”对话框。,图 5-41“排序选项”对话框,自定义排序序列,升序北京、东京、南京、西京降序西京、南京、东京、北京
13、自定义总部（南京）、分部（北京、东京和西京）,数据排序,筛选数据,大表,明晰的小表,有条件的筛选,自动筛选高级筛选,数据筛选,(1)自动筛选,单击数据清单中任一单元格 选择“数据”菜单中的“筛选”命令的“自动筛选”子命令，每个字段右侧均出现下拉箭头。单击某列的下拉箭头，选取筛选条件。如：单击“性别”列的筛选箭头，在选取筛选条件时，若选择“男”，如图 5-42所示，筛选结果只显示男生记录。,图5-42 利用自动筛选箭头进行筛选,(2)取消自动筛选,选择“数据”菜单中“筛选”命令的“全部显示”子命令，或再次选择“数据”菜单中的“筛选”命令的“自动筛选”命令以去掉其前面的对号，即可关闭自动筛选，复原
14、数据。,(3)高级筛选（补充）,如果需要输入复杂的筛选条件，或者将符合条件的数据输出到工作表的其它单元格中，可以使用高级筛选功能。,使用“高级筛选”功能,“高级筛选”功能完成筛选那些需要匹配计算条件或筛选条件中含复杂的“与”和“或”关系的数据。,或,与,数据筛选,高级筛选的操作方法：,将表格的字段名行复制到一个单独的区域(一般为表格的下方，与表格隔开数行)，称为条件设置区域。在条件设置区域中，在字段名行的下面一行开始设置筛选的条件，若多个字段的筛选条件处于同一行则表示“并且and”，不在同一行时表示“或者or”。单击数据清单中的任一单元格。,从“数据”菜单中选择“筛选”中的“高级筛选”命令，屏
15、幕显示“高级筛选”对话框，如图5-43所示。在给出的对话框中的“数据区域”选定原数据清单的数据区域(系统会自动选择，包括字段名行)，在“条件区域”中选择刚才设定的条件区域(包括字段名行)。,图5-43“高级筛选”对话框,选定筛选出的数据显示的区域左上角单元格(否则将在原数据清单中显示筛选结果，原数据清单将不能再恢复)，然后单击“确定”按钮。其处理结果。见图5-44。,图5-44 选择“高级筛选”命令后的工作表,分类汇总,先分类（排序），后按类汇总分析。,分级显示符号,分类汇总,对分类汇总的字段进行简单排序，使相同的记录集中在一起。单击数据清单的任一单元格，选择“数据”菜单的“分类汇总”命令，出
16、现“分类汇总”对话框。如图5-46所示。在“分类汇总”对话框中，选择分类字段、汇总计算的方式和要进行汇总的字段(可选择多个)。,分类汇总的操作步骤,单击“确定”按钮。就显示分类汇总表，如图5-47所示。,图5-47 分类汇总后的工作表,分类汇总后，数据将分级显示，单击汇总表左上角的数字1、2、3或汇总表左侧的加、减号可选择汇总的明细级别。选择“编辑”菜单中的“撤消”命令或再次选择“数据”菜单中的“分类汇总”命令，在“分类汇总”对话框中单击“全部删除”按钮，即可恢复原有数据格式。,分级显示数据,分类汇总,数据透视表,分类汇总适合根据一个字段进行分类，对一个或多个字段进行汇总，如果要求按多个字段进
17、行分类汇总，用分类汇总就比较麻烦了。为此，Excel中提供了数据透视表功能。(1)建立数据透视表(2)修改数据透视表(3)数据透视表的格式化(4)删除数据透视表,(1)建立数据透视表,例如要统计各系男女生的人数，首先单击数据清单的任一单元格，选择“数据”菜单中的“数据透视表”命令，出现“数据透视表向导”窗口。如图5-48所示“数据透视表向导-步骤1”对话框。,图5-48“数据透视表向导-步骤1”对话框,根据系统提示，选择数据来源。默认为“Microsoft Excel数据清单或数据库”，一般选择该项，单击“下一步”按钮，出现如图5-49所示“数据透视向导-步骤2”对话框。,图5-49“数据透视
18、向导-步骤2”对话框,步骤2用于选定数据区域，一般情况下它会选定整个列表，用户可在工作表中重新选定区域，单击“下一步”按钮，出现如图5-50所示“数据透视向导-步骤3”对话框。,图5-50“数据透视向导-步骤3”对话框,单击“版式”按钮出现如图5-51所示的“数据透视向导-版式”对话框。将右边的字段拖到左边的图上，构造用户需要的数据透视表。,图5-51“数据透视向导-版式”对话框,单击“完成”按钮，完成数据透视表的创建，如图5-52所示。,图5-52 数据透视图,在根据向导进行操作时，需注意以下几点：,在选择数据来源时，若数据来源就是当前工作表或其它Excel工作表，可选择“Microsoft
19、 Excel数据清单或数据库”，否则应选择“外部数据源”，通过ODBC打开其它格式的数据文件。若在选择“数据”菜单的“数据透视表”前已经选择了数据清单中的某一单元格为当前单元格，系统会自动选定数据区域，否则需要用户自己选择数据区域。,在设置透视表布局时，若把某字段拖放到“页”中，则表示按该字段分页显示；若把某字段拖放到“行”中，则表示要按该字段进行分类汇总；若把某字段拖放到“列”中，则表示按该字段的值分列显示汇总结果；若把某字段拖放到“数据”中，则表示对该字段进行计算(如求和、求平均值等)。单击“数据”中的字段名，可以选择计算方式。,(2)修改数据透视表,用“数据透视表”工具栏(通过“视图”菜
20、单中的“工具栏”命令可调出“数据透视表”工具栏)，可以方便地修改透视表。,(3)数据透视表的格式化,设计完数据透视表时，可以对透视表进行格式化。选取表中一个单元，再选择“格式”菜单中的“自动套用格式”命令，选取一个格式即可，也可以自定义格式化。,(4)删除数据透视表,数据透视表一般存放在一个单独的工作表中，删除该工作表即可将数据透视表删除。此外，先单击要删除的数据透视表的任一单元格，然后再选择“编辑”菜单中的“撤消数据透视表”命令项，也可删除数据透视表。,统计分析,初次使用点击工具加载宏，出现一对话框在“分析工具”项前打勾，按“确定”以后使用只需点击工具 数据分析，选择要使用的分析方法即可,数
21、据交换,与word进行数据交换打开word文稿打开excel文件，选中要插入到word中的图表或数据，点击编辑复制转入word，点击编辑选择性粘贴，在对话框中选择“粘贴链接”，在“作为”下，选择“作为excel工作表对象”，点击“确定”即可,读取外部数据源,读dbase、access数据库、文本文件使用文件打开，在文件类型处选择相应的类型即可其他（sql server、oracle、foxpro等）（补充）点击数据 导入外部数据 导入数据，弹出对话框选择对应的数据源,用excel进行抽样（补充）,简单随机抽样单击“工具数据分析”，在弹出的窗口中选择“随机数发生器”在参数对话框中输入总体编号的范
22、围，随机数个数、随机数基数栏分别输入样本的个数和起始编号，分布栏选择“均匀”后按“确定”按纽。分层抽样对数据分组，确定每组抽取的样本数利用简单随机抽样抽取样本,Excel的使用技巧（补充）,如何在单元格内分段（alt+回车）如何在多个单元格内输入相同内容（选定这些单元格，在其中一个单元格中输入内容后按ctrl+enter键即可）如何绘制斜线表头如何读取外部数据源模拟运算表有何用途如何只复制工作表中的数据怎样隐藏公式如何快速设置格式如何插入批注？如何实现多人修改同一份工作薄如何从列表中选择数据输入如何保证输入有效数据,输入有效数据(1)设置有效数据 指数据类型、范围、设置数据输入提示和错误输入提示,选取要定义有效数据的区域,数据/有效数据,设置标签(数据类型，范围),输入信息标签(输入时提示),错误警告标签(出错时提示),(2)有效数据的检查 设置好有效数据后,当输入的数据有错,系统根据错误警告标签设置，自动显示出错提示；也可通过工具/审核命令进行审核。,小结,Excel的基本概念：工作薄、工作表、活动单元格、相对引用、绝对引用、函数工作表的编辑、复制、移动、改名、设置格式公式和函数的应用数据的排序、筛选、汇总、分析,
